gestão de programas – cap.17 ameliara freire santos karina rodrigues

Gestão de Programas – Cap.17Gestão de Programas – Cap.17

Ameliara Freire SantosAmeliara Freire Santos

Karina Rodrigues

AgendaAgenda

O que são ProgramasO que são Programas Gerenciamento de ProgramasGerenciamento de Programas Temas do Gerenciamento de ProgramasTemas do Gerenciamento de Programas Ciclo de Vida do ProgramaCiclo de Vida do Programa Processos do Gerenciamento de ProgramaProcessos do Gerenciamento de Programa ConsideraçõesConsiderações ReferênciasReferências

O que são ProgramasO que são Programas

Um Programa pode ser conceituado de Projetos que se Um Programa pode ser conceituado de Projetos que se relacionam de alguma forma e que, se tratados em modelo relacionam de alguma forma e que, se tratados em modelo de Programa, tendem a trazer benefícios globais, onde se de Programa, tendem a trazer benefícios globais, onde se fossem gerenciados de forma individual não obteriam. [PMI fossem gerenciados de forma individual não obteriam. [PMI 2006]2006]

Um Programa consiste em um conjunto de propostas Um Programa consiste em um conjunto de propostas específicas e inter-relacionadas (projetos ou tarefas específicas e inter-relacionadas (projetos ou tarefas adicionais), que em conjunto convergem para uma finalidade adicionais), que em conjunto convergem para uma finalidade comum, segundo uma determinada estratégia abrangente. comum, segundo uma determinada estratégia abrangente. [IPMA][IPMA]

O que são ProgramasO que são Programas

PROJ 1

PROJ 2

Programa

ProgramaBenefícios

ProjetoBenefícios

ProjetoBenefícios

As organizações

ao implantarem programas,

devem garantir que estejam

alinhados aos objetivos

estratégicos.

Gerenciamento de ProgramasGerenciamento de Programas

A responsabilidade essencial do gerenciamento A responsabilidade essencial do gerenciamento de programas é identificar, racionalizar, monitorar de programas é identificar, racionalizar, monitorar e controlar as inter-dependências entre os e controlar as inter-dependências entre os projetos e rastrear a contribuição que cada projeto projetos e rastrear a contribuição que cada projeto está dando para consolidar o sucesso do está dando para consolidar o sucesso do programa.programa.

Gerenciamento de ProgramasGerenciamento de Programas

Vantagens de gerenciar através de programas:Vantagens de gerenciar através de programas: Otimização e integração de custos, tempo e esforço Melhor nivelamento de recursos Integração entre as entregas dos projetos Integração entre os benefícios intermediários

alcançados pelos projetos Mitigação dos riscos associados aos vários

projetos Maior visibilidade nas alterações de escopo de projetos

interdependentesnterdependentes

Gerenciamento de Programas x Gerenciamento de Gerenciamento de Programas x Gerenciamento de ProjetosProjetos

Gerenciamento do Projeto Gerenciamento do Programa

Escopo restrito e produtos específicos. Escopo mais amplo para atender às expectativas de benefícios.

Gerente de projeto procura inibir as mudanças. Gerente de Programa deve esperar por mudanças e promovê-las.

Sucesso relacionado às métricas de desempenho – custo, prazo, tempo e qualidade.

Sucesso é medido pela entrega dos benefícios(valor do negócio).

Estilo de liderança focado na entrega das tarefas.

Foco de liderança na gestão de relacionamentos e conflitos para alcançar os benefícios esperados(aspectos políticos).

Gerentes de projetos lideram técnicos, especialistas etc.

Gerentes de Programa lideram gerentes de projetos.

Foco no planejamento detalhado visando alcançar a entrega de produtos do projeto.

Foco em planos de alto nível, provendo orientação aos gerentes de projeto, onde o planejamento é detalhado.

Monitoram e controlam atividades responsáveis pelas entregas do produto do projeto.

Monitoram os projetos e a operação continuada através da estrutura de governança.

Planejado geralmente uma vez e executado. Re-planejado constantemente.

Temas do Gerenciamento de ProgramasTemas do Gerenciamento de Programas

A gestão de Programas deve abranger 3 (três) A gestão de Programas deve abranger 3 (três) dimensões dimensões [PMI 2006][PMI 2006]: : – Gerenciamento de BenefíciosGerenciamento de Benefícios

– Gerenciamento de StakeholdersGerenciamento de Stakeholders

– GovernançaGovernança

O foco principal de um programa é a obtenção de O foco principal de um programa é a obtenção de BenefíciosBenefícios que tendem estar aderentes aos que tendem estar aderentes aos objetivos estratégicos.objetivos estratégicos.


Gerenciamento de BenefíciosGerenciamento de Benefícios Considerado o principal foco (para resultados) da Considerado o principal foco (para resultados) da

Gestão de Programas.Gestão de Programas. Define um plano formalizado na qual a organizaçãoDefine um plano formalizado na qual a organização

estabelece quais os benefícios são esperados como estabelece quais os benefícios são esperados como resultados da implementação da Gestão de Programas.resultados da implementação da Gestão de Programas.

Estabelecimento de métricas e procedimentos para Estabelecimento de métricas e procedimentos para acompanhamento das metas.acompanhamento das metas.

Definição de regras e responsabilidades, planos de Definição de regras e responsabilidades, planos de comunicações e de transições das fases de Programas.comunicações e de transições das fases de Programas.

[ADONAI 2008][ADONAI 2008]

Gerenciamento de BenefíciosGerenciamento de Benefícios– É divido em 02 (dois) tipos:É divido em 02 (dois) tipos:

– Benefícios Tangíveis: Benefícios Tangíveis: QuantificáveisQuantificáveis Objetivos financeirosObjetivos financeiros

– Benefícios Intangíveis: Benefícios Intangíveis: Não são quantificáveis (ex.: moral do empregado)Não são quantificáveis (ex.: moral do empregado) Estão ligados de alguma forma aos benefícios tangíveis.Estão ligados de alguma forma aos benefícios tangíveis.


Gerenciamento de StakeholdersGerenciamento de Stakeholders

Focado diretamente em organizações, empresas e indivíduos onde Focado diretamente em organizações, empresas e indivíduos onde os resultados e interesses podem ser afetados pelos Programas.os resultados e interesses podem ser afetados pelos Programas.

Programas podem ser constituídos de múltiplos Projetos e até Programas podem ser constituídos de múltiplos Projetos e até mesmo por operações, portanto, a quantidade de interessados e mesmo por operações, portanto, a quantidade de interessados e seus vários tipos e níveis de seus vários tipos e níveis de stakeholdersstakeholders podem ser muito podem ser muito diversificados.diversificados.

Possuir um bom modelo de gestão capaz de envolver, comunicar e Possuir um bom modelo de gestão capaz de envolver, comunicar e até mesmo influenciar os até mesmo influenciar os stakeholdersstakeholders, visando atingir as metas , visando atingir as metas para o sucesso do Programa.para o sucesso do Programa.


Gerenciamento de StakeholdersGerenciamento de Stakeholders– Há duas formas de influência dos Stakeholders:Há duas formas de influência dos Stakeholders:

PositivaPositiva– Aproveitarão os benefíciosAproveitarão os benefícios

– Necessidades e expectativasNecessidades e expectativas

– Apoiadores do projetoApoiadores do projeto

NegativaNegativa– Não aproveita os resultados obtidosNão aproveita os resultados obtidos

– Benefícios insatisfatóriosBenefícios insatisfatórios

– SabotadoresSabotadores


Gerenciamento de StakeholdersGerenciamento de Stakeholders– Principais Stakeholders:Principais Stakeholders:

Gerente de ProgramaGerente de Programa Cliente/UsuárioCliente/Usuário Organização executoraOrganização executora Membros da equipe de programasMembros da equipe de programas PatrocinadorPatrocinador InfluenciadoresInfluenciadores PMOPMO


GovernançaGovernança– Consiste em estabelecer uma metodologia de Gestão Consiste em estabelecer uma metodologia de Gestão

de Programas, que envolva políticas, processos, de Programas, que envolva políticas, processos, procedimentos, modelos, estrutura organizacional, procedimentos, modelos, estrutura organizacional, gestão de riscos, custos e etc. gestão de riscos, custos e etc.

– Guia para a gestão, visando uma grande probabilidade Guia para a gestão, visando uma grande probabilidade de sucesso em busca dos objetivos traçados pela de sucesso em busca dos objetivos traçados pela Organização.Organização.

– Permite executar, monitorar e controlar todas as fases Permite executar, monitorar e controlar todas as fases de um Programa, acompanhando os investimentos, de um Programa, acompanhando os investimentos, progressos, desvios, ações e principalmente os progressos, desvios, ações e principalmente os benefícios.benefícios.



GovernançaGovernança– Empresas que estejam estruturadas com modelos de Empresas que estejam estruturadas com modelos de

Governança de Programas, podem possuir Comitês de Governança de Programas, podem possuir Comitês de Programas (Programas (Program BoardProgram Board), que representam os ), que representam os interesses da organização e demais interesses da organização e demais stakeholdersstakeholders junto junto aos Gestores de Programas, podendo ou não possuir aos Gestores de Programas, podendo ou não possuir poderes de decisão.poderes de decisão. Principais funções do Comitê de Programa:Principais funções do Comitê de Programa:

– Gerenciar as questões relativas ao programa (Qualidade, Gerenciar as questões relativas ao programa (Qualidade, entrega de produtos, monitoramento dos benefícios, entrega de produtos, monitoramento dos benefícios, conflitos entre gerentes).conflitos entre gerentes).

– Mantido durante todo o ciclo de vidaMantido durante todo o ciclo de vida

– Aprova os planos dos programasAprova os planos dos programas

– Garantia que os recursos estarão disponíveisGarantia que os recursos estarão disponíveis


GovernançaGovernança

O Comitê deve ser composto, no mínimo,por:O Comitê deve ser composto, no mínimo,por:– PatrocinadorPatrocinador

– Diretor do ProgramaDiretor do Programa

– Gerente do ProgramaGerente do Programa

– Gerente de ProjetoGerente de Projeto

Para cada fim de fase existirá Portões de revisão, onde o Para cada fim de fase existirá Portões de revisão, onde o Comitê revisará e depois informará se pode ou não passar Comitê revisará e depois informará se pode ou não passar para a próxima fase.para a próxima fase.

Ciclos de Vida do ProgramaCiclos de Vida do Programa

Visa garantir um controle efetivo do programa. Melhores Visa garantir um controle efetivo do programa. Melhores práticas de gestão recomendam que seja dividido em várias práticas de gestão recomendam que seja dividido em várias fases ou estágios, o que irá facilitar sua governança, fases ou estágios, o que irá facilitar sua governança, coordenação, nivelamento de recursos e gestão de riscos. coordenação, nivelamento de recursos e gestão de riscos. [PMI 2006]

Fases do ciclo de vida: Set up Pré-programa Set up Programa Estabelecimento da estrutura de gestão do programa Benefícios incrementais Encerramento

Fase 1: Set up Pré-ProgramaFase 1: Set up Pré-Programa– Nesta fase acontece a aprovação para o programa; Nesta fase acontece a aprovação para o programa;

entrega dos benefícios esperados; alinhamento dos entrega dos benefícios esperados; alinhamento dos objetivos estratégicos da organização; explanação do objetivos estratégicos da organização; explanação do por que a implantação de um programa e não de um por que a implantação de um programa e não de um projeto. projeto. [PMI 2006][PMI 2006]

Fase 2: Set up ProgramaFase 2: Set up Programa– Nesta fase, deve-se construir um “mapa” detalhado que Nesta fase, deve-se construir um “mapa” detalhado que

vai dar a direção de como o programa será gerenciado; vai dar a direção de como o programa será gerenciado; definir seus principais produtos e como será feita a definir seus principais produtos e como será feita a gestão e execução do programa. gestão e execução do programa. [PMI 2006][PMI 2006]


Fase 2: Set up ProgramaFase 2: Set up Programa– Resultados Esperados:Resultados Esperados:

Definição e planejamento do escopoDefinição e planejamento do escopo Definição e sequenciamento das atividadesDefinição e sequenciamento das atividades CronogramaCronograma Estimativa de custos e orçamentosEstimativa de custos e orçamentos RiscosRiscos Aprovação do plano de gerenciamentoAprovação do plano de gerenciamento Identificação preliminar de recursos e equipe do projetoIdentificação preliminar de recursos e equipe do projeto


Fase 3: Estabelecer estrutura de gestão do Fase 3: Estabelecer estrutura de gestão do ProgramaPrograma– Estabelecimento de uma infra-estrutura que suporte o Estabelecimento de uma infra-estrutura que suporte o

Programa e seus projetos; áreas de governança Programa e seus projetos; áreas de governança específicas para o programa,como processos e específicas para o programa,como processos e procedimentos; ferramentas específicas para o procedimentos; ferramentas específicas para o programa(ferramentas de monitoramento de progresso, programa(ferramentas de monitoramento de progresso, custos, benefícios e etc) custos, benefícios e etc) [PMI 2006].[PMI 2006].


Fase 3: Estabelecer estrutura de gestão do Fase 3: Estabelecer estrutura de gestão do ProgramaPrograma– Resultados esperados:Resultados esperados:

Equipe do programaEquipe do programa Procedimentos de aprovação e reporteProcedimentos de aprovação e reporte Estrutura de controle para monitorar e controlar tanto o Estrutura de controle para monitorar e controlar tanto o

programa como os projetos as medições dos benefíciosprograma como os projetos as medições dos benefícios Comunicação para suportar o programa (ferramentas e Comunicação para suportar o programa (ferramentas e

métodos).métodos).


Fase 4: Benefícios IncrementaisFase 4: Benefícios Incrementais– Inicia-se os projetos do programa; Inicia-se os projetos do programa;

– coordenar seus produtos para criar benefícios coordenar seus produtos para criar benefícios incrementais; incrementais;

– maior parte do trabalho do programa através de seus maior parte do trabalho do programa através de seus componentes, é iniciada; é iterativa; componentes, é iniciada; é iterativa;

– pode ter duração ilimitada; atividades são repetidas pode ter duração ilimitada; atividades são repetidas tantas vezes quantas necessárias e tantas vezes quantas necessárias e

– benefícios são atingidos cumulativamente.benefícios são atingidos cumulativamente.


Fase 4: Benefícios IncrementaisFase 4: Benefícios Incrementais– Resultados Esperados:Resultados Esperados:

Só termina quando os benefícios planejados para o Só termina quando os benefícios planejados para o programa são atingidos ou é tomada uma decisão para programa são atingidos ou é tomada uma decisão para encerrar sua execução.encerrar sua execução.


Fase 5: EncerramentoFase 5: Encerramento– Executa um fechamento controlado do programa; Executa um fechamento controlado do programa;

desativação da organização do programa e sua infra-desativação da organização do programa e sua infra-estrutura; transição para outros grupos. estrutura; transição para outros grupos. [PMI 2006][PMI 2006]

Principais atividades:Principais atividades:– Rever status dos benefícios com o patrocinador do programa Rever status dos benefícios com o patrocinador do programa

ou outros ou outros stakeholdersstakeholders;;– Prover Prover feedbackfeedback e recomendações quanto às mudanças e recomendações quanto às mudanças

identificadas durante a vida do Programa que possam identificadas durante a vida do Programa que possam beneficiar a organização;beneficiar a organização;

– Armazenar e organizar toda a documentação relacionada ao Armazenar e organizar toda a documentação relacionada ao programa;programa;

– Gerenciar qualquer transição para a operação que seja Gerenciar qualquer transição para a operação que seja necessária.necessária.


Processos do Gerenciamento do ProgramaProcessos do Gerenciamento do Programa

Os processos de gerenciamento de programa são Os processos de gerenciamento de programa são muito similares aos processos de um projeto. A muito similares aos processos de um projeto. A grande diferença está no tratamentos das grande diferença está no tratamentos das questões a um nível mais alto. questões a um nível mais alto.

Envolvem menos detalhes; resolvem questões Envolvem menos detalhes; resolvem questões entre projetos; foco na entrega dos benefícios do entre projetos; foco na entrega dos benefícios do programa. programa. [Adonai 2008][Adonai 2008]

Entradas

-Premissas- Restrições-Informações Históricas-Ativos de Processos Organizacionais

Saídas

-Lições Aprendidas- Solicitações de Informações-Documentação de Apoio


Grupo de Processo

de Iniciação

Grupo de Processo de

Encerramento

Grupo de Processo de Planejamento


Execução


Mon. e Controle

Grupo de Processos de IniciaçãoGrupo de Processos de Iniciação– Iniciar ProgramaIniciar Programa


Entrada

o Declaração do escopo do programao Critérios de seleção

dos projetoso Planejamento

Estratégico

Saída

o Requisitos de relatórios do programaoDesignação do gerente

de projetoo Identificação do

patrocinador do projetoo Aprovações das

reservas financeiras

Grupo de Processos de IniciaçãoGrupo de Processos de Iniciação– Iniciar time do ProgramaIniciar time do Programa


Entrada

o Pratica de Recrutamentoo Descrição de

Recursos

Saída

o Núcleo do time do programa designado

o Gerente do Programa designadoo Time do Programa

Grupo de Processo de PlanejamentoGrupo de Processo de Planejamento– construir a base do programa visando prepará-lo para construir a base do programa visando prepará-lo para

uma execução eficienteuma execução eficiente

– responsável por formalizar o escopo do trabalho a ser responsável por formalizar o escopo do trabalho a ser desenvolvido; entregar os benefícios esperados; desenvolvido; entregar os benefícios esperados; orçamento; comunicação; escopo, custos, tempo, riscos orçamento; comunicação; escopo, custos, tempo, riscos associados; associados;

– planos para definir as métricas e o procedimento para planos para definir as métricas e o procedimento para monitorar a realização e o alcance dos benefícios.monitorar a realização e o alcance dos benefícios.


Grupo de Processos de PlanejamentoGrupo de Processos de Planejamento


Entrada

o Plano de realização de benefícioso Declaração

preliminar de escopo de programa

Saída

o Declaração de escopo de programa

o Plano de gerenciamento de

programa

Grupo de Processo de ExecuçãoGrupo de Processo de Execução– Direcionam a realização do esforço do programa; Direcionam a realização do esforço do programa;

gerenciam custos, prazos e qualidade; gerenciam custos, prazos e qualidade;

– provêm informações sobre o andamento do programa; provêm informações sobre o andamento do programa; solicitações de mudança para o grupo de processos de solicitações de mudança para o grupo de processos de monitoramento e controle; monitoramento e controle;

– garantem que os garantem que os stakeholdersstakeholders estejam recebendo as estejam recebendo as informações solicitadas na periodicidade definida informações solicitadas na periodicidade definida previamente. previamente.

[Adonai 2008][Adonai 2008]


Grupo de Processo de ExecuçãoGrupo de Processo de Execução


Entrada

o Critérios de Avaliaçãoo Propostaso Lista de

fornecedores qualificados

Saída

o Contratoso Fornecedor selecionado

o Atualizações no plano de

gerenciamento das aquisições

Grupo de Processos de Monitoramento e ControleGrupo de Processos de Monitoramento e Controle– Consolidação da situação e progresso dos projetos e/ou Consolidação da situação e progresso dos projetos e/ou

da própria iniciativa. Permite que ações preventivas e da própria iniciativa. Permite que ações preventivas e corretivas sejam apropriadas, especialmente durante a corretivas sejam apropriadas, especialmente durante a entrega dos benefícios. entrega dos benefícios. [ADONAI 2008][ADONAI 2008]


Entrada

o Lista dos riscos identificados e

priorizadoso EAP do programao Relatórios de desempenho

Saída

o Solicitações de Mudanças

o Atualizações nos registros dos riscos

Grupo de Processo de EncerramentoGrupo de Processo de Encerramento– Formalização da aceitação dos produtos, serviços ou Formalização da aceitação dos produtos, serviços ou

benefícios. Conduzem o programa ou projeto dentro da benefícios. Conduzem o programa ou projeto dentro da iniciativa à conclusão. iniciativa à conclusão.


Entrada

o Relatórios de aceitação

o Registros de desempenho do

contratoo Notificações de

entregao Notificações de

encerramento

Saída

o Documento formal de término do

contrato

ConsideraçõesConsiderações

Abordagem semelhante ao gerenciamento de Abordagem semelhante ao gerenciamento de projetos, mas com uma visão do todo para a projetos, mas com uma visão do todo para a busca de benefícios comuns.busca de benefícios comuns.

Assunto ainda pouco disseminado pela literatura.Assunto ainda pouco disseminado pela literatura. Grande contribuição do PMI para a disseminação Grande contribuição do PMI para a disseminação

do gerenciamento de programasdo gerenciamento de programas Escassez de exemplos práticos.Escassez de exemplos práticos.

ReferênciasReferências

[PMI 2006] The Standard for Program Management – First Edition, [PMI 2006] The Standard for Program Management – First Edition, 2006, Corporate Author, Project Management Institute2006, Corporate Author, Project Management Institute

[ADONAI 2008] Gestão de Programas e Múltiplos Projetos – Do [ADONAI 2008] Gestão de Programas e Múltiplos Projetos – Do conceito à prática. 2008, Claudio Adonai Muto / Thais Sabbag conceito à prática. 2008, Claudio Adonai Muto / Thais Sabbag Muto / Rafael dos Santos Lima Neves / Verônica Cunha de Araújo, Muto / Rafael dos Santos Lima Neves / Verônica Cunha de Araújo, Editora BrasportEditora Brasport

[PMBOK 2004] Project Managment Body of Knowledge, Third [PMBOK 2004] Project Managment Body of Knowledge, Third Edition.Edition.

[OLIVEIRA 2005] Avaliação da Gestão de Programas de qualidade [OLIVEIRA 2005] Avaliação da Gestão de Programas de qualidade de vida no trabalho, 2005, Patrícia Oliveira / Ana Cristina Françade vida no trabalho, 2005, Patrícia Oliveira / Ana Cristina França

[EFAGUNDES 2009] Gestão de Projetos Múltiplos, [EFAGUNDES 2009] Gestão de Projetos Múltiplos, Eduardo Mayer Eduardo Mayer FagundesFagundes, 2009, , 2009, http://www.efagundes.com/artigos/Gestao_de_Projetos_Multiplos.htm

http://www.efagundes.com/artigos/Gestao_de_Projetos_Multiplos.htm

http://www.efagundes.com/artigos/Gestao_de_Projetos_Multiplos.htm

gestão de programas – cap.17 ameliara freire santos karina rodrigues

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