GAFO (Grupo de Avaliação e

Qualificação de fornecedores)

Quem são: grupo sem fins lucrativos constituído por

farmacêuticos hospitalares com interesses comuns no que se

refere a avaliação de fornecedores como parte do Programa

de Qualidade dos hospitais nos quais trabalham.

Objetivos: avaliar e qualificar fornecedores de medicamentos e

produtos para saúde, permitindo:

• Contribuir para o cumprimento da legislação

farmacêutica nas etapas de produção, armazenagem e

transporte.

• Contribuir para manutenção da qualidade dos produtos e

medicamentos para saúde.

• Assegurar a qualidade ao tratamento terapêutico ao

paciente.

Critérios de Participação - GAFO

Farmacêuticos com atuação em associaçõeshospitalares, desde que os serviços não sejamterceirizados e que as instituições não sejamvinculadas ou administradas por convênios médicosou operadoras de serviço.

Instituições hospitalares devem estar acreditadaspelos programas de acreditação nacional ouinternacional.

Aprovação do Estatuto do GAFO pela Instituiçãosolicitante, bem como pelo farmacêutico quemanifestou interesse em participar.

Metas de Participação - GAFO

Hospitais devem participar de assembléias mensais etreinamentos com calendário anual pré-estabelecido.

Realização de uma média de 02 visitas técnicas pormês no território nacional.

Reunião dos grupos após cada visita para fecharroteiro e discutir os tópicos que estarão disponíveis nacarta de agradecimento. As visitas ocorrem em todosos segmentos de medicamentos e materiais médicos,aplicando-se um roteiro de inspeção baseado nalegislação pertinente a cada segmento. O resultado édivulgado para farmacêuticos participantesmensalmente.

* O não cumprimento destas metas exclui a instituição do grupo.

* Hospitais fora de SP são responsáveis pelo custo de transporte e estadia. O fornecedor somente se responsabiliza pelo transporte do grupo inteiro de SP até o destino.

Vantagens do GAFO

Promove a integração entre Hospitais eFornecedores.

Fornecedores qualificados têm menorincidência de produtos com problemas.

Hospitais têm maior poder para desenvolverfornecedores e conquistar melhores preços.

Assegurar qualidade dos produtosdisponibilizados aos pacientes.

Troca de experiências vivenciadas pelaintegração de equipes de farmacêuticoshospitalares.

Desde sua criação, em 1994, vem qualificandoos principais fornecedores do setor (vasto lequede qualificações realizadas).

Vantagens do GAFO

Aumentar a gama de fornecedores (fabricantes

e distribuidores).

Garantir a procedência e qualidade dos

insumos adquiridos.

Garantir a regularidade documental dos

fornecedores.

Garantir o cumprimento dos quesitos mínimos

exigidos pelos órgãos de acreditação.

Reforçar programa de qualificação e avaliação

de fornecedores, através da reavaliação dos

critérios para a qualificação e do desempenho

dos fornecedores de insumos críticos (ex: visitas

técnicas).

Levantamento dos requisitos

mínimos para qualificação

dos fornecedores – Atuação

do grupo de auditores GAFO

Requisitos mínimos para acreditação ONA

Abastecimento e Apoio Logístico Nível 02:

- Identificar fornecedores e clientes e suainteração sistêmica.

- Formalizar a interação dos processos esua melhoria.

- Gerenciar a interação entre os processosde melhoria.

- Evidenciar a efetiva utilização doconhecimento e das habilidades naexecução das atividades dos processos.

- Evidenciar o impacto nos processosdecorrentes das ações de aprendizado.

- Dispor de sistemática de medição eavaliação da efetividade do processo.

- Promover ações de melhoria e aminimização de riscos.

- Evidenciar o impacto e a efetividade dogerenciamento de riscos.

Abastecimento e Apoio Logístico Nível 03:

- Obter indicadores relacionados aoAbastecimento e Apoio Logístico, alinhados ecorrelacionados às estratégias daorganização.

- Apresentar resultados com informações

íntegras e atualizadas.

- Estabelecer relação de causa e efeito entreos indicadores, onde os seus resultadosinfluenciam os resultados globais, bem comopermitem a análise crítica do desempenho ea tomada de decisão.

- Apresentar impacto favorável nos

indicadores de resultado global.

- Realizar análises críticas sistemáticas comevidências de ações de melhoria e inovações.

- Identificar oportunidades de melhoria dedesempenho através do processo contínuo decomparação com outras práticasorganizacionais (comparação com referencial

externo aplicável), com evidências deresultados positivos.

Guia de Boas Práticas em Farmácia

Hospitalar e Serviços de Saúde- SBRAFH

Qualificação técnica de fornecedores:

Documentação: licença de funcionamento expedida erenovada anualmente, alvará de localização, certidão deregularidade, autorização especial (medicamentos e insumos decontrole especial);

Registro dos produtos na ANIVSA;

Certificado de Boas práticas de Fabricação por linha deprodução.

Para distribuidoras: declaração do fabricante garantindo quali equantitativamente o fornecimento do produto;

Para importados: certificado da autoridade sanitária do pais deorigem.

Laudo analítico em amostra dos lotes dos produtos oferecidos;

Atendimento às especificações técnicas do documento decompras.

Aquisição:

Responsabilizar o setor de compras pelas compras do hospital.

Elaborar normas e procedimentos para orientar o processo decompras, levando em consideração as normas nacionais einstitucionais.

Divulgar normas e procedimento para compra de medicamentosem circunstância normais e eventuais (medicamentos nãopadronizados e emergências) a todos os interessados.

Avaliar os fornecedores e elaborar o Cadastro de Fornecedores.

Revisar as propostas apresentadas pelos fornecedores e selecionara mais vantajosa, de acordo com os critérios estabelecidos.

Contar com um sistema de gestão de estoques eficiente.Parâmetros básicos: estoque mínimo, estoque máximo e estoque dealerta.

Estabelecer um sistema de comunicação eficaz entra a CAF e osetor de Compras evitando desabastecimentos.

Guia de Boas Práticas em Farmácia

Hospitalar e Serviços de Saúde- SBRAFH

Avaliação do desempenho dos fornecedores:

Avaliação durante as fases de realização da compra,

recebimento e utilização dos medicamentos e demais produtos

adquiridos.

Analisar o comportamento do fornecedor quanto ao

cumprimento do contrato de compras, prazos de entrega e

outras intercorrências no recebimento, que podem gerar custos

adicionais, falta do produto e compras em caráter de urgência.

Avaliar disponibilidade do fornecedor em resolver problemas no

pós-vendas relacionados aos produtos por ele comercializado.

Avaliar, no ato do recebimento do produto, condição do

produto na entrega, condição do meio de transporte utilizado

para entrega, condição da embalagem, quantidade do

material, divergências entre nota fiscal e ordem de compra,

material em desacordo com o edital, atraso, condição do

transporte, destino de entrega incorreto, entrega sem laudo

técnico, etc.

Guia de Boas Práticas em Farmácia

Hospitalar e Serviços de Saúde- SBRAFH

Acompanhamento do processo de compras:

Verificar o estágio em que se encontram os pedidos, para

cobrança dos prazos de entrega acordados, colher informações

para efetuar planejamento.

Avaliar capacidade e idoneidade do fornecedor.

Acompanhar, interna e externamente o processo de compra:

o Acompanhamento interno: contatos periódicos com

fornecedores, registro de follow-up em andamento para

aumentar a confiabilidade do sistema de compras.

o Acompanhamento externo: Visitas in loco, verificação da

capacidade do fornecedor, desenvolvimento de novos

fornecedores.

Guia de Boas Práticas em Farmácia

Hospitalar e Serviços de Saúde- SBRAFH

Requisitos para armazenamento:

Local de fácil acesso ao recebimento e distribuição dos produtos;

Espaço físico adequado e suficiente, com áreas distintas paraestocagem de produtos que exigem condições diferenciadas.

Condições ambientais adequadas para boa conservação dosprodutos (temperatura, ventilação, umidade e luminosidade);

Dispositivos de segurança para os produtos e para o pessoal;

RH capacitado para desempenho das funções e treinadocontinuamente.

Equipamentos e mobiliários em quantidade suficiente paragarantir a estocagem correta e racional dos medicamentos eprodutos para saúde;

Manual de normas, procedimentos e instrumentos gerenciaispara registro de movimentação de estoque e das condiçõesambientais (temperatura e umidade).

Guia de Boas Práticas em Farmácia

Hospitalar e Serviços de Saúde- SBRAFH