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Funcionalidades do Sistema

TradingWorks – Gestão de Produtividade Inteligentewww.tradingworks.com.br

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Registro de Ponto

Registro de PontoO que é!


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• Registro, dia a dia, das horas de entrada, saída e pausas.

• Em conjunto com o timesheet das atividades, proporciona informações de desempenho dos colaboradores.

• Autorizado pelo Ministério do Trabalho e Emprego (Portaria 373) para uso de sistemas de controle de jornada de trabalho.

Registro de PontoFuncionalidades


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• Apontamentos automáticos do dia, hora, IP, navegador utilizados e geolocalização (latitude, longitude e precisão em metros).

• Apontamentos manuais permitidos, mas com aprovação posterior da supervisão.

• Travas inteligentes:– Não inicia ponto do dia com inconsistência anterior.– Não inicia atividade sem marcação de ponto.

• Sem problemas de “batidas do relógio”.– Não há sobrecarga ao gestor em controlar “batidas” esquecidas.

Registro de Ponto


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Relatório de apontamentos Aprovação de apontamento manuais

Auditoria

Dashboard individual

Registro de PontoUtilização / Benefícios


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• Controle de terceiros– Pagamento de horas exatamente sobre o que foi trabalhado, independente do

volume de pausas durante o dia;– Transparência entre as partes contratadas sobre os valores a serem faturados;– Facilidade de contratação por períodos não contínuos.

• Controle de colaboradores em teletrabalho ou remotos– Auditoria completa sobre horas e locais, evitando pagamento de horas extras

indevidas.– Mitigação de problemas trabalhistas com horas trabalhadas mas não pagas.

• Eficiência e produtividade– A integração do registro de ponto e do controle de atividades na mesma

ferramenta permitem um controle mais realista sobre a eficiência dos colaboradores, isto é, sobre o período que estava disponíveis para trabalhar e o período que estava trabalhando sobre atividades.


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Formulário de Atividades

Formulário de AtividadesO que é!


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• Os formulários são como os antigos formulários em papel que

cada departamento possuía para receber uma nova

solicitação.

• Com os formulários você pode:

– Designar os recursos corretos para cada formulário. Quem serão as

pessoas que podem trabalhar nas atividades.

– Especificar quem pode usar ou não o formulário. Quem pode abrir

atividades.

– Configurar as informações que são obrigatórias ou não.

Formulário de AtividadesFuncionalidades (1 de 3)


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• Tipos de atividade e severidade.– Facilita a organização e priorização das atividades;– Tipos de atividade ou severidades podem ser configurados para cada formulário,

conforme necessidades específicas.

• Categorizações– Identifica melhor as características das demandas;– Custos corretamente distribuídos, mesmo dentro do time.

• Anexos– Especifica se o anexo é permitido na atividade, opcional ou mesmo obrigatório;– Por exemplo, formulário para relatório de despesas necessita ter anexo a planilha com os

detalhes de gastos.

• Tipo de Finalização– Pode ser exigido que ao finalizar a atividade ela seja categorizada;– Por exemplo um formulário de “Manutenção de Máquinas” poderia ter uma finalização

obrigatória, especificando se o incidente foi “Falta de regulagem”, “Falta de manutenção”, “Falta de treinamento”, permitindo maior análise sobre os motivos reais dos incidentes.



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• Percentual concluído e próximos passos– Pode-se exigir que a cada pausa da atividade o Percentual Concluído e Próximos Passos

sejam preenchidos;– Ambas informações essenciais para atividades que necessitam indicadores em tempo

real.

• Aprovação prévia– Antes da atividade ir para o responsável pode-se optar por exigir uma aprovação de um

coordenador de filas, garantindo maior qualidade das atividades enviadas a seus recursos.

• Avaliação da execução– Nada mais justo que quem recebeu o trabalho executado possa avaliar sua qualidade;– Cada tipo de formulário pode ter uma avaliação obrigatória, ser opcional ou não ter.

• Priorização automática– Cada característica de cadastro de uma atividade pode compor um peso. Todos os fatores

da atividade assim classifica sua ordem na fila em relação à outras atividades da empresa.



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• Controle de quais pessoas podem abrir novas atividades– Deve ser indicado qual ou quais times e departamentos podem abrir uma atividade

usando determinado formulário;– Por exemplo o formulário de “Relatório de Despesas” pode ser usado por qualquer um

para criar uma atividade ao time do Financeiro. Já o formulário de “Cobrança de Inadimplentes” somente pelos times Financeiro e Gestores do Comercial.

• Definição de recursos– Cada tipo de formulário pode ser designado a um ou mais times para executar novas

demandas;– A designação do responsável pode ser feito diretamente ao criar uma nova atividade ou

simplesmente colocá-las em uma fila para que o pool de recursos (ou o coordenador de filas) as execute;

– Por exemplo o “Relatório de Despesas” não mostra os recursos a serem designados. Novas demandas caem na fila do time Financeiro. Facilita para quem abre a atividade pois não precisa saber qual recurso está disponível.

Formulário de Atividades


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Visão geral do formulário

Exemplo de Severidade

Exemplo de Categorização

Formulário de AtividadesUtilização e benefícios


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• Cada necessidade com suas informações específicas– Cada time ou departamento pode ter seu próprio tipo ou tipos de atividades, mais

simples ou mais complexas e formais (exige mais informações para que a atividade seja aberta);

– Atividades para pagamento de despesas necessita de um formulário simples;– Um formulário de Help Desk de TI deve ser mais detalhado e com regras particulares,

ideal para relatórios gerenciais para destacar sistemas mais problemáticos.

• Identificação de causa raiz– Informações consolidadas de volumes de atividade e horas consumidas nas

categorizações e tipos de atividades;– A exigência do tipo da Finalização é um fator importante para análises de causa raiz.

• Identificação de gargalos– Identificação de represamento de atividades por excesso de demanda ou falta de

recursos qualificados.


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Controle de Atividades

Controle de AtividadesO que é?


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• Atividades pendentes a serem executadas.

• Registro dos tempos consumidos de forma automática.

• Alertas para datas planejadas e horas.

• Controle de entregas e eficiência dos colaboradores.

Controle de AtividadesFuncionalidades (1 de 2)


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• Comprometimento– Toda atividade necessita de aprovação por parte do colaborador, encaminhar para outro

responsável ou recusar.

• Tempo consumido– Registro automático do tempo consumido, qualidade da informação é fundamental, além

de não onerar o colaborador em “emissão posterior” de time sheet.– Possibilidade de edição manual, mas com aprovação do supervisor.

• Histórico e registro de detalhes ao longo de sua execução– Sem possibilidade de edição;– Alterações das informações da atividade também são registradas.

• Notificações– Responsável é notificado quando uma atividade é colocada sob sua responsabilidade;– Solicitante é notificado quando um responsável foi designado para a atividade criada;– Também é informado quando o responsável confirma a atividade e quando ela é

finalizada.

Controle de AtividadesFuncionalidades (2 de 2)


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• Controle de backlogs– Solicitante tem em mãos suas demandas;– Gestor com acesso às atividades de seus colaboradores e cargas de trabalho.

• Priorização automática– Ordenação e priorização baseados no cliente, criticidade, categorização, centro de custo,

etc.

• Atividades associadas– Uma atividade pode ser vinculada a outra. Criando-se uma dependência onde a primeira

atividade não possa ser finalizada se suas associadas estiverem pendentes.

• Alertas– Atividades aguardando aprovação;– Atividades sem responsável designado;– Atividades aguardando avaliação;

• Relatórios de entregas– Eficiência na execução;– Avaliação aplicada pelo solicitante.

Controle de Atividades


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Minhas Atividades

Eficiência sobre horas trabalhadas

Botões do time sheet e visão do cabeçalho da atividade

Previsão de consumo e alerta sobre andamento

Controle de AtividadesUtilização e Benefícios (1 de 2)


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• Foco no Colaborador– Visão clara sobre o que é realmente importante para a empresa e quais são suas

pendências;– Notificação imediata sobre atrasos estimados frente ao inicialmente planejado. Evita-se

que o colaborador saia do escopo da atividade.

• Foco no Gestor– Seja com times multidisciplinares, dispersos geograficamente, o controle está disponível;– Informações de custos, eficiências, avaliações e pendências de forma imediata;– Detalhes de apontamentos para montagem de relatórios com nível não alcançado por

planilhas com lançamentos manuais;– Sem sobrecarga para geração das informações gerenciais;

• Foco no Solicitante– Posição de suas requisições em tempo real;– Evita discussões entre solicitante e executor.

Controle de AtividadesUtilização e Benefícios (2 de 2)


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• Custeio ABC (Activity Based Costing)– É possível identificar com exatidão os custos envolvidos com mão de obra sobre linhas de

operação para melhor identificação de resultados financeiros;• Ao longo do ano, quanto custou a reserva de passagens aéreas e hotéis?• Existem pessoas com baixa alocação?• Quanto custa o suporte do sistema de RH?

– Por exemplo um time de Service Desk operando no suporte de diversos serviços de TI.Cada serviço é distribuído seus custos de infraestrutura e licenciamentos para centros de custo específicos.Atividades de suporte destes sistemas também podem lançados nestes custos com excelente precisão.

• Avaliações e Promoções– Os indicadores de desempenho, eficiência e avaliações podem compor estratégias de

promoção de recursos;– Áreas com dificuldade de avaliação podem agora utilizar-se das avaliações dos próprios

solicitantes;– Indicadores precisos e sem subjetividade.


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Projetos

ProjetosO que é?


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• Reúne as atividades em uma meta específica, comparando custos planejados com o estimado (durante o andamento) e os efetivamente realizados quando de sua conclusão.

• Balizamento de recursos frente a carga de trabalho de outros projetos e de atividades de seu dia-a-dia.

• Gerencia além de gastos reais com mão de obra, gastos com outros recursos envolvidos na entrega do projeto.

• Stakeholders informados em tempo real sobre o andamento de seus projetos.

ProjetosFuncionalidades


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• Atividades seguem situação do projeto.– Todas as atividades ficam liberadas para execução somente se o projeto estiver aberto. Se

por algum motivo o projeto tiver que ser pausado, todas as atividades também o são. Evitando que pessoas em times remotos continuem trabalhando que algo que não deve ser continuado.

• Gastos extras– Os gastos adicionais do projeto podem ser planejados;– Por exemplo pode-se adicionar uma previsão de R$ 1.000,00 a serem consumidos com

Taxi, a cada consumo, o valor é abatido do planejamento.

• Gatilhos– O projeto pode ser automaticamente bloqueado quando atingir um volume de horas

consumidas ou atingir uma data limite.

Projetos


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Relatório de status do projeto em tempo real

Dashboard do Projeto

Despesas planejadas do projeto

Projetos


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Portfolio dos projetos

Recursos do projeto selecionado

Atividades do recurso e seus pontos de alerta

Navegue dentro dos projetos da empresa e identifique pontos críticos

ProjetosUtilização e Benefícios (1 de 2)


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• Recursos compartilhados– Administra facilmente recursos que hora estão em atividades de projetos, hora

com atividades do dia-a-dia;– Apontamentos das horas consumidas corretamente (apontamento

automático), cada custo em seu lugar.

• Facilidade de modificações– Mesmo com planejamentos, é possível se deparar com situações fora do

cronograma original, novas atividades são facilmente incluídas para garantir o correto apontamento;

– Por exemplo uma atividade de “Pintura do Galpão” foi interrompido pela descoberta de um encanamento vazando. Ao invés de apontar os consumos dentro da atividade original (prejudicando as métricas originais), uma nova atividade de “Correção do vazamento” é criada.

ProjetosUtilização e Benefícios (2 de 2)


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• Custos e Cobranças– Cada recurso possui um custo e um valor de cobrança por hora trabalhada;– Os projetos podem ser enviados diretamente à Controladoria para lançamento nos

respectivos centros de custo e também a área de cobrança para quando o projeto envolve clientes externos.

• Atividades respeitam a situação do projeto– As atividades vinculadas seguem a mesma situação do projeto;– Se ele ainda não foi iniciado pelo PM, as atividades não podem ser iniciadas;– Se por algum motivo o projeto necessitar ser pausado temporariamente ou mesmo

cancelado, os recursos não poderão mais executar as atividades do projeto, até que ele retorna para a posição de ativo.

• Relatórios de Acompanhamento (Status Report)– Pode ser publicado para pessoas fora do sistema, sem necessidade de login.– Evolução do projeto feito automaticamente a cada pausa de uma atividade;– Situação do projeto ou do portfólio com uma qualidade da informação sem igual ao

comparado com planilhas de apontamentos ou de reuniões periódicas para verificar sua evolução.

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11 3280-4848

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