Fundamentos da Administração: Organização

Karla Tonini

Organização

OrganizaçãoComo uma unidade

ou entidade social, em que aspessoas interagem entre si

para alcançar objetivos comuns

OrganizaçãoComo função administrativa

e parte do processoadministrativo de organizar,

estruturar e integrar os recursose os órgão incumbidos de sua

administraçãoe estabelecer relações entre eles

OrganizaçãoFormal

OrganizaçãoInformal

Como parte do processo administrativo

PlanejamentoDefinir objetivos

e meios paraalcançá-los

ControleMonitorar asAtividades

E fazer correções

DireçãoUsar influênciaPara motivarAs pessoas

Organização•Agrupar, estruturar e integrar os

recursos organizacionais•Dividir o trabalho a ser feito

•Agrupar os órgão e atividadesem uma estrutura lógica

•Designar as pessoas para a sua execução

•Coordenar os diferentes esforços

Organização

(do grego, organon = ferramenta)

Significa o arranjo e disposição dos recursos organizacionais para alcançar objetivos estratégicos. Esse arranjo se manifesta na divisão do trabalho em unidades organizacionais, como divisões ou departamentos e cargos, a definição de linhas formais de autoridade e a adoção de mecanismos para a coordenar as diversas tarefas oragnizacionais.

Etapas da Estruturação

Definição e quantificação de propósitos; Integração das unidades de trabalho

(Departamentalização); Definição de autoridade e subordinação; Definição das funções e atividades Estabelecimento de comunicações e

mecanismos de controle.

Representação Literal da estrutura organizacional

Estatuto Normas regedoras do funcionamento de uma

empresa/sociedade Contrato social – entidades civis e comerciais Ata constituitiva- sociedade anônima Define a finalidade da entidade, a política administrativa

e os meios econômicos e financeiros para a consecução dos objetivos.

- Regulamento – ato normativo que amplia a organização administrativa explicitada no Estatuto, para caracterizar a organização nos seus aspectos fundamentais. Contém as diretrizes básicas da Organização. É um documento normativo de entidades autônomas.

Composto por: Título – capítulos que englobam o mesmo assunto Capítulo – artigos que envolvem o mesmo assunto Seção- subdivisão de capítulos Parágrafo – idéia principal contida no artigo Ítem – Clausula explicativa, numerado em romano; Complementa

o enunciado do artigo. Alínea – desdobramento de parágrafos ou itens. Representada

por letras minúsculas.

Regimento Conjunto de normas próprias e limitadas a cada órgão da

estrutura e não poderá conter dispositivos que conflitem com o regulamento.Destinado aos que não gozam de autonomia administrativa ou financeira.

Capítulos Do objeto ou finalidade – transcrito na íntegra do regulamento Da posição - definido no regulamento Da composição ou estrutura – composição da microestrutura a

qual o regimento está sendo elaborado. Da competência – o que compete a microestrutura Do pessoal – define cargos e funções referentes a micoestrutura.

Representação Gráfica

Organograma Representação da estrutura de organização de uma

empresa Subordinação de linha – autoridade do chefe em relação

aos seus subordinados Subordinação Funcional – chefe de outro setor ou

delegado pode dar ordens diretas a pessoas ou grupo de pessoas

Assessoria – aconselha o chefe mas não interfere em seus subordinados

Representação Literal

Estatuto (contrato social, ata Constitutiva): Finalidade da entidade Política administrativa Responsabilidade do órgão normativo superior Meios econômicos e financeiros.

Regimento (não possuem autonomia) Do Objeto ou Finalidade Da Posição Da Composição ou Da Estrutura Da Competência Do Pessoal

Regulamento (entidades autônomas) Diretrizes básicas da organização. Da Constituição ou Sede Do Patrimônio Da Manutenção Da Organização Da Competência Do Pessoal Da Clientela Das Disposições gerais ou Finais Das Disposições Transitórias ou Temporárias

Normas Administrativas Autoridade administrativa → Resoluções, Ordens

de serviço, Orientações. Normas Técnicas

Como executar uma tarefa ou atividade. Rotinas

Composição de cada tarefa. Roteiro

Ações que devem ser executadas num determinado período

Estrutura organizacional

Define a autoridade (poder de decisão) e as responsabilidades (funções, tarefas) das pessoas, como indivíduos, e como integrantes de grupos. Além disso, define a comunicação entre as pessoas e grupos.

É representada por um organograma

Organograma

Divisão do trabalho Comunicação Autoridade e hierarquia

Nutricionista Chefe

Nut. Planej. Nut. Diet. Nut. Produção

Decisões no processo de organizarTipo de Decisão Impacto na Estrutura

Organizacional

Divisão do trabalho Define o sistema de responsabilidadesDefine as responsabilidades dos cargos e departamentos

Sistema de autoridade Define o sistema de autoridadeDefine o nº de níveis hierárquicos e a amplitude de controleDefine o grau de autonomia dos ocupantes de cargos e dos departamentos.

Sistema de comunicação Define o sistema de comunicaçãoDefine como se relacionam os departamentos e o tipo de influência entre eles.

Divisão do trabalho

Responsabilidades: São abrangentes e

conceituais. Indicam os grandes

compromissos ou obrigações.

Definem os problemas que o ocupante de um cargo ou um grupo de cargos deve resolver

Tarefas: São específicas e

operacionais. Indicam atividades

intelectuais ou físicas. Definem ações que

consomem tempo e recursos.

Unidades de trabalho

Departamentos: responsável por uma função ou por um conjunto de funções.

Cargos: conjunto de tarefas ou responsabilidades específicas. Descrição dos cargos Requisitos dos cargos Especialização

Tipos de Estrutura Organizacionala)Estrutura linear

Unidade de comando Liderança autocrática Centralização do

comando Tomada de decisão

lenta Indicação: pequenas

empresas

Chefe

EncarregadoA

EncarregadoB

EncarregadoC

b)Estrutura Funcional Divisão de trabalho Especialização Multiplicidade de

comando Padrão de qualidade Comunicação rápida indicação:empresa de

grande porte

Gerente

A O & M B

C D

c)Estrutura mista ou linha staff Hierarquização e

especialização Indicação: médio e

grande porte

Superintendente

DiretorA

DiretorB

Assessor

Gerente A Gerente B

Assessor

d) Estrutura comissional Conselho diretor Trabalho em conjunto Função fiscalizadora Divisão de poderes Tomada de decisões lenta Indicação: grande porte

Departamentalizaçãoaplicável em todos os níveis

Responsabilidade por: Produtos e serviços Clientes Funções Zona Período de tempo Processos

Especialização Vertical Horizontal

DelegarAutoridade

Responsabilidade

Distribuição de encargos

Delegação de Poderes

Relações estabelecidas entre

as pessoas

Centralização e Descentralização CENTRALIZAÇÃO: a autoridade para

decidir está no topo da organização. DESCENTRALIZAÇÃO: a autoridade para

decidir está dispersa nos níveis organizacionais mais baixos

Como delegar tarefas

Delegue a tarefa integral Selecione a pessoa certa Delegue autoridade e responsabilidade Proporcione instrução completa Mantenha retroalimentação Avalie e recompense o desempenho

Centralização

Vantagens: Uniformidade e facilidade

de controle Reduz custos

Desvantagens: Lentidão nas decisões Desestimula a

criatividade Diminui a

competitividade(positiva) entre as pessoas

Limita a capacidade de decisão dos gerentes

Descentralização

Vantagens: Agilidade no processo de

decisão Pessoa avaliadas com

base em resultados Aumenta a criatividade

Desvantagens:

Dificuldade de controle das decisões

Pode diminuir as vantagens da especialização

ComunicaçãoMeios de Comunicação Exemplos

Comunicação Pessoal Apresentações formaisConferênciasReuniõesConversando um-a-umConvenções periódicasComemorações e solenidades

Comunicação escrita ou impressa MemorandosCircularesCartazesRelatóriosMuraisCartasSistemas de sugestões

Comunicação por meio de equipamento Telefone fixo e móvelTV / VídeoCorreio de voz e eletrônicoFaxInternet

Bibliografia

CHIAVENTO, Idalberto. Administração nos novos tempos. 2ªed. – Rio de Janeiro: Campus,1999.

MAXIMIANO, Antonio César Amaru. Introdução à administração. 5ª ed. – São Paulo: Atlas, 2000.