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 FLUXOGRAMA “ Se pudéssemos saber, em primeiro lugar, em que  ponto nos en contram os e até q ue pon to avan çaremo s, estaríamos em melhores condições para julgar o que  fazer e como fa zê-lo.”  Abraham Lincoln

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FLUXOGRAMA

“ Se pudéssemos saber, em primeiro lugar, em que

 ponto nos encontramos e até que ponto avançaremos,

estaríamos em melhores condições para julgar o que

 fazer e como fazê-lo.”

 

Abraham Lincoln

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SUMÁRIO

1 INTRODUÇÃO....................................................................................................... 04

2 CONCEITO DE FLUXOGRAMA............................................................................ 05

3 OBJETIVOS........................................................................................................... 05

4 VANTAGENS......................................................................................................... 06

5 SÍMBOLOS ........................................................................................................... 07

6 TIPOS DE FLUXOGRAMA.................................................................................... 08

6.1 FLUXOGRAMA VERTICAL................................................................................. 08

6.2 FLUXOGRAMA HORIZONTAL........................................................................... 10

6.3 FLUXOGRAMA GLOBAL OU DE COLUNA.........................................................11

7 ELABORAÇÃO DE UM FLUXOGRAMA...............................................................12

8 APLICAÇÃO PRÁTICA NA EMPRESA “Comercial Delima Ltda”..................... 12

9 CONSIDERAÇÕES FINAIS................................................................................... 14

REFERÊNCIAS......................................................................................................... 15

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1 INTRODUÇÃO

Visto que em uma empresa são realizadas diversas atividades para se obter o

resultado esperado, a função de controle assume um papel fundamental.

O controle é um processo administrativo que, mediante a comparação com

padrões previamente estabelecidos, procura medir e avaliar o desempenho e o

resultado das ações. Com a finalidade de realimentar os tomadores de decisões, de

forma que possam corrigir ou reforçar esse desempenho ou interferir em funções do

processo administrativo, o controle pode assegurar que os resultados satisfaçam os

desafios e os objetivos estabelecidos.

Portanto, a atividade de controlar deve ser entendida como o processo de

coletar e retroalimentar informações sobre o desempenho, de maneira que os

responsáveis pelas tomadas de decisões possam comparar os resultados realizados

com os resultados planejados e decidir o que fazer a respeito de distorções ou

problemas diagnosticados.

Uma das ferramentas utilizadas no controle é o fluxograma, por meio do qual

o gestor pode representar os vários fatores e as variáveis que ocorrem no ambienteorganizacional que afetam o processo decisório.

Podemos definir fluxograma, mais amplamente, como uma ferramenta de

representação gráfica do trabalho realizado na organização, possuindo vários tipos e

grau de complexidade de acordo com o objetivo a que se destina.

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2 CONCEITO DE FLUXOGRAMA

De acordo com Oliveira (2007), Fluxograma, ou Flow-chart, é a representação

gráfica que apresenta a sequência de uma atividade de forma analítica,

caracterizando as operações, os responsáveis e/ou unidades organizacionais

envolvidas no processo.

Também podemos definir fluxograma, de forma genérica, como uma

ferramenta de representação gráfica do trabalho realizado na organização,

possuindo vários tipos e grau de complexidade de acordo com o objetivo a que se

destina.

O fluxograma é uma das ferramentas utilizadas no controle, por meio do qual

o gestor pode representar os vários fatores e as variáveis que ocorrem no ambiente

organizacional, fatores e variáveis que afetam e determinam o processo decisório.

3 OBJETIVOS

O Fluxograma tem como objetivo buscar:

• Uma padronização na representação dos métodos e dos procedimentos

administrativos;

•  A garantia de maior rapidez na descrição dos métodos administrativos;

•  A facilitação da leitura e do entendimento das rotinas administrativas;

•  A localização e a identificação dos aspectos mais importantes das atividadesvisualizadas;

• Maior flexibilização e um melhor grau de analise, entre outros.

 Através de uma completa, ordenada, detalhada e real disposição, os

fluxogramas auxiliam a descobrir as falhas de naturezas diversas, além disso,

podem responder pelas deficiências constatadas na execução das atividades, pois o

fluxograma é um espelho do que os manuais, normas e procedimentos determinamque sejam realizados.

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4 VANTAGENS

Fluxograma tem como principais vantagens:

• Propiciar o uso de convenções de simbologias, o que possibilita uma leitura

mais simples e lógica do processo, tanto por parte dos especialistas em

métodos administrativos, quanto por seus usuários.

• Possibilitar a identificação de forma mais fácil e rápida dos pontos fortes e

fracos do método administrativo considerado.

• Propiciar a atualização e manutenção do método administrativo de maneira

mais adequada, pela melhor clareza das alterações introduzidas, incluindo

suas causas e efeitos.

Os envolvidos no processo devem sempre ter em mente as informações

básicas provenientes de um fluxograma. Informações como o tipo de operação ou

trâmite que integram o seu circuito, as unidades organizacionais em que se realizam

cada operação, o volume das operações efetuadas, o sentido de circulação ou fluxo

de informação e os níveis hierárquicos que intervêm nas operações representadas

pelo fluxograma.

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5 SÍMBOLOS

Os símbolos utilizados nos fluxogramas têm como objetivo evidenciar origem,

processo e destino da informação escrita de um sistema. A combinação dos

símbolos apresentados com uma série de outros símbolos complementares permite

ampliar, esclarecer ou interpretar os diferentes passos do sistema administrativo.

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6 TIPOS DE FLUXOGRAMA

Os principais fluxogramas utilizados são:

• Fluxograma Vertical;

• Fluxograma Horizontal

• Fluxograma Global ou de Coluna

6.1 FLUXOGRAMA VERTICAL

O Fluxograma Vertical também é conhecido como folha de análise, folha de

simplificação do trabalho ou diagrama de processo

Fluxograma vertical é, normalmente, destinado à representação de rotina

simples em seu processamento analítico em uma unidade organizacional.

Possui quatro vantagens bastante relevantes:

• Pode ser impresso como formulário padronizado;

• Seu preenchimento é rápido, pois os símbolos e convenções já se acham

impressos;

• Possui maior clareza de apresentação

• E a quarta vantagem consiste na grande facilidade de leitura por parte dos

usuários.

Sucintamente, verifica-se que os aspectos intrínsecos deste modelo de

fluxograma permitem facilitar a descrição das rotinas, bem como dos procedimentos

existentes. Isto se deve ao fato de que os símbolos são impressos de maneira a

interligar e descrever o sistema existente.

Também possibilita estruturar a proposição de novos sistemas, embora sua

maior utilização ocorra em levantamentos da situação existente.

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6.2 FLUXOGRAMA HORIZONTAL

Dentre seus aspectos básicos, podemos citar:

• Descreve o curso de ação e os trâmites dos documentos;

• É mais utilizado para levantamentos;

• É de elaboração um pouco mais engenhosa quando comparada ao

Fluxograma Vertical e

• É mais utilizado para rotinas que envolvem poucas unidades organizacionais.

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6.3 FLUXOGRAMA GLOBAL OU DE COLUNA

Dos três tipos de fluxograma supra mencionado, este é o mais utilizado pelas

empresas.

Seu funcionamento técnico é baseado nos seguintes aspectos:

• É utilizado tanto no levantamento quanto na descrição de novas rotinas e

procedimentos;

• Permite demonstrar, com maior clareza, o fluxo de informações e de

documentos, dentro e fora da unidade organizacional considerada e

•  Apresenta maior versatilidade, principalmente por sua maior diversidade de

símbolos.

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7 ELABORAÇÃO DE UM FLUXOGRAMA

Para a correta elaboração um fluxograma é necessário:

1. Definir um processo específico que se deseja documentar;

2. Escolher os pontos lógicos de inicio e fim do processo;

3. Definir quem ira documentar o processo;

4. Transcrever os passos reais do processo;

5. Validar a exatidão do fluxograma.

Neste ultimo passo será necessário a ajuda dos especialistas em cada área

para todos os processos sejam validados.

8 APLICAÇÃO PRÁTICA NA EMPRESA “Comercial D` Lima Ltda”

Um exemplo de fluxograma aplicado pode ser feito com a empresa Comercial

D`Lima Ltda, que atua no mercado de vendas de produtos de limpeza.De maneira geral, todas as empresas possuem uma sequência lógica de

como é e qual sentido o fluxo de informação e ações devem seguir, mesmo que

essa sequência seja apenas uma de suas rotinas e, ainda assim informal. Nessa

sequência encontramos o começo para a elaboração de um fluxograma, que irá

formalizar documentação dessas operações rotineiras da empresa, observando

cada uma, passo a passo, para que seja economizado tempo e dinheiro.

Com o fluxograma já estabelecido, poderemos verificar se todas as açõesforam feitas em sua ordem certa, sem atropelamento ou esquecimento. Claro que o

fluxograma não é uma ferramenta completa de controle, mas ainda é muito

poderosa e utilizada e, se utilizada corretamente e associada a outras ferramentas,

com certeza sua potencialidade será aumentada. Observando o Fluxograma a

seguir, podemos observar o quão versátil ele é. A empresa Comercial D` Lima Ltda

 já realizava os passos nele descrito, mas muitas vezes de forma desordenada e com

falhas. Já com a utilização do fluxograma descrevendo cada passo realizado, a suasequência, determinada e lógica são certas. Também podemos considerar a

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possibilidade de utilizar outros fluxogramas dentro de algumas etapas, criando,

desta forma, um controle mais completo e eficaz.

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9 CONSIDERAÇÕES FINAIS

É de fundamental importância para uma empresa que o Controle seja

realizado continuamente, a fim de que o funcionamento se desenvolva correta e

saudavelmente e, principalmente, de maneira produtiva.

 Através do Fluxograma (representações gráficas de rotinas), identificamos

que é possível fazer este controle de maneira fácil, ao se analisar o fluxo de entrada

e de saída de insumos para qualquer atividade realizada.

Portanto, a utilização de Fluxogramas como ferramenta de Controle dentro de

uma Organização Empresarial é um veículo facilitador para se obter um bom

desempenho na atividade.

O seu uso permite:

• Preparação para o aperfeiçoamento de processos empresariais (é preciso

conhecer para melhorar);

• Identificação de atividades críticas para o processo; 

Conhecimento da seqüência e encadeamento das atividades dando umavisão do fluxo do processo;

• Documentação do processo para análises futuras, adequação a normas e

certificações e esclarecer sobre o funcionamento para pessoas recém

admitidas na organização;

• Fortalecimento do trabalho em equipe quando o desenvolvimento dos

fluxogramas é feito com a participação de todos os envolvidos.

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REFERÊNCIAS

BALLESTERO ALVAREZ, Maria Esmeralda. Organização, Sistemas e Métodos.Volume 1. São Paulo. MacGraw – Hill Ltda, 1990.

GAITHER, Norman; FRAZIER, Greg. Administração da Produção e Operações. 8.Ed. São Paulo. Pioneira Thomson Learning Ltda, 2002. ISBN 85-221-0237-6.

LINCOLN, Abraham

MARIANO, Fabrício José Teixeira. Administração Pública: Um Roteiro paraConcursos. 2. Ed. Brasília. Vestcon, 2008. ISBN 978-85-381-0154-3.

OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebuças. Sistemas, Organização & Métodos: Uma Abordagem Gerencial. 17. Ed. São Paulo: Atlas, 2007. ISBN 978-85-224-4890-6.

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