FORMULÁRIOS Conceito:

É um importante meio de comunicação, transmissão e registro de informações.

Importância: Propicia a padronização nas comunicações internas,

visto que é considerado um elemento fundamental para a eficiência comunicacional das organizações;

Permite o armazenamento de dados e informações e sua posterior recuperação e uso;

Fornece condições de controle aos processos e fluxos organizacionais;

Auxilia na execução de atividades e tarefas, principalmente quando há novos funcionários.

Definição Formulário é um instrumento do processo

administrativo constituído de: Palavras e números

Dados fixos – impressos no próprio formulário Dados variáveis – preenchidos posteriormente

Espaços ou campos Linhas Colunas Formato

FORMULÁRIOS

O formulário é o veículo de transmissão, recebimento e preservação das informações necessárias para cobrir um

fluxo de trabalho, desde o inicio até a conclusão..

Técnica de Elaboração Técnica de Elaboração de Formuláriode Formulário

PLANO

CONTÍNUO

TIPOS DE TIPOS DE FORMULÁRIOSFORMULÁRIOS

Tipos de Formulários: Formulários Planos/Jatos: são confeccionados em

papel, de acordo com os padrões internacionais da International Organization for Standartization (ISO) ou de acordo com os padrões nacionais da Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT). São destinados, principalmente, ao registro de dados analíticos e, geralmente, são produzidos pelo sistema off-set ou tipográfico. A diferença básica entre ambos é a forma de apresentação, ou seja, o seu aspecto físico: Planos: normalmente são apresentados em folhas soltas

e/ou em blocos (Requisição de Material); Jatos: são apresentados em jogos individuais, presos e

devidamente carbonados (passagem aérea).

FORMULÁRIOS

Tipos de Formulários: Formulários Contínuos: são confeccionados em papel, e

obedecem aos padrões internacionais estabelecidos para a utilização em equipamentos de impressão computadorizados.

Formulários Eletrônicos: são aqueles que guardam os padrões dos formulários anteriormente apresentados em ambiente eletrônico, digital.

Fichas: são confeccionadas em papel de maior gramatura (cartão ou cartolina), obedecem aos mesmos padrões dos formulários e são, geralmente, destinadas ao registro de dados sintéticos.

FORMULÁRIOS

Requisitos para Elaborar Formulários: Layout/Desenho

Prover espaços suficientes; Manter distâncias convenientes para o

preenchimento (seja manual ou automatizado); Seqüência racional/lógica de preenchimento; Dispor de títulos legíveis e claros, referente ao

conteúdo que deve ser preenchido; Realçar os elementos principais, obrigatórios,

opcionais etc.; Aparência ‘clean’; Fonte, tamanho da fonte, nitidez da fonte, cor da

fonte etc.

FORMULÁRIOS

Requisitos para Elaborar Formulários: Controle Lógico

Elaborar em uma seqüência lógica, relacionado ao desenvolvimento dos fluxos que compõem determinado processo (do geral para o específico);

Elaborar o formulário a partir das questões essenciais, propiciando equilíbrio ao conteúdo do que deverá ser preenchido, nem mais, nem menos;

Evitar repetição de preenchimento; Elaborar o formulário de forma que seja identificado,

posteriormente, quem preencheu, quando preencheu, qual é o setor responsável etc.

Elaborar o formulário de forma que seja usado por todos os funcionários da organização, quando àquela determinada atividade/tarefa for desenvolvida.

FORMULÁRIOS

Etapas para Elaborar Formulários: Levantamento de análise das necessidades do setor, do

funcionário, da atividade/tarefa; Pensar no nome do formulário (real, caso exista algo

similar e qual é o melhor nome para identificá-lo posteriormente;

Analisar e definir qual(is) é(são) o(s) objetivo(s) do formulário;

Analisar se será um único formulário ou se será uma seqüência de formulários;

Analisar o nível dos funcionários que irão utilizar o formulário;

Analisar o consumo do formulário: diário, mensal, anual, sazonal;

Analisar o controle e avaliação: quem controla, quem avalia;

FORMULÁRIOS

Etapas para Elaborar Formulários: Elaboração do formulário (layout/desenho e do

conteúdo de forma lógica); Formato, tipo do papel, vias, carbonagem, arquivamento

etc. Analisar o custo/benefício do formulário; Analisar o resultado final e aperfeiçoar quantas

vezes forem necessárias; Submeter o formulário em uma aplicação piloto

para detectar possíveis falhas no preenchimento e controle;

Reelaborar o formulário a partir da detecção de falhas e submetê-lo novamente a nova aplicação piloto até que não haja mais detecção de falha.

FORMULÁRIOS

Etapas para Elaborar o Conteúdo dos Formulários: Inclusão de todos os tópicos necessários; Exclusão de todos os tópicos desnecessários; Uso de termos coerentes com o jargão da

organização; Restringir o uso de abreviações e siglas; Uso de títulos lógicos que reflitam claramente o que

se pretende; Observar a questão da numeração, paginação etc.

que deve ser padrão em todos os formulários da organização;

Informações de identificação: data, nome, assinatura etc.

FORMULÁRIOS

FORMULÁRIOS

Fonte: http://www.bibli.fae.unicamp.br/pedlivros_FE_2.html

FORMULÁRIOS

Fonte: http://www3.dbd.puc-rio.br/sre/solicitacao.asp

FORMULÁRIOS

Fonte: http://www.f2j.edu.br/biblioteca/contato.asp

FORMULÁRIOS

Fonte: http://sbifsc.ifsc.usp.br/emprestimo/requisicao.asp

1º 1º Levantamento das NecessidadesLevantamento das NecessidadesConsiste em estudar a finalidade do formulário, analisar a justificativa de sua criação, identificando as suas características básicas (formato, nº de vias, etc..);

2º Análise do FormulárioAnálise do Formulário É importante elaborar o fluxograma do

formulário desde a sua emissão até o arquivamento, com vistas a criticar o levantamento efetuado;

Como elaborar ?Como elaborar ?

Como elaborar ?Como elaborar ?

3º Planejamento da Solução3º Planejamento da SoluçãoDesenvolvimento do novo formulário, dando atenção ao lay-out. Convém preparar um novo fluxograma, instrução de preenchimento e especificação para impressão (principalmente se vai haver mudança de rotina);

Padronização

Simplificação

Combinação Eliminação

Crítica a Solução

4º 4º Teste de AvaliaçãoTeste de AvaliaçãoPara novos impressos, deve ser efetuado um teste de validação, com um prazo determinado, com vistas a verificar se a solução adotada é de fato a melhor ou se ainda é necessária alguma alteração;

5º Implantação DefinitivaImplantação DefinitivaEncaminhamento do formulário para a gráfica elaborar a sua impressão.

Como elaborar ?Como elaborar ?

Características Básicas.Características Básicas.

• Características físicas do papel (formato, grama-tura, cor e tipo);

• Texto;• Disposição gráfica.

Tipo de PapelTipo de Papel• Forma de

Preenchimento;• Destino do

Formulário;• Número de vias;• Forma de

Arquivamento;• Cor do papel;• Redação do

Texto.

Redação do TextoRedação do Texto

• Inclusão de todos os tópicos;• Exclusão dos tópicos desnecessários;• Definição clara dos termos;• Eliminação do uso de abreviações;• Adoção de título curto;• Margem de Arquivamento;• Numeração do formulário;• Numeração individual de controle.

A 1

A 2

A 3 A 4

A5

A 6

A5 148 x 210A6 105 x 148A7 74 x 105A8 52 x 74A9 37 x 52

A0 841 x 1189A1 594 x 841A2 420 x 594A3 297 x 420A4 210 x 297

FFOORRMMAATTOO

DDOO

PPAAPPEELL

FORMULÁRIO PLANOFORMULÁRIO PLANO

Formato do PapelFormato do PapelFORMULÁRIO CONTÍNUOFORMULÁRIO CONTÍNUO

Crimpagem

Furos de tração

Serrilha

Remalina

Uso do LogotipoUso do Logotipo

• Todos os documentos devem ter o logotipo • Se uso interno - só é necessário a marca;• Se uso externo - é necessário o logotipo

completo • deve-se analisar a necessidade da colocação

de endereço, telefone, nº do CGC. Ex. Nota Fiscal.

RecomendaçõesRecomendaçõesDeixar margem para

arquivamento. Utilizar sempre o logotipo da

empresa.

Redigir de forma clara preocupando-

de com quem responde;

Usar campos definidos para

respostas.

Evitar linhas pontilhadas ou

tracejadas.

Usar cores adequadamente.

Avaliar os custos antecipada-

mente.

Analisar a rotina do

formulário.

Avaliar o tipo de papel a ser usado.

Testar o formulário.

Destacar as informações mais usadas.

REFERÊNCIAS REFERÊNCIAS OLIVEIRA, D. de P. R. Sistemas, organização e métodos. 18. ed. São Paulo: Atlas, 2009. 301p.

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