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GOVERNO DO ESTADO DE SÃO PAULO

SECRETARIA DE ESTADO DA EDUCAÇÃO

DIRETORIA DE ENSINO – REGIÃO DE SANTOS

E.E. PROF. CLEÓBULO AMAZONAS DUARTE

CONTROLE DE PATRIMÔNIO

ATRAVÉS DO

SISTEMA DE GERENCIAMENTO DE MATERIAIS

(GEMAT)

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REUNIÃO - SISTEMA GEMAT- AGOSTO/2015

1) Apresentação do Layout do sistema – pág 3

1.1 Administração– pág 4;

1.2 Bens– pág 4;

1.3 Relatórios– pág 6.

2) Diferença entre bens do tipo “legado” e “novo” – pág 7.

3) Como efetuar o cadastro de:

bens do tipo “legado”, “novo”, lotes – pág 8;

datas de cadastro e Cadmat – pág 9;

dependências e alteração de dependências – pág 14;

bens do PDDE 2013 e 2014 – pág 17;

livros do PDDE 2013 e 2014 – pág 21;

Desfazimento – pág 21.

4) INSERVÍVEIS:

Ajustes do cadastro de bens inservíveis no GEMAT – pág 22;

Roteiro do Processo de Material Inservível - pág 22;

Inservíveis no Excel Online – pág 25.

5) LEGISLAÇÃO - pág 26

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APRESENTAÇÃO

O GEMAT é um sistema de Controle de Patrimônio ao qual têm acesso a Secretaria de Estado da

Educação e a Secretaria Estadual da Fazenda, tendo como objetivo controlar, contabilizar e fiscalizar

os bens patrimoniais.

1. APRESENTAÇÃO DO LAYOUT DO SISTEMA GEMAT:

Na tela abaixo temos o “Quadro de Avisos” e o “Painel de Solicitações”, onde aparecem

informações e pendências do sistema. É a primeira tela que aparece quando acessamos

o sistema, podendo-se retornar a ela clicando (a qualquer momento) em “Controle de

Patrimônio”, destacada com as setas azuis.

As opções em círculo são as funções mais utilizadas pelas unidades escolares.

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Na opção “Administração” > “Unidade Administrativa” podemos ter acesso aos dados da

unidade escolar, como Localização, Contatos, Dependências.

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Na opção “Bens” é possível:

efetuar os cadastros de bens patrimoniais e de etiqueta patrimonial, clicando em

“Novo bem” e “Cadastrar Etiqueta Patrimonial” respectivamente;

verificar os bens já cadastrados e/ou buscar algum bem através do campo

“Descrição”, clicando em “Pesquisar”;

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Na opção ”Relatórios” podemos:

imprimir o “Termo de Responsabilidade”, que deverá conter todos o bens encontrados no ambiente,

bem como ser assinado pelo responsável e fixado atrás das portas de cada dependência (ou ambiente)

da unidade escolar;

ter acesso ao relatório (no formato Word, Excel ou outros) com todos os bens cadastrados na

unidade escolar, em ordem alfabética, sendo uma ferramenta importante para auxiliar o controle de

patrimônio.

O Relatório de Bens Cadastrados deverá ser entregue anualmente no mês de dezembro

impreterivelmente, devendo estar atualizado e com o devido registro das dependências, contendo

carimbo e assinatura do Diretor de Escola.

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2. DIFERENÇA ENTRE BENS “LEGADO” E “NOVO”

Bens “legado” são os bens antigos da unidade escolar. No registro desse tipo de bem no

sistema GEMAT a opção “Legado/outros” deverá ser selecionada e o campo “Fornecedor”

estar como “GEMAT LEGADO”. Consultar as páginas seguintes para mais informações sobre

cadastro de bens.

Bens “novos” são os bens enviados e inseridos no GEMAT pela Secretaria da Educação e/ou

FDE, não podendo estar selecionada como “Legado/outros” nem ter como Fornecedor

“GEMAT LEGADO”e sim a empresa que forneceu tais bens (consta na Nota Fiscal).

Raramente a unidade escolar necessitará efetuar cadastro de bens nessas condições.

Esse detalhe é muito importante, pois dependendo de como estiver cadastrado o bem (se está

selecionada a opção “Legado/Outros” com registro de Fornecedor, etc), refletirá no

fechamento contábil da unidade escolar.

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3) CADASTRO DE BENS

a) Clicar em “Cadastro de Bens” >“Novo Bem”.

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b) Preencher os campos e selecionar a opção “Legado/Outros”. No campo “Descrição” colocar também o

número de patrimônio (fornecido pela Diretoria de Ensino) atribuído ao bem.

Para cadastrar lotes, escolher a opção “lote” disponível em “Tipo”, colocar a quantidade no campo ao lado e

colocar o valor total, ou seja, multiplicar o valor da unidade pela quantidade.

Exemplo 1: Cadastro de bens Individual Exemplo 2: Cadastro de bens em Lote

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O campo “Data de entrada” deverá ser preenchido com a data em que o bem chegou na unidade escolar ou, se

desconhecida, colocar a data do documento referente ao bem, como GPB ou Nota Fiscal. A Data do Cadastro

será automaticamente registrada em conformidade com o dia do cadastro do bem no GEMAT. A numeração

patrimonial oficial do GEMAT contém o ano correspondente ao ano do cadastro do bem.

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O CADMAT é uma numeração que está disponível no site da Bolsa Eletrônica de Compras referente ao bem

que está sendo cadastrado no GEMAT. É necessário ter esse código em mãos para concluir o cadastro do bem.

1º passo: Entrar no site da Bolsa Eletrônica de Compras:

http://www.bec.sp.gov.br/BEC_Catalogo_UI/CatalogoPesquisa3.aspx?chave=

2º passo: Pesquisar o material que será cadastrado no GEMAT;

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3º passo: Anotar o código que aparecerá (na frente da descrição do bem) para ser digitado no

campo “CADMAT” do GEMAT.

c) No campo “Fornecedor”, clicar na “lupa” (disponível no Exemplo 1) e pesquisar “GEMAT LEGADO” no

campo “Nome fantasia”:

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d) Aparecerá a opção pesquisada. Clicar na opção:

e) Ficará selecionado de acordo com a ilustração abaixo:

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f) Clicar no “+” e classificar o bem de acordo com as opções apresentadas (Ex: Mobiliário Geral- Mesa-Mesa

Uso Multiplo). Em “Especificação”, campo “Status”, selecionar “Utilizado” e “Status de Conservação”,

selecionar “Bom”.

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g) Clicar na “lupa” e selecionar “Prédio Central”. Na “Dependência” selecionar o ambiente em que está o bem

patrimonial.

h) Aparecerá a opção selecionada. Após, salvar.

Na opção “Cadastro de Bens”, além de cadastrar bens, é possível também consultar os bens já cadastrados

e fazer alterações que forem necessárias.

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*CADASTRO E ALTERAÇÃO DE DEPENDÊNCIAS

Para cadastrar ou alterar as dependências, ou seja, as salas ou ambientes da unidade escolar,

proceder da seguinte forma:

Clicar na opção “Administração”>”Estrutura Organizacional”>Unidade Administrativa”,

clique em “Pesquisar” e depois em “Alterar” (no lápis) para consultar.

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Clicar em “Localização” (circulado em azul no fundo da tela) > clicar em “Alterar” (lápis) >

clicar em “Dependências” (janela em destaque). A outras opções do fundo da tela poderão

também ser consultadas e alteradas, se necessário.

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Clicar em “Pesquisar” para aparecer todas as dependências registradas. Para adicionar

alguma, clique no botão do lado direito, ou clique em “Alterar” (lápis) à frente da

dependência que se deseja alterar. Pode-se incluir o nome do responsável pelo ambiente,

que sairá automaticamente no Termo de Responsabilidade (quando impresso) para

posterior assinatura.

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CADASTRO DE BENS ADQUIRIDOS COM VERBA DO PDDE

Para o cadastro dos bens do PDDE (apenas dos anos de 2013 em diante) seguir os passos:

“Bens”> ”Cadastro de bens”> ”Novo bem”. Completar os campos solicitados, colocando

no campo “Descrição” “PDDE 2013” ou “PDDE 2014”;

No campo “Fornecedor” clicar na figura da lupa, preencher o campo “Razão Social”

com o nome da unidade escolar e clicar em “Pesquisar”. Clicar na opção para

selecioná-la.

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Para cadastro de livros comprados com a verba do PDDE, selecionar a opção conforme

ilustrações abaixo.

1- 2-

DESFAZIMENTO: Atender na íntegra a Resolução SE-83 de 17/12/2013 que "Dispõe sobre desfazimento

de materiais didáticos e/ou de apoio considerados irrecuperáveis, desatualizados ou inservíveis, no âmbito

da Secretaria da Educação e dá outras providências." Segundo o Artigo 7º da Resolução, "Os casos omissos

ou excepcionais serão analisados pelo Grupo de Trabalho de Material Excedente - GTMEX".

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INSERVÍVEIS

Quando houver bens que estão cadastrados no GEMAT e que já foram baixados em Processo de

Material Inservível:

Clicar em Bens > Cadastro de Bens > Pesquisar;

Para facilitar a busca, preencher o campo “Descrição” com o nome do bem (mesa, cadeira...),

depois clicar em “Pesquisar”. Clicar em “Alterar” (lápis) para fazer os ajustes necessários.

Alterar o Status para “Inativo” e o Status de Conservação para “Inservível”. Quando o bem

estiver cadastrado como Individual e não em lote, acrescentar no campo Descrição:

“Processo de inservível nº xxx/xxxx/xxxx “ (verificar exemplo abaixo). Dessa maneira, a

identificação dos bens já baixados com cadastro no GEMAT será mais fácil, permitindo sua

visualização ainda na pesquisa geral dos bens cadastrados.

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Pesquisa geral de bens cadastrados disponível em Bens > Cadastro de Bens > Pesquisar.

Os bens ainda em fase de baixa não deverão ter alterações em seu cadastro no GEMAT pela

unidade escolar.

ROTEIRO DO PROCESSO DE MATERIAL INSERVÍVEL

Para melhor entendimento das etapas do processo, seguem as informações abaixo, lembrando

que para cada etapa enumerada será confeccionado um documento. Os documentos

referentes às etapas de 1 a 4 e 9 e 10 deverão ser providenciadas pela Unidade Escolar, e os

demais serão providenciados pela Diretoria de Ensino.

1) A APM solicita ao Dirigente Regional de Ensino por escrito a doação dos materiais

inservíveis da unidade escolar EE....;

2) Confecção do Mapa de arrolamento (lista dos bens que estão sendo baixados);

3) Ata do Conselho de Escola constando que os bens arrolados estão irrecuperáveis;

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4) Informação do Diretor de Escola aos membros do EAMEX (da Diretoria de Ensino) não

se opondo quanto à solicitação de doação dos bens inservíveis para a APM;

5) Informação dos membros do EAMEX (da Diretoria de Ensino) ao Dirigente Regional de

Ensino não se opondo quanto à solicitação de doação dos bens inservíveis para a APM;

6) Encaminhamento ao Supervisor de Ensino para verificação das condições de estado

dos bens; (1ª visita)

7) Informação do Supervisor de Ensino ao Dirigente Regional de Ensino sobre o

atendimento (ou não) da solicitação de doação dos bens inservíveis para a APM;

8) Proposta para autorização e despacho do Dirigente Regional de Ensino para doação

dos bens inservíveis para a APM;

9) Ata da APM constando a entrega dos materiais arrolados, ressaltando o

desarrolamento dos mesmos do inventário da Unidade Escolar;

10) Recibo da APM informando que recebeu em forma de doação os materiais inservíveis

da Unidade Escolar EE (nome da escola)

11) Encaminhamento do Dirigente Regional de Ensino ao Supervisor de Ensino para

certificar que os bens foram retirados da Unidade Escolar;

12) Informação do Supervisor de Ensino que os bens não se encontram mais na Unidade

Escolar; (2ª visita)

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13) Consolidação da baixa contábil e patrimonial, com cópia para arquivamento na Unidade

Escolar.

Antes de realizar o descarte de bens patrimoniais, a unidade escolar deverá aguardar a visita

do Supervisor de Ensino que verificará se os bens arrolados realmente não estão mais em

condições de uso (1ª visita). Considerados como irrecuperáveis, os bens deverão ser retirados

da unidade escolar, recebendo mais uma vez a visita do Supervisor de Ensino que verificará e

constatará em termo de visita que tais bens foram realmente retirados da UE. O Recibo e a

Ata da APM que atestam o recebimento do material inservível deverão ser datados após a 2ª

visita do Supervisor (etapas 9 e 10).

INSERVÍVEIS NO EXCEL ONLINE

Para atendimento à auditoria realizada anualmente pela Secretaria da Fazenda (SEFAZ), é

necessário que as unidades escolares preencham a aba “Inservíveis” da planilha Excel Online,

pois a SEFAZ e também o Tribunal de Contas do Estado(TCE) solicitam lista em formato

Excel de todos os materiais inservíveis das escolas baixados no ano anterior.

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ORIENTAÇÕES GERAIS E LEMBRETES

Etiquetar os bens;

Cadastrar as dependências (ambientes);

Fazer os ajustes necessários (no cadastro de bens que já foram baixados) junto ao

sistema GEMAT, ou seja, colocar como “Inservível” e “Inativo”;

Entregar anualmente no mês de dezembro o Relatório de Bens Cadastrados com carimbo

e assinatura do Diretor de Escola;

Manter atualizado o Excel Online, abrindo o email (Hotmail) com frequência para que

não expire a senha;

Quando a unidade escolar fizer baixa de materiais inservíveis, atualizar a planilha

“Inservíveis” do Excel Online, em atendimento às auditorias da SEFAZ e Tribunal de

Contas do Estado;

Tendo em vista a necessidade de acerto de bens no GEMAT pelo Núcleo de Patrimônio,

a Diretoria de Ensino se encarrega de digitá-los no GEMAT os bens comprados por ela e

que serão entregues para as escolas mediante Nota de Entrega do Núcleo de Compras e

Serviços (NCS). Portanto, se sua escola recebeu recentemente algum bem novo

comprado pela Diretoria, verificar se já existe cadastro no GEMAT acessando o sistema

ou, caso necessário, entrar em contato com o Núcleo de Patrimônio para informações.

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LEGISLAÇÃO

Portaria CAM-G06, de 2 de julho de 1977

Decreto Nº. 57.141, de 18 de julho de 2011

Decreto N.º 27.041, de 29 de maio de 1987

Decreto N.º 27.163, de 10 de julho de 1987

Resolução SE 41, de 26 de abril de 2000

Resolução SE 98, de 18-12-2012

Resolução SE 81, de 13-12-2013

Resolução SE 14, de 25-3-2015

Lei Nº 9.504, de 30 de setembro de 1997