fluxogramas - irp-cdn.multiscreensite.com · ex. de fluxograma vertical operação ou análise...

23
FLUXOGRAMAS

Upload: hatu

Post on 19-Nov-2018

217 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Page 1: FLUXOGRAMAS - irp-cdn.multiscreensite.com · Ex. de Fluxograma Vertical Operação ou análise Cliente: ... descrição de processo ou mesmo identificando processos redundantes. Identificar

FLUXOGRAMAS

Page 2: FLUXOGRAMAS - irp-cdn.multiscreensite.com · Ex. de Fluxograma Vertical Operação ou análise Cliente: ... descrição de processo ou mesmo identificando processos redundantes. Identificar

Introdução

Todo e qualquer processo, tanto administrativo quanto operacional, tem um fluxo das operações (entrada, processamento e saída). Esse fluxo envolve:

Page 3: FLUXOGRAMAS - irp-cdn.multiscreensite.com · Ex. de Fluxograma Vertical Operação ou análise Cliente: ... descrição de processo ou mesmo identificando processos redundantes. Identificar

........

Operações, Áreas da organização envolvidas, Recursos (humanos e materiais), Custos relativos a esses recursos, Volume de trabalho, os tempos de execução, Documentação que tramita pelo mesmo e a

tecnologia de informação utilizada.

Page 4: FLUXOGRAMAS - irp-cdn.multiscreensite.com · Ex. de Fluxograma Vertical Operação ou análise Cliente: ... descrição de processo ou mesmo identificando processos redundantes. Identificar

Importância da Análise de Processos

Page 5: FLUXOGRAMAS - irp-cdn.multiscreensite.com · Ex. de Fluxograma Vertical Operação ou análise Cliente: ... descrição de processo ou mesmo identificando processos redundantes. Identificar

CONCEITO

Fluxograma é: Técnica de representação gráfica

que se utiliza símbolos previamente convencionados, permitindo a descrição clara e precisa do fluxo, ou seqüência, de um processo, bem como sua análise e redesenho.

Page 6: FLUXOGRAMAS - irp-cdn.multiscreensite.com · Ex. de Fluxograma Vertical Operação ou análise Cliente: ... descrição de processo ou mesmo identificando processos redundantes. Identificar

ASPECTOS PRINCIPAIS

Padronizar a representação dos métodos e os procedimentos administrativos;

Maior rapidez na descrição dos métodos administrativos;

Facilitar a leitura e o entendimento; Facilitar a localização e a identificação dos

aspectos mais importantes; Maior flexibilidade; e Melhor grau de análise.

Page 7: FLUXOGRAMAS - irp-cdn.multiscreensite.com · Ex. de Fluxograma Vertical Operação ou análise Cliente: ... descrição de processo ou mesmo identificando processos redundantes. Identificar

VANTAGENS Aumenta a competência e influência de

quem os elabora Seu desempenho afeta a maneira como

outros usam determinada saída. Desenvolve o espírito da equipe Cria motivação pelas fontes de informações

e apoio disponíveis Floresce a responsabilidade individual Facilita o estabelecimento de objetivos

Page 8: FLUXOGRAMAS - irp-cdn.multiscreensite.com · Ex. de Fluxograma Vertical Operação ou análise Cliente: ... descrição de processo ou mesmo identificando processos redundantes. Identificar

DESVANTAGENS

Apresentam dificuldades no desenho e alterações; Depuração e testes não são fáceis, em geral; Dificuldade na decisão do nível de detalhes a serem

colocados nos fluxogramas

Page 9: FLUXOGRAMAS - irp-cdn.multiscreensite.com · Ex. de Fluxograma Vertical Operação ou análise Cliente: ... descrição de processo ou mesmo identificando processos redundantes. Identificar

Análise pelo Fluxograma

O que é feito? Para que serve essa fase? Por que essa fase é necessária? Onde essa fase deve ser feita? Quando essa fase deve ser feita? Quem deve executar a fase? Há alguém mais bem qualificado para executá-

la? Como a fase está sendo executada?

Page 10: FLUXOGRAMAS - irp-cdn.multiscreensite.com · Ex. de Fluxograma Vertical Operação ou análise Cliente: ... descrição de processo ou mesmo identificando processos redundantes. Identificar

TIPOS DE FLUXOGRAMA

FLUXOGRAMA VERTICAL

É destinado à representação de rotina simples em seu processamento analítico em uma unidade organizacional.

Esse tipo de fluxograma possui quatro vantagens:

Page 11: FLUXOGRAMAS - irp-cdn.multiscreensite.com · Ex. de Fluxograma Vertical Operação ou análise Cliente: ... descrição de processo ou mesmo identificando processos redundantes. Identificar

TIPOS DE FLUXOGRAMA Consiste em poder ser impresso como

formulário padronizado;

Rapidez de preenchimento, pois os símbolos já se acham impressos;

Maior clareza de apresentação; e

Grande facilidade de leitura por parte dos usuários.

Page 12: FLUXOGRAMAS - irp-cdn.multiscreensite.com · Ex. de Fluxograma Vertical Operação ou análise Cliente: ... descrição de processo ou mesmo identificando processos redundantes. Identificar

Ex. de Fluxograma Vertical

Operação ou análise Cliente:

Execução ou conferência Processo:

Demora Atual ( ) ou Proposta ( )

Arquivo Provisório Estudado por:

Arquivo Definitivo

Transporte Data:

123456789

1011

Símbolos

Símbolos

FLUXOGRAMA VERTICAL

Totais

UnidadeOrganizacional

Descrição

Page 13: FLUXOGRAMAS - irp-cdn.multiscreensite.com · Ex. de Fluxograma Vertical Operação ou análise Cliente: ... descrição de processo ou mesmo identificando processos redundantes. Identificar
Page 14: FLUXOGRAMAS - irp-cdn.multiscreensite.com · Ex. de Fluxograma Vertical Operação ou análise Cliente: ... descrição de processo ou mesmo identificando processos redundantes. Identificar

Fluxograma Vertical

Símbolo Significado Verbos Mais Usuais

OperaçãoExecutar, criar, produzir, copiar, publicar, inse-rir, incluir, datilografar/digitar, emitir, pôr/colo- car, calcular, providenciar, elaborar, remover, apanhar, processar, coletar, perfurar, preen- cher, classificar, redigir, retirar, eliminar, preparar etc.

TransporteRemeter, transportar, conduzir, enviar, deslocar, encaminhar, trocar, destinar, movimentar etc.

ArquivoArquivar, guardar, armazenar, encerrar, ordenar, estocar, terminar, desarquivar etc.

Espera Esperar, aguardar, demorar, receber etc.

ControleAprovar, inspecionar, controlar, assinar, verifi-car, examinar, analisar etc.

D

Page 15: FLUXOGRAMAS - irp-cdn.multiscreensite.com · Ex. de Fluxograma Vertical Operação ou análise Cliente: ... descrição de processo ou mesmo identificando processos redundantes. Identificar

Ideal para pequenas tarefas

Page 16: FLUXOGRAMAS - irp-cdn.multiscreensite.com · Ex. de Fluxograma Vertical Operação ou análise Cliente: ... descrição de processo ou mesmo identificando processos redundantes. Identificar

TIPOS DE FLUXOGRAMA

......... a elaboração é feita como se estivesse escrevendo, só que no lugar de somente palavras são utilizados símbolos e palavras que permitem a descrição do fluxo do processo de maneira clara e precisa.

Page 17: FLUXOGRAMAS - irp-cdn.multiscreensite.com · Ex. de Fluxograma Vertical Operação ou análise Cliente: ... descrição de processo ou mesmo identificando processos redundantes. Identificar

FluxogramaSimbologia

Inicio ou FimInicio ou Fim Atividade ou Atividade ou açãoação Verificação ou Verificação ou

decisãodecisão

ConectorConectorDocumentoDocumento

Linha do Linha do fluxofluxo

Page 18: FLUXOGRAMAS - irp-cdn.multiscreensite.com · Ex. de Fluxograma Vertical Operação ou análise Cliente: ... descrição de processo ou mesmo identificando processos redundantes. Identificar

SIMBOLOGIA DE FLUXOGRAMA GLOBAL OU DE COLUNAS

Sentido circulação

Doc/Infor. Orais

Conector de Rotina

ConferênciaDemora ou atraso

DecisãoArquivo

ConectorMaterial

Informação oral

Inutilização ou destruição de dcs.

DocumentoTerminal

SIGNIFICADOSÍMBOLOSIGNIFICADOSÍMBOLO

Page 19: FLUXOGRAMAS - irp-cdn.multiscreensite.com · Ex. de Fluxograma Vertical Operação ou análise Cliente: ... descrição de processo ou mesmo identificando processos redundantes. Identificar

Exemplo...

Projeto:Fluxo Completo e Integrações das Marcas

Elaborado por: Joabi CaladoEfetuada por: Joabi Calado / Duarte Salvador RosaData: 3/10/2004Última atualização: 12/4/2008Atualizado por: Joabi Calado

Compras VTs / O&M(11) 3351 2194 Indice:www.beneficios.com.br Banco de Trocas

Cartões

Cartões Não Consignados

CENTRALConferenciaControleCustodiaDistribuiçãoFinanceiroGeralLIB.TEC.PCPProduçãoSiscorpStatus ped.

Page 20: FLUXOGRAMAS - irp-cdn.multiscreensite.com · Ex. de Fluxograma Vertical Operação ou análise Cliente: ... descrição de processo ou mesmo identificando processos redundantes. Identificar

POR QUE FLUXOGRAMAS ?

A razão porque os fluxogramas funcionam tão bem é porque eles trabalham com a parte forte que as pessoas têm. O que o cérebro faz de melhor é reconhecer imagens. Fluxogramas são imagens. A maioria das companhias tem poucos fluxogramas ou nenhum. Normalmente elas dependem de pastas cheias de procedimentos e instruções que não refletem realmente como a empresa funciona e não conduz a identificação de melhorias.

Page 21: FLUXOGRAMAS - irp-cdn.multiscreensite.com · Ex. de Fluxograma Vertical Operação ou análise Cliente: ... descrição de processo ou mesmo identificando processos redundantes. Identificar

POR QUE FLUXOGRAMAS ?

Isto acontece porque a maioria destas pastas não é lida. Se alguém as lê, isto é feito uma vez e em seguida são postas de lado. As pessoas não seguem estas instruções e fazem o seu trabalho o melhor que podem, algumas vezes baseado em uma memória latente resultante desta leitura única.

Page 22: FLUXOGRAMAS - irp-cdn.multiscreensite.com · Ex. de Fluxograma Vertical Operação ou análise Cliente: ... descrição de processo ou mesmo identificando processos redundantes. Identificar

Conclusão

Os fluxogramas possibilitam às pessoas identificarem falhas inerentes dos procedimentos, ao reconhecerem a falta de um fecho em uma descrição de processo ou mesmo identificando processos redundantes. Identificar falhas em um documento de várias páginas em texto torna-se muito mais difícil.

Page 23: FLUXOGRAMAS - irp-cdn.multiscreensite.com · Ex. de Fluxograma Vertical Operação ou análise Cliente: ... descrição de processo ou mesmo identificando processos redundantes. Identificar

Conclusão

.................A maior parte das companhias falha em manter a revisão de documentos que não são lidos. Os documentos tornam-se desatualizados porque os processos passam a ser definidos sem que haja atenção a esses documentos. Os fluxogramas são documentos vivos. Eles são alterados com facilidade e podem ser usados diariamente para ajudar a definir e refinar os processos.