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GERENCIAR O FORNECIMENTO DE MATERIAIS Proposto por: Equipe do Departamento de Patrimônio e Material (DEPAM) Analisado por: Diretor do Departamento de Patrimônio e Material (DEPAM) Aprovado por: Diretor da Diretoria-Geral de Logística (DGLOG) IMPORTANTE: Sempre verifique no site do TJRJ se a versão impressa do documento está atualizada. Base Normativa Código: Revisão: Página: Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGLOG-009 10 1 de 19 1 OBJETIVO Estabelecer critérios e procedimentos para gerenciar o fornecimento de materiais de consumo e permanentes necessários ao provimento das Unidades Organizacionais (UO) do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro (PJERJ). 2 CAMPO DE APLICAÇÃO E VIGÊNCIA Esta Rotina Administrativa (RAD) prescreve requisitos pertinentes ao Serviço de Gestão de Solicitações de Materiais, da Diretoria-Geral de Logística (DGLOG/SESOL) tais como verificar fornecimento de material e suprimento de estoque, bem como orientações aos servidores das demais UO que têm interfaces com este processo de trabalho, passando a vigorar a partir de 05/11/2015. 3 DEFINIÇÕES TERMO DEFINIÇÃO Lista de pendência Ferramenta no SISMAT que possibilita o registro do pedido de material permanente, para futuro atendimento. Materiais de Consumo São aqueles que perdem identidade mediante o uso, tendo ao menos uma das seguintes características: fragilidade, deteriorabilidade, transformabilidade, incorporabilidade e limitada durabilidade (Lei nº 4.320/64, art. 15, § 2º). Dividem-se em materiais de expediente, impressos e de informática. Materiais de Expediente São os materiais de escritório, como lápis, caneta, borracha, pasta, tinta para carimbo, caixa para arquivo morto, clips, papel, dentre outros. Materiais de Expediente Duráveis São materiais de consumo, porém, com vida útil elevada comparada aos demais, a saber: grampeador, perfurador, tesoura e papeleira, dentre outros. Materiais Impressos São os impressos confeccionados pelo Serviço de Programação e Produção Gráfica (SEGRA) do PJERJ, como bloco para rascunho, capas de processos e formulários, dentre outros, bem como envelopes, que são adquiridos através de licitação. Material de Informática São os insumos para equipamentos de informática, como CD, formulário contínuo, cartucho para impressora a jato de tinta, fita para impressora matricial, dentre outros.

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GERENCIAR O FORNECIMENTO DE MATERIAIS

Proposto por:

Equipe do Departamento de Patrimônio e Material (DEPAM)

Analisado por:

Diretor do Departamento de Patrimônio e Material (DEPAM)

Aprovado por:

Diretor da Diretoria-Geral de Logística (DGLOG)

IMPORTANTE: Sempre verifique no site do TJRJ se a versão impressa do documento está atualizada.

Base Normativa Código: Revisão: Página:

Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGLOG-009 10 1 de 19

1 OBJETIVO

Estabelecer critérios e procedimentos para gerenciar o fornecimento de materiais de

consumo e permanentes necessários ao provimento das Unidades Organizacionais

(UO) do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro (PJERJ).

2 CAMPO DE APLICAÇÃO E VIGÊNCIA

Esta Rotina Administrativa (RAD) prescreve requisitos pertinentes ao Serviço de

Gestão de Solicitações de Materiais, da Diretoria-Geral de Logística (DGLOG/SESOL)

tais como verificar fornecimento de material e suprimento de estoque, bem como

orientações aos servidores das demais UO que têm interfaces com este processo de

trabalho, passando a vigorar a partir de 05/11/2015.

3 DEFINIÇÕES

TERMO DEFINIÇÃO

Lista de pendência Ferramenta no SISMAT que possibilita o registro do pedido de material permanente, para futuro atendimento.

Materiais de Consumo

São aqueles que perdem identidade mediante o uso, tendo ao menos uma das seguintes características: fragilidade, deteriorabilidade, transformabilidade, incorporabilidade e limitada durabilidade (Lei nº 4.320/64, art. 15, § 2º). Dividem-se em materiais de expediente, impressos e de informática.

Materiais de Expediente

São os materiais de escritório, como lápis, caneta, borracha, pasta, tinta para carimbo, caixa para arquivo morto, clips, papel, dentre outros.

Materiais de Expediente Duráveis

São materiais de consumo, porém, com vida útil elevada comparada aos demais, a saber: grampeador, perfurador, tesoura e papeleira, dentre outros.

Materiais Impressos

São os impressos confeccionados pelo Serviço de Programação e Produção Gráfica (SEGRA) do PJERJ, como bloco para rascunho, capas de processos e formulários, dentre outros, bem como envelopes, que são adquiridos através de licitação.

Material de Informática

São os insumos para equipamentos de informática, como CD, formulário contínuo, cartucho para impressora a jato de tinta, fita para impressora matricial, dentre outros.

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Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGLOG-009 10 2 de 19

TERMO DEFINIÇÃO

Material permanente

Bens que não perdem sua identidade física e/ou constituem meio para a produção de outros bens e serviços.

Nota de Encomenda de Material (NEM)

Documento do SISMAT elaborado após a definição da(s) empresa (s) vencedora (s) de licitação ou coleta de preços, contendo os itens e as quantidades a serem entregues.

Nota de Recebimento de Materiais (NRM)

Documento emitido pelo SISMAT onde se confirma o recebimento de materiais, gerando dados para o ARM.

Perfil Específico

Perfil criado especificamente para uma Unidade específica, para determinados materiais, conforme pedido e justificativas apresentadas para a necessidade de materiais num quantitativo maior que o disponibilizado usualmente.

Perfil Geral de Atendimento

Quantidade estabelecida no Sistema SISMAT para atendimento de materiais de consumo, considerada ideal para a maioria das Unidades Organizacionais.

Polo da Capital

Polo Emergencial é um almoxarifado de pequeno porte, localizado na Capital, e possui poucas unidades de determinados materiais de consumo, de uso comum às Unidades Organizacionais, para atendimentos de emergência.

SISMAT-WEB Sistema informatizado para requisição de materiais de consumo e permanentes.

Sistema de Controle de Estoque de Materiais (SISMAT)

Sistema informatizado utilizado para solicitações de materiais de consumo e permanentes, controle de estoque e a movimentação de bens de consumo e permanente até a saída do Almoxarifado.

Sistema de Controle de Equipamentos e Contratos

Sistema informatizado, usado pela DGTEC para o cadastramento individual dos recursos computacionais utilizados pelo PJERJ, permitindo classificá-los e acompanhar sua vida útil até a baixa definitiva, além de registrar movimentações físicas e os contratos de aquisição e manutenção a eles referentes.

Solicitação de Materiais (SM)

Documento que engloba os materiais de consumo ou permanentes solicitados pelo usuário e o quantitativo aprovado pelo SESOL.

Status de SM “Fechada”

Quando o solicitante já definiu o material pretendido em quantidade e categoria (impresso, expediente ou informática).

Status de SM “Aprovada”

Quando já foi definida a quantidade limite de atendimento de material dos itens constantes na SM.

Status de SM “Atendida”

Quando o material já está sendo separado no Serviço de Gestão de Estoque de Materiais (SEGEM) para futura expedição.

Status de SM“Em Expedição”

Quando o material está sendo conferido, embalado ou em trânsito para entrega.

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TERMO DEFINIÇÃO

Status de SM “Liquidada”

Indica material já recebido na Unidade Organizacional.

Registro de Preços (RP)

Procedimento de compras pelo qual as empresas interessadas em fornecer materiais, equipamentos ou serviços ao PJERJ concordam em manter os valores registrados no órgão competente, corrigidos ou não, por um período de 1 (um) ano, fornecendo as quantidades conforme cada solicitação (nota de encomenda), no prazo de entrega previamente estabelecido, não estando o PJERJ obrigado a contratar quaisquer dos itens registrados.

Requisição de Material (RM)

Procedimento de compras pelo qual determinada(s) empresa(s) sagra(m)-se vencedora(s) para fornecer materiais, equipamentos ou serviços ao PJERJ.

Unidade de Fornecimento (UF)

Unidade através da qual os materiais são adquiridos tais como caixa, frasco, resma, pacote, dentre outros.

4 REFERÊNCIAS

Resolução TJ/OE/RJ nº 42/2013 - Dispõe sobre a administração das

dependências, mobiliários e equipamentos instalados no PJERJ;

Ato Normativo nº 21/2014 - Regulamenta o conserto de mobiliário

danificado e os serviços de marcenaria específicos de confecção de

mobiliário sob medida;

Resolução TJ/OE/RJ nº 28/2015 - Consolida e disciplina as normas gerais

sobre a gestão patrimonial dos bens móveis, no âmbito do Poder Judiciário

do Estado do Rio de Janeiro PJERJ;

Aviso TJ nº 45/2011 – Avisa aos Responsaveis pelas Unidades

Organizacionais que deverão realizar periodica avaliacao dos materiais em

estoque, mantendo na unidade apenas aqueles necessarios as atividades

do orgao pelo periodo de 30 (trinta) dias, e dá outras providências.

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Base Normativa Código: Revisão: Página:

Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGLOG-009 10 4 de 19

Lei Federal nº 8.666/93 - Estabelece normas gerais sobre licitações e

contratos administrativos pertinentes a obras, serviços, inclusive de

publicidade, compras, alienações e locações no âmbito dos Poderes da

União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios;

Decreto nº 7892/2013 - Regulamenta o Sistema de Registro de Preços

previsto no art. 15 da Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993.

5 RESPONSABILIDADES GERAIS

FUNÇÃO RESPONSABILIDADE

Diretor do Departamento de Patrimônio e Material, da Diretoria-Geral de Logística (DGLOG/DEPAM)

Assessorar o Diretor-Geral nos assuntos pertinentes a patrimônio e material;

determinar e coordenar a elaboração de projetos básicos e executivos de sua competência;

gerenciar a distribuição dos materiais permanentes e de consumo às unidades organizacionais;

analisar e submeter os casos excepcionais à apreciação superior.

Diretor da Divisão de Almoxarifado, da Diretoria-Geral de Logística (DGLOG/ DIALM)

determinar diretrizes para manuseio e armazenamento de materiais em estoque;

gerenciar entregas programadas;

gerenciar protocolos de remessa de materiais;

gerenciar a entrega dos balanços mensal e anual;

Determinar inventários de estoque em caráter permanente;

gerenciar o início do processo de aquisição dos materiais do rol de fornecimento do DEPAM;

Diretor da Divisão de Almoxarifado, da Diretoria-Geral de Logística (DGLOG/ DIALM)

gerenciar a liquidação das Solicitações de Material (SM) junto ao sistema informatizado;

gerenciar a instrução de processos de baixa de material;

gerenciar o recebimento, montagem e patrimônio dos bens que são recebidos fora do almoxarifado nos casos de inaugurações;

determinar arrumação de mobiliário, conforme layout fornecido pela engenharia nas inaugurações;

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FUNÇÃO RESPONSABILIDADE

gerenciar processo de aquisição de material específico, de acordo com espaço disponível em almoxarifado;

receber, armazenar, separar e encaminhar os materiais para executar a expedição;

roteirizar as entregas;

entregar o material às unidades solicitantes.

Equipe do Serviço de Gestão de Solicitação de Materiais da Diretoria-Geral de Logística (DGLOG/SESOL)

Receber e processar as solicitações de materiais de consumo e permanentes, de acordo com o estoque existente, o perfil de consumo e a viabilidade de atendimento;

registrar em lista de pendência as solicitações de materiais permanentes não disponíveis no depósito e no almoxarifado, e proceder ao fornecimento dos itens tão logo ocorra disponibilidade;

providenciar a encomenda de lotes de Registro de Preços para suprimento do estoque do Almoxarifado;

aprovar as SM das Unidades Solicitantes, em caráter emergencial, para a retirada de materiais no Polo da Capital.

Diretor da Divisão de Compras de Materiais da Diretoria-Geral de Logística (DGLOG/ DICOM)

Definir critérios para estabelecer o perfil de consumo dos usuários, mediante a análise do histórico de consumo da unidade organizacional.

Equipe do Serviço de Movimentação e Fiscalização de Materiais Permanentes da Diretoria-Geral de Logística (DGLOG/SEMOP)

Providenciar a impressão de SM de material permanente.

emitir Termo de Transferência.

separar o material permanente no Depósito.

expedir material com coleta de assinatura de recebimento e envio da SM ao SEXEM e arquivamento do Termo.

Equipe do Serviço de Gestão de Estoques de Materiais da Diretoria-Geral de Logística (DGLOG/SEGEM)

Providenciar a impressão de SM de material permanente.

providenciar a emissão do Termo de Transferência e a entrega do material.

coletar a assinatura de recebimento e envio da SM ao SEXEM e do Termo ao SEMOP.

acompanhar pelo sistema a aprovação integral ou parcial da

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Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGLOG-009 10 6 de 19

FUNÇÃO RESPONSABILIDADE

SM de material de consumo.

proceder a aprovação de materiais de consumo e encaminhar ao SEXEM.

Equipe do Serviço de Expedição de Materiais da Diretoria-Geral de Logística (DGLOG/SEXEM)

Liquidar e arquivar as SM;

providenciar a entrega do material ao solicitante

6 REALIZAR ENCOMENDA DE MATERIAIS

6.1 Encomenda de Materiais de Consumo

6.1.1 O SESOL elabora planilha de Controle de Solicitação de Lotes e de Controle de

NEM.

6.1.2 O Controle de Solicitação de Lotes contempla o número dos Processos

Administrativos e suas respectivas Atas de Registro de Preços, o período de

vigência das atas, todos os materiais adjudicados com os respectivos códigos, os

nomes das empresas vencedoras, os quantitativos mínimo e máximo de lotes que

podem ser encomendados, a quantidade de materiais que compõem cada lote, o

total de lotes entregues e disponíveis.

6.1.3 O SESOL monitora e atualiza diariamente a planilha e observa a duração prevista

dos materiais, conforme indicativo de demanda (média mensal).

6.1.4 Caso a previsão de duração de estoque seja inferior a 5 (cinco) meses, a Planilha

indica, através de fórmulas próprias, a necessidade de encomenda dos materiais,

bem como o número de lotes a ser encomendado.

6.2 O SESOL indaga ao SEGEM quanto à disponibilidade de espaço físico para os

materiais que se deseja adquirir.

6.2.1 Caso não haja espaço disponível, SESOL realiza a encomenda em duas etapas ou

ratifica a necessidade e informa o planejamento para a entrega do material.

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6.3 Verifica se a Ata correspondente está vigente, se há mais de uma ata vigente para

o mesmo material, se houve compra do mesmo material através de outro código.

6.4 Caso tenha havido compra do mesmo material através de outro código, analisa o

saldo e a quantidade de materiais que compõe cada lote em cada processo de

aquisição, a fim de ser feita a encomenda exata, já que um item complementa o

outro.

6.5 No momento da encomenda o SESOL solicita, nos autos principais, a emissão de

NEM e do respectivo empenho, encaminhando os autos à DICOM.

6.6 Registra na Planilha a data da solicitação do lote de materiais e o quantitativo

solicitado, com status de "lotes aguardando entrega".

6.7 O SESOL acompanha o andamento das encomendas mediante o Controle de

Solicitação de Lotes o Controle de NEM. O primeiro reflete a situação atual de cada

material que se encontra aguardando entrega, sem registros antigos, e o segundo,

o histórico de todas as NEM, NRM e respectivas datas, do início ao fim das

encomendas de cada Registro de Preços.

6.8 Concomitantemente, o SESOL observa o Agendamento encaminhado diariamente

pelo SERMA, por e-mail, acompanhando se a entrega dos materiais está sendo

realizada a contento, no prazo estabelecido, bem como a Planilha compartilhada

entre o SERMA e o DEPAM, onde ficam registradas as notificações encaminhadas às

empresas, no caso de qualquer ocorrência que prejudique o recebimento dos

materiais, para ciência e providências visando a reposição de estoque.

6.9 Tão logo a entrega seja concluída, a Planilha é atualizada e status do quantitativo

de lotes encomendados passa de “lotes aguardando entrega” para “entregue”,

ficando disponível apenas o saldo de lotes restantes para as próximas encomendas.

6.9.1 Para atualização das Planilhas é necessário consultar ao SISMAT para verificar:

o saldo dos materiais;

a emissão das NEM correspondentes às encomendas, tão logo as mesmas

sejam elaboradas pela DICOM;

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a data de retirada do empenho calculando-se assim o prazo final para a entrega

do material;

a NRM, que indica o lançamento do material em saldo.

6.9.2 A encomenda completa o quantitativo de material para suprir 5 (cinco) meses de

demanda, porém, no momento da efetiva entrega do material, já decorreu o prazo

de trâmite interno do processo para elaboração de NEM e emissão de empenho,

bem como o prazo para o fornecedor concluir a entrega (normalmente até 30

dias). Sendo assim, o estoque fica, em média, com previsão de atendimento para

4 meses, recomeçando o ciclo de encomenda de materiais.

6.9.3 O SESOL anexa, na contracapa dos processos, um quadro demonstrativo contendo

o quantitativo homologado de cada material, o quantitativo máximo adquirido, as

datas das encomendas e respectivas NEM, para o controle efetivo do saldo.

6.9.4 Para as aquisições realizadas através de RM é preenchido o Controle de Solicitação

de Lotes e Entrega de Materiais, em que é observado se os prazos estão sendo

obedecidos pela Contratada, verificando-se o agendamento e a inclusão do

material no sistema.

6.10 Encomenda de Materiais Permanentes

6.10.1 O SESOL, através do Controle de Solicitação de Lotes e do Controle de NEM

realiza a encomenda dos materiais adquiridos através de Registro de Preços,

conforme demanda mensal do item e/ou para atendimento às pendências,

verificando antes se há disponibilidade de espaço para recebimento dos

materiais junto ao Almoxarifado.

6.10.2 Para as aquisições realizadas através de Requisição de Material (RM) é feito o

Controle de Entrega de Parcelas - RM - Materiais Permanentes, em que é

observado se os prazos estão sendo obedecidos pela Contratada, verificando-se

o agendamento e a inclusão do material no sistema.

7 GERIR A DEMANDA

7.1 O controle de estoque é realizado diariamente, verificando-se o saldo e a demanda

correspondente a cada material.

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7.2 Caso a estimativa de duração do estoque seja inferior a 5 (cinco) meses, o SESOL

solicita a encomenda de novos lotes do Registro de Preços correspondente,

verificando antes se há disponibilidade de recebimento dos materiais junto ao

Almoxarifado. -

7.3 Caso haja determinação superior para alteração no perfil geral dos materiais

fornecidos pelo DEPAM, o SESOL atualiza o sistema SISMAT para que o mesmo

contemple tal alteração. A atualização de perfil geral também é realizada nos caso

de novo código de material e/ou nos casos de códigos em transição, quando a

especificação de um material já existente é alterada, não sendo possível utilizar o

código anterior.

8 FORNECER MATERIAL DE CONSUMO (IMPRESSOS, EXPEDIENTE E INFORMÁTICA)

8.1 O SESOL recebe solicitação de material de consumo pelas Unidades Organizacionais

através do sistema SISMAT-WEB, no prazo estabelecido no "Cronograma Anual de

Entrega de Material de Consumo", disponível no próprio sistema.

8.1.1 Para realizar esta solicitação o usuário obtém uma senha junto à Diretoria-Geral de

Tecnologia da Informação (DGTEC).

8.2 O SESOL utiliza o SISMAT-WEB para processar as SM, e através deste sistema

aprova (parcial /integralmente) ou não, os pedidos realizados pelas UO.

8.3 Caso o SISMAT-WEB indique a indisponibilidade do material solicitado em estoque,

no momento da aprovação da SM, o mesmo não aprova o pedido e expõe ao

demandante os motivos da não liberação do material através do campo “Notas” da

SM.

8.4 No caso do saldo do material em Almoxarifado encontrar-se igual ou abaixo do

estoque mínimo, o SESOL, através do SISMAT-WEB procede à aprovação, porém,

em quantitativo inferior, equivalente a 50% do pedido.

8.4.1 O SESOL informa ao usuário através de mensagem na própria SM, no campo

"Notas", o motivo do atendimento parcial.

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8.5 Caso o quantitativo requerido esteja acima do perfil estabelecido para a UO, o

SESOL, através do SISMAT-WEB procede à aprovação conforme o perfil do

requisitante.

8.5.1 O SESOL informa ao usuário através de mensagem na própria SM, no campo

"Notas", o motivo do atendimento parcial.

8.5.2 No caso do perfil geral de atendimento não atender às necessidades do

requisitante, o mesmo pode solicitar a alteração do perfil de sua unidade, através

do e-mail da DICOM.

8.6 Caso o quantitativo solicitado de um determinado item esteja dentro do perfil

estabelecido para a UO e o saldo do material em Almoxarifado no SESOL se

encontre acima do estoque mínimo, SESOL procede através do SISMAT-WEB a

aprovação na íntegra, automaticamente.

8.7 Uma vez aprovada a SM, integral ou parcialmente, O Serviço de Gestão de Estoques

de Materiais da Diretoria-Geral de Logística (DGLOG/SEGEM), visualiza no sistema a

provação da solicitação e procede a separação dos materiais e encaminhamento

para o Serviço de Expedição de Materiais da Diretoria-Geral de Logística

(DGLOG/SEXEM), ambos pertencentes à DIALM, para providências visando à

entrega dos materiais ao solicitante.

8.8 Ocorrendo pedido de cartuchos ou toners, o SESOL verifica se há compatibilidade

com o tipo e a quantidade de impressoras em uso na UO, através de consulta ao

programa Inventário de Equipamentos, e analisa a possibilidade de aprovação da

SM conforme o perfil de consumo da requerente.

8.8.1 Em casos excepcionais, quando o material pretendido não constar nas listagens

disponibilizadas no sistema ou houver justificativa para a requisição de maiores

quantidades de um determinado item acima do perfil estabelecido para a UO, o

pedido é encaminhado ao SESOL por e-mail de representante da UO.

8.9 Em decorrência da necessidade da DIALM realizar inventário geral no mês de

dezembro, os pedidos de materiais de consumo efetuados em novembro são

aprovados em quantitativo correspondente a 1(um) mês e meio, considerando-se o

recesso forense. Este período pode sofrer alterações de acordo com o interregno

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compreendido entre a última viagem de um exercício e a primeira do exercício

subsequente.

8.10 Uma vez aprovada a SM, integral ou parcialmente, esta é visualizada no sistema

pelo SEGEM, que procede a separação dos materiais e encaminhamento para o

SEXEM, para providências visando à entrega dos materiais ao solicitante.

9 FORNECIMENTO DE MATERIAL DE CONSUMO - EMERGÊNCIA

9.1 O SESOL aprova a SM de material de consumo, em caráter emergencial, em

quantidades reduzidas, para retirada pelo portador da UO requisitante, no “Polo

Emergencial da Capital”.

9.2 Caso seja necessário o fornecimento de materiais de maior volume, o SESOL dá

ciência ao SEXEM, que providencia o envio dos itens ao Polo Emergencial da Capital

em até 72 horas, conforme definido pelo Responsável de Serviço de Expedição.

9.3 O material de maior volume encaminhado pelo SEXEM para retirada no Polo, fica à

disposição da serventia no dia agendado.

9.4 Na ausência de retirada, os materiais retornam ao Almoxarifado de Niterói.

9.5 O material somente pode ser retirado por servidor ou, na impossibilidade, por

portador devidamente identificado pela serventia através de ofício ou e-mail.

10 FORNECER MATERIAL PERMANENTE

10.1 O DEPAM e o SESOL recebem solicitação de fornecimento de mobiliário para prover

as seguintes situações, nos termos da Resolução TJ/OE/RJ nº 28/2015:

a) Instalação de unidade administrativa ou serventia, observada a lotação real;

b) lotação de servidor novo;

c) reposição de bem que o órgão técnico competente declare obsoleto ou

inadequado;

d) empréstimo, para substituição de bem pendente de conserto ou recuperação;

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e) readequação de layout.

10.2 Nos casos de lotação de servidor novo ou reposição de bem, SESOL recebe

solicitação de material do agente delegado ou nato através do SISMAT-WEB.

10.3 Nos casos de instalação de Unidade Administrativa ou serventia, ou readequação de

Layout, o DEPAM recebe solicitação de material permanente pelo agente delegado

ou nato da UO através de Processo Administrativo.

10.4 Nos casos de Empréstimo por substituição de bem e quando o material não constar

nas listagens do sistema, o DEPAM recebe a solicitação do agente por e-mail.

10.5 O DEPAM encaminha o procedimento ao SESOL para verificação da possibilidade de

atendimento.

10.6 Caso se trate se trate de material específico ou de fornecimento restrito o SESOL

informa à Unidade, através do próprio procedimento de requisição, acerca da

impossibilidade de atendimento.

10.6.1 Se não houver restrição de fornecimento o SESOL verifica a disponibilidade de

saldo junto à Divisão de Controle Patrimonial da Diretoria-Geral de Logística

(DGLOG/DIPAT).

10.7 Havendo saldo do material permanente na DIPAT que possibilite o atendimento

integral ou parcial, o SESOL cria e/ou aprova os itens da SM, que automaticamente

são disponibilizados para o SEMOP.

10.8 O SEMOP providenciar a impressão da SM e a emissão do termo de transferência

(tipo recebimento).

10.9 O SEMOP providencia a separação do material no depósito da Praça da Bandeira.

10.10 O SEMOP procede à expedição do material conforme o cronograma e/ou

agendamento próprio, com a coleta de assinatura de recebimento e envio da SM

para liquidação e arquivamento junto ao SEXEM e arquivamento do termo no

próprio SEMOP.

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10.11 Caso a DIPAT informe que não há disponibilidade para o atendimento integral da

solicitação, SESOL verifica junto à DIALM se há possibilidade de atendimento do

complemento para fornecimento de materiais novos.

10.12 Havendo possibilidade de atendimento integral ao complemento, se tratando de

serventias, com exceção da capital, o SESOL cria e aprova a SM, que

automaticamente estará disponível para o SEGEM.

10.13 O SEGEM providencia a impressão da SM.

10.14 O SEGEM providencia a emissão do termo de transferência (tipo recebimento), e a

entrega do material de acordo com o cronograma e/ou agendamento próprio.

10.15 O SEGEM procede à coleta de assinatura de recebimento e envio da SM para

liquidação e arquivamento junto ao SEXEM e arquivamento do termo junto ao

SEMOP.

10.16 Não havendo a possibilidade de fornecimento do complemento da SM, a

quantidade restante de materiais é incluída na lista de pendências de materiais

permanentes, que fica disponível para futuras consultas de saldo, e a serventia é

informada da impossibilidade momentânea de fornecimento através do próprio

procedimento de solicitação.

10.17 Para as serventias situadas na Capital, o SESOL cria e aprova a SM, que

automaticamente estará disponível para o SEGEM providenciar a impressão da SM,

a emissão do termo de transferência (tipo recebimento). O SEXEM entrega o

material de acordo com o cronograma e/ou agendamento próprio, bem como

coleta a assinatura de recebimento, liquidação e arquivamento da SM, e, por fim,

remete o termo para arquivamento junto ao SEMOP.

10.18 Periodicamente o SESOL verifica a disponibilidade dos materiais junto à DIPAT

e à DIALM, para atendimento a Lista de Pendências.

10.19 Para as serventias situadas na Capital, o SESOL cria e aprova a SM, que

automaticamente estará disponível para o SEGEM providenciar a impressão da SM,

a emissão do termo de transferência (tipo recebimento). O SEXEM entrega o

material de acordo com o cronograma e/ou agendamento próprio, bem como

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coleta a assinatura de recebimento, liquidação e arquivamento da SM, e, por fim,

remete o termo para arquivamento junto ao SEMOP.

11 ATENDIMENTO A EVENTOS / EMPRÉSTIMO DE MATERIAL PERMANENTE

11.1 Para o fornecimento de bens, por empréstimo, no caso de eventos, o solicitante

deve encaminhar a solicitação, com antecedência através de e-mail, para que seja

verificada a disponibilidade do material. O requisitante é informado por e-mail,

sendo acertado o dia e local do encaminhamento dos materiais e de sua retirada. O

transporte dos materiais é feito pela DIPAT.

12 VISITA À UNIDADE REQUISITANTE

12.1 Para identificação do mobiliário mais apropriado à Serventia, pode ocorrer a visita

de um Representante do SESOL ao local, com a finalidade de orientar o

Requisitante quanto aos padrões e medidas do mobiliário disponível para

distribuição, conforme a necessidade.

12.1.1 O Formulário de Visita elaborado pelo SESOL contém a Unidade Requisitante, o

contato, a data da visita, a descrição das solicitações realizadas e quaisquer

outras observações relevantes para o fornecimento adequado do mobiliário.

13 CONTRATOS

13.1 Placas de Mesa

13.1.1 O SESOL acompanha a execução do contrato de placas de mesa que são

fornecidas aos Excelentíssimos Desembargadores do PJERJ na ocasião da posse.

13.1.2 As solicitações das placas de mesa feitas através do e-mail [email protected] são

encaminhadas à empresa detentora do contrato vigente.

13.1.3 A empresa, no atendimento do pedido, apresenta o layout das referidas placas,

para anuência e, após a aprovação, inicia a confecção das mesmas, com o cargo

e nome do requisitante, conforme a especificação.

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13.1.4 O prazo para a entrega das placas de mesa se inicia a contar do

encaminhamento da encomenda, pelo SESOL, com a devida aprovação.

13.1.5 No momento da entrega, as placas são conferidas e encaminhadas à DIPAT

juntamente com a SM a computar criada pelo SESOL, para fixação na base de

madeira e entrega ao solicitante.

13.1.6 A nota fiscal entregue pela empresa junto com as placas é atestada e

encaminhada ao SERMA para as providências cabíveis visando o pagamento da

fatura.

13.1.7 O SEMAM encaminha ao SESOL o comprovante de recebimento do solicitante.

13.1.8 Após a inclusão do material no sistema, realizada pelo SERMA através do

lançamento da nota fiscal, o SESOL aprova a SM no sistema, arquivando-a.

13.2 Contrato de Carimbos

13.2.1 O contrato de carimbos manuais, datadores e automáticos (tipo estojo) atende

aos seguintes passos:

13.2.2 As solicitações feitas através do e-mail [email protected] são encaminhadas à

empresa detentora do contrato vigente tão logo as solicitações existentes no

SESOL contemplem, aproximadamente, 20 (vinte) unidades, ou no caso de

decorrido 1 (um) mês da primeira solicitação, o que ocorrer primeiro.

13.2.3 No momento da entrega, os carimbos são conferidos e a nota fiscal atestada pelo

Polo Administrativo e encaminhada ao SERMA para as providências cabíveis

visando o pagamento da fatura.

13.2.4 Após a inclusão do material no sistema, realizada pelo SERMA através do

lançamento da nota fiscal, o SESOL aprova a SM no sistema e o Polo providencia

o encaminhamento do material ao SEXEM para a entrega do material às UO.

13.2.5 Em caso de urgência justificada, o pedido é encaminhado à empresa,

imediatamente, acompanhado dos pedidos registrados no SESOL até o momento

da encomenda.

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14 GESTÃO DE REGISTROS

14.1 Os registros lançados no Sistema Corporativo são realizados por pessoas

autorizadas e recuperados na UO. O armazenamento, a proteção e o

descarte desses registros cabem à DGTEC, conforme RAD-DGTEC-021 –

Elaborar e Manter Rotinas de Armazenamento de Segurança dos Bancos de

Dados e Servidores de Aplicação.

15 INDICADORES

NOME FÓRMULA PERIODICIDADE

Grau de satisfação do usuário - quantidade

(Σ dos graus ótimo e bom/nº de formulários válidos) x 100

Trimestral

16 ANEXOS

Anexo 1 – Fluxograma do Procedimento Realizar Encomenda de Materiais de

Consumo;

Anexo 2 - Fluxograma do Procedimento Fornecer Material de Consumo (Impressos,

Expediente e Informática);

Anexo 3 - Fluxograma do Procedimento Fornecer Material Permanente.

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ANEXO 1 – FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO REALIZAR ENCOMENDA DE MATERIAIS DE CONSUMO

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ANEXO 2 – FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO FORNECER MATERIAL DE CONSUMO (IMPRESSOS, EXPEDIENTE E INFORMÁTICA)

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ANEXO 3 – FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO FORNECER MATERIAL PERMANENTE