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FORPLAD

II Reunio do FORPLAD 2016

VITRIA - ES - 22, 23 E 24 de junho de 2016 Auditrio Manoel Vereza do Centro de Cincias Jurdicas e Econmicas/CCJE

Campus de Goiabeiras - UFES

ATA DA REUNIO

1 Dia, 22 de Junho de 2016.

09h00 - 12h00

O FORPLAD - viso geral para novos Pr-Reitores. Responsveis: Toms Dias SantAna

(Coordenador Nacional), Nidia Majerowicz (Coordenadora da Comisso de Administrao),

Alda Maria Napolitano Sanchez (Coordenadora da Comisso de Modelos) e Luiz Osrio

Rocha dos Santos (Coordenador da Comisso de Planejamento e Avaliao). Indicao:

Novos Pr-Reitores.

09h00 - 12h00

FORPDI - Reunio do Grupo de Trabalho da Comisso de Planejamento e Avaliao.

14h00

Credenciamento.

14h00 14h30

Solenidade de Abertura. Responsvel: Prof. Anilton Salles Garcia (Coordenador local da

2 Reunio do FORPLAD em 2016).

14h30 - 15h00

Apresentao Institucional - Universidade Federal do Esprito Santo UFES. Palestrante:

Reitor Prof. Reinaldo Centoducatte.

Reitor Prof. Reinaldo Centoducatte - Universidade Federal do Esprito Santo - UFES

Apresentao cultural: Coral UFES e projeto de extenso: Comunidade So Pedro.

15h00 - 16h30

Palestra de Abertura: Por uma Universidade Socialmente Relevante. Palestrante: Prof.

Naomar Monteiro de Almeida Filho (Reitor da Universidade Federal do Sul da Bahia UFSB).

Prof. Naomar Monteiro de Almeida Filho (Reitor da Universidade Federal do Sul da Bahia

UFSB

17h00 - 18h30

Relato da Comisso de Modelos. Responsvel: Alda Maria Napolitano Sanchez

(Coordenadora da Comisso de Modelos).

Foi apresentado uma sntese das reunies ocorridas no perodo posterior a reunio do II

FORPLAD bem como os estudos realizados:

1. Matriz Colgio de Aplicao - reunies ocorridas em 23/3/2016 e 31/5/2016.

2. Matriz Hospital Veterinrio - participao da coordenadora da comisso de modelos

no frum dos Hospitais veterinrios.

3. Matriz PNAES - reunio ocorrida em 12/5/2016 na UFF.

4. Matriz EAD - aguardando manifestao do MEC.

5. Matriz OCC:

a) Estudos sobre o RAT: levantamento realizado pelo Prof. Toms Dias Sant Ana

demonstrando que seria necessrio140 milhes para complementar as IFES que tem

relao menor que 1/15 para tcnicos.

b) Indicadores de eficincia e qualidade: necessidade de melhor avaliar cada um dos

componentes. Provavelmente para 2018.

c) Indicador de extenso: a ideia trabalhar com docentes e alunos vinculados a

programas e projetos. Provavelmente para 2018.

d) Peso do grupo: Com o trabalho realizado foi observado que houve reduo no nmero

de alunos equivalentes. H necessidade de continuar estudando. Provavelmente para

2018.

e) Fator de reteno: h crticas em relao a este parmetro, pois a data de 1997.

Hoje o conceito o tempo mximo para integralizao curricular. Por ex: para um

curso de 5 anos: (2n-1) = 9 anos. A proposta foi a anlise dos microdados do Censo

com base no ano 2014, e o acrscimo de 01 ano. Por ex: para a engenharia 06 anos.

Utilizar a mdia dos anos 2014 e 2015, e para os prximos anos utilizar a srie

histrica.

E por fim, a incluso de bnus para os cursos de ps-graduao fora de sede, a exemplo do

que ocorre com a graduao.

Relato da Coordenao Nacional. Responsvel: Toms Dias Sant Ana (Coordenador

Nacional).

Foi transferido para quinta-feira ou sexta-feira.

2 Dia, 23 de Junho de 2016.

08h00 - 10h00

Painel 1: Sistemas de Gesto UFES Boas prticas. Palestrantes: Prof. Anilton Salles

Garcia (Pr-Reitor de Planejamento e Desenvolvimento Institucional da Universidade Federal

do Esprito Santo UFES), Prof. Hans Jorg Andreas Schneebeli (Diretor do Ncleo de

Tecnologia da Informao da UFES) e Renan Teixeira de Souza (Diretor Administrativo do

Ncleo da Tecnologia da Informao da UFES).

O Diretor relatou como a gesto atual encontrou o NTI e quais aes foram implementadas

para a sua melhoria. Haviam situaes que demandavam aes imediatas como por ex: a

falta de segurana, complicador Wifi (maior nmero de usurios, controle de acesso).

Como implementar o mecanismo de segurana? Implementar filtros ou rastreamento? No

mecanismo implementado o usurio responsvel pelas aes.

O mecanismo constituiu de trs passos: autenticao, autorizao e auditoria.

Atualmente o acesso aos Campi direto da ARNP, o que aumenta o trafego. Antes a conexo

era feita pelo Campus de Goiabeiras.

Solues: integrao ao eduroam, servidor de autorizao Radion, firewalll configurado e etc.

Soluo contratada: fabricante CISCO (controladora wifi, pontos de acesso, software de

gerenciamento, sistema de controle de acesso ISE). O custo da contratao foi de 1,5

milhes.

Foram tambm adotadas medidas de economia: eliminao de redundncias de conexo, de

controladoras locais, eliminao de equipamento especfico de armazenamento,

implementao nas redes wifi, nas redes que cobrem dois pilotos (NTI e Reitoria) e aquisio

de switches.

Hoje a UFES diz as operadoras o que ela precisa gerando uma economia. No h contratao

de consultoria externa.

Renato Fraga - Departamento de Materiais

Apresentou aes para a modernizao da estrutura de administrao de materiais.

O foco est em trs fatores: tempo, custo e benefcios.

Alm de formao de equipe: capacitao, realizao de seminrios internos, visitas a

grandes empresas, intercmbio com outras IFEs; melhorar o sistema de informao:

implantao do SIE (mdulos compras, almoxarifado e patrimnio); instalaes fsicas e

recursos materiais: construo de nova sede, reforma de galpes, verticalizao de

estocagem, recomposio e atualizao de equipamentos informtica, rede wifi, aquisio de

veculo de pequeno porte para carga.

Inovaes: criao de setor de especificao e pesquisa de mercado; criao de setor de

registro de preos; criao de setor de compras.

No planejamento e controle: descentralizao de recursos oramentrios de consumo para

aquisio de materiais estocveis; bloqueio de recursos oramentrios para cada solicitao

de material - compra de estoque; envio de processo de compra de materiais somente por

meio eletrnico; cronograma de compras diferenciado para atendimento de reas, eventos e

recursos especficos (tratamento exclusivo para o Proap, compra de livros, vestibular, pr-

equipamentos, etc); criao de grupos gestores, elaborao de ARP unificadas e estruturais,

sistematizao da cobrana e penalizao do fornecedor, utilizao de parmetros de

ressuprimento no controle estoque, estoques cobertos por registro de preo, requisio e

entrega de material programada, criao de agente patrimonial, elaborao de resoluo

interna para regulamentao da ordem patrimonial, criao de sistema permanente de

alienao de bens (leilo e doao), controle eletrnico de bens de garantia, movimentao

de bens pelo setor responsvel, manual dos procedimentos internos.

Renan Teixeira de Souza - NTI: adoo do SIE.

Desde 2000 foi observada a importncia de um sistema. Apresenta um banco de dados muito

bom e d muita autonomia a IFES.

Apresentou o sistema apontando suas facilidades e a transparncia conseguida com a sua

utilizao. O sistema possibilita inclusive a busca dos bens pelos quais o servidor

responsvel. Tambm possibilita visualizar todos os contratos firmados pela Instituio. O

problema a integrao aos setores e a mudana de cultura/filosofia da Instituio e das

pessoas. Temos que trabalhar para executar o oramento de forma adequada at o final do

exerccio.

Abertura para manifestaes da plenria: na atual situao mais adequado elaborar atas

de registro de preo por tempos menores (3 meses, 6 meses). A contratao de TI com

base em registro de preos.

Relato da Coordenao Nacional - Prof. Toms Dias Sant Ana

A apresentao est dividida em dois momentos: planejamento das aes para a gesto (que

ser realizada ao final da manh) e os encaminhamentos e aes do perodo.

Este ano h 24 novas IFES em processo de eleio para reitor o que acarretar em mudana

de equipe. Neste frum foi realizado ontem a acolhida de novos pr-reitores. Foi ressaltada

a importncia de atualizao do mdulo de obras do SIMEC, pois estas informaes sero,

inclusive, utilizadas para a negociao do oramento de investimento para 2017.

Levantamento de dados para a terceirizao 2015. Foi solicitado que as IFES encaminhem

os dados com a maior brevidade possvel. Est previsto no planejamento 100% de

participao das IFEs nas pesquisas.

Foi comunicado a ausncia da DIFES e SPO no Frum em funo da ausncia de diretrizes

de ambas. Seria de extrema importncia, pois necessitamos da definio dos limites

oramentrios.

Tambm meta do FORPLAD a manuteno do nvel de satisfao em 90%. Apresentou o

nvel da avaliao do II FORPLAD - 97%.

Foi tambm apresentado os principais temas sugeridos no ultimo FORPLAD: PDI, gesto de

processos, indicadores, modelo de gesto estratgica, governana, gesto de riscos e

mapeamento de processos.

Maro e abril:

15/03/2016: encaminhamentos FORPLAD em Pelotas; 16 e 17/03/2016 reunio na Andifes;

31/03/2016 reunio na UFRJ sobre Matriz OCC; 13 e 14/04/2016 reunio