gerenciamento de documentos e conhecimento apresentação da empresa
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Gerenciamento de Documentos e Conhecimento
Apresentação da Empresa
A Empresa
Fundada em 2008, a Arkivus Soluções Tecnológicas sempre se especializou no desenvolvimento de soluções para gerenciamento de documentos e conhecimentos de empresas. Teve seu início na Incubadora Internacional de Empresas de Base Tecnológica da Universidade Estadual de Londrina – INTUEL, onde seus projetos foram aprovados e considerados inovadores por uma banca de especialistas.
Com o crescimento e a conquista de uma boa carteira de clientes, a empresa se consolidou no mercado, mudando-se para uma nova sede, em um bairro nobre da cidade de Londrina.
A inovação e o excelente atendimento continuam sendo as principais marcas da empresa, que está sempre surpreendendo o mercado com soluções cada vez mais práticas e eficazes.
Visão e Missão
Visão Para 2018
“Ser reconhecida como uma empresa que oferece soluções de alta qualidade em gestão do conhecimento através de sistemas inovadores e atendimento personalizado, estando presente entre as 100 melhores empresas para se trabalhar no Paraná.”
Missão
“Criar soluções automatizadas de fácil utilização, que gerenciam informações de empresas, tornando-as mais ágeis, organizadas e seguras.”
O Que é GED e ECM?
Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é uma ferramenta utilizada por empresas para o controle e distribuição adequada de seus documentos (físicos e digitais).
O Enterprise Content Management (ECM) é utilizado para transformar a informação em conhecimento, permitindo desde tomadas de decisões gerenciais até a prevenção do desaparecimento de conhecimento, caso funcionários-chave que dominam a informação saiam da organização.
Soluções Diferenciadas
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A Arkivus não desenvolve somente softwares, a Arkivus desenvolve soluções que visam otimizar processos ou corrigir problemas que as empresas possuem quando o assunto é documentos. Utilizando como base os conceitos e ferramentas do GED e do ECM, a empresa possui uma série de soluções para os mais variados setores da empresa:
Controle Automático de NF-e
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O Controle Automático de NF-e é extremamente útil para as empresas que recebem um número significativo de NF-e de fornecedores e tem dificuldades para fazer o gerenciamento adequado das mesmas.
Assim que o cliente recebe uma NF-e por e-mail, o sistema automaticamente busca o arquivo XML, faz a validação no site da Receita Federal, e armazena dentro do sistema, já na pasta correta, e faz toda a indexação do documento, facilitando buscas posteriores.
O sistema ainda avisa se um fornecedor cancelar uma NF-e, e gera um relatório dos fornecedores que não estão enviando corretamente os arquivos XMLs.
E mesmo que o cliente possua aqueles fornecedores que insistam em não enviar os arquivos XMLs das NF-es, o sistema consegue identificar os arquivos faltantes, ir no site da Receita Federal e fazer o download.
O que mais chama a atenção é que todas essas ações são feitas de forma automática, sem ser necessário nenhum esforço por parte de qualquer colaborador do cliente.
Gestão de Contratos
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O gerenciamento adequado de contratos é de extrema importância para que qualquer empresa mantenha um bom relacionamento com seus fornecedores e clientes. Ele facilita o acesso à informação, evita pagamento de multas e gera um histórico de tudo o que está vinculado com o contrato.
Quando um contrato está para vencer, o sistema da Arkivus automaticamente envia um e-mail para um ou mais responsáveis, avisando sobre a expiração.
Todo controle de mudanças e aditivos que são feitos nos contratos também são facilmente controlados, garantindo que os usuários sempre estarão acessando a versão mais atual do contrato.
Ainda é possível que o usuário faça um vínculo com todos os documentos vinculados ao contrato, como proposta comerciais, notas fiscais de pagamento, RFPs, etc, mantendo todo o histórico em um único lugar.
Controle de Guarda Física de Documentos
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Ideal para empresas que possuem um ambiente para guardar seus documentos físicos, o Arkivus Store permite o cadastro de caixas e documentos, indicando qual a posição física da mesma dentro do arquivo (estante, prateleira, módulo, linha, posição, etc.), e complementando com uma descrição do conteúdo de cada caixa, facilitando assim buscas posteriores.
O sistema permite uma fácil localização de caixas, e ainda controla empréstimos, envios e recebimentos, com registros de históricos de ações. Dessa forma é possível saber exatamente quem fez o que com cada caixa e cada documento.
Através de uma interface web, pessoas de outros departamentos podem acessar o sistema e fazer requisições de documentos, informando se querem esses documentos em meio físico ou digital.
Gestão de Contratos de Crédito Consignado
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Visando agilizar o processo e reduzir custos de empresas de crédito consignado, a Arkivus desenvolveu o Arkivus FX, um sistema para plataforma mobile que torna as ações do representante em vendas muito mais simples.
Ao invés de levar consigo uma grande quantidade de documentos, o vendedor leva um tablete. Nesse ele registra todos os dados do cliente, tira fotos de documentos, tira uma foto do cliente, faz um registro de voz, pega a assinatura e ainda guarda a posição de GPS do cliente. Todas essas ferramentas juntas aumentam significativamente a segurança da operação, reduzindo ações de pessoas más intencionadas.
Uma vez que o contrato digital é concluído e assinado pelo cliente, ele já é automaticamente transmitido para a central de operações, onde é avaliado e submetido para o banco específico. A média de duração da operação cai de 1 semana para 2 horas. Ou seja, o cliente recebe o dinheiro mais rápido, assim como a Financeira. Todos saem ganhando!
Leitura e Correção de Gabaritos
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Para colégios e universidades que utilizam gabaritos em suas provas/simulados e precisam fazer uma leitura rápida e eficaz.
Através de uma tecnologia chamada OMR (Optical Mark Recognition) o Arkivus CR é capaz de ler os mais variados tipos de gabaritos e com uma eficácia 20x maior do que as leitoras ópticas. Além de ser mais rápido, o sistema utiliza algoritmos de
Após a leitura, os gabaritos são corrigidos pelo sistema Arkivus Exam, que gera vários relatórios pedagógicos para professores e alunos. Esses relatórios auxiliam os professores a identificarem problemas ou evoluções de seus alunos e tomarem decisões para melhorar o desempenho dos mesmos. Os alunos conseguirão comparar seus resultados com as médias das turmas e séries, verificando onde ele precisa melhorar.
O sistema é capaz de processar mais de 2.500 gabaritos em menos de 15min, sem limites de processamento.
auto-alinhamento e auto-angulação, sendo capaz de processar até os gabaritos com problemas de corte e impressão.
Abertura de Cadastros
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Existem vários tipos de cadastros de clientes. Muitos deles requerem que o cliente leve consigo uma boa quantidade de documentos no momento da operação: RG, CPF, Comprovante de Residência, Comprovante de Renda, e assim por diante.
O Arkivus Client é um sistema que deixa esse processo de cadastro extremamente simples e muito mais controlado. Através de um portal web integrado com o sistema de GED/ECM, o sistema é um passo-a-passo onde basta o usuário seguir as instruções para efetuar o cadastro do cliente, já digitalizando todos os documentos necessários.
Ao final do processo de cadastro, uma ficha em PDF é criada com os dados do cliente e os documentos digitalizados. Essa ficha é armazenada automaticamente no sistema de GED/ECM, já com todas as indexações que permitirão buscas posteriores de forma simples e rápida.
É a solução ideal para Bancos, Cooperativas, Faculdades com EAD, Lojas de Móveis, etc.
A digitalização é feita através de um suporte em acrílico com uma webcam na ponta, permitindo a captura de qualquer tamanho de documento, e inclusive do rosto do cliente se necessário.
BPM - Business Process Modeling
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Adequada para empresas que precisam automatizar seus processos que envolvem documentos, o Arkivus BPM permite a criação de fluxos de trabalho (workflows), dos mais simples aos mais complexos, já integrado ao sistema de GED/ECM.
A ferramenta ainda permite a integração com sistemas já utilizados pelo cliente, através da chamada ou execução de funções, inclusive com inserção de dados no Banco de Dados.
Para cada etapa é possível definir responsáveis, ações automáticas (como envio de e-mails), duração máxima e caminhos alternativos.
Um histórico permite que eu acompanhe todos os processos em execução ou finalizados, identificando aonde o mesmo está parado, por onde ele já passou, quais os pareceres dos envolvidos em cada etapa e quanto tempo durou cada passo. Dessa forma é possível identificar gargalos nos processos da empresa e propor ações de melhorias.
Tecnologia Utilizada
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• Sistema Web desenvolvido em ASP .NET e HTML5;
• Banco de Dados SQL Server 2008 R2 Express;
• Funciona em ambiente Windows (server e client).
• Roda nos principais navegadores de internet (Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome, Safari, Opera, entre outros).
Para maiores informações acesse:
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