MANEJO DE FORMULAS EN EXCELFORMULAS EN EXCEL

son aquellas expresiones que se utilizan para realizar cálculos de valores.En una fórmula, por lo general, intervienen valores que se encuentran en una o más celdas de un libro de trabajo. Las fórmulas están conformadas por operadores de cálculo, operandos y, con frecuencia, por funciones. Para introducir una fórmula en una celda, se debe entrar como primer carácter el signo igual (El signo igual  =  le indica a Excel que los caracteres que le siguen  constituyen una fórmula). Cuando se escribe la fórmula no se deben dejar espacios en blanco dentro de la misma.

COMPONENTES DE UNA FORMULA

Una fórmula en Excel puede contener cualesquiera de los siguientes elementos: referencias a celdas, constantes, operadores y funciones.por ejemplo la formula siguiente:

A = p R2, se puede escribir en Excel como:

=PI()*B1^2En esta fórmula podemos identificar los elementos nombrados anteriormente:–  Referencias a celdas:  B1.  Se hace referencia al valor que contiene  la celda B1.–  Constantes:  el valor 2. Números o valores escritos directamente en una fórmula.– Operadores:  ^ y  *. El operador ^ (acento circunflejo) eleva un número a una potencia, y el operador * (asterisco) multiplica.–  Funciones: la función  PI(). Esta función al ser invocada devuelve el valor de pi: 3,141592.

OPERADORES

Los operadores especifican el tipo de operación o procesamiento que se desea realizar con los elementos de una fórmula. Microsoft Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores: aritméticos, de comparación, texto y de referencia.

TIPOS DE OPERADORES

– Operadores aritméticos:   Se utilizan para realizar las operaciones matemáticas básicas como suma, resta o multiplicación (combinando los valores numéricos y generando resultados numéricos). Se pueden utilizar los siguientes operadores aritméticos.

+ signo de mas: suma– signo de menos: resta o cambio de signo* asterisco: multiplicacion/barra diagonal: division% signo de porcentaje: porcentaje^acento circunflejo: exponenciacionOperadores de comparación:   Se utilizan cuando se requiere comparar entre si dos valores. Como operadores de comparación tenemos los siguientes:

= igual: igual a

> mayor: mayor que

<menor :menor que>=  mayor o igual: mayor o igual que <=menor o igual: menor o igual que  <>distinto:distinto deOperador de concatenación de texto:   Se utiliza el signo ( & “ampersand” ) para unir o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de texto.

&  “y” comercial:une dos valores para generar un nuevo valor de texto continuo.

Operadores de referencia:   Permiten utilizar rangos de celdas, produciendo referencias a una lista de celdas, para ser utilizadas por otras operaciones en los cálculos; por ejemplo, como argumentos en las funciones.

: dos puntos: Operador de rango que genera una referencia a todas las celdas que se encuentran entre dos referencias a celdas.

; punto y coma: Operador de unión que combina varias referencias en una sola.

espacio: Operador de intersección que genera una referencia a celdas comunes a las dos referencias.Una fórmula simple  en Excel ( tiene un solo operador ), se puede representar de la forma siguiente:

 = < operando_A >   < operador >    < operando_B >

FORMULAS COMPUESTAS EN EXCEL

es mas frecuente necesitar fórmulas en donde  se requieren  dos o mas operadores, lo cual implica cierta dificultad tanto para expresar correctamente la fórmula, así como también, para la evaluación de los diferentes operadores de manera que se obtenga el resultado correcto, como por ejemplo,  la fórmula  =PI()*B1^2 que se presentó anteriormente, es una fórmula compuesta  ya que tiene 2 operadores aritméticos ( * y ^ ).

Cualquiera de los operandos puede ser a su vez  una fórmula, esto es, puede estar formado por otros operandos y operadores.

ORDEN EN QUE EXCEL REALIZA LAS OPERACIONES  EN LAS FORMULAS

Excel realiza las operaciones especificadas en la fórmula, indicadas por los operadores, de acuerdo a un orden que ya tiene preestablecido. Para el cálculo de la fórmula Excel primero evalúa, de izquierda a derecha, los distintos operadores que la conforman determinando en que orden los debe procesar, para luego realizar los diferentes cálculos u operaciones según el orden encontrado.

Uso de paréntesis

Para cambiar el orden de evaluación de los operadores, se debe escribir entre paréntesis la parte de la fórmula a la que se requiere cambiar el orden preestablecido, de tal forma que ésta se procese antes que las demás. Los paréntesis se deben colocar por pares, es decir, un paréntesis que abre y otro paréntesis que cierra.

 OPERANDOS EN LAS FÓRMULAS

En una fórmula los operandos son los distintos valores que se utilizan para realizar las operaciones especificadas por los distintos operadores. Estos operandos pueden ser valores constantes, referencias a celdas, funciones.

CONSTANTES

Una constante es un valor que no se calcula ya que el mismo representa su valor.

REFERENCIAS A CELDAS

Una referencia a celda o celdas, identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e indica a Excel en qué celdas debe buscar los valores o los datos que se requieren en una fórmula. En las referencias se puede utilizar celdas de distintas partes de una hoja de cálculo. También puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro de trabajo y a otros libros de trabajo. Las referencias a celdas de otros libros de trabajo se denominan vínculos.

ESTILO DE REFERENCIA Excel utiliza el estilo de referencia A1, que se refiere a las columnas identificadas mediante letras (de A a IV, para un total de 256 columnas) y a las filas identificadas mediante números (del 1 al 65.536). Estas letras y números se denominan títulos o nombres de fila y de columna. Para hacer referencia a una celda, se debe escribir la letra de la columna seguida del número de fila.REFERENCIAS RELATIVAS Y ABSOLUTASReferencias relativas   Una referencia relativa de celda en una fórmula, siempre conserva la posición relativa entre la celda que contiene la fórmula y la celda a la que hace referencia. Si se traslada dicha fórmula de una celda a otra celda (se mueve o se copia) se modifica la referencia de celda en la fórmula que se crea en la celda destino.Referencias absolutas   Una referencia absoluta de celda en una fórmula, siempre hace referencia a la misma celda ubicada en una columna y fila específica. Si se traslada dicha fórmula de una celda a otra celda (se mueve o se copia) la referencia absoluta de celda en la celda destino no varia.Funciones

Las funciones son fórmulas predefinidas que proporciona Excel, las cuales ejecutan cálculos utilizando los valores especificados (denominados argumentos) en un orden determinado, para  producir un nuevo valor o grupo de valores. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas.Estructura de las funciones

Todas las funciones incluidas en Excel tienen la siguiente estructura:

Nombre(arg 1;arg 2;……;arg n)

La estructura de una función comienza por el nombre de la función, un paréntesis deapertura, los argumentos de la función separados por punto y coma [2]  y un paréntesis de cierre.

Introducir una fórmula

las fórmulas son expresiones que efectúan cálculos con los valores que se encuentran en la misma hoja de cálculo o en otra hoja del mismo libro de trabajo, para producir un nuevo valor que se va a asignar a la celda en la cual se introduce la fórmula. Para introducir una fórmula en una celda, se debe entrar como primer carácter el signo igual ( = ).

Introducir una fórmula que contenga referencias de celdas:

Las siguientes fórmulas contienen referencias relativas de celdas. La celda que contiene la fórmula se denomina celda dependiente cuando su valor depende de los valores de otras celdas. Por ejemplo si la celda B2  contiene la fórmula =C2, entonces se tiene que la celda B2 es dependiente de la celda C2.

=C2: Utiliza el valor de la celda C2

=Hoja2!B2: Utiliza el valor de la celda B2 de Hoja2

=-A10:Cambia de signo al valor numérico que se encuentra en la celda  A10

=A1+23:Suma al valor que contiene la celda A1 el número 23

Para introducir estas fórmulas se puede seguir cualquiera de los siguientes procedimientos:

–  Procedimiento 1

1. Seleccionar la celda en que desee introducir la fórmula.2. En la celda seleccionada o en la barra de fórmulas  , escribir = (signo igual).3. Escribir a continuación la fórmula.4. Al  finalizar de escribir la fórmula se presiona ENTRAR o se presiona el botón introducir  .

–  Procedimiento 2

1. Seleccionar la celda en que desee introducir la fórmula.2. En la celda seleccionada o en la barra de fórmulas  , escribir = (signo igual).3. Comenzar a escribir la fórmula y para ingresar las referencias a celdas dentro de la fórmula, se selecciona una celda, un rango de celdas, una ubicación de otra

hoja de cálculo o una ubicación de otro libro. Puede arrastrar el borde de la selección de celdas para mover la selección, o bien arrastrar la esquina del borde para ampliar la selección.

4. Al  finalizar de escribir la fórmula se presiona ENTRAR o se presiona el botón introducir  .

Cuando se introduce una fórmula que contiene referencia de celdas  Excel muestra en colores diferentes las distintas referencias.

COPIAR UNA FÓRMULA

Cuando se trabaja con una hoja de cálculo, el objetivo primordial es expresar los cálculos requeridos que llevan a la solución de un problema mediante una o más fórmulas. Pero es frecuente que, por la naturaleza del problema, una fórmula que se ha introducido en una celda se necesite copiarla a otra u otras celdas donde se aplica la misma fórmula. Al copiarse una fórmula de una celda a otras celdas, las referencias de celda pueden cambiar de acuerdo al tipo de referencia que se utilice.

MODIFICAR O EDITAR  UNA FÓRMULA

Sin por alguna razón, una fórmula que ya se ha ingresado en una celda necesita ser modificada, no es conveniente volver a escribir la fórmula desde el principio, sino utilizar el procedimiento para modificación o edición del contenido de una celda, el cual se muestra a continuación:

1. Haga doble clic en la celda que contiene la fórmula que desea modificar.2. Modifique el contenido de la celda preferiblemente en la barra de fórmulas3. Realice las modificaciones que sean necesarias (insertar,  cambiar o eliminar caracteres en la fórmula), utilizando para desplazarse en la misma el cursor del

mouse  y/o las teclas de direccionamiento del cursor.4. Para finalizar la edición y aceptar  las modificaciones realizadas presione la tecla ENTRAR o  presione el botón introducir    de la barra de fórmulas.

(para cancelar los cambios presione la tecla  ESCape o presione el botón  ).

ELIMINAR  FÓRMULAS

Para eliminar fórmulas que se encuentren en una hoja de cálculo, el procedimiento más directo y sencillo es el siguiente:

1. Seleccionar  la celda que contenga la fórmula.2. Presionar la tecla <SUPR>.

Se pueden eliminar todas las fórmulas que están en un rango de celdas, para lo cual se debe seleccionar primero el rango de celdas y luego se presiona la tecla  <SUPR>.

CORREGIR FÓRMULAS

Al igual que un corrector gramatical, Excel emplea algunas reglas para comprobar si hay problemas en las fórmulas. Estas reglas no garantizan que la hoja de cálculo no tenga ningún problema, pero ayudan en gran medida a encontrar los errores más comunes.

Los problemas se pueden revisar de dos formas: de uno en uno, como con el corrector ortográfico, o inmediatamente sobre la hoja de cálculo mientras se trabaja. Cuando Excel detecta un problema, muestra un pequeño triángulo en la esquina superior izquierda de la celda. Ambos métodos presentan las mismas opciones.

Celda que posiblemente tiene un problema de fórmula

Si se selecciona la celda que muestra este triángulo aparece al lado de la misma el botón    que al hacer clic en él muestra un conjunto de opciones. Se puede solucionar el problema utilizando alguna de las opciones que aparecen u omitirlo. Si se omite, ya no volverá a aparecer en las comprobaciones de errores subsiguientes. Sin embargo, todos los errores que haya omitido se pueden restablecer para que vuelvan a mostrarse.

Es frecuente que en una hoja de cálculo nos aparezca este indicador de error en celdas que con toda seguridad sabemos que no tienen errores, como cuando Excel detecta que al copiarse una fórmula a una celda, una de las celdas contiguas a ésta contiene una fórmula que es diferente, lo cual lo podríamos interpretar como una señal de precaución.

Taller Excel uso de fórmulas

Objetivo:

Evidenciar el uso de las formulas en Excel

Ejercicio

En el colegio “San Francisco”, el profesor de Sistemas desea llevar el control de las notas de sus estudiantes a través del uso de Excel para ello precisa:

1. Tener una lista con 20 estudiantes esta tiene el código, documento de identidad apellidos, nombre.2. Cada estudiante tiene 4 notas equivalentes al 75% de la nota final (se deben promediar las 4 notas),

una nota equivalente al examen final con valor del 20% y una última nota de autoevaluación con un valor del 5%.

3. Debe mostrar la nota final que es la suma de los 3 porcentajes.

Nota:

Los nombres pueden ser reales o inventados

La lista debe tener un buen diseño, es decir con colores y los textos centrados, bien presentado.

Las formulas deben estar bien aplicadas.

Las notas son de 0 – 10, deben colocar notas con decimales.

La lista debe estar organizada alfabéticamente.