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MANUAL

GESTÃO DE ASSOCIAÇÕES

Secretaria de Estado de Desenvolvimento Econômico - SEDE

Minas Gerais 2016

(Versão

7-0

Superintendência de Artesanato, Cooperativismo e Apoio ao Setor

Terciário

Subsecretaria de Indústria, Comércio e Serviços - SICS

Manual: Gestão de Associações

____________________________________________________________ Secretaria de Estado de Desenvolvimento Econômico – SEDE

Subsecretaria de Indústria, Comércio e Serviços - SICS Superintendência de Artesanato, Cooperativismo e Apoio ao Setor Terciário

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GOVERNO DE ESTADO DE MINAS GERAIS

SECRETARIA DE ESTADO DE DESENVOLVIMENTO ECONÔMICO

2016 Todos os direitos reservados. É permitida a reprodução total ou parcial, de qualquer

forma ou por qualquer meio, desde que divulgadas as fontes.

Secretário de Estado de Desenvolvimento Econômico – SEDE

LUIZ FÁBIO CHEREM

Superintendente de Artesanato, Cooperativismo e Apoio ao Setor Terciário

FERNANDO PASSALIO DE AVELAR

Diretora de Apoio ao Cooperativismo e ao Artesanato

SUELLEN NASCIMENTO DOS SANTOS

Elaboração

FERNANDO PASSALIO DE AVELAR

RAMONA KARINE MORAIS SANTOS

SUELLEN NASCIMENTO DOS SANTOS




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APRESENTAÇÃO Este material contém alguns instrumentos básicos de gestão e controles internos que julgamos suficientes para que uma associação funcione com eficiência. Iniciamos apresentando os conceitos de associativismo e associação e sua base legal; apresentamos a estrutura e funcionamento de uma associação e sua forma de gestão, discorremos sobre a organização administrativa de uma associação e concluímos apresentando algumas sugestões de utilização de instrumentos que poderão ser aplicados nas associações, que denominamos de parte prática. O propósito deste material é subsidiar os associados e dirigentes de Associações, com conhecimentos e informações sobre o associativismo e administração de associações, visando o alcance de melhores resultados econômicos e sociais e o desenvolvimento sustentável destas entidades associativas de forma transparente e participativa. Trata-se de um trabalho simples e acessível, prevalecendo a intenção de colaborarmos para produzir os melhores resultados possíveis e necessários a autogestão e desenvolvimento sustentável desta modalidade de negócio coletivo. Evidentemente devem ser feitas as devidas adaptações adequando-as às necessidades e níveis de cada associação, objetivando a simplicidade, a praticidade e a utilidade máxima, além do desenvolvimento de outros controles e instrumentos, à proporção do crescimento do empreendimento associativo e de sua especificidade. Superintendência de Artesanato, Cooperativismo e Apoio ao Setor Terciário




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SUMÁRIO Página

1. INTRODUÇÃO ........................................................................................... 6

2. CONCEITUAÇÕES .................................................................................... 7 2.1. Associativismo .................................................................................... 7 2.2. Associação .......................................................................................... 7

3. PARTICIPAÇÃO, DEVERES E DIREITOS DOS ASSOCIADOS .............. 9 3.1. Deveres e Direitos dos Associados .................................................... 9

4. ESTRUTURA E FUNCIONAMENTO DE UMA ASSOCIAÇÃO ................. 10 4.1. Assembléia Geral ................................................................................ 11

a) Assembléia Geral Ordinária .......................................................... 13 b) Assembléia Geral Extraordinária ................................................... 13

4.2. Conselho Fiscal .................................................................................. 13 a) Atribuições do Conselho Fiscal ..................................................... 14 b) Outras Obrigações do Conselho Fiscal ......................................... 15 c) Normas que Regem o Conselho Fiscal ......................................... 16 d) Quando e Como Fiscalizar? .......................................................... 17

4.3. Diretoria .............................................................................................. 17 a) Funções Básicas da Diretoria ........................................................ 17 b) Atribuições da Diretoria (Aspectos Normativos) ............................ 18 c) Outras Obrigações da Diretoria ..................................................... 19 d) Atribuições Específicas dos Membros da Diretoria ....................... 20 e) Normas que Regem a Diretoria ..................................................... 23 f) Quando e Como Atuar? ................................................................. 24

4.4. Conselho de Representantes ............................................................. 25

5. PARTICULARIDADES DOS MEMBROS DA DIRETORIA, DO CONSELHO FISCAL E DO CONSELHO DE REPRESENTANTES ..........

26

a) Perfil Ideal dos Membros da Diretoria, do Conselho Fiscal e do Conselho de Representantes ................................................................

26

b) Requisitos às Ações da Diretoria, do Conselho Fiscal e do Conselho de Representantes ................................................................................

28

c) Relação entre a Diretoria e o Conselho Fiscal e deles com o Conselho de Representantes ................................................................................

28

6. PRINCÍPIOS DE ADMINISTRAÇÃO E FISCALIZAÇÃO ........................... 29 a) Planejamento ......................................................................................... 30 b) Organização ........................................................................................... 31 c) Direção (Comando) ................................................................................ 32 d) Controle .................................................................................................. 33

7. ORGANIZAÇÃO ADMINISTRATIVA DA ASSOCIAÇÃO ........................... 34 a) Arquivos ................................................................................................. 34 b) Plano de Ação ou Plano de Trabalho .................................................... 35




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PARTE PRÁTICA INSTRUMENTOS BÁSICOS DE GESTÃO E CONTROLES INTERNOS APLICADOS ÀS ASSOCIAÇÕES ...................................................................

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1. CONTROLES SOCIAIS ............................................................................. 38 a) Proposta de Admissão de Associados ................................................. 38 Modelo de Proposta de Admissão de Associados ............................. 39

b) Ficha de Matrícula de Associados ........................................................ 40 Modelo de Termo de Abertura e Termo de Encerramento ................ 40 Modelo de Ficha de Matrícula de Associados ................................... 41

c) Termo de Compromisso ....................................................................... 42 Modelo de Termo de Compromisso ................................................... 42

d) Controle de Assembléias Gerais .......................................................... 43 Roteiro para Realização de Assembléia Geral ................................... 43

1. Deliberação quanto à realização da Assembléia ............ 43 2. Elaboração do Edital de Convocação ................................................... 44 3. Pré-Assembleias ................................................................................... 45 4. Preparo da Assembleia Geral ............................................................... 46 5. Roteiro de Assembleia Geral Ordinária ................................................ 47 6. Roteiro de Assembleia Geral Extraordinária ......................................... 52 7. Providências a serem tomadas após a realização de uma Assembléia

Geral .....................................................................................................

53 Modelo de Edital de Convocação de Assembleia Geral Ordinária........ 54 Modelo de Edital de Convocação de Assembleia Geral Extraordinária 55 Modelo de Ata de Assembleia Geral Ordinária ..................................... 56 Modelo de Ata de Assembleia Geral Extraordinária ............................. 58 Modelo de Relatório de Gestão da Diretoria ......................................... 60 Modelo de Balanço Patrimonial ............................................................ 64 Modelo de Demonstração de Resultados do Exercício ........................ 66 Modelo de Parecer do Conselho Fiscal ................................................ 67 Modelo de Parecer de Auditoria Externa .............................................. 68 Modelo de Plano de Atividade para o Próximo Exercício ..................... 68 Modelo de Previsão Orçamentária para o Próximo Exercício .............. 69 Modelo de Lista de Presença em Assembleias Gerais ......................... 69

e) Controle de Atas de Reuniões do Conselho de Representantes .......... 70 Modelo de Ata de Reunião do Diretoria ................................................ 72 Modelo de Ata de Reunião do Conselho Fiscal .................................... 73 Modelo de Ata de Reunião do Conselho de Representantes ............... 74

2. CONTROLES FINANCEIROS ................................................................... 75 a) Controle de Caixa ................................................................................. 76

1. Fluxo de Caixa .................................................................................. 77 2. Preenchimento do Fluxo de Caixa .................................................... 77 Modelo de Fluxo de Caixa ................................................................ 79




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3. Boletim de Caixa ............................................................................... 80 4. Esquema de Segurança ................................................................... 81 5. Preenchimento do Boletim de Caixa ................................................ 81 Modelo de Boletim de Caixa ............................................................. 83

b) Controle de Banco ................................................................................ 84 1. Preenchimento da Ficha de Controle de Banco ............................... 84 Modelo de Controle de Banco .......................................................... 85 2. Posição Bancária .............................................................................. 86 Modelo de Posição Bancária ............................................................ 87 3. Conciliação Bancária ........................................................................ 87 Modelo de Conciliação Bancária ...................................................... 88

c) Controle de Pagamentos e Contas a Pagar .......................................... 89 Modelo de Controle de Fornecedores .............................................. 91 Modelo de Controle de Pagamento a Fornecedores ........................ 92 Modelo de Controle de Pagamento de outras Exigibilidades ........... 93 Modelo de Controle de Pagamento aos Associados ........................ 94 Modelo de Recibo de Repasse a Associados .................................. 95

d) Controle de Recebimentos e Contas a Receber ................................... 97 Modelo de Controle de Contas a Receber ....................................... 97 Modelo de Controle de Recebimentos de Associados ..................... 98 Modelo de Ficha Individual de Clientes e Controle de

Recebimentos ...................................................................................

99 Modelo de Controle de Recebimento de Clientes ............................ 100

3. CONTROLE DE ESTOQUE ....................................................................... 101 a) Ficha de Controle de Estoque ............................................................... 101 Modelo de Ficha de Controle de Estoque ........................................ 102 Modelo de Ficha de Movimentação de Estoque ............................... 104

b) Requisição de Materiais, Mercadorias e Produtos ................................ 105 Modelo de Requisição de Materiais, Mercadorias e Produtos ......... 106

c) Inventário Permanente dos Estoques ................................................... 108 Modelo de Ficha de Inventário Permanente dos Estoques .............. 108

BIBLIOGRAFIA ................................................................................................ 110




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1. INTRODUÇÃO

Transformar ações individuais em participação grupal e comunitária apresenta-se como uma alavanca alternativa; um mecanismo que transforma as capacidades individuais de todos os envolvidos, colocando-os em melhores condições de viabilizarem suas atividades, beneficiando todos os envolvidos. Estes são os pressupostos para uma boa prática associativa.

O intercâmbio de experiências e vivências e a utilização de uma estrutura comum possibilitam-lhes explorar o potencial de cada componente e, consequentemente, conseguir maior retorno e melhoria da qualidade de vida a todos os membros envolvidos no grupo.

Ao buscarem soluções em conjunto, evoluem para decisões mais visionárias e coerentes ao grupo envolvido, aperfeiçoando a parceria inicialmente informal, para uma forma de união organizada e associativa, onde terão maiores chances de sucesso. A participação democrática e a ajuda mútua são os princípios fundamentais, sem os quais as associações perdem sua razão de existir, já que defendem os interesses e anseios da maioria.

De acordo com o Art.53 da Lei 10.406, de 10/01/2002 (Código Civil Brasileiro), “constituem-se as associações pela união de pessoas que se organizam para fins não econômicos”. É, portanto, uma sociedade civil constituída com o objetivo de integrar esforços e ações dos associados em benefício da melhoria de todos e da própria comunidade a qual pertencem, sem finalidade econômica.

As associações que se organizam e garantem um processo participativo, tendo como principal objetivo o permanente interesse do grupo, tendem a prosperar. Ao atingirem suas metas, novos horizontes e desafios se estabelecem, impulsionando seus associados e suas atividades individuais e comunitárias.




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2. CONCEITUAÇÕES

2.1. Associativismo

Associativismo é qualquer iniciativa formal ou informal onde indivíduos, empresas ou entidades reúnem esforços, vontades e recursos, com o objetivo de superar dificuldades e solucionarem problemas comuns, gerando benefícios a todos os participantes, através da entre ajuda.

Em todas as sociedades, das mais primitivas às mais modernas, encontramos diversas formas de associativismo, com variadas finalidades.

Colocado em prática através de uma associação, o associativismo pode gerar grandes benefícios ao grupo envolvido e às comunidades integradas por ela.

Associativismo é, portanto, uma forma de reunião e organização de pessoas, empresas ou entidades com objetivos e interesses comuns que buscam, na união do grupo, uma forma jurídica que permita a construção de condições para a realização de um trabalho conjunto e busca de melhorias para todos os integrantes, extensivo às comunidades em que atuam.

2.2. Associação

Associação é uma sociedade civil onde pessoas se unem e se organizam sem finalidades econômicas. Seu objetivo é integrar esforços e ações dos associados em benefício de todos e, por extensão, da própria comunidade a que pertencem. Seu funcionamento é regulamentado por artigos estabelecidos pelo Código Civil Brasileiro, que devem ser contidos em seu estatuto social.

É, portanto, uma forma de reunião e organização de pessoas ou entidades com objetivos, interesses, problemas e necessidades comuns que busca, na união do grupo, uma forma jurídica que permita a constituição de condições para a realização do trabalho conjunto e busca de melhorias para todos os participantes e, por extensão, para as próprias comunidades e regiões onde atuam.

O objetivo geral das associações é representar e prestar serviços aos seus associados e desenvolver ações que beneficiem o grupo participante, suas famílias e comunidade.

A associação existe para servir de instrumento para a solução de problemas de natureza econômica e social comuns às pessoas que a constituem e a integram. Toda associação é regida por princípios democráticos em que a participação dos associados como donos (sócios) e usuários é fundamental para o cumprimento de seus objetivos, ou seja, prestar serviços a seus próprios associados, suas famílias e comunidades.

Para permitir que o conjunto dos associados possa, regularmente, apresentar seus problemas e necessidades; para definir ou redefinir os objetivos e metas da associação; para que os serviços por ela prestados sejam avaliados; para que os




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recursos nela alocados sejam eficientemente empregados nas suas relações sociais, é que se organiza, na associação, sua estrutura de poder.

Portanto, a administração de uma associação tem suas peculiaridades. Além de seguir todos os ditames da ciência administrativa, como em qualquer outra entidade, ela precisa:

Criar transparência entre ela e seus associados, pois é condição necessária para que haja plena confiança, ajuda mútua e participação;

Servir da melhor forma possível aos seus associados e, por extensão, aos seus familiares e comunidade – para que possa cumprir com seus objetivos;

Viabilizar a maior participação possível dos associados nas atividades da associação, pois disso depende sua eficiência e eficácia.

Sintetizando, o associativismo exige transparência, confiança, participação e ajuda mútua como condição para sua própria existência. A Associação é o tipo de empreendimento que requer honestidade absoluta para funcionar.

Deve, igualmente, prever um órgão encarregado de dar continuidade às decisões da Assembléia Geral dos Associados, informando-a sobre as propostas e as limitações existentes, zelando pelo equilíbrio da associação. Este é o órgão de gestão, ou seja, a Diretoria Executiva ou simplesmente Diretoria.

Para a execução dos negócios da associação, deverá ser prevista uma estrutura adequada ao seu tipo de atividade e ao seu porte econômico-financeiro, é a estrutura gerencial, ou seu corpo funcional.

Também deve prever alguma forma de avaliar regularmente as atividades da associação de modo a subsidiar auxiliar aquela a ser feita na Assembléia Geral e para instrumentalizar o aperfeiçoamento do desempenho da organização. É a estrutura de avaliação, revisão ou fiscalização, ou seja, o Conselho Fiscal.




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3. PARTICIPAÇÃO, DEVERES E DIREITOS DOS ASSOCIADOS

A participação é o objetivo e o meio para se constituir e manter uma associação. Objetivo, porque é justamente com a finalidade de participar da riqueza e benefícios gerados pelo trabalho conjunto que as pessoas se unem nessa forma de sociedade. E meio, porque somente através da efetiva, consciente e responsável participação de todos os associados se obterá o sucesso das metas sociais e econômicas pretendidas pela associação, a melhoria das condições e qualidade de vida dos associados e suas famílias e o desenvolvimento da comunidade e região.

Para se avaliar o funcionamento de uma associação, um aspecto importante a ser observado é o de como e em que nível ocorre a participação dos associados e seus familiares no dia a dia da mesma.

O envolvimento dos associados deve ir além da utilização dos serviços oferecidos e de sua freqüência em reuniões e Assembléias Gerais. Ele deve participar de encontros, seminários e outros eventos que permitam o melhor conhecimento de sua associação.

Cada associado deve buscar a contínua capacitação para o trabalho, como também para assumir, em determinados períodos, a posição de dirigente ou membro dos conselhos ou comissões.

Através do contato pessoal e direto com outros associados, deve discutir sobre as atuais informações e acompanhar a situação da associação, do mercado e da economia global.

Também é suma importância ter esclarecimentos para votar com conhecimento de causa, bem como saber escolher os melhores caminhos e enxergar as melhores oportunidades para a própria associação e seus associados.

3.1. Deveres e Direitos dos Associados.

O associado, como membro de uma entidade associativa tem deveres a cumprir e direitos a defender.

DEVERES

a) Participar das Assembléias Gerais, com direito a voz e voto, desde que esteja em dia com suas obrigações perante a associação;

b) Contribuir com a associação através da disponibilidade pessoal para execução de trabalhos comunitários;

c) Exercer suas funções e atividades sociais com dignidade e observância dos princípios éticos e valores do associativismo;

d) Colaborar para o alcance dos objetivos da associação;




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e) Observar e cumprir as disposições legais e estatutárias, bem como as deliberações regularmente tomadas pela Diretoria e pela Assembléia Geral;

f) Respeitar os compromissos assumidos para com a associação;

g) Manter em dia as suas contribuições;

h) Contribuir, por todos os meios ao seu alcance, para o bom nome e para o desenvolvimento da associação;

i) Zelar pelo patrimônio moral e material da associação, colocando os interesses da coletividade acima de seus interesses particulares.

Todos os associados têm deveres e direitos iguais, desde que estejam em dia com suas obrigações perante a associação.

DIREITOS

a) Participar de todas as atividades comunitárias desenvolvidas pela associação e gozar de todas as vantagens e benefícios concedidos, desde que esteja em dia com suas obrigações;

b) Votar e ser votado para membro da Diretoria, do Conselho Fiscal e do Conselho de Representantes, obedecendo a critérios definidos pelo estatuto social e regimento interno da associação;

c) Participar das reuniões e Assembléias Gerais, discutindo e votando os assuntos que nelas se tratarem, desde que em dia com suas obrigações para com a associação;

d) Consultar todos os livros e documentos da associação, em épocas próprias e oportunas, na sede da associação;

e) Solicitar, a qualquer tempo, esclarecimentos e informações sobre as atividades da associação e propor medidas que julgue de interesse para o aperfeiçoamento e desenvolvimento da mesma;

f) Convocar a Assembléia Geral, nos termos e condições previstas no estatuto social da associação;

g) Recorrer de quaisquer decisões tomadas pela Diretoria, para a Assembléia Geral.

h) Demitir-se da associação quando lhe convier, desde que esteja em dias suas obrigações perante a mesma.

4. ESTRUTURA E FUNCIONAMENTO DE UMA ASSOCIAÇÃO

O estatuto social da associação deve dispor sobre a estrutura e o funcionamento dos órgãos de administração e eventuais conselhos de apoio. A estrutura e o funcionamento de uma associação podem ser visualizados conforme mostramos




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abaixo. Pelo desenho identificamos a organização administrativa, o funcionamento, a amplitude e os níveis hierárquicos.

Planeja Organiza Dirige Controla

Coordenando Pessoas Colaboradores (empregados) Conforme representado, podemos descrever assim as seguintes funções dos níveis hierárquicos decisórios: 4.1. Assembléia Geral

É o órgão supremo da associação, a instância maior de decisão. É a reunião de todos os associados, com poderes para decidir os negócios relativos ao objetivo da sociedade e tomar as resoluções convenientes ao funcionamento, desenvolvimento e defesa da entidade. A Assembléia Geral é, portanto, um fórum em que o associado manifesta suas aspirações e julga as sugestões e resultados que lhe são apresentados pelos administradores da associação. A igualdade do poder de voto de cada associado na definição dos interesses da entidade, juntamente com a vontade da maioria, representam o principio da gestão democrática da associação. As funções básicas da Assembléia Geral são:

Apreciar e votar as contas da Diretoria;

Eleger os membros da Diretoria, do Conselho Fiscal e do Conselho de Representantes;

Assembléia Geral

Conselho Fiscal Diretoria

Executiva

ASSOCIADOS

Conselho de Representantes




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Aprovar e reformular o Estatuto Social, Regimento Interno, normas, regulamentos;

Deliberar sobre outros assuntos importantes, desde que constem no Edital de

Convocação da Assembléia Geral. A Assembléia Geral é habitualmente convocada e presidida pelo Diretor Presidente da Associação, mas, poderá ainda ser convocada:

Por qualquer outro membro da Diretoria;

Pelo Conselho Fiscal;

Por 1/5 (um quinto) dos associados em pleno gozo dos direitos sociais, após solicitação por elas formulada e não atendida.

A Assembléia Geral é convocada com antecedência mínima de 10 (dez) dias, através de "edital de convocação" que deve ser afixado na sede social da Associação e nos locais da comunidade mais frequentados pelos associados e familiares. Nos Editais de Convocação devem constar:

A denominação da Associação, seguida da expressão: “Convocação da Assembléia Geral”, (Ordinária ou Extraordinária), conforme o caso;

O dia e o horário da reunião, em cada convocação, assim como o endereço do local de sua realização, o qual, salvo motivo justificado, será sempre o da sede social da Associação;

A sequência ordinal das convocações;

A ordem do dia dos trabalhos, com as devidas especificações;

O número de associados com direito a voto, existentes na data da sua expedição, para efeito de cálculo de “quorum” de instalação;

A data de convocação e a assinatura do responsável pela convocação. Para que a Assembléia seja instalada em 1ª (primeira) convocação, é necessário que haja "quorum", ou seja, é necessária a presença de, pelo menos, 2/3 (dois terços) dos associados em condições de votar, no horário previsto. Caso a Assembléia Geral não seja realizada em primeira convocação, pode ser realizada em 2ª (segunda) convocação, 30 (trinta) minutos após a primeira, com metade mais um dos associados e, em 3ª (terceira) e última convocação, 30 (trinta) minutos após a segunda, com um mínimo de 10 (dez) associados com direito a voto.




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a) Assembléia Geral Ordinária - AGO

É realizada, obrigatoriamente, uma vez por ano, dentro dos 3 (três) primeiros meses após o término do exercício social, ou seja, até o dia 31 de março de cada ano. São apresentados, debatidos e decididos assuntos como:

Apreciar e votar o relatório, balanço e contas da Diretoria e o parecer do Conselho Fiscal;

Eleger e dar posse aos membros da Diretoria, do Conselho Fiscal e do Conselho de Representantes;

Estabelecer o valor da contribuição mensal dos associados para manutenção da Associação;

Apreciar e votar as propostas para aquisição, alienação e oneração de bens imóveis;

Decidir sobre programas de trabalho e respectivos orçamentos. As deliberações na AGO são aprovadas pelo voto da maioria simples dos associados presentes com direito a voto (ou seja, dos associados que estejam em dia com suas obrigações perante a Associação).

b) Assembléia Geral Extraordinária - AGE

Realizada em qualquer época, sempre que necessário, podendo deliberar sobre qualquer assunto de interesse social. Alguns assuntos somente podem ser tratados nesta Assembléia Geral, tais como:

Deliberar sobre a dissolução voluntária da Associação e, neste caso, nomear os liquidantes e votar as respectivas contas;

Decidir sobre a mudança do objetivo e sobre a reforma do estatuto social.

As deliberações na AGE são aprovadas pelo voto da maioria. Entretanto, de acordo com o Parágrafo Único do Artigo 59 da Lei 10.406 (Código Civil), para “destituir os administradores” e “alterar o estatuto” é exigido o voto concorde de dois terços dos presentes à Assembléia Geral especialmente convocada para esse fim, não podendo deliberar, em primeira convocação, sem a maioria absoluta dos associados, ou com menos de um terço (1/3) nas convocações seguintes.

4.2. Conselho Fiscal

Órgão fiscalizador supremo da associação, independente e subordinado unicamente à Assembléia Geral, cujas atribuições são definidas no Estatuto Social. Cabe-lhe

Tipos de Assembléia




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fiscalizar e avaliar regularmente, em nome dos demais associados, a administração do patrimônio e das operações da Associação, de modo a subsidiar seus associados e a diretoria para instrumentalizar o aperfeiçoamento do desempenho da organização. O Conselho Fiscal é composto por 6 (seis) associados, sendo três efetivos e três suplentes, eleitos anualmente, onde, apenas dois podem ser reeleitos. As funções básicas do Conselho Fiscal são:

Verificar se existem reclamações dos associados nos diversos assuntos da associação;

Examinar livros e documentos;

Examinar balanços e balancetes;

Convocar o gerente e o contador (se houver) para esclarecimentos;

Convocar a diretoria para esclarecimentos, quando necessário;

Examinar e dar parecer sobre a prestação de contas da Diretoria;

Verificar o cumprimento das legislações trabalhista e fiscal;

Convocar a Assembléia Geral quando julgar necessário;

Participar ativa e efetivamente dos trabalhos da associação.

a) Atribuições do Conselho Fiscal (Aspectos Normativos)

Compete ao Conselho Fiscal exercer assídua e minuciosa fiscalização sobre as operações, atividades e serviços da Associação, cabendo-lhe:

Conferir o saldo de numerário existente em Caixa, verificando se o mesmo está dentro dos limites estabelecidos pela diretoria;

Verificar se os extratos de contas bancárias conferem com os pagamentos efetuados pela Associação e se são realmente despesas da mesma;

Examinar se as despesas realizadas estão de conformidade com os planos e decisões da diretoria da Associação;

Verificar se as operações realizadas e os serviços prestados correspondem em volume, qualidade e valor às previsões e às conveniências econômico-financeiras da Associação;

Certificar-se se a diretoria vem se reunindo regularmente, se existem cargos vagos na sua composição e, ainda, se está havendo discórdia entre seus membros;

Averiguar se existem reclamações de associados quanto aos serviços prestados;

Inteirar-se se o recebimento dos créditos é feito regularmente e se os compromissos sociais são atendidos com pontualidade;




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Verificar se há problemas com os empregados da Associação (se houver)

Certificar-se se há exigências ou deveres a cumprir quanto à legislação tributária, trabalhista ou previdenciária e junto às autoridades administrativas;

Averiguar se os estoques de materiais, matérias-primas, equipamentos e outros estão corretos, bem como, se os inventários, periódicos, ou anuais, são feitos obedecendo a regras próprias, e se existem fichas de controle físico-financeiro dos estoques;

Estudar os balancetes e outros demonstrativos mensais, o balanço e o relatório anual da diretoria, emitindo pareceres sobre estes a serem levados à Assembléia Geral;

Verificar a situação de cada associado devedor, somando os seus débitos, anotando-os em Ata e notificando a diretoria desta situação;

Dar conhecimento a diretoria sobre as conclusões dos trabalhos denunciando a estes, à Assembléia Geral ou às autoridades competentes as irregularidades constatadas e convocar a Assembléia Geral quando julgar necessário.

b) Outras Obrigações do Conselho Fiscal:

Além das verificações previstas no Estatuto Social, tem o Conselho Fiscal a obrigação e o dever de verificar os seguintes aspectos da Associação:

Verificar se todos os livros sociais mencionados no Estatuto Social estão dentro das exigências legais (termos de abertura, encerramento, rubrica do presidente);

Verificar se os demais livros exigidos pela fiscalização federal, estadual ou municipal estão em condições legais e atualizados;

Verificar se todos os contratos de compra e venda estão devidamente assinados e registrados, bem como se estão dentro das exigências legais e se defendem os interesses da Associação;

Verificar se os preços de compra e venda de matérias-primas, equipamentos e produtos são justos e vantajosos para os associados e a Associação;

Verificar se todos os cheques emitidos possuem cópia, se são nominais, e se existem documentos (legais e verdadeiros) que dêem cobertura ao valor do cheque emitido;

Verificar se as taxas e contribuições pagas pelos associados são justas e obedece a mesma política para todos;

Participar das reuniões do Conselho de Representantes, procurando ouvir possíveis críticas e comentários que possam estar havendo dos associados em relação à Associação, esclarecendo-os, ou apurando os fatos que se fizerem necessários;




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Examinar se todos os documentos componentes do Caixa estão autorizados;

Verificar se o Boletim de Caixa está sendo feito corretamente, e se o mesmo tem

a documentação adequada que comprova os gastos (documentos idôneos, notas fiscais com CNPJ, Inscrição Estadual, etc.);

Verificar se as disponibilidades do Caixa (dinheiro) estão sendo depositadas adequadamente na conta bancária da Associação;

Verificar se houve mudança repentina de algum fornecedor antigo da Associação e os motivos que levaram a isto;

Ajudar de forma objetiva a administração da Associação, cuidando com presteza de todos os interesses da mesma e dos associados, que também são seus interesses, ouvindo, estudando e propondo soluções.

c) Normas que regem o Conselho Fiscal

O Conselho Fiscal terá sua atuação fundamentada nas seguintes normas:

Reúne-se ordinariamente, uma vez por mês e, extraordinariamente, sempre que necessário, sendo 03 (três) membros o número legal para as reuniões;

Escolhe na primeira reunião, após a eleição, entre os membros efetivos, um coordenador e um secretário, cabendo ao primeiro a responsabilidade pelas convocações das reuniões e direção dos trabalhos, enquanto ao secretário caberá a responsabilidade de lavrar as atas das reuniões. Se o coordenador estiver ausente, a reunião será dirigida por outro membro escolhido no momento, o mesmo ocorrendo para o secretário.

Recomenda-se que também sejam convocados para as reuniões os membros suplentes.

Poderá ainda o Conselho Fiscal ser convocado pela Diretoria, caso haja necessidade;

Delibera-se por maioria simples de voto;

Registra as deliberações em atas circunstanciadas, lavradas em livro próprio, lidas, aprovadas e assinadas, ao final dos trabalhos, pelos membros presentes à reunião;

Ocorrendo três ou mais vagas no Conselho Fiscal, a Diretoria ou o restante dos membros do próprio Conselho Fiscal convocará a Assembléia Geral para o devido preenchimento das vagas;

Pode convocar, em qualquer tempo, a Assembleia Geral dos Associados.




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d) Quando e Como fiscalizar?

De acordo com o Estatuto Social, o Conselho Fiscal reúne, ordinariamente, uma vez por mês, em dia e hora previamente marcados e, extraordinariamente, sempre que necessário. Tal prática, se por um lado parece aumentar o trabalho, por outro permite a ação efetiva; com uma maior eficácia, além de possibilitar aos membros do Conselho, maiores conhecimentos.

Isso não impede que a ação surpresa e nem a atuação individual de cada membro do Conselho Fiscal na Associação, venha a executar a fiscalização. No caso de ação individual e para melhor entrosamento deve o membro do Conselho Fiscal obter aprovação prévia dos demais conselheiros, isto porque, às vezes as ações individuais são sempre susceptíveis de criar divisionismo por atitudes arbitrárias.

Além do exame dos balancetes mensais, tem o Conselho Fiscal a atribuição de estudar os balanços, e caso não tenha as condições necessárias, deve solicitar apoio a Contabilidade da Associação, que lhe esclarecerá o que for preciso (esta medida também deve ser tomada quando sentirem desconfiança de que as coisas não andam corretas).

4.3. Diretoria

A diretoria é um órgão de administração, eleito em Assembleia Geral, para um mandato geralmente de 03 (três) anos, conforme determinado pelo Estatuto Social da Associação, sendo recomendável a renovação parcial e anual de alguns membros, para que as ações não sofram solução de continuidade, além de dar oportunidade para que outros associados possam assumir a direção dos trabalhos da associação. Compete a Diretoria planejar e traçar normas para as operações e serviços da Associação e controlar os resultados.

A Diretoria é a responsável pela execução das propostas aprovadas pela Assembléia Geral da Associação, encarregada de dar continuidade às decisões ali tomadas, prestando contas e informando-a sobre as propostas e as limitações existentes, zelando pelo equilíbrio da Associação. A diretoria é geralmente composta por 1 (um) Diretor Presidente, 1 (um) Diretor Vice-presidente, 1 (um) 1º Tesoureiro, 1 (um) 2º Tesoureiro, 1 (um) 1º Secretário e 1 (um) 2º Secretário, cujos cargos deverão ser revistos a cada ano, após a Assembléia Geral Ordinária da Associação, quando da renovação anual dos integrantes da Diretoria. (Conforme proposto neste Manual). a) Funções básicas da Diretoria:

Estabelecer normas, orientar e controlar todas as atividades e serviços da Associação;

Analisar e aprovar os planos de atividades e respectivos orçamentos;

Deliberar sobre admissão, demissão, eliminação ou exclusão de associados;




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Propor à Assembleia Geral o valor da contribuição dos associados e fixar as taxas destinadas a cobrir as despesas operacionais da Associação;

Zelar pelo cumprimento das disposições legais e estatutárias e pelas

deliberações tomadas pela Assembléia Geral;

Deliberar sobre a convocação da Assembléia Geral;

Apresentar à Assembleia Geral o relatório e as contas anuais, bem como o parecer do Conselho Fiscal.

b) Atribuições da Diretoria (Aspectos Normativos).

De acordo com os limites da Lei e do Estatuto Social, compete à diretoria planejar e traçar normas para as operações e serviços da Associação e controlar todos os seus resultados, cabendo-lhe, dentre outras, as seguintes atribuições:

Estabelecer as políticas e metas para a orientação geral das atividades e serviços da Associação, interpretando o Estatuto e decidindo sobre os casos omissos;

Programar as operações e serviços, estabelecendo qualidades e fixando quantidades, valores, prazos, taxas e encargos e demais decisões necessárias à sua efetivação;

Estabelecer as instruções ou regulamentos, sanções ou penalidades a serem aplicadas nos casos de violação ou abuso cometido contra disposições da lei, do Estatuto, ou das regras de relacionamento com a sociedade, que venham ser expedidas de suas reuniões, acolhendo quaisquer reclamações dos associados;

Estabelecer as normas de controle das operações e serviços, verificando o estado econômico-financeiro da Associação e o desenvolvimento das operações e atividades em geral, através de demonstrações específicas;

Tomar conhecimento das necessidades financeiras da Associação e verificar as suas disponibilidades, adotando as providências adequadas à obtenção, se for o caso, dos recursos adicionais exigidos para a manutenção da mesma;

Aprovar os programas de atividades e serviços e os respectivos orçamentos, bem como as normas de funcionamento da Associação;

Deliberar sobre a convocação da Assembléia Geral;

Deliberar sobre a admissão, eliminação e exclusão de associados;

Adquirir, alienar ou onerar bens imóveis da Associação, com expressa autorização da Assembléia Geral;

Contrair obrigações, transigir, adquirir, alienar e onerar bens móveis, ceder direitos e constituir mandatários;




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Contratar empregados e gerente (se for o caso) e fixar normas para admissão e demissão dos demais empregados;

Fixar as normas de disciplina funcional;

Elaborar os planos e programas de aplicação dos recursos financeiros;

Indicar o(s) banco(s) nos quais devem ser feitos os depósitos de numerário (dinheiro) disponível e fixar o limite máximo que poderá ser mantido em caixa;

Zelar pelo cumprimento dos princípios que norteiam o associativismo e o funcionamento da Associação, assim como pelo atendimento das obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais.

Observações:

A diretoria solicitará, sempre que julgar conveniente, a assessoria do contador ou de outras entidades, conforme o caso, para auxiliá-la no esclarecimento dos assuntos a serem decididos;

As normas estabelecidas pela diretoria serão baixadas em forma de resoluções e instruções e constituirão o Regimento Interno da Associação.

A diretoria em suas atividades de representação da Associação junto aos órgãos públicos ou privados, poderá nomear Comissões Especiais de Delegados, com a participação ou não de membros da própria diretoria, permitida a inclusão de técnicos e/ou especialistas selecionados dentro ou fora do seu quadro social, para estudar e apresentar soluções.

c) Outras Obrigações da Diretoria:

Além das atribuições previstas no Estatuto Social, tem a diretoria a obrigação e o dever de verificar os seguintes aspectos da Associação:

Verificar se todos os livros sociais mencionados no Estatuto Social estão dentro das exigências legais (termos de abertura, encerramento, rubrica do presidente...);

Verificar se os demais livros exigidos pela fiscalização federal, estadual ou municipal estão em condições legais e atualizados;

Verificar se todos os contratos de compra e venda estão devidamente assinados e registrados, bem como se estão dentro das exigências legais e se defendem os interesses da Associação;

Verificar se os preços de compra e venda de matérias-primas, equipamentos e produtos são justos e vantajosos para os associados e a associação;

Verificar se todos os cheques emitidos possuem cópia, se são nominais, e se

existem documentos (legais e verdadeiros) que dêem cobertura ao valor do cheque emitido;




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Examinar se todos os documentos componentes do Caixa estão autorizados;

Verificar se as taxas e contribuições repassadas pelos associados são justas e iguais para todos;

Participar das reuniões do Conselho de Representantes, procurando ouvir possíveis críticas e comentários que possam estar havendo em relação à Associação, esclarecendo-os, ou apurando os fatos que se fizerem necessários;

Verificar se o Boletim de Caixa está sendo feito corretamente, e se o mesmo tem a documentação adequada que comprove os gastos (documentos idôneos, notas fiscais com CNPJ, Inscrição Estadual, etc.);

Verificar se as disponibilidades do Caixa estão sendo depositadas adequadamente na conta bancária da Associação;

Verificar se houve mudança repentina de algum fornecedor antigo da Associação e os motivos que levaram a isto;

Estabelecer dia e hora para suas reuniões ordinárias, bem como o horário de funcionamento da Associação;

Fixar as despesas em orçamento mensal, semestral e anual, indicando as fontes de recursos e, no caso de previsão de déficit orçamentário, determinar a forma de rateio entre todos os associados;

Celebrar convênios e assinar contratos com entidades públicas ou privadas, para atender aos objetivos da Associação.

d) Atribuições Específicas dos Membros da Diretoria:

Para efeito de definição de responsabilidades e atribuições, os membros eleitos para a Diretoria, deverão escolher, entre si, por ocasião da sua posse, ou na primeira reunião da diretoria, aqueles que irão exercer os cargos de Diretor Presidente, Diretor Vice-presidente, 1º Tesoureiro, 2º Tesoureiro, 1º Secretário e 2º Secretário.

- Ao Diretor Presidente cabem as seguintes atribuições:

Supervisionar as atividades da associação, através de contatos assíduos com os demais membros da diretoria, bem como com os membros do Conselho Fiscal e do Conselho de Representantes;

Cumprir e fazer cumprir as normas estatutárias e as decisões da Assembléia Geral;

Representar a Associação ativa e passivamente, em juízo e fora dele;

Empossar os novos membros da diretoria, bem como os membros do Conselho Fiscal e do Conselho de Representantes eleitos;




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Comparecer às reuniões da diretoria e as Assembléias Gerais da Associação discutindo e votando as matérias a serem apreciadas;

Autorizar os pagamentos e verificar frequentemente o saldo de numerário existente em caixa;

Convocar e presidir as reuniões da diretoria e as Assembléias Gerais da Associação;

Examinar e assinar, juntamente com o 1º Tesoureiro, cheques, movimento de contas bancárias, balanços e outros documentos que envolvam responsabilidades financeiras e contábeis da Associação;

Abrir e fechar os termos dos livros usados pela Associação e rubricá-los;

Apresentar à Assembléia Geral, o relatório e o balanço anuais, bem como o parecer do Conselho Fiscal;

Realizar, mediante aprovação da Assembléia Geral, a contratação de empréstimos e outras obrigações pecuniárias;

Assinar as correspondências da Associação, bem como convênios e contratos realizados com quaisquer entidades a fim de conseguir benefícios para a Associação;

Tomar todas as decisões administrativas, legais, fiscais e para-fiscais não previstas no Estatuto Social, sempre ouvindo os demais membros da diretoria;

Outras atribuições que venham ser estabelecidas em Regimento Interno. Obs.: O Diretor Presidente providenciará para que os outros membros da diretoria recebam, com a necessária antecedência, cópias dos documentos sobre os quais tenham que se pronunciar nas reuniões (Pauta das Reuniões).

- Ao Diretor Vice-Presidente compete:

Substituir o Diretor Presidente em seus eventuais impedimentos, praticando todos os atos reservados a este, quando no exercício da Presidência;

Acompanhar o Diretor Presidente nas atividades de representação;

Auxiliar o Diretor Presidente desempenhando as atribuições que este lhe atribuir;

Comparecer às reuniões da diretoria e as Assembléias Gerais da Associação discutindo e votando matéria a ser apreciada.




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- Compete ao 1º Tesoureiro:

Auxiliar e substituir o Diretor Vice-presidente em suas faltas ou impedimentos e sucedê-lo em caso de vacância do cargo;

Ter sob tutela e responsabilidade os valores da Associação, bem como papéis e documentações financeiras, respondendo pela guarda dos valores e títulos da Associação;

Arrecadar ou mandar arrecadar e dar quitação às mensalidades e contribuições dos associados, com as devidas comprovações, dando o encaminhamento definido ao numerário e documentação pertinentes;

Zelar para que a contabilidade da Associação seja mantida em ordem e em dia;

Verificar e visar os documentos de receitas e despesas da Associação;

Assinar, juntamente com o Diretor Presidente, cheques, movimento de contas bancárias, balanços e outros documentos que envolvam responsabilidades financeiras e contábeis da Associação, bem como autorizações de despesas;

Arrecadar as receitas e depositar o numerário disponível, no banco ou bancos designados pela diretoria;

Receber subvenções e doações;

Emitir recibos e dar quitações, conferir ou impugnar contas e cálculos da Associação e a ela relativos;

Proceder ou mandar proceder à escrituração do livro auxiliar de caixa, visando-o e mantendo-o sob sua responsabilidade;

Zelar pelo recolhimento das obrigações fiscais, tributárias, previdenciárias e outras devidas ou de responsabilidade da Associação;

Providenciar o pagamento das obrigações da Associação, emitindo cópia de cheque e anexando recibo ou nota fiscal para comprovação, juntamente com o Diretor Presidente;

Comparecer às reuniões da diretoria e as Assembléias Gerais da Associação discutindo e votando matéria a ser apreciada;

Outras atribuições que venham ser estabelecidas em Regimento Interno.

- Compete ao 2º Tesoureiro:

Substituir o 1º Tesoureiro em seus eventuais impedimentos e sucedê-lo em caso de vacância do cargo;

Auxiliar o 1º Tesoureiro desempenhando as atribuições que este lhe atribuir;




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Comparecer às reuniões da diretoria e as Assembléias Gerais da Associação discutindo e votando matéria a ser apreciada.

- Compete ao 1º Secretário:

Auxiliar e substituir o 2º Tesoureiro em suas faltas ou impedimentos;

Elaborar ou mandar elaborar a correspondência, relatórios e outros documentos equivalentes;

Lavrar ou mandar lavrar as atas das reuniões da Diretoria e da Assembléia Geral, controlando a presença dos diretores e associados nas respectivas reuniões, tendo sob sua responsabilidade os respectivos livros;

Organizar e dirigir todos os assuntos de secretaria da associação;

Elaborar projetos a serem encaminhados para captação de recursos e/ou celebração de convênios;

Manter o livro de registro de patrimônio da associação, nele lançando aquisições, doações, alienações e baixas;

Comparecer às reuniões da Diretoria e as Assembléias Gerais da Associação discutindo e votando matéria a ser apreciada;

Outras atribuições que venham ser estabelecidas em Regimento Interno.

- Compete ao 2º Secretário:

Substituir o 1º Secretário em seus eventuais impedimentos e sucedê-lo em caso de vacância do cargo;

Auxiliar o 1º Secretário desempenhando as atribuições que este lhe atribuir;

Comparecer às reuniões da Diretoria e as Assembléias Gerais da Associação discutindo e votando matéria a ser apreciada.

e) Normas que regem a Diretoria:

A Diretoria tem sua atuação fundamentada nas seguintes normas:

Reunir-se-á, ordinariamente, uma vez por mês, por convocação do Diretor Presidente, da maioria da própria Diretoria ou ainda, por solicitação do Conselho Fiscal. Poderão ser realizadas, também, reuniões extraordinárias, a critério da própria Diretoria.

O quorum (quantidade de pessoas) para instalação das reuniões é de metade mais um dos membros da Diretoria.




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Escolhem, por ocasião da posse ou na primeira reunião após a eleição, um Diretor Presidente, um Diretor Vice-Presidente, um 1º Tesoureiro, um 2º Tesoureiro, um 1º Secretário e um 2º Secretário.

Delibera validamente com a presença da maioria dos votos dos presentes, vedada a representação; reservado ao Diretor Presidente o exercício do voto de desempate, quando for o caso.

Registra as deliberações em atas circunstanciadas, lacradas em livro próprio, lidas, aprovadas e assinadas, ao final dos trabalhos, pelos membros presentes à reunião.

Nos impedimentos por prazos até 90 (noventa) dias, o Diretor Presidente será substituído pelo Diretor Vice-presidente, o Diretor Vice-presidente pelo 1º Tesoureiro, o 1º Tesoureiro pelo 2º Tesoureiro e o 1º Secretário pelo 2º Secretário.

Todos exercerão suas funções gratuitamente.

Perderá automaticamente o cargo de Diretor o membro que faltar a 3 (três) reuniões consecutivas ou a 5 (cinco) intercaladas durante o ano, sem causa justificada, a juízo da própria Diretoria.

Observação: Havendo vacância de cargos, a Diretoria funcionará normalmente, enquanto nela existir pelo menos a metade de seus membros, devendo ser convocada a Assembléia Geral para eleição de novos membros para o restante do mandato, tão logo o número de membros permanentes venha ser inferior ao limite estabelecido.

f) Quando e Como atuar?

Normalmente, o Estatuto Social da Associação estabelece que a diretoria reuni-se ordinariamente, uma vez por mês, em dia e hora previamente marcados e, extraordinariamente, sempre que necessário. Tal prática, se por um lado parece aumentar o trabalho, por outro permite uma ação efetiva, uma maior eficiência no acompanhamento das atividades desenvolvidas pela Associação, além de possibilitar aos membros da diretoria maiores conhecimentos e aos associados, transparência administrativa.

A diretoria pode e deve convocar o gerente executivo, o contador ou quaisquer outros empregados da Associação (se houver) para o esclarecimento do que for preciso, facilitando, assim, a tomada de decisões consciente, responsável e segura. Pode também solicitar, com antecedência, o comparecimento de qualquer associado ou membros do Conselho Fiscal e do Conselho de Representantes às suas reuniões, para o esclarecimento de possíveis dúvidas e/ou divergências. Quando da realização de Assembléias Gerais, a diretoria deve:

Definir os assuntos a serem apresentados; discutidos e deliberados;




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Elaborar, assinar e encaminhar o Edital de Convocação obedecendo ao prazo mínimo de 10 (dez) dias de antecedência, normalmente determinado pelo Estatuto Social;

Ocupar a mesa coordenadora no momento da Assembléia Geral;

Instalar a Assembléia Geral após a confirmação do quorum previsto e apresentar a pauta;

Apresentar os assuntos e coordenar a discussão dos mesmos;

Na discussão e votação referentes ao Balanço Patrimonial, Relatório da Diretoria e Parecer do Conselho Fiscal, deverá ceder o lugar a um associado escolhido pela Assembléia Geral para a condução dos trabalhos, apenas participando das discussões, não devendo votar sobre assuntos envolvendo a prestação de contas;

Prestar esclarecimentos solicitados pela Assembléia Geral;

Proceder ao encerramento da Assembléia Geral.

4.4. Conselho de Representantes

Sugerimos que a Associação tenha um Conselho de Representantes composto por associados residentes nos municípios ou comunidades pertencentes à área de ação da Associação (se for o caso). Os nomes destes representantes serão indicados pelos Núcleos de Associados (municípios e/ou comunidades da área de ação da Associação) e serão referendados e aprovados em Assembléia Geral, para um mandato de 2 (dois) anos, sendo permitida apenas uma reeleição para o mandato subseqüente, sendo 1 (um) representante para cada grupo de 10 (dez) ou mais associados.

Os Núcleos de Associados organizados na área de ação da Associação, seja um município e/ou uma comunidade, possibilitarão a criação de um canal permanente de comunicação e integração entre a associação e seus associados e vice-versa.

O associado não pode exercer cumulativamente cargos na Diretoria, no Conselho Fiscal e no Conselho de Representantes e também exercerão seus cargos sem nenhuma forma de remuneração.

a) Normas que regem o Conselho de Representantes:

O Conselho de Representantes se reúne ordinariamente, uma vez por mês e, extraordinariamente, sempre que necessário, por convocação do seu Coordenador, ou por quaisquer outros de seus membros, na ausência do Coordenador, bem como por solicitação da Assembléia Geral, da Diretoria ou do Conselho Fiscal.

Em sua primeira reunião, escolherá dentre os seus membros um Coordenador, incumbido de convocar as reuniões e dirigir os trabalhos das mesmas, e um Secretário, ao qual compete lavrar as atas das reuniões, assinar e cuidar das




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correspondências necessárias ao exercício das obrigações do Conselho de Representantes.

O Conselho de Representantes considerar-se-á reunido com a participação da maioria de seus componentes.

Na ausência do Coordenador, os trabalhos serão dirigidos por substituto escolhido na ocasião.

As deliberações serão tomadas por maioria simples de votos e constarão de Ata lavrada em Livro próprio, lida, aprovada e assinada no final dos trabalhos em cada reunião pelos membros presentes.

b) Atribuições do Conselho de Representantes (Aspectos Normativos)

Ser um meio permanente de apoio à organização social e desenvolvimento das atividades econômicas e sociais da Associação e das Comunidades da área de ação da associação;

Contribuir no apoio logístico para a realização das reuniões comunitárias, Assembléias Gerais, ações de capacitação, treinamento e outras atividades em prol do desenvolvimento da Associação e da região;

Acompanhar, supervisionar e controlar as atividades de cada associado nos respectivos municípios e comunidades que representam, zelando pela disciplina e pelo bom nome da associação em sua região;

Cumprir e fazer cumprir o Estatuto Social, o Regimento Interno e as deliberações da Assembléia Geral;

Possibilitar a melhoria do grau de cooperação, comunicação e integração entre os associados e deles com a associação;

Assistir as reuniões da Diretoria e do Conselho Fiscal, quando convocados ou sempre que dessa faculdade solicitar, onde não terá direito a voto, apenas consulta;

Proporcionar o surgimento e o desenvolvimento de novas lideranças entre os associados, em seus respectivos municípios e/ou comunidades.

5. PARTICULARIDADES DOS MEMBROS DA DIRETORIA, DO CONSELHO FISCAL E DO CONSELHO DE REPRESENTANTES

a) Perfil Ideal dos Membros da Diretoria, do Conselho Fiscal e do Conselho de Representantes




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Disponibilidade de Tempo

A importância deste fator varia conforme o cargo a assumir. Aos cargos de Diretor Vice-presidente, 2º Tesoureiro, 2º Secretário e Conselheiros Fiscais Suplentes, praticamente não existe esta preocupação em função de sua necessidade apenas nos dias de reunião, quando previsto. Já para os cargos de Diretor Presidente, 1º Tesoureiro e 1º Secretário, bem como aos Conselheiros Fiscais Efetivos e membros do Conselho de Representantes essa disponibilidade deve ser maior em função das atividades de supervisão e acompanhamento das operações administrativas e burocráticas exigidas pelo cargo. Noções Básicas sobre o Funcionamento de uma Associação e sobre

Associativismo

Os dirigentes e conselheiros devem conhecer os aspectos que distinguem uma associação de outros tipos de empreendimentos. Devem ter consciência e acreditar na validade teórica e prática do associativismo e da cooperação. O fato de um associado desconhecer estes aspectos é, sem dúvida, um problema, mas, aos Diretores Executivos e Conselheiros Fiscais, isso é inconcebível. Noções e, se possível, experiências na área de Administração e Contabilidade

É importante, principalmente, aos Diretores Executivos e Conselheiros Fiscais este conhecimento, para que possam se familiarizar rapidamente com os procedimentos da administração e fiscalização. Saber os objetivos de um planejamento, o que é um balanço, como elaborar um relatório de gestão; saber delegar poderes e cobrar tarefas, usando de maneira produtiva o assessoramento do gerente executivo (quando houver) é fundamentalmente para que os administradores tenham uma visão global do funcionamento da Associação. É com este objetivo que elaboramos este manual. Atuação participativa como membro da Associação (ou da Comunidade)

O grau de participação dos associados no dia-a-dia da comunidade, bem como o seu envolvimento nos problemas da Associação, favorece bastante a formação do futuro dirigente ou conselheiro fiscal, demonstrando suas perspectivas como tal. Experiências em Associações

Esta condição está relacionada, principalmente, à capacidade de liderança do dirigente, do conselheiro fiscal ou membro do conselho de representantes; a habilidade de se mover nas questões políticas da sociedade; de prever as implicações políticas de medidas administrativas junto aos associados; de administrar com eficiência os problemas surgidos em beneficio dos associados e da Associação.




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b) Requisitos às ações da Diretoria, do Conselho Fiscal e do Conselho de Representantes

A missão dos Diretores, dos Conselheiros Fiscais e dos membros do Conselho de Representantes envolve várias atitudes desde a ponderação, o equilíbrio, a minuciosidade e prudência, até o sacrifício.

Ponderação e Equilíbrio, quando no tratamento dos problemas surgidos na Associação, dos mais simples aos mais complexos. Tanto quando no entendimento entre os próprios dirigentes e conselheiros, ou quando destes com a Gerência ou demais colaboradores (empregados) da associação, se houver.

A Discrição evitará que os atos observados e/ou fiscalizados gerem falsos alarmes.

A Minuciosidade levará ao exame de todos os pormenores que possam interessar ao esclarecimento dos fatos, junto a Assembléia Geral.

A Prudência evitará que se formulem acusações infundadas, sem a devida comprovação.

Sacrifício, porque o associado eleito para a Diretoria, o Conselho Fiscal e o Conselho de Representantes, desde que aceitou o cargo tem que dispor de tempo e capacidade de dedicação que implica, muitas vezes, em renúncia às suas próprias atividades, procurando cumprir o seu mandato de maneira correta, consciente e responsável.

Ressalta-se, ainda, o fato de que os Diretores, os Conselheiros Fiscais, bem como os membros do Conselho de Representantes devem ser enérgicos e autônomos para que possam, sem restrições, apontar erros e denunciar culpados. Outros aspectos poderiam ser enumerados, tais como: apesar da autoridade e responsabilidade, não devem e não podem os dirigentes e conselheiros deixar transparecer suas suspeitas por esta ou aquela pessoa acaso estejam investigando ou pretendam investigar. A quebra de sigilo acarretará efeitos negativos, provocando embaraços na discriminação de testemunhas nas possíveis provas, e às vezes desconfiança sem fundamento, provocando tal atitude, sérios problemas, porque, se acaso for comprovado que a suspeita antes apresentada era improcedente, não se conseguirá jamais anular os perniciosos efeitos causados pela irresponsável divulgação. c) Relação entre a Diretoria e o Conselho Fiscal e deles com o Conselho de

Representantes

Autoridade

A autoridade dos Diretores, dos Conselheiros Fiscais e dos membros do Conselho de Representantes emana da Assembléia Geral e todos devem prestar contas a ela.




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2. Mandato

Sugerimos que o mandato da Diretoria seja de 03 (três) anos, com renovação anual e parcial; o mandato do Conselho de Representantes de 2 (dois) anos; enquanto o mandato do Conselho Fiscal de 1 (um) ano. Reeleição

Na Diretoria é permitida a reeleição de quaisquer membros para o mandato imediatamente subseqüente. No Conselho Fiscal é permitida a reeleição de 1/3 (um terço) dos seus componentes, ou seja, dos 6 (seis) membros, efetivos e suplentes, 2 (dois) podem ser reeleitos. Já no Conselho de Representantes também é permitida a reeleição de quaisquer membros para o mandato imediatamente subseqüente, sendo 1 (um) representante para cada grupo de 10 (dez) ou mais associados. Supervisão Mútua

A Diretoria deverá cuidar para que se cumpra o Estatuto Social e as decisões emanadas da Assembléia Geral e, nesse particular, cuidará para que o Conselho Fiscal e o Conselho de Representantes realizem o que lhes corresponde;

O Conselho Fiscal é o único órgão controlador das ações da Diretoria, fiscalizando-a para que realize suas funções;

No caso de surgirem divergências entre os Diretores e os Conselheiros Fiscais e deles com os Conselheiros de Representantes, bem como de seus membros, internamente, deverá ser convocada a Assembléia Geral para que sejam feitos os devidos esclarecimentos e ajustes.

Coordenação das Funções

Deve-se esforçar para que as ações da Diretoria e dos Conselhos Fiscal e de Representantes se desenvolvam de forma coordenada e autônoma;

Os conselheiros fiscais e de representantes devem informar à Diretoria, através de ATAS, de suas constatações, advertindo-a no que se fizer necessário e dando-lhe tempo para que as falhas encontradas sejam corrigidas. Já a diretoria deve acompanhar o trabalho do Conselho Fiscal e do Conselho de Representantes através da leitura das ATAS de suas reuniões.

6. PRINCÍPIOS DE ADMINISTRAÇÃO E FISCALIZAÇÃO

Administrar uma associação, assim como qualquer entidade, é uma ciência, uma prática, uma arte. Como ciência, a moderna administração possui princípios formulados e baseados na experiência; como prática, aplica os princípios para obter rendimentos e produtividade dos recursos e dos esforços, repete ações em circunstâncias semelhantes e também estabelece regras para escolher uma alternativa de ação; como arte significa uma habilidade, principalmente no trato com as pessoas, no uso e controle dos recursos da entidade, particularmente em associações, onde o cada associado é, ao mesmo tempo, dono e usuário.




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Os órgãos sociais de uma Associação têm a função de estabelecer a política da entidade, tanto a curto, como a médio e longo prazo, e de cuidar de sua concretização. Para este propósito, as pessoas que dirigem uma Associação dispõem dos mesmos instrumentos de direção que foram desenvolvidos, através do estudo da administração de empresas, para os empreendimentos em geral, que consiste de: Planejamento, Organização, Direção (ou Comando) e Controle. Então, administrar é:

Realizar coisas ou objetivos através de pessoas;

Trabalhar com e por meio de pessoas para alcançar objetivos organizacionais;

Trabalhar com pessoas para determinar, interpretar e alcançar os objetivos organizacionais, pelo desempenho das funções de planejamento, organização, direção (ou comando) e controle.

a) Planejamento:

O planejamento assume cada vez maior importância como instrumento de mudança e de racionalização da atividade humana, na busca de soluções para múltiplos e complexos problemas, sendo a mais fundamental das funções de qualquer administrador.

A atividade de planejar, portanto, visa modificar o fato, intervir no evento, para assim satisfazer necessidades e desejos humanos.

Assim, para optar melhor, precisamos planejar, de modo que possamos decidir para intervir e modificar um fato social, econômico, político, etc. e torná-lo, com o menor custo relativo possível (menor dispêndio relativo de recursos), mais apto a proporcionar benefício (maior satisfação de necessidades e desejos humanos). Então, planejar é decidir antecipadamente: O que fazer? De que maneira fazer? Quando fazer? Quem deve fazer? Quanto irá custar? Por que fazer? Etc. Planejamento é um processo continuo e permanente de pensamento sobre o futuro, desenvolvido para estabelecer estados futuros desejados (fins) e avaliar cursos de ação alternativos (meios). Embora raramente se possa prever o futuro exato dos acontecimentos e, embora existam fatores que escapem ao nosso controle ou que possam interferir em nossos planos, sem o planejamento os acontecimentos ficam ao sabor do acaso.




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É deprimente constatarmos, por exemplo, que determinado prejuízo ou insucesso foi determinado por falta de planejamento. Só o planejamento, ainda que apenas parcialmente bem conduzido e sucedido, já determina um administrador dedicado. O descaso com o planejamento revela, contrariamente, que à frente dos negócios e planos está um dirigente fraco, despreparado e alheio aos objetivos da associação. Na associação, tanto as ações do projeto social como as do projeto econômico deverão ser cuidadosamente planejadas. O planejamento é ocasionado por uma decisão anterior, quando são elaborados os objetivos da associação, traçados pelos associados. Os dirigentes da associação devem, pois, serem pessoas tanto ou mais associativas que as demais, porque o plano a ser realizado pertence a uma comunidade solidária, que os escolheu para a condução dos trabalhos. É conveniente que em todos os momentos os dirigentes eleitos voltem à presença dos associados e lhes prestem contas de seus atos. Quanto mais assim procederem, maior segurança terão na condução do plano. É a grande vantagem da divisão de responsabilidades. Se a associação tem um projeto econômico e um projeto social, os dirigentes, ao, planejarem, deverão ter em conta permanente, que o sucesso do projeto social depende também do sucesso do projeto econômico, e vice-versa. Fatores que influem na elaboração do planejamento e, conseqüentemente, no atingimento dos alvos:

Bom senso de quem planeja; Deve-se sempre questionar: os alvos são atingíveis? Os prazos são realistas?

Envolvimento e participação do grupo executor no planejamento;

Reserva de tempo para replanejar;

Levantamento criterioso de dados; (é importante lembrar que o planejamento é: baseado no passado, elaborado no presente, prevendo o futuro).

Elaboração de planos alternativos;

Manutenção eficiente de planos (informação, treinamento, observação, manutenção de documentação, revisão e atualização).

b) Organização:

O termo "organização" é usado frequentemente como sinônimo de arrumação, ordenação, distribuição de tarefas. São expressões que contribuem para traduzir a idéia que temos em mente, qual seja a de que a associação como qualquer outro empreendimento, precisa estar estruturalmente organizada e suficientemente equipada (equipamentos, recursos físicos, talentos humanos, recursos financeiros), para funcionar, e funcionar bem, a fim de realizar seus objetivos.




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Temos, então, que "ORGANIZAÇÃO" é o agrupamento de atividades necessárias para atingir os objetivos da associação. A organização deve sempre ter de forma compreensível o ambiente interno, para que todos saibam que:

Quem deve fazer o quê;

Que os obstáculos ao desempenho causados por confusão e incerteza nas atribuições devem ser removidos;

Que uma rede de comunicações de tomada de decisões que espelhe e apóie os objetivos da associação deve ser formada.

Um dirigente não precisa ser necessariamente um especialista em organização, mas deve, sim, ter plena noção de seu significado e de sua necessidade para a eficiência da associação que administra.

c) Direção (Comando):

Nenhum grupo se mantém ou se desenvolve sem uma direção, sem um comando, sem uma coordenação, uma referência. Portanto, direção, comando ou coordenação é a capacidade que tem um administrador de orientar e supervisionar o trabalho executado pelos demais membros da instituição de modo a manter o equilíbrio entre os interesses da Associação e os interesses dos associados. Toda empresa associação necessita organizar-se formalmente. Organizando-se, distribui competências e estabelece os níveis de autoridade. A partir daí, toda a empresa passa a ter alguém que administra o todo (administração central ou geral) e as partes departamentalizadas (administração de departamentos, chefias de setores, gerência, etc.). Embora possam parecer simples, os métodos de direção podem ser de extraordinária complexidade. O administrador superior deve apontar aos seus subordinados uma apreciação aguda das tradições, história, objetivos e diretrizes da organização. Os subordinados necessitam conhecer a estrutura da organização, as relações entre as atividades, seus deveres e sua autoridade. De maneira simples, dizemos que, a função direção é conseguir com que todos façam aquilo que deve ser feito e que se quer que eles façam. Isso requer, por parte da direção, uma designação ou comando. Designação é a maneira de o administrador avaliar e selecionar pessoas, treiná-las e fazer com eles se desenvolvam dentro da organização de modo a manter o equilíbrio entre os interesses da organização e os interesses das pessoas que mantêm contato com a organização.




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A função pode ser cumprida frente a frente, atribuindo tarefas e emitindo instruções, transmitindo metas e objetivos, pedindo cooperação, solicitando idéias, ou comunicando-se diretamente de algum outro modo com as pessoas envolvidas com a organização. A comunicação também pode ser efetuada através de publicação de ordens, de procedimentos operativos padronizados, da descrição de cargos, atribuições e níveis de autoridade. Ao dirigir uma associação, o dirigente deve levar em conta que o grande contingente de "dirigidos" é formado de associados, ao mesmo tempo, donos e usuários do empreendimento, e não meros subordinados. Diante dessa complexidade de relações, o administrador de uma associação precisa ter suficiente discernimento de conceitos para situações diferentes: Direção dos negócios; Direção dos colaboradores (empregados) e Direção dos associados.

d) Controle:

É o acompanhamento e a verificação do desenvolvimento das atividades anteriormente programadas (planejadas). Consiste em testar os fatos ocorridos ou os que estão ocorrendo e comparar os resultados obtidos com os resultados previstos na programação (no planejamento). O controle faz com que os fatos se conformem aos planos. Controlar é medir padrões; é comparar metas; é avaliar resultados; é fiscalizar eventos. É verificar, constantemente, se os programas estão sendo executados de acordo com as normas estabelecidas. É estar sempre vigilante para que o plano de ações seja posto em prática e levado avante exatamente como foi traçado. Controlar é impedir os atrasos, evitar ou corrigir os desvios e prevenir as precipitações na execução das diferentes etapas do plano de trabalho. Controlar é evitar uma mudança indesejável de rumo e de ritmo no curso de ação planejado. É também captar as lições da experiência anterior e utilizá-las na retificação e aprimoramento dos planos e métodos de trabalho no futuro. Consideram-se como controles, todos os meios e formas utilizadas para acompanhar, verificar e testar o desenvolvimento das atividades ou ações, comparando-as com as que foram anteriormente programadas. Da análise (estudo) das informações podemos chegar às seguintes conclusões:

a) Tudo ocorreu ou está ocorrendo conforme foi programado. Neste caso, não há necessidade de preocupação, ou fazer modificações para as atividades subseqüentes;




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b) Houve divergências entre o que ocorreu ou está ocorrendo e o que foi programado. Neste caso, devemos examinar com muita atenção para verificarmos se: - A falha foi da programação (planejamento); - A falha foi na execução das atividades, ou; - A falha está no sistema de controle.

É muito importante saber: O que controlar? Para que controlar? Como controlar? Quando controlar? A associação tem toda uma máquina de informações, as quais devem estar sendo acompanhadas por sua administração. Afinal, é a administração a guardiã dos objetivos traçados. Se a administração não fizer o acompanhamento sistemático, corre a associação o risco de estar entrando em desvios irreparáveis. A Associação, por ser uma sociedade civil (de pessoas) onde o associado é, ao mesmo tempo, dono e usuário, pode e deve ser controlada pelos próprios associados. Para que isso ocorra, é preciso que eles estejam organizados em forma de Núcleos de Associados (Conselho de Representantes) e, a eles ser conferido exercer uma espécie de auditoria interna permanente, um autocontrole, ponto fundamental para se conseguir a participação consciente e responsável dos associados. 7. ORGANIZAÇÃO ADMINISTRATIVA DA ASSOCIAÇÃO

Uma associação, da mesma forma que as empresas, ou mesmo as pessoas, pode possuir bens, direitos e obrigações, que devem ser registrados, acompanhados e controlados de forma constante, para que haja transparência nos atos da administração.

A transparência da administração para com os associados é necessária para estabelecer confiança na associação, bem como para que os dirigentes prestem contas de seus atos aos associados e às entidades governamentais, quando necessário. Todos os recursos e obrigações da associação devem ser informados aos associados, auxiliando na promoção da união, credibilidade e participação de todos no dia a dia da associação.

a) Arquivos

Para que os membros da Diretoria e dos Conselhos Fiscal e de Representantes possam desempenhar suas funções de forma organizada, deverão ser arquivados, de forma ordenada, todos os documentos necessários à execução de seus trabalhos, para consultas, planejamentos futuros, controles e prestação de contas aos associados.




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O arquivo deverá passar de uma administração para outra, facilitando assim o trabalho dos sucessores. A abertura de pastas no arquivo fica a critério de cada administrador, porém, sugerimos algumas:

- Pasta com o estatuto social da associação;

- Pastas com cópias de todas as atas de reuniões da Diretoria, do Conselho Fiscal e do Conselho de Representantes;

- Pasta com todos os documentos e relatórios realizados;

- Pasta com cópia das atas e dos editais de convocação de todas as Assembléias Gerais da Associação;

- Pasta para correspondências recebidas;

- Pasta para correspondências expedidas;

- Pasta para comunicações internas (memorandos etc...);

- Pasta com os balanços gerais da contabilidade, das demonstrações contábeis e relatórios da administração;

- Pasta com material de interesse da Associação (apostilas, livros, revistas e endereços dos órgãos de apoio ao associativismo);

- Pasta com dados atualizados sobre a Associação (número de empregados, de associados, serviços prestados, produtos, números de registros, etc.).

É extremamente importante e necessário saber que apesar da Associação ser isenta do pagamento de Imposto de Renda, se ela possuir CNPJ é obrigada a entregar a declaração de imposto de renda (de isenta ou não movimentação) anualmente. Caso contrário será penalizada com multa. b) Plano de Ação ou Plano de Trabalho

Já vimos que a tarefa dos administradores não é das mais fáceis e requer grande responsabilidade e dedicação. Por isso, é importante que o trabalho seja organizado através de um “Plano de Ação” que servirá de instrumento e referência para o desenvolvimento das tarefas dos dirigentes durante seus mandatos, seja da Diretoria, do Conselho Fiscal ou do Conselho de Representantes. Para elaborar um Plano de Ação, devemos descrever cada passo, definindo:

O que fazer?

Quem vai fazer?

Com quem fazer?

Até quando fazer?

Como fazer?

Quanto irá custar?

Resultado esperado.




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É importante prever momentos e formas de avaliação e de replanejamento. Porém, antes da elaboração do plano de ação, algumas atitudes e providências são importantes:

1. Reunir-se com os dirigentes da gestão anterior. Lembre-se que "A Associação permanece. Os dirigentes passam".

2. Os Diretores e os Conselheiros Fiscais e de Representantes "armazenam" informações e conhecimentos valiosos sobre a Associação. Embora saibamos que isso não ocorre como deveria, na prática, esses "conhecimentos armazenados" devem ser repassados entre um mandato e outro.

3. Promover uma reunião geral entre os diretores e os conselheiros fiscais e de representantes é fundamental para a aproximação e uma boa administração da associação. Uma reunião conjunta onde se acertarão detalhes como: Os planos da Diretoria e do Conselho de Representantes para o exercício; A intenção de atuação do Conselho Fiscal; A atual situação global da associação (n° de empregados, de associados,

etc.).

4. Reunir-se com o Contador ou Gerente da Associação (se houver). O contador acumula informações técnicas importantes para a associação, que são de interesse maior dos dirigentes (balancetes, balanços, etc.). Nesta reunião o contador deve "passar" todas as informações possíveis aos associados eleitos para os cargos de diretores e conselheiros fiscais e de representantes.

5. Promover uma visita organizada a todos os departamentos ou setores da Associação. Essa visita é importante para "quebrar o gelo" entre empregados (caso existam) e os dirigentes, visando facilitar o desenvolvimento de suas tarefas durante seus mandatos.

6. Reunião para elaboração do Plano de Ação.

Para compor um Plano de Trabalho, é importante definir:

Qual a disponibilidade de tempo de trabalho de cada dirigente?

Qual o conhecimento que cada um possui sobre a associação e sobre as funções e atribuições dos dirigentes (diretores e conselheiros fiscais e de representantes)?

Quais as condições materiais de trabalho que possuem os dirigentes? (sala, arquivo, pastas, etc...).

Sugestões:

Estabelecer: dia, hora e local para as reuniões (de preferência na sede da associação);

Elaborar um calendário para o desenvolvimento das atividades específicas,

contendo:




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- Assunto a ser estudado; - Departamentos ou setores a serem visitados; - Dia e hora da visita; - Responsável pelo setor; - Observação: se preferir, avisar, com antecedência, o responsável, sobre a

visita. Ao final de cada visita elaborar um relatório, contendo:

- Situação geral do setor visitado; - Reclamações de empregados; - Necessidades materiais detectadas; - Atualização da documentação, etc...; - Registrar na ata da reunião ordinária seguinte o relatório de cada visita.

Algumas associações têm adotado, com sucesso, o "Plantão dos Dirigentes e dos Conselheiros". Esse plantão funciona com um Diretor (geralmente o 1º ou 2º Secretário), um Conselheiro Fiscal e até mesmo um membro do Conselho de Representantes permanecendo algumas horas por semana (2 horas, por exemplo) à disposição da Associação, em local e horário previamente divulgado. O objetivo do plantão é dar oportunidade aos associados, colaboradores e até dirigentes, de um contato mais permanente e sistematizado com os dirigentes e conselheiros, para troca de idéias, denúncias, reclamações, discussão e busca de solução para os problemas da associação.




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PARTE PRÁTICA

INSTRUMENTOS BÁSICOS DE GESTÃO E CONTROLES INTERNOS APLICADOS ÀS ASSOCIAÇÕES

A idéia de abordar neste material sobre os instrumentos básicos de gestão e controles internos aplicáveis em uma Associação surgiu da necessidade de esclarecer alguns pontos básicos sobre a administração de uma Associação, a fim de facilitar aos Diretores, aos Conselheiros Fiscais, aos membros do Conselho de Representantes e aos próprios Associados, o controle de seus negócios e a adoção das melhores soluções para quaisquer problemas a serem enfrentados pela Associação. Procura, assim, fornecer alguns subsídios e modelos práticos para que as Associações tenham à sua disposição, mecanismos de acompanhamento para gerenciar suas atividades. Vários são os problemas e dificuldades que uma Associação pode enfrentar. Por isso, torna-se cada vez mais importante que os administradores dediquem algum tempo a melhorar suas condições de trabalho e seu instrumental técnico e administrativo. Apresentamos, então, alguns Controles Sociais, Financeiros, Administrativos e Contábeis, aplicados às Associações, analisando cada modelo proposto, fornecendo um modelo, além de apresentarmos algumas instruções para o uso de cada peça, que representam um instrumental básico de real valor para as Associações que, mesmo inseridas em um ambiente multidimensional, requerem inserções específicas no seu ambiente de atuação. CONTROLES SOCIAIS

Sendo o associado razão de ser da associação, sua fonte primeira, geradora de recursos e informações e objeto da prestação de serviços da mesma, o controle da área social requer maior atenção por parte da administração, para se obter a adesão e participação, através da transparência da administração.

A vida do associado na associação inicia-se com o preenchimento de sua proposta de admissão, o acompanhamento de sua vida na associação até o momento de sua demissão, eliminação ou exclusão, através da ficha de matrícula e sua participação nas reuniões e Assembléias Gerais.

a) Proposta de Admissão de Associados

Esta proposta será preenchida e assinada pela pessoa interessada em associar-se à Associação que deverá ser abonada por um associado proponente, dependendo das exigências estatutárias.

A proposta devidamente preenchida e assinada será levada à próxima reunião da Diretoria que aprovará ou não a admissão do proponente.




40

A decisão da diretoria, favorável ou desfavorável, constará na ata da reunião que será lavrada no respectivo livro de reuniões da diretoria.

De posse da proposta aprovada e contendo todos os dados do novo associado, serão preenchidos a Ficha de Matrícula e o Termo de Compromisso e, a seguir, o novo associado será comunicado e convidado a assinar os citados documentos.

Assim, cumpridas todas as formalidades de admissão, o novo associado adquire todos os direitos e assume todos os deveres e obrigações da Lei, do Estatuto Social, do Regimento Interno e das Deliberações aprovadas pelos associados em Assembléia Geral.

Modelo de Proposta de Admissão de Associados:

ASSOCIAÇÃO...................................................... -.......(sigla da associação)

PROPOSTA DE ADMISSÃO DE ASSOCIADO

O abaixo assinado, _______________________________________________,

nascido em ____ de _______________ de 19_____, Natural de

___________________, Estado de ____________________, Profissão

_________________________, Estado Civil ________________, residente e

domiciliado na Comunidade _______________________________, município de

_________________________, tendo pleno conhecimento dos Estatutos Sociais da

Associação.................................................... –.......(sigla da associação), solicita sua

inclusão no quadro social desta associação e compromete a contribuir para o

sucesso, crescimento e desenvolvimento da mesma.

Declara ainda que se compromete a respeitar e cumprir fielmente as disposições do

Estatuto Social, dos regulamentos e as deliberações das Assembléias Gerais e

demais Órgãos Sociais.

...................................., _____ de ______________________ de __________.

O Proposto: ____________________________________________

Associado Proponente: _________________________________

DECISÃO DA DIRETORIA EXECUTIVA DA.................................: Aceito Recusado Data: ______/______/_________

Assinatura do Diretor Presidente: __________________________________




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b) Ficha de Matrícula de Associados Usava-se, anteriormente, Livro de Matrícula, mas, devido a dificuldade em adquiri-lo e arquivá-lo, passou-se a adotar fichas soltas desde que se observe, no seu uso, as mesmas formalidades exigidas na escrituração do livro. As fichas devem ser preferencialmente, impressas, numeradas tipograficamente em ordem crescente sequenciada, rubricadas pelo Diretor Presidente da Associação e conter na ficha nº 1, o “Termo de Abertura” e, na última ficha numerada, o “Termo de Encerramento”. Exemplo: Se forem impressas 300 fichas de uma vez, a de nº 001 conterá o Termo

de Abertura e a de nº 300, o Termo de Encerramento. Se forem impressas, posteriormente, mais 500 fichas, a primeira será a de nº 301 e conterá o novo Termo de Abertura e a última, de nº 800, conterá o Termo de Encerramento.

Modelo de Termo de Abertura e Termo de Encerramento:

TERMO DE ABERTURA

Contém este bloco de fichas, 300 (trezentas) fichas numeradas de 001 (um) a 300 (trezentos) e servirá de FICHAS DE MATRÍCULA DE ASSOCIADOS da Associação............................................. -.....(sigla da associação)

............................................, ......... de ................................... de 20...... . ______________________________________ Diretor Presidente Associação............................................................

TERMO DE ENCERRAMENTO

Conteve este bloco de fichas, 300 (trezentas) fichas numeradas de 001 (um) a 300 (trezentos) que serviu de FICHAS DE MATRÍCULA DE ASSOCIADOS da Associação.............................................. -.....(sigla da associação).

............................................, ......... de ................................... de 20...... . ______________________________________

Diretor Presidente Associação .......................................................




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Modelo de Ficha de Matrícula de Associados:

FICHA DE MATRÍCULA DE ASSOCIADO Nº: __________

ASSOCIAÇÃO......................................... –.......(sigla da associação)

Nome: _________________________________ Cart. Identidade nº: _______________________ C.P.F. nº: ______________________________ Data de Nascimento: _____/_____/_______ Natural de: ___________________ - UF:______ Estado Civil: ____________________ Profissão: ____________________________ Endereço: _____________________________ _______________________________________ _______________________________________

____________________________ Assinatura do Associado

_____________________________

Assinatura do Dir. Presidente

( ) DEMISSÃO ( ) ELIMINAÇÃO ( ) EXCLUSÃO DATA: _____/______/_______ ___________________________

Assinatura do Desligado

___________________________

Assinatura do Dir. Presidente Observações:




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c) Termo de Compromisso

O Termo de Compromisso é um documento pelo qual o associado declara que, a partir da data de seu preenchimento, está se associando à Associação; que conhece seus direitos, obrigações e responsabilidades expressos no Estatuto Social da Associação; que se responsabiliza pelas informações descritas em sua Ficha de Matrícula; que se compromete a contribuir para o sucesso, crescimento e desenvolvimento da Associação participando das reuniões e Assembléias Gerais, atendendo as normas estatutárias, o Regimento Interno e as deliberações da Diretoria e das Assembléias Gerais; bem como se compromete a pagar as mensalidades estipuladas pela Diretoria, em dia.

Modelo de Termo de Compromisso:

ASSOCIAÇÃO........................................................ -......(sigla da associação).

TERMO DE COMPROMISSO

Eu, __________________________________________________, Carteira de

Identidade nº _________________, CPF nº _______________________, residente

e domiciliado no Município de ___________________________ declaro que:

1. Nesta data estou me associado na Associação...................................................... -..............(sigla da associação), na categoria de ASSOCIADO;

2. Tomei conhecimento do ESTATUTO SOCIAL que rege a Associação e me proponho a trabalhar acatando as diretrizes e normas do mesmo, estando ciente que não existe vínculo empregatício entre eu e a Associação;

3. São de minha inteira responsabilidade as informações descritas na minha FICHA DE MATRÍCULA DE ASSOCIADO;

4. Estou de acordo em participar de todas as reuniões e eventos programados pela Associação, sempre colocando os interesses da coletividade acima de meus interesses particulares;

5. Como ASSOCIADO contribuirei para o sucesso, crescimento e desenvolvimento da Associação, participando das reuniões e Assembléias Gerais, atendendo às normas estatutárias, regimento interno e deliberações da Diretoria Executiva e da Assembléia Geral;

6. Estou de acordo com a mensalidade de R$__________ (______________________), comprometendo-me a pagá-la no prazo estipulado pela Diretoria Executiva.

_______________________, ____ de ___________________ de 20____.

______________________________________________ Assinatura do Associado




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d) Controle de Assembléias Gerais

A Assembléia Geral dos Associados é o órgão supremo da Associação, dentro dos limites legais e estatutários, tendo poderes para decidir os negócios relativos ao objeto da sociedade e tomar as resoluções convenientes ao desenvolvimento e defesa desta. Suas deliberações vinculam a todos os associados, ainda que ausentes ou discordantes. A prática aliada à legislação consolidou certos procedimentos a serem observados na realização de Assembléias Gerais para que as mesmas transcorram de forma organizada, dando oportunidade a todos os associados de se manifestarem, apoiando ou discordando de proposições, execuções, projetos, planos, estruturas diretivas, modificações estatutárias, enfim, decidindo os destinos da Associação, que deve ser gerida de acordo com a opinião e vontade explícita da maioria de seus associados. Assim, reafirmamos que a Assembléia Geral é um instrumento decisivo para o desenvolvimento da Associação.

Roteiro para a Realização de Assembléia Geral:

Convocação

A convocação obedecerá ao estabelecido no Estatuto Social, e será feita normalmente pelo Diretor Presidente da Associação, mas poderá também ser convocada por qualquer outro membro da Diretoria, pelo Conselho Fiscal, ou ainda por 1/5 (um quinto) dos associados em pleno gozo de seus direitos sociais, após solicitação não atendida. Passos a serem seguidos na Convocação da Assembléia Geral:

1 - Deliberação quanto à realização da Assembléia.

Esta fase, apesar de normalmente ocorrer em reunião da Diretoria, pode ser decidida em reunião do Conselho Fiscal ou através de um abaixo-assinado contendo assinaturas de 1/5 (um quinto) dos associados, ou seja, 20% (vinte por cento) do total de associados. Neste momento são definidos os assuntos a serem tratados, bem como, o local de realização da Assembléia, que deve ser apropriado, deve facilitar a participação dos associados e, se possível, ser realizada dentro das instalações da sede da Associação. A Assembléia Geral poderá ser Ordinária ou Extraordinária, dependendo do assunto a ser tratado.

ASSEMBLEIA GERAL ORDINÁRIA

A Assembléia Geral Ordinária, que se realizará, anualmente, nos 3 (três) primeiros meses após o término do exercício social, deliberará sobre os seguintes assuntos que deverão constar da ordem do dia:




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a) Prestação de contas dos órgãos de administração compreendendo o relatório da gestão e o balanço, acompanhada de parecer do Conselho Fiscal;

b) Eleição dos componentes da Diretoria, do Conselho Fiscal e do Conselho de Representantes (dependendo dos encerramentos dos mandatos);

c) Estabelecer o valor da contribuição dos associados, para manutenção da Associação;

d) Apreciar e votar as propostas para aquisição, alienação e oneração de bens imóveis;

e) Apreciar e votar os recursos de associados, além de outros assuntos de interesse social, excluídos os de competência exclusiva da Assembléia Geral Extraordinária.

ASSEMBLÉIA GERAL EXTRAORDINÁRIA

A Assembléia Geral Extraordinária realizar-se-á sempre que necessário e poderá deliberar sobre qualquer assunto de interesse da sociedade, desde que mencionado no Edital de Convocação. É da competência exclusiva da Assembléia Geral Extraordinária deliberar sobre os seguintes assuntos, para os quais são necessários os votos de 2/3 (dois terços) dos associados presentes, para tornarem válidas as deliberações:

a) Deliberar sobre a mudança do objetivo e sobre a reforma do Estatuto Social;

b) Deliberar sobre a dissolução voluntária da associação e, neste caso, nomear os liquidantes e votar as respectivas contas.

2 - Elaboração do Edital de Convocação. Prazo

Não existe um prazo fixado em lei para a convocação de Assembléias Gerais em Associações. Recomendamos, portanto, que as Assembléias Gerais de uma Associação sejam convocadas com antecedência mínima de 10 (dez) dias, em primeira convocação, como ocorre com as cooperativas. Não havendo, no horário estabelecido, “quorum” de instalação, as Assembléias poderão ser realizadas em segunda e terceira convocações, desde que conste do respectivo edital, quando então será observado o intervalo mínimo de 30 (trinta) minutos entre elas. Conteúdo

Dos Editais de Convocação das Assembléias Gerais devem constar:

A denominação da Associação, o número do Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas - CNPJ, seguida da expressão: “Convocação de Assembléia Geral”, Ordinária ou Extraordinária, conforme o caso;




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O dia da Assembléia e o horário de cada convocação, assim como o endereço do local de sua realização, o qual, salvo motivo justificado, será sempre o da sede social da Associação;

A Ordem do Dia dos trabalhos, com as devidas especificações;

O número de associados existentes na data de sua expedição, para efeito de cálculo do número legal (quorum) de instalação;

Nome, por extenso, e respectiva assinatura do responsável pela convocação (geralmente o Diretor Presidente), assim como a data da convocação.

Divulgação do Edital de Convocação

Os Editais devem ser afixados em locais apropriados na sede social da Associação, bem como em locais da Comunidade mais freqüentados pelos associados e seus familiares.

3 – Pré-Assembléias.

Caso a Associação possua muitos associados e sua área de ação seja muito extensa, é importante reunir os associados antes da Assembléia Geral. Além disso, mesmo com uma presença significativa, torna-se difícil haver uma participação efetiva nos debates, pois isto faria com que as Assembléias Gerais se prolongassem por diversas horas, tornando-se muito cansativas. Devido a estes fatos, é importante organizar as pré-assembléias nos Núcleos de Associados organizados nas comunidades que compõem a área de ação da Associação, que são realizadas através de reuniões comunitárias (Conselho de Representantes), com os seguintes objetivos:

Permitir aos associados conhecer e discutir, previamente, os assuntos a serem debatidos e deliberados na Assembléia Geral;

Estimular e facilitar a participação, já que os associados passam a ter um maior conhecimento dos assuntos a serem tratados na Assembléia Geral;

Criar consciência da co-responsabilidade em relação às decisões da Assembléia Geral;

Possibilitar que a tomada de decisões seja mais consciente e eficaz;

Agilizar a Assembléia Geral;

Debater assuntos de forma mais regionalizada, com um menor número de pessoas;

Deve-se arquivar cópia da circular encaminhada aos associados.




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Dar a Diretoria da Associação maior visão das necessidades sentidas pelos associados e com isso permitir a elaboração de um plano de ação mais realista e ajustado à situação da Associação.

Para a realização das pré-assembléias devem ser observados os seguintes passos:

1. O número de pré-assembléias pode ser igual ao número de Núcleos de Associados existentes, que compõem o Conselho de Representantes, ou seja, realizar uma reunião em cada Núcleo.

2. Capacidade física e disponibilidade de tempo dos membros da Diretoria em participarem das pré-assembléias, no período disponível.

3. Convite aos associados.

4. Preparação do material didático (visualizado) que venha a facilitar o entendimento dos assuntos.

5. Selecionar os assuntos da pauta da Assembléia Geral.

6. A duração é variável, mas normalmente se concentra num dos períodos do dia,

permitindo a realização de mais de uma pré-assembléia por dia.

4 – Preparo da Assembléia Geral.

Ao agendar uma Assembléia Geral, deve-se observar o horário que melhor se ajuste às possibilidades de deslocamento dos associados. No caso de comunidades distantes, podem ser organizadas caravanas para o deslocamento dos associados ao local da Assembléia Geral.

a) Local

Para se definir o local de realização da Assembléia Geral, deve ser observado: - Disponibilidade de lugares para o número previsto de participantes; - Sistema de som para o caso de Assembléias Gerais maiores, sendo que o

mesmo deve ser testado antecipadamente; - Disponibilidade de água no local e possibilidades de fornecimento de cafezinho,

lanches e refeições, se for o caso;

Obs: As pré-assembléias podem ser realizadas nas reuniões comunitárias de cada Núcleo de Associados, convocadas pelo membro do Conselho de Representantes local, ou mesmo, de forma regionalizada, agrupando-se associados próximos, proporcionando, assim uma maior integração e entrosamento dos mesmos, o que favorece a consolidação dos assuntos a serem deliberados nas Assembléias Gerais.

Todos os presentes devem ser conscientizados informados de que as pré-assembléias não substituem a Assembléia Geral e, por isso, devem participar da mesma.




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- Banheiros em condições de uso; - Material de apoio (quadro, projetor, papel craft, etc.) para apresentação dos

assuntos; - Organização da mesa para abertura dos trabalhos; - Colocação de mesas para coleta de assinaturas dos associados no Livro de

Presenças e fornecimento de senha aos votantes se for o caso; - Preparação de urna para as Assembléias Gerais em que houver votação

secreta, bem como preparo de cédulas para votação, caso haja necessidade. b) Alimentação

Quando a duração da Assembléia Geral é programada para um dia inteiro, torna-se necessário prever a disponibilidade de alimentação, que pode ser fornecida pela própria Associação ou algum parceiro da mesma (almoço, lanche...).

c) Condução dos Trabalhos

Um ponto básico da Assembléia Geral é o perfeito entendimento dos assuntos a serem tratados. Por isso, torna-se necessário que haja um preparo de material didático (lâminas para projeção, cartazes, painéis, quadros...) e que os apresentadores esquematizem os assuntos a serem apresentados.

d) Equipe de Apoio

A coordenação da Assembléia Geral deve se reunir com o pessoal de apoio a fim de tirar dúvidas e definir responsabilidades para com a Assembléia Geral.

Dependendo da duração e do número provável de participantes, poderão existir pessoas ou equipes responsáveis por: - Alimentação; - Transporte de pessoal; - Atendimento à mesa de trabalho; - Limpeza; - Transporte de material; - Som (microfone, gravação de fitas, etc.); - Livro de Presenças; - Livro de Atas, etc.

5 – Roteiro de Assembléia Geral Ordinária. a) Equipe de Trabalho

O pessoal deve estar presente uma hora antes do início da Assembléia Geral a fim de: Testar equipamentos; Instalar microfones, quando necessário, na mesa e na plenária;

Preparar a mesa para os diretores, os conselheiros fiscais, os membros do

Conselho de Representantes, gerente, contador e autoridades, colocando uma toalha e também caneta, edital de convocação e papel para anotações;




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Instalar para o 1º Secretário da Associação, a(s) mesa(s) com o Livro de Presenças, controlando a assinatura dos que irão participar da Assembléia Geral e distribuir as senhas para votação, quando for o caso.

b) Quorum

O quorum de instalação da Assembléia Geral é o seguinte: - 1ª Convocação - 2/3 (dois terços) do número de associadas em condições de

votar. - 2ª Convocação - metade mais um dos associados com direito a voto. - 3ª Convocação - mínimo de 10 (dez) associados com direito a voto. Se em 1ª convocação não houver quorum, deverá ser feito um novo cabeçalho para a 2ª convocação, onde todos devem assinar, inclusive os que já o fizeram em 1ª convocação, devendo-se adotar o mesmo procedimento para a 3ª e última convocação. As autoridades e técnicos poderão assinar o Livro de Presenças, desde que seja feita uma sinalização a fim de facilitar a contagem do número de associados presentes, não podendo, entretanto, participar das votações.

c) Condução dos trabalhos da Assembléia propriamente dita

Assessoria - Verifica com o 1º Secretário o número de associados presentes e se há

quorum para instalação da Assembléia; - Convida os associados para o início da Assembléia Geral; - Anuncia os avisos gerais (horários, refeições, sanitários, água...); - Convida o Diretor Presidente para tomar assento à mesa.

Diretor Presidente

- Toma assento à mesa; - Solicita a presença do 1º Secretário para que informe o quorum de instalação;

1º Secretário

- Informa que estavam presentes: Na 1ª Convocação -............ associados; Na 2ª Convocação -............ associados; Na 3ª Convocação -............ associados.

- Informa que este número dá quorum legal para instalação da Assembléia Geral em 1ª, 2ª ou 3ª convocação, de acordo com o artigo correspondente do Estatuto Social.

No Livro de Presenças, deve ser colocado cabeçalho identificando a Assembléia Geral, a data, o local de realização e a ordem de convocação.




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Diretor Presidente - Declara aberta a Assembléia Geral; - Convida para compor a mesa:

Demais membros da Diretoria;

Membros do Conselho Fiscal e do Conselho de Representantes presentes;

Autoridades (convida as mais expressivas e anuncia a presença das demais)

- Saúda e agradece a presença dos associados, autoridades, órgãos de imprensa e outros;

- Convida os assessores que o auxiliarão nos trabalhos; - Solicita ao 1º Secretário que faça a leitura do Edital de Convocação.

1º Secretário

- Faz a leitura do Edital de Convocação; - Informa que o Edital foi divulgado e fixado nas dependências da Associação e

nos locais da Comunidade mais freqüentados pelos associados e seus familiares.

Diretor Presidente

- Relata a realização das pré-assembléias, citando número, locais, número de associados presentes, objetivos,... (quando forem realizadas);

- Verifica com o 1º Secretário se estão presentes outras autoridades para anunciá-las;

- Informa que passa ao item 01 da Ordem do Dia:

Prestação de contas do exercício anterior compreendendo: a) Relatório da Diretoria. b) Balanço Patrimonial. c) Demonstração de Resultados do Exercício. d) Parecer da Auditoria Externa (se for o caso). e) Parecer do Conselho Fiscal. f) Plano de trabalho e previsão orçamentária para o próximo exercício (ano

em curso). - Procede a leitura do relatório da Diretoria podendo indicar outra pessoa para

auxiliá-lo; - Solicita ao responsável técnico pela contabilidade que proceda à apresentação

e explicação das peças contábeis. Contador

- Faz a apresentação do:

Balanço Patrimonial

Demonstração de Resultados de Exercício

Notas Explicativas.

Nota: A apresentação deve ser objetiva, sem excesso de detalhamento e clara, inclusive utilizando recursos visuais (painéis, cartazes, retroprojetor, quadros,...) para facilitar o entendimento.




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O Diretor Presidente deve administrar o tempo e os pedidos de esclarecimento dos associados.

Diretor Presidente

- Solicita o parecer da auditoria interna ou externa (se for o caso). Auditoria

- Faz a leitura do parecer, dando esclarecimentos e respondendo a indagações feitas pelos associados.

Diretor Presidente

- Solicita ao Conselho Fiscal que proceda a leitura do seu parecer. Secretário do Conselho Fiscal

- Lê o parecer do Conselho Fiscal, que deve ser sucinto e ao mesmo tempo expressar a situação real da Associação, evitando chavões normalmente utilizados;

- Apresenta resumidamente o trabalho desenvolvido pelo Conselho Fiscal durante o exercício (número de reuniões, dias de trabalho, número médio de visitas aos setores da Associação, participação em reuniões da Diretoria, fatos relevantes constatados, etc.).

Diretor Presidente

- Solicita à Assembléia Geral a indicação de um associado para assumir a função de presidente “ad hoc” (substituto) para conduzir a discussão e votação do item relativo à prestação de contas da Diretoria e coloca o(s) nome(s) sugerido(s) à apreciação e votação da Assembléia Geral;

- Esclarece que os membros da Diretoria não podem votar a matéria, mas participam dos debates, quando os esclarecimentos se fizerem necessários.

Presidente “ad hoc”

- Assume a presidência, agradecendo à plenária pela indicação de seu nome; - Convida uma pessoa para secretariar os trabalhos (Secretário “ad hoc”); - Abre a plenária a discussão da prestação de contas da Diretoria; - Pede que o contador, o auditor e o próprio Diretor Presidente fiquem à

disposição para esclarecimentos que forem solicitados pelos associados presentes;

- Coloca em discussão a prestação de contas da Diretoria solicitando que as perguntas sejam objetivas e de interesse dos associados presentes;

- Após os debates, coloca a matéria em regime de votação, esclarecendo inicialmente que só os associados em dia com suas obrigações podem votar e

que seja utilizada a senha (se for o caso) para expressar o seu voto. Os

membros da Diretoria e do Conselho Fiscal não podem participar da votação; - Declara que toda Prestação de Contas do exercício anterior, item 1 da Ordem

do Dia, está em votação e os associados que estiverem a favor que levantem a mão, a senha (ou outra forma), para a contagem dos votos. Em seguida, pede que os contrários também levantem a mão, a senha (ou outra forma) a fim de verificar se a maioria aprova a prestação de contas.




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Nota: Caso não haja aprovação, há necessidade de verificar a causa e a Assembléia Geral deverá definir as providências a serem tomadas em relação ao item. Poderá, neste caso, nomear uma comissão para análise do assunto e apresentação das conclusões, em uma Assembléia Geral a ser marcada neste momento. Pode, também, a Assembléia ficar em aberto para, dentro de um prazo de algumas horas ou alguns dias, debater e concluir o assunto.

- Agradece aos associados pela participação; - Devolve a direção dos trabalhos ao Diretor Presidente da Associação.

Diretor Presidente

- Declara que reassume a direção dos trabalhos, e agradece ao presidente “ad hoc”;

- Apresenta a proposta do Plano de Atividades e a Previsão Orçamentária para o próximo exercício (o ano em curso);

- O plano deve ser uma resultante das necessidades sentidas pelos associados, e das possibilidades de realização da Associação. Deve ser simples, conciso e de fácil entendimento para todos os associados.

- Coloca o plano de atividades e a previsão orçamentária em discussão e posterior votação da Assembléia Geral.

Este assunto da Ordem do Dia poderá também ser apreciado e votado de forma global dentro do item 01.

Diretor Presidente

- Passa ao item 02 da Ordem do Dia:

Eleição dos membros da Diretoria, do Conselho Fiscal e do Conselho de Representantes (conforme mandatos).

- Informa o registro dos nomes inscritos e concorrentes aos cargos de Diretores, Conselheiros Fiscais e Conselho de Representantes. (verificar no Estatuto Social os prazos de mandato e forma de eleição);

- Apresenta os candidatos aos respectivos cargos; - Declara que os componentes apresentam (ou não) condições legais; - O Diretor Presidente submete à Assembléia Geral a forma de votação (por

aclamação ou voto secreto).

Nota: A equipe de apoio deve estar preparada para atender aos requisitos necessários para o procedimento da eleição: cédula, urna, senha,...

- Informa da necessidade de formação de uma mesa receptora e apuradora de

votos, (caso a votação seja secreta) e pede à Assembléia Geral a indicação de associados não candidatos para conduzir os trabalhos. A mesa receptora deverá ser constituída por um Presidente e dois Mesários, e Fiscais, indicados pelos candidatos concorrentes, além de auxiliares para condução da eleição e apuração dos votos.

- A Assembléia Geral fica suspensa pelo tempo necessário para eleição e apuração dos resultados.




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- Anuncia o resultado à Assembléia Geral e dá posse aos eleitos, agradecendo aos que saem e desejando sucesso aos que entram;

- Passa a direção dos trabalhos ao novo Diretor Presidente (quando for o caso) para dar continuidade à Assembléia Geral. Nota: O Diretor Presidente eleito poderá solicitar ao ex-presidente para dar

continuidade ao desenvolvimento da Assembléia Geral. Diretor Presidente

- Passa para os demais itens da Ordem do Dia, apresentando, discutindo e colocando-os em votação;

- Em Assuntos Gerais, deixa a palavra livre; - Solicita ao 1º Secretário para ler a Ata que é colocada para apreciação e

votação dos presentes.

Caso não tenha sido possível elaborar a Ata durante a Assembléia Geral, o Diretor Presidente pede a indicação de uma comissão de no mínimo 5 (cinco) associados para assinar a ata, e define data, local e horário para tal. Informa ainda que a Ata pode ser assinada por quantos o queiram fazer.

- Procede a leitura da mensagem final, com agradecimentos e saudações e o encerramento da Assembléia Geral.

6 – Roteiro de Assembléia Geral Extraordinária. O roteiro da AGE - Assembléia Geral Extraordinária é semelhante ao da AGO - Assembléia Geral Ordinária, diferenciando-se somente os assuntos específicos da Ordem do Dia de cada uma delas. Normalmente os Estatutos Sociais das Associações diz que “é da competência exclusiva da Assembléia Geral Extraordinária deliberar sobre os seguintes assuntos”:

- Dissolução voluntária da Associação e, neste caso, nomear os liquidantes e votar as respectivas contas; destinando todo o seu Patrimônio para uma entidade congênere.

- Decidir sobre a mudança do objetivo e sobre a reforma do Estatuto Social da Associação.

Importante:

Para as deliberações referentes a destituição dos administradores e alteração do estatuto social é exigido o voto concorde de dois terços dos presentes à Assembléia Geral especialmente convocada para esses fins, não podendo ela deliberar, em primeira convocação, sem a maioria absoluta dos associados, ou com menos de um terço (1/3) nas convocações seguintes (Parágrafo Único do Artigo 59 – Lei 19.406 (Código Civil).




54

7 – Providências a serem tomadas após a realização de uma Assembléia Geral.

Logo após a realização de uma Assembléia Geral, além das atividades normais da Associação, é importante:

Fazer uma avaliação, observando o percentual de associados que compareceu, sua participação ativa (discussões e votações), a data, local e tempo de duração do evento, condução dos trabalhos, atuação da equipe de apoio, etc. Esta avaliação deverá ser feita pelos membros da Diretoria, do Conselho Fiscal e do Conselho de Representantes, bem como pelos demais associados;

Analisar as conclusões, tomar as providências necessárias e encaminhá-las a quem de direito;

Se a Diretoria julgar necessário, pode-se registrar é aconselhável a Ata da Assembléia Geral em Cartório.




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Modelo de Edital de Convocação de Assembléia Geral Ordinária:

ASSOCIAÇÃO ......................................................... - ......(sigla da associação)..... .

EDITAL DE CONVOCAÇÃO ASSEMBLÉIA GERAL ORDINÁRIA

O Diretor Presidente da Associação........................................................ -...... (sigla da associação), usando das atribuições que lhe conferem a Artigo......., do Estatuto Social e de conformidade com o Diretoria em reunião do dia...... de ............................... de 20....., convoca os associados para a Assembléia Geral Ordinária, a ser realizada no dia .......... de ................................. de 20......, neste município de ........................, Estado de Minas Gerais, tendo como local de realização o(a)..................................., situado à Rua......................................... n.º .........., às .............. horas, em primeira convocação, com a presença de 2/3 (dois terços) do número de associados; em segunda convocação, às .............. horas, com a presença de metade mais um dos associados e em terceira e última convocação, às .............. horas, com a presença de no mínimo 10 (dez) associados, para deliberarem sobre a seguinte

ORDEM DO DIA: 1. Leitura, discussão e julgamento do Relatório da Diretoria, incluindo Balanço

Patrimonial, Demonstração de Resultados do Exercício; Parecer do Conselho Fiscal (e da Auditoria, se for o caso), referente à prestação de contas do exercício social encerrado em 31/12/20...... ; Plano de atividades e previsão orçamentária para o exercício de 20...... (ano seguinte);

2. Eleição dos membros da Diretoria; 3. Eleição dos membros do Conselho Fiscal; 4. Eleição dos membros do Conselho de Representantes; 5. Outros assuntos de interesse social. Nota: Para efeito de quorum, declara-se que o número de associados na data desta

convocação é de............... . ............................., .......... de ................................... de 20....... . __________________(assinatura)___________________ Diretor Presidente da Associação




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Modelo de Edital de Convocação de Assembléia Geral Extraordinária:

ASSOCIAÇÃO .......................................................... - ......(sigla da associação)..... .

EDITAL DE CONVOCAÇÃO ASSEMBLÉIA GERAL EXTRAORDINÁRIA

O Diretor Presidente da Associação....................................................... -......(sigla da associação), usando das atribuições que lhe conferem a Artigo ......., do Estatuto Social e de conformidade com a Diretoria em reunião do dia ...... de ............................... de 20....., convoca os associados para a Assembléia Geral Extraordinária, a ser realizada no dia .......... de ................................. de 200......, neste município de ........................, Estado de Minas Gerais, tendo como local de realização o(a)..................................., situado à Rua......................................... n.º .........., às .............. horas, em primeira convocação, com a presença de 2/3 (dois terços) do número de associados; em segunda convocação, às .............. horas, com a presença de metade mais um dos associados e em terceira e última convocação, às .............. horas, com a presença de no mínimo 10 (dez) associados, para deliberarem sobre a seguinte

ORDEM DO DIA: 1. Reforma dos artigos.........., ........... e ............. do Estatuto Social; 2. (Outros assuntos para Ordem do Dia da AGE); 3. Assuntos Gerais. Nota: Para efeito de quorum, declara-se que o número de associados na data desta

convocação é de............... . ............................., .......... de ................................... de 20....... . __________________(assinatura)___________________

Diretor Presidente da Associação

Outros assuntos específicos de Assembléias Gerais Extraordinárias seguem o mesmo roteiro deste edital de convocação, alterando-se apenas a ordem do dia.




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Modelo de Ata de Assembléia Geral Ordinária:

Ata da Assembléia Geral Ordinária da Associação................................... -......(sigla da associação). Aos.............. dias do mês de .......................... do ano de dois mil e ............, neste município de ....................., Estado de Minas Gerais, às ........... horas, em ................(primeira, segunda ou terceira)....... convocação, no .........(local)......, localizado à Rua ......................................., nº ..........., realizou-se a Assembléia Geral Ordinária da Associação ....................................... - ......(sigla da associação)....., e que contou com a presença de ................ associados, conforme assinaturas lançadas no Livro de Presenças. Havendo quorum legal, o senhor Diretor Presidente abriu a sessão e convidou os demais membros da Diretoria e os membros do Conselho Fiscal e do Conselho de Representantes para tomarem assento à mesa e a mim,.................(nome completo do secretário)..........., para secretariar os trabalhos. Composta a mesa, pediu a mim, 1º Secretário, que procedesse a leitura do Edital de Convocação que foi amplamente divulgado nos municípios que compõem a área de ação da associação e afixado em lugar próprio na sede da Associação e nos locais mais frequentados pelos associados e seus familiares. Terminada a leitura do Edital, o senhor Diretor Presidente colocou em pauta o primeiro item da Ordem do Dia: Prestação de Contas da Diretoria referente ao exercício de 20......, solicitando ao gerente, senhor ................(nome do gerente)........., que procedesse a leitura do Relatório da Diretoria, Demonstração dos Resultados do Exercício, Parecer do Conselho Fiscal (e Parecer da Auditoria, se for o caso), tendo o Diretor Presidente comentado alguns tópicos e esclarecido algumas dúvidas levantadas pelos associados. Em seguida, o Diretor Presidente solicitou ao plenário que indicasse, na forma da lei, um associado para presidir a mesa durante a discussão e votação das contas apresentadas pela Administração, tendo sido aclamado como presidente “ad hoc” o senhor..............(nome do associado escolhido)........, o qual convidou para exercer o cargo de secretário “ad hoc” o senhor ........................................(nome do associado escolhido)....... . O Diretor Presidente da Associação e os demais ocupantes dos cargos sociais deixaram a mesa, permanecendo no recinto à disposição da Assembléia Geral para os esclarecimentos necessários e assumiu o presidente designado, senhor.........(associado escolhido)........, que agradeceu a escolha e deu continuidade aos trabalhos, deixando a palavra livre e solicitando que o plenário apresentassem suas dúvidas no que diz respeito à prestação de contas da Diretoria. Após esclarecimentos solicitados pela Assembléia Geral, colocou em votação o primeiro item da Ordem do Dia, tendo recebido aprovação por unanimidade dos associados a prestação de contas da Diretoria referente ao exercício de 200.... . Desta votação se abstiveram de votar os membros da Diretoria e do Conselho Fiscal. A seguir deixaram a mesa o presidente e o secretário “ad hoc”, reassumindo o Presidente e o Secretário da Assembléia Geral. Dando continuidade aos trabalhos, o Diretor Presidente colocou em discussão o segundo item da ordem do dia: Eleição e Posse dos membros da Diretoria. Esclareceu, inicialmente, que a Assembléia Geral indicasse nomes para apreciação e votação, sendo escolhidos os seguintes associados:............(nome completo)..........,e..............................(nome completo)......., que tomaram posse na hora e passam a fazer parte da Diretoria da Associação.




58

A seguir, o Diretor Presidente colocou em pauta o terceiro item do Edital de Convocação: Eleição e Posse dos membros do Conselho Fiscal. Esclareceu inicialmente que a Assembléia Geral indicasse nomes para apreciação e votação, sendo escolhidos e aprovados os seguintes associados:...............(nome completo)........., .............(nome completo)..........., e ...................(nome completo)..............; para membros efetivos, e para suplentes os associados: .............(nome completo).........., .............(nome completo).......... e .............(nome completo)..........; que foram empossados na hora, com mandato de um ano, até a próxima Assembléia Geral Ordinária. Dando continuidade colocou em pauta o quarto item do Edital de Convocação: Eleição e Posse dos membros do Conselho de Representantes, solicitando que a Assembléia Geral indicasse os nomes para apreciação e votação, sendo escolhidos e aprovados os seguintes associados:...............(nome completo)........., .............(nome completo)..........., e ...................(nome completo)..............; que foram empossados na hora, com mandato de dois anos. Reassumindo os trabalhos, o Diretor Presidente colocou em pauta o quinto item da ordem do dia: Apresentação do Orçamento-programa para o exercício seguinte. Devidamente explicado e visto em seus detalhes quanto a valores e execução, foi aprovado por unanimidade pelos presentes. A seguir, o senhor Diretor Presidente deixou a palavra livre, não sendo registrado nenhum pronunciamento e, nada mais havendo a tratar, o presidente solicitou a indicação de cinco associados para, em conjunto com a Diretoria, assinarem a presente ata, tendo sido escolhidos os seguintes associados:...........................(nome completo)...........,....(nome completo)...........,....(nome completo)...........,.......(nome completo)........... e........(nome completo)...........; informando ainda que a ata pode ser assinada por quantos associados o queiram fazer. Assim, o Diretor Presidente deu por encerrada a Assembléia Geral, agradecendo a todos pelas presenças e participação. E para constar, eu.........(nome completo do secretário)........, secretário dos trabalhos, lavrei a presente ata, que vai assinada por mim, pelos membros da Diretoria, bem como pelos associados indicados. ........... ............................., ....... de .................. de 20...... ______________________ _______________________ ______________ (assinatura) (assinatura) (assinatura)




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Modelo de Ata de Assembléia Geral Extraordinária:

Ata da Assembléia Geral Extraordinária da Associação ............................................. - ......(sigla da associação)..... . Aos .............. dias do mês de .......................... do ano de dois mil e ............, neste município de ....................., Estado de Minas Gerais, às ........... horas, em ................(primeira, segunda ou terceira)....... convocação, no .........(local)......, localizado à Rua ......................................., nº ..........., realizou-se a Assembléia Geral Extraordinária da Associação .............................................................. - ......(sigla da associação)....., e que contou com a presença de ................ associados, conforme assinaturas lançadas no Livro de Presenças. O senhor Diretor Presidente, após constatar a existência de quorum legal, declarou aberta a sessão e convidou os demais membros da Diretoria, do Conselho Fiscal e do Conselho de Representantes para comporem a mesa e a mim,.................(nome completo do secretário)..........., para secretariar os trabalhos. Composta a mesa, pediu a mim, 1º Secretário, que procedesse a leitura do Edital de Convocação que foi amplamente divulgado nas comunidades que compõem a área de ação da Associação e afixado em lugar próprio na sede da Associação e nos locais mais frequentados pelos associados e seus familiares. Terminada a leitura do Edital, o senhor Diretor Presidente colocou em pauta o primeiro item da Ordem do Dia: Reforma do Estatuto, informando que as principais alterações referem-se a....................(relacionar as alterações a serem feitas no Estatuto Social - objeto da Assembléia Geral)....................... . Após a leitura, artigo por artigo, e tendo sido amplamente debatidas as questões objeto de mudanças, aprovaram-se por unanimidade as alterações que passam a ter a seguinte redação: Artigo........(inserir todas as alterações feitas no Estatuto Social, artigo por artigo)..................... . Dando continuidade, o senhor Diretor Presidente colocou em apreciação o segundo item da Ordem do Dia: ...............................(inserir o segundo item do Edital e descrever o ocorrido na Assembléia Geral).............................................. . Na seqüência o senhor Diretor Presidente deixou a palavra livre. Como não houve manifestação de nenhum associado, solicitou a indicação de cinco associados para assinarem a presente ata. Foram indicados os senhores: ..........(nome completo de cada um dos escolhidos)...................... . Informou ainda o senhor Diretor Presidente, que a ata poderá ser assinada por quantos associados o queiram fazer. O senhor Diretor Presidente declarou encerrada a Assembléia Geral e agradeceu a presença e participação de todos. E, para constar, eu,............(nome completo do secretário)........., secretário dos trabalhos, lavrei a presente ata que vai assinada por mim, pelo Diretor Presidente, bem como pelos cinco representantes legais indicados. ..............................., ....... de .................................. de 200..... . ______________________ _______________________ ______________ (assinatura) (assinatura) (assinatura)




60

Nota: Para fins de organização e tramitação de processo junto aos órgãos competentes (cartórios, bancos, etc.), após ter sido lavrada a ata no livro próprio e de conformidade com o original, deve-se extrair cópia fiel, digitada (sem rasuras). Na cópia deve-se incluir a seguinte declaração: “Certificamos que a presente é cópia fiel da Ata de Assembléia Geral .........(Ordinária ou Extraordinária)..............., realizada em ......... de ........................... de 200......, lavrada no Livro de Atas de Assembléias Gerais, às páginas........ e ........ (inserir o número das páginas do Livro de Atas de Assembléias Gerais)...... e por ser verdade firmamos”. ........................................, ......... de ............................ de 200...... . Ass. ______________________________________ Nome: ____________________________________ Cargo: Diretor Presidente da Associação........................................................... Ass. ______________________________________ Nome: ____________________________________ Cargo: 1º Secretário da Associação ...................................................................

Observação: Este mesmo procedimento deve ser feito com as Atas das reuniões da Diretoria, do Conselho Fiscal e do Conselho de Representantes – caso sintam necessidade.




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Modelo de Relatório de Gestão da Diretoria:

ASSOCIAÇÃO.......................................................... -...... (sigla da associação). Relatório da Diretoria referente ao Exercício Social de 20...... . 1. APRESENTAÇÃO

Iniciar o Relatório com uma saudação aos associados e uma mensagem da Diretoria quanto ao desenvolvimento das atividades da Associação no decurso do exercício (ano), descrevendo sucintamente as principais conquistas, sucessos, dificuldades e fracassos. Os comentários devem ser objetivos, concisos e reais.

É extremamente importante que o relatório seja absolutamente fidedigno, pois ele irá servir de prova documental para o mundo externo, porém, deve ser sempre levado em conta que ele é dirigido, em primeiro lugar, aos associados, razão de ser e objeto da existência da Associação.

Devem-se incluir agradecimentos a quem de direito, ou seja, aos empregados e a todas as pessoas ou instituições que direta ou indiretamente contribuíram.

Exemplo:

2. DIRETORIA, CONSELHOS FISCAL E DE REPRESENTANTES

Relatar sucintamente as principais ações realizadas no exercício, as participações de cada um nas atividades, etc.

Composição da Diretoria: - Diretor Presidente: ___________________________________ - Diretor Vice-Presidente: ______________________________

Senhoras e Senhores associados da Associação.......................................................; autoridades e colaboradores presentes.

Atendendo exigências legais e estatutárias, vimos à presença dos Senhores associados, apresentar o Relatório da Diretoria, para sua apreciação, relativo ao exercício encerrado em 31/12/200... . Ao lado da obrigação legal e estatutária, levamos ao conhecimento de todos: ........(dizer das realizações; das dificuldades e do apoio que a Administração recebeu dos associados; assim como se a posição econômica, financeira e social da Associação apresenta-se satisfatória, ou não; relatar outros assuntos ligados a administração; sem, contudo, não deixar de observar a concisão no relato dos assuntos, a fim de não absorver demasiadamente o tempo dedicado à leitura do relatório)......................... .

Finalizar com agradecimentos a todos os presentes, aos técnicos e colaboradores (empregados) da Associação, bem como a todas as pessoas e instituições (Prefeitura Municipal, órgãos de apoio, etc.) que direta ou indiretamente contribuíram com a Administração neste período.




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- 1º Tesoureiro: __________________________________ - 2º Tesoureiro: __________________________________ - 1º Secretário: __________________________________ - 2º Secretário: __________________________________

Composição do Conselho Fiscal:

Efetivos: ________________________, Coordenador ________________________, Secretário ________________________, Membro Vogal

Suplentes: _______________________ _______________________ _______________________

Composição do Conselho de Representantes: - Coordenador: ___________________________________ - Secretário: ______________________________ - Demais Membros: __________________________________ 3. REGISTROS LEGAIS

Nome dos órgãos, número e data das respectivas inscrições.

Exemplo:

4. ÁREA DE AÇÃO

Abrangência da Associação, por Núcleos, Regiões ou Municípios.

Exemplo:

Núcleos Municípios N.º de Associados

(relacionar todas as Regiões, Núcleos ou Municípios)

5. DEMONSTRATIVO DO QUADRO SOCIAL

Registrar a movimentação de associados admitidos, demitidos, eliminados ou excluídos, através de quadro demonstrativo anual.

Exemplo:

Ano Número Anterior

Admitidos Demitidos Eliminados Excluídos Existentes Evolução %

2008

2009

2010

Cartório: ___________________________

CNPJ/MF nº..................................... em ......../........./200..... .

Prefeitura Municipal nº:______________ Outros Registros: ________________




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DEMONSTRATIVO DAS IMOBILIZAÇÕES

Demonstrar os investimentos feitos em imobilizações, no exercício ou, opcionalmente, através de quadro comparativo e evolutivo, ano a ano.

Exemplo:

Imobilizações 2008 2009 2010

Instalações

Terrenos

Edificações

Máquinas e Equipamentos

Móveis e Utensílios

TOTAL

7. RECURSOS REPASSADOS PELOS ASSOCIADOS - EVOLUÇÃO

Demonstrar os recursos (taxa de contribuição) repassados à Associação, pelos Associados, de forma mensal e/ou anual.

Exemplo: Associado Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez Total

Nome

Nome

Nome

Total

8. RECURSOS REPASSADOS PELA ASSOCIAÇÃO - EVOLUÇÃO

Demonstrar os recursos repassados pela Associação, aos associados, pela comercialização de seus produtos, de forma mensal e/ou anual.

Exemplo: Associado Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez Total

Nome

Nome

Nome

Total

9. SERVIÇOS REALIZADOS PELA ASSOCIAÇÃO - EVOLUÇÃO

Descrever sucintamente os serviços realizados pela Associação, como número de atendimentos, principais serviços realizados, etc. 10. QUADRO DE COLABORADORES

Demonstrar o movimento de entrada e saída de empregados de forma anual e/ou mensal. Pode-se optar pelo registro de empregados pelo nível de escolaridade.




64

Exemplo:

Nível de Escolaridade

2008 2009 2010 . . .

Superior

Médio

Outros

TOTAL

11. EVENTOS

Descrever sucintamente e quantificar os eventos realizados no decorrer do período: Assembléias Gerais, pré-assembléias, cursos, encontros, feiras, treinamentos, reuniões de núcleos, etc. 12. COMUNICAÇÕES

Descrever sucintamente sobre as comunicações realizadas pela Associação aos seus associados, como: Informativo (número de informativos do exercício), publicações, comunicados, etc. 13. ATIVIDADES ADMINISTRATIVAS

Relatar sucintamente, de preferência em colunas de dados, as principais ocorrências administrativas. 14. CONCLUSÕES E AGRADECIMENTO

Concluir o relatório com uma sinopse de tudo, enfocando a importância do apoio e do respaldo dos associados. Exemplo: ........................................., .......... de .................................. de 200..... . _____________________________________ Diretor Presidente da Associação

Encerrando este relatório, queremos parabenizar a agradecer a todos aqueles que nos deram a sua sincera colaboração e apoio para que conseguíssemos alcançar o objetivo dos nossos propósitos, que é o engrandecimento da nossa Associação.

Finalizando, ficaremos à disposição dos prezados associados para os esclarecimentos que julgarem necessários à clareza dos fatos.

Observação: Preferencialmente, o relatório deverá ser distribuído à Assembléia Geral, para permitir que os presentes acompanhem com mais segurança a leitura do mesmo.




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Modelo de Balanço Patrimonial:

BALANÇO PATRIMONIAL ENCERRADO EM 31 DE DEZEMBRO DE 200.... . ATIVO PASSIVO CIRCULANTE CIRCULANTE Caixa................................................ Fornecedores ..................................... Bancos............................................. Contas a Pagar ................................... Clientes............................................ Empréstimos ....................................... Estoques........................................... Salários a Pagar ................................. Encargos Sociais................................ Impostos............................................. REALIZÁVEL LONGO PRAZO EXIGÍVEL LONGO PRAZO Valores a Receber............................ Financiamento Bancário ..................... PERMANENTE PATRIMÔNIO LÍQUIDO Imóveis e Terrenos............................ Reserva Legal ..................................... Veículos............................................. Reserva de Assistência Social ............ Móveis e Utensílios........................... Reserva de Desenvolvimento ............. Depreciação Acumulada................... TOTAL DO ATIVO.................................... TOTAL DO PASSIVO.......................... As notas explicativas, em anexo, fazem parte das demonstrações contábeis. ............................., 31 de dezembro de 200...... _________________________________ ____________________________ Diretor Presidente da Associação Contador da Associação CPF nº CRC nº CPF nº

NOTAS EXPLICATIVAS DA DIRETORIA SOBRE AS DEMONSTRAÇÕES CONTÁBEIS ENCERRADAS EM 31 DE DEZEMBRO DE 20....

NOTA 01 - APRESENTAÇÃO DAS DEMONSTRAÇÕES CONTÁBEIS

a) As demonstrações contábeis estão elaboradas e apresentadas em conformidade com os dispositivos constantes da Lei das Sociedades por Ações, adaptadas às normas da Associação.

b) Os ativos realizáveis e os passivos exigíveis, vencíveis até 31/12/200...., foram classificados como circulantes e os vencíveis após esta data como longo prazo.




66

NOTA 02 - PRINCIPAIS PRÁTICAS CONTÁBEIS

As principais práticas contábeis foram:

a) Os ingressos (receitas) e dispêndios (despesas) foram apropriados com base no regime de competência, sendo diferidas as que pertencem ao próximo exercício;

b) As aplicações financeiras estão registradas ao custo acrescido dos rendimentos auferidos até 31/12/..... ;

c) As operações com não associados foram contabilizadas separadamente;

d) Os estoques de insumos, materiais secundários, peças, acessórios, ferramentas, etc. foram avaliados pelo custo médio de aquisição;

e) As contas do Ativo Permanente e do Patrimônio Líquido foram corrigidas na forma prevista pela legislação vigente, mediante a aplicação de variação do(a)........ . O saldo credor da correção monetária no montante de R$.........., foi apropriado à conta de Reservas de Reavaliação, conforme dispõe a legislação vigente;

f) Não foi efetuada a depreciação do imobilizado;

g) Foi efetuado neste exercício a reavaliação do ativo imobilizado, havendo um acréscimo no montante de R$..........., cuja contrapartida foi contabilizada, em Reserva de Reavaliação do Patrimônio Líquido de conformidade com a legislação vigente.

h) Foi provisionado o valor relativo às férias, acrescida de 1/3 de abono, proporcional até 31/12/20.... , no montante de R$...................;

i) Foi constituído a provisão para devedores duvidosos, o percentual de 3% (três por cento), perfazendo um total de R$................ , sobre as contas a receber das Associadas.

NOTA 03 - ESTOQUE

A constituição dos estoques em 31/12/200..... é de: BENS DE FORNECIMENTO: ......................................................................... OUTROS ESTOQUES: .................................................................................. NOTA 04 - COMPOSIÇÃO DO ATIVO PERMANENTE

Imobilizações Técnicas Discriminações Custo Corrigido Depreciação

Acumulada Valor Líquido

Equipamentos e Utensílios

Móveis e Utensílios

Veículos

. . .

Total




67

NOTA 05 - CORREÇÃO MONETÁRIA DO BALANÇO Patrimônio Líquido ..................................................................................................... Imobilizado ................................................................................................................. Diferido ....................................................................................................................... Depreciação ............................................................................................................... Saldo Credor ..............................................................................................................

A correção monetária credora foi transferida para a Reserva de Sobras inflacionárias, conforme legislação vigente.

...................................., 31 de Dezembro de 200...... . ___________________________________ _____________________________

Diretor Presidente da Associação Contador da Associação

Modelo de Demonstração de Resultados do Exercício:

NOTA: A DEMONSTRAÇÃO DE RESULTADOS DO EXERCÍCIO deve ser

apresentada aos associados discriminando as operações realizadas pela Associação.

DEMONSTRAÇÃO DE RESULTADO DO EXERCÍCIO ENCERRADO EM 31 DE DEZEMBRO DE 20....... . Ingresso Operacional Bruto .............................................................................................. (-) Devoluções de Vendas ............................................................................................... (-) Impostos Incidentes s/ Vendas ...................................................................................

= Ingresso Operacional Líquido ......................................................................................... (-) Dispêndios s/Vendas ...................................................................................................

= Sobra Operacional Bruta ................................................................................................ (-) Dispêndios com Vendas ............................................................................................... (-) Dispêndios Financeiros ................................................................................................. (-) Dispêndios Administrativos ........................................................................................... (-) Outros dispêndios .........................................................................................................

= Sobra Operacional Líquida ............................................................................................. (-) Despesas não-operacionais ..........................................................................................

= Sobra Líquida ................................................................................................................. (-) Reserva Legal ............................................................................................................... (-) Reserva de Assistência Social ...................................................................................... (-) Reserva de Desenvolvimento .......................................................................................

.........................................., 31 de Dezembro de 200...... .

___________________________________ ______________________________ Diretor Presidente da Associação Contador da Associação




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Modelo de Parecer do Conselho Fiscal:

PARECER DO CONSELHO FISCAL

Nós, abaixo assinados, na condição de membros do Conselho Fiscal da Associação ................................................ e em cumprimento às atribuições legais e estatutárias, examinamos o Balanço Patrimonial, Demonstrativo de Resultado do Exercício e demais peças contábeis, relativas ao exercício findo em 31 de dezembro de 200...., acompanhadas das notas explicativas da Diretoria e da Contabilidade.

Com o assessoramento e informações suplementares e explanações obtidas junto aos responsáveis operacionais, procedemos à análise sistemática das operações através de verificações dos documentos e nas áreas de atividades operacionais e administrativas da Associação, relativas ao exercício de 200.... . Baseados nos exames efetuados (e fundamentados no Parecer de Auditoria Externa – quando for o caso) somos do parecer que as contas apresentadas merecem a aprovação pelos senhores associados da Associação ............. (nome da associação) ......... .

....................................., 31 de dezembro de 200....... . Ass. ....................................... Ass. ...................................... Ass. ........................... Nome do Conselheiro Nome do Conselheiro Nome do Conselheiro Coordenador Secretário Membro Nota: O Parecer do Conselho Fiscal deve expressar a real situação da Associação.




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Modelo de Parecer de Auditoria Externa:

PARECER DOS AUDITORES

Ilmos. Senhores Membros da Diretoria, do Conselho Fiscal e do Conselho de Representantes da Associação ............................................................................................................ .

Examinamos o Balanço Patrimonial da Associação ..............................., encerrado em 31 de dezembro de 200..... e as respectivas Demonstrações do Resultado relativas ao exercício findo naquela data. Nossos exames foram efetuados de acordo com as Normas de Auditoria geralmente aceitas, e consequentemente incluíram as provas nos registros contábeis e outros procedimentos que julgamos necessários nas circunstâncias. Em nossa opinião, as referidas Demonstrações Contábeis, lidas em conjunto com as Notas Explicativas da Diretoria, representam adequadamente a posição patrimonial e financeira desta Associação, em data de 31 de dezembro de 200..... de acordo com os princípios de contabilidade geralmente aceitos, aplicados de maneira consistente em relação ao exercício anterior. ................................., .......... de .......................................... de 20...... . ________________________________________ ( nome ) Auditor Independente CRC n.º CPF n.º

Modelo de Plano de Atividades para o Próximo Exercício:

Plano de Atividades da Diretoria da Associação ........................................... para o exercício de 200....... .

Exemplo:

Nota: Recomenda-se que cada atividade prevista para o próximo exercício seja bem

realista, bem detalhada e, de preferência, com cronograma e custos.

1. Aquisição de terreno para construção da sede em ............. 2. Implantação de sistema de controle no Centro de Processamento de Dados. 3. Treinamento técnico para o quadro de empregados. 4. Participação da Associação nas seguintes atividades de treinamento:

......................................................................... . 5. . . .




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Modelo de Previsão Orçamentária para o Próximo Exercício:

PREVISÃO ORÇAMENTÁRIA PARA O EXERCÍCIO DE 20....... (Em R$)

RECEITAS (Ingressos) - Serviços....................................................................................................................... - Repasse de Produtos................................................................................................... - Total ............................................................................................................................ CUSTOS - Serviços....................................................................................................................... - Repasse de Produtos...................................................................................................

RESULTADO BRUTO OPERACIONAL

DESPESAS (Dispêndios) - Pessoal........................................................................................................................ - Administrativas............................................................................................................. - Técnicas e Gerais........................................................................................................ - Assistência e Tributação.............................................................................................. - Outras Despesas.........................................................................................................

RESULTADO LÍQUIDO

Modelo de Lista de Presenças em Assembléias Gerais:

Associação .................................................................................................................... CNPJ/MF n.º ............................................................. Sede: Rua .........................................................., ........ - ...................................... //... . Local da Assembléia Geral: ....................................... Data: ____/_____/________ .

Nº de ordem

Nome do Associado Assinatura

01

02

03

04

05

06

Rubrica do Diretor Presidente da Associação: _____________________




71

e) Controle de Atas de Reuniões da Diretoria, do Conselho Fiscal e do Conselho de Representantes

Normalmente, as atas das reuniões da Diretoria são elaboradas pelo 1º Secretário, as atas reuniões do Conselho Fiscal, pelo Secretário do Conselho Fiscal e as atas do Conselho de Representantes, pelo secretário deste Conselho.

As reuniões são necessárias porque através delas, tanto os membros da Diretoria quanto do Conselho Fiscal e do Conselho de Representantes podem, de um modo organizado, salvaguardar os interesses da Associação bem como se resguardar perante os associados e a legislação.

Ressaltamos que todas as decisões tomadas nas reuniões, ou mesmo sugestões e irregularidades observadas, devem ser registradas em Ata, lavrada em livro próprio, da Diretoria, do Conselho Fiscal e do Conselho de Representantes (conforme o caso), seja a reunião ordinária ou extraordinária, de acordo com as disposições estatutárias.

Lembramos que os livros de atas deverão ser diferentes, ou seja, um para cada órgão social; devem conter, no início, termo de abertura e, no final, termo de encerramento (conforme modelo já apresentado), ambos rubricados pelo Diretor Presidente da Associação e deverão permanecer na sede da Associação, não devendo, em hipótese alguma, ser transportado para fora da Associação.

As atas são importantes para registrar e documentar as reuniões e devem ser lavradas mesmo que não se realize a reunião por falta de “quorum” mínimo, na data convencionada para reunião ordinária ou extraordinária, dizendo a ocorrência e assinando os que estiverem presentes, se houver.

De forma alguma, as atas devem conter espaços em branco ou rasuras. Quando for cometido algum erro, coloque-o entre parênteses (.........) e, logo após, escreva a expressão DIGO, registrando, em seguida, o termo ou a frase correta.

Se após a leitura da ata, ao final da reunião, algum participante discordar de algum aspecto ou mesmo quiser acrescentar alguma coisa discutida e não registrada, proceda da seguinte forma: Escreva a expressão EM TEMPO (E/T) e, em seguida, acrescente o que for necessário. Logo após, deverá ser feito um outro encerramento da ata, como o de praxe, registrando novamente a data e coletando as assinaturas dos presentes à reunião. Basicamente, devem constar das Atas:

Ata número (Ex.: 01/200__), da Diretoria, do Conselho Fiscal ou do Conselho de Representantes da Associação.............................................................................;

Dia, mês, ano, hora e local (endereço) onde for realizada a reunião, o qual, salvo

motivo justificado, deverá ser o da sede da Associação;




72

Nome dos diretores e dos conselheiros presentes e suas respectivas funções, tanto nas reuniões da Diretoria, quanto do Conselho Fiscal e do Conselho de Representantes;

Finalidade da reunião, relatando o que será feito.

Quando for a primeira reunião do mandato da Diretoria, deverá constar da Ata, a escolha dos nomes para Diretor Presidente, Diretor Vice-presidente, 1º Tesoureiro, 2º Tesoureiro, 1º Secretário e do 2º Secretário;

Quando for a primeira reunião do mandato do Conselho Fiscal, deverão constar da ata, os nomes indicados para Coordenador e Secretário escolhidos;

Quando for a primeira reunião do mandato do Conselho de Representantes, deverão constar da ata, os nomes indicados para Coordenador e Secretário escolhidos;

Fazer constar o resultado obtido em todas as verificações realizadas, detalhando-as da melhor forma possível, fazendo uma exposição sucinta dos assuntos discutidos.

Exemplo de uma Reunião da Diretoria Executiva:

Realizar a leitura das atas do Conselho Fiscal e do Conselho de Representantes, observando se algum membro tem faltado freqüentemente às reuniões. Chama-se a atenção para esse fato porque, qualquer membro do Conselho Fiscal ou do Conselho de Representantes que faltar, sem justificativa, a 3 (três) reuniões ordinárias consecutivas ou, a 5 (cinco) intercaladas, durante o ano, perde automaticamente o cargo.

Situação do livro Caixa.

Citar o volume de dinheiro existente em Caixa e o saldo bancário, no dia da reunião. Verificar se o saldo de Caixa está dentro dos limites estipulados pela Diretoria.

Verificar a situação das contas de fornecedores, bancos, etc., observando as que já estão vencidas, informando-se do porque da pendência e, se for o caso, recomendando que sejam tomadas as devidas providências.

Averiguar a existência de alguma reclamação ou descontentamento de associados pelos serviços prestados pela Associação.

Verificar e relatar a situação em que se encontram os produtos, materiais, equipamentos e ferramentas existentes na Associação (local apropriado, segurança, etc.).

Encerramento da reunião, com aprovação da ata pelos presentes: local, dia, mês, ano e assinatura de todos os conselheiros presentes.




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Modelo de Ata de Reunião da Diretoria:

Ata da reunião ............( ordinária ou extraordinária )................... da Diretoria da Associação ...................................., realizada em ....... de ........................ de 200...... . Aos ....... (extenso)... dias do mês de ........................... de 200.....( extenso), na sede da Associação, às......horas, os membros............(nome completo)............, Diretor Presidente; ...............................(nome completo)..............., Diretor Vice-presidente; ......... (nome completo)..................., 1º Tesoureiro;......... (nome completo)..................., 2º Tesoureiro; ......... (nome completo)..................., 1º Secretário; e ......... (nome completo)...................,, 2º Secretário, da Diretoria da Associação, reuniram-se para discutir e decidir sobre os seguintes assuntos: 1. Verificação do balancete referente ao mês de .....................de 200.... . 2. Planejamento das atividades do mês em curso e 3. Outros assuntos de interesse da Associação. O senhor Diretor Presidente pôs em discussão e exame o item 1 (um) que, depois de examinado minuciosamente, foi aprovado (ou não) por todos os diretores presentes. Em seguida, o senhor Diretor Presidente passou ao item 2 (dois) da pauta dos trabalhos, que foi discutido amplamente, sendo aprovada a proposta apresentada pelo Diretor Presidente. Foi dada a palavra ao Sr. Fulano de Tal, gerente da Associação, que deu explicações sobre o problema acarretado com as danificações constantes no material do setor ......................... pelos próprios empregados, mas que as providências já estão sendo tomadas. Falou ainda sobre as compras da Associação e os problemas que estão ocorrendo no relacionamento entre alguns associados e os colaboradores da Associação, ficando alguns membros da diretoria encarregados de participar das reuniões de núcleos com vistas a solucionar os problemas. Nada mais havendo a tratar, o Senhor Diretor Presidente suspendeu a reunião por alguns instantes para que fosse lavrada a presente ata. Reaberta a reunião, fez-se a leitura da ata que, achada conforme, foi aprovada, e vai assinada por todos os que participaram desta reunião. ........................................ , ....... de ..................................... de 200..... .

_________________ __________________ __________________ 1º Secretário Diretor Presidente Diretor Vice-presidente

Demais membros da Diretoria: ................................................................ ................................................... ................................................................ ................................................... OBSERVAÇÃO: A reunião que antecede a Assembléia Geral Ordinária, deverá ser realizada, no mínimo, com 20 (vinte) dias de antecedência, e será específica para este fim, devendo ser preparado nesta reunião:

O edital de convocação para a Assembléia Geral Ordinária;

O Relatório da Gestão;

O Balanço Geral;

O Demonstrativo de Resultado do Exercício;

O Plano ou Programa de atividades para o exercício seguinte (o ano em curso);

Solicitar o Parecer do Conselho Fiscal, para apreciação das contas, pela Assembléia Geral.




74

Modelo de Ata de Reunião do Conselho Fiscal:

Ata da reunião........( ordinária ou extraordinária )........... do Conselho Fiscal da Associação ..................................................., realizada em ....... de ......................... de 200..... . Aos ....... (extenso)... dias do mês de ........................... de 200..... ( ................ (extenso)...........) na sede da Associação, às .............. horas, os membros .............................................................,..................... ............................................... e ........................................................ do Conselho Fiscal reuniram-se para discutir e decidir sobre os seguintes assuntos:1 - Parecer sobre o balancete referente ao mês de ........................ de 200..... 2 - Outros assuntos de interesse da Associação. O coordenador pôs em discussão e exame o item 1 (um) que, depois de examinado minuciosamente, foi aprovado (ou não) por todos os conselheiros presentes. Em seguida, o coordenador passou ao item 2 (dois) da pauta dos trabalhos, que foi discutido amplamente, sendo aprovado com ressalva de posteriores esclarecimentos da Diretoria. Foi dada a palavra ao Sr. Fulano de Tal, gerente da Associação, que deu explicações sobre o problema acarretado com as danificações constantes no material do setor ......................... pelos próprios empregados, mas que as providências já estão sendo tomadas. Falou ainda sobre as compras da Associação e os problemas que estão ocorrendo no relacionamento entre alguns associados e o tesoureiro. Nada mais havendo a tratar, o Senhor coordenador suspendeu a reunião por alguns instantes para que fosse lavrada a presente ata. Reaberta a reunião, fez-se a leitura da ata que, achada conforme, foi aprovada, e vai assinada por todos os que participaram desta reunião. .................................. , ....... de ..................................... de 200...... . ________________ __________________ __________________ Conselheiro Fiscal Conselheiro Fiscal Conselheiro Fiscal Outros Participantes : ................................................................................................. OBSERVAÇÃO: A reunião para deliberação sobre as contas da Associação (que

será específica para este fim) deverá ser realizada, no mínimo, com 15 (quinze) dias de antecedência da Assembléia Geral. Deverá constar da ata desta reunião do Conselho Fiscal, integralmente, o Parecer do Conselho Fiscal. (Veja modelo).




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Modelo de Ata de Reunião do Conselho de Representantes:

Ata da reunião........( ordinária ou extraordinária )........... do Conselho de Representantes da Associação ................................................., realizada em ....... de ......................... de 200..... . Aos ....... (extenso)... dias do mês de ........................... de 200..... ( ................ (extenso)...........) na sede da Associação, às .............. horas, os membros .........................................., .......................................................... e ................................. do Conselho de Representantes reuniram-se para discutir e decidir sobre os seguintes assuntos:1 – Reclamações de alguns associados a respeito do horário de funcionamento da Associação. 2 - Outros assuntos de interesse da Associação. O coordenador pôs em discussão e exame o item 1 (um) que, depois de examinado minuciosamente, ficou decidido que o Coordenador da próprio Conselho de Representantes irá conversar com o Diretor Presidente da Associação, na tentativa de solucionar o problema. Em seguida, o coordenador passou ao item 2 (dois) da pauta dos trabalhos, ou seja, outros assuntos de interesse da Associação, quando o Sr. .....(fulano de tal)....., representante do Núcleo ................., relatou sobre as péssimas condições de estocagem de medicamentos na sede da Associação. Após um amplo debate, chegou-se a conclusão da necessidade de um local mais adequado para a guarda destes materiais e que o Conselho de Representantes repassará o problema a Diretoria para as devidas providências. Nada mais havendo a tratar, o Senhor coordenador suspendeu a reunião por alguns instantes para que fosse lavrada a presente ata. Reaberta a reunião, fez-se a leitura da ata que, achada conforme, foi aprovada, e vai assinada por todos os que participaram desta reunião. .................................. , ....... de ..................................... de 200...... . ___________________________ ____________________________ Secretário Coordenador Demais Participantes: ...............................................................................................




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CONTROLES FINANCEIROS

A estruturação ou reestruturação do setor financeiro consiste em dinamizar o funcionamento da Associação através de um controle racional, prático e específico.

Com isso aumenta-se o grau de segurança e confiabilidade nos registros financeiros, além de agilizar as informações para as tomadas de decisões gerenciais por parte da administração da Associação.

Para atender aos objetivos legais, estatutários e administrativos, torna-se necessário, quando da organização ou reorganização estrutural de uma Associação, estabelecer os seguintes sistemas de controle financeiro:

Controle de Caixa; Controle Bancário; Controle de Pagamentos e Contas a Pagar; Controle de Recebimentos e Contas a Receber.

Em consonância com os controles de caixa, banco, contas a receber, recebimentos e contas a pagar, acima mencionados, faz-se necessário a implantação paralela de algumas regras ou rotinas financeiras para melhor racionalidade e desenvolvimento dos trabalhos. Enumeramos, a seguir, as principais precauções ou providências a serem tomadas pela administração da Associação, quanto à estruturação ou reestruturação do Setor Financeiro:

Depositar na(s) conta(s) bancária(as) da Associação o numerário (dinheiro) existente em caixa, proveniente das vendas ou recebimentos diversos, de preferência, diariamente, antes do encerramento do expediente bancário local, por ser mais seguro ter o dinheiro guardado em um banco que na sede da Associação.

Efetuar todos os pagamentos, preferencialmente, em cheques nominais. Sobretudo aqueles pagamentos de valor mais elevados.

Emitir os cheques com cópia carbonada e, sempre que possível, nominais. Pode-se adquirir, nas papelarias, o modelo de “Cópia de Cheque”; muito simples e sem nenhuma complexidade para preenchimento.

Constituir, dependendo das conveniências e circunstâncias, um fundo fixo de caixa para fazer face ao pronto pagamento de pequenas despesas, em dinheiro.

Excluir do saldo diário de caixa todos os vales, cheques, promissórias e outros documentos comprobatórios de numerário em caixa.

Remeter os vales de adiantamento salarial ou de viagem, bem como outros documentos que compõem o saldo de caixa, ao setor de contabilidade para os devidos registros em contas específicas. Deixar, na tesouraria, anotações ou cópias dos documentos para que se possam efetuar os acertos posteriormente.




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Autorizar o pagamento de vales emitidos, somente mediante um visto da pessoa responsável (ver Estatuto Social ou Regimento Interno) ou de outra pessoa devidamente credenciada.

Elaborar o boletim diário de caixa em duas vias, no final de cada expediente da Associação. A primeira via, com os originais dos documentos anexados será remetida para a contabilidade no dia seguinte. A segunda via ficará arquivada na tesouraria como comprovante e colocada à disposição dos Diretores e Conselheiros Fiscais.

Elaborar o movimento bancário em uma via, diariamente ou, pelo menos, uma vez por semana. Tal via ficará arquivada na tesouraria como comprovante ou à disposição dos Diretores e Conselheiros Fiscais. As cópias dos cheques emitidos e dos depósitos efetuados serão remetidas à contabilidade, de preferência no dia ou na semana seguinte.

Elaborar os controles de recebimentos, contas a receber e a pagar, no final de cada dia ou semana, dependendo da movimentação. Isto é feito com base nos controles diários. Os controles de contas a receber e a pagar são feitos excluindo-se, destes, os valores recebidos e pagos no dia (hoje) e incluem-se neles, os valores não recebidos e os não pagos relativos aos dias anteriores. Esses controles, depois de elaborados, devem ser encaminhados à Diretoria ou à Gerência (caso exista) para as devidas análises e providências que se fizerem necessárias.

Elaborar a ficha de posição bancária ao final de cada expediente com base no movimento diário de banco, em uma via. Esta deverá ser encaminhada a Diretoria ou à Gerência, na manhã do dia seguinte.

Ressaltamos que todos estes controles financeiros deverão conter, obrigatoriamente, a assinatura (ou visto) da pessoa responsável por esses serviços, conforme determina o Estatuto Social da Associação, normalmente o 1º Tesoureiro.

a) Controle de Caixa

Finalidade O controle de caixa tem a finalidade de registrar, diariamente, as operações de entradas e saídas do caixa.

Caracterização O Caixa é parte integrante da unidade financeira, da qual recebe informações e diretrizes, mantendo informados os dirigentes ou gerente sobre suas atividades.

Objetivos: - Receber valores (dinheiro ou cheques) e dar recibos; - Efetuar pagamentos devidamente aprovados e autorizados pelo responsável; - Guardar os valores sob sua responsabilidade; - Controlar saldos de caixa e bancos.




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Sistemática

1) Fluxo de Caixa

Se a Entrada de numerário (dinheiro) no Caixa da Associação fosse sempre igual à Saída, não haveria necessidade de reservar dinheiro para realizar as operações necessárias ao funcionamento da Associação e, principalmente, atender eventuais necessidades.

A “Ficha de Orçamento e Controle de Caixa” (mensal ou anual), também conhecida como “Fluxo de Caixa” que apresentamos a seguir, é uma ferramenta gerencial que pode ser utilizada pela Diretoria e Conselho Fiscal da Associação para o planejamento, a tomada de decisões, o controle e a prestação de contas aos associados, mensal e anualmente. É um documento que deve ser preenchido pela Gerência ou 1º Tesoureiro da Associação e apresentado aos demais membros da Diretoria, ao Conselho Fiscal, bem como aos associados, pois mostra as previsões e as realizações mensais de entrada e saída de dinheiro na Associação.

Para realização do Fluxo de Caixa, serão levadas em consideração somente as transações que envolvam a conta “Caixa”.

Com base na estimativa de vendas de produtos e/ou serviços, para um determinado período, é possível estimar as entradas de dinheiro oriundo das vendas à vista e do recebimento de taxas, duplicatas, etc., bem como as saídas de dinheiro para pagamento aos associados, fornecedores, impostos e demais despesas comuns na Associação (água, energia elétrica, telefone, aluguel, etc.).

Em seguida, deve ser feito o levantamento das contas a receber em atraso e a previsão das datas em que deverão ingressar no caixa da Associação, bem como das contas a pagar em atraso. O formulário para Fluxo de Caixa proposto é apresentado de forma a se registrarem os valores previstos e realizados no primeiro mês. Simultaneamente far-se-á o devido reajuste das previsões para os próximos meses, procurando corrigir as distorções imediatamente.

2) Preenchimento do Fluxo de Caixa

Associação: .......................................... - indicar o nome da Associação;

Data de Preenchimento: ......./......../200....... - indicar o dia, mês e ano de preenchimento do documento;

Mês de Referência: ............. – indicar o mês a que se refere o documento;

Coluna 1 (Entradas/Saídas) – Discriminar o histórico das Entradas e das Saídas de dinheiro;

Coluna 2 (Previsto) – Discriminar os valores Previstos para as Entradas e Saídas, além de seus Somatórios;




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Coluna 3 (Real) – Discriminar os valores Realizados para as Entradas e Saídas, além de seus Somatórios;

Campos Inferiores 1. (Diferença I – II) – Anotar a diferença entre “Entradas e Saídas; 2. (Saldo do Mês Anterior) – Anotar o saldo do mês anterior; 3. (Saldo Acumulado) – Somatório dos itens 1 + 2.

Tesoureiro – espaço reservado à assinatura do responsável pelo serviço do Caixa;

Diretor Tesoureiro – espaço reservado à assinatura do Dirigente responsável pelo Setor.




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Modelo de Fluxo de Caixa:

FICHA DE ORÇAMENTO E CONTROLE DE CAIXA

Data do Preenchimento:____/_____/20___. Mês de Referência: __________________/ 20___.

Associação:

I – ENTRADAS Previsto Real

Contas de água do mês

Contas de água atrasadas

Taxa associados

Taxa não associados

Taxa religação

Serviços extras

Outros

SUB-TOTAL:

II – SAÍDAS Previsto Real

Remuneração do operador

Pagamento de Energia

Taxa de Pequena Manutenção

Transporte (Passagens)

Telefonemas

Pequenos reparos

Depósito em conta bancária

Repasse ao SISAR

Outros

SUB-TOTAL:

DIFERENÇA ( I – II):

SALDO DO MÊS ANTERIOR:

SALDO ACUMULADO:

Assinatura do Tesoureiro:_____________________________________ Assinatura do Diretor Tesoureiro:_____________________________________ Visto do Conselho Fiscal:_____________________________________




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O controle de recebimentos (ENTRADAS) tem como finalidade registrar e controlar todos os valores a receber (PREVISÃO) e recebidos (REAL) pela Associação.

O controle de pagamentos (SAÍDAS) tem como finalidade registrar e controlar todos os valores a pagar (PREVISÃO) e pagos (REAL) pela Associação.

O cálculo das ENTRADAS (Taxa de associados, Taxa de não associados, Taxa de Serviços, etc.) é obtido pela soma dos valores individuais no “Mapa de Faturamento”, ou seja, colocar em uma folha de papel, item por item e somar, mês a mês.

O cálculo das SAÍDAS é obtido pela soma dos recibos que comprovam gastos e/ou depósito bancário para cada atividade, mês a mês.

A coluna “PREVISTO” (Planejamento de Entradas e Saídas) é feita com base na experiência do mês anterior, sempre na reunião da Diretoria da Associação após a prestação de contas aos associados.

A coluna „„REAL” é feita com base no que, de fato, aconteceu. Deve ser preenchida na reunião do da Diretoria da Associação que antecede a prestação de contas aos associados.

A diferença entre o “REAL” e o “PREVISTO” demonstra exatamente a distância entre o planejamento e a execução da Administração Financeira da Associação. Por isso é importante sempre reservar dinheiro para as horas de imprevistos.

O pagamento em dia pelos associados demonstra organização, competência, responsabilidade e contribui para manter o bom nome da Associação e sua prestação de serviços aos associados. As cobranças podem acontecer de duas maneiras diferentes:

O associado procura a Associação em um dia determinado para efetuar o pagamento de sua mensalidade (Procedimento Ideal, que demonstra responsabilidade, organização e compromisso do associado para com a sua Associação);

A Associação procura o associado para cobrar a mensalidade vencida (Procedimento Trabalhoso e Desgastante, sobretudo para o(a) tesoureiro(a).

3) Boletim de Caixa

Para melhor controle dos recebimentos deverá ser utilizado o boletim de caixa. Neste boletim serão registrados como “entrada” os recebimentos diários e quando forem depositados serão registrados como “saída de caixa”.




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Este controle basear-se-á na movimentação diária das entradas e saídas de numerário no caixa que, no final do dia, resultará num saldo. Este saldo, adicionado com o saldo do dia anterior (se houver), dará o saldo do dia, cuja composição deverá ser assim discriminada: Em moeda corrente................................................. R$ ....................... Em cheques............................................................. R$ ....................... Em outros documentos (discriminar)...................... R$ .......................

4) Esquema de Segurança

O disponível é o item mais vulnerável dentro de uma organização, sobretudo em uma sociedade de muitos “donos” como é o caso de uma Associação. Portanto, devem ser tomadas algumas medidas de segurança, além da confiança que o cargo exige. Existem vários métodos de desvio de fundos, por isso, julgamos necessário apresentar algumas sugestões para facilitar o esquema de segurança:

Registro imediato de todas as entradas financeiras;

Depósito diário (quando possível) de todos os valores recebidos;

Manter em Caixa apenas valores para pequenos pagamentos diários. Os pagamentos de maior importância deverão ser efetuados em cheque;

Os pagamentos deverão ser autorizados e os cheques assinados por duas pessoas e feitos com cópia (Cópia de Cheque).

5) Preenchimento do Boletim de Caixa (conforme modelo a seguir)


Caixa n.º ........... - indicar o número seqüencial por ordem cronológica;

Data: ......./......../20....... - indicar o dia, mês e ano a que se refere o movimento de caixa que está sendo registrado;

Coluna 1 (N.º de Ordem) – indicar o número seqüenciado de cada operação;

Coluna 2 (Histórico) – descrever, sucintamente, o tipo da operação;

Coluna 3 (Entradas R$) – indicar os valores, em real, referentes a cada operação de recebimento;

Coluna 4 (Saídas R$) – indicar os valores, em real, referentes a cada operação de pagamento;

Total de Entradas – Somatório da Coluna 3;

Total de Saídas – Somatório da Coluna 4;

Saldo Anterior – indicar o valor do saldo do último Boletim de Caixa;




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Saldo Atual – resultado do saldo anterior (+) total de entradas (-) total de saídas;

Composição do Saldo – indicar o quanto existe em moeda corrente, em cheques e em outros documentos que representam valores em caixa.

Tesoureiro – espaço reservado à assinatura do colaborador responsável pelo serviço do Caixa (caso exista);

Diretor Tesoureiro – espaço reservado à assinatura do(s) Conselheiro(s) responsável(is) ou gerente, responsável pela guarda do numerário da Associação, após conferir todo o Caixa, principalmente os valores que compõem seu saldo atual.

Observação: O Saldo de Caixa nunca poderá apresentar saldo negativo.




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Modelo de Boletim de Caixa:

Associação: _______________________________________________________

Boletim de Caixa n.º: _______ Data: _____/______/200 ___ .

N.º Ordem

Histórico Entradas R$ Saídas R$

Composição de Saldo

R$ TOTAIS: Saldo

Anterior: Saldo Atual:

Em Dinheiro:

Em Cheques:

Depósitos:

Outros:

TOTAL:

Tesoureiro: Dirigente:




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b) Controle de Banco

O Controle Bancário tem como objetivo maior, informar aos Diretores e Conselheiros Fiscais, bem como à Gerência da Associação (caso exista), a posição correta diária, do saldo real existente em cada banco que a Associação tenha conta (agência e conta). Esse controle é feito através do preenchimento do “Movimento Diário de Banco”, sendo uma folha para cada conta, agência e banco, registrando-se todas as operações bancárias realizadas no dia, na semana ou no mês, conforme a movimentação da Associação. Este controle tem ainda como finalidades:

Registrar todos os cheques emitidos;

Registrar todos os depósitos bancários realizados;

Registrar todos os débitos e créditos ocorridos na Conta Corrente Bancária;

Controlar o saldo bancário. Para o correto funcionamento do movimento bancário, os seguintes procedimentos deverão ser observados:

Todos os cheques deverão ser nominais e emitidos com cópias (cópia de cheque);

Ao cancelar um cheque, deve-se recortar a impressão de seu número e código do banco, rasurar suas assinaturas e grampeá-lo ao respectivo canhoto do talão de cheques;

Os cheques deverão ser assinados por dois Diretores, geralmente o Diretor Presidente e o 1º Tesoureiro, conforme determinado no Estatuto Social da Associação;

Os valores devem ser informados aos Diretores e aos Conselheiros Fiscais, em suas reuniões mensais, bem como aos demais associados da Associação, mensalmente, pela fixação dos controles preenchidos na sede da Associação;

Os saldos bancários deverão ser conciliados periodicamente, isto é, comparados com os extratos emitidos pelo banco, com a finalidade de detectar possíveis divergências e solucioná-las;

1) Preenchimento da Ficha de Controle de Banco (conforme modelo a seguir)


Banco: ........... - indicar o nome o Banco em que se está fazendo o controle;

Conta Corrente n.º: .............. – indicar o número da Conta Corrente no Banco;

Coluna 1 (Data) – anotar a data de cada operação;

Coluna 2 (Histórico) – descrever, sucintamente, o histórico de cada operação;




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Coluna 3 (Débito) – anotar as operações que representam débito na Conta Corrente;

Coluna 4 (Crédito) – anotar as operações que representam crédito na Conta Corrente;

Coluna 5 (Saldo) – anotar o saldo apurado = Saldo Anterior (-) Débito (+) Crédito;

Coluna 6 (D/C) – anotar “D”, se existir saldo devedor e “C”, se existir saldo credor.

Modelo de Controle Bancário:

ASSOCIAÇÃO: ____________________________________________________ Banco: ______________________ Conta Corrente n.º ___________________

DATA HISTÓRICO DÉBITO CRÉDITO SALDO D/C




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Observações:

Deve ser feito um Controle Bancário para cada conta corrente e cada banco, separadamente;

O Saldo Bancário, não deve, mas poderá apresentar saldo negativo.

2) Posição Bancária (conforme modelo a seguir)

A posição bancária é uma síntese do “Movimento Diário de Banco” e objetiva mostrar a posição dos saldos bancários, banco por banco, pelos valores totais movimentados. Isto, caso a Associação possua mais de uma conta bancária.

O preenchimento do citado formulário seguirá o seguinte roteiro:

a) Indicar o nome da Associação.

b) Indicar o dia, mês e ano a que se refere o movimento.

c) Coluna 1 – indicar o nome do banco, da agência e o número da conta. (Usar 1 linha para cada conta/agência de mesmo banco, quando for o caso).

d) Coluna 2 – indicar o valor do saldo anterior (relativo a Posição Bancária anterior).

e) Coluna 3 – indicar o valor dos depósitos efetuados durante o dia.

f) Coluna 4 – indicar o valor total dos saques (cheques emitidos e avisos de débitos em conta) efetuados durante o dia.

g) Coluna 5 – indicar o salto atual de cada banco, agência ou conta no final do expediente. (Saldo Anterior + Depósitos – Saques).

h) Coluna 6 – indicar alguma observação, quando se fizer necessária (exemplo: depósito em cheques de outras praças, etc.).




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Modelo de Posição Bancária:

ASSOCIAÇÃO: ___________________________________________________

Posição Bancária em: _____/______/20____ .

BANCO Saldo Anterior

Depósitos Saques Saldo Atual Observações

Soma:

Tesoureiro: Dirigente:

3) Conciliação Bancária (conforme modelo a seguir)

Além da utilização dos Controles Bancários apresentados e recomendamos a realização periódica de Conciliação das contas bancárias. Esse tipo de verificação consiste em uma comparação do extrato bancário emitido pelo banco, com os registros mantidos pela Associação. Deste confronto geralmente surgem divergências entre os dois saldos que devem ser, convenientemente, anotamos no quadro de conciliação bancária para se chegar, no final, ao mesmo saldo, solucionando as divergências.

Recomenda-se conciliar as contas bancárias, pelo menos, no final de cada mês com base no último lançamento apresentado no extrato bancário.

Em primeiro lugar, devemos solicitar ao contador da Associação que nos apresente as fichas contábeis dos bancos com os quais a Associação opera, e os extratos que os bancos remetem periodicamente ou são tirados via internet. Ambos devem apresentar saldos iguais, sendo que o saldo da ficha da contabilidade será DEVEDOR e o do extrato bancário será CREDOR.




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Modelo de Conciliação Bancária:

BANCO: ______________________________________ DATA: ____/____/_____.

EXTRATO BANCÁRIO (DO BANCO) FICHA DE BANCO (DA ASSOCIAÇÃO)

Saldo do Banco: R$ Saldo da Ficha: R$

( - ) Cheques emitidos e não descontados no Banco: _____________________ R$ ________ _____________________ R$ ________ _____________________ R$ ________ _____________________ R$ ________ ( + ) Depósitos não lançados no Banco: _____________________ R$ ________ _____________________ R$ ________ _____________________ R$ ________ ( + ) OP/Avisos de Crédito não lançados pelo Banco: _____________________ R$ ________ _____________________ R$ ________ ( - ) Despesas/Avisos de Débitos não lançados no Banco: _____________________ R$ ________ _____________________ R$ ________ ( ) Outros: _____________________ R$ ________ Saldo Real do Banco R$: ___________

( - ) Cheques descontados no Banco e não lançados na Ficha: ______________________ R$ _______ ______________________ R$ _______ ______________________ R$ _______ ______________________ R$ _______ ( + ) Depósitos não lançados na Ficha: ______________________ R$ _______ ______________________ R$ _______ ______________________ R$ _______ ( + ) OP/Avisos de Crédito não lançados na Ficha: ______________________ R$ _______ ______________________ R$ _______ ( - ) Despesas/Avisos de Débito não lançados na Ficha: ______________________ R$ _______ ______________________ R$ _______ ( ) Outros: ______________________ R$ _______ Saldo Real da Ficha R$: ____________

________________________________

Assinatura do Responsável




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c) Controle de Pagamentos e Contas a Pagar O “Controle de Pagamentos e Contas a Pagar”, que deve ser feito, mensalmente. Tem como objetivo principal, demonstrar e controlar as dívidas (obrigações) da Associação, mantendo os responsáveis pela parte financeira informados sobre os compromissos assumidos e seus respectivos vencimentos, bem como se os compromissos foram quitados ou não, como e quando. Estas informações são essenciais para que possamos providenciar, com antecedência, os recursos necessários ao pagamento dos fornecedores, outras exigibilidades e associados. Também são importantes para que se possa controlar se os compromissos estão sendo quitados em dia.

Todos os compromissos da Associação devem ser planejados, de preferência, com antecedência, definindo:

O que comprar?

Averiguar o produto ou serviço a ser adquirido é necessário para a Associação e para o momento ou se pode aguardar por mais tempo.

Que quantidade comprar?

Definir as prioridades, sempre observando o estoque mínimo necessário, lembrando que é sempre importante reservar recursos financeiros para os momentos de necessidade (improvisos).

Quando comprar?

Existem alguns produtos e serviços que são comprados o ano todo, outros devem ser providenciados para os momentos de necessidade imediata.

De quem comprar?

Ao pesquisarmos de quem comprar, devemos observar o preço dos fornecedores, a pontualidade na entrega, a quantidade e qualidade dos produtos ou serviços a serem adquiridos. A Associação deve manter um cadastro atualizado com a seleção de todos os fornecedores de produtos e serviços.

Quem pode e deve comprar?

A Diretoria da Associação deve estabelecer quem pode e deve fazer as compras de produtos e serviços.

Ao efetuar as compras, pagamentos e depósitos bancários, devem-se exigir documentos idôneos (notas fiscais, recibos, faturas, comprovante de depósito), que registrem oficialmente a saída de dinheiro do Caixa da Associação. Todos estes documentos devem ser em nome da própria Associação (nome completo, endereço, CNPJ), especificando ainda para que foi gasto.




91

Este prática demonstra profissionalismo, competência, organização e responsabilidade, além de facilitar a prestação de contas da administração aos associados, contribuindo para o aumento da confiança e credibilidade no trabalho da Diretoria e, por conseqüência, na própria Associação.

O responsável pelo controle de contas a pagar, geralmente o Tesoureiro ou Caixa, deverá proceder ao registro imediato de todos os compromissos assumidos pela Associação, de modo a facilitar a identificação de: Data de vencimento; Local de pagamento; Nome do credor. Para facilitar o sistema de controle, é recomendável que os compromissos sejam registrados separadamente, por data de vencimento e por categoria, sendo:

1) Pagamento a Fornecedores, que deverá ter um controle separado para controlar somente pagamentos a fornecedores.

2) Controle de outras exigibilidades, que deverá controlar todas as demais obrigações com terceiros, assumidas pela Associação, por ordem de vencimento, tais como: - Conta de água, luz, telefone; - Pagamento de aluguel; - Pagamento de salários e encargos sociais de empregados; - Pagamento de outros serviços, impostos diversos, etc.

3) Controle de Pagamento a Associados, que deverá controlar o pagamento aos associados, por seus produtos comercializados pela Associação (quando for o caso), descontando-se a taxa de serviços da Associação, conforme determinado no Estatuto Social, Regimento Interno ou Assembléia Geral.




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Modelo de Controle de Fornecedores:

Associação: __________________________________ Mês:_________ /20 ____

Data de Vencimento

Fornecedor Número do Documento

Local de Pagamento

Valor Observações

TOTAL DE CONTAS A PAGAR NO MÊS: R$

Preenchimento do Documento:


Mês: ........... - indicar o mês e ano a que se refere o controle;

Data de Vencimento: ........... anotar a data de vencimento do compromisso;

Fornecedor: ........ anotar o nome do fornecedor (razão social do credor);

Número do Documento: ............. anotar o número do documento (nota fiscal, fatura, duplicata, etc.);

Local de Pagamento: ....................... anotar o local de pagamento (banco, etc.);

Valor: ....................... anotar o valor do compromisso, descrito no documento que originou o compromisso;

Observação: ........ anotar alguma observação quando se fizer necessária.




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Modelo de Controle de Pagamentos a Fornecedores:

Associação: ___________________________________ Mês: _________/200 ___

Data de

Venci- mento

Fornece- dor

N.º Docu- mento

Descon-to

Juros Valor Pago

Data de Pagtº.

Cheque Número

Banco

TOTAL DE CONTAS PAGAS NO MÊS: R$





Fornecedor: ........ anotar o nome do fornecedor (razão social do credor);


Desconto: ....................... indicar o valor do desconto, em reais ou em percentagem, que a Associação conseguirá caso efetue o pagamento antes do vencimento;

Juros: ........................ indicar o valor dos juros, em reais ou em percentagem, que a Associação irá pagar se atrasar seu pagamento;

Valor Pago: ....................... anotar o valor efetivamente pago, diminuindo os descontos ou acrescentando os juros, quando for o caso;

Data de Pagamento: ........ anotar a data em que foi efetivado o pagamento;

Cheque Número: ................. anotar o número do cheque correspondente que concretizou o pagamento do compromisso;

Banco: ................. anotar o nome do banco sacado.




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Obs.: Mais uma vez lembramos que todos os pagamentos da Associação devem ser efetuados com cheques nominais, utilizando-se a cópia de cheque e assinados por dois dirigentes.

Modelo de Controle de Pagamentos de outras Exigibilidades:

Associação: ___________________________________ Mês: ________/200 ___

Data Venci mento

Discrimi- nação

Valor

Data de Pagamento

Cheque Número

Banco

Observações

TOTAL DE CONTAS A PAGAR E PAGAS NO MÊS: R$





Discriminação: ........ discriminar o compromisso (nome do credor);

Valor: ....................... anotar o valor do compromisso;

Data de Pagamento: ............. anotar a data em que foi efetivado o pagamento;

Cheque Número: ................. anotar o número do cheque correspondente;

Banco: ................. anotar o nome do banco sacado.

Observação: ........ anotar alguma observação que julgar necessária.




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Modelo de Controle de Pagamentos aos Associados:

Associação: __________________________________ Mês:__________ /200 ___

Data de Venci- mento

Nome do Associa-

do

Referente a ...

Data de

Pagtº.

Valor Pago

Cheque Número

Banco Recibo Número

Taxa de Adminis-tração

COMPROMISSOS PAGOS AOS ASSOCIADOS NO MÊS: R$

TAXA DE ADMINISTRAÇÃO ARRECADADA NO MÊS: R$




Data de Vencimento: ........... anotar a data de vencimento (ou pagamento) do(s) compromisso assumidos com os associados;

Associado: ........ anotar o nome do Associado ao qual efetuamos o pagamento;

Referente a: ............. anotar o motivo ou a razão de efetuarmos o pagamento;

Data de Pagamento: ....................... anotar a data em que foi efetivado o pagamento;

Valor Pago: ....................... anotar o valor efetivamente pago, diminuindo a taxa de administração da Associação, quando for o caso, conforme o Estatuto Social ou deliberação do Diretoria Executiva ou Assembléia Geral;

Cheque Número: ................. anotar o número do cheque correspondente que concretizou o pagamento do compromisso;

Banco: ................. anotar o nome do banco sacado;

Recibo Número: ............ anotar o número do recibo assinado pelo associado, que deu origem ao pagamento (Conforme modelo a seguir);

Taxa de Administração: ............. anotar o valor correspondente a Taxa de Administração descontada do associado, pela prestação de serviços realizada pela Associação.




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Obs.: Lembramos que mesmo os pagamentos realizados aos associados devem ser efetuados com cheques nominais, utilizando-se a cópia de cheque e assinados por dois dirigentes.

Modelo de Recibo de Repasse a Associados:

RECIDO Nº.: __________

R$__________________ Recebi da Associação: _________________ (nome da associação) _____________

a importância supra de R$ ________________ ( ___________________________

___________________________) referente à: ____________________________

___________________________________________________________________

_________________________________________________________________

______________________, _____ de _________________________ de 200____ .

___________ ( assinatura )____________ Nome do Associado: Número de Matrícula:


Recibo n.º: ........... – anotar o número do recibo na ordem seqüencial;

R$: ........... anotar a quantia líquida de dinheiro repassada ao associado (descontando a valor da Taxa de Administração, quando for o caso;

Referente a: ........................... descrever o motivo que deu origem ao repasse (Exemplo: repasse de recursos referente a comercialização de tais produtos, pela Associação);

Local, Dia, Mês e Ano: ............ anotar a data do repasse;

Assinatura: ................ coletar a assinatura do associado, anotando seu nome completo e o seu número de matrícula na Associação.




97

d) Controle de Recebimentos e Contas a Receber O “Controle de Recebimentos e Contas a Receber” é parte integrante da unidade financeira da Associação, da qual recebe informações e diretrizes, sendo de responsabilidade do Tesoureiro ou Caixa. Tem como objetivos demonstrar a previsão diária dos valores a receber em poder dos devedores e proporcionar aos dirigentes da Associação, condições de analisar o quanto se tem a receber, para pagar os compromissos assumidos a curto, médio e longo prazo, além de registrar e controlar os recebimentos. Entende-se por contas a receber:

O valor das notas fiscais a receber referentes às vendas a prazo;

O valor das faturas, duplicatas e de outros documentos a receber;

O valor das notas promissórias (ou cheques pré-datados) a receber;

O valor dos empréstimos a receber concedidos a associados, empregados e outros;

O valor da taxa de manutenção (mensalidade) a receber dos associados. O responsável pelo controle de contas a receber e recebimentos, após a realização de vendas a prazo pela Associação, providenciará:

O registro do valor das vendas na ficha de cada cliente;

O registro dos valores a receber, por ordem de vencimento;

Manter informado o caixa, ou tesouraria ou a quem for o responsável pela parte financeira, a posição atualizada dos valores a receber, tanto de clientes (terceiros) quanto de associados (taxa de manutenção ou de administração).

Quando do recebimento de algum débito, o responsável pelo controle dará baixa nas fichas de controle correspondentes.




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Modelo de Controle de Contas a Receber:

Associação: _____________________________________ Mês: ________/200 __

Data de Vencimen-

to

Cliente

Documento Número:

Local de Recebimen-

to

Valor

Observações

TOTAL DE CONTAS A RECEBER NO MÊS: R$




Data de Vencimento: ........... anotar a data de vencimento da conta a receber;

Cliente: ........ anotar o nome do cliente (nome ou razão social do devedor);

Documento Número: ............. anotar o número do documento (nota fiscal, fatura, duplicata, etc.) que deu origem ao crédito por parte da Associação;

Local de Recebimento: ....................... anotar o local de recebimento (sede da Associação, endereço do cliente, etc.);

Valor: ....................... anotar o valor do direito a receber, descrito no documento que originou a venda de produto(s) ou serviço(s);

Observação: ........ anotar alguma observação quando se fizer necessária.




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Modelo de Controle de Recebimentos de Associados:

Associação: _____________________________________ Mês: ________/200 __

Nome do Associado

Número de Matrícula

Valor

Data de Vencimento

Observação

Juros Pagos

Recebi-do em:




Nome do Associado: ........... anotar o nome dos Associados;

Número de Matrícula: ........ anotar o número de matrícula do Associado;

Valor: ....................... anotar o valor da Taxa de Manutenção ou de Administração devida pelos associados, a cada mês;

Data de Vencimento: .................. anotar a data de vencimento do compromisso de cada associado com a associação que, preferencialmente, deve ser a mesma data para facilitar o controle;

Observação: ........ anotar alguma observação quando se fizer necessária, sobretudo o valor dos juros(multa) pagos pelo associado em caso de atraso no pagamento;

Recebido em: .............. anotar a data de recebimento, emitindo recibo aos associados.




100

Modelo de Ficha Individual de Clientes e Controle de Recebimentos:

Associação: _____________________________________ Mês: ________/200 __

Cadastro de Clientes Denominação:

Endereço: Cidade: Estado:

Bairro: Fone: CEP: Cx. Postal:

CNPJ/CPF: Insc. Estadual:

Pessoas de Contato:

VENDAS EFETUADAS

N.º Nota Fiscal

Data Emissão

Valor

Vencimento

Data Pagamento

Observação




Nome do Associado: ........... anotar o nome dos Associados;

Identificação do Cliente: ........ anotar os dados de identificação do cliente (nome, endereço, CNPJ, pessoa de contato);

Vendas Efetuadas: ....................... anotar os dados referente as vendas efetuadas, tais como: - N.º da Nota Fiscal: .................. anotar o número da nota fiscal ou

documento da Associação que deu origem a venda;

- Data de Emissão: ................ anotar a data de emissão do documento;

- Valor: ................. anotar o valor ;

- Vencimento: ............. anotar a data de vencimento;

- Data de Pagamento: .................... anotar a data em que o cliente deve

efetuar o pagamento;

- Observação: ........ anotar alguma observação quando se fizer necessária.




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Modelo de Controle de Recebimento de Clientes:

Associação: _____________________________________ Mês: ________/200 __

Data Venci- mento

Cliente

Nº Docu- mento

Descon-

to

Juros

Valor Recebi-

do

Data do Recebi-mento.

Forma de

Recebi-mento

Obs.:

TOTAL DE CONTAS RECEBIDAS NO MÊS: R$




Data de Vencimento: ........... anotar a data de vencimento das Contas a Receber;

Cliente: ........ anotar o nome do cliente (nome ou razão social do devedor);


Desconto: ....................... indicar o valor do desconto, em reais ou em percentagem, que a Associação concedeu pelo pagamento antes do vencimento;

Juros: ........................ indicar o valor dos juros pagos pelo cliente, em reais ou em percentagem, que a Associação recebeu pelo atraso do pagamento;

Valor Recebido: ....................... anotar o valor efetivamente recebido pela Associação, diminuindo os descontos ou acrescentando os juros, quando for o caso;

Data do Recebimento: ........ anotar a data em que foi realizado o recebimento, pela Associação;

Forma de Recebimento: ................. anotar a forma pela qual o cliente efetuou o pagamento (cheque, dinheiro...);

Observações: ................. anotar alguma observação que se fizer necessária.




102

CONTROLE DE ESTOQUE

O estoque representa as quantidades existentes num determinado momento, convertidas em valor, dos materiais adquiridos para o consumo ou uso próprio da Associação, das mercadorias adquiridas para fornecimento (repasse) aos associados e dos produtos fabricados pela própria Associação ou recebidos dos associados para serem comercializados.

O valor do estoque é expresso em moeda corrente nacional (real) e demonstrado, na contabilidade, no Ativo Circulante.

A Associação poderá possuir, em seus almoxarifados, galpões, lojas ou depósitos, materiais, mercadorias ou produtos de sua propriedade ou de terceiros.

Sendo o estoque composto de bens diversos o qual representa, na maioria das vezes, um valor significativo, é de suma importância e necessário manter uma administração consciente e racional da movimentação e estocagem de tais bens, sobretudo em uma sociedade de vários “donos” – os associados.

Para implantar um bom sistema de “controle de estoque” deve-se, inicialmente, proceder a um inventário físico completo (classificação e contagem de tudo) para certificar-se quanto a real existência dos materiais, mercadorias ou produtos estocados no almoxarifado, depósito ou loja da Associação.

Para manter um razoável controle de estoque, devem-se adotar, pelo menos, os seguintes formulários para registros das operações:

Ficha de controle de estoque;

Requisição de materiais, mercadorias ou produtos;

Inventário permanente dos estoques.

a) Ficha de Controle de Estoque

Uma boa ficha de controle de estoque deve atender às necessidades administrativas, racionalizar sua escrituração, manuseio e arquivo e oferecer um rígido controle da movimentação e estocagem dos materiais, mercadorias e produtos. A ficha de controle de estoque ela tem a função física e financeira, ela tem como objetivo informar qual a quantidade disponível de cada item existente na empresa, matéria prima ou mercadoria, e quanto está quantidade representa monetariamente.

Deve ser escriturada com clareza para facilitar as conferências e verificações posteriores de modo a detectar possíveis erros, extravios e perdas dos bens.

Apresentamos a seguir, uma ficha que pode ser utilizada pela maioria das Associações. Esta ficha, além do controle da movimentação do estoque, informa as últimas entradas ou compras realizadas para, no caso de não existir cadastro de fornecedores, oferecer subsídios que orientem as aquisições subsequentes.




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Recomenda-se, por exemplo, usar fichas de cor branca para materiais, mercadorias ou produtos TRIBUTADOS e, de outra cor, para os ISENTOS. Esta separação, poderá, também, ser feita através de um corte, no canto superior da ficha, para identificar os TRIBUTADOS e, sem corte, para os ISENTOS.

Modelo de Ficha de Controle de Estoque:

Associação: _____________________________________ Mês: ________/200 __

MERCADORIA/PRODUTO (UNIDADE): ___________________________________

LOCALIZAÇÃO: ______________________________________________________

ESTOQUE MÍNIMO: _________________ ESTOQUE MÁXIMO: ______________

Fornecedor

Data

Doc. N.º

Custo de Compra

Custo Adicional

Custo Médio Unit. Pond.

Preço de Venda


Associação: ................................. – indicar, no ato de impressão das fichas, o nome completo da Associação. Os demais itens deverão ser preenchidos a caneta, no momento de uso da cada ficha.

Mercadoria: ................ – indicar a denominação mais conhecida do material, mercadoria ou produto. Se for codificar o estoque, indicar também o respectivo código.

Unidade: ................ – indicar a menor unidade de comercialização usada pela Associação. Quando na nota fiscal do fornecedor vier indicada uma unidade múltipla (caixa, tonelada, etc.), esta unidade deverá ser transformada para a unidade de comercialização usada pela Associação (unidade de entrada igual a unidade de saída).

Localização: ........ – indicar o local onde se encontra o material, mercadoria ou produto registrado na ficha. Exemplo: almoxarifado, armazém, depósito, loja, prateleira...

Estoque Mínimo: ............. – indicar a quantidade mínima de unidades que

deverá servir de base para se providenciar uma nova aquisição (reposição de




104

estoque), se for o caso. Obtém-se esta quantidade através do cálculo da média diária de saída durante um período de 3, 6, 9 ou 12 meses. Esta média diária deve ser multiplicada pelo número de dias que, normalmente, se gasta desde a emissão do pedido e entrega do mesmo ao fornecedor (ou associado), até a data de recebimento das mercadorias.

Estoque Máximo: .................... – indicar a quantidade máxima que deverá ser adquirida. Baseia-se no espaço físico existente para a estocagem, no tempo de perecividade da mercadoria ou produto, no tempo de rotação (ou giro) do estoque e na capacidade financeira da Associação.

Data: ........... – indicar o dia, mês e ano da emissão do documento de aquisição (entrada).

Documento N.º............. – indicar a espécie, o número e a série do documento de entrada. Exemplo: NF 45845 – B, Recibo 0030, etc.

Custo de Compra: ........... – indicar o valor total mencionado no documento de aquisição.

Custos Adicionais: ........... – indicar o valor das despesas acessórias cobradas fora do preço das mercadorias, mas que a elas se incorporam. Exemplo: IPI, Frete, Embalagem....

Custo Médio Unitário Ponderado: ....... – indicar o custo de cada unidade que será calculado pela seguinte fórmula: saldo, em valor, existente mais o valor da aquisição que está sendo registrada – dividido pelo saldo, em quantidade, existente mais a quantidade que está sendo registrada.

Preço de Venda: ......... – indicar o preço de comercialização que será calculado de acordo com os critérios de cada Associação. O melhor critério é o preço estabelecido com base nos preços de mercado, ou seja, dos concorrentes locais.




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Modelo de Ficha de Movimentação de Estoque:

Associação: _____________________________________ Mês: ________/20 __

Data

Doc. N.º

QUANTIDADES VALORES DO SALDO

Entrada Saída Saldo Unitário Total


Associação: ................................. – indicar, no ato de impressão das fichas, o nome completo da Associação. Os demais itens deverão ser preenchidos a caneta, no momento de uso da cada ficha.

Data: ................ – indicar dia, mês e ano de realização de cada operação com base no documento que lhe originou (Nota ou Recibo de Venda ou requisição de material).

Documento Número: ............ – indicar a espécie e o número do documento que acobertar o registro de cada operação.

QUANTIDADES:

Entrada: ........ – indicar a quantidade de unidades recebidas que deverá ser igual a indicada no respectivo documento de entrada. É necessário transformar a unidade de entrada na mesma unidade de saída (comercialização) usada pela Associação.

Saída: ........ – indicar a quantidade de unidades entregues que deverá ser igual a indicada no respectivo documento que lhe originou.

Saldo: ........ – indicar a quantidade de unidades obtidas pela fórmula: Saldo Anterior (+) Entrada (-) Saída. Este saldo deverá ser igual às quantidades existentes no estoque.

VALORES DO SALDO

Estes podem, a critério de cada administração, serem calculados e indicados a cada operação ou somente no último dia de cada mês para fornecer o valor do estoque ponderado que deverá ser calculado de acordo com a fórmula já indicada anteriormente e cujos valores, obrigatoriamente, deverão coincidir.




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Unitário: ......... – indicar o custo médio ponderado que deverá ser calculado de acordo com a fórmula já indicada anteriormente e cujos valores obrigatoriamente, deverão coincidir.

Total: ........ – indicar o produto da multiplicação do saldo em quantidade vezes o valor do custo médio unitário ponderado indicado no item anterior.

Observações:

Para melhor aproveitamento de papel, este formulário deverá ser impresso também em todo o verso da ficha.

O registro da movimentação do estoque deverá ser feito a caneta e bem legível.

b) Requisição de Materiais, Mercadorias e Produtos

Realizado o inventário físico inicial (contagem) e implantado o Controle de Estoque, é necessário implantar o formulário de requisição de materiais, mercadorias ou produtos, conforme modelo que se segue.

É um documento hábil para acobertar a movimentação física dos bens e servir de prova ao almoxarifado, armazém ou depósito das saídas para os setores requisitantes. Não possui validade como documento fiscal para acobertar a circulação dos bens fora do estabelecimento e também para a escrituração dos livros fiscais.

As requisições devem conter todos os dados que identifiquem os bens nela descritos, dos setores requisitantes e requisitado, da data de sua emissão e das pessoas responsáveis pelos citados setores. Sua utilização deverá ser controlada rigidamente para se ter um bom controle de estoque em qualquer almoxarifado, armazém ou depósito.




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Modelo de Requisição de Materiais, Mercadorias e Produtos:

Associação: _____________________________________ Mês: ________/200 __

Requisição nº: ______________ Data: _____/_____/________.

De: _________________________________ Para: _______________________

N.º

Ordem

Unidade

Quantidade

Discriminação

Valores

Unitário Total

TOTAL REQUISIÇÃO

Atendido em: _____/_____/______

Assinatura do responsável pelo setor requisitante: ___________________________

Assinatura do almoxarife: ______________________________________________

Assinatura de quem preencheu a requisição: _______________________________

OBSERVAÇÕES: _____________________________________________________

___________________________________________________________________


Associação: ............. – indicar, no ato de impressão das requisições, o nome completo da Associação.

Requisição N.º: ............ – indicar tipograficamente, no ato de impressão das requisições, seu número em ordem seqüencial crescente.

Data: .......... – indicar, no ato de preenchimento de cada requisição, o dia, mês e ano.

De: .......... – indicar, no ato de preenchimento da cada requisição, o nome ou sigla indicativa do setor ou seção requisitante (emitente da requisição).

Para: ........ – indicar, no ato de preenchimento de cada requisição, o nome ou a sigla do almoxarifado, armazém ou depósito a que se destina a requisição.

N.º de Ordem: ......... – indicar o número em ordem seqüencial crescente dos itens requisitados.

Unidade: ....... indicar a unidade de cada item requisitado (Exemplo: Kg , m, unidade, dz.).

Quantidade: .......... – indicar a quantidade de cada item requisitado.

Discriminação: ......... – indicar o nome ou código de cada item requisitado.




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Os quatro próximos itens deverão ser preenchidos pelo encarregado do almoxarifado, armazém ou depósito.

Valor Unitário: ........ – indicar o valor unitário de cada item requisitado que, obrigatoriamente, será igual ao custo médio unitário ponderado constante da respectiva ficha de controle de estoque.

Valor Total: ........... – indicar o total da multiplicação da quantidade vezes o valor unitário de cada item requisitado.

Total Requisição: ............ – indicar a soma do valor total dos itens requisitados.

Atendido em: ........... – indicar o dia, mês e ano em que a requisição foi atendida e os itens entregues ao setor requisitante.

Assinatura do responsável pelo setor requisitante: ........ – para o responsável do setor requisitante assinar, na data de preenchimento da requisição.

Assinatura do almoxarife: ........ – para o responsável do almoxarifado, armazém ou depósito assinar, na data de atendimento da requisição.

Assinatura de quem preencheu a requisição: ........ – para a pessoa que preencheu a requisição assinar, na data do preenchimento.

Observações: .......... – indicar quaisquer observações que se fizerem necessárias. Poderão ser do setor requisitante ou do almoxarifado, armazém ou depósito.

Operacionalização:

As requisições deverão ser impressas em três vias numeradas tipograficamente e encadernadas em blocos.

Cada setor ou seção ficará com um bloco para requisitar, do almoxarifado, armazém ou depósito, os materiais, mercadorias ou produtos que necessitar.

As três vias, preenchidas pelo setor requisitante, terão o seguinte destino:

A 1ª via original e a 2ª via em cópia carbonada serão destacadas do bloco e encaminhadas ao almoxarifado, armazém ou depósito que entregará, ao setor requisitante, os itens solicitados acompanhados da 2ª via da requisição. A 1ª via servirá para o almoxarifado, armazém ou depósito registrar a saída de cada item na respectiva ficha de controle de estoque e depois arquivá-la por ordem numérica e por setor requisitante;

A 2ª via, após o recebimento e conferência pelo setor requisitante dos itens nela descritos, será encaminhada ao setor contábil ou de apropriação de custos pelo próprio setor requisitante;

A 3ª via em cópia carbonada, fixa no bloco, ficará arquivada no setor requisitante.




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c) Inventário Permanente dos Estoques

Este formulário, conforme modelo que se segue, deverá ser utilizado pelo serviço da auditoria interna, pelo encarregado da supervisão geral dos estoques ou pelo conselho fiscal da Associação que, periodicamente, fará uma conferência entre o estoque escritural indicado na ficha de controle de estoque e o estoque físico existente no almoxarifado, armazém ou depósito.

Os itens a serem conferidos deverão ser escolhidos aleatoriamente através das fichas de controle de estoque. Deve-se fazer uma programação em termos de quantidade de itens e número de conferência de modo que, no decorrer de cada exercício, todos os itens sejam conferidos.

Antes de realizar cada conferência é necessário verificar se todos os documentos de entradas e saídas, emitidos até a data da conferência, foram registrados na ficha de controle de estoque e se os respectivos materiais, mercadorias ou produtos foram recebidos ou entregues pelo almoxarifado, armazém ou depósito (regime de competência entre os registros e movimentação física dos estoques).

Modelo de Ficha de Inventário Permanente dos Estoques:

Associação: _____________________________________ Mês: ________/200 __

Data: ____/____/_____. Responsável pela Conferência: ______________________

DISCRIMINAÇÃO DOS ITENS

ESTOQUE OBSERVAÇÕES ESCRITURAL FÍSICO


Associação: ............. – indicar, no ato de impressão do formulário, o nome da Associação.

Data: ............ – indicar o dia, mês e ano em que se efetuar cada conferência.

Responsável pela Conferência: ........ – para a pessoa responsável pela conferência, assinar o documento.

Discriminação dos Itens: ....... – indicar o nome ou código de cada item a ser conferido, conforme indicado na respectiva ficha de controle de estoque.

Estoque Escritural: ....... – indicar a quantidade de unidades de cada item mencionada na respectiva ficha de controle de estoque.




110

Estoque Físico: .......... – indicar, após a contagem física procedida “in loco”, a quantidade de unidades encontrada de cada item conferido.

Observações: ........ – indicar qualquer observação que se fizer necessário com relação a cada item conferido.




111

BIBLIOGRAFIA 01. BENATO, João Vitorino Azolin, A arte de fiscalizar cooperativas. Curitiba,

OCEPAR, 1986. 02. CEBRIAN, P. M. & COSTA, N. Manual de orientação para realização de

assembléias gerais em cooperativas de crédito rural. Curitiba, Comitê pró-constituição das cooperativas de crédito rural do Estado do Paraná, 1987. 75p.

03. FRANCO, Hilário. Contabilidade geral. São Paulo, Atlas, 1971. 04. FRANCO, Hilário. Estrutura, análise e interpretação de balanços. São Paulo,

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gestÃo de associaÇÕes - sede.mg.gov.brsede.mg.gov.br/images/documentos/manual gestão...

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