fluig 3 3 documentos ii - gestao de documentos

7/23/2019 Fluig 3 3 Documentos II - Gestao de Documentos

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Título do documento

Documentos II

Gestão de Documentos do Fluig




Sumário

1. Objetivos do treinamento .................................................................. 3

1.1. Aviso ..................................................................................................... 3

2. Arquivos de publicação .................................................................... 4

2.1. Definindo Documento Principal e Anexos ....................................... 4

3. Anexos ................................................................................................. 6

4. Editor ..................................................................................................... 7

5. Informações Gerais ............................................................................ 8

5.1. Informações gerais - Pasta ................................................................ 9

5.2. Informações gerais - Documentos.................................................. 10

6. Documentos Relacionados .............................................................. 15

7. Propriedades Herdadas ................................................................... 18

8. Aprovação......................................................................................... 19 8.1. Aprovação por pasta ....................................................................... 19

8.2. Aprovação por documento............................................................. 20

8.3. Aprovação em Níveis ....................................................................... 21

8.4. Lista de Aprovadores ........................................................................ 21

8.5. Condições de Aprovação ............................................................... 22

8.6. Aprovação de Documento - Configuração .................................. 22

8.7. Notificações de Aprovação ............................................................ 28 8.8. Visão do publicador ......................................................................... 29

8.9. Visão do Aprovador ......................................................................... 30

8.10. Aprovação de Documentos – Central de Tarefas ......................... 33

9. Segurança ......................................................................................... 36

9.1. Segurança de Documento .............................................................. 42

9.2. Solicitação de permissão ................................................................ 47

10. Conclusão.......................................................................................... 48




1.

Objetivos do treinamento

Olá!

Seja bem-vindo ao treinamento Documentos II do curso Gestão deDocumentos do Fluig.

Ao término deste treinamento você terá conhecido mais sobre:

• Arquivos de Publicação.•

Anexos.• Editor.• Informações Gerais.• Documentos Relacionados.• Propriedades Herdadas.• Aprovação.• Aprovação de documentos.• Segurança.

1.1.

AvisoApós conhecer o processo de publicação na gestão de documentos, éimportante conhecer o conceito e funcionamento de cada aba deconfiguração dos itens publicados.

Assim, este treinamento tem a finalidade de apresentar com mais detalhescada processo de configuração de itens da navegação de documentos.




2.

Arquivos de publicação

Esta aba é exclusiva para a publicação de documentos e relatórios epermite realizar upload dos arquivos necessários para a publicação.

Para acessar esta aba, efetue o procedimento:

1 - Acesse o menu Documentos. 2 - Acesse a Pasta que deseja realizar publicação.3 – Clique em Mais, Novo Documento (Avançado).

Ao realizar o upload de um arquivo, é necessário assinalar se este arquivo éprincipal ou um anexo.

Toda publicação possui apenas um arquivo principal, os demais são tratadoscomo anexo.

2.1. Definindo Documento Principal e Anexos

Para efetuar a publicação de um documento, é necessário selecionar oarquivo que será o principal e, se necessário, os arquivos que serãopostados como anexos do documento principal.




Os arquivos anexos são necessários apenas quando o arquivo principal fazreferência a outros arquivos, por exemplo:

• Uma apresentação que faz referência a uma planilha. Neste caso,publica-se a apresentação como principal e a planilha como anexo.

• Um HTML que possui imagens, CSS e JavaScript. Neste caso, publica-se o HTML como principal e os documentos auxiliares como anexo.




3.

Anexos

Esta aba é exclusiva para a publicação de artigos e permite adicionaranexos ao conteúdo publicado, por meio de upload de arquivos.

Para acessar esta aba, siga os seguintes passos:

1 - Acesse o menu Documentos. 2 - Acesse a Pasta em que deseja realizar publicação.3 – Clique em Novo Artigo.




4.

Editor

Esta aba é exclusiva para a Publicação de Conteúdos e permite a edição apartir de um editor de texto.

Nesse editor é possível formatar textos, inserir imagens, tabelas, links,entre outros elementos.




5.

Informações Gerais

Esta aba está disponível na publicação de todos os itens da gestão dedocumentos e permite informar dados de configuração e, em alguns casos,exibe informações específicas para cada tipo de publicação.

Para acessar esta aba, siga os seguintes passos:

1 - Acesse o menu Documentos. 2 - Acesse a Pasta que deseja realizar publicação.3 – Clique em Novo Documento, Nova Pasta, Novo Conteúdo, NovoDocumento Externo, Nova Publicação Múltipla, Novo Relatório, NovoFormulário, Novo Aplicativo ou Novo Registro de Formulário.




5.1.

Informações gerais - Pasta

A seguir, apresentaremos os principais campos da aba Informações Gerais.

Armazenar por longo prazo

Esta configuração permite armazenar uma cópia de segurança dosdocumentos publicados na pasta. Estas cópias de segurança estarãodisponíveis no volume configurado para a pasta. Pode-se optar porarmazenar o documento em formato PDF ou ODT.

Caso exista a necessidade de criar documentos de longo prazo para outrasextensões de arquivos, é possível fazer por intermédio de um plugin externo. Para informações de como criar esse plugin, consulte o guia

Conversores de Documentos, disponível em http://dev.fluig.com.

Para armazenar a longo prazo, informe o formato do arquivo de longo prazodos documentos publicados dentro da pasta.

Caso não queira armazenar os documentos por longo prazo, selecione aopção Não armazena.

Publicador

Informa qual usuário publicou a pasta. Este campo é preenchidoautomaticamente e não pode ser alterado.




Autor

Informa o autor desta pasta. Para selecionar o autor, clique na Lupa.

Volume Físico

Informa o local físico para armazenar os documentos.

Tipo de Ícone

Informa o elemento gráfico para representar a pasta. Para selecionar oícone, clique na Lupa.

Comentário

Neste campo, é possível apresentar uma sucinta explicação sobre a pasta,por exemplo, tipo de conteúdo e informações importantes.

5.2. Informações gerais - Documentos

A seguir visualize os campos presentes na aba Informações Gerais daPublicação de Documentos.

Comentário




Apresenta sucinta explanação sobre o documento. Exemplo: Motivo dodocumento, assunto de abrangência, relacionamento com outrosdocumentos, entre outros.

Tags

As tags permitem rotular o conteúdo de uma publicação de maneira maisinformal e pessoal, possibilitando uma busca mais aprimorada e objetiva aodocumento.

O preenchimento do campo utiliza um plugin de auto-complete que, a partirda segunda letra digitada, é ativado e recupera as cinco tags mais usadas noFluig.

Descrição Versão – Revisão

Apresenta uma descrição sobre a versão ou revisão do documento.

Versão – Revisão

Informa a versão ou revisão atual do documento.

Versão - Revisão Inalterável

Determina que a versão ou revisão é imutável.

Documento Expira?




Determina se o documento expira ao atingir a data inserida no campo Validoaté.

Essa opção pode vir habilitada conforme definição do campo DocumentoExpira?, na seção Parâmetros Gerais da função Painel de Controle.

A expiração de documentos é usada quando existe a necessidade deaveriguar se a data de expiração de algum documento já venceu. Caso tenhavencido, os documentos irão expirar após a execução de uma tarefa de

expiração de documento no Fluig.Exemplo: O usuário deseja publicar um documento sobre um evento queacontecerá em X dias. Após o evento, o documento deverá expirar indicandoque está desatualizado, em razão da realização do evento. Esta é umamaneira de alertar o usuário para que não deixem documentosdesatualizados publicados.

Período de Notificação de Expiração

Indica o período de antecedência em dias para o envio de notificação de

documento expirado. Caso informado 0 (zero), é utilizado o valorconfigurado nos parâmetros gerais.

Válido a partir de

Indica a data de disposição do documento aos usuários. Antes dessa data, odocumento esta disponível apenas ao publicador.

Válido até

Informa a data de expiração do documento. Esse controle acontece, quandohabilitado o campo Documento Expira.

Tipo de documento

Identifica o tipo de documento.

Assunto

Determina o assunto relacionado ao documento.

Tipo de ícone




Informa o ícone utilizado para representar o documento. Caso a opçãoselecionada indique Ícone Padrão, o Fluig determina automaticamente qualícone utilizar, de acordo com a extensão do arquivo. Para selecionar oícone, clique na Lupa.

Autor

Informa qual usuário é o autor do documento. Para selecionar, clique naLupa.

Publicador

Indica o publicador do documento. Informação inalterável e campopreenchido automaticamente.

Idioma

Determina a língua utilizada para indexar as informações do conteúdo e dodocumento. Essas informações são utilizadas na busca por conteúdo.

Notifica via e-mail?

Determina o envio de email sobre a publicação do documento. Esse e-mail éenviado para todos os usuários relacionados com o assunto inserido aodocumento, como de interesse ou obrigatório.

Permite download e impressão?

Determina se o documento pode ser impresso ou descarregado para ocomputador. Quando habilitado, essas funcionalidades estão dispostas navisualização ou navegação de documentos.

Utiliza Visualizador Interno?

Caso habilitado, o Fluig gera um arquivo PDF para a visualização interna dodocumento.

Atualiza propriedades

Atualiza propriedades da cópia controlada?




Quando assinalado, efetua a atualização das informações nas propriedadesdo documento, necessária para a impressão da cópia controlada dodocumento.

Campos Customizados

Inseridos na publicação de documentos pelo usuário publicador, paracomplementar as informações do documento.

Para adicionar um campo customizado, clique em Adicionar Campo e paraeliminar, clique em Lixeira.

Importante!

Existem pequenas alterações entre Informações Gerais de Pasta eDocumento. Conforme o item publicado, cada elemento possuipropriedades específicas.

Estas propriedades estão comentadas no Treinamento Documento I do CursoGestão de Documentos do Fluig.




6.

Documentos Relacionados

Esta aba permite relacionar documentos disponíveis na navegação com oitem publicado. Esse recurso está disponível na publicação de Documentos,Documentos Externos, Conteúdo e Relatórios.

Essa relação entre os documentos esta acessível através de link, disponívelna visualização do documento publicado, possibilitando o acesso rápidoentre documentos.

A seguir visualize o passo a passo da aba Documentos Relacionados.

Acesse a aba Documentos Relacionados, e clique em Adicionar.




Nesta tela, localize o documento desejado, navegando pela estrutura depastas e documentos. No exemplo disposto, foi acessada a pasta Pesquisa &Inovação.

Ao localizar o documento, assinale, conforme exemplo disposto e clique emConfirmar.




Dessa forma, o documento é listado na aba Documentos Relacionados. Paraeliminar algum registro, clique na Lixeira.




7.

Propriedades Herdadas

A aba Propriedades Herdadas é exclusiva para publicação de pastas epermite configurar propriedades a serem herdadas por documentospublicados abaixo do nível da pasta publicada.

•

Ao publicar uma pasta na raiz, esse registro oferece modelo para aspropriedades de pastas e documentos publicados abaixo desse nível.Esses valores estão disponíveis na aba Propriedades Herdadas.

• Para alterar essas características, desmarque o campo PropriedadesHerdadas, tornando possível a alteração das informações.




8.

Aprovação

Esta aba permite realizar a configuração de aprovação do item publicado eestá presente na publicação de todos os itens da gestão de documentos,exceto para a publicação de aplicativos.

A seguir verifique mais detalhes sobre esse recurso.

O Fluig possui a função de aprovar documentos publicados por outrosusuários.

Cada usuário aprovador recebe, por e-mail, uma notificação de que existependência de aprovação para um documento.

8.1. Aprovação por pasta

A aprovação por pasta permite especificar um conjunto de aprovadores paravalidar todo o conteúdo publicado abaixo desse nível.

Esse recurso permite criar uma pasta onde vários usuários possuam o direitoa publicação, porém todo novo conteúdo necessita de aprovação pelo grupoou usuário responsável.




8.2.

Aprovação por documento

A aprovação por documento é semelhante a aprovação por pasta. Adiferença é que o usuário publicador, durante a publicação de um novodocumento, é quem determina a aprovação de um ou mais usuários.

É importante destacar que a aprovação por documento só é possível quandoé publicado um documento em uma pasta que não possui aprovadores.

Se um documento é publicado em uma pasta que já possui aprovadores, o

Fluig não permite que novos aprovadores sejam definidos, pois é necessáriorespeitar os aprovadores da pasta.




8.3.

Aprovação em Níveis

O Fluig possui a funcionalidade de aprovação em níveis, ou seja, é possíveldeterminar que a publicação de uma pasta ou documento passe por váriasetapas de aprovação.

Exemplo: é possível determinar que um documento passe pela aprovação daárea de Marketing, posteriormente pela área Financeira e por último pelaárea da Gerência.

Caso apenas uma área seja responsável pela aprovação, basta adicionarapenas um nível de aprovação.

Para que um documento ou pasta não possua aprovação, basta eliminartodos os níveis de aprovação e confirmar.

8.4. Lista de Aprovadores

Ao configurar a aprovação de uma pasta ou documento é possível especificarvários aprovadores ou grupos.

Para adicionar um novo usuário como aprovador, clique em AdicionarColaborador.

Para adicionar um grupo de usuários, clique em Adicionar Grupo.

E caso seja necessário remover um usuário ou grupo já adicionado, assinaleo registro desejado e clique em Deletar.




É importante saber que todo nível de aprovação deve possuir pelo menos umaprovador e caso o nível de aprovação não tenha nenhum aprovador, serádesconsiderado na confirmação da publicação do documento ou pasta.

8.5. Condições de Aprovação

Caso exista mais de um aprovador para um documento ou pasta, énecessário especificar a condição de aprovação, que pode ser uma dasseguintes opções:

Condição E: exige a aprovação de TODOS para liberação do documento.Caso um dos aprovadores rejeite a publicação, o documento não é liberado.

Condição OU: exige a aprovação de no mínimo UM usuário para a liberaçãodo documento, mesmo com os outros aprovadores reprovando o documento.

Condição Único: exige que apenas um dos aprovadores decida, ou seja, adecisão tomada pelo primeiro aprovador será aplicada ao documento, sejarejeição ou aprovação.

8.6. Aprovação de Documento - Configuração

A seguir verifique o passo a passo para configurar a Aprovação deDocumentos.

Acesse a aba Aprovação.




Em seguida, no campo Adicionar Nível, inserir o texto Marketing conformeexemplo disposto. Clique em Adicionar Nível para acrescentar o primeironível de aprovação.

Conforme apresentado na imagem, o primeiro nível foi adicionado. Paraacrescer novos níveis, clique em Adicionar Nível.




No exemplo disposto, o segundo nível foi acrescido. Para o nível deaprovação Marketing, foi definida a condição E, onde todos os usuáriosdevem aprovar o documento. Para atender essa condição, clique emAdicionar Grupo.

Nessa tela é escolhido o grupo para o nível de aprovação. Escolha o grupo eclique em Selecionar.




Verifique que o grupo Marketing foi adicionado ao nível de aprovação.

No nível Gerência, foi configurada a condição OU conforme exemplodisposto. Para selecionar usuários, clique em Adicionar Colaborador.




Nessa tela escolha o usuário e clique em Selecionar. No exemplo dispostofoi escolhido o usuário Diego.

Usuário Diego adicionado ao nível de aprovação Gerência.




Ao abrir novamente a tela Adicionar Usuários, é possível incluir novoscolaboradores. No exemplo disposto, foi incluído o usuário Claudio.

Verifique que os dois usuários foram adicionados ao Nível de AprovaçãoGerência. A configuração de aprovação para este exemplo foi finalizada.




8.7. Notificações de Aprovação

O Fluig envia notificações de aprovação aos usuários nas seguintessituações:

• Quando o documento é publicado e exige aprovação, o envio de emailsocorre para todos os aprovadores envolvidos.

• Quando o documento é aprovado, o envio de email ocorre para o autor e, quando a condição de aprovar for OU, para os demais aprovadores.

• Quando o documento é reprovado, ocorre o envio de emails para o autore demais aprovadores.

• Quando o documento é excluído, ocorre o envio de emails para osaprovadores do documento.

• Quando o documento é aprovado e existem versões anteriores aodocumento, ocorre o envio de notificações para os aprovadores daversão anterior.




8.8.

Visão do publicador

Quando um novo documento é publicado e exige aprovação, uma novatarefa é apresentada na Central de Tarefas do publicador, na seção MeusDocumentos.

Para visualizar o documento, acesse Meus Documentos na Central deTarefas, e na lista de registros, clique sobre a descrição do documento.

A seção Meus documentos será exibida na Central de Tarefas, caso exista

algum documento em aprovação publicado pelo usuário.Este documento, quando em aprovação, é visualizado apenas pelo autor.Para os demais usuários, é exibido apenas após a aprovação do documento.

Caso o publicador queira parar a aprovação do documento, será necessário

acessar a seção Meus Documentos da Central de Tarefas e, ao identificar odocumento, excluí-lo a partir do ícone em destaque.




Importante!

O documento retornará à navegação de documentos em sua última versão.Caso nenhuma versão tenha sida criada previamente, ele será removidopermanentemente.

Caso o publicador queira alterar o documento que enviou para aprovação,será necessário acessar a seção Meus Documentos da Central de Tarefas e,ao identificar o documento, editá-lo a partir do ícone em destaque.

Importante!

Caso alguma alteração seja realizada no documento, toda a aprovaçãodeverá ser refeita, passando por todos os níveis de aprovação novamente.

8.9. Visão do Aprovador

Quando um novo documento é publicado e exige aprovação, uma novatarefa é apresentada na Central de Tarefas dos aprovadores, na seçãoDocumentos a aprovar.




Para visualizar o documento, acesse Documentos a Aprovar na Central de

Tarefas e clique na descrição do documento.

A seção Documentos a Aprovar apenas é exibida na Central de Tarefasquando existir documentos que necessitem da aprovação do usuário.

Caso um documento seja rejeitado no último nível de aprovação ele deveráser revisto pelo publicador e, após revisado, deverá passar por todos osníveis de aprovação novamente.

Documentos em Consenso

Ao aprovar um documento que ainda depende da opinião de outros usuáriospara ser liberado, o documento pode ser visualizado na área de Documentosem Consenso na Central de Tarefas.




Esta área apresenta os documentos que possuem mais de um aprovador,sendo que o usuário em questão é um dos aprovadores e já aprovou odocumento, ficando pendente a aprovação dos demais responsáveis.

Após o documento ser aprovado pelos usuários respeitando condições eníveis de aprovação, é possível acessá-lo na navegação de documentos, nolocal em que foi publicado.




8.10.

Aprovação de Documentos – Central deTarefas

A seguir visualize o passo a passo da Aprovação de Documentos na Centralde Tarefas.

Para aprovar ou rejeitar documentos, acesse a Central de Tarefas e cliqueem Documentos a Aprovar.

Em Documentos a Aprovar, são disponibilizados todos os documentospendentes de aprovação pelo usuário. Para aprovar um documento, cliqueno código para abrir a tela de visualização do documento. No exemplodisposto, é selecionado o documento 89531.




Ao abrir a tela de Visualização de Documento é possível avaliar seuconteúdo e informações. Para realizar a aprovação clique em AprovarDocumento.

Uma nova tela de aprovação é aberta. Para aprovar o documento, selecioneSim, para rejeitar, selecione Não. Após a decisão, informe a observação eclique em Confirmar para aprovar o documento. Em ambas as situações, aobservação é obrigatória.




Com o término da aprovação, o documento não é mais listado na seçãoDocumentos a Aprovar.




9.

Segurança

A aba segurança permite realizar a configuração de segurança do item a serpublicado e está presente na publicação de todos os itens da gestão dedocumentos.

A seguir visualize o conceito para as Configurações de Segurança paraDocumentos.

Segurança

A configuração de segurança garante o controle de acesso e ações dosusuários sobre os documentos e pastas publicados na gestão de documentosdo Fluig.

O Fluig oferece facilidade e agilidade na configuração de segurança,centralizando essas configurações em uma única funcionalidade que podeser acessada, no momento da publicação ou edição dos itens da gestão dedocumentos, por meio da aba Segurança, possibilitando que essasconfigurações sejam definidas e alteradas a qualquer momento.

Opção Herda segurança do pai?

Conforme apresentado na imagem, a primeira configuração de segurança é aopção Herda segurança do pai?




Esse recurso garante o compartilhamento das configurações de segurançaefetuadas na pasta raiz, para os novos documentos e pastas publicadasabaixo desse nível.

As permissões e restrições, quando herdadas, permanecem desabilitadaspara alteração e exclusão.

Opção Listar

A opção Listar é uma configuração exclusiva de pastas e definições deformulários.

Esse recurso determina se os itens publicados na pasta devem ou não serexibidos na navegação.

Essa configuração possibilita somente o acesso por intermédio de link,respeitando as configurações de segurança do documento.

Dessa forma é possível definir que determinados usuários, grupos deusuários ou ainda que todos os usuários ativos no Fluig, quando navegaremem determinada pasta, não visualizem os documentos publicados, mesmocom permissão de leitura e gravação para os documentos.

Mesmo não listados na navegação, o acesso pode ser efetuado através delink direto, como na indicação de leitura, ou por intermédio de documentosespelhos, publicados em pastas configuradas com a opção listar, porémsempre respeitando as configurações de segurança definidas.

Essa funcionalidade é útil, pois evita a publicação duplicada de documentose complementa as configurações de segurança.




Definindo permissões

Na seção 1 - Permissões é possível definir permissões para um ou váriosusuários, para um ou vários grupos de usuários ou ainda para todos oscolaboradores ativos no Fluig.

Definindo restrições

Na seção 2 - Restrições é possível definir restrições e contemplar osmesmos tipos de atribuições existentes na configuração de permissões, comobjetivo de definir restrições específicas consideradas no resultado final dadefinição de permissão do item.

Importante: A restrição é utilizada para anular permissões. Dessa forma uma restrição

sem uma permissão, não possui efeito na regra de permissões.




A seguir, verifique os níveis de segurança e a lógica de combinação depermissões e restrições que resulta na definição de permissão final dodocumento.

Níveis de segurança

No Fluig podem ser utilizados os seguintes níveis de segurança:

Leitura (L) - Permite ao usuário ou grupo acesso apenas para leiturado documento.

• Gravação (G) - Permite ao usuário ou grupo, publicar documentos. Estenível de segurança está disponível apenas na publicação de pastas edefinições de formulários e também concede as permissões do nívelLeitura.

• Modificação (M) - Permite ler, publicar e modificar propriedades dedocumentos ou pastas. Porém, não permite alterar as configurações desegurança dos itens.

•

Controle Total (T) - Possui todas as permissões disponíveis no nível desegurança Modificação e ainda permite efetuar alterações nasconfigurações de segurança do item.

Como observado, os níveis de segurança são gradativos, sendo leitura onível mais baixo e controle total o nível máximo.




Regra de definição de permissões

Para definir o resultado entre permissões e restrições, o Fluig considera amaior permissão e a maior restrição conforme a seguinte regra:

Considerando os seguintes níveis de acesso: 0 - leitura, 1 - Gravação, 2 -Modificação, 3 - Controle Total.

A maior permissão é definida pelo nível 3 - Controle Total e a maiorrestrição é definida pelo nível 0 - Leitura.

Neste caso existe uma lógica inversa, a maior permissão que um usuáriopode ter é o 3 - Controle Total, porém a maior restrição é a opção 0 -Leitura.

Para calcular o resultado final de permissão que o usuário terá sobre umdocumento ou pasta, é necessário primeiramente conhecer a maiorpermissão e a maior restrição que o usuário possui para o documento.

Para obter a maior permissão, é considerada a maior permissão que ousuário obtém através de todas as permissões definidas para o documento,

seja para o usuário, grupos que este usuário está relacionado ou para todosos usuários.

Para obter a maior restrição é considerada a maior restrição menos 1, que ousuário obtém através de todas as restrições definidas para o documento,seja para o usuário, grupos que este usuário estará relacionado ou paratodos os usuários.

A fórmula maior restrição menos 1 é utilizada porque se o usuáriopublicador restringe, por exemplo, uma permissão de Controle Total, estárestringindo a ação de Controle Total, então o usuário vai ter o nível inferiorque seria Modificação, ou se restringe Leitura, o usuário não vai ternenhuma permissão, pois não existe nenhum nível de segurança inferior aLeitura.

Assim, conhecendo a maior permissão e a maior restrição, o resultado dapermissão do usuário é obtido pelo menor valor entre a Maior Restriçãomenos (-) 1 e a maior permissão.

Os exemplos a seguir descrevem o funcionamento da regra de definição daspermissões do usuário.




Exemplo 1

Regra de definição de Permissões

•

O usuário João possui as seguintes permissões configuradas para umdeterminado documento no Fluig:

• Uma permissão de Leitura para o seu usuário. • Através dos grupos que estão configurados para este documento,

João também tem a permissão de Modificação. • E na atribuição de Todos foi dada permissão de Controle Total para os

usuários. • Como não existe restrição para o usuário, o resultado da permissão do

usuário João para esse documento é obtido pela maior permissão,nesse caso, a permissão de Controle Total.

Exemplo 2

Regra de definição de Permissões:

O usuário João possui as seguintes permissões configuradas para umdeterminado documento no Fluig:

• Uma permissão de Leitura para o seu usuário.• Através dos grupos que estão configurados para este documento, João

também tem a permissão de Modificação.•

E na atribuição de Todos foi dado permissão de Controle Total para osusuários.

Só que agora também existem restrições configuradas para o documento:

• Uma restrição de Modificação para o seu usuário.• Por meio dos grupos que estão configurados para este documento,

João tem uma restrição de Leitura.• E na atribuição de Todos foi dado restrição de Controle Total para os

usuários.




Apesar do usuário João possuir permissão de Controle Total, existemrestrições configuradas para ele, sendo que a maior restrição, Leitura,invalida todas as outras permissões e nega o acesso para o usuário João.Então se tiver uma permissão de Controle Total e uma restrição de Leitura,significa que o usuário não possui acesso ao documento, porque o nível deleitura é o último nível que existe.

Exemplo 3

Regra de definição de Permissões

Seguindo a ideia dos exemplos anteriores, existem várias permissõesconfiguradas para o usuário João, sendo a maior delas Controle Total, etambém existem restrições para o usuário João, sendo a maior delas

Gravação.

Nesse exemplo é possível verificar que a maior permissão do usuário éControle Total, porém existem restrições configuradas e a maior delas éGravação.Nesse caso, o resultado é obtido pela maior restrição menos (-) 1, então: 1(Gravação) menos 1 = 0 (Leitura).

Assim o usuário João irá possuir somente permissão de Leitura nodocumento em questão.

9.1. Segurança de Documento

A seguir visualize o passo a passo para as configurações de segurança de umDocumento.




1º Passo

Neste exemplo verifique as alterações de permissões.

Incluída a permissão de modificação ao grupo Marketing, e acesso a Leitura para todos os usuários, exceto para um usuário em específico.

Primeiramente acesse a aba Segurança.

Note que a opção Herda segurança do pai já esta assinalada por padrão eas permissões herdadas podem ser visualizadas. Entre as permissõesherdadas encontra-se a permissão de Leitura para todos os usuários. Para adicionar um grupo nas permissões, clique em Grupo.

2º Passo

Nessa tela, selecione um Grupo. No exemplo disposto, foi escolhido o grupoMarketing.




3º Passo

Grupo Marketing adicionado na seção de permissões.

4º Passo

Alterado o nível de permissão do grupo Marketing para Modificação (M).




5º Passo

Dessa forma todas as permissões necessárias já foram configuradas, porémainda é necessário restringir o acesso ao documento para um usuárioespecífico.

Para isto acesse a seção 2, note que não existe nenhuma restriçãoconfigurada.

Para incluir usuário, clique em Colaborador.




6º Passo

Nessa tela localize o usuário e clique em Selecionar.

No exemplo disposto, foi escolhido o usuário Ademir.

7º Passo

Usuário Ademir adicionado na seção restrições. Ao adicionar o usuário, onível de segurança já está como Leitura, não sendo necessário alterar.A configuração de segurança foi finalizada.




9.2.

Solicitação de permissão

O Fluig permite que usuários que possuem permissão de leitura sobre umapasta ou documento possam solicitar permissão ao publicador, conformeimagem.

Os usuários responsáveis serão escolhidos e notificados.



10.

Conclusão

Assim, você terminou o treinamento Documentos II do Curso Gestão deDocumentos do Fluig.

Neste treinamento você conheceu mais sobre:

• Arquivos de Publicação.• Anexos.• Editor.•

Informações Gerais.• Documentos Relacionados.• Propriedades Herdadas.• Aprovação.• Aprovação de documentos.• Segurança.

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