HOSPITALLIDADE Consultoria para Meios de Hospedagem

GERENCIAMENTO DE LEITOS

INTERFACE COM O

SERVIÇO DE HIGIENE

NO PROCESSO

DE LIBERAÇÃO

DE

LEITOS

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CONHECER O FLUXO

PROCESSO DE LIBERAÇÃO/OCUPAÇÃO DE LEITO

Alta do paciente e liberação do leito para higiene

Higienização do leito e liberação para internação

Internação de pacientes

•Resultados de exames prontos para o médico conceder alta? •Alta dada pelo médico em horário adequado? •Médico prioriza a liberação dos pacientes com expectativa de alta? •Paciente/familiar está ciente da previsão da alta? •Paciente libera o leito logo após a alta? •Equipe multiprofissional tem noção da sua influência na alta do paciente ?

•É fácil o conhecimento do leito disponível para higienização e/ou manutenção? • Qual é o intervalo de tempo para o início da higienização do leito? •Leito com os devidos materiais de uso do paciente foram recolhidos? •Quadro de pessoal para higienização é satisfatório para a demanda? •Quem aciona a manutenção ? Em que intervalo de tempo ?

• E se o leito for interditado ? • Quem libera o leito ? •Há leito disponível para a internação? •É satisfatório tempo de espera do paciente para internação eletiva ? •O encaminhamento do paciente para unidade ocorre num prazo que não haja atraso da cirurgia? • Quem é responsável pela Qualidade na entrega ?

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Quarto Vago

Enfermagem retira equipamentos, enxoval e

acessórios

Copa retira bandejas e utensílios

LIMPEZA

Manutenção

LIMPEZA (Retoques) Limpeza libera o apto / leito para Internação

Enfermagem/camareira faz a arrumação da

cama

Quarto Liberado

PROCESSO DE LIBERAÇÃO

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Quarto Vago

Enfermagem retira

equipamentos e acessórios

LIMPEZA

Retira enxoval, bandejas e utensílios de copa

Faz check list

Aciona a Manutenção

Faz a higienização

Faz a arrumação da cama e reposição dos demais enxovais

Libera o apto / leito para a Internação

Lacra o apartamento

Quarto Liberado

PROCESSO DE LIBERAÇÃO

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Conhecer necessidades e expectativas dos potenciais usuários da Ferramenta em desenvolvimento pela Brasanitas denominado

SISTEMA DE GERENCIAMENTO DE LEITOS

Através de entrevistas presenciais (check list)

Informações obtidas:

Processos e relatórios;

Levantamento de necessidades;

Avaliação de funcionalidade do sistema utilizado;

10 hospitais

OBJETIVOS do ESTUDO

RESULTADOS

Qual é o sistema de Gerenciamento de Leitos utilizado?

TASY e MV são os mais encontrados – Sistemas comerciais Apenas 1 hospital, atua com o sistema próprio (desenvolvido internamente e que não atende as

necessidades, pois além de não ser confiável também não contempla 100% das altas).

6

3

1

TASY MV OUTROS

Sistema de Gerenciamento de Leitos

O sistema utilizado tem algum complemento em um sistema paralelo?

- Apenas 3 instituições utilizam somente os sistemas comercializados e conhecidos, sem atender de forma satisfatória as necessidades (tempo total de liberação acompanhados dos sub tempos que compõem as atividades relacionadas à higienização). - O sistema paralelo - planilhas de Excel - que dependem de um colaborador (que faz anotações em paralelo quando a informação é passada a ele por telefone). Este sistema paralelo foi a forma encontrada por algumas instituições para sanar as falhas do sistema utilizado. Em 100% dos casos não faz anotações 24 horas por dia, não contempla a totalidade das atividades de higienização dos leitos.

1

4

2 2

1

O sistema utilizado atualmente atende de forma satisfatória?

- As 6 instituições que responderam parcialmente afirmaram que existem somente tempos integrais, e os sub tempos (*) que compreendem as atividades relacionadas à higienização não são conhecidas, ou se são acontecem por causa dos sistemas paralelos. - Houve unanimidade em afirmar também que os sistemas privilegiam a gestão assistencial ou de custos, mas não são eficientes no quesito higienização. - As 3 instituições que afirmaram não ter ferramenta significam que os sistemas comerciais apenas existem para focar na gestão assistencial e que não utilizam nenhuma informação para as atividades de higienização.

(*) Sub tempos – são os intervalos de tempos que compreendem o tempo total de higienização do leito.

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1

2

3

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5

6

7

atende totalmente atende parcialmente não tem ferramenta

A ferramenta atual ajuda o gestor?

- Opinião dos gestores em relação à ajuda que os sistemas trazem ao gestor da Hotelaria no que diz respeito à medição e compreensão dos tempos envolvidos na higienização. - Acompanhados deste gráfico, mais 2 perguntas relacionadas foram respondidas – quais os relatórios utilizados e que melhorias foram conquistadas utilizando a ferramenta. - As respostas foram – não utilizam nenhum relatório da ferramenta, ou então, utilizam relatórios relacionados apenas a gestão (no. De altas, taxa de ocupação, no. De cirurgias por período), ou apenas utilizam o sistema para visualizar o mapa de leitos para enxergar o status. -Uma instituição respondeu utilizar algumas informações para compor os indicadores da sua área no BSC.

-As respostas foram afirmativas em relação às melhorias na gestão, mas não na higienização dos leitos.

- Em um dos entrevistados a resposta foi – houve retrocesso após a implantação – isto foi relatado porque existia antes da instalação da ferramenta um programa interno que atendia de forma satisfatória as necessidades em relação à higienização do leito.

4 3 3

SIM NÃO RARAMENTE

Que mudanças poderiam ser feitas na ferramenta atual ?

-2/3 acreditam que a melhoria de impacto seria ter visão dos sub tempos que compreendem a higienização. - A pergunta diretamente relacionada a este item – é fácil ter acesso as informações? – foi significativamente positiva – 70% dos entrevistados afirmaram que é fácil, porém entendem que a facilidade não significa atender as necessidades da área.

6

1

2

1

VISÃO DE SUB

TEMPOS

SE TORNAR

CONFIÁVEL

FOCO NA

HIGIENIZAÇÃO

FÁCIL ACESSO

AOS DADOS

POR PERÍODO

Mudanças que poderiam ser feitas

O sistema é confiável ?

- 8 hospitais disseram NÂO e os motivos são os mais variados possíveis, dentre eles destaca-se: -Necessidade de expurgar dados no final de cada mês para que sejam compreensíveis, principalmente em instituições que utilizam esta ferramenta para compor indicadores. -Erros freqüentes como por exemplo – 1 minuto de limpeza

-Somente será confiável após validação da área de hotelaria

-Somente será confiável quando o foco não for somente à gestão assistencial

-O aparecimento de status do leito errado – quando comparado ao real

- Ter que fazer logoff toda vez que for sair do sistema

8

2

não sim

Qual é o nível de responsabilidade para alterar status no sistema?

Qual é o nível de responsabilidade de cada um dos membros da equipe na entrega do aposento . - Em 4 hospitais esta responsabilidade é do auxiliar de limpeza. - Em 6 entrevistados quem responde pela qualidade efetiva não é o colaborador que executa, mas sim alguém que vai checar a eficácia da atividade de limpeza. - Em 1 hospital, o auxiliar de limpeza acessa o sistema no Posto de Enfermagem e foi treinado para isto. Nesta instituição o que se nota é um remuneração bem acima da média do mercado e nível de instrução também acima (2º. grau completo). -Nos 2 outros hospitais onde o auxiliar de limpeza é responsável pela entrega o sistema utilizado é o telefone do quarto. - Neste resultado observa-se o despreparo da grande maioria dos colaboradores do serviço de higiene no que tange a acessibilidade aos sistemas utilizados. Da mesma forma a integração dos novos colaboradores da área ao sistema é feita de forma amadora, ainda não corporativa ou institucional. Somente em 2 instituições existe um manual com o passo a passo para a área de higiene.

4

2

4

aux. De limpeza

camareira entrega o aposento

encarregada

O sistema pode gerar redução de custos, evitar retrabalho e redimensionar a equipe?

- As respostas demonstram que da forma como estão implantados na grande maioria ainda não agregam valor a operação de higienização. - Esta afirmação submete ao pensamento de que este não é o foco da ferramenta e não existe, até mesmo por parte da administração esta intenção. - As perguntas a seguir complementam a anterior: Melhorou suas atividades após a implantação e utiliza o sistema para avaliar o desempenho da sua área. As respostas foram – 50% para sim e 50% para não. Nos 50% que disseram sim, geralmente a utilização é parcial, já que o sistema traz alguma informação importante, como por exemplo o tempo de limpeza, e isto é comparado aos sistemas paralelos ou até mesmo integrados com outros, como por exemplo o BSC. Como todas as instituições tem um indicador de tempo de limpeza único e exclusivo, o sistema parece ser utilizado para isto.

3

1

3 3

não só excel sim, as vezes se

for completo

sim

Pelas respostas conclui-se que a ferramenta sozinha e ainda não completa não é suficiente para estruturar uma base de dados para composição de indicadores. Em conjunto com as respostas acima se pode afirmar que pela escassez de base de dados, às vezes não confiáveis e também que não contemplam 24 horas, as outras perguntas associadas a esta não tem resposta, são elas:

-Os indicadores são utilizados para comparar os serviços entre as unidades?

-A comparação é fundamentada por parametrização das unidades?

-Os dados conseguem apoiar um plano de contingência em curto prazo?

- Como são consolidados os dados obtidos pelo sistema?

De que forma são coletadas as informações para compor indicadores da área?

HOSPITAL SOFTWARE SISTEMA FUTURO

1 excel tasy

2 excel interno tasy

3 excel tasy

4 excel tasy bsc/ tmed

5 mv

6 excel mv

7 excel tasy

8 excel mv

9 excel tasy

10 mv

Quanto a área de Hotelaria utiliza o sistema para tomada de decisões e reivindicações?

- A área de hotelaria utiliza o sistema atual para tomada de decisões estratégicas e operacionais, assim como reivindicação de melhorias. - O resultado demonstra que mesmo com a escassez de dados e muitas vezes a falta de confiabilidade existe tomadas de decisões e solicitações de melhorias. - É notório que decisões estratégicas são bem menores em função dos motivos acima citados. - De qualquer forma o que se registra de importante neste gráfico é a necessidade iminente de registros confiáveis, não só no que tange a tempos de higienização como em todo o processo de liberação do leito.

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8

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2

3

estratégicas operacionais reinvidicação de melhorias

sim não

- Sistema faça exatamente o que tentam controlar em planilhas de Excel ou expandir a ferramenta com os sub tempos que tanto interessam a área de Hotelaria. -Ainda que exista a certeza de que houve evolução na gestão de leitos, o que se nota é a necessidade de implantar um sistema completo. -Isto para demonstrar as outras áreas e até mesmo a direção da instituição que o problema da demora da entrega de leitos, já tão falada e explorada não é somente da área de hotelaria. -Ter um sistema eficaz e eficiente poderia ser utilizado como instrumento de defesa.

- Este pensamento remete ao velho problema e talvez o maior deles dentro de uma instituição de saúde – a falta de comunicação.

O que falta para ser completo?

A avaliação de tempos que compõem o processo foram colocadas com a finalidade de saber o quanto as instituições conhecem cada um dos sub tempos da higienização de forma direta ou em interface com outras áreas. Os sub tempos não são conhecidos e não são medidos. Houve unanimidade em informar que estes realmente fazem a diferença e podem representar mudanças significativas na redução do tempo de liberação. O tempo mais conhecido é o de liberação, nota-se porém que em algumas situações ele é mal interpretado. Alguns gestores entendem que este tempo começa a contar apenas após a alta física do cliente. Em outros o tempo considerado é após o recolhimento da roupa suja pela equipe de camareiras. Outro tempo bastante conhecido e que é em quase 100 % das instituições visto como um indicador importante é o tempo de limpeza . Variam de 40 a 45 minutos para duplas e de 70 minutos para colaboradores sozinhos. Os demais tempos são totalmente desconhecidos ou não medidos.

Avaliação de tempos

Foram desenvolvidas perguntas para conhecer quais são efetivamente as responsabilidades do serviço de Higiene no processo de limpeza terminal. Na totalidade das respostas pode-se observar que o serviço de higiene vem se desenvolvendo e se responsabilizando por ações anteriormente da enfermagem, como por exemplo, recolhimento da roupa de cama e acionamento do serviço de manutenção. Isto demonstra a evolução do serviço, do aumento de responsabilidade e a participação cada vez mais precisa da área no processo de agilizar a entrega, contribuindo de forma direta no aumento de giro de leitos. Nota-se então que muitas das barreiras foram quebradas sobre o escopo da higiene, proporcionando também melhoria para outras áreas, como por exemplo, a enfermagem que pode focar o seu tempo na assistência ao paciente.

Responsabilidade do Serviço de limpeza

Em cada uma das instituições entrevistadas foram feitos os desenhos do fluxo atual.

-Desconhecimento de alguns gestores do passo a passo no fluxo

-Informações desencontradas a cerca de responsabilidades de cada um dos profissionais envolvidos no processo sobre horários, chamadas e interação entre eles.

-A utilização de profissionais com despreparo ou até mesmo não necessários no processo, mas que respondem pela qualidade final – exemplo: assistentes de hotelaria, camareiras e auxiliares de rouparia.

-A dependência da Enfermagem – lançamento no sistema – para desencadear o processo de limpeza

-A não presença da manutenção de forma programada

-A falta de um check list que realmente sinalize ações – tanto da hotelaria quanto da manutenção

-A falta de confiança no processo executado pela limpeza e a checagem por um colaborador de outra área

- A falta de autonomia da área de Hotelaria para interditar ou liberar um leito

-A falta de autonomia da área de higiene em hospitais que terceirizam a limpeza Desta forma com raríssimas exceções o processo depende de muitas áreas, de vários colaboradores, não permitindo que a área específica responda pela qualidade final na entrega de um leito/apto.

Fluxo de liberação do leito - higienização

Os investimentos que as instituições de saúde tem feito nos últimos anos representam a importância que os sistemas têm para

• operacionalizar, • aperfeiçoar e entender a gestão do leito.

Esta compreensão leva às instituições a • implantar melhorias,

• reduzir custos, • diminuir os erros e

obviamente melhorar o atendimento prestado.

O foco porém está: na gestão da assistência

dos materiais e medicamentos, na prescrição médica

Considerações Finais

E com isto deixando de lado os serviços não assistenciais e por conseqüência a real compreensão da gestão de ocupação do leito.

Os sistemas mais comuns têm na sua maioria módulos voltados a higiene, mas não adquiridos ou até mesmo não customizados, levando os gestores de Hotelaria a descrença do sistema, criando na medida do possível ferramentas internas, simples e que não contemplam todas as informações necessárias. Diante disto o desenvolvimento de uma ferramenta que traga de forma simples, útil e facilmente visualizada pode representar uma diferenciação neste segmento. A integração com os sistemas já utilizados trariam as informações tão solicitadas por gestores dos serviços de apoio.

Considerações Finais

Outras oportunidades ligadas a gestão do leito e também a melhoria da qualidade dos serviços prestados pela área de higiene poderiam ser agregadas ao sistema. Como por exemplo: -tempo de limpeza concorrente -indicadores de qualidade por amostragem - sinalização de um sla ou auditoria realizadas em uma área com ou sem pacientes -registro de recusa de clientes para procedimentos de limpeza -tempo de limpeza de salas cirúrgicas -limpeza de Box de UTI -tempo de recolhimento de resíduos -sinalização de necessidade de transferência por dias de internação, o que poderia ser denominada limpeza terminal programada -sinalização de necessidade de tratamento do piso, seguindo cronograma anual previamente estabelecido e lançado no sistema - sinalização de necessidade de limpeza (revisão) em quartos parados há vários dias.

Oportunidades

- Segurança do paciente A utilização do sistema de forma confiável poderia ser um agente facilitador para respostas ao SAC, de forma retrospectiva quando existe a ocorrência de reclamações de atividades não realizadas ou demoradas, tanto relacionadas a assistência ao paciente quanto aos controles internos. - Atendimento aos programas de qualidade (indicadores e evidências) Poderia ser utilizado como indicador nos programas de qualidade e validação dos processos tanto na assistência quanto nos controles internos da instituição. - Dimensionamento de colaboradores Poderia servir de ajuste de quadro e apoio no dimensionamento de colaboradores. - Avaliação de desempenho Poderia ser uma das ferramentas de Avaliação de Desempenho no cumprimento de metas da área de Hotelaria ou integradas com as demais. A ferramenta permitiria a correta identificação e mensuração das ações que os colaboradores de cada unidade, ou grupo, realizaram durante determinado período de tempo. As ações aqui relacionadas poderiam ser decisões a cerca de salários, bonificações, promoções, treinamento entre outros. - Planos de contingência a curto prazo – a utilização desta ferramenta poderia ser um agente facilitador para detectar desvios de metas em tempo real, como checar veracidade de tempos reais e decidir a necessidade de planos de contingência podendo deslocar ou realocar rapidamente algum profissional para outra área.

Conclusão – potenciais resultados de uma nova ferramenta

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Obrigada !

Maria Helena Peraccini

Contato: email mhperaccini@uol.com.br

Fone (011) 7708 5002