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MANUEL LUIS COSTA PINTO

GESTÃO DA INFORMAÇÃO ESCOLAR NUM CONTEXTO DE MUDANÇA

:ESTUDO DE CASO NUMA ESCOLA SECUNDÁRIA DO GRANDE PORTO

PORTO

Novembro de 2011

MANUEL LUIS COSTA PINTO

Licenciado em Engenharia Eletrotécnica, em 1983, pela

Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto

GESTÃO DA INFORMAÇÃO ESCOLAR NUM CONTEXTO DE MUDANÇA

Dissertação realizada no âmbito do Mestrado em Ciência da Informação,

orientado pelo Professor Doutor Armando Malheiro Silva

Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto

Rua Roberto Frias, s/n, 4200-465, Porto, Portugal

Novembro de 2011

Resumo

O Ministério da Educação aprovou em 22 de Abril de 2008 um novo regime de gestão

escolar, instituindo a figura de director e um novo órgão, o Conselho Geral, posicionado

no topo da hierarquia da organização Escola. Neste órgão foi reforçada a participação dos

pais e comunidade envolvente à Instituição de ensino.

Nesta altura, o Governo decide também investir nas escolas implementando um projecto

tecnológico que dota todas as escolas de uma rede informática interna, permitindo acesso

à Internet em banda Larga, quadros Interactivos, videoprojectores, cartão electrónico do

aluno, videovigilância e outras ferramentas tecnológicas ao serviço da escola.

Atravessamos uma época em que os sistemas de Informação e especialmente sistemas

baseados na Web, se expandem por todos os ramos de actividade, e tendem a facilitar a

vida aos utilizadores.

Neste contexto é notória a falta de um sistema tecnológico de informação especificamente

orientado para a gestão escolar, no qual todos os elementos da comunidade escolar,

desde a direcção aos coordenadores, às direcções de turma, aos alunos, professores,

encarregados de educação possam usufruir de informações e utilizar o sistema de

informação no seu trabalho ou na interacção com os elementos componentes do sistema.

Os sistemas tecnológicos de informação que apoiam as organizações escolares, são

constituídos por elementos e subsistemas normalmente desconexos, não integrados, que

não permitem uma gestão eficaz da informação, armazenamento e acesso, tornando-se

num elemento de dificuldade para todos os que trabalham na organização e não num

factor de progresso e de evolução da organização.

Pretende este trabalho, diagnosticar, fotografar o estado em termos de Gestão de

Informação numa instituição escolar pública, seguramente com alguns pontos fortes, mas

também com muitos problemas comuns a outras instituições similares e também

seguramente com problemas mais específicos, resultantes do contexto social em que se

insere e de outros factores endógenos.

A partir desta fotografia, torna-se natural a construção de um modelo de gestão da

informação que incorpore os aspectos identificados como boas práticas em termos de

gestão da informação e que também dê respostas a, senão a todos os problemas

identificados, aos problemas essências para o correcto e eficaz funcionamento da

instituição.

Este modelo como vai sempre ser pensado no sentido de resolver questões essenciais e

comuns à maioria destas instituições, apontará também para o que será o correcto e

eficaz funcionamento típico deste tipo de instituições.

Numa antevisão do que seria a aplicação desse modelo na escola, surgirão

necessariamente orientações importantes para a respectiva Direcção alertando para as

medidas a tomar no sentido de resolver os problemas identificados no âmbito da gestão

da informação.

Tentando abrir caminho para a implementação do modelo, serão apontadas

concretamente os trabalhos futuros para que ele possa efectivamente ser implementado

na escola e assim colmatar os problemas identificados.

SUMÁRIO

1. Introdução .................................................................................................................................... 6

1.1 Enquadramento Geral ............................................................................................................ 6

1.2 Motivações ........................................................................................................................... 6

1.3 Objetivos e Resultados Esperados .................................................................................. 7

1.4 Estrutura da Dissertação ........................................................................................................ 8

2. Enquadramento Teórico ............................................................................................................... 9

2.1 Gestão da Informação ............................................................................................................ 9

2.2 A Gestão de Informação e Sistema de Informação .............................................................. 12

2.3 Modelos e Modelização ....................................................................................................... 14

3. Enquadramento da Investigação ................................................................................................ 16

3.1 A Problemática e questão de investigação .......................................................................... 16

3.2 Plano de Trabalho ................................................................................................................. 17

4. Metodologia de Análise .............................................................................................................. 18

4.1 Metodologia ......................................................................................................................... 18

4.2 Definição da Amostra ........................................................................................................... 19

4.3 Entrevistas ............................................................................................................................ 21

5. Escola e Sistema de Informação Escolar .................................................................................... 23

5.1 A Caracterização da Escola ................................................................................................... 23

5.2 A Escola como uma Organização .......................................................................................... 26

5.3 Fluxos de Informação ........................................................................................................... 33

5.4 O Valor da Informação no contexto escolar ......................................................................... 36

5.5 Sistemas tecnológicos no Sistema de Informação Escolar ................................................... 39

6. Resultados da Análise Orgânico Funcional ................................................................................. 47

7. O Modelo de gestão de Informação escolar .............................................................................. 53

8. Propostas e Plano de intervenção .............................................................................................. 63

9. Conclusões e Trabalho Futuro .................................................................................................... 73

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ...................................................................................................... 78

ANEXOS .......................................................................................................................................... 82

ANEXO A – Guião de Entrevista Professores .................................................................................. 84

ANEXO B – Guião de Entrevista Alunos .......................................................................................... 86

ANEXO C – Guião de Entrevista Funcionários ................................................................................ 88

ANEXO D – Guião de Entrevista Secretaria .................................................................................... 90

ANEXO E – Tratamento entrevistas ................................................................................................ 93

Gestão de Informação Escolar num Contexto de Mudança

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1. Introdução

1.1 Enquadramento Geral

As Organizações que se dedicam ao ensino estão sujeitas cada vez mais a pressões

crescentes, quer pela tutela, quer pelos utentes e suas famílias, quer pelos próprios

trabalhadores que exigem mais e melhor informação, para poderem desenvolver melhor o

seu trabalho.

Todos sabemos que a informação, a sua partilha adequada, a sua segurança, a solidez e

funcionalidade do modelo de Informação da Organização, são factores de eficiência e

eficácia na acção educativa.

Apesar do actual desenvolvimento existente na análise e na implementação dos sistemas

de informação, e por variadíssimas razões, existem ainda alguns constrangimentos, mais

numas Organizações do que noutras, que implicam consequências nos processos e nos

resultados, contribuindo para que a resposta da instituição no seu global seja

desadequada em relação ao contexto onde se insere.

No âmbito das Ciências de Informação, é proposto um trabalho científico que visa

efectuar uma abordagem de forma integrada ao problema da gestão de informação numa

Organização de ensino público, uma escola secundária.

O foco deste trabalho será sobre a informação, o acesso, o seu tratamento, as origens, os

destinos, as plataformas utilizadas, as necessidades dos utilizadores e as formas de

disponibilização da informação.

O grande objectivo deste trabalho é conceber um modelo de gestão da informação, aceite

por todos os que necessitam da informação dentro da organização e no exterior e que

permita fazer uma gestão eficaz, no sentido de melhorar o funcionamento da instituição.

1.2 Motivações A motivação para a realização deste trabalho advém do facto de o proponente ser

professor do quadro de uma escola secundária, e que em virtude de desempenhar cargos

relacionados com a temática em análise, conhecer alguns dos problemas de gestão de

informação existentes, e modestamente achar que pode contribuir de alguma forma para

a sua resolução, primeiro identificando-os, e depois apontando formas de os ultrapassar.


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1.3 Objetivos e Resultados Esperados

Esta dissertação prevê uma investigação aplicada. São objectivos específicos deste

trabalho:

o Identificar os diferentes tipos de informação: legal, pedagógica, financeira,

administrativa que é utilizada na instituição. Identificar produtores e destinatários da

informação.

o Identificar e caracterizar as plataformas que são utilizadas para armazenar, tratar e

gerar nova informação.

o Identificar constrangimentos no acesso, no tratamento, na produção e na

disponibilização de informação.

o Identificar necessidades de informação.

o Comparar os métodos e ferramentas utilizadas com algumas outras instituições do

género.

o Conceber um modelo global e integrado de informação disponível para todos os

intervenientes, que os satisfaça nos seus aspectos mais críticos e fundamentais de

trabalho.

Para além da apresentação deste estudo e da sistematização inerente, espera-se obter

como resultado do trabalho, uma proposta concreta de alterações, em algumas áreas, em

relação à forma como é feito o tratamento, o armazenamento, a produção de nova

informação, a partilha e a disponibilização da informação.


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1.4 Estrutura da Dissertação

Este documento é constituído por 9 capítulos.

O primeiro é um capítulo Introdutório com o enquadramento geral do tema em análise, as

motivações, resultados esperados e estrutura deste documento.

No segundo é feito um enquadramento teórico, sobre concepções da Gestão da

informação, o conceito de Sistema de Informação e sobre o conceito e construção de

Modelos.

O terceiro capítulo, é aquele em que se enquadra a investigação desenvolvida. Detalham-

se aí a problemática, a questão central ou norteadora da investigação e o Plano de

Trabalho.

O quarto capítulo faz o enquadramento da instituição alvo deste estudo. Estrutura

organizacional, caracterização e o funcionamento de alguns subsistemas do Sistema de

Informação actual, são os subtemas aqui abordados.

O quinto capítulo é dedicado á Metodologia de Análise na investigação. Qual a

metodologia utilizada, a definição da amostra e o tratamento das entrevistas como meio

de recolha de dados para a investigação.

No sexto capítulo são apresentados os resultados e a forma como foram extraídos a partir

da sua principal fonte, os textos transcritos das entrevistas.

O sétimo capítulo é dedicado à apresentação do modelo de gestão da informação escolar.

Procurou-se aqui fazer uma correspondência entre possíveis soluções e problemas

identificados na recolha dos dados.

No oitavo capítulo, apresentam-se uma série de medidas em concreto para melhoria do

sistema de informação escolar.

O nono capítulo é o das conclusões, onde é feita uma reflexão sobre os problemas

encontrados, as causas gerais desses problemas e onde se tenta apontar uma linha de

rumo relativa à área da gestão da informação escolar no contexto do nosso país.


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2. Enquadramento Teórico

2.1 Gestão da Informação

A Gestão da informação é uma vasta área dentro das Ciências da Informação e que por

definição abarca todo um conjunto de atividades que vão desde a Produção da

Informação, o registo e armazenamento, a distribuição e o uso da mesma. Esta área tem

sido objeto de estudo ao longo destes últimos anos por variadíssimos autores.

Existem várias formas de entender a gestão da Informação.

Uma primeira forma de ver a Gestão de Informação, e talvez aquela que mais tem sido

usada como definição desta área científica, entende que “a gestão de informação devia

abarcar toda a cadeia de valor da informação, começando pela identificação das

necessidades de informação, passando pela aquisição, organização e armazenamento,

produtos e serviços, distribuição de informação e fechando o ciclo com a utilização da

informação.” (Choo, 2003).

Outra forma de olhar para a Gestão de informação é ligar a gestão de informação à noção

de Sistema de Informação concebido dentro de uma organização com uma determinada

estrutura orgânico-funcional.

Carlos Zorrinho considera a “GI como uma função que interliga e conjuga a concepção

dos sistemas de informação com a concepção dinâmica da organização. É uma função de

nível estratégico, que deve ser desempenhada ao mais alto nível da estrutura da

organização (vice-presidência ou assessoria directa do presidente ou diretor-geral) ”

(Zorrinho, 1998).

Poderemos ainda considerar a gestão de informação, como uma atividade associada à

gestão do conhecimento, e nessa perspectiva poderia ser entendida “um conjunto de

actividades com a finalidade desenvolver e controlar todo o tipo de conhecimento numa

organização, visando à utilização na consecução dos seus objetivos.”

Esta visão da Gestão da Informação considera de uma forma muito clara que esta área

deverá funcionar como suporte à decisão numa organização. Nesse sentido, um completo

sistema de informação, que permitisse adquirir, distribuir e utilizar conhecimento, seria o

elemento chave dessa organização. A partilha e utilização desse conhecimento deveria

ser um motor na mudança e na adaptação do comportamento da organização.


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Segundo Armando Malheiro da Silva, estas três grandes conceções de Gestão da

Informação, são complementares entre si (SILVA, 2009).

Parece de facto, existir uma complementaridade entre estas visões da Gestão da

Informação. Na realidade, todas elas se aproximam da realidade efetiva que essa área

representa, mas talvez no seu conjunto consigam dar uma expressão mais exata do que é

a Gestão da Informação e principalmente do seu papel no seio das Organizações.

A visão que melhor se aplica às organizações escola é que prevê os seis processos

fundamentais de informação:

- Identificação das necessidades;

- Aquisição;

- Organização e armazenamento;

- Desenvolvimento de produtos e serviços;

- Distribuição e partilha;

- Utilização.

Todos estes processos ocorrem num sistema escola, e todos eles são importantes e

fortemente interligados, formando uma cadeia que culmina com a utilização da informação

no sentido de dotar a organização com capacidade de responder a solicitações, das mais

variadas, e às quais se encontra sujeita, e a proceder a adaptações como resposta às

alterações do meio em que se insere.

As necessidades de informação estão intrinsecamente ligadas com as funções que as

pessoas assumem, ou que lhes são atribuídas dentro de uma organização, “entender as

necessidades de informação, há que compreender acima de tudo o que é que as pessoas

fazem na organização.” (ROQUE, 2005: pág. 5).

A aquisição da informação faz-se de muitas e variadas formas, através da receção

documentos recebidos, na organização, por vários canais, através da consulta de registos

internos de factos e ocorrências normais e extraordinários, decorrentes da atividade da

organização. Enfim através de comunicações, escritas, orais e até eletrónicas.

A organização e o armazenamento são feitos através de duas vertentes fundamentais,

utilização de arquivos físicos e sistemas tecnológicos. Na primeira vertente, há a

necessidade de arquivar documentos no formato papel, atas de reuniões (embora estas


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possam também existir no formato eletrónico), dossiers com a informação mais variada,

legislação diversa, materiais dos cursos, registos de projetos, de visitas de estudo, etc…

No formato eletrónico, existem registada e convenientemente organizada, pela definição

de acesso incluído no desenho do software, a informação que é necessário tratar mais

rapidamente: informação dos alunos, de pessoal docente e não docente, das aulas, das

avaliações, das turmas, etc…

O desenvolvimento de produtos e serviços assumem, no caso das organizações

escolares formas muito particulares. O produto de uma organização escolar é

fundamentalmente a progressão realizada na aprendizagem e medida pela avaliação final

anual dos seus alunos.

No entanto uma organização escolar produz também muita informação, informação até

importante para a avaliação da própria organização enquanto instituição que pretende

atingir metas e objetivos.

O serviço principal (entre vários) é a formação ministrada em horas aos seus alunos, nas

disciplinas que constam dos currículos. Nos cursos apoiados pelo POPH – Programa

Operacional de Potencial Humano, há um indicador importante que mede e quantifica

esse serviço, o volume de formação. Um outro serviço importante e que também já é

possível medir é o valor acrescentado, em termos de componentes de atitudes e valores e

de conhecimentos adquiridos, que a escola proporciona aos seus alunos.

A distribuição e partilha das informações é normalmente um processo crítico nas

organizações escolares. É aqui que falham muitas vezes os sistemas de informação

implementados. A comunicação de atividades, projetos, os seus resultados, a própria

informação necessária para algumas atividades importantes, por vezes, não chega

atempadamente aos seus destinatários.

A utilização da informação pode ser boa, se a informação obtida for adequada para a

função em causa e completa, e pode não resultar tão bem se essa informação padecer de

rigor, de boa organização, podendo inclusive atrasar grandemente processos internos de

produção de nova e importante informação. Por exemplo, os processos de avaliação

interna, raramente têm ao seu dispor informação bem formatada e organizada para

conseguirem chegar com rapidez aos indicadores que dão informação importante sobre o

funcionamento da organização ano após ano.


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2.2 A Gestão de Informação e Sistema de Informação

A gestão de informação está sempre intimamente ligada ao estudo do contexto orgânico-

funcional da Organização objecto da análise, e por conseguinte, ao estudo do Sistema

Informacional que é parte integrante dessa Organização, e nas formas de tornar esse

sistema eficaz no seu funcionamento.

Convém talvez esclarecer o conceito de Sistema de Informação com o qual iremos lidar.

Segundo o Dicionário Electrónico de Terminologia em Ciências da informação - DeltCI,

existe uma diferença grande entre Sistema de Informação e Sistema Tecnológico de

Informação.

“Um Sistema de Informação é uma totalidade formada pela interacção dinâmica das

partes, ou seja, possui uma estrutura duradoura com um fluxo de estados no tempo.

Assim sendo, um Sistema da Informação é constituído pelos diferentes tipos de

INFORMAÇÃO registada ou não externamente ao sujeito (o que cada pessoa possui em

sua memória é informação do sistema), não importa qual o SUPORTE (material e

tecnológico), de acordo com uma estrutura (entidade produtora/receptora) prolongada

pela acção na linha do tempo.” (Deltci, Nov 2010).

Um Sistema Tecnológico de Informação “ consiste na combinação de todos os meios de

recolha, processamento e transmissão de INFORMAÇÃO de uma aplicação, utilizando

um ou mais computadores (MORVAN, 1988: 312). Trata-se de uma infra-estrutura

tecnológica muito versátil e poderosa que está a revolucionar, não só mas também, as

atitudes e as tarefas relacionadas com o fluxo informacional humano e social. Em

CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO ganha o qualificativo de suporte tecnológico especial, cuja

informação processada, recolhida, acumulada e transmissível constitui parte integrante e

dinâmica do Sistema de Informação propriamente dito.” (Deltci, Nov 2010).

O Sistema de Informação, e analisando as definições terminológicas acima, corresponde

a uma interacção dinâmica das estruturas que compõem a organização, em termos de

trocas de informação que podem ter um padrão regular de trocas entre determinadas

estruturas e podem mesmo ser esporádicas, variando assim no tempo.

O sistema tecnológico é um sistema de suporte, que conforme o seu desenho pode trazer

maior velocidade e facilidade, nas trocas de informação, apoiando a gestão da informação

em todas as suas vertentes, e faz parte integrante do Sistema de Informação.

http://www.ccje.ufes.br/arquivologia/deltci/def.asp?cod=45





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Na maior parte dos casos de análise de Gestão da Informação estamos perante um

Sistema de Informação já existente, e consequentemente de um sistema tecnológico de

suporte que também já existe e foi sendo desenvolvido ao longo do tempo.

Esse é o caso das instituições de ensino secundárias em Portugal, pois na sua grande

maioria são instituições que funcionam à vários anos e por conseguinte, mal ou bem, têm

um sistema de informação a funcionar, caso contrário, a própria organização não

conseguiria executar as suas funções primárias.

Nos sistemas de informação, o problema que mais frequentemente se quer resolver é o

da análise de funcionamento do sistema de informação, no sentido de verificar, se satisfaz

em termos da disponibilização de informação necessária para os diferentes atores

desempenharem o seu papel de uma forma eficaz.

Na verdade, todos os atores na escola, são de facto gestores de informação, com

necessidades de informação específicas, e desenvolvem essa atividade tendo por base o

sistema de informação existente.

Desde o aluno, passando pelo auxiliar de ação educativa, o professor, o diretor de turma,

o coordenador de departamento, o diretor, todos gerem informação, consomem a partir

das respetivas fontes, processam a partir de procedimentos na sua maioria já

previamente definidos, armazenam e geram nova informação, que divulgam pelos canais

apropriados e pré-estabelecidos.

Consequentemente, o sistema de informação escolar abrange as bases de dados do

sistema tecnológico que suporta parte do seu funcionamento, os documentos de vária

ordem que são recebidos, produzidos e arquivados na organização, as atividades

comunicacionais entre os diferentes atores, os saberes desses atores e as normas e

procedimentos de funcionamento, de processamento da informação nos mais variados

setores e funções orgânicas, incluindo os processos de autoavaliação e controle.

Poder-se-á dizer que em certa medida, o sistema de informação, é a inteligência da

própria organização, uma vez que todo o processo da mesma está inscrito nessa espinha

dorsal do funcionamento da organização.

Uma organização inteligente é aquela que consegue atualizar-se e adaptar-se às

mudanças e diferentes condições de funcionamento no meio em que se insere. Nessa


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perspetiva, a adaptação da organização, passa sempre pela adequação do seu sistema

de informação às novas condições impostas por alterações no meio envolvente.

As organizações escolares têm alterado, aqui e ali, os seus sistemas de informação, ao

longo do seu funcionamento, como era inevitável que tal acontecesse. Coloca-se no

entanto a questão, se as alterações que foram sendo realizadas, foram as suficientes, as

mais indicadas e adequadas para que a escola como organização possa desenvolver a

sua atividade eficazmente.

2.3 Modelos e Modelização

Um dos objetivos deste trabalho relaciona-se com a obtenção de um modelo de gestão de

informação na organização escola.

Modelar, ou criar modelos de uma realidade concreta, seja ela física, matemática ou

social é sempre uma tarefa difícil.

Ainda mais difícil, no caso de criar modelos de realidades sociais, pois estas são mais

complexas, e por conseguinte mais difíceis de representar.

Um Modelo, segundo definição no DELTCI é “Sistema físico, matemático ou lógico que

representa as estruturas essenciais de uma realidade e é capaz de, no seu nível, explicar

ou reproduzir dinamicamente o funcionamento daquelas. Os modelos reduzidos da

aviação ou da hidráulica são modelos físicos; os modelos económicos são modelos

lógico-matemáticos” (Deltci, Nov 2010).

À luz desta definição um modelo é sempre uma simplificação de uma realidade física ou

matemática e que pretende por efeito dessa redução à essência estrutural, permitir um

estudo dessa realidade através de simulações e de alimentação das variáveis de entrada

do modelo.

Em Ciências da Informação, é permitida uma abordagem diferente daquela que se

relaciona com os modelos físicos e matemáticos.

Armando Malheiro da Silva, investigador das Ciências de Informação, refere, no nº13 da

Revista Prisma.com, como exemplo, que “um Modelo que vem sendo aplicado na área da

Gestão de Informação é o Modelo Sistémico de Informação Activa e Permanente (SIAP),

inspirado na Teoria Sistémica e composto por vários Módulos, que correspondem a duas

fases distintas: a do diagnóstico/análise e explicação” (SILVA, 2005: p. 3).


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Diz ainda a respeito desse modelo de duas fases, que a primeira é “essencialmente

descritiva e “radiográfica”, na medida em que põe em relevo características e problemas

vários de um caso concreto em estudo” (SILVA, 2005: p. 3).

A segunda fase, a da explicação, é por sua vez classificada de interventiva porque

“apresenta soluções de curto, médio e longo prazo com um plano de optimização de

resultados positivos bem definido” (SILVA, 2005: p. 3).

Este tipo de Modelo está a ser testado em projetos de pesquisa de Ciências da

Informação e é utilizado nesta dissertação.

Na realidade este tipo de modelo em duas fases tem um grande potencial de

aplicabilidade nas organizações escolares. A ideia da existência de uma primeira fase de

diagnóstico, onde se realiza uma radiografia da gestão da informação na instituição é

fundamental para a fase seguinte a do desenho das soluções, organizadas num plano de

intervenção, enquadrado em objetivos bem definidos a atingir.

Existem no meio escolar, várias formas de obter um diagnóstico de funcionamento de

uma organização escola. Desde as inspeções impostas externamente, pela Inspeção

Geral de Educação, passando por processos de avaliação externa, como por exemplo, o

Programa Aves da fundação Manuel Leão, e pelos próprios processos de autoavaliação

realizados em cada escola.

O diagnóstico de uma organização escolar, em todas as suas dimensões, é sem dúvida,

de uma tarefa complicada, como demonstram o tempo gasto e os meios envolvidos na

avaliação, utilizando cada uma das formas de diagnóstico referidas no parágrafo anterior.

A dimensão Gestão de Informação numa organização escolar é uma dimensão nuclear do

funcionamento da organização, como já ficou claro das referências feitas a essa questão

no parágrafo anterior, e que pode ser analisada de uma forma mais restrita, com um foco

na análise do sistema de informação. Não é porém uma tarefa simples.

Voltando ao modelo de duas fases proposto por Armando Malheiro da Silva, a última fase,

depois do diagnóstico feito, vem naturalmente a explicação dos problemas encontrados, à

qual se segue, a definição de uma lista de medidas, organizadas num plano de

intervenção, que visa atingir um determinado conjunto de objetivos, muito bem definidos.


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3. Enquadramento da Investigação

3.1 A Problemática e questão de investigação

A definição da problemática, objeto de tratamento num trabalho académico desta

dimensão, é sempre um elemento que permite definir fronteiras, qual a direção que a

investigação vai tomar e que problema vai tentar identificar e tentar solucionar.

O conjunto de questões que se segue tem de facto o objetivo de indicar qual o caminho

que se pretende trilhar nesta investigação.

Os fluxos informacionais dentro da Organização estão bem definidos e de acordo com a

estrutura funcional da mesma?

O modelo de informação é o mais adequado no contexto atual de funcionamento das

escolas secundárias?

A forma como a informação é armazenada e transmitida é a mais eficaz?

É possível melhorar o funcionamento do Sistema de informação no contexto orgânico-

funcional atual?

Os diferentes atores terão disponível a informação necessária e suficiente para o

desempenho cabal da sua missão dentro da organização? Se não estão satisfeitos, então

qual a sua opinião acerca de como poderia funcionar o Sistema de Informação?

Toda esta problemática, aqui definida por este conjunto de questões orientadoras e

delimitadoras da investigação, é sintetizada na seguinte questão central e definidora da

investigação:

É possível aumentar a eficiência do funcionamento de uma

instituição de ensino público secundário e a sua eficácia através

da definição de um modelo de Gestão de Informação mais coeso

e integrado?


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3.2 Plano de Trabalho

Plano de trabalho (identificação das principais tarefas a realizar e marcos do projeto): 1ª Fase - Enumerar e identificar e registar dados sobre informação relevante que entra, é

produzida e circula dentro da instituição, incluindo origens e destinatários.

2ª Fase – Identificar plataformas utilizadas, e adequação às necessidades da instituição,

quanto à segurança de acesso, à partilha, aos tratamentos efetuados, à sua

automatização e à disponibilização.

Marco (Avaliação Intermédia) – Nesta altura do projeto está feito o grande estudo de

sistematização da informação utilizada no contexto específico de uma instituição de

ensino público.

3ª Fase – Efetuar uma recolha de dados sobre o funcionamento dos processos de gestão

da informação no meio escolar. Entrevistar um conjunto de elementos correspondente a

uma amostra na comunidade escolar. Por exemplo: Diretora, Subdiretora, Coordenadores

de Departamento, Coordenadores de Ciclo, Coordenadores de DT, Chefe de Serviços

Administrativos, Serviço de Psicologia e Orientação, etc.

4ª Fase – Conceber o modelo de informação baseado em toda a informação entretanto

recolhida. Propor algumas alterações que visem aumentar a eficiência dos processos e

aumentar a eficácia da ação da instituição na sua área de atuação.


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4. Metodologia de Análise

4.1 Metodologia

A metodologia utilizada neste trabalho é do tipo Estudo de Caso, com recurso a:

Observação Direta e participante. Esta é uma ferramenta natural, pois resulta do facto de

eu ser professor da escola nestes últimos seis anos letivos e por consequência, ser parte

integrante do sistema social aí existente, e de participar ativamente em subsistemas do

sistema de informação global existente na escola.

Análise Documental. É também uma ferramenta importante quando se está a estudar uma

organização nos aspetos da Gestão de Informação e do funcionamento do Sistema de

Informação e que é também fundamental neste Estudo de caso.

O recurso a um Inquérito a professores, e a pessoal não docente, foi ponderado.

Dependia de alguma forma dos resultados da informação extraída das entrevistas e da

minha observação direta. Acabei por considerar que não iria trazer nada de novo à

investigação, uma vez que da análise das entrevistas, resultaram conteúdos que

conduziram a conclusões fundamentais.

Entrevistas a interlocutores privilegiados na relação com o Sistema de Informação

existente e que compuseram a amostra que é explicada no item seguinte desta

dissertação.

A análise orgânico-funcional utilizada neste trabalho, é uma análise do tipo swot, com

saliência no ambiente interno, isto é nos pontos fortes e fracos identificados internamente,

e constitui a etapa seguinte em todo este processo metodológico. Através desta análise,

nas entrevistas, podemos identificar essencialmente pontos fracos. É muito natural que os

entrevistados tenham mais facilidade em identificar os pontos fracos, os problemas, as

fragilidades do que manifestarem os pontos fortes. É possível pois, isolar os mais

variados problemas de uma forma muito direta e elencá-los num conjunto. A partir desse

conjunto de problemas é possível construir um modelo representativo da gestão de

informação numa organização escolar.


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Foi considerada a utilização metodológica de uma análise de conteúdo, na qual as

entrevistas poderiam ser analisadas em termos de frequência de ocorrência de palavras e

de ausência significativa, em algumas entrevistas, de referências a problemas

identificados noutras entrevistas.

Nesta caso particular, o objetivo fundamental seria analisar os textos das entrevistas à

procura de problemas identificados pelos entrevistados.

Houve certamente um trabalho prévio, de conversão das entrevistas em texto e isso foi

feito utilizando as notas feitas nas entrevistas e com recurso ao áudio, uma vez que a

grande maioria das entrevistas foram gravadas.

Dependendo desse processo de conversão e até dos termos utilizadas pelo entrevistado,

para identificar os problemas, esses, poderiam ser relatados de forma diferente e terem o

mesmo significado. Por essa razão a utilização de processos de contagem estatística de

termos poderia não resultar em dados reais e consistentes.

Por outro lado, como se pretende chegar a uma lista de problemas, como ponto de partida

para a construção de um modelo, a análise de conteúdo tal como está cientificamente

definida, não acrescentaria nada em relação ao objetivo delineado para esta dissertação.

Estas últimas considerações, justificam a opção pela análise de pontos fracos utilizada.

4.2 Definição da Amostra

Em relação às entrevistas, foi definida uma amostra de 20 entrevistados num universo de

991 elementos (122 professores, 849 alunos, 12 funcionários auxiliares e 8

administrativos).

Esta amostra foi definida tendo em linha de conta dois condicionalismos importantes. O

primeiro foi o de conseguir um conjunto de entrevistados o mais representativo possível

dado o que se pretendia saber e isto era, genericamente, a identificação de problemas

relacionados com o funcionamento do Sistema de Informação existente e também

problemas de comunicação dentro da instituição. Também para cumprir esse objetivo, foi

dado um grande peso percentual aos professores na composição da amostra, pois estes

mais do que os alunos e os funcionários administrativos, teriam uma opinião mais

substantiva acerca do funcionamento do sistema de informação, porque sendo parte

integrante do Sistema são atores fundamentais não só porque utilizam o sistema de uma

forma constante, mas também, porque são muito conscientes das suas necessidades em


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termos de informação. Em relação aos grupos de alunos e funcionários auxiliares, foram

escolhidos elementos que de alguma forma fossem representativos das respetivas

classes.

O segundo condicionalismo foi o tempo disponível para a realização das entrevistas.

Tinha que realizar a totalidade das entrevistas num espaço muito curto, de cerca de 3

meses. É sabido que o tempo gasto por entrevista, não é só a da realização da mesma,

mas também da preparação, dos contactos inicias, da substituição dos entrevistados em

casos de acontecimentos não previstos, etc..

Tendo em conta os condicionalismos enunciados, considerei que a quantidade de 20

entrevistas, embora num número pequeno em relação ao universo dos potenciais

entrevistados, cerca de 2%, poderia permitir a coleção de informação suficiente para os

objetivos deste trabalho.

Restava de seguida definir um conjunto de elementos, de entre estruturas diretivas,

cargos dentro da instituição, e demais elementos da comunidade educativa, que fosse

representativo das opiniões relativas ao que se pretendia saber.

Os cargos dos potenciais entrevistados apresentam-se na lista seguinte:

Diretora da escola (1)

Vice – Diretora (1)

Coordenadora de Departamento Curricular (2)

Adjunto de Direção (1)

Coordenadora do Departamento de Formação Qualificante (1)

Coordenadora da Execução Física do POPH, das Candidaturas Pedagógicas

e Financeiras (1)

Coordenadora dos Diretores de Turma (1)

Diretoras de Turma (3)

Professor com assento no Conselho Geral de Escola (1)

Professores (2)

Professores do Grupo de Autoavaliação de Escola (2)

Responsável pelos Serviços Administrativos (1)

Representante do Pessoal não docente da escola (1)

Presidente da Associação de Pais (1)

Representante dos Alunos no Conselho Geral de Escola (1)


21

4.3 Entrevistas

As entrevistas foram pensadas como semiestruturadas. Isto é, foi criado para o efeito um

guião de entrevista que permite conduzir as entrevistas e obter respostas em relação a

algumas questões que foram definidas como essências para os objetivos do trabalho em

curso.

No que respeita às entrevistas realizadas a colegas professores, detentores de vários

cargos na organização, as questões inseridas no guião de entrevista foram deixadas a um

nível genérico para permitir alguma margem de liberdade na resposta à maioria dos

entrevistados. A explicação para essa estratégia relaciona-se com o facto de, sendo

esses entrevistados na sua maioria professores, e tendo aceitado realizar a entrevistas

sem qualquer espécie de reserva, não precisarem de muito estímulo para desenvolverem

respostas ricas de conteúdo e das quais é possível extrair muita informação.

Os guiões foram naturalmente adaptados para as entrevistas realizadas com alunos e

funcionários pois o tipo de questões tem que se adequar ao papel dos intervenientes no

sistema de informação.

Por exemplo, no caso dos alunos as questões colocadas focaram mais os aspetos

comunicacionais e de difusão da informação, do que propriamente os relacionados com o

funcionamento do sistema de informação.

Os funcionários auxiliares já foram inquiridos na vertente das informações emanadas pela

direção da escola e também relativas aos processos de comunicação dentro da

instituição.

No caso particular do chefe de serviços administrativos, houve também necessidade de

afinar as questões, pois impunha-se uma confrontação de opinião em relação a outras

opiniões entretanto já obtidas, sobre subtemas do tema geral da gestão de informação na

escola, e que envolvem diretamente os serviços administrativos da escola.

As entrevistas foram gravadas, na sua maioria, e os ficheiros áudio, foram analisados

para extrair o texto resultante das respostas às questões do guião respetivo.

A partir de todas as respostas obtidas é realizada uma análise por entrevista dos

problemas identificados.


22

Foi organizada uma tabela onde foi colocado o conteúdo de cada resposta por

entrevistado. As respostas foram depois comparadas e cada elemento identificado

considerado relevante para o estudo em causa foi alinhado numa lista ordenada de

problemas identificados, independentemente da frequência com que apareciam nas

respostas dadas.

Como já foi dito, foi ainda necessário ainda verificar se seriam precisas outras técnicas

para conseguir construir o modelo final de gestão da informação na instituição.


23

5. Escola e Sistema de Informação Escolar

5.1 A Caracterização da Escola

A Escola Secundária da Boa Nova localiza-se na freguesia de Leça da Palmeira, concelho

de Matosinhos. A área de influência principal da escola as freguesias de Leça da

Palmeira, Sta. Cruz do Bispo, Perafita e Lavra.

O concelho evidencia uma tendência de envelhecimento, apresentando diminuição do

número e da percentagem de jovens em idade escolar. A freguesia de Leça da Palmeira,

sendo, a que, em 2001, apresentava maior número de jovens, era também aquela em que

a percentagem destes, na população total, era menor. Assim, o contexto demográfico, por

si mesmo, não se afigura auspicioso em termos de aumento de procura dos serviços de

ensino básico e secundário.

Encontra-se numa envolvente com tradição e potencial económico, apesar de apresentar

sinais de instabilidade e reconversão e de a envolvente ser heterogénea (Leça da

Palmeira versus Sta. Cruz do Bispo/Perafita/Lavra).

3º Ciclo do Ensino Básico 123 14,5%

Cursos Científico-humanísticos do Ensino

Secundário 381 44,9%

Cursos Profissionais do Ensino Secundário 250 29,4%

Cursos CEF - Cursos Educação e Formação 56 6,6%

Cursos EFA - Educação Formação de Adultos 39 4,6%

849

Tabela 1 - Distribuição do nº de alunos por cursos no Ano Letivo 2010/2011

A freguesia de Leça da Palmeira registava, à data do último Censo, uma população

particularmente contrastante em termos de grau de escolarização – mais de 50% da

população com, no máximo, o 1.º ciclo e, simultaneamente, a que possuía maior

percentagem (14%) de residentes com curso médio ou superior.

A rede pública de estabelecimentos de educação e ensino é razoavelmente diversificada,

em Leça da Palmeira, sendo esta escola a única com ensino secundário.

A escola é frequentada por um total de 849 alunos, distribuídos pelos segmentos de

ensino em execução da forma indicada na tabela à esquerda.


24

O quadro docente é composto por 122 professores, com formação adequada, é estável e

globalmente conta com já longa presença na escola. No entanto, foi alvo de uma

renovação decorrente do concurso de 2009.

O pessoal não docente é composto por 12 funcionários, de igual modo com grande

estabilidade.

Os alunos, maioritariamente residentes em Leça ou nas freguesias de proximidade, têm

registado um decréscimo numérico, principalmente no ensino básico regular e nos cursos

científico humanístico. Em contrapartida verifica-se um aumento do número de inscritos

nos cursos profissionais.

Neste momento, a escola apresenta falta de condições de grande parte dos espaços,

iniciando-se, proximamente as obras de requalificação.

Em termos de equipamentos, é de salientar o espólio da biblioteca e centro de recursos.

No entanto, pode-se considerar que os recursos disponíveis na globalidade da escola

nem sempre respondem totalmente às atuais necessidades, quer pela sua desatualização

e eventual inoperância quer pelo número reduzido em algumas tipologias, destacando-se:

o o insuficiente número de meios audiovisuais, por bloco;

o a falta de recursos destinados, exclusivamente, ao trabalho da Direção de Turma;

o o reduzido número de equipamentos informáticos e/ou outros de apoio às

diferentes disciplinas.

A escola dispõe de uma rede informática, quase desse a sua criação, que abrange

exclusivamente o bloco administrativo, e que serve a secretaria/serviços administrativos, a

direção, e a sala de trabalho dos professores e diretores de turma.

Como a maioria das escolas, entrou em 2008, num processo de alteração decorrente da

instituição do PTE - projeto tecnológico para a educação, a nível nacional. A intervenção

limitou-se à instalação de uma rede informática, que envolve toda a área geográfica da

escola, usando conexões por cabo UTP nível 6 (par entrançado) infraestruturando todos

os 5 blocos da escola e acrescentando dentro de cada bloco conexões sem fios para

permitir o acesso á rede através de computadores portáteis.

Esta importante estruturação física, permitiu de imediato a utilização da Internet em todo o

espaço escolar, com fortes implicações, na forma como os processos de aprendizagem

dentro da sala de aula passaram a decorrer.


25

No entanto, para além da infraestruturação em rede, as outras metas do PTE ficaram por

cumprir, a saber:

- Infraestruturação em Rede Informática com velocidades de 40Mbps; (terminada)

- Dotação de um sistema de videovigilância;

- Implementação de um sistema de cartões eletrónicos;

- Colocação de 1 quadro interativo por cada três salas de aula;

- Colocação de um videoprojector e um computador em cada sala de aula.

- Colocação adicional de cerca de 40 computadores.

Convirá dizer, em abono da verdade, que a escola, não entrou na primeira fase do

processo de requalificação das escolas, mas ficou desde 2009, com o início de obras

marcado pela empresa que ganhou esse concurso a nível nacional.

Desde essa altura, mais nenhuma intervenção foi realizada na escola, nem mais material

foi entregue no âmbito do PTE, pois essas intervenções ficariam à responsabilidade da

empresa referida, cujo contrato incluía o fornecimento e instalação do material, após

concluída a intervenção que iria provocar uma grande alteração na arquitetura e forma

física da escola.

Essa requalificação, não aconteceu até aos dias de hoje, e antevê-se difícil a sua

concretização, dado o período complicado em termos de contração de despesas ao nível

das finanças do estado.

Esta situação tem tido um impacto importante no funcionamento da escola. Não só na

continuidade de falta de material audiovisual, cada vez mais importante para o espaço de

aula, como no arranque de outros projetos que ficaram dependentes da alteração física

que iria acontecer a breve trecho, e que foi sucessivamente adiada, ano após ano desde

2009.

Como exemplo importante desta última situação, podemos apontar a melhoria do

aproveitamento da rede instalada na escola, que ficou sempre à espera da alteração

física, pois a própria rede teria que ser refeita no processo de requalificação.

Face ao adiar sucessivo da intervenção, a escola optou naturalmente por manter a rede

do bloco administrativo a funcionar em pleno, e em ir utilizando a rede mais recente para

acesso dos alunos e professores á internet, dentro do espaço escolar.


26

5.2 A Escola como uma Organização

Conselho Geral

Director(a)

SubDirector(a)

Adjuntos

Conselho Pedagógico

Conselho Administrativo

Coordenação de Ciclo e de Curso

Coordenação de Departamento

Curricular

Coordenador(a) de Biblioteca

Departamento de Formação

Espaços Especializados de Apoio Educativo

Pessoal Discente

Pessoal Docente

Pessoal Não Docente

Pais e Encarregados de

Educação

Direcção de Turma

Conselho de Turma

Delegado de Turma

Representante dos Pais e Encarregados

de Educação

Departamentos Curriculares

Associação de

Estudantes

Associação de Pais

Núcleo de Apoio Educativo

SPO`s

SASE

Conselho de grupo Disciplinar

Apoio Pedagógico

Actividades de Complemento

Curricular

Sala de Estudo

Auto - Avaliação de Escola

Equipa Projecto Tecnológico - PTE

Serviços Administrativos

Figura 1 – Organograma da Escola Secundária da Boa Nova

O Dec. Lei 75/2008 de 22 de Abril introduz alterações ao regime jurídico de autonomia,

administração e gestão escolar.

Institui um órgão de direcção estratégica, o Conselho Geral, onde têm participação

reforçada, as famílias através dos representantes dos Encarregados de Educação, as

autarquias com os seus representantes, membros da comunidade local envolvente,

representantes de instituições, organizações e actividades económicas, culturais e

científicas. Naturalmente que este órgão conta também com os professores, agora sem a

maioria da anterior “Assembleia de Escola”, pessoal não docente e alunos.

O objectivo anunciado é garantir a participação reforçada das famílias e comunidades na

direcção estratégica das escolas. Pretende-se também promover a abertura das escolas

ao exterior e a sua melhor integração nas comunidades locais.

Cabe a este órgão a aprovação das regras fundamentais de funcionamento da escola,

documentos estratégicos, de planeamento e de acompanhamento e realização do

planeamento.


27

Aprova documentos importantes, tais como o Regulamento Interno, Projecto Educativo,

Plano Anual de Actividades e Relatório Anual de Actividades.

Uma segunda alteração, relaciona-se com a extinção do Conselho Executivo, como órgão

colegial de direcção e a instituição dos cargos de director, coadjuvado por um subdirector

e um pequeno número de adjuntos. Fundamentalmente a gestão da escola passa de um

órgão colegial, o antigo Conselho Executivo para um órgão unipessoal.

O director tem a seu cargo a gestão financeira, administrativa e pedagógica. Tem o poder

de designar os coordenadores de departamentos curriculares, das principais estruturas de

coordenação e de supervisão pedagógica.

A terceira alteração tem como objetivo o reforço da autonomia das escolas no sentido de

proporcionar uma melhoria do serviço público de educação.

Esta é implementada, dotando o diretor, de uma melhor capacidade de intervenção, e

instituindo um regime de avaliação e prestação de contas.

A prestação de contas está já assegurada, pela participação dos elementos da

comunidade local, pais, alunos e responsáveis da autarquia, todos parte interessada na

melhoria do funcionamento da instituição escola, no órgão de direcção estratégica, cujo

primeiro e talvez mais importante ato é a escolha do director.

O regime de avaliação prevê que seja criado um grupo de auto-avaliação de escola,

capaz de analisar, compilar, monitorar e reportar a evolução da escola nas suas várias

dimensões e que haja uma avaliação externa independente para ratificar esses resultados

de avaliação.

A figura 1 apresenta o organograma da organização, já obedecendo ao estipulado no

Dec. Lei 75/2008 de 22 de Abril.

Uma escola é uma Organização complexa. A muitas vezes referida como Comunidade Educativa é composta por um Conselho geral, um Director(a), um(a) subdirector(a), um

Conselho Administrativo, um Conselho Pedagógico, uma equipa de Auto-avaliação, vários

Departamentos curriculares, vários agrupamentos pedagógicos, direções de turma,

Serviços Administrativos, Serviços de Psicologia e Orientação, uma equipa de Projecto

tecnológico, outros serviços, Professores, pessoal não docente, alunos e encarregados de

educação.

Ainda, e segundo o Decreto de Lei 75/2008, poderemos analisar em pormenor as funções

e competências de cada um dos órgãos.


28

Órgãos de Administração e Gestão

O conselho geral - O conselho geral é o órgão de direção estratégica responsável pela

definição das linhas orientadoras da atividade da escola, assegurando a participação e

representação da comunidade educativa. Compete ao Conselho geral:

Eleger o respetivo presidente, de entre os seus membros, à exceção dos

representantes dos alunos;

Eleger o diretor;

Aprovar o projeto educativo e acompanhar e avaliar a sua execução;

Aprovar o regulamento interno do agrupamento de escolas ou escola não

agrupada;

Aprovar os planos, anual e plurianual de atividades;

Apreciar os relatórios periódicos e aprovar o relatório final de execução do plano

anual de atividades;

Aprovar as propostas de contratos de autonomia;

Definir as linhas orientadoras para a elaboração do orçamento;

Definir as linhas orientadoras do planeamento e execução, pelo diretor, das

atividades no domínio da ação social escolar;

Aprovar o relatório de contas de gerência;

Apreciar os resultados do processo de auto--avaliação;

Pronunciar -se sobre os critérios de organização dos horários;

Acompanhar a ação dos demais órgãos de administração e gestão;

Promover o relacionamento com a comunidade educativa;

O diretor - É o órgão de administração e gestão do agrupamento de escolas ou escola

não agrupada responsável em todas as áreas da escola: Pedagógica, cultural,

administrativa, financeira e patrimonial.

Compete ao diretor submeter à aprovação do conselho geral o projeto educativo

elaborado pelo conselho pedagógico.

Ouvido o conselho pedagógico, compete também ao diretor:


29

Elaborar e submeter à aprovação do conselho geral:

o As alterações ao regulamento interno;

o Os planos, anual e plurianual de atividades;

o O relatório anual de atividades;

o As propostas de celebração de contratos de autonomia;

Aprovar o plano de formação e de atualização do pessoal docente e não docente,

ouvido também, no último caso, o município.

Compete ainda ao diretor:

Definir o regime de funcionamento do agrupamento de escolas ou escola não

agrupada;

Elaborar o projeto de orçamento, em conformidade com as linhas orientadoras

definidas pelo conselho geral;

Superintender na constituição de turmas e na elaboração de horários;

Distribuir o serviço docente e não docente;

Designar os coordenadores de escola ou estabelecimento de educação pré-

escolar;

Designar os coordenadores dos departamentos curriculares e os diretores de

turma;

Planear e assegurar a execução das atividades no domínio da ação social escolar,

em conformidade com as linhas orientadoras definidas pelo conselho geral;

Gerir as instalações, espaços e equipamentos, bem como os outros recursos

educativos;

Estabelecer protocolos e celebrar acordos de cooperação ou de associação com

outras escolas e instituições de formação, autarquias e coletividades, em

conformidade com os critérios definidos pelo conselho geral;

Proceder à seleção e recrutamento do pessoal docente, nos termos dos regimes

legais aplicáveis;

Dirigir superiormente os serviços administrativos, técnicos e técnico -pedagógicos.

Representar a escola;


30

Exercer o poder hierárquico em relação ao pessoal docente e não docente;

Exercer o poder disciplinar em relação aos alunos;

Intervir nos termos da lei no processo de avaliação de desempenho do pessoal

docente;

Proceder à avaliação de desempenho do pessoal não docente.

O Conselho pedagógico - O conselho pedagógico é o órgão de coordenação e

supervisão pedagógica e orientação educativa do agrupamento de escolas ou escola não

agrupada, nomeadamente nos domínios pedagógico-didático, da orientação e

acompanhamento dos alunos e da formação inicial e contínua do pessoal docente e não

docente.

Compete ao Conselho Pedagógico:

Elaborar a proposta de projeto educativo a submeter pelo diretor ao conselho geral;

Apresentar propostas para a elaboração do regulamento interno e dos planos anual

e plurianual de atividade e emitir parecer sobre os respetivos projetos;

Emitir parecer sobre as propostas de celebração de contratos de autonomia;

Apresentar propostas e emitir parecer sobre a elaboração do plano de formação e

de atualização do pessoal docente e não docente;

Definir critérios gerais nos domínios da informação e da orientação escolar e

vocacional, do acompanhamento pedagógico e da avaliação dos alunos;

Propor aos órgãos competentes a criação de áreas disciplinares ou disciplinas de

conteúdo regional e local, bem como as despectivas estruturas programáticas;

Definir princípios gerais nos domínios da articulação e diversificação curricular, dos

apoios e complementos educativos e das modalidades especiais de educação

escolar;

Adotar os manuais escolares, ouvidos os departamentos curriculares;

Propor o desenvolvimento de experiências de inovação pedagógica e de formação,

no âmbito do agrupamento de escolas ou escola não agrupada e em articulação

com instituições ou estabelecimentos do ensino superior vocacionados para a

formação e a investigação;


31

Promover e apoiar iniciativas de natureza formativa e cultural;

Definir os critérios gerais a que deve obedecer a elaboração dos horários;

Definir os requisitos para a contratação de pessoal docente e não docente, de

acordo com o disposto na legislação aplicável;

Proceder ao acompanhamento e avaliação da execução das suas deliberações e

recomendações.

O conselho administrativo - O conselho administrativo é o órgão deliberativo em matéria

administrativo -financeira do agrupamento de escolas ou escola não agrupada.

Compete ao Conselho Administrativo:

Aprovar o projeto de orçamento anual, em conformidade com as linhas

orientadoras definidas pelo conselho geral;

Elaborar o relatório de contas de gerência;

Autorizar a realização de despesas e o respetivo pagamento, fiscalizar a cobrança

de receitas e verificar a legalidade da gestão financeira;

Zelar pela atualização do cadastro patrimonial.

Estruturas de Coordenação e Supervisão Departamentos Curriculares – Asseguram a articulação e gestão curricular na aplicação

do currículo nacional e dos programas e orientações curriculares e programáticas

definidas a nível nacional, bem como o desenvolvimento de componentes curriculares por

iniciativa do agrupamento de escolas ou escola não agrupada.

É nos departamentos que se encontram representados os grupos de recrutamento e

áreas disciplinares, de acordo com os cursos lecionados e o número de docentes. Direções de Turma – Asseguram a organização, o acompanhamento e a avaliação das

atividades a desenvolver com os alunos e a articulação entre a escola e as famílias. As

Direções de Turma são coordenadas por um coordenador de diretores de Turma que

estabelece regras de funcionamento comum às Direções de Turma segundo orientações

emanadas pelo Diretor da escola, tendo sido ouvido o Conselho Pedagógico para o efeito.


32

Conselhos de Turma – Composto pelos professores da turma, dois representantes dos

pais e encarregados de educação e um representante dos alunos, no caso do 3.º ciclo do

ensino básico e no ensino secundário. Estes conselhos são dirigidos pelo diretor de turma

e são responsáveis pelo acompanhamento pedagógico e avaliação dos alunos que

compõem as turmas respetivas.

Equipa de Auto-Avaliação – Esta equipa tem a responsabilidade de elaborar um

relatório de avaliação interna anual de acordo com um modelo de avaliação interna,

proposto pela equipa e aprovado em Conselho pedagógico. Este relatório permitirá entre

outras análises a verificação se foram atingidas as metas educativas e outras, definidas

no Projeto Educativo.

Equipa do Projeto Tecnológico – Equipa responsável pela elaboração do Plano

tecnológico da escola, na gestão e manutenção do equipamento informático, rede e

demais equipamentos tecnológicos utilizados na escola, de acordo com orientações

emanadas do Ministério da Educação e inscritas no próprio regulamento interno da

escola.

Outros Serviços Serviços de Psicologia e Orientação – São essencialmente serviços técnico-

pedagógicos de Orientação Vocacional de acompanhamento e apoio nas candidaturas ao

Ensino Superior, com participação activa na divulgação da oferta educativa da escola e na

definição da própria oferta educativa.

Serviços Administrativos – São chefiados por um chefe de serviços de administração

escolar. Este serviços compreendem serviços técnicos de administração económico

financeira, gestão de edifícios, instalações e equipamentos e apoio jurídico. Incluem

também serviços de apoio sócio-educativo.

Biblioteca – Para além de ser um espaço destinado ao estudo e consulta de obras que

compõem o seu espólio é essencialmente um projeto com um programa próprio,

dinamizando um grande conjunto de atividades, participando em inúmeros projetos de

escola e nacionais, como p.ex., o Plano Nacional de Leitura. Congrega os apoios

educativos, como Sala de Estudo Orientado e outros apoios fornecidos pela escola aos

seus alunos.


33

É gerida por uma coordenadora de biblioteca com funções de dinamização do espeço e

de participação nos mais variados projetos

5.3 Fluxos de Informação

A Organização Escola, é pela sua própria natureza, um sistema complexo. Alberga

diariamente, várias centenas de elementos, com vários grupos com funções muito

diversas ente si, e com necessidades de interagir, comunicar, trocar informação,

processar e registar informação.

Por esta imagem é fácil perceber a importância da gestão da informação e da

comunicação numa Organização deste tipo.

Torna-se complexo portanto, a demonstração dos fluxos de informação e comunicacionais

existentes e inerentes ao funcionamento da organização, a produção, a divulgação, a

recuperação e armazenamento da informação.

A Figura 2 ( na página seguinte) estabelece os principais fluxos de informação, feitos com

base na definição e competências de órgãos e serviços estabelecidos no parágrafo

anterior e reportados ao Dec. Lei 75/2008 de 22 de Abril.

Neste optou-se por salientar a separação entre fluxos de informação específicos da

Administração e Gestão Escolar e os que se relacionam com a Gestão Pedagógica,

diretamente ligada com os Processos de Ensino/Aprendizagem, pois correspondem a

processos de natureza bastante diferente. Os fluxos e processamentos mais diretamente

relacionados com a gestão do funcionamento da escola diferem dos que têm como

objetivo o ensino e a aprendizagem dos alunos, envolvendo órgãos e serviços

marcadamente diferentes dentro da escola. O denominador comum entre essas duas

grandes áreas, continua a ser o diretor(a) e o núcleo diretivo na escola.

De notar que à margem destes fluxos já estavelmente estabelecidos, e com a utilização

de tecnologias no ensino, existe uma grande tendência para que outros se estabeleçam.

Por exemplo, a comunicação direta com professores, por parte de diretor, subdiretor e

adjuntos, com é uma realidade que ocorre já muitas vezes na vida de escola, por

necessidades de rapidez de funcionamento, alguns dos circuitos de informação mais

morosos e pesados, envolvendo, departamentos são ultrapassados em situações em que

é necessária essa rapidez.


34

Serviços Administrativos

Director(a)

Sub-director(a)

Serviços de Psicologia e Orientação

Alunos, Pessoal Docente,

pessoal não docente,

Contabilidade, Apoio Social

Escolar

Conselho Geral

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Informações estatísticas. Informações de Exames. Informações

de Recursos Humanos

Organismos Ministério da Educação:

DRENMISI

DGRHEDGIDCGAVE

Conselho Administrativo

Contas de Gerência, Orçamento, Aprovação Pagamentos e

Cobranças, Gestão Financeira e de Património

Info

rmaç

ões d

e Ges

tão

Outros Serviços de Apoio:

- Acção Social Escolar- Reprografia- Papelaria- Biblioteca- Vigilância- Bar- Cantina- Limpeza- Centro de Recursos


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Oferta da escola, a

atividades de apoio e

acompanhamento de

alunos

Coordenações de Departamentos

Curriculares

Coordenações de Direções de Turma

Direções de Turma

Orie

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ões

para

o

func

iona

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as

Dire

ções

de

Turm

a

Encarregados de Educação

Faltas, Avaliações, Apoios

Sociais, Informações sobre

ações disciplinares, outras

informações

Apoios Educativos

ProfessoresAlunos

Faltas, Avaliações, Ações disciplinares

Informações sobre faltas, avaliações

e ações disciplinares. Outras informações

Info

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ões

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Apo

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aces

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Ens

ino

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or

Informações

sobre Apoio

Educativo

Apoio Educativo prestado

Definiç

ões

do

funcio

name

nto do

s

Apoios

Definições relativas ao

funcionamento das DT´s

Informações de

legislação, decisões do

CP, Articulação

Curricular

Informações

do CP,

Articulação

Curricular

Serviços de Tecnologias e Gestão

da Informação

Informação Escolar sobre Alunos e Professores,

Informação sobre docentes,

horários, inventário. Conceção e

manutenção de sistemas de

Tecnologias de Informação

Empresas Núcleo de Estágios e de Comunicação com

as Empresas

Contactos, Definição e Acompanha

mento de Estágios

Informações de Estágios

Inform

açõe

s de E

stágio

s

Serviços de Apoio às Candidaturas POPH e

Execução Física

Candidaturas

pedagógica e

financeira aos

cursos POPH,

Execução física

PROCESSOS DE ENSINO/APRENDIZAGEM

AAE -

Autoavaliação de

Escola

ADMINISTRAÇÃO E GESTÃO

Figura 2 – Principais Fluxos de Informação na Organização Escola


35

Outro aspeto importante, é perceber a definição funcional dos cargos dentro de uma

Organização deste tipo. De uma forma geral essa definição funcional, é feita pelos órgãos

hierárquicos superiores dentro a organização, pela direção, pelos Coordenadores de ciclo,

de Departamento, e de Diretores de Turma.

Os cargos principais têm as suas funções bem definidas, algumas estão até tipificadas na

lei, como já foi assinalado no parágrafo anterior, nas competências dos órgãos e de

serviços escolares. Existem no entanto outros, que surgem da necessidade das escolas

se reorganizarem de outras formas para dar resposta aos novos desafios na educação, e

dos processos de autonomia, que não estão tipificados em lei e que é necessário que

estejam bem definidos funcionalmente, para evitar confusões e colisões em termos de

áreas de atuação.

Uma Organização funciona tanto melhor quanto os seus elementos constituintes

souberem exatamente quais são os seus deveres funcionais e os limites da sua ação

dentro da organização.


36

5.4 O Valor da Informação no contexto escolar

De acordo com a definição presente no dicionário eletrónico de Ciências da Informação,

em linha - Deltci, a informação pode ser considerada um “conjunto estruturado de

representações mentais e emocionais codificadas (signos e símbolos) e modeladas

com/pela interacção social, passíveis de serem registadas num qualquer suporte material

(papel, filme, banda magnética, disco compacto, etc.) e, portanto, comunicadas de forma

assíncrona e multi-direccionada”. (Deltci, Nov 2010)

A informação não pode ser considerada, um conjunto de dados avulsos, amontoados e

sem qualquer contextualização. Informação, são um conjunto de dados, devidamente

organizados, com uma apresentação e uma contextualização adequadas por forma a

conferir relevância ao conjunto.

Naturalmente que a relevância da informação depende em primeiro lugar do consumidor

em presença. E é precisamente nesta envolvência que devemos considerar a informação

considerada num contexto de escola-organização.

A informação pode ser vista como um recurso, ou como um instrumento de gestão com

uma influência drástica nos processos da organização e constituindo um verdadeiro

Sistema de Apoio à Decisão.

Todos os processos decisórios em contexto escolar têm que estar baseados em

informações reais, concretas e que normalmente se apresentem na forma de relatórios e

documentos, os quais é preciso analisar com bastante minúcia.

A fase seguinte é a de pensar soluções para as questões que advêm dessas análises e

criar propostas bem definidas e suportadas na legislação em vigor e nas regras que estão

definidas em vários documentos importantes da escola, a saber: O Projeto Educativo, o

Projeto Curricular de Escola, o Regulamento Interno e o Plano Anual de Atividades.

Depois sim, essas propostas deverão levadas perante o Conselho Pedagógico para

serem discutidas e aprovadas.


37

Base de Dados Gestão

Pedagógica

Pautas Classificações Pautas Exames

Recolha de Dados

Processamento

Relatório Auto-Avaliação

Análise de relatórios e documentos

AAE

Direcção -Nível Decisório

DADOS

MetasProjecto

Educativo

Resultados Académicos

Modelo de Auto-Avaliação

Estratégias

Acções Correctivas

ActasDados Exames Nacionais


Outros Relatórios/

documentos...

Figura 3 – O Sistema de Informação como um Sistema de Apoio à Decisão

O funcionamento da Autoavaliação é um caso paradigmático do tratamento da informação

que deve ser realizado no interior de uma escola e da sua influência nos processos de

gestão numa organização escolar.

É precisamente a informação que resulta do funcionamento desse grupo de trabalho que

vai induzir estratégias e medidas a serem tomadas no sentido de corrigir desvios em

relação às metas a atingir e ou manter performances e resultados considerados positivos

ou bons.

Como acontece em várias áreas de trabalho na escola, a Autoavaliação inicia-se com a

colheita de dados, dados das transições/retenções dos alunos nos diferentes anos

escolares, dados dos exames de escola e nacionais, dados dos abandonos,

transferências, etc…, todos os dados referentes aos indicadores que estão definidos no

modelo de avaliação interna.


38

Estes dados são trabalhados/processados e apresentados na forma de relatório. Este é

por sua vez analisado pela Direção, Conselho pedagógico. Como resultado dessa análise,

surgem as estratégias e pacotes de ações corretivas, sempre no sentido da melhoria dos

resultados nas várias vertentes consideradas no modelo.

É por essa razão que um sistema de autoavaliação ou de avaliação interna deve iniciar o

seu trabalho logo no fim do ano letivo. Os processos de recolha de dados devem iniciar-

se o mais cedo possível, de tal forma que o início do ano letivo seguinte possa já contar

com alguma da informação necessária para tomar algumas decisões estratégicas e

empreender ações necessárias e determinantes para a consecução dos objetivos da

organização.

Nesta área específica de funcionamento as escolas ainda não conseguiram construir

sistemas de informação, que envolvam ou não sistemas tecnológicos, robustos, que

estendam a sua ação à tão importante subárea dos Sistemas de Apoio á Decisão. Estes

sistemas deveriam partir dos sistemas de informação de alunos e permitir a partir da

informação de alunos construir sistemas que cobrissem as necessidades da gestão com

mais eficácia e maior rapidez do que acontece atualmente.

Por outro lado teremos que considerar que as escolas, e o seu sistema de informação,

têm ainda fortes orientações centrais e burocráticas do estado.

São exemplo disso, a carga horária letiva, os currículos, programas, as disciplinas, o

modo de agrupamento de professores, a formação de turmas.

No entanto, existem já os contratos de autonomia, que vislumbram aquilo que vai ser a

escola no futuro, uma escola com mais autonomia, mais independente das orientações

ministeriais, menos subjugada aos organismos como direções regionais e outros, que

exercem ações restritivas e demasiado controladoras, sem que daí se obtenha grande

benefício.


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5.5 Sistemas tecnológicos no Sistema de Informação Escolar

Em termos de suporte ao funcionamento do sistema de informação visto no seu todo, e

que envolve sistemas tecnológicos, existem atualmente na escola um conjunto de

aplicações informáticas que funcionam de uma maneira semi-integrada. Isto significa que

entre algumas das aplicações, e através de funcionalidades de importação/Exportação, é

possível transferir dados centrais evitando a necessidade de reintrodução dos mesmos.

Em certa medida, poder-se-ia dizer que esta ligação entre as aplicações é até obrigatória,

uma vez que se tratam na sua maioria de aplicações desenvolvidas pela mesma empresa

de software.

Esta metodologia de funcionamento não corresponde no entanto a uma verdadeira

integração de sistemas, como é fácil de perceber.

A razão para o facto, relaciona-se com o aparecimento gradual das diferentes aplicações

informáticas para irem resolvendo problemas específicos, com alguma comunicação

como já foi referido, mas tendo sido desenvolvidas sem uma visão geral de sistema de

informação e sem atender às crescentes necessidades que a gestão de informação em

ambiente escolar veio sucessivamente trazer para o funcionamento actual de uma

organização escolar.

Reconhece-se no entanto algum esforço de normalização feito pelo Ministério da

Educação, embora mais centrado nas necessidades de Informação do Ministério, do que

propriamente tendo por base o funcionamento da organização escola.

Aliás, data de Outubro de 2006 a criação de uma estrutura orgânica no Ministério da

Educação, MISI, para o Desenvolvimento do próprio sistema de Informação do Ministério.

“Criado pela nova orgânica do Ministério da Educação aprovada pelo Decreto-Lei nº

213/2006, de 27 de Outubro, o Gabinete Coordenador do Sistema de Informação do

Ministério da Educação - MISI@ - tem como missão criar, manter e garantir o bom

funcionamento do sistema integrado de informação do ministério, tendo sido concebido

como uma estrutura transversal de apoio à governação e administração, por forma a

assegurar que o sistema de informação se mantenha actualizado, coerente e acessível. A

respectiva orgânica foi aprovada pelo Decreto-Lei nº 88/2007, de 29 de Março.”,

(PORTUGAL. Leis e Decretos)


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Já em 2006, o MISI – Gabinete Coordenador do Sistema de Informação do Ministério da

informação, criou um programa de certificação de aplicações informáticas usadas nas

escolas, suportados por vários despachos e decretos de lei desde Dezembro de 2005 a

Agosto de 2007.

A certificação abrange as aplicações de gestão de pessoal e vencimentos, de gestão de

alunos e de gestão de acção social escolar e incide não sobre as funcionalidades das

aplicações informáticos mas sim sobre a especificação dos ficheiros XML gerados e

exportados pelas aplicações informáticas.

Deste programa de certificação para exportação de dados resultaram as seguintes

aplicações informáticas separadas por Áreas funcionais:

Figura 4 – Lista de programas certificados pelo MISI para escolas públicas


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Em 2008, o MISI alargou esta certificação, às escola profissionais privadas, contemplando

a exportação de dados, de pessoal e ou alunos. A lista de aplicações certificadas foi a

seguinte:

Figura 5 – Lista de Aplicações informáticas certificadas pelo MISI para as Escolas Privadas

As aplicações em funcionamento na escola são na sua maioria da JPM&Abreu, que

iniciou a sua actividade em 1994, e foi uma das primeiras empresas a colocar no

mercado, soluções para a área da Gestão e Administração Escolar.

O Sistema tecnológico de suporte ao funcionamento do Sistema de Informação Geral, no

sentido da definição mais lata, baseia-se fundamentalmente na aplicação de gestão de

alunos. Aliás foi por esta aplicação que se iniciou o desenvolvimento de todas as outras

aplicações informáticas que suportam o funcionamento do sistema de Informação.

As aplicações informáticas da JPM&Abreu utilizadas no Sistema de Informação, são: a

Gestão de Alunos, SASE – Acção Social Escolar, GPV- Gestão Pessoal e de

Vencimentos e Contabilidade.

O conjunto de Aplicações Informáticas completa-se com a Gestão de Horários da DCS .


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GESTÃO DE ALUNOS

Contempla o ensino regular, recorrente e profissional para Básico e Secundário, incluindo o 1º Ciclo.

Funcionalidades presentes:

Avaliação, assiduidade, matrículas, estatísticas de sucesso/insucesso escolar,

comunicações aos encarregados de educação, exames do básico e ligação ao ENES e

ENEB.

Impressão de mapas e listagens, das quais se destacam:

o Pautas de Avaliação

o Fichas Informativas

o Termos (9º ano)

o Registos Biográficos

o Extractos de Assiduidade

o Certificados

o Gráficos de Sucesso/ Insucesso

Escolar

o Listas de Turma

o Impressos de Matrícula

o Listagens diversas

SASE - ACÇÃO SOCIAL ESCOLAR

Gestão administrativa e financeira dos serviços de Acção Social Escolar.

Registo de encargos, pagamentos, receitas e movimento

bancário. Controlo de subsídios, gestão de apoios, seguro escolar, gestão do refeitório,

stocks, registo de ementas, cálculo de custos por refeição, leite escolar, etc...

o Diários de Cofre, Facturas e Banco

o Livro Caixa

o Mapa de Análise Financeira


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o Trimestrais de Alimentação, Acidentes e Alunos Bonificados

o Livros Auxiliares

o Extracto de Fornecedor

o Controlo de Mercadorias

o Listagens de Alunos Subsidiados

o Mapas de Análise Mensal e Trimestral

o Conta de Gerência

GESTÃO DE PESSOAL E VENCIMENTOS

Gestão de Pessoal e Vencimentos, sendo automatizada a ligação entre as duas áreas.

Registo de faltas e licenças, marcação de férias, contagem de tempo de serviço e listas

de antiguidade. Processamento da remuneração principal, adicional, horas

extraordinárias, subsídio de Férias e Natal. Impressão de mapas oficiais e outras listagens

de gestão interna, dos quais destacamos:

o Mapas de Faltas (geral e individual)

o Pedido de Férias o Listas de Antiguidade o Folhas de Vencimento o Requisição de Fundos o Modelo RF3 o Relações e ficheiros para Banco, CGA, Seg. Social e DGT. o Relações de Abonos e Descontos o Ficha de Vencimentos o IRS individual o Declaração Anual de IRS - Anexo J (ficheiro) o Importação e Exportação de processos


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CONTABILIDADE

Contabilidade para o Sector da Educação

Aplicação informática para Contabilidade do Sector da Educação. Responde ao sistema

actual de contabilidade a que as escolas estão obrigadas, articulando procedimentos

técnicos no âmbito do POC-Educação.

Permite a substituição dos modelos da escrituração manual por registos informatizados,

tais como: Folha de Cofre, Diário de Facturas, Contas Correntes, Livro Caixa, Balancetes,

Aplicação de Verbas, Alterações Orçamentais, etc...

Ligação ao GPV para registo automatizado das despesas com pessoal.

DCS - HORÁRIOS

Objectivos gerais

o Elaboração automática de horários;

o Edição manual de horários;

o Impressão de horários de Turmas, Professores e Salas;

o Gestão de salas;

o Elaboração automática de calendários para reuniões de avaliação.

Gerador automático

o Satisfação das regras de elaboração de horários designadamente: Furos dos

professores, máximo de horas seguidas (dos professores e turmas), máximo de

tempos por dia (dos professores e turmas), Línguas Estrangeiras seguidas,

Educação Física depois do almoço, Disciplinas opcionais no inicio/fim de um bloco

de aulas, etc.


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o Muitas possibilidades de configuração com destaque para:

Distribuição da carga horária dos professores e turmas;

Inicio e duração do almoço das turmas e professores;

Reserva de tempos lectivos (para turmas, professores e salas), impedindo o

gerador de colocar aulas nesses tempos;

Dia livre do professor (automático, definido ou nenhum);

Editor de horários

o Possibilidade de construção de horários de raiz ou editar/completar os horários

resultantes da geração automática;

o Possibilidade de construção de horários a partir da turma, professor ou sala;

o Possibilidade de o professor leccionar duas ou mais turmas

em simultâneo. Possibilidade de desdobrar a turma em línguas, aulas práticas, etc.;

Facilidade de utilização

o Ajuda sensível ao contexto em todas as janelas do programa (teclando F1 ou

activando o botão ajuda);

o Principais tabelas de dados (Turmas, professores, Salas e disciplinas) integradas

numa única janela e com tratamento idêntico.

o Várias interfaces gráficas para tornar a introdução de dados, mais rápida e intuitiva.

De entre elas destaque para o Editor de horários, Editor de Salas e Mapa de

distribuição de serviço.

Introdução dos dados

Entrada de dados muito facilitada, incluindo:

o Assistente para criação de novo ficheiro;

o Assistente para criação de novo plano curricular;

o Possibilidade de copiar Planos Curriculares de umas turmas para outras;

Impressão

O DCS-Horários permite:


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o Imprimir horários de Turmas, Professores e Salas;

o Imprimir horários de Actividades (Aulas de Substituição, Direcções de Turma, etc.) ;

o Exportar horários para colocar na Internet / Intranet;

o Impressão de mapas globais de horários de Turmas, Professores e Salas: (que

permitem ver vários os todos os horários na mesma folha);

o Impressão de Livros de Ponto de Turmas, Professores, Salas de Aula e

Actividades.

Gestão de faltas e substituições

Gestão de faltas e substituições dos professores, incluindo:

o Registo de faltas/ substituições dos professores para consulta, edição, listagens,

etc.

o Apoio à decisão: "Quem vai substituir o professor A, B ou C ?";

o Impressão de diversos mapas/listagens relativos a faltas e substituições;

o Tratamento estatístico incluindo taxas de presença e substituição (por professor,

período de tempo, actividade, etc.).

Reuniões de professores

o Geração automática de reuniões de avaliação com possibilidade de:

o Imprimir calendário de reuniões;

o Imprimir agenda de reuniões para cada professor;

o Definir professores Volantes, Presidente e Secretário das reuniões;


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6. Resultados da Análise Orgânico Funcional

Os cargos das(os) entrevistados estão assinaladas na tabela abaixo. Cada entrada da tabela correspondeu a uma entrevista.

Vogal da Comissão provisória; Grupo AAE

DT; Coordenadora Projecto Ambiental

Directora

Adjunto; Vogal da Comissão Provisória

Professora; equipa AAE; Coordenadora Projecto RIOS

Psicóloga

DT; Coordenadora Departamento de Formação Qualificante

DT; Coordenadora Execução Financeira POPH; Responsável candidaturas Pedagógica e Financeira; Gabinete de Estágios

Professora Contratada

Professor Efectivo; Gabinete de Apoio ao Aluno

Coordenadora Departamento Curricular; Subcoordenadora de Grupo; Coordenadora Projecto AAE

Funcionária de Bloco

Chefe de Serviços Administrativos

Professora; Coordenadora da Biblioteca

DT; Coordenador DT do Ensino Básico

Aluno 12º ano Científico-Humanísticos de Artes

Aluno 12º ano Científico-Humanístico de Ciências

Das entrevistas previstas, três não foram concretizadas. A do professor com assento no

Conselho Geral de Escola não se realizou por motivos de doença da entrevistada. Não

possível proceder à substituição dessa entrevistada. A entrevista com o representante da

Associação de Pais também não se pode realizar porque existiu um primeiro momento em


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que não havia compatibilidade de horários e acabou no final por não haver tempo para

realizar a entrevista.

Foi feita uma análise das entrevistas questão a questão e entrevistado a entrevistado.

Como foi já dito na descrição da metodologia, tendo como propósito facilitar a análise, e

como ferramenta intermédia dessa análise, foi construída uma tabela onde o fundamental

das respostas de cada entrevistado foi colocado em células correspondentes. Essa tabela

encontra-se no Anexo E.

Poderemos sintetizar os resultados obtidos num conjunto de problemas identificados e

que implicam questões de organização escolar [ORG], questões técnicas relacionadas

com o software utilizado no Sistema de Informação escolar [INF] e recursos

hardware/equipamento [REC], essenciais para a implementação das funcionalidades

assinaladas pelos entrevistados.

Foram 25 os problemas encontrados nas respostas às questões obtidas nas entrevistas, e

encontram-se assinalados numa lista ordenada da maior frequência de relato até à

menor.

Problemas identificados:

1. Registo de Sumários, Faltas e classificações feitas em aplicação com essa

funcionalidade disponível [INF], e registos esses realizados pelos professores das

disciplinas, retirando essa tarefa burocrática da Direcção de Turma [ORG].

2. A própria impressão de pautas de avaliação, das reuniões de Conselho de Turma,

poderia ser feita nos momentos finais das reuniões dos conselhos de turma. Poderiam

ainda ser feitas eventuais e necessárias mudanças nas avaliações, e faltas, após o que a

pauta poderia ser impressa. Implicaria a existência de uma ou várias impressoras em rede

e acesso À aplicação de alunos em rede através de computadores portáteis, um em cada

sala de reunião. [REC] [ORG]

3. Utilizar o mail [INF] para notificar os elementos da comunidade escolar de reuniões,

eventos a realizar na escola, em complemento da mesma informação ser afixada em

papel nos locais habituais. Notificar também a colocação de documentos nas pastas do

servidor apropriado e a respectiva localização [ORG].

4. A partilha de documentos deverá ser feita de uma forma mais prática e fácil. Num

servidor ligado a uma rede disponível em toda a escola. Aliás, esses documentos


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deveriam estar acessíveis pela internet através de um servidor FTP ou mesmo na página

Web da escola [INF] [ORG]. Aí poderiam residir documentos RI, PE, PCE, PAA, assim

como outros com revisão anual: Critérios de Avaliação, Planificações, etc…. Os materiais

dos Grupos testes de avaliação, enunciados de trabalhos, etc…. Esta partilha tem

também como objectivo eliminar um grande gasto, e absolutamente desnecessário, de

papel.

5. O site [INF] entre muitas outras informações, poderá apresentar em últimas notícias,

informação sobre os acontecimentos relevantes na escola assim como eventos a realizar,

assim como sobre a sua realização ou anulação. Uma equipa acompanhará a

actualização de conteúdos (que se prevê um trabalho constante) e da manutenção nos

seus aspectos técnicos. [ORG]

6. O moodle [INF] deverá funcionar como instrumento de partilha e interacção

pedagógica, deixando a função de publicitar acontecimentos, eventos e facultar

informações para o site da escola. Poderá funcionar num servidor externo. O seu

funcionamento deverá ser acompanhado por uma equipa que zelará pelo seu

funcionamento, organização de conteúdos e formação. [ORG]

7. Comunicação com os EE´s deve ser feita de uma forma mais expedita. A possibilidade

de envio de documentos das faltas e outros que fazem parte do conjunto de documentos

que a DT troca normalmente com os EE´s, anexados a mensagens de email, e com

registo automático, era uma funcionalidade que interessava que existisse no SI. O registo

das comunicações, era assim automático. [INF]

8. A gestão de casos de indisciplina na escola, deveria ser prevista no SI, preferivelmente

de uma forma integrada com a gestão de alunos, mas se não pelo menos utilizando uma

aplicação independente [INF].

9. Outra gestão importante, [INF] e que deveria estar prevista no SI, é a das avarias de

equipamentos, que está intimamente ligada à gestão de inventário de equipamentos na

escola.

10. Nos processos de comunicação não automáticos, deveria existir um sistema de

responsabilização, de todos os elementos que participam no circuito da comunicação. Por

exemplo, uma folha de capa do documento, embalagem ou mensagem, onde todos os


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elementos colocassem a data e a assinatura permitindo assim controlar o circuito e os

timings das comunicações. [ORG]

11. O tratamento de dados necessários para a AAE, deveria ser considerado de uma

forma mais atenta [INF]. Este grupo faz uma avaliação interna do funcionamento da

escola em variadas dimensões, nomeadamente nos Resultados Escolares obtidos pelos

alunos no ano lectivo anterior. O tratamento normalmente feito pelas aplicações de

Gestão de Alunos, não permite a obtenção fácil dos indicadores necessários. Estas

aplicações deveriam ser repensadas em função desse objectivo de efectuar essas

medições que também são importantes para a tomada de decisão da direcção escolar.

Estas aplicações deveriam de uma forma integrada funcionar como verdadeiros Sistemas

de Apoio à Decisão das Direcções.

12. O Sistema de Gestão de Alunos actual não satisfaz ainda na obtenção de informações

necessárias para os Cursos Profissionalizantes e para a execução física que a escola tem

de entregar bimensalmente ao POPH. [INF]

As médias das componentes do currículo dos cursos profissionais e EFA, as médias de

curso dos profissionais, as pautam dos profissionais, o lançamento de notas de

recuperação de módulos, o cálculo do volume de formação assistido.

13. As actas deveriam ser todas informatizadas. Permitiria uma busca de decisões e

informações transmitidas de uma forma muito mais rápida e cómoda. [INF] [ORG]

14. A informação sobre horários de turmas, horários de professores e mapas de ocupação

de salas devia estar sempre on-line disponível para os elementos da comunidade escolar.

Há uma necessidade quase diária de consulta dessa informação o que justifica que seja

acessível a todos os elementos que dela mais necessitam: direcção, professores e

funcionários. Aliás, os cursos profissionais na sua orgânica de funcionamento obrigam a

partir do 3º Período em ajuste semanais de horários para que a carga horária dos cursos

possa ser cumprida. A rapidez de actualização dos horários é um factor crítico para

conseguir esse objectivo. Sem a disponibilidade da informação online torna-se numa

tarefa muito árdua para o coordenador de curso. [INF] [ORG]

15. A requisição de salas, recursos informáticos e materiais multimédia também deveria

ser feita online. Essa facilidade obrigaria a ter um computador por bloco para consulta e

registo das requisições. [REC] [INF] [ORG]


51

16. Alguma da informação do dossier de aluno, poderia ser partilhada por DT e

professores da turma, nomeadamente info de contactos, o DT poderia ter acesso às

classificações do aluno no seu dossier. Esta informação existe somente em papel, pelo

que, era mais viável colocar a informação dos contactos e só essa disponível para DT e

professores da turma. [INF] [ORG]

17. Os projectos desenvolvidos na escola, deveriam ser documentados e registados,

assim como a respectiva avaliação do projecto, e essa informação partilhada por todos os

professores da escola. [INF] [ORG]

18. Criar equipa com competências na área do Marketing. Esta equipa elaboraria um

Plano de Comunicação, e seria responsável pela imagem da escola, controlaria a

comunicação para o exterior em termos de divulgação dos projectos e actividades, e

também dentro da escola. [ORG]

19. A justificação de faltas deveria ser feita por uma equipa, dos Serviços Administrativos

ou por um grupo de professores, para aplicar critérios uniformes de justificação de faltas e

tratar as situações relacionadas com as faltas da mesma maneira para todos os cursos.

20. A separação física dos locais onde se armazenam os dossier de faltas (em papel e na

sala dos professores), da sala de trabalho dos DT´s (actualmente, único local onde se

pode aceder à aplicação de alunos) e do local onde se recebem os EE´s, é uma factor de

dificuldade para o trabalho do DT. Por vezes o DT é obrigado a transportar pesadíssimos

dossiers entre esses locais, quando um SI bem estruturado com hardware de suporte

poderia fazer com o que o DT atendesse os EE´s e lhes transmitisse a info necessária

sem ter necessidade de transportar essa info em papel de uns lados para outros, haveria

também um menor gasto de papel.

21. Necessário um registo de comunicação com o exterior, no caso dos projectos que

envolvem entidades externas à escola e nos SPOS. Para isso o Mail institucional seria a

forma mais adequada de resolver o problema. [ORG]

22. A comunicação directa com os professores, saindo fora do circuito normal de

comunicação que usa os departamento e agrupamentos como intermédios na

comunicação pode em determinadas situações ter interesse. Nesse caso o mail também

permite essa alternativa de comunicação ao processo formal e hierárquico a partir da

direção escolar. [ORG]


52

23. A síntese do conselho pedagógico (tipo minuta de reunião) que foi criada para permitir

uma maior celeridade na transmissão de informação importante a toda a comunidade

escolar, deveria, para além de ser afixada nos locais habituais, ser enviada por mail para

todos os professores e funcionários. Da mesma forma uma alerta sobre as actividades

previstas será de extremo interesse enviar para professores e funcionários. [ORG]

24. A existência de uma agenda electrónica integrada num sistema tipo escritório

electrónico, onde no início do ano lectivo fosse descarregado o serviço atribuído, com o

respectivo horário, permitiria a marcação de reuniões pelo sistema, com alertas

automáticos por mail. Isto seria muito interessante para melhorar aspectos relacionados

com a comunicação. [INF] [ORG]

25. A monitorização de resultados escolares (estatísticas sobre as notas e comparações

com avaliações anteriores) poderia ser feita nas próprias reuniões de Conselho de

turmas, após ratificação das avaliações, se o sistema de alunos tivesse acessível em toda

a rede da escola e preparado para calcular os indicadores pretendidos. [INF][ORG]


53

7. O Modelo de gestão de Informação escolar

A conceção de modelo aqui proposto, é uma conceção de modelo que não é a

tradicionalmente aplicada nas áreas das ciências exactas. Trata-se de um modelo da área

das Ciências da Informação, como foi já discutido no parágrafo 2.3.

Este Modelo á aplicado num estudo de caso – A gestão de informação numa escola

secundária. Neste modelo tenta-se fazer um diagnóstico através da identificação de vários

problemas relacionados com a gestão de informação e o funcionamento do Sistema de

Informação e numa fase posterior se desenham soluções para os problemas encontrados,

tentando harmonizar esse conjunto num pacote de acções com o objectivo de atingir uma

melhoria da eficácia no funcionamento da organização.

O conjunto de alterações/mudanças que vão ser apresentadas neste capítulo resulta

directamente do tratamento das entrevistas realizadas, e cada uma dessas alterações

surge em correspondência com um ou vários problemas detectados na área de gestão de

informação.

O facto de a maioria dos problemas identificados serem principalmente relacionados com

a gestão de alunos é absolutamente normal, porque é exactamente aí que a maioria dos

entrevistados sente os problemas da escola.

Um primeiro e problema central identificado é o de, o registo de faltas e das avaliações,

na aplicação informática de gestão de Alunos, não ser actualmente feito pelos professores

titulares das disciplinas. Este trabalho é feito actualmente pelo diretor de turma.

Uma alteração como esta permite que o trabalho burocrático de registo de faltas e

avaliações passe a ser feito pelos respetivos professores das disciplinas, sendo o esforço

dessa atividade dividido por várias pessoas, consequentemente realizado com muito

maior rapidez e tornando a informação de faltas e avaliações sempre muito mas

atualizada e disponível. Permite por outro lado que os diretores de turma se possam

concentrar nas questões do foro pedagógico no seu trabalho com as turmas, com os

ganhos inerentes a tal procedimento.

Este sistema informático, que permite o registo das faltas e dos sumários por parte dos

professores, nas suas sessões letivas é até vulgarmente designado por Sistema integrado

de gestão escolar. Não é uma questão nova, e percebe-se até, porque que é que os

professores assinalam esta questão como sendo uma das mais importantes. Trata-se de


54

sistemas que embora não funcionem ainda na maioria das escolas secundárias, já

existem em funcionamento em algumas delas, e este tipo de informação circula facilmente

entre professores de escola para escola.

Para que a implementação desta alteração ao funcionamento do Sistema Informático,

seja efetiva, há que ter em conta implicações importantes no funcionamento da

organização escola. Uma primeira implicação relaciona-se com o facto de, ser

imprescindível que exista um conjunto de recursos em número suficiente para

implementar essa mudança. Deve existir um número suficiente de computadores para que

os professores possam registar quer as faltas, quer as avaliações.

Se falamos no registo de faltas, também podemos falar em registo de sumários de aulas,

pois são dois procedimentos muito próximos e que ocorrem numa mesma sessão letiva.

Sistema de Informação

Professor

Faltas, Sumários e Avaliações

Diretor de Turma

Just

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ção

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ltas,

C

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alia

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Encarregado de Educação

Dados

, Falt

as, A

valia

ções

Dados, Faltas, Avaliações

Sistema Integrado de Gestão Escolar

Fig, 6 – Sistema Integrado de Gestão Escolar

A segunda é a existência de uma aplicação informática com essas funcionalidades,

partilhada em rede que abranja, toda a área escolar, idealmente que possa ser acessível

através da Internet, com o devido tratamento das questões relacionadas com a

segurança.


55

Outra implicação tem estritamente a ver com a aplicação informática utilizada para a

gestão escolar. A esta aplicação poderá apenas ser necessário adicionar um módulo, no

entanto esta alteração deve ser convenientemente preparada. O acesso do exterior por

parte dos encarregados de educação pode ainda ter maior impacto na configuração do

sistema.

Esta alteração resolveria o problema numerado como 1 - Registo de Sumários, Faltas e

classificações, apontado no capítulo anterior.

Para que o problema 2 - impressão de pautas de avaliação, das reuniões de

Conselho de Turma fosse também resolvido, teríamos apenas que colocar impressoras

em rede (na mesma rede da aplicação) e assim nas reuniões de avaliação poder-se-ia no

final imprimir a pauta já com as alterações resultantes da reunião.

Da mesma forma, e em relação ao problema 25 - A monitorização de resultados

escolares, a dita monitorização poderia ter lugar na própria reunião de avaliação e não

em momentos posteriores como acontece actualmente. Um computador em rede ligado

ao sistema informático da escola com um videoprojector resolveria esse problema. A

questão dos indicadores e estatísticas necessárias para uma monitorização mais

completa é uma outra questão. Actualmente as estatísticas que o sistema fornece são-no

apenas de sucesso/insucesso. Na realidade, o tipo de análise que já é exigida aos

Directores de Turma, passa pela comparação das notas entre períodos lectivo por

disciplina e por aluno. Interessa o cálculo das descidas e subidas de notas, a verificação

do valor absoluto das subidas, mas principalmente das descidas para poder detectar

problemas na aprendizagem e na aquisição de conhecimentos/competências, e médias

por aluno e por disciplina na avaliação dos períodos. Assim era possível acompanhar o

progresso escolar dos alunos de uma forma mais próxima.

Em relação aos registos em sistema informático, o director de turma teria que controlar o

registo de avaliações, de faltas e de sumários por parte dos professores.

Teria ainda que efectuar o controlo das faltas dos alunos, contactos com os encarregados

de educação.

Quanto à justificação de faltas, embora possa ser feita pelo Director de Turma, estas

poderiam ser realizadas centralmente, ou na secretaria, por funcionários ou por um grupo

de professores com essa tarefa específica. Esta reorganização teria como vantagem a

uniformização do tratamento dado às justificações, em relação às faltas de todos os

alunos da escola. Problema referido no número 19 - A justificação de faltas, deveria ser


56

feito por uma equipa, dos Serviços Administrativos ou com um grupo de

professores.

Ainda em relação a este conjunto de alterações, será talvez importante dizer o seguinte:

- A questão dos perfis de acesso ao sistema de gestão de alunos tem que ser

cuidadosamente definido. Naturalmente que todos os professores deverão ter acesso ao

registo de faltas e de avaliações às disciplinas nas turmas, em relação às quais são

professores titulares. O Director de Turma teria acesso a toda a informação da turma,

faltas, avaliações, registos dos professores titulares, dados biográficos dos alunos e

avaliações anteriores. Este acesso partilhado responde ao problema 16 -Alguma da

informação do dossier de aluno, poderia ser partilhada por DT e professores da

turma. Convirá dizer que o Coordenador de Curso, no caso dos profissionais necessita de

um acesso mais alargado, a toda a informação do Curso que coordena.

Poderá não parecer, mas estamos aqui, perante uma questão importante. A definição de

vários perfis de acesso a informação no âmbito do subsistema de Gestão de Alunos.

Cada registo que fosse feito pelo professor titular deveria ficar convenientemente

identificado, isto é, deveria existir um registo de auditoria, com identificação do código do

utilizador, data e hora do acesso, área do programa acedida e tipo de operação. Estes

registos permitiriam auditar os dados na aplicação em situações nas quais houvesse

dúvidas acerca da integridade da informação e por outro lado permitiria até que

existissem relatórios de acesso e utilização da aplicação num contexto escolar específico.

- A outra questão relaciona-se com o ensino profissional. Os cursos profissionais, têm

uma organização curricular diferente dos cursos de prosseguimento dos estudos. Cada

disciplina é organizada num conjunto de módulos, em relação aos quais corresponde uma

classificação que tem que ser registada. A classificação final da disciplina é a média

aritmética das classificações aos respectivos módulos.

A disciplina só se encontra realizada quando a totalidade dos seus módulos tiver

classificação positiva. Os módulos com classificação negativa podem ser recuperados e

essa recuperação pode ter lugar em momentos previamente definidos ou quando o

professor entender que o aluno está em condições de se submeter a essa recuperação.

Isto implica que as recuperações de módulos devam também ser registadas.

A Gestão de alunos, neste segmento de ensino, obriga ao cálculo de um conjunto de

indicadores importantes, para além das médias de cursos e médias de disciplinas e de

estatísticas finais de aprovações/reprovações/desistências e de faltas. São necessários


57

indicadores como por exemplo, nº de módulos em atraso, por aluno, e por disciplina, em

qualquer momento avaliativo, número de módulos leccionados, volume de formação para

a execução física do POPH.

A necessidade destes indicadores é referida no problema 12 - Informações necessárias

para os Cursos Profissionalizantes e para a execução física.

A comunicação com os encarregados de educação insere-se no conjunto de problemas

que estão ligados com o funcionamento de uma parte específica do sistema de

informação - a comunicação.

Neste particular, é notório que a aplicação informática de gestão de alunos permite

alguma comunicação com os Encarregados e Educação. Permite a impressão de cartas

para os Encarregados de Educação anexando as listagens de faltas justificadas e

injustificadas dos seus educandos.

A utilização desta opção tem demonstrado que leva a um gasto enorme de papel,

problema salientado em 7 - Comunicação com os EE´s deve ser feita de uma forma

mais expedita. O sistema dá no entanto a possibilidade de converter essas listagens em

documentos formato pdf que podem ser enviadas por mail como documentos anexados.

Alguns Directores de Turma comunicam com os Encarregados de Educação, já à algum

tempo desta forma.

As faltas dos alunos, são na verdade o elemento responsável pela maioria das

comunicações com os Encarregados de Educação. É possível efectuar uma alteração no

sistema de informação que pode reduzir bastante a necessidade de comunicação com os

Encarregados de Educação, para além de evitar o gasto em papel e de selos que a

comunicação por correio normal acarreta. Trata-se da possibilidade de o Encarregado de

Educação aceder à informação de faltas do seu educando através da Internet.

Teria que se criar conta de acesso ao sistema de alunos por parte dos Encarregados de

Educação. Esse seria um acesso restrito, com a segurança que tal acesso implica,

somente às informações do seu educando – faltas, avaliações e dados gerais do

educando.

Abordando agora o problema da comunicação é importante referir que a comunicação em

áreas que têm a ver com alunos, da Direcção de Turma com os Encarregados de

Educação, da Direcção de Turma com os professores da turma e da Coordenação de


58

Cursos com os Professores da Turma, alunos e Encarregados de Educação, o Sistema

de Gestão de alunos poderia dar uma ajuda importante.

Poderia ter incorporado um sistema de alertas de comunicação, acompanhado por emails

automáticos ou não, despoletados pelos originadores das mensagens.

É sabido que Portugal é um dos países com maior penetração de telemóveis por

habitante. Essa característica pode ser usada em favor da melhoria de comunicação num

sistema escolar. A comunicação dos Encarregados de Educação poderia também usar o

canal de mensagens SMS.

A utilização de um email profissional e canal SMS ligado ao Sistema de Informação

poderia eliminar uma série de problemas de comunicação identificados.

Contam-se por entre os problemas identificados a necessidade de existência de um

registo de comunicação com o exterior 21 - um registo de comunicação com o exterior

por parte da gestão de projectos dos Serviços de Psicologia e Orientação e outros. A

comunicação por mail é bastante fiável e permite o registo das comunicações de uma

forma segura, até porque essas podem até ser copiadas para programas cliente.

O Fluxo normal de comunicações numa escola obedece ao esquema: Direcção ->

Conselho Pedagógico -> Coordenadores Departamento -> Subcoordenadores ->

Professores.

A comunicação directa com professores, por parte da direcção por exemplo, que sai fora

desse esquema institucional é um tipo de comunicação que pode ter interesse em várias

situações e que pode ser resolvido facilmente com o sistema de mail institucional a

funcionar, problema 22 - A comunicação direta com os professores. A utilização do

mail para as convocatórias de reuniões, para lembrete de determinados e importantes

acontecimentos na escola é um procedimento que aos poucos vai sendo adotado,

problema 3 - Utilizar o mail [INF] para notificar os elementos da comunidade escolar

de reuniões, eventos a realizar na escola. Este procedimento de comunicação deveria

definitivamente ser adoptado, no caso das convocatórias, para já não substituindo a

convocatória em papel, mas complementando-a e tendo força como convocatória oficial,

mesmo sem a existência do papel.

Para tal é preciso que seja usado um mail institucional, para que exista um registo de

envio que possa ser consultado. Uma possibilidade era que o envio por mail pudesse

estar integrado no Sistema de Informação, numa aplicação informática permitindo o


59

registo de envio e de recepção. Em todo caso e como essa funcionalidade não existe nas

aplicações actuais, o envio e recepção de mensagens por mail institucional é o mais

adequado.

No caso de aleta para eventos, a utilidade do envio de mensagens continua a ser grande,

pois é talvez a única forma de que todos tenham conhecimento do que se vai passando

na escola. Pelas razões atrás apontadas, o envio de SMS, que deveria ser possível no

Sistema de Informação também poderia ser utilizado para estes alertas.

No que respeita a eventos e acontecimentos relacionados com projectos em curso na

escola, a divulgação poderá ser feita de várias maneiras, quer utilizando alertas em SMS,

pequenas mensagens email chamando a atenção para descrições dos eventos que

podendo ser enviadas nos próprios emails podem também ser colocadas em papel nos

sítios mail visitados e na página da escola, problema 5 - O site [INF] entre muitas outras

informações, poderá apresentar em últimas notícias, informação sobre os

acontecimentos relevantes na escola assim como eventos a realizar.

Todos os projectos, acontecimentos a estes ligados, ou outros acontecimentos deveriam

ser acompanhados por uma equipa que cuja responsabilidade primeira é a de tratar a

imagem da escola. Esta responsabilidade envolve o acompanhamento dos

projectos/eventos, a sua divulgação pelos diferentes meios, o registo dos projectos, da

sua avaliação, a partilha de toda a informação relacionada com os mesmos e a

comunicação com o exterior. Para abranger estas finalidades, a equipa deverá ser

formada por pessoas na área do marketing. A criação de um Plano de Comunicação

anual seria uma boa prática, na medida em que é sempre importante estabelecer as

bases de funcionamento de uma equipa com tantos objectivos e importantes para o

funcionamento da escola. Esta situação responde aos Problemas 18 - Criar equipa com

competências na área do Marketing. Esta equipa elaboraria um Plano de

Comunicação, e seria responsável pela imagem da escola e 17 - Os projetos

desenvolvidos na escola, deveriam ser documentados e registados, assim como a

respectiva avaliação do projecto, e essa informação partilhada por todos os

professores.

A partilha de vários tipos de documentos necessita de ser agilizada. A colocação dos

documentos partilháveis é feita num servidor numa estrutura de pastas criadas para o

efeito. No entanto, esta rede não está acessível por toda a escola, nem é possível o

acesso através da Internet.


60

A colocação deveria ser dividida em dois grandes grupos documentos gerais, aos quais,

todos os elementos da comunidade escolar deveriam ter acesso, e específicos, aos quais

só os elementos constituintes desses grupos poderiam aceder. Entram nesta última

categoria, documentos específicos dos grupos de docência, de outros grupos, e dos

departamentos.

O acesso FTP, mascarado em HTTP, feito através de um navegador normalmente pela

Internet, com a respectiva autenticação seria de grande utilidade. Esta mudança responde

a 4 - A partilha de documentos deverá ser feita de uma forma mais prática e fácil.

Uma forma interessante e correcta de partilhar os documentos, poderia ser através do

moodle da escola. Estes documentos gerais poderiam ser colocados em áreas a que

todos os elementos da comunidade escolar tivessem acesso. Os outros em áreas às

quais tivessem acesso os elementos que pertencem a grupos específicos. O Moodle

continuaria a ser um meio de excelência de interacção pedagógica entre professores e

alunos com a colocação de conteúdos, partilhas e até avaliações. Abandonaria sim, a

utilização de página de escola ou site da escola, com todas as informações que um site

desse tipo deve comportar. Mudança que aborda o problema 6 - O moodle [INF] deverá

funcionar como instrumento de partilha e interacção pedagógica.

Deve ser seriamente considerada a colocação do moodle num servidor externo à escola,

pois o custo dessa colocação é diminuto e as vantagens em termos de ganhos na

manutenção do sistema em funcionamento são grandes.

A gestão dos casos de indisciplina, com a possibilidade de registo, tipificação e obtenção

de estatísticas sobre a indisciplina eram de extrema utilidade que pudessem funcionar no

sistema de informação escolar. Mudança assinalada em 8 - A gestão de casos de

indisciplina na escola, deveria ser prevista no SI.

A não existência de este tipo de gestão associada aos sistemas de gestão de alunos é

uma falha, que pode eventualmente ser colmatada com a criação de um sistema próprio,

que pudesse obter alguma informação do subsistema de gestão de Alunos.

Da mesma forma, e este embora algo mais independente das outras aplicações

informáticas, o subsistema de gestão de inventário e avarias é de extrema utilidade no

funcionamento de uma escola. Esta poderia ser uma aplicação a funcionar de forma

independente das outras que suportam o funcionamento do Sistema de informação.

Responde a problema referido em 9 - Gestão das avarias de equipamentos, que está

intimamente ligada à gestão de inventário de equipamentos na escola.


61

O grupo AAE – Auto Avaliação de Escola, tem como objectivo realizar anualmente uma

avaliação interna da Escola de acordo com um modelo previamente construído, e que

culmina com a produção de um relatório da avaliação efectuada.

Os dados necessários para a dimensão Resultados da AAE não são satisfeitos por

nenhuma aplicação informática baseada na Gestão de Alunos. Problema referido em 11 -

O tratamento de dados necessários para a AAE.

Alguns exemplos de informação que não é possível extrair dos Sistemas de gestão de

Alunos, relacionadas com indicadores importantes para a Auto-Avaliação de Escola:

Médias por turma, Médias de cursos, Tempo médio de permanência num ano escolar,

taxas de transições/reprovações, respectivas percentagens, comparação das taxas de

transição ao longo de vários anos lectivos, qualidade do sucesso, sucesso/insucesso por

disciplina, casos de indisciplina ao longo de um ano lectivo, evolução dos casos de

indisciplina ao longo de vários anos lectivos, etc…

Para resolver este problema só criando uma aplicação especificamente para obter os

dados a partir da aplicação de alunos, das aplicações de Exames ( do Básico e do

Secundário). Aqui poderemos ter o problema da exportação dos dados necessários a

partir das aplicações referidas.

A informatização das actas é um processo que já começou em algumas áreas da escola.

As actas poderiam estar disponíveis em formato digital, para consulta por parte dos

professores dos grupos. Seriam documentos, aos quais, os participantes nas respectivas

reuniões poderiam ter acesso. A partilha poderia ser como a dos documentos específicos

dos diversos grupos que reúnem habitualmente na escola.

As actas podem ser partilhadas num servidor, ou no moodle como já foi dito acima.

Problema relatado em 13 - As actas deveriam ser todas informatizadas.

Cabe aqui a referência à síntese do Conselho pedagógico, que não sendo uma acta da

mesma reunião é um resumo importante das decisões e conclusões ocorridas nas

reuniões desse órgão fundamental da escola. Este resumo, que contem informação

importante e que todos os professores devem conhecer, podendo ser transmitido por

email, também poderia ser colocado no moodle na área de documentos gerais, ficando

assim acessível a todos os elementos da comunidade escolar. Problema referido em 23 - A síntese do conselho pedagógico (tipo minuta de reunião).


62

A informação dos horários das turmas, dos professores e da ocupação das salas é uma

informação necessária por muitos elementos da comunidade escolar. Essa informação

deveria estar online e acessível a todos os que dela necessitassem. Problema referido em

14 - A informação sobre horários de turmas, horários de professores e mapas de

ocupação de salas devia estar sempre on-line disponível para os elementos da

comunidade escolar.

A situação ideal é que esta informação estivesse integrada numa aplicação informática

que incluísse também a Gestão de Alunos, até porque, muitos dos dados que a gestão de

horários necessita estão na Gestão de Alunos.

Não podendo ser assim, facilitaria que a aplicação informática de gestão de horários

estivesse de alguma forma ligada com a gestão de Alunos, como no caso de ser

desenvolvida pela mesma empresa de desenvolvimento de software.

Não sendo possível nenhuma das situações anteriores, essa informação poderia estar em

documentos pdf partilhada, da mesma forma que outros documentos da escola são

partilhados.

A requisição de recursos: salas, computadores, videoprojectores, deveria ser feita num

sistema informático, que poderia até estar ligado com o inventário e o registo de avarias.

Poderia ser utilizada uma aplicação que abrangesse essas áreas. Problema referido em

15 - A requisição de salas, recursos informáticos e materiais multimédia também

deveria ser feita online.


63

8. Propostas e Plano de intervenção

É talvez importante, começar por contextualizar alguns aspectos importantes e

determinantes para um actual estado de funcionamento. Começamos com a componente

física de infra-estruturas, e que serve de suporte ao funcionamento de partes importantes

do actual sistema de informação da escola.

Neste momento a escola, em termos de infra-estruturas de conexão em rede, dispõe de

duas redes a funcionar isoladamente.

A primeira e mais antiga, que cobre o bloco central, com Os Serviços Administrativos, A

Direcção e a sala de Trabalho dos Directores de Turma e parte do Bloco A, Biblioteca

Escolar. Esta rede tem uma ligação á Internet através de um router, partilhando a

conexão com a internet com os postos de trabalho aí disponíveis. É nesta rede que está

disponível o programa de Gestão de Alunos e estão instaladas as outras aplicações

informáticas utilizadas na Administração Escolar, no servidor aí colocado. Não dispõe de

serviços de rede sem fios.

A segunda rede, foi instalada no âmbito do PTE- Projecto Tecnológico na Educação,

abrande toda a escola, tem infra-estruturação por cabo utp classe 6 e dispõe de pontos de

acesso que cobrem toda a área geográfica escolar. Utiliza a separação de acessos

porque nela estão implementadas 7 redes virtuais.

Esta rede serve como rede de partilha de acesso à Internet através de ligação sem fios e

caso a professores, alunos e funcionários. Contém apenas um servidor de autenticação e

outro servidor onde está instalado o moodle da escola. Está notoriamente subaproveitada

e não se pode dizer que haja grande responsabilidade da escola neste

subaproveitamento, pela razão que se explicita a seguir.

Como já foi referido atrás, a escola, vê sucessivamente adiadas, desde há 2 anos a esta

parte, intervenções de requalificação, pela empresa Parque Escolar, que é sabido que

vão modificar totalmente o aspecto físico, os recursos e as infra-estruturas existentes.

Estas intervenções têm sido sucessivamente adiadas, o que tem tido grandes implicações

no aproveitamento da infraestrutura existente, uma vez que vai necessariamente ter que

ser substituída por outra.

É neste contexto de funcionamento que se vão apresentar algumas propostas concretas

de acções a realizar tendentes a melhorar o funcionamento do Sistema de Informação


64

Escolar.

A ocupação dos Diretores de Turma com tarefas burocráticas restringindo o seu tempo de

trabalho com os Alunos, Encarregados de Educação e Professores da Turma é um dos

principais défices apontados ao actual Sistema de Informação da Escola.

Numa primeira abordagem a esse problema, a proposta seria, a implementação do

módulo de Gestão Integrada da JPM&Abreu que permite a utilização de Sumários Digitais

e Marcação de faltas. Este módulo tem ligação com o programa de Alunos e permite

também a consulta online de informação de faltas e avaliações.

No entanto esta aplicação, tem ligações à Gestão de Alunos, à GPV-Gestão de Pessoal e

Vencimentos e ao SASE-Serviços de Acção Social Escolar.

Estas ligações implicam que programas de Gestão de Alunos, GPV e SASE estejam

integradas na mesma rede e numa rede que abranja toda a escola.

Figura 7 – Site da Empresa de Software TRUNCATURA

Outra possibilidade passa pelo estudo de mudança de plataforma de aplicações

informáticas. É uma medida mais complicada pois implica a reconversão de uma série de

procedimentos e formas de actuação já rotinadas, em relação às quais, uma mudança

trás impactos significativos ao funcionamento da organização. Trata-se de uma


65

plataforma, usada também por muitas escolas – TRUNCATURA e com os mesmos

módulos de tratamento informático que os disponíveis pela JPM&ABREU:

A colocação de um servidor de ficheiros e aplicações na rede instalada pelo Ministério no

âmbito do PTE, apresenta-se como fundamental, pois mesmo sabendo que a intervenção

de requalificação está para breve, não se pode ficar á espera que aconteça e é

necessário tirar partido dessa rede no sentido de melhorar o funcionamento do Sistema

de Informação da Escola.

O Moodle pode funcionar na rede que abrange toda a escola ou ser alojada num servidor

externo, esta última opção facilita em termos de manutenção do seu funcionamento e não

acarreta custos exagerados para a escola.

O próprio Moodle pode funcionar muito bem, como sítio interno de partilha de

documentos, problema também referido várias vezes nas entrevistas realizadas. É

possível organizar áreas onde todos têm acesso, e outras onde existe acesso para quem

o deve ter. O moodle tem a particularidade de permitir gerar relatórios de acessos e

consultas aos documentos lá colocados. Esta é uma funcionalidade que pode ter

interesse, para obter estatísticas de acessos.

É claro que o moodle manteria a sua importante função de interacção pedagógica entre

professores e alunos.

É também importante colocar os horários das turmas, professores e ocupação de salas

em documentos pdf, obtidos a partir do programa de gestão de horários e promover a

partilha desses documentos no início do ano lectivo.

A gestão Integrada da JPM&Abreu disponibiliza opções de controlo de consumos e de

utilização de equipamentos, assim como gestão Integrada de Stocks.

Trata-se de uma gestão que não abrange o inventário, nem a gestão de avarias de

equipamento. Esta é também uma aplicação importante, pois como é fácil de perceber,

existe uma grande quantidade de equipamento na escola e torna-se difícil uma gestão

não automatizada.

É necessário, em primeiro lugar, verificar se existe alguma solução já implementada e que

possa ser adquirida para satisfazer esta necessidade específica de gestão de

informações - inventário, registo de avarias e requisições de recursos.

No caso de não existir um sistema destes, ou existindo, que não se possa adaptar, a

proposta é a de criação de um sistema de inventário de raiz a funcionar em rede, com


66

registo de avarias. Este sistema pode ser implementado a funcionar em HTML dinâmico,

ASP sobre SQL ou PHP sobre MYSQL.

A Gestão da indisciplina, é também uma gestão que pode ser feita de uma forma mais

automática. A informação resultante desse subsistema de gestão interessa, em primeiro

lugar à Direcção para poder intervir de uma forma global sobre esse problema na escola e

interessa também às entidades que fazem a avaliação do funcionamento da escola nesse

domínio, como a AAE, Auto-Avaliação de Escola. Um sistema deste tipo não é difícil de

criar, pois a base de dados de suporte é relativamente simples de construir. A proposta

em concreto seria a de criação de uma aplicação em HTML dinâmico, como no caso

anterior que resolvesse essa necessidade de tratamento. Aqui seria importante importar

alguma informação através de opções apropriadas à gestão de Alunos.

Outra área carenciada de um tratamento mais automatizado da informação é a AAE -

Auto Avaliação de escola.

Os resultados Escolares, uma dimensão importante da avaliação interna, mas não só,

necessitam de ser tratados. Não é só preciso calcular taxas de transição, nos diversos

anos e no total dos segmentos escolares, por cada ano lectivo e numa comparação

evolutiva, para vários anos lectivos. É necessário conhecer médias, é necessário medir

qualidade de sucesso, nos cursos e por disciplinas, taxas de transição por disciplina,

comparar resultados de exames (médias) nacionais com resultados de exames dos

alunos da escola. Interessa comparar Classificações Internas Finais com Classificações

de Exame, etc….

São um conjunto bastante grande de indicadores, que surgem do refinar de um modelo de

avaliação, que não é padrão em todas as escolas e que pode mesmo ser dinâmico, ou

seja mudar de ano para ano dentro da mesma escola.

Isto sem falar de outras dimensões do processo de avaliação, só como exemplo, referiu-

se á pouco a indisciplina como um indicador também importante para a Avaliação interna.

A vertente da comunicação dentro da organização escola, também não pode ser

desprezada nesta lista de propostas.

A institucionalização da utilização do correio eletrónico como meio oficial para

comunicação, de agendamento de serviços, reuniões, eventos de presença obrigatória

sujeitos a marcação de faltas, envio de documentos e informações importantes é já quase

uma necessidade incontornável.


67

O correio eletrónico funciona de facto já, como um elemento imprescindível no

funcionamento da comunicação das escolas, ainda sem o carácter obrigatório que é

necessário que assuma nos processos comunicacionais.

Pode passar por um correio eletrónico pessoal que é também utilizado para fins de

trabalho na escola, ou pela criação de um mail profissional utilizado somente para

trabalho na escola.

Poderíamos pensar em algo ainda mais integrado para resolver os problemas

comunicacionais.

Um sistema de escritório eletrónico, como os que existem, em grandes sistemas, desde

há muito tempo. Recordo-me de ter trabalhado nos finais da década de 80, com sistemas

da Digital e IBM.

Estes sistemas funcionam com correio eletrónico integrado com uma agenda eletrónica.

Cada utilizador pode gerir a sua agenda. Os superiores hierárquicos podem fazer a

marcação de serviço no início da prestação do seu subordinado e marcar reuniões ao

longo do ano. Esta marcação em alguns casos, não sendo feita por superiores com

privilégios para o efeito, estaria sujeita a confirmação por parte do elemento alvo da

marcação.

Todo o processo de marcação de serviços, ajuste de reuniões ocorreria, somente

utilizando o correio eletrónico, que neste caso deveria mesmo ser dedicado à ocupação

profissional, com qualquer mudança na agenda a despoletar correios eletrónicos a serem

enviados ao respetivos destinatários.

Por outro lado, a agenda do professor estaria sempre disponível, para quem tivesse

privilégios para a consultar, e para os que tivessem privilégios de a alterar.

Neste sistema, poderia também ser colocada a ocupação de salas, e demais recursos

utilizados para a atividades de aulas e até outras atividades letivas no decurso do ano

escolar. Esta informação poderia ser alterada em qualquer altura. Existem várias

situações correntes no funcionamento das escolas em que é necessário efetuar uma

alteração significativa da ocupação das salas e outros recursos e que essas alterações

devam estar imediatamente disponíveis para evitar conflitos de acesso aos recursos

necessários.

Desta forma, a informação da ocupação de recursos estaria sempre atualizada, o que

permitiria uma gestão mais eficaz, da utilização dos mesmos.


68

Atualmente várias escolas utilizam o Google para criação e correios eletrónicos

profissionais. É possível utilizar agendas eletrónicas no Google e partilhar alguma

informação. Era necessário conduzir um estudo de utilização do Google para este objetivo

de gestão integrada da agenda eletrónica com o correio eletrónico.

A questão da gestão de recursos integrados neste contexto é que poderá ser mais

complicada, mas pode sempre ser resolvida, nem que se tenha de usar um outro

subsistema, uma vez que criar a gestão de escritório eletrónico integralmente e com a

gestão de recursos é uma tarefa difícil de realizar em pouco espaço de tempo.

Para terminar uma referência importante, à gestão de todos os acontecimentos, eventos

que ocorrem na escola, à sua divulgação e registo de informação sobre a realização e sua

avaliação.

Uma equipa com competências na área do marketing, que pudesse criar um Plano de

Comunicação da organização escola, poderia tornar esta instituição muito mais visível, e

apelativa para pais e alunos.

Essa equipa, para além da criação do plano de comunicação, da implementação desse

plano, acompanhando todas as actividades realizadas na escola, promovendo a sua

divulgação, disponibilizando informação sobre a realização das mesmas, controlaria toda

a comunicação desse tipo de actividades para o interior e exterior da escola.

A tabela seguinte apresenta em síntese as medidas a implementar e que correspondem a

propostas que visam colmatar as debilidades/pontos fracos encontradas na gestão de

informação escolar, através da análise das entrevistas.

Síntese das Propostas

1a. Implementação do módulo de Gestão Integrada da JPM&Abreu que permite a utilização de Sumários Digitais e Marcação de faltas.

1b. Mudança de plataforma de aplicações informáticas, para o sistema da TRUNCATURA.

2. Colocação de um servidor de ficheiros e aplicações na rede instalada pelo Ministério no âmbito do PTE.

3. O Moodle pode funcionar na rede que abrange toda a escola ou ser


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alojada num servidor externo.

4. O Moodle pode funcionar muito bem, como sítio interno de partilha de documentos.

5. Colocar os horários das turmas, professores e ocupação de salas em documentos pdf, e partilhar esses documentos desde o início do ano letivo.

6. Implementar um sistema de Gestão de Inventário e de Avarias de Equipamento, numa plataforma a funcionar com HTML dinâmico, ASP sobre SQL ou PHP sobre MYSQL.

7. Implementar um subsistema de Gestão de Indisciplina da Escola, que comunicaria com o sistema de Gestão de alunos.

8. Sistema de Gestão da Auto-Avaliação de Escola, com ligações ao Sistema de Gestão de Alunos à Gestão de Indisciplina.

9. Institucionalização do correio eletrónico como sistema de comunicação oficial.

10. Sistema de correio integrado com agenda eletrónica num sistema de escritório eletrónico.

11. Criar uma equipa com competências na área do marketing, responsável pela elaboração, apresentação e acompanhamento de um Plano Anual de Comunicação.

Como foi já explicado atrás, todas estas medidas têm um impacto considerável na

organização e gestão escolar.

Algumas, são de aplicação fácil e quase imediata. A colocação do moodle num servidor

externo, embora tenha custos, é uma solução interessante, uma vez que, o custo é

grandemente compensado pela redução da necessidade de alocação de trabalho com

recursos humanos internos.


70

No entanto, seria possível, caso houvesses recursos para fazer a manutenção do seu

funcionamento, colocar internamente, o servidor com o respetivo, moodle instalado e a

funcionar.

A institucionalização do correio eletrónico como meio oficial de comunicação é quase já

um facto, uma vez que muita da comunicação efetuada dentro da instituição escola é já

feita dessa forma. Trata-se agora de, internamente decretar esse meio como sendo o

meio oficial de comunicação e que pode ou não substituir parcial ou integralmente os

outros processos de comunicação até então utilizados.

Por outro lado a utilização do correio eletrónico profissional também já está a ser

ponderada e à imagem do que acontece com outras escolas a plataforma Google será a

utilizada.

É importante estudar a utilização no Google do correio eletrónico integrado com a agenda

eletrónica. A tarefa da criação do correio eletrónico já está assignada a um assessor da

Direção, pelo que o restante trabalho de utilização das agendas eletrónicas pode ser

estudado e concretizado nesse contexto.

A colocação de documentos no moodle de uma forma organizada, também está já em

curso, existe uma equipa do grupo PTE que já tem a seu cargo a colocação e

organização de documentos no moodle. Horários de turmas, professores e de ocupação

anual de salas pode desde já também estar disponível a quem for definido que terá

acesso a essa informação.

A criação de uma equipa responsável pelo marketing, e pelo Plano de Comunicação da

Escola é também uma medida que só necessita de decreto interno e por consequência

fácil de concretizar.

Essa equipa, constituída, por uma a três pessoas, teria como responsabilidade a

produção do dito Plano de Comunicação da escola para o interior e para o exterior.

Tratariam de aspetos, como por exemplo, a divulgação internamente de todas as

atividades realizadas e a realizar na escola, o registo e a coleção de elementos de todas

as atividades realizadas, a divulgação para o exterior, utilizando os mais variados

processos, incluindo as redes sociais, a planificação e apresentação em sessões

previamente definidas, como o dia da escola e outras, da informação entretanto coligida

sobre as atividades.


71

A colocação de um servidor de ficheiros e aplicações na rede instalada pelo Ministério

não oferece nenhum problema pois ele já existe, era o antigo servidor do moodle, e está

disponível para instalar aplicações.

Neste ponto da apresentação das medidas, convirá dizer que, no ano de 2011, houveram

eleições para a estrutura diretiva, e que todas as estruturas da escola, foram convidadas

a participar na elaboração de medidas de melhoria do funcionamento da escola.

Tendo já este estudo, bastante adiantado, tive oportunidade de enviar uma lista de

problemas identificados e respetivas ações de melhoria, muito próxima da que aqui é

apresentada. Algumas, até porque foram assinaladas por várias estruturas, começaram

logo a ser trabalhadas, como esta questão do correio institucional, foi também decidida a

colocação do moodle num servidor externo e a alocação de uma equipa á tarefa de

gestão do conteúdo e dos documentos no moodle.

As medidas atrás referidas, constituiriam a parte fácil do plano de intervenção, pois seriam

uma mera questão de ocupação de recursos da escola.

As restantes são um pouco mais complicadas, porque têm um tempo de realização mais

dilatado.

A primeira e talvez a mais importante necessitaria de um trabalho ativo de uma dezena de

horas por semana, de duas pessoas durante 2 meses para:

- Modificar o processo de autenticação na rede instalada pelo Ministério, por forma a

conferir maior segurança de funcionamento;

- Instalar o módulo de gestão integrada e de alunos no servidor da rede do Ministério e

fazer testes de utilização.

- Fazer a migração do servidor dos serviços administrativos para a rede instalada no

Ministério;

- Fazer a migração dos outros computadores dos serviços administrativos.

Estas duas últimas etapas são críticas pois causam impacto no funcionamento dos

serviços, e o momento da intervenção deve ser escolhido por forma a provocar um menor

impacto possível.


72

Não podemos esquecer, que depois desta etapa inicial, é depois necessário efetuar

alguns serviços de manutenção pelo que, pelo menos uma pessoa deverá acompanhar o

funcionamento do sistema integrado durante o ano letivo, com tempo para as operações

de cópias de segurança e resolução de outros problemas.

As outras intervenções, que podem funcionar independentemente desta primeira e

necessitarão de uma equipa de 2 a três pessoas com também cerca se uma dezena de

horas semanais a distribuir entre elas e que durante 16 meses:

- Decidiriam a plataforma de HTML dinâmico de desenvolvimento;

- Definiriam o layout da Base de dados de suporte a todas as aplicações, a Gestão de

Inventário e Avarias, Gestão de Indisciplina e Gestão de informação da Autoavaliação de

Escola;

- Desenvolveriam o código necessário, fariam os testes e colocariam as aplicações em

produção.

Em termos de recursos materiais, para além do segundo servidor, onde iria ser

implementado este subsistema, eram necessários mais computadores, nomeadamente,

na sala dos professores e nas salas de trabalho para que os professores pudessem

registar as faltas e sumários, isto apesar de muitos terem o seu portátil e o poderem usar

também com esse objetivo.

Este seria o Plano de Intervenção, que duraria cerca de 2 anos a completar e que

utilizaria numa primeira fase 2 professores com competências na área do

desenvolvimento de aplicações web, e que poderiam ser 3 numa fase posterior.


73

9. Conclusões e Trabalho Futuro

A resposta à Questão de Investigação não é uma resposta fácil.

Os resultados obtidos apontam no sentido que pode haver uma grande aumento de

eficiência e eficácia no funcionamento do modelo de informação apresentado.

Se quisermos analisar em detalhe os resultados obtidos das entrevistas, podemos

facilmente concluir que existe um grande ganho de eficácia na utilização de um sistema

integrado de registo de faltas e sumários digitais, registos esses feitos pelo professor

titular de turma. O ganho é claro na libertação de tarefas administrativas morosas ao

Diretor de Turma, que o sobrecarregam, e na eliminação da redundância do tratamento

das faltas, uma vez que estas sendo verificadas, são apenas introduzidas uma vez no

sistema, sendo depois trabalhadas pelo próprio sistema.

A libertação do Diretor de Turma é uma ação fundamental, para a melhoria do

acompanhamento deste às turmas que acompanha e aos professores da turma.

Os sistemas de informação escolares foram sendo gradualmente desenvolvidos, tentando

resolver pequenos problemas de gestão da informação, mas sem a necessária visão

global de sistema de conjunto que permitiria a construção de um sistema verdadeiramente

integrado e funcionalmente capaz de satisfazer todas as necessidades.

Considerando os tratamentos automáticos, os desenvolvedores de software, que

curiosamente nasceram do meio escolar na sua maior parte, foram criando peças de

software que respondiam a necessidades específicas: a Gestão de Alunos, a

Contabilidade Pública, a Acção Social Escolar, a gestão de Vencimentos dos funcionários,

a geração de Horários e Reuniões, e mais recentemente, aplicação de registo de

sumários e faltas, por sessão de disciplina e das avaliações, com possibilidade de

colocação online de acumulados de faltas por disciplina para consulta por parte dos

Encarregados de Educação.

Estas peças embora comuniquem entre si através de importações e exportações, não

podemos considerar que correspondem a sistemas integrados.

É interessante analisar a participação do Ministério neste processo. Surge como primeiro

objectivo, a preocupação em garantir a transportabilidade dos dados para os seus

próprios Sistemas de informação, que são tutelados pelo organismo MISI, e de aplicações

criadas nesse âmbito para registo de exames escolares, ENEB e ENES. Para isso criou


74

processos de certificação que estabeleciam formatos XML de transportabilidade dos

dados.

A análise das funcionalidades das aplicações, praticamente não foi considerada para essa

certificação.

Nunca houve um estudo de sistematização das necessidades de gestão e de tratamento

da informação que culminasse num sistema integrado de gestão aplicável a todas as

escolas básicas e secundárias.

Esse trabalho foi entregue às empresas de desenvolvimento que naturalmente foram

desenvolvendo de forma parcelar, agrupando a gestão em subáreas tratadas

separadamente.

Entretanto as necessidades também foram evoluindo e as empresas de software fazem já

algumas tentativas para se aproximarem a um sistema de Gestão integrada.

Continuam no entanto sem cobrir várias áreas importantes na Gestão Escolar. A

produção de indicadores de avaliação interna – Auto Avaliação de Escola, que podem ser

considerados também elementos de um sistema de Apoio à gestão Escolar, sistemas que

tratem a comunicação em meio escolar de uma outra forma, mais eficaz e apelativa.

Sistemas baseados no mail, mais versáteis, com utilização de SMS param maior rapidez

de comunicação.

Com a criação do PTE – Plano Tecnológico para a Educação, houve a esperança de que

com o desenvolvimento desse Plano, no projecto Escola Simplex, fosse disponibilizado às

escolas um “Sistema de informação robusto, modular e escalável, assente em plataforma

web e numa infra-estrutura orientada a serviços, que permita desmaterializar e simplificar

os processos relacionados com a gestão da educação”.

Esse projecto poderia de facto fornecer serviços às escolas que simplificariam os seus

processos de gestão da informação. A única notícia relacionada com este tipo de

serviços, é a colocação em funcionamento de um sistema baseado na Web de registo

electrónico de matrículas do 1º ano de escolaridade.

Um sistema baseado na Web, que fornecesse vários serviços de gestão escolar,

simplificaria bastante o trabalho nas escolas e ao mesmo tempo fornecia

automaticamente os dados para monitorização e acompanhamento das escolas.


75

Seria até uma forma de aproveitar recursos de desenvolvimento de sistemas baseados na

Web, que existem no funcionalismo público e libertar as escolas de encargos com esse

desenvolvimento.

Não parece ser esse o caminho a seguir pelo Ministério da Educação, até porque a

tendência é cada vez mais, tornar as escolas autónomas, através da celebração de

contratos de autonomia e retirar complexidade aos organismos do Ministério de suporte

ao funcionamento das Escolas.

Por essa razão e não existindo ainda um sistema desenvolvido com esse propósito, cabe

ainda às escolas o desenvolvimento dos seus próprios Sistemas de informação.

As escolas, na sua maioria, têm adoptado a estratégia de utilização dos sistemas

desenvolvidos por módulos interligados como os que são disponibilizados pela

JPM&Abreu e Truncatura. É uma solução prática, natural e também desta forma torna-se

possível às escolas seleccionar de entre os módulos disponíveis, aqueles que são

essenciais para o seu funcionamento e optar em função das necessidades que surgem no

decurso do desenvolvimento da sua acção educativa e em função dos recursos

financeiros disponíveis.

Impunha-se aqui um estudo aprofundado de como as escolas ao nível do país têm

resolvido os seus problemas na área dos sistemas de informação e como têm colmatado

as necessidades de gestão inerentes à sua atividade.

É claro que as escolas vão conhecendo de uma forma ou outra o trabalho desenvolvido

nesta área nas escolas mais próximas e até noutras, através das comunidades em rede

existentes no âmbito do PTE, p. ex. PTE Portugal. No entanto um trabalho sistematizado

com as metodologias adequadas permitiria certamente ter resultados indicativos do

estado actual da área de gestão de informação escolar nos estabelecimentos de ensino

em Portugal.

Este seria um trabalho interessante que poderia até ser desenvolvido no âmbito de um

mestrado ou doutoramento, nesta área das Ciências da Informação.

Um outro tema para um trabalho, muito próximo deste, é o de estudar como é que este

problema é tratado a nível internacional. Na Finlândia, na Grã-Bretanha, na França, em

Espanha, começando pelas tutelas dos respectivos países e estudando algumas das suas

escolas.


76

Uma outra possibilidade para abordar a questão do desenvolvimento dos sistemas de

informação seria a do desenvolvimento no seio da organização, com recursos próprios, de

sistemas baseados em tecnologia Web.

Este desenvolvimento pode ser deito por fases, mas tendo a ideia da integração bem

presente.

Algumas das propostas apresentadas no capítulo anterior, relativas a este estudo de caso

apontam nesse sentido, permitindo o acrescento de funcionalidades ao sistema.

Naturalmente seguindo esta linha de acção coloca-se o problema dos recursos. O

problema não se põe ao nível dos recursos físicos. No âmbito do PTE, as escolas foram

infraestruturadas em rede com uma ligação aceitável à Internet. Por outro lado, a

manutenção do funcionamento dos equipamentos de rede, até à altura, são assegurados

por uma parceria com a empresa PT Comunicações.

As escolas dispõem também na sua maioria de servidores e software operativo de rede.

Para levar a cabo um projecto sustentado de desenvolvimento e manutenção de

funcionamento de um Sistema de informação Escolar, são essencialmente necessários

recursos humanos, com competências de desenvolvimento de software baseado na web.

As necessidades de um projecto como esse apontam para a formação de uma equipa,

onde existam as competências atrás referidas e também elementos com conhecimento do

funcionamento da organização aos seus mais variados níveis.

A tendência natural será a de usar professores de informática para constituírem essas

equipas. No entanto, coloca-se sempre o velho problema de tentar conjugar o serviço

docente com o trabalho na área técnica. E esta tarefa de desenvolvimento e ou

manutenção de sistemas é uma tarefa que exige muito tempo, dedicação e pode até

tornar-se incompatível com a actividade docente.

É sempre preferível ter funcionários com competências de desenvolvimento na Web, a

trabalhar a tempo inteiro, e que fosse acompanhado, orientado por quem conheça a

orgânica da escola e com fortes conhecimentos de informática. Esta solução nem sempre

é possível pois as escolas continuam limitadas em termos de admissão de pessoal e

agora cada vez mais nos próximos anos. Só quando tiverem real autonomia, e tiverem

acesso a mais recursos financeiros poderão lançar-se numa empreitada deste volume.

Este problema poderia também ser trabalhado ao nível dos agrupamentos de escolas e

respectivos centros. Mas também aqui, os centros têm estado mais virados para a


77

formação do pessoal docente das suas escolas filiadas e eles próprios têm problemas na

área da gestão da informação e cada vez menos recursos financeiros para a sua

atividade.

O cenário mais provável para o futuro próximo em termos de desenvolvimento dos

sistemas de informação escolares é o de as escolas terem que continuar a utilizar as

soluções informáticas que adquiriram, de uma forma parcial, e aderir ás modificações

feitas nesses sistemas pelas instituições que as desenvolveram no sentido da integração

dessas soluções.

Para colmatar, algumas das áreas ainda não tratadas por essas soluções, poderá haver

desenvolvimento próprio com recurso à prata da casa, mas que sendo um

desenvolvimento devidamente pensado e estruturado pode vir a surgir como uma

alternativa de sistema integrado às soluções atualmente existentes.


78

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ANEXOS

Lista de Anexos:

Anexo A - Guião de Entrevista Professores

Anexo B - Guião de Entrevista Alunos

Anexo C - Guião de Entrevista Funcionários

Anexo D - Guião de Entrevista Secretaria

Anexo E – Tratamento Entrevistas

ANEXO A – Guião de Entrevista Professores

Guião de Entrevista

Perfil do Entrevistado

Nome:

Nível etário : Cargo :

Anos Serviço: Anos Serviço na escola:

Entrevista

Tema : Análise do Sistema de Informação da ESBN, comportamento

informacional e processos comunicacionais.

Objectivos :

Determinar a opinião dos entrevistados acerca do funcionamento do SI da ESBN;

Inquirir quais as funcionalidades essenciais que gostariam de ver incluídas no SI;

Recolher opiniões acerca dos processos informacionais e comunicacionais.

Dimensões:

Gestão da Informação ; Sistema de Informação; Comunicação

Contexto

Meio de comunicação : oral

Espaço: Data : Hora:

Duração: 1h

Questões

1. O actual Sistema de Informação satisfaz em termos de disponibilidade de informações para

o desempenho do cargo específico que ocupa na Organização?

Palavras Chave: Informações Pedagógicas, Informações de Apoio à Decisão, Informações

Administrativas, Informações resultantes do sistema de Auto-Avaliação de Escola.

2. Que categoria de informações necessita habitualmente para o desempenho do seu trabalho

na ESBN ?

Palavras Chave: Informações Pedagógicas; Informações Administrativas, etc…

3. Que tipo de informações essenciais, deveria o SI deveria disponibilizar, e que não são

disponibilizadas?

4. Os processos/métodos de comunicação de informações, na sua opinião, são eficazes?

Distribuição de documentos importantes, Comunicação de Serviços, Convocatórias de

reuniões, etc…

5. Se não, o que pensa que falha no processo de comunicação ?

6. O que pensa dos processos de gestão de informações actualmente existentes ? Poderiam

ser agilizados e tornar-se mais eficientes ?

Informações nas diferentes dimensões de trabalho na escola: académicas, administrativas,

Administrativas Faltas de professores, horas leccionadas por curso, permutas realizadas para recuperação de horas, etc… Académicas Processos de monitorização de resultados académicos (para verificarem as metas pedagógicas definidas), de abandono escolar, absentismo, de quantificação da indisciplina, etc…

ANEXO B – Guião de Entrevista Alunos

Guião de Entrevista (Alunos)


Nome:

Nível etário : Ano:

Anos na escola

Entrevista

Tema : Análise do Sistema de Informação da ESBN, comportamento


Objectivos :




Dimensões:

Gestão da Informação ; Sistema de Informação; Comunicação

Contexto

Meio de comunicação : oral


Duração: 1h

Questões

1. Do vosso ponto de vista, que tipo de informações essenciais, deveriam estar disponíveis no

Sistema de Informação da escola, para os alunos?

2. A comunicação/divulgação de informações, é feita de uma forma eficaz? Os alunos têm

sempre conhecimento do que se passa na escola, das actividades em curso?


reuniões, etc…

3. Se não, o que pensa que falha no processo da divulgação das informações?

4. Outros comentários.

ANEXO C – Guião de Entrevista Funcionários

Guião de entrevista (funcionários)


Nome:

Nível etário : Cargo :


Entrevista

Tema: Análise do Sistema de Informação da ESBN, comportamento


Objetivos:




Dimensões:

Gestão da Informação; Sistema de Informação; Comunicação

Contexto

Meio de comunicação: oral


Duração: 1h

Questões

1. Que tipo de Informações necessitam os funcionários, para a orientação do seu trabalho

com os alunos e professores?

Palavras-chave: Informações de Serviço, Informações Administrativas.

2. As informações necessárias são transmitidas de uma forma atempada e eficaz? Se não, por

que razão acha que isso não acontece?

Palavras-chave: Informações Administrativas, etc…

3. A gestão do material necessário para apoio às actividades pedagógicas é uma gestão

correcta? Se não como pensa que poderia ser feita?

Palavras-Chave : Requisições de material e salas.

ANEXO D – Guião de Entrevista Secretaria

Guião de Entrevista (secretaria)


Nome:

Nível etário : Cargo:


Entrevista

Tema: Análise do Sistema de Informação da ESBN, comportamento


Objectivos:




Dimensões:

Gestão da Informação; Sistema de Informação; Comunicação

Contexto

Meio de comunicação: oral


Duração: 1h

Questões

1. O funcionamento das diferentes áreas específicas no trabalho administrativo, é do seu

ponto de vista, satisfatório?

Subsistema de gestão de alunos, SASE, Área de professores, apoio à direcção, etc…

Palavras-chave: Informações Pedagógicas, Informações de Apoio à Decisão, Informações

Administrativas.

2. Que aplicações informáticas são usadas na secretaria para as diferentes áreas de serviço:

Alunos, professores, Sase, etc…. Satisfazem, no seu funcionamento? Como foram escolhidas, e

quando foi a última actualização?

3. A Secretaria é um centro nevrálgico de comunicações e de partilha de informações na

escola! O processo de recepção, partilha e envio de informações na sua opinião funciona

adequadamente (sem atrasos, fazendo a triagem e envio da informação para os seus

destinatários). Se não como poderia funcionar?

Palavras-chave: Comunicação e partilha de Informações;

4. O Apoio à Direcção da escola, por parte da secretaria, e participação nos processos de

tomada de decisão nas áreas da gestão financeira, no tratamento dos aspectos legais, na

comunicação com as entidades superiores (DREN, MISI, GAVE, DEGRE, etc…) é eficaz?


reuniões, etc…

5. O que pensa dos processos de gestão de informações actualmente existentes? Poderiam ser

agilizados e tornar-se mais eficientes?

Informações nas diferentes dimensões de trabalho na escola: académicas, administrativas,

Administrativas Faltas de professores, horas leccionadas por curso, permutas realizadas param recuperação de horas, etc… Académicas Processos de monitorização de resultados académicos (para verificarem as metas pedagógicas definidas), de abandono escolar, absentismo, de quantificação da indisciplina, etc…

ANEXO E – Tratamento entrevistas

Tratamento entrevistas diretora e professores

Questões

Cargos

Q1 – SI satisfaz em

termos de

disponibilidade de

info. para o

desempenho do

cargo?

Q2 – categoria de

informações

necessárias para o

trabalho corrente ?

Q3 – Que

informações

deveria o SI

disponibilizar ?

Q4 – Processos/Métodos

de comunicação são

eficazes ?

Q5 – o que falha

nos processos de

comunicação?

Q6 – Os processos de

gestão de informações

poderiam ser mais

agilizados e mais

eficientes ?

- Vogal Comissão

Administrativa

Provisória

- Grupo AAE

- Grande concentração

de Tarefas nos S.A.;

-Sobrevalorização do

papel em detrimento

das tecnologias;

-Plataforma moodle

existente deve

funcionar em boas

condições pois é

essencial para a

interacção pedagógica;

- Criação de um email

- Uma única caixa de

correio institucional

nos SA;

-Outra organização,

mesmo ao nível da

direcção da escola

para acesso a

informações vindas

do exterior;

- Ministério da

Educação organizado

numa lógica de um

serviço – uma

plataforma o que

obriga as escolas a

- Tratamento de

assiduidade dos

alunos e até

professores;

- Sumários digitais;

- Gestão da

indisciplina;

- Gestão de avarias.

- O circuito de

transmissão das

informações é um circuito

normal nas escolas e

relacionado com a

hierarquia existente.

Direcção -> Conselho

Pedagógico ->

Coordenadores de

Departamento/Conselhos

de Cursos -> professores.

Num processo

comunicacional com

tantos elementos

receptores/transmissores

é natural que possam

existir perdas.

Para que parte

da comunicação

funcione são

precisas a

página da escola

e a plataforma

moodle em pleno

funcionamento.

O mail

institucional

também a

funcionar.

Este deveria ser o

objectivo fundamental

de futuras direcções. É

uma área fragilizada na

escola. Existe falta de

materiais e

constrangimentos no

aspecto organizacional.

- Criação de um email

institucional para

comunicação interna e

externa.

A quantidade de papel

que se gasta com

algumas operações da

escola, poderia ser

drasticamente reduzida.

institucional;

-Utilização de um

sistema com sumários

e faltas digitalizadas.

consultarem a info

nas várias

plataformas.

- O Programa de gestão

de Alunos estará a ser

utilizado até ao limite?

Pelo que parece e se sabe

não responde a todas as

necessidades de

informação.

- Directora de

Turma

- Coordenadora

Projecto

Ambiental

- A satisfação não é

total;

- Contactos no âmbito

da actividade na escola

são feitos

pessoalmente;

- Informações

relacionadas com

alunos, professores e

actividades das

turmas; (algumas

poderiam até não

passar pela DT, p. ex.

a que vem destinada

às famílias – vinda do

Ministério, Câmara,

etc.)

- Informações

legislativas, chegam

via email através da

Coordenação dos

DT´s.

- Informação

necessária para a

coordenação do

- Sistema que

permita o registo

de faltas e de

classificações, e

mesmo através da

Internet.

- O papel da/o DT é

essencial no

triângulo Alunos –

Professores –

Encarr. Educação.

Nesse sentido

contactos rápidos e

acompanhamento

mais chegado das

situações seriam

facilitadores para o

trabalho da/o DT.

- Com a utilização do

email, a comunicação

entre direcção,

coordenações e

professores flui muito

melhor.

- A coordenação de todos

os projectos da escola

deveria ser feita de uma

forma mais eficaz.

- A utilização do

mail pessoal

pode levar a que

informações

importantes

escapem e nesse

sentido o mail

institucional

assume uma

grande

importância.

- Má organização

e deficiente

definição

funcional dos

cargos na escola

são as duas

grandes razões

que levam a

- O registo de

classificações e de faltas

deveria ser feito pelos

próprios professores, e

não pelo Director de

turma.

- Retirar aos Dt´s o

trabalho burocrático de

registo de faltas e de

classificações permitia a

sua concentração

noutras tarefas

importantes.

- Esta alteração

organizativa trás

necessidade acrescida

de recursos (um

computador por sala,

como está previsto nas

projecto chega via

email ou correio

através da direcção

ou SA.

- Como professora

recebo info via email

da subcoordenadora.

-Monitorização das

avaliações.

O SI deveria fazer

um tratamento

estatístico que

ficaria logo

disponível após

lançamento de

notas (permitia

uma reflexão mais

rápida sobre as

classificações dos

alunos)

falhas

nomeadamente

nos processos

comunicacionais;

- A divulgação

das informações

do Conselho

pedagógico

através de uma

síntese melhorou

imenso esse

aspecto

comunicacional.

Poderia essa

síntese ser

enviada por mail,

para além de ser

afixada na sala

dos professores.

metas do PTE);

- A divulgação de

actividades, eventos e

outras informações, não

é feita da forma mais

apelativa na escola, e

não funciona.

- Todo o processo de

gestão de info

relacionadas com as

actividades/eventos:

análise de propostas,

verificação da

conformidade com o PE,

divulgação de

actividades/eventos

deveria ser feita por

uma equipa criada para

esse fim (aspecto

organizativo).

Directora

- O sistema tal como

está satisfaria no

essencial, se todos

cumprissem as regras;

- Informações de

carácter pedagógico

e de organização

escolar (p. ex. Gestão

de Actividades em

curso na escola)

- Informações

financeiras são

trabalhadas em sede

de Conselho

Administrativo e

quase só

exclusivamente pelos

Serviços

Administrativos.

- Também

habitualmente é

necessário trabalhar

informações na área

dos recursos

humanos.

- A reorganização

de horários para o

curso profissional

necessária para o

cumprimento das

cargas horárias

eram informações

muito importantes

estarem

disponíveis on-line.

- Deveria em

primeiro lugar

disponibilizar os

documentos

públicos, e

respectivas

actualizações, que

toda a comunidade

escolar deveria

conhecer: PAA, RI,

PE, PCE.

- Outros

documentos

importantes que

também deveriam

- A divulgação de

documentos, é feita de

duas maneiras:

Existem pastas de partilha

na rede dos serviços

administrativos, onde são

colocados os diversos

documentos que é

necessário partilhar na

escola;

Outra forma é através de

mail, que como percorre

a hierarquia da escola, e

passa por vários

elementos

retransmissores, está

sujeito a falhas na

comunicação.

O mail resolve alguns

problemas de

comunicação, no entanto

é importante e o sistema

exige que a comunicação

por papel continue a ser

realizada.

- o que falha é

um problema

cultural. Tem que

existir uma

vontade genuína

dos

intervenientes da

comunidade

escolar em

conhecer os

documentos e as

actualizações (p.

ex. foi enviada

por email uma

actualização ao

RI e poucos a

conhecem).

Nesse aspecto,

um sistema de

comunicação

directa com os

professores, por

parte da

direcção, é

importante .

As plataformas do

Ministério da Educação

que a escola tem que

consultar diariamente

para obter informações

e responder a

solicitações são :

MISI – Informações

estatísticas gerais da

escola

GAVE – Informações de

exames

DGIDC – Informações e

alterações curriculares

DEGRE – Informações de

gestão de recursos

humanos

DREN – Essencialmente

pedidos de informação

- A existência de várias

plataformas (uma por

cada serviço do

estar disponíveis:

Convocatórias,

Legislação, Ordens

de serviço, etc…

Ministério da Educação)

com constantes pedidos

de informação

(inquéritos que devem

ser preenchidos em

prazos muito curtos )

dificulta bastante o

trabalho de gestão de

informações da direcção

da escola. Cerca de 50%

do tempo gasto pela

direcção na escola é a

consultar essas

plataformas e a

responder a inquéritos.

sentido uma

reorganização dos

serviços do ME poderia

facilitar o trabalho das

escolas.

- Adjunto

Direcção

- Vogal comissão

Administrativa

Provisória

Não satisfaz na sua

plenitude.

- Existem

essencialmente dois

elementos que são

- Existem muitos

pedidos de

informação que me

chegam. Pedidos

oficiais e até

informação para

necessidades

O Si poderia ter o

inventário

informatizado, a

gestão de avarias, e

da indisciplina.

Informação sobre

os recursos

- Depois da

reestruturação

pedagógica, que

introduziu as estruturas

departamentos, a

comunicação passou a ter

mais um elemento nessa

Os problemas de

comunicação vão

existir sempre.

Podem sempre

existir falhas no

envio e recepção

de documentos,

- A criação de um email

institucional é

importante para

melhorar a comunicação

entre a direcção

professores e

coordenadores e

integrantes do SI da

escola e que precisam

de ser recriados e

melhorados: A página

Web e o Moodle. A

não existência de uma

página, criada para

esse efeito, foi um

grande factor de

perturbação no

funcionamento da

escola.

internas e para apoio

à decisão.

- Para tratar essas

necessidade é

necessário: aceder

ao inventário,

avarias, reclamações,

indisciplina, info

sobre recursos

humanos.

humanos está

concentrada nos

Serv. Adm.

- Tudo isto num

sistema integrado

facilitaria a rapidez

de intervenção.

- A divulgação de

faltas e de

avaliações aos EE´s

poderia ser

também

melhorada com a

utilização de um SI

com essas

funcionalidades.

- O registo de

sumários também

poderia ser

electrónico e

disponível aos EE´s,

assim como as

comunicação com os

grupos pedagógicos o que

pode provocar distorções

e falhas;

A criação da síntese do

Conselho Pedagógico e a

afixação do mapa

quinzenal das as

actividades da escola veio

melhorar os processos

comunicacionais.

p.ex.

- O mail trouxe

alguma melhoria

nos processos de

comunicação;

complementar a

comunicação formal em

papel;

- Poderia existir uma

forma de atrair mais os

EE´s chamando-os à

escola.

-A biblioteca já iniciou

um processo de

comunicação/divulgação

das actividades através

do facebook, e a própria

escola poderia encetar

um processo

semelhante.

- Um Si capaz daria

possibilidade de tratar

de uma forma mais

eficaz a assiduidade, a

indisciplina, e até

poderia fornecer

indicadores e

faltas e as

classificações.

(como já acontece

noutras escolas).

estatísticas muito

importantes para as

tomadas de decisão.

- Implicaria certamente

uma reorganização na

escola.

Professora;

Equipa AAE;

Coordenação

Projecto RIOS

- Existem falhas na

comunicação da

informação;

Muitos eventos

organizados pelos

grupos disciplinares

não são

convenientemente

publicitados e

divulgados.

A anulação de eventos

não é comunicada de

forma eficaz;

Folha de registo de

actividades não é

suficiente para a

- Informações de

vários tipos que são

comunicados pela

subcoordenadora,

agora por email e de

uma forma mais

rápida (p. ex.

documentos para

depois serem

analisados nas

reuniões de grupo).

- A lembrança de

actividades da

responsabilidade do

grupo e dos

professores feita pela

coordenadora,

também é

- A distribuição de

serviço para o ano

lectivo seguinte

deveria ser feita

em Agosto ( o mais

cedo possível) e

logo transmitida

aos professores

para poderem de

antemão preparar

o seu ano lectivo;

- Todas as

convocatórias

deveriam realizar-

se por email. Já não

se justifica o uso do

papel. Os sistemas

de email

- A utilização do mail para

comunicação interna ou

externa facilita imenso a

interacção entre os

elementos da

comunidade escolar.

- A utilização de um

sistema interno de

televisão passando

incessantemente a

agenda escolar, eventos

agendados, actividades,

reuniões, etc., era uma

proposta com interesse

para a divulgação de

informações importantes;

- Da mesma forma um

- A forma arcaica

e pouco apelativa

como se

divulgam as

informações é a

principal

responsável

pelas falhas na

comunicação.

A utilização de um mail

profissional (só para

trabalho da escola) é

cada vez mais

importante;

-As comunicações para o

exterior devem ser

feitas pelo professor

responsável (p. ex. envio

de faxes), e não

centralizadas nos

Serviços

Administrativos, porque

não existe confirmação

de envio de informação

para o exterior e isso

comunicação eficaz.

eficazmente feita por

mail;

- A Direcção de

turma também

comunica algumas

informações,

documentos, divulga

resultados e faz

pedidos de

informação.

funcionam

eficazmente.

- A gestão de

recursos deveria

ser feita de uma

forma mais eficaz (

p. ex. a obtenção

de informação

acerca de salas

livres, e a própria

reserva, deveria

ser feita num

sistema

centralizado);

- A partilha de

informação acerca

das actividades

realizadas,

avaliação e

resultados deveria

ser feita no Sistema

de Informação.

sistema noticioso, com

actividades programadas

e outros acontecimentos

de interesse para a

comunidade deveria ser

parte integrante do

sistema de informação.

perturba bastante a

comunicação e a gestão

de projectos em que

esses contactos são

fundamentais.

O acesso a documentos

de trabalho dos

professores na escola

deveria ser mais

facilitado. A

reorganização feita

recentemente no

sistema de ficheiros do

servidor da escola, não

facilita esse acesso.

Psicóloga SPOS

O SI existente é

satisfatório.

A informação que

chega do exterior por

vezes não é

Legislação,

documentos

(currículos, estatuto

do aluno, e outros

documentos da

- A consulta dos

horários dos

professores e das

turmas é uma

informação

Não, principalmente no

que toca à comunicação

com a comunidade

exterior à escola.

Uma das razões

para que a

informação não

chegue

rapidamente aos

Já se utiliza o mail

pessoal para a

comunicação interna e

externa. Este processo

introduziu uma melhoria

comunicada em tempo

útil. O envio de

informação para o

exterior, está muito

sujeito a falhas e

esquecimentos.

Não há feedback da

data de envio da

informação.

organização escolar).

Muita informação

vem do ME, alguns

organismos

associados e

instituições de

Formação (DGES,

ANQ, escolas profiss.,

instituições ensino

superior, etc.)

Divulgação de

informações junto

dos alunos e

professores é uma

das minhas

actividades

importantes na

escola (p. ex. a info

de requisitos de

acesso ao Ensino

Superior e info para

as candidaturas ao

Ensino Superior).

Outra é a orientação

vocacional.

importante para o

agendar do meu

trabalho na escola.

Tenho acesso a

essa informação

em papel, seria

mais fácil no

entanto se esta

inflo estivesse

online.

Tenho acesso a

outra informação

interna e até de

carácter

confidencial sem

qualquer problema

na direção e nos

Serv. Adm.,

embora neste

último caso esteja

sujeita aos horários

de funcionamento

dos serviços.

seus

destinatários,

poderá ser o

facto de essa

informação que

chega à escola

ser tratada por

uma só pessoa

que a tem que

triar e redirigir

para os

destinatários

certos.

A existência de

uma única caixa

de correio

institucional na

escola e gerida

pelos Serv. Adm.

Esta organização

não facilita a

comunicação

com a

comunidade

exterior.

relativamente aos

processos anteriores

exclusivamente

baseados em papel.

A utilização de um mail

institucional iria sem

sombra de dúvida

permitir uma melhoria

nos processos de

comunicação.

A actualização de

documentos internos

está já mais agilizada, e

deve continuar a ser

mais rápida. Este era um

problema grave da

escola.

Directora de

Curso

Como Coordenadora

de Dep. tenho acesso

Basicamente

necessito de

Era necessário um

sistema de gestão

A comunicação de

informações, no que

Não há

responsabilização

O registo de avaliações e

faltas no profissional

Profissional;

Directora de

Turma;

Coordenadora do

Departamento de

Formação

Qualificante ;

Professora

em primeira mão a

todas as informações

importantes que

chegam á escola e às

decisões tomadas em

sede do Conselho

Pedagógico.

Como professora, acho

que o SI precisa de ser

melhorado, pois

haveria informações

importantes que

chegariam tarde ou

não chegariam.

No âmbito da direcção

de curso acho que o

Sistema de gestão de

alunos existente não

está minimamente

preparado para a

gestão dos cursos

profissionais.

Informações

Pedagógicas,

documentos e

legislação, estas

últimas chegam-me

rapidamente através

do Conselho

pedagógico. Esta

informação é

reenviada por email.

No desempenho da

actividade da

direcção de curso,

tenho que manter

manualmente uma

pauta final de

avaliações modulares

nos períodos, e

sistema manual de

registo de módulos

porque estes

requisitos não são

suficientemente

satisfeitos pelo

actual sistema de

gestão de alunos.

de alunos que

permitisse registo

de avaliações

modulares de uma

forma eficaz, e

geração de pautas

em qualquer

momento, com

avaliações

modulares a

disciplinas e faltas.

A possibilidade de

gestão de horários

de turmas nos

cursos profissionais

poderia ser feita

pela direcção de

curso e

comunicada pelo SI

a todos os

interessados de

uma forma rápida e

eficaz.

A divulgação de

actividades e de

respeita á realização de

eventos e actividades

neste sistema actual não

ser eficaz.

O trabalho relacionado

com gestão das

avaliações dos cursos

profissionais, está

concentrado numa só

pessoa nos SA,

organização que não

facilita a gestão da

informação destes cursos.

nas quebras que

acontecem na

cadeia de

transmissão da

informação. Se

houvesse um

sistema de

registo da

circulação da

informação era

então possível

encontrar a falha

e responsabilizar.


próprios professores, e a

responsabilidade da

gestão administrativa

deveria passar para a

Direcção de Curso e

pelos Serviços

Administrativos, seriam

sempre informados

destes processos.

eventos realizados

na escola deveria

ser feita de uma

forma mais eficaz.

DT;

Coordenadora da

Execução física

POPH;

Responsável

pelas

Candidaturas

pedagógica e

financeira;

Gabinete de

estágios

O SI não funciona. A

Informação não chega

muitas vezes aos seus

destinos ou chega por

vários canais

diferentes.

A Execução física é

uma das principais

tarefas na escola. São

necessários dados

das direcções de

turma sobre o

funcionamento dos

cursos (horas de

formação de

professores e alunos)

que vão ser

introduzidos no

SIIFSE ( SI do FSE).

Os DT´s retiram esta

info do Sistema

Gestão de alunos.

A candidatura

pedagógica baseada

na oferta educativa é

proposta pelo Dep.

Form. Qualif., e

recebe info dos

Coord. de Curso é

O programa de

gestão de alunos,

não é o mais

adequado para

utilização nos

cursos

qualificantes.

Cálculo de médias

das componentes

com pesos

diferentes, calculo

final das médias

dos cursos,

obrigam os

coordenadores a

socorrerem-se de

folhas e Excel com

os inconvenientes

que daí advêm.

No meu trabalho

como DT, necessito

constantemente de

informação do

dossier de alunos,

O problema organizativo

da dispersão das

informações, necessárias

ao trabalho do DT não

facilita a sua acção.

Outro aspecto da falta de

eficácia e duplicação de

tarefas, é o facto de

sermos obrigados a lançar

as faltas no sistema de

alunos e no papel -

duplicação de tarefas.

A organização da

escola é o factor

mais influente na

falha dos

processos de

comunicação.

Existe em

algumas

situações uma

grande

duplicação de

documentos e

informações.

Passa-se com a

entrega de

planificações no

início do ano.

Outras em que a

suposta

sobreposição das

mesmas

informações que

Se o DT tivesse acesso a

todas as info que

necessita em rede e de

uma forma integrada,

teria um muito maior

rendimento no seu

trabalho.

O registo de faltas,

sumários e de avaliações


professores

directamente num SI,

utilizando

computadores nas salas

de aula.

A justificação de faltas

deveria ser feita

centralizadamente nos

Serv. Adm. ou por uma

equipa, para que fossem

entregue à Direcção

e é aprovada em

Pedagógico.

Na candidatura

financeira é a

seguinte e contem

todos os custos

imputados ao

funcionamento dos

cursos, alguns

segundo regras já

estabelecidas.

obtidas nos SA e

dos próprios

alunos. As faltas

dos alunos são

essenciais para a

realização da

execução física.

A dispersão física

dos elementos

necessários para o

trabalho dos DT´s é

um elemento que

dificulta o trabalho.

A sala com

computadores de

acesso ao Sistema

de gestão de

alunos, fica longe

dos livros de ponto

( sumários e faltas

não contabilizadas

) e distante da sala

de atendimento

aos EE´s.

chegam por

vários canais

podem levar à

confusão ( se não

for transmitida

com rigor e

exactidão) e

outras até em

que existem

falhas, porque os

processos

organizativos não

conduzem a uma

eficácia no fluxo

de informação.

aplicados critérios de

justificação uniformes.

Estes dois elementos

organizativos revelar-se-

iam de uma poupança

de tempo aos DT´s que

tornaria o trabalho com

os alunos EE´s e

professores muito mais

eficaz.

Nas reuniões do

conselho, poderia existir

um computador com

acesso ao Sistema, que

permitia gerar a pauta

final logo no fim da

reunião.

Tudo o que se relaciona

com os cursos

profissionais e Cursos

CEF´s deveria ser revisto

na lógica própria desses

cursos.

Professora

Contratada

Não. Como DT, a

disponibilidade dos

contactos dos alunos

em formato

electrónico era

importante. O sistema

não permite a selecção

de grupos e envio de

email para esses

grupos, com arquivo

de cópia dos

documentos enviados.

Existe um grande

desperdício de papel

na comunicação com

EE´s e alunos.

Como DT, todas as

informações

relacionadas com

alunos, EE´s, faltas,

avaliações.

Com professora o

moodle totalmente

operacional é uma

ferramenta que eu

considero muito

importante.

A falta de Quadros

interactivos é

negativa para alguns

graus de ensino.

Registo de faltas e

sumários digitais é

muito importante

para melhorar a

capacidade do DT

de intervir na

turma.

A comunicação

com o DT por parte

dos professores,

relativa a

acontecimentos

importantes na

turma, poderia

também ser feita

pelo sistema.

As actas das

reuniões deveriam

estar em formato

digital, para uma

melhor

possibilidade de

pesquisa de

informação

(decisões, temas

tratados, etc.)

A partilha de

documentos, estratégias,

práticas poderia se feita

de uma forma mais eficaz.

Uma hora semanal para

reunião ao nível dos

grupos poderia beneficiar

estas actividades de

partilha.

A comunicação

através de

documentos em

papel afixados

em locais

próprios, não é já

considerado um

meio apelativo e

nem sequer é

aceite pela

maioria dos

elementos da

comunidade com

o meio ideal de

comunicação.

Alternativamente

existe o mail

como meio mais

eficaz de

comunicação.

Sistema automático de

troca de

correspondência e

documentos entre DT´s

e EE´s com registo de

comunicações trocadas.

Eventos, reuniões serem

acompanhados por uma

mail a alertar para esses

acontecimentos na

escola.

Professor;

Gabinete de

Apoio ao aluno

Limitações de carácter

interno e externo.

Externamente o ME e

seus organismos

condicionam o

funcionamento da

escola. Internamente

verifica-se alguma

impreparação no uso

das TI´s por parte de

alguns elementos.

SI é um sistema híbrido

com processos

convencionais e

processos Baseados

nas TI´s.

A utilização do moodle

e da página da escola

são factores essenciais

para a interacção ente

a comunidade escolar.

Organizacional –

calendarizações;

distribuição de

serviço;

Pedagógica –

Avaliações; Gestão

de recursos;

Curricular –

Conteúdos

Programáticos,

Planificações; Legal -

Decretos-lei,

portarias;

Administrativa –

Classificações

Profissionais, Sase

alunos.

A maioria das

informações

necessárias chega

pelas reuniões de

grupo e de

departamento.

Publicitação dos

objectivos gerais da

escola (missão) de

uma forma mais

abrangente,

usando a página ou

blogues.

Na Avaliação de

desempenho

deveria existir mais

informação sobre

como criar os

objectivos

individuais

enquadrados na

missão e objectivos

da escola e mais

acompanhamento

na consecução

desses objectivos.

A escola tem processos

que considero híbridos

entre a utilização de

Novas Tecnologias

(essencialmente o mail) e

processo mais

convencionais com a

afixação de avisos e

convocatórias em papel.

No caso dos avisos e

convocatórias, só temos a

ganhar em usar o mail,

pois são feitos de uma

forma mais rápida e com

grande fiabilidade de

entrega, contribuindo

para atenuar o problema

que por vezes falado, com

relação com falhas de

comunicação que podem

ser apontadas aos

sistemas convencionais.

Não há falhas

significativas.

Faltam Bases de dados

de conteúdos

disciplinares, o que

permitiria a efectiva

partilha desses mesmos

conteúdos, se existisse

um grupo que fizesse a

recolha e a manutenção

dessas Bases de Dados.

Faltam Bases de dados

de Legislação específica

organizada de forma a

proporcionar uma fácil

consulta.

A formação e apoio de

colegas com mais

dificuldades em TI´s

deveria ser mais

preocupação e cuidado.

Coordenadora de

Departamento

Curricular;

Subcoordenadora

Existem já muitas

dúvidas em relação à

funcionalidade dos

placards informativos

O circuito de

informação é o

correcto : Secretaria -

> Direcção ->

Era necessária uma

base de dados

actualizada sobre

as avaliações

A comunicação por email

funciona, porque as

informações chegam aos

destinatários com muita

Era importante

medir a

qualidade da

Deveria haver uma

actualização constante

dos documentos, RI, PE,

e outros que estão

de Grupo;

Coordenadora do

Projecto de AAE

(Luísa Melo)

na sala dos

professores.

O mail é agora

bastante utilizado. A

ordem de trabalhos

das reuniões já é em

muitos casos enviada

por mail, assim como a

convocatória.

Não há a menor dúvida

que a informação

necessária é enviada,

falta saber o

tratamento que as

pessoas

individualmente dão a

essa informação

enviada, e o

aproveitamento que

dela fazem.

Coordenadores ->

Subcoordenadores->

restantes

professores.

A informação deve

chegar a todos de

forma atempada.

Há dificuldades na

AAE, porque

informação externa

de médias de exames

não está disponível

quando é necessária.

Existem indicadores

necessários para a

AAE, para os quais o

Sistema de Gestão de

Alunos não satisfaz.

P. ex. o tempo

médios de duração

para um ano lectivo –

7º ano.

anuais internas que

são feitas na

escola.

Era também

importante ter

toda a informação

sobre os alunos

que frequentaram

a escola,

actualizada.

Poder ter

informação sobre o

sucesso ao longo

dos anos,

qualidade do

sucesso, etc..

rapidez.

A apropriação que cada

um faz da informação é

que já não é tão fácil de

medir.

informação. disponíveis em digital na

pasta dos professores.

Existe a dúvida, se o

ritmo de actualização

desses documentos

acompanha a velocidade

real de saída das

respectivas alterações.

A estrutura da pasta

onde os documentos

são partilhados será a

mais adequada? Poderia

talvez estar mais

arrumada e com outra

lógica.

As actas e a grande

maioria dos documentos

deveria estar em

formato digital, para

mais fácil consulta.

A comunicação com os

EE poderia ser muito

melhorada. Os

contactos dos DT´s com

os EE deveriam ser mais

ágeis, e haver um

registo automático

dessas comunicações.

As faltas e notas

deveriam estar numa

plataforma, ou site,

online.

Deveria existir um

diagrama de fluxo de

informação para que os

novos professores e

para dar conhecimento

aos novos alunos e EE´s.

Tratamento Entrevistas Alunos

Questões

Cargos

Q1 – Do vosso ponto de

vista, que tipo de

informações essenciais,

deveriam estar

disponíveis no Sistema

de Informação da escola,

para os alunos?

Q2 – A

comunicação/divulgação de

informações, é feita de uma

forma eficaz? Os alunos têm

sempre conhecimento do que

se passa na escola, das

actividades em curso?

Q3 – Se não, o que pensa

que falha no processo da

divulgação das informações

?

Q4 – Outros comentários.

- Aluno 12º

Científico –

Humanísticas

Curso Ciências

Informação de acesso à

Universidade é bem

trabalhada na escola.

A Orientação Vocacional

também é feita de uma

forma esclarecedora.

Houve uma feira de

profissões organizada na

escola e as consultas ao

SPOS são muito

esclarecedoras em

relação a esse tema

As sessões de

esclarecimento relativas

ao prosseguimento de

estudos é que podiam

ser feitas no 11º e não no

12º, pois é nesse ano que

Muitas das actividades que

acontecem na escola passam

desapercebidas aos alunos.

A informação não é passada da

forma mais atractiva para os

alunos.

Poderia ser algo tipo evento do

facebook, ou cartaz de grandes

dimensões com bom design.

As filas na papelaria são

insuportáveis. Se houvesse um

sistema de cartões, talvez as

filas não fossem tão grandes,

uma vez que as refeições

poderiam ser reservadas

usando esse sistema de

Falham as formas de

divulgação das actividades

e eventos que ocorrem na

escola.

Os documentos importantes,

os quais é importante que os

alunos conheçam, deveriam

estar acessíveis no moodle.

se têm que escolher as

disciplinas específicas.

Era importante poder

consultar online,

informação sobre faltas,

marcar refeições,

consultar horários e até

as pautas de fim de

período.

cartões.

Aluna 12º

Científico –

Humanísticas

Curso Artes

A informação sobre

horários, turmas, notas e

faltas deveria estar

disponível online, desde

que é gerada.

A divulgação dos eventos e

actividades da escola deveriam

ser feitas, para além da

utilização de papel e cartazes,

utilizando as redes sociais.

A divulgação em papel afixado

no polivalente não é suficiente

porque já não chama à

atenção dos alunos.

As actividades, eventos,

torneios poderiam também ser

colocadas no site da escola.

A não utilização de meios

apelativos para a

divulgação das actividades.

De entre a informação

necessária às candidaturas

ao ensino superior no site

da DGES, é por vezes difícil

de encontrar aquela que

necessitamos. Mo entanto

o gabinete de apoio ao

aluno faz um bom

acompanhamento junto

das turmas e assiste nessas

dificuldades.

Poderia haver algumas

chamadas de atenção, alertas

aos alunos, acerca de datas e

procedimentos importantes a

cumprir em situações

específicas.

Esses alertas poderiam ser

desencadeados pelo Sistema

de Informação da Escola.

Tratamento Entrevista Funcionária

Questões

Cargos

Q1 – . Que tipo de Informações

necessitam os funcionários, para

a orientação do seu trabalho com

os alunos e professores?

Q2 – As informações

necessárias são

transmitidas de uma

forma atempada e eficaz

? Se não, porque razão

acha que isso não

acontece?

Q3 – A gestão do material necessário para

apoio às actividades pedagógicas é uma

gestão correcta ? Se não como pensa que

poderia ser feita ?

Funcionária de

Bloco

As informações que são

constantemente necessárias são

os horários das turmas, dos

professores, da ocupação das

salas e os Directores de Turma.

Precisamos de controlar a

ocupação de salas, as

substituições, permutas para que

estas aulas possam ser realizadas.

São também necessárias

orientações específicas da

direcção acerca da ocupação de

salas para realização de ventos

específicos, p. ex. reuniões de

conselho, reuniões com EE´s,

Testes, Exames e outras

actividades.

As informações que são

para transmitir aos

professores, são feitas

num único ponto da

escola, no bloco B.

Por outro lado a

informação sobre faltas

dos professores é

comunicada à direcção

também a partir do

bloco B. por vezes

algumas informações

para professores são

dadas para o bloco A, a

pedido da direcção.

Existem informações às

quais é preciso dar

resposta e chegam já

O Sistema de requisições de material,

funciona bem, satisfaz. Há uma ficha que é

preenchida entregue. A requisição de

material é assinalada num mapa.

Por vezes as requisições são mal

preenchidas ou de uma forma incompleta o

que dificulta o trabalho das funcionárias.

Muitas vezes são sempre os mesmos

docentes a requisitar os videoprojectores, e

quando há poucos é preciso moralizar as

requisições.

Às vezes é preciso também arranjar

soluções para necessidades de última hora,

por vezes até por pedido da direcção,

embora os avisos de necessidade de

equipamento para eventos específicos

sejam normalmente feitos

São importantes estas

informações para proceder à

limpeza das mesmas com tempo.

A distribuição do serviço de

limpeza das salas é feita no início

do ano lectivo.

tardiamente, fora de

hora. Informações

necessárias para o SASE,

para os exames, alunos

que são chamados à

secretaria, são tudo

informações que

passam pelas

funcionárias e que têm a

responsabilidade de as

comunicar aos

destinatários.

atempadamente.

Ultimamente existe um professor

responsável pela requisição de materiais

necessários para os grandes eventos da

escola.

Outra dificuldade é a conferência da

entrega do material, principalmente

quando há devolução em grandes

quantidades ao mesmo tempo.

Era preciso verificar se está todo funcional,

mas muitas vezes não há tempo para isso.

Tratamento Entrevista Secretaria

Questões

Cargos

Q1 – . O funcionamento

das diferentes áreas

específicas no trabalho

administrativo, é do seu

ponto de vista

satisfatório?

Q2 – Que aplicações

informáticas são

usadas na secretaria

para as diferentes

áreas de serviço:

Alunos, professores,

Sase, etc….

Satisfazem, no seu

funcionamento?

Como foram

escolhidas, e quando

foi a última

actualização?

Q3 – A Secretaria é um

centro nevrálgico de

comunicações e de

partilha de informações

na escola! O processo de

recepção, partilha e

envio de informações na

sua opinião funciona

adequadamente (sem

atrasos, fazendo a

triagem e envio da

informação para os seus

destinatários). Se não

como poderia funcionar?

Q4 – O Apoio à Direcção da

escola, por parte da secretaria,

e participação nos processos

de tomada de decisão nas

áreas da gestão financeira, no

tratamento dos aspectos

legais, na comunicação com as

entidades superiores (DREN,

MISI, GAVE, DEGRE, etc…) é

eficaz ?

Q5 – O que pensa dos processos

de gestão de informações

actualmente existentes?

Poderiam ser agilizados e tornar-

se mais eficientes?

Chefe de

Serviços

Administrativos

A grande maioria dos

serviços sobre os quais, a

secretaria tem

responsabilidade

funcionam bem.

Concretamente a área

dos Alunos, professores e

apoio à Direcção.

A contabilidade é um

sector carenciado nos

Serviços Administrativos.

Nos funcionários

São usadas aplicações

da JPM&Abreu. A

gestão de Alunos, A

contabilidade, SASE e

GPV - Gestão de

Pessoal e

Vencimentos.

As aplicações

satisfazem na sua

globalidade.

Surgiram em 94 com a

Funciona! As

informações chegam do

exterior, são triadas e

chegam à Directora que

despacha a sua

distribuição. Por vezes há

comunicações que são

enviadas directamente

para os seus

destinatários, quando é

só para algumas pessoas.

Na minha opinião é eficaz. O

único constrangimento é o

tempo do chefe de serviços ser

muito pouco em virtude de se

ocupar com outras tarefas que

deveriam estar a ser

asseguradas por funcionários.

A comunicação directa através

de email, dentro do contexto

escolar e até para fora da escola

é muito importante porque torna

a comunicação mais fluida,

rápida e eficaz.

A informação chega por vários

canais à escola. Dependendo da

origem, o tratamento a dar à

disponíveis não se

encontram

conhecimentos técnicos

na área da contabilidade

pública.

Esta função tem que ser

desempenhada pelo

chefe, o que lhe rouba

imenso tempo necessário

para outras actividades

nos Serviços.

aplicação do SASE e

logo depois

acompanharam as

necessidades das

escolas com a gestão

de Alunos.

Depois apareceu a

empresa Truncatura

que também foi

avaliada no sentido

de utilização do seu

software. No entanto,

existem escolas que

abandonaram essa

plataforma de

aplicações por

existência de

problemas de

assistência técnica.

O MISI definiu

requisitos

relacionados com a

portabilidade dos

dados para os seus

sistemas de

informação e deu

certificação ás

aplicações baseadas

Por vezes a secretaria

recebe muita informação

repetida. Sobre Desporto

Escolar, Calendários de

Exames, etc..

Informação em excesso,

não é sinónimo de boa

informação. A secretaria

tem muitas vezes que

filtrar informação que

chega de algumas

entidades oficiais.

informação também varia.

nesse critério.

Quase todas as

aplicações foram

actualizadas em Maio.

A Gestão de Alunos

satisfaz no que é

possível.

Existem

constrangimentos

como por exemplo

diferentes formatos

de pautas, diferentes

tratamentos, o que

dificulta a utilização

para todos os cursos

da escola.

No ensino profissional

existe um grande

atraso no registo de

avaliações por parte

dos professores,

principalmente no

que respeita a

recuperações de

módulos. Esta

situação complica

imenso o lançamento

das classificações,

uma vez que se torna

difícil lançar no ano

anterior ao corrente.

Uma gestão integrada

com sumários online,

avaliações e faltas era

ideal para a escola.

No entanto, questões

relacionadas com a

segurança, devem

limitar o acesso via

Web.

Neste momento põe-

se a questão dos

recursos disponíveis

para implementar

esse sistema.

gestÃo da informaÇÃo escolar num contexto de … · gestão da informação e que também dê...

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