gestÃo da estratÉgia tcemg/gestão... · a elaboração dos planos e a realização das demais...

GESTÃO DAESTRATÉGIAMonitoramento e avaliação de resultados

PresidenteConselheiro Cláudio Couto Terrão

Vice-PresidenteConselheiro Mauri José Torres Duarte

CorregedorConselheiro José Alves Viana

ConselheirosGilberto Pinto Monteiro Diniz (Ouvidor)

Wanderley Geraldo de ÁvilaAdriene Barbosa de Faria Andrade

Sebastião Helvecio Ramos de Castro

Conselheiros SubstitutosLicurgo Joseph Mourão de Oliveira

Hamilton Antônio Coelho

Ministério Público junto ao Tribunal de ContasProcurador-GeralDaniel de Carvalho GuimarãesSubprocuradora-GeralElke Andrade Soares de Moura

ProcuradoresMaria Cecília Mendes BorgesGlaydson Santo Soprani MassariaSara Meinberg Schmidt de Andrade DuarteMarcílio Barenco Corrêa de MelloCristina Andrade Melo

Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais

REALIZAÇÃODiretoria de Comunicação Luiz Cláudio Diniz Mendes | Diretor

Coordenadoria de Publicidade e MarketingAndré Augusto Costa Zocrato | CoordenadorAndré Luiz de Oliveira Junior Bárbara Couto Cançado SantosBruna Gontijo Pellegrino Eliana Sanches Engler Lívia Maria Barbosa Salgado Vivian de Paula

Expediente

ELABORAÇÃODiretoria de Gestão Estratégica e Inovação

Alexandre Pires de Lima | Diretor

Escritório de Planejamento EstratégicoSandra Rodrigues de Carvalho Valle | Coordenadora

Agosto/2017

Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais

Missão: Exercer o controle da gestão pública de forma eficiente, eficaz e efetiva, em benefício da sociedade.

Visão:Ser reconhecido como Instituição relevante para a garantia do direito à gestão pública efetiva e transparente.

Valores:Ética, Cidadania, Transparência, Independência, Profissionalismo, Qualidade, Tempestividade, Sustentabilidade e Inovação.

Sumário1 Apresentação 6

2 Normatização 7

3 Sistema de planejamento e gestão estratégica 83.1 Instrumentos de Planejamento 93.2 Instâncias de Governança do Sistema de Gestão da Estratégia no TCEMG - Principais atribuições 11

3.2.1 Áreas de Contribuição 123.3 Ciclo de Gestão da Estratégia no TCEMG 13

3.3.1 Agenda de ações estratégicas 144 Monitoramento e avaliação de resultados 15

5 As Reuniões de Acompanhamento e Avaliação 165.1 Reunião de Avaliação de Desempenho - RAD 19

5.1.1 Preparação 195.1.2 Realização 205.1.3 Pós-reunião 20

5.2 Reunião de Avaliação da Estratégia - RAE 215.2.1 Preparação 225.2.2 Realização 225.2.3 Pós-reunião 22

5.3 Reunião Anual - RA 235.4 Quadro comparativo entre as Reuniões 23

Conclusão 24

6

1 ApresentaçãoO TCEMG, com o objetivo de intensificar o exercício da fiscalização e aprimorar o cumprimento de sua missão, iniciou, em 2004, a implementação do planejamento estratégico, adotando novos procedimentos e ações com vistas à obtenção de maior efetividade nas ações de controle.

Atualmente, encontra-se em execução o terceiro Plano Estratégico (2015-2020), o que vem permitindo aprimorar a cultura de gestão estratégica no Tribunal.

Em consonância com o planejamento estratégico, foram priorizadas ações no Plano de Gestão 2017-2018, para que o Tribunal possa continuar a promover as mudanças necessárias, que permitirão alcançar melhores resultados, em benefício da sociedade. Uma das ações priorizadas, o Projeto 26 - Sistemática de Gestão da Estratégia, deu origem à Resolução n. 08/2017, que objetiva regulamentar e padronizar procedimentos, definindo ações relativas às fases do ciclo de gestão, para que toda a Instituição se envolva, compreenda e execute a estratégia do Tribunal.

Este documento foi elaborado para auxiliar os gestores e servidores da Casa no acompanhamento da execução dos projetos e das ações estratégicas de sua competência, de modo que, alinhados, possamos contribuir, cada um de nós, para o alcance dos objetivos institucionais.

Diretoria de Gestão Estratégica e InovaçãoEscritório de Planejamento Estratégico

7

2 NormatizaçãoA Resolução n. 08, publicada no Diário Oficial de Contas de 20/06/2017, regulamenta o Sistema de Planejamento e Gestão Estratégica do Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais. Abrange desde a elaboração dos instrumentos de planejamento — Plano Estratégico, Painéis de Contribuição, Plano de Gestão e Plano Anual — até a definição de procedimentos para a análise do desempenho institucional.

O art. 14 da citada Resolução estabelece que a implementação dos programas, projetos e ações previstos no Plano Anual e nos Painéis de Contribuição ficará a cargo das unidades administrativas indicadas nos referidos instrumentos, sendo a coordenação dos trabalhos de responsabilidade do gestor da respectiva área. Para isso, é fundamental que todas as unidades organizacionais estejam alinhadas à estratégia da organização.

No art. 16, consta que o acompanhamento e a avaliação da execução dos instrumentos de planejamento serão realizados por meio da análise de informações registradas em sistema informatizado, da realização de reuniões periódicas e da análise de relatórios elaborados pelos gestores. Nesse sentido, compete aos gestores, gerentes de projetos e responsáveis pela execução de ações a inserção, no sistema informatizado de gestão estratégica e gestão de projetos, dos dados e informações relativas ao andamento das atividades, bem como dos resultados alcançados em suas áreas de atuação, devendo mantê-los permanentemente atualizados.

8

3 Sistema de planejamento e gestão estratégica

O Sistema de Planejamento e Gestão Estratégica do Tribunal consiste em um conjunto de ações gerenciais voltadas para o aprimoramento da gestão e a obtenção de resultados.

O ciclo PDCA1 fundamenta o modelo de gestão estratégica adotado pelo Tribunal, o qual compreende as seguintes fases:

Planejar; Executar o que foi planejado; Checar, comparando o planejado com o resultado alcançado; e Agir corretivamente, quando os desvios geram não conformidades, ou padronizar a melhoria alcançada.

O ciclo é retroalimentado continuamente, buscando sempre melhoria nos processos de trabalho e nos resultados para a organização.

1 O Ciclo PDCA é uma ferramenta de gestão criada na década de 20 por Walter A. Shewhart e disseminada, ao longo dos anos 50, por William E. Deming.

PLAN Planejamento

DO Execução

CHECK Verificação

ACT Agir/Revisar

9

3.1 Instrumentos de Planejamento

O TCEMG adota quatro instrumentos de planejamento para operacionalizar a execução da estratégia, elaborados de forma alinhada e integrada:

Plano Estratégico;

Painéis de Contribuição (ações estratégicas desdobradas por Área de Contribuição);

Plano de Gestão;

Plano Anual (consolidação dos Planos Anuais das Áreas).

PLANO ESTRATÉGICO

2015-2019

PLANO ESTRATÉGICO

2015-2019

PLANO ANUAL

PLANO ESTRATÉGICO 2015-2020

PAINÉIS DE CONTRIBUIÇÃO 2015-2020

PLANO ANUAL 2017

PLANO DE GESTÃO 2017-2018

PAINÉIS DE CONTRIBUIÇÃO

OPERACIONALIZAÇÃO DA ESTRATÉGIAArticulação de ações (alinhamento e priorização) no longo, médio e curto prazos

10

Missão

Visão

Valores

Objetivos

Iniciativas

Indicadores

Período: 6 anos

Projetos / Ações estratégicos e indicadores, organizados por Área de Contribuição

Período: 6 anos (vigência do Plano Estratégico)

Projetos /Ações estratégicos e Indicadores priorizados pela gestão, organizados por Área de Contribuição

Período: 2 anos

Detalhamento dos Projetos / Ações estratégicos e indicadores previstos no Plano de Gestão, além de outras ações relevantes da Área de Contribuição

Período: 1 ano

CONTEÚDO DOS PLANOS

PLAN

O ES

TRAT

ÉGIC

O

PAIN

ÉIS D

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IÇÃO

PLAN

O DE

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TÃO

PLAN

O AN

UAL

11

3.2 Instâncias de Governança do Sistema de Gestão da Estratégia no TCEMG - Principais atribuições

TRIBUNAL PLENO Aprovar o Plano Estratégico do TCEMG.

PRESIDENTEDefinir diretrizes e aprovar o Plano de Gestão, em consonância com o Plano Estratégico;Aprovar os Planos Anuais;Acompanhar e avaliar a execução das ações priorizadas.

COMITÊ DE GESTÃO ESTRATÉGICA

Participar da elaboração do Plano Estratégico;Aprovar os Painéis de Contribuição;Atuar em caráter consultivo nos assuntos relativos à gestão estratégica, apoiando o Presidente na tomada de decisão.

UNIDADE RESPONSÁVEL PELO PLANEJAMENTO

ORGANIZACIONAL

Fomentar, coordenar e aprimorar o Sistema de Planejamento e Gestão do Tribunal

ÁREAS DE CONTRIBUIÇÃOElaborar os Painéis de Contribuição (desdobramento da estratégia);Elaborar os Planos Anuais das áreas, em consonância com o Plano de Gestão;Executar os Planos.

12

3.2.1 Áreas de Contribuição2

A estratégia do Tribunal é desdobrada por áreas que, em conjunto, contribuem para o alcance dos resultados institucionais.

2 Área de Contribuição: unidade administrativa ou grupo de unidades administrativas que, em razão de suas atribuições, constitui área específica para o desdobramento da estratégia.

Estratégia do Tribunal

Contribuição das Áreas

Controle Externo TI

Gestão de Pessoas Gabinetes Ministério

PúblicoEscola de

Contas

Secretarias do Pleno e

das Câmaras

Secretaria Geral da

PresidênciaControladoria

Interna Ouvidoria Corregedoria Administração

Finanças Segurança Institucional Comunicação

Gestão Estratégica e Inovação

13

3.3 Ciclo de Gestão da Estratégia no TCEMG

A elaboração dos Planos e a realização das demais etapas do PDCA obedecem a um ciclo que se repete de forma contínua e, conforme demonstra a figura abaixo:

Pleno

Presidência

Comitê de Gestão Estratégica

Áreas de Contribuição

Outras Áreas

Dir. Gestão Estratégica e

Inovação

A cada 6 anos (momento da formulação)

Maio (1º ano gestão) Março (2º ano gestão)

Janeiro a dezembro A cada trimestre Último trimestre

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RA)

Gerenciamento do Sistema

14

3.3.1 Agenda de ações estratégicas

As etapas do ciclo de gestão se desdobram em várias atividades a serem executadas ao longo do exercício, conforme demonstrado abaixo:

1º ANO DA GESTÃO

N. Descrição 1º Trimestre 2º Trimestre 3º Trimestre 4º Trimestre

1 ELABORAÇÃO/REVISÃO DOS PLANOS DE GESTÃO E ANUAL

1.1 Abertura de prazo para proposição de projetos estratégicos

1.2 Oficinas para elaboração de Termos de Abertura de Projetos - TAP

1.3 Análise das propostas de projetos

1.4 Definição do portfólio de projetos

1.5 Elaboração/Revisão do Plano de Gestão e publicação

1.6 Elaboração/Revisão do Plano Anual e publicação

1.7 Apresentação dos Planos de Gestão e Anual para servidores

2 EXECUÇÃO DA ESTRATÉGIA

2.1 Cadastramento dos Planos no Sistema

2.2 Oficinas de Planejamento de Projetos (Escopo e Cronograma)

2.3 Execução das ações

3 MONITORAMENTO E AVALIAÇÃO DOS RESULTADOS

3.1 Elaboração de análises críticas, atualização do sistema com informações dos Planos Anuais, Indicadores e Projetos

3.2 Reunião de Avaliação do Desempenho - RAD

3.3 Reunião de avaliação da Estratégia - RAE

3.4 Reunião de avaliação Anual - RA

3.5 Apresentação dos resultados para os servidores

4 FORMULAÇÃO DA ESTRATÉGIA (A CADA 6 ANOS)

4.1 Elaboração do Plano Estratégico

4.2 Desdobramento da estratégia

5 REVISÃO DA ESTRATÉGIA (PREFERENCIALMENTE A CADA 2 ANOS)

5.1 Revisão do Plano Estratégico

15

4 Monitoramento e avaliação de resultados

Sincronismo, baseado no diálogo e na interação contínua entre as unidades, gestores e servidores da Instituição, é um dos requisitos para a efetivação do Plano Estratégico.

Disciplina na execução é outro ponto chave.

O Plano Estratégico requer monitoramento e avaliação constante da execução, com a finalidade de verificar se os projetos e ações definidos estão sendo executados, bem como se os resultados estão contribuindo positivamente para o alcance das metas e dos objetivos propostos. A ocorrência de dificuldades e desafios é natural no processo, devendo ser enfrentados ou reportados para instâncias superiores, para que sejam solucionados.

Quanto aos indicadores, é importante atenção especial para aqueles constantes do Plano de Gestão e dos Planos Anuais, o que não significa que os gestores não devam definir e monitorar indicadores setoriais que considerem relevantes para o acompanhamento dos resultados de sua área.

O sucesso do Plano Estratégico do TCEMG depende, em sua essência, da implantação de uma política simples de monitoramento e avaliação, que consiga gerar informações de boa qualidade e que tenha legitimidade perante as unidades implementadoras.

16

5 As Reuniões de Acompanhamento e Avaliação

Nos termos do art. 18 da Resolução n. 08/2017, serão realizadas as seguintes reuniões para a avaliação dos resultados:

Reunião de Avaliação de Desempenho – RAD, mensalmente, pelos gestores de cada uma das Áreas de Contribuição com os gestores das unidades administrativas vinculadas, para monitoramento e avaliação da execução dos projetos e ações constantes do Plano Anual;

Reunião de Avaliação da Estratégia – RAE, no mínimo a cada três meses, contando com a participação dos gestores das Áreas de Contribuição e do Comitê de Gestão Estratégica, para avaliação da implementação da estratégia institucional;

Reunião de Avaliação Anual – RA, com a participação do Presidente, Conselheiros, Conselheiros Substitutos, representantes do Ministério Público de Contas, gestores, chefes de gabinetes e assessores, para avaliação da execução do Plano Estratégico do Tribunal.

1717

A figura a seguir demonstra as fases para realização das reuniões.

PREPARAÇÃO REALIZAÇÃO PÓS-REUNIÃO

Preparação dos assuntos a serem discutidos na reunião,

dentro do enfoque estratégico.

Apresentação das análises conforme a pauta, tomadas

de decisão e documentação.

Organização da documentação, comunicação e execução das

decisões tomadas.

Disponibilização/ atualização de informações

Análise crítica do desempenho

Consolidação das informações/ pauta

ReuniãoConsolidação pós-reunião/ ata

Comunicação

1818

Diagrama de inter-relação entre as reuniões de avaliação do desempenho e da estratégia:

Realizar RAD


Área de Contribuição 1



RevisãoConsolidação pós-reunião/ ata

Comunicação

Realizar RAD






Comunicação

Realizar RA


Organização




Comunicação

Realizar RAD


Área de Contribuição n




Comunicação

Realizar RAE






Comunicação






Comunicação


Área de Contribuição n




Comunicação

19

5.1 Reunião de Avaliação de Desempenho - RAD

Conforme art. 18, inciso I, da Resolução n. 08/2017, é responsabilidade de cada gestor de Área de Contribuição promover a reunião mensal para avaliar a execução do Plano Anual sob sua responsabilidade. A RAD deverá ser realizada até o décimo dia útil do mês subsequente ao avaliado, com os gestores das unidades administrativas vinculadas à Área de Contribuição e/ou com os servidores envolvidos nos projetos/ações.

5.1.1 Preparação

Disponibilização/Atualização das informações no sistema de gestão

O primeiro passo para realizar a reunião é coletar/atualizar informações sobre o andamento das ações, para embasar as análises e decisões. O facilitador de cada Área de Contribuição deverá se comunicar com os gerentes de projetos, inteirar-se do desempenho destes e proceder ao registro das informações, indicadores e percentuais de execução no sistema informatizado. Investir na preparação contribuirá para otimizar o tempo de duração da reunião.


Deve-se explicitar as causas do desempenho apurado, considerando o enfoque estratégico, ou seja, identificar os elementos que contribuíram para o sucesso ou insucesso das ações e definir medidas a serem adotadas.

Consolidação das informações/Pauta

As informações coletadas e analisadas devem ser organizadas de forma objetiva para facilitar as discussões durante a reunião. Sugere-se elaborar sempre uma pauta, contendo os tópicos a serem abordados, tais como:

Informações sobre a evolução das pendências da reunião anterior;

Status da execução de projetos e/ou ações estratégicos constantes do Plano Anual da Área;

20

Análise de eventual necessidade de aporte de recursos;

Apresentação e análise dos indicadores e metas;

Atenção especial com algum resultado que não esteja conforme o esperado;

Conclusões e próximos passos.

5.1.2 Realização

É importante avaliar os dados sobre a execução dos projetos e ações, incluindo a análise dos indicadores, seu desempenho histórico e as projeções futuras.

O gestor deve ter uma postura que incentive a participação e a geração de ideias, para que a discussão seja bem objetiva e permita a tomada de decisões sobre as matérias discutidas. Ter foco na estratégia, evitando a discussão de assuntos estritamente operacionais.

Deve-se buscar, a cada reunião, um avanço no aprendizado estratégico.

5.1.3 Pós-reunião

Consolidação pós-reunião

Sugere-se elaborar sempre uma ata:

Registrando, de forma bem objetiva, os assuntos discutidos;

Enfatizando as decisões tomadas e os responsáveis por ações, bem como os prazos para a execução;

Documentando as pendências, para que possam ser acompanhadas;

Registrando as conclusões e próximos passos.

21

Comunicação

Ao final, os gestores devem definir com a sua equipe os procedimentos e ações a serem executados, decorrentes das decisões tomadas na reunião.

É importante que os participantes forneçam um feedback sobre a reunião, identificando:

Pontos fortes do processo e pontos de melhoria;

Pontos que mostram evolução do processo desde a última reunião;

Desafios para as próximas reuniões.

Os gestores de cada Área de Contribuição deverão disponibilizar os resultados da RAD, para a unidade responsável pelo planejamento organizacional, de modo a contribuir para a preparação da Reunião de Avaliação da Estratégia - RAE.

5.2 Reunião de Avaliação da Estratégia - RAE

O art. 18, inciso II, da Resolução n. 08/2017 prevê que, no mínimo a cada 3 meses, será realizada a RAE, com a presença dos gestores das áreas de contribuição e dos membros do Comitê de Gestão Estratégica, para monitorarem o desempenho da estratégia institucional.

A RAE contribui para possibilitar uma visão sistêmica, bem como para incentivar a responsabilidade e o comprometimento, além de alinhamento de todos para com os propósitos institucionais.

A comunicação é essencial na implementação da estratégia. Os gestores devem contribuir para a disseminação das informações sobre o andamento dos projetos/ações estratégicos dentro da organização.

22

5.2.1 Preparação

Os participantes da RAE, ao receberem a pauta da reunião, devem se preparar com antecedência, no mínimo três dias antes da data, para que tenham tempo de analisar todos os dados de sua responsabilidade.

Recomenda-se ainda, se necessário, ouvir pessoas consideradas detentoras de conhecimento sobre os assuntos pertinentes à reunião.

5.2.2 Realização

Coordenada pela unidade responsável pelo planejamento organizacional, a RAE tem por objetivo:

Avaliar a execução da estratégia, considerando os indicadores, metas e projetos/ações estratégicos;

Assegurar tempo para um diálogo estratégico, possibilitando alinhamento de entendimentos acerca da estratégia da organização;

Possibilitar aprendizado estratégico, por meio da gestão e melhoria da estratégia;

Permitir a tomada de decisões que vão impactar favoravelmente o desempenho futuro.

5.2.3 Pós-reunião

Ao final da reunião, o Escritório de Planejamento Estratégico irá elaborar a ata, registrando as decisões tomadas, e encaminhá-la para todos os participantes, para que esses adotem as providências relativas às ações sob sua responsabilidade.

Essas ações serão incluídas na pauta da próxima reunião, possibilitando que seja realizado o devido acompanhamento.

2323

5.3 Reunião Anual - RA

Também coordenada pela unidade responsável pelo planejamento organizacional, tem por objetivo possibilitar a análise conjunta, pela alta direção e demais gestores do Tribunal, dos resultados alcançados e das dificuldades porventura encontradas na execução dos planos institucionais, considerando inclusive macrocenários que possam estar afetando a organização.

5.4 Quadro comparativo das ReuniõesTIPO DE REUNIÃO RAD RAE RA

Quando Mensalmente - até o 10º dia útil do mês subsequente ao avaliado. A cada trimestre. Final do exercício.

Responsável Gestor da Área de Contribuição. Diretoria de Gestão Estratégica e Inovação.

Diretoria de Gestão Estratégica e Inovação.

Quem participa

Gestor de cada uma das Áreas de Contribuição e sua equipe (gestores

das unidades vinculadas e servidores designados).

Gestores das Áreas de Contribuição e integrantes do Comitê de Gestão

Estratégica.

Presidente, Conselheiros, Conselheiros Substitutos, representantes do MPC,

integrantes do Comitê de Gestão Estratégica, gestores, chefes de

gabinetes e assessores.

Para quê Monitorar e avaliar a execução do Plano Anual.

Avaliar a implementação da estratégia institucional.

Avaliar o desempenho institucional, em especial a implementação do

Plano Estratégico.

Produtos gerados

1. Análise dos temas relevantes: desempenho dos indicadores, projetos e ações constantes do Plano Anual da

Área de Contribuição;

2. Decisões tomadas.

1. Análise dos temas relevantes: resultados dos indicadores, projetos e

ações estratégicos;


1. Análise dos temas relevantes: resultados dos indicadores, Planos de

Gestão, Anual e Estratégico;


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ConclusãoO sucesso na implementação da estratégia vai muito além de sua formulação, requerendo um contínuo acompanhamento e revisão. Nesse sentido, destaca-se como ponto crucial o envolvimento do grupo de líderes do Tribunal, de todos os níveis, aos quais cabe definir a estratégia e comandar sua execução.

Gerir a estratégia é algo que se aprende fazendo. Portanto, as definições e os instrumentos aqui delineados devem ser sempre alvo de aperfeiçoamento. Assim, a Diretoria de Gestão Estratégica e Inovação espera contar com a colaboração de todos para o aprimoramento desse processo.

Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais Av. Raja Gabaglia, 1.315, Luxemburgo, Belo Horizonte, MG

CEP: 30380-435 / Telefone: (31) 3348-2111www.tce.mg.gov.br

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