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  • FORMULRIOS E MANUAIS

  • FORMULRIOSConceito-Documento padronizado, estruturado segundo sua finalidade especfica. Possui caractersticas e campos apropriados, destinado a receber, preservar e transmitir informaes.

  • O formulrio constitudo de:

    Dados fixos impressos antes do uso;Dados variveis anotados posteriormente;Espaos ou campos;Linhas;Colunas; e Formato.

  • Funes do formulrio

    Proporcionar uniformidade ou padronizao aos procedimentos administrativos, com vistas a melhor a segurana e reduzir o tempo das operaes; Estabelecer valor legal a operaes na ou pela empresa; Discriminar os dados e as informaes que devem ser registrados e processados; Facilitar o controle das atividades; Evitar escriturao de dados e informaes repetidas;Facilitar o fluxo de informaes;Facilitar o tratamento dos dados e das informaes;Facilita a compreenso e o entendimento pelo emitente e destinatrio.

  • Caractersticas dos formulrios

    Fsicas do papel (formato, gramatura, cor e tipo)TextoDisposio grfica

    Fsicas do papel (formato, gramatura, cor e tipo)

    Formato do papel

    A racionalizao dos formatos de papel de impresso foi iniciada na Inglaterra, durante a Primeira Guerra Mundial. Em 1919 Padro Internacional de Medidas Mtricas ISO (International Standartion Organization). Os Formatos ISO so conhecidos como formatos A . Formato-padro brasileiro foi reproduzido do formato ISSO e constante da Norma PB-4, de 1945 da Associao Brasileira de Normas Tcnicas - ABNT.

  • Objetivos do formato A

    Economia de papel, pois as dimenses bem estabelecidas permitem um processo mais adequado no corte dos rolos de papel; eFacilidades de arquivamento, pela padronizao dos tamanhos

    Formatos A

    O Modelo-padro o A-4 (210 X 297 mm) derivando os demais por reduo ou ampliao;

  • Objetivos do formato A

    Economia de papel, pois as dimenses bem estabelecidas permitem um processo mais adequado no corte dos rolos de papel; eFacilidades de arquivamento, pela padronizao dos tamanhos

    Formatos A

    O Modelo-padro o A-4 (210 X 297 mm) derivando os demais por reduo ou ampliao;

  • Texto

    Algumas regras devem ser observadas na redao do texto de formulrios:

    Incluir todos os tpicos indispensveis ao registro e a transmisso de informao;Excluso de tpicos desnecessrios;Definio clara dos termos utilizados, evitando distores e enganos;restringir abreviaes, siglas e palavras incompletas;Adoo de um ttulo, para identificao imediata do formulrio;Numerao genrica, no canto esquerdo inferior, para facilitar sua identificao; eNumerao individual, no canto superior direito, para verificar utilizao, se houve extravio, atraso, etc.Registro da data e da srie de impresso, podendo auxiliar em seu controle, bem como esclarecer se o modelo ou no vigente;logotipo, nome e endereo da empresa e outros exigidos por lei; eIndicao do remetente e do destinatrio, por meio de smbolos ou cores.

  • Disposio grficaCom o intuito de facilitar o preenchimento e a leitura do formulrio, importante que: Os itens estejam em seqncia lgica;O verso do impresso s seja utilizado para instrues impressas ou esclarecimentos necessrios; eExista um campo destinado s observaes que se fizerem necessrias.

  • MANUAIS ADMINISTRATIVOSSo documentos elaborados com a finalidade de uniformizar os procedimentos que devem ser realizados nas diversas reas da organizao.

    Favorecem a integrao do sistema de comunicao e entre os diversos setores.

  • OBJETIVOS DO MANUAISDivulgar instrues.Proporcionar mtodos que possibilitam a execuo uniforme do servio.Coordenar as atividades dos setores.Atribuir competncia aos setores

  • RAZES PARA ADOO DE MANUAIS Crescimento da organizao - quando no mais possvel dar instrues particulares para cada empregado.

    Complexidade da Operao - quando no mais possvel dar explicaes individuais. Nos Manuais esto previstos todos os casos, podendo ser consultado pelo prprio empregado.

    Alta taxa de Turnover - quando a rotatividade de pessoal grande, torna-se impraticvel o treinamento exaustivo de cada novo funcionrio.

  • Tcnica de ElaboraoCodificao - Numerao dos documentos com base nas respectivas finalidades.

    Padronizao - forma de apresentao, tamanho do papel, margens, composio dos campos.Tipos de Manuais

    Manual de OrganizaoManual de FormulriosManual de Procedimentos

  • MANUAL DE ORGANIZAODocumentar a forma como a empresa est organizada. Retratar o plano organizacional da empresa, mostrando de maneira prtica as regies em que ela opera, as linhas de produtos, a coordenao das funes e o controle dos servios.MANUAL DE FORMULRIOS Define a finalidade do formulrio, a forma de preenchimento, n de vias a sua distribuio, tipo de papel, tamanho, cor de impresso, e o usurio do formulrio na empresa.MANUAL DE PROCEDIMENTOS Tem como objetivo descrever as atividades que interessam aos diversos rgos da empresa e explicar como elas devem ser desenvolvidas.

  • INSTRUMENTOS EXECUTIVOS - NORMATIVOSEstabelecem as diretrizes gerais da empresa. Regulamento - traduz as polticas gerais.Diretriz - define as linhas gerais de ao para os subordinados.Procedimento - estabelece os princpios orientadores da execuo das funes/atividades de cada rgo.Instrues - o instrumento que regula detalhes da execuo das atividades.

  • INSTRUMENTOS EXECUTIVOS - DECISRIOSExpressam as decises tomadas pelos executivos. - Resoluo - de competncia da alta administrao, quando transmite suas decises.Deciso - de competncia dos executivos de execuo setorial.Determinao - de competncia dos gerentes de 3 nvel administrativo.

  • Instrumentos Executivos Complementares

    So instrumentos indispensveis ao desempenho das atividades. Compete aos executivos de 1 e 2 nveis. Catlogos de produtos.Quadros de pessoal. Tabelas salariais.Tabelas de siglas.Publicaes internas.Lista de fornecedores.Lista de cdigos de materiais.