gerenciamento de tarefas: 5 dicas infal­veis

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Gestores de alto impacto devem investir seu potencial em atividades que criam valor de verdade para suas organizações, ao invés de desperdiçar seu tempo em e-mails sem fim, reuniões de alinhamento e acompanhamento pouco produtivas e na elaboração de relatórios que apenas controlam as atividades de outras pessoas. Confira como.

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  • 1. Em busca da eficincia NS, do Runrun.it, acreditamos que gestores de alto impacto devem investir seu potencial em atividades que criam valor de verdade para suas organizaes, ao invs de desperdiar seu tempo em e-mails sem fim, reunies de alinhamento e acompanhamento pouco produtivas e na elaborao de relatrios que apenas controlam as atividades de outras pessoas. Este e-book vai te ajudar a trabalhar de forma mais efetiva, apontando prticas que comprovadamente reduzem seu risco de cair nesse tipo de armadilha que acaba com a sua produtividade e com a da sua equipe. Voc vai causar mais impacto na sua organizao e ser mais facilmente reconhecido por isso!Gesto a atividade menos eficiente em sua organizao. Fonte: First, lets fire all the managers, Gary Hamel, Harvard Business ReviewAntnio Carlos Soares Co-fundador e CEO do Runrun.it5 dicas para gesto de tarefas Runrun.it e-book Todos os direitos reservados 2014

2. Contedo Coloque tudo no papel .. 3 Aloque recursos e priorize tarefas ... 5 Preserve seu capital intelectual ... 7 Acompanhe e tome decises . 9 Reconhea e premie os bons exemplos. 11 Resumo ... 135 dicas para gesto de tarefas Runrun.it e-book Todos os direitos reservados 2014 3. 1. Coloque tudo no papel EM quantas atividades voc est envolvido, ou deveria estar? Colocar tudo no papel reduz a ansiedade e te ajuda a pensar de forma crtica e com muito mais clareza. +++ 4. comum que as pessoas fiquem atribuladas em meio a dezenas de tarefas no incio de grandes ciclos, como no comeo do ano ou de um grande projeto. Tem gente que no sabe por onde comear, tem gente que comea a fazer tudo ao mesmo tempo e no finaliza nada, e outros ainda que no saem do lugar - ficam estagnados. Mas no precisa ser assim.Vamos l: Primeiro, simplesmente liste todas as atividades e projetos em que voc est envolvido. Tire tudo da sua cabea e baixe para o papel. No se preocupe em organizar nada nessa etapa. Liste e relaxe. Voc est comeando a mandar nos seus problemas, e no eles em voc.Agora, separe os temas grandes, que tm muitas etapas para serem cumpridos, das tarefas menores, que basta botar a mo na massa e entreglas.Os temas grandes, muito provavelmente so Projetos mesmo que a sua organizao no use essa nomenclatura. Se algumas das atividades que voc listou estiverem relacionadas a eles, j as agrupe como Tarefas desse projeto.Nesse momento, as coisas vo comear a ganhar alguma clareza e estrutura. A partir de agora, voc est entrando de verdade no mundo do Planejamento e sem firulas!Se a sua empresa ou rea trabalha para vrios clientes, separar os projetos por Cliente uma boa ideia. Talvez algumas atividades sejam para sua prpria empresa; neste caso, voc pode agrup-las em um Cliente Interno. Ou vrios clientes internos, caso voc queira individualizar as diferentes reas da sua empresa.Ao separar as Tarefas dos Projetos, voc provavelmente perceber que alguns projetos precisam ser mais detalhados; isto , que nem todas as suas tarefas foram descritas. Voc deve ento list-las, sempre tomando cuidado para: 1) no entrar em detalhes demais, o que d uma impresso de complexidade exagerada e, 2) no esquecer nenhuma etapa crtica, que pode causar atrasos por no ter sido prevista originalmente. A ideia listar tudo o que importante, e deixar de lado o que no .Simples, no ? E voc pode, e deve, repetir esse exerccio sempre que um novo projeto for criado, no comeo de cada trimestre, ou ainda no meio do furaco para pedir recursos para sua rea garantir a entrega das suas metas. No importa o momento, sempre importante listar todas as atividades em que voc est envolvido e nas quais deveria estar envolvido. Isso vai clarear suas obrigaes e evitar muitos obstculos imprevistos.4 5 dicas para gesto de tarefas Runrun.it e-book Todos os direitos reservados 2014 5. 2. Aloque recursos e priorize tarefas UMA vez que voc tenha listado todas as atividades, hora de pensar quem dever execut-las e em quais prazos. Como normalmente os recursos so limitados, ser preciso priorizar cada tarefa.+++ 6. Depois de listar todos os projetos e tarefas por cliente, voc provavelmente cair no dilema essencial de todo Gestor: h muito mais coisas para fazer do que pessoas e recursos disponveis. Acertamos? Na imensa maioria dos casos, isso o que acontece. Mas h um mtodo para lidar com isso que se norteia por um trip: Alocar, Criar Pilhas e Priorizar.Todas as pessoas envolvidas em seu projeto tm uma srie de atividades a serem desenvolvidas ao longo do dia. Se as colocssemos uma em cima da outra, sendo a primeira a mais importante e a ltima a menos importante, teramos uma ordem do que fazer, de forma absolutamente clara. Esse formato comportaria inmeros projetos dentro da mesma pilha.Alocar: Priorizar: Cada tarefa que voc descreveu na etapa anterior deve ser alocada para uma pessoa, seja voc mesmo, algum da sua equipe ou um fornecedor terceirizado. Leve em considerao no s a capacidade de execuo da pessoa, mas tambm quanto tempo ela tem disponvel. possvel que voc note que est sobrecarregando alguns e deixando outros de lado. Pense se foi um mero descuido, ou se certas pessoas tm o perfil mais adequado aos projetos que voc precisar realizar. Neste caso, voc pode tanto capacitar essas pessoas quanto realocar de/para outras reas.Criar Pilhas: O que normalmente acontece que vrias tarefas esto previstas para serem entregues no mesmo prazo, mas pouco provvel que isso acontea dado os recursos limitados com quais voc trabalha. a que entra a tcnica de criar pilhas de tarefas.A questo mais importante definir a ordem da pilha de tarefas. Isto sim o verdadeiro trabalho do gestor: decidir de forma estratgica o que deve ser feito antes, a fim de atingir, com seus recursos limitados, o maior valor possvel para a companhia. A verdade que cada tarefa e projeto tem um impacto diferente. Em geral, algumas poucas aes so responsveis pela maior parte do impacto gerado. Enquanto outras so at desejveis, mas no mudam a realidade significativamente. Invista tempo estabelecendo ou compreendendo os objetivos estratgicos da sua empresa e no tenha receio de investir tempo fazendo perguntas e consultando pessoas sobre o impacto esperado de uma determinada ao. Fazer a coisa certa em geral muito mais importante do que simplesmente fazer mais coisas.Pegue sua lista de tarefas e se pergunte: o que h de mais importante para hoje? Fonte: Organize-se Stephanie Winstonparao6 5 dicas para gesto de tarefas Runrun.it e-book Todos os direitos reservados 2014sucesso, 7. 3. Preserve seu capital intelectual IMAGINE que cinco pessoas esto envolvidas em um projeto. E se uma pessoa se desligar de uma hora pra outra? E se forem duas? melhor ter tudo documentado, dos materiais s decises tomadas. +++ 8. Uma vez que voc d o start nos projetos, preciso registrar e guardar todas as informaes neles envolvidas.Apresentaes, guias, imagens, referncias, decises tomadas, alterao no briefing... Tudo capital intelectual e deve ser organizado e mantido como num dossi sobre o projeto.Mas isso no precisa ser assim. Registre tudo e mantenha essas informaes consolidadas em um nico repositrio. Assim, o novo responsvel ser capaz de colocar o projeto de volta em ritmo de produo em muito menos tempo.E tempo, neste caso, at mais que dinheiro - credibilidade.s vezes, acontecem danos rentabilidade de um projeto e mesmo credibilidade de uma empresa em situaes corriqueiras. Por exemplo, comum que uma rea solicite servios para outra rea dentro da empresa. Se essas solicitaes so feitas de forma desestruturada, fica o dito pelo nodito. E surge o indesejvel retrabalho.Ou pior, quando uma ou mais pessoas deixam o projeto repentinamente, preciso minimizar o impacto desta ruptura. Mesmo que voc consiga realocar algum de outra rea ou projeto, essa pessoa ainda vai ter que se inteirar de tudo que foi realizado e do que j estava combinado para ser realizado.E se a pessoa que saiu no tiver disponibilidade para passar todas as informaes de forma detalhada? E se ela nem tiver mais alguns dos materiais e e-mails sobre decises tomadas ou aprovaes realizadas? Depois que ela sair, vai ficar tudo muito solto. E a credibilidade da sua equipe e da empresa estar sob risco.8 5 dicas para gesto de tarefas Runrun.it e-book Todos os direitos reservados 2014 9. 4. Acompanhe e tome decises AO fazer um planejamento, por mais detalhadas que sejam as tarefas, sempre haver imprevistos. Por isso imprescindvel acompanhar todas as etapas e estar preparado para tomar decises importantes no meio do caminho. +++ 10. Seria timo se tudo corresse conforme o planejado! Mas isso raramente acontece. E muitas vezes isso uma boa notcia. possvel que um cliente solicite uma mudana de escopo em um projeto, incluindo ou retirando partes que demandam replanejamento. Ou ainda, a rea comercial pode perceber uma oportunidade e pedir que algo seja entregue muito rapidamente, alterando completamente a prioridade dos projetos na pilha de tarefas de diversas pessoas.Com isso em mos, somam-se os custos externos e possvel calcular o custo real da sua execuo e verificar a rentabilidade de cada projeto e cliente. E assim, tomar decises de alto impacto na melhoria dos resultados da empresa.Sempre que voc vir um negcio de sucesso, algum teve que tomar uma deciso corajosa. Fonte: Peter F. DruckerQuando isso ocorre, fundamental entender se o impacto gerado foi positivo ou negativo.Na maioria das vezes, mesmo que uma empresa no trabalhe vendendo horas, o preo de seus produtos e servios envolve uma estimativa sobre o esforo a ser realizado por diferentes equipes.Assim, entender qual o nvel de esforo (em horas de trabalho dispendido pelas pessoas) que vai garantir que as metas de resultado sero alcanadas e que projetos deficitrios possam ser renegociados. O esforo deve ser medido tanto em termos de escopo como de preo, e transformados em fontes de lucro.A melhor forma de conseguir calcular isso atravs de um timesheet uma tabela de alocao de ho

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