FOLHA DE CONTROLE DE DOCUMENTOS - ?· São documentos emitidos pelo sistema de almoxarifado, para contabilizar…

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<ul><li><p>FOLHA DE CONTROLE DE DOCUMENTOS </p><p>FM-IPN-0503-01 V2 1 de 1 </p><p>1) IDENTIFICAO </p><p>Cdigo do documento IT-IPN-1502.02 Reviso 04 Data 16/11/2012 </p><p>Ttulo ARMAZENAGEM DE MATERIAIS </p><p>Classificao Ostensiva no de pginas 05 no de anexos 02 </p><p> 2) ELABORAO, ANLISE e APROVAO </p><p> Nome Setor Rubrica Data </p><p>Elaborado Ivone Moura GMP 16/11/2012 </p><p>Analisado Pedro Marcelino S. Silveira GMP 16/11/2012 </p><p>Aprovado Pedro Marcelino S. Silveira GMP 16/11/2012 </p><p> 3) DISTRIBUIO: </p><p>Nome Unidade Instituio Data </p><p>Intranet Todas IPEN 29/11/2012 </p><p> 4) HISTRICO DE ALTERAES </p><p>Rev. Data Descrio da Alterao </p><p>0 14/01/2000 Implantao do sistema de qualidade IPEN </p><p>1 14/04/2000 No item lanamento da entrada de matria-prima foi retirado o pargrafo que fazia referncia no CR. Mudanas no item 3.3 Etiquetagem e armazenamento de material quanto a regra de empilhamento de matria-prima. </p><p>2 30/06/2004 Melhor definio do objetio (item 1), redao e atualizao dos procedimentos referentes as atividades desenvolvidas na GMP/A (item 3) </p><p>3 10/11/2008 Atualizao de rotinas e procedimentos desenvolvidos na GMP/A </p><p>4 16/11/2012 Atualizao de rotinas e procedimentos desenvolvidos na GMP/A </p><p> 5) DOCUMENTOS CORRELACIONADOS </p><p>Cdigo do Documento Ttulo </p><p>PG-IPN-1502 Recebimento, armazenagem, embalagem, manuseio, preservao e expedio de materiais </p></li><li><p>Ttulo Cdigo Rev. </p><p>ARMAZENAGEM DE MATERIAIS IT-IPN-1502.02 04 </p><p> 1 de 5 proibida a duplicao ou reproduo deste volume ou de parte do mesmo, sob quaisquer meios, sem autorizao expressa do ipen </p><p>Verifique a LISTA MESTRA de Documentos do SGI do ipen em http://intranet.ipen.br Certifique-se de que esta seja a reviso vigente antes de utilizar este documento. </p><p>Cpias impressas sem a identificao CPIA CONTROLADA no so controladas e no devem ser utilizadas com propsito operacional. </p><p>1 Objetivo </p><p>Estabelecer procedimento para recebimento, armazenagem, distribuio, manuseio e reposio de material no estoque do almoxarifado. </p><p>2 Campo de Aplicao </p><p>Aplica-se ao ipen. </p><p>3 Procedimento </p><p>3.1 Entrada de materiais no estoque do almoxarifado </p><p>A entrada de materiais no estoque do almoxarifado efetuada a partir da contabilizao de documentos de entrada dos mesmos, emitidos atravs do sistema de almoxarifado, estando separados em trs partes distintas: Aquisio de estoque, Devoluo de Material e Aquisio Especial. </p><p>3.1.1 Aquisio de material de estoque </p><p>Toda a contabilizao das aquisies do ipen para o estoque efetuada utilizando-se a emisso dos seguintes documentos: Comprovante de Recebimento, Atestado de Recebimento e Registro de Recebimento de Matria-prima e Material de Envase e Acondicionamento e possuem um mesmo nmero gerado sequencialmente, emitidos pelo GMP/R a partir dos dados extrados da Minuta de Compras e da Nota Fiscal do fornecedor. </p><p>Toda documentao encaminhada confrontada com o material recebido verificando se esto de acordo com a descrio, validade, quantidade e valores. </p><p>3.1.2 Devoluo de material </p><p>Consiste na contabilizao dos materiais devolvidos pelos requisitantes a GMP/A no sistema de almoxarifado. Todo documento de devoluo tem um nmero de registro (protocolo), sendo que o valor do material devolvido creditado na cota da unidade requisitante que efetuou a devoluo do material. </p><p>Ao final do processo, essas Devolues de Materiais so arquivados em pastas tipo A-Z e guardados em armrio da GMP por 01 ano. </p><p>3.1.3 Aquisies especiais </p><p>So documentos emitidos pelo sistema de almoxarifado, para contabilizar a entrada, na GMP/A, de produtos adquiridos atravs de nota fiscal de remessa, doao, bonificao e outros. </p><p>3.2 Recebimento de material no almoxarifado </p><p> concretizado a partir da conferncia do material minutado e o descrito na nota fiscal do fornecedor e finalizando esse processo toda a documentao gerada com o recebimento do produto, encaminhada para a GFC anexar ao processo de compras e providenciar o devido pagamento ao fornecedor. </p><p>3.3 Cadastramento de material de estoque na LIA </p><p>Todos os materiais constantes na LIA, fazem parte do acervo de itens cadastrados no sistema de almoxarifado, contendo cdigo distinto e os seguintes dados especficos: unidade de remessa, descrio, siafi, grupo classe, cdigo de barras do fornecedor, quantidade e valor. </p></li><li><p>Ttulo Cdigo Rev. </p><p>ARMAZENAGEM DE MATERIAIS IT-IPN-1502.02 04 </p><p> 2 de 5 proibida a duplicao ou reproduo deste volume ou de parte do mesmo, sob quaisquer meios, sem autorizao expressa do ipen </p><p>Verifique a LISTA MESTRA de Documentos do SGI do ipen em http://intranet.ipen.br Certifique-se de que esta seja a reviso vigente antes de utilizar este documento. </p><p>Cpias impressas sem a identificao CPIA CONTROLADA no so controladas e no devem ser utilizadas com propsito operacional. </p><p>No caso da aquisio de novos produtos para o estoque, o mesmo includo na LIA em um cdigo sequencial gerado pelo sistema de almoxarifado. </p><p>3.4 Embalagem </p><p>Quando os materiais so entregues pelo fornecedor em embalagem com quantidade a granel os mesmos so reembalados no GMP/A e separados em grupos menores de acordo com trs requisitos: </p><p> facilidade de contagem do produto; </p><p> embalagem disponvel (quando a habitualmente usada falta por algum motivo, a mais similar utilizada em seu lugar); </p><p> quantidade solicitada pelo requisitante. </p><p>Desta forma, a Unidade Requisitante obtm uma quantidade de material mais precisa em relao s suas necessidades, a GMP/A racionaliza a contagem e melhora os cuidados de manuteno da higienizao do produto estocado. </p><p>3.5 Etiquetagem e identificao </p><p>Todos os materiais que entram no estoque da GMP/A so identificados com o cdigo de barras do prprio produto ou com etiquetas geradas no sitema de almoxarifado, visando facilitar sua localizao na rea de estocagem, bem como o rastreamento e a identificao da empresa fornecedora. </p><p>3.6 Armazenagem do material </p><p>Todos os materiais estocados so armazenados em prateleiras, estantes ou empilhados sobre pallets e estocados em reas da GMP/A. </p><p> assegurado que as reas de armazenagem: </p><p> Possuam espao para a inspeo e reembalagem dos materiais; </p><p> Sejam mantidas desimpedidas e limpas; </p><p> Permitam uma sada fcil em casos de emergncia; </p><p> Sejam de acesso restrito ao pessoal autorizado; </p><p> No sejam utilizadas como passagem para outros setores. </p><p>Os procedimentos de movimentao de material so norteados pelo Manual de Normas e Procedimentos de Segurana disponvel na Rede ipen. Quando houver necessidade de empilhamento de produtos, deve seguir normas identificadas na embalagem do mesmo ou em documento fornecido pelo fabricante. </p><p>3.7 Sada de materiais do estoque do GMP/A </p><p>Consiste na contabilizao da sada de materiais requisitados no Almoxarifado, atravs de uma requisio de almoxarifado emitida pelas unidades requisitantes internas do ipen. </p><p>Toda a sistemtica de emisso de requisio de almoxarifado informatizada, devendo seguir as seguintes normas: </p><p> somente os usurios e unidades requisitantes cadastrados no sistema de almoxarifado podem emitir uma requisio de material; </p><p> requisitar os materiais respeitando o seu grupo classe; </p><p> requisitar os materiais disponveis; </p></li><li><p>Ttulo Cdigo Rev. </p><p>ARMAZENAGEM DE MATERIAIS IT-IPN-1502.02 04 </p><p> 3 de 5 proibida a duplicao ou reproduo deste volume ou de parte do mesmo, sob quaisquer meios, sem autorizao expressa do ipen </p><p>Verifique a LISTA MESTRA de Documentos do SGI do ipen em http://intranet.ipen.br Certifique-se de que esta seja a reviso vigente antes de utilizar este documento. </p><p>Cpias impressas sem a identificao CPIA CONTROLADA no so controladas e no devem ser utilizadas com propsito operacional. </p><p> todo o material estocado tem um valor para a unidade requisitante, ou seja, uma cota monetria para a retirada desses produtos no almoxarifado. Na falta de recursos, a unidade requisitante fica automaticamente bloqueada e no conseguir emitir uma requisio de material. </p><p>Toda requisio de material encaminhada atravs do sistema a GMP/A para providenciar o atendimento e entrega do item solicitado ao requisitante. </p><p>No caso de falta de recursos monetrios na cota, a unidade requisitante no consegue emitir requisio de almoxarifado e deve solicitar ao DAD um reforo. Assim que esse reforo autorizado, a DAD emite um memorando interno e o encaminha para o GMP/A providenciar o reforo da cota. </p><p>3.8 Pr-contabilizao de uma requisio de material do almoxarifado </p><p>Toda requisio de almoxarifado inicialmente registrada, os itens e as quantidades so conferidos e posteriormente a mesma pr-contabilizada no sistema de almoxarifado. </p><p>3.9 Conferncia do material solicitado </p><p>Todo o material solicitado na requisio de material separado e utilizando-se de um coletor de cdigo de barras feita a conferncia do produto e da quantidade requisitada. Havendo alguma divergncia entre o que foi requisitado e o separado, o sistema impede a finalizao do processo. </p><p>3.10 Contabilizao da requisio de material </p><p>Aps a conferncia, a requisio de almoxarifado contabilizada e seu valor debitado na cota da unidade requisitante. </p><p>3.11 Entrega de material requisitado </p><p>Todo o material requisitado, aps conferido e contabilizado no sistema, embalado e a GMP/A providencia a entrega dos mesmos nas respectivas unidades requisitantes. </p><p>3.12 Extratos de movimentao mensal </p><p>Ao final de todos os meses, ou sempre que solicitado, a GMP envia, atravs do sistema de almoxarifado, um email para o chefe e a secretria de cada rea requisitante, com um relatrio contendo o registro de toda a movimentao de materiais requisitados e os valores utilizados pela sua unidade requisitante. </p><p>3.13 Reposio de material no estoque </p><p>A GMP/A o Setor responsvel pelo controle dos nveis dos materiais de LIA e pela emisso de requisio de material de compras visando a reposio de produtos no estoque do almoxarifado. </p><p>3.14 Destinao dos documentos emitidos </p><p>Os documentos emitidos no sistema de almoxarifado pela GMP/R, como Requisio e Devoluo de Material, aps finalizado o processo de contabilizao e entrega, so guardados no arquivo da GMP por 01 ano. </p><p>4 Anexos </p><p>Anexo 1 Requisio de Material; </p><p>Anexo 2 Devoluo de Material.</p></li><li><p>Ttulo Cdigo Rev. </p><p>ARMAZENAGEM DE MATERIAIS IT-IPN-1502.02 04 </p><p> 4 de 5 proibida a duplicao ou reproduo deste volume ou de parte do mesmo, sob quaisquer meios, sem autorizao expressa do ipen </p><p>Verifique a LISTA MESTRA de Documentos do SGI do ipen em http://intranet.ipen.br Certifique-se de que esta seja a reviso vigente antes de utilizar este documento. </p><p>Cpias impressas sem a identificao CPIA CONTROLADA no so controladas e no devem ser utilizadas com propsito operacional. </p><p>Anexo 1 Requisio de Material </p></li><li><p>Ttulo Cdigo Rev. </p><p>ARMAZENAGEM DE MATERIAIS IT-IPN-1502.02 04 </p><p> 5 de 5 proibida a duplicao ou reproduo deste volume ou de parte do mesmo, sob quaisquer meios, sem autorizao expressa do ipen </p><p>Verifique a LISTA MESTRA de Documentos do SGI do ipen em http://intranet.ipen.br Certifique-se de que esta seja a reviso vigente antes de utilizar este documento. </p><p>Cpias impressas sem a identificao CPIA CONTROLADA no so controladas e no devem ser utilizadas com propsito operacional. </p><p>Anexo 2 Devoluo de Material </p></li></ul>