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Finanças em Projetos de TIProjetos de TI

Profa. Liliam SakamotoAula 6

Gerenciamento de Custos – PMBOK apresenta os seguintes conceitos:

• Gerenciamento de custos;

• Processos de Gerenciamento de custos:

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• Processos de Gerenciamento de custos:

• Estimar custos;

• Determinar o Orçamento;

• Controlar os custos.

Gerenciamento de Custos :

• Tem como objetivo estimar, gerenciar e

controlar os custos e orçamentos do projeto,


envolvendo a estimativa e agregação dos

custos de todos os recursos necessários à

execução do projeto.


• Embora o foco sejam os custos, deve-se

considerar também os custos de manutenção


e aqueles externos ao projeto, mas que

impactam em sua viabilidade.


• Seu objetivo é criar um orçamento realista e

exequível, além de controlar a sua execução


de modo a garantir que o projeto seja

realizado dentro do orçamento planejado e

aprovado.


• Os custos são baixos nas fases iniciais do projeto e

que a influência das partes interessadas é maior;

• Na medida em que o projeto se desenvolve, o


• Na medida em que o projeto se desenvolve, o

gerente do projeto deve ser capaz de focalizar os

esforços de planejamento na definição do escopo,

cronograma e orçamento, gerenciando as

expectativas das partes interessadas.

O plano de Gerenciamento de Custos deve conter:

• Técnicas, ferramentas e informações a serem utilizadas nas

estimativas de custos;

• Critérios de exatidão nas estimativas, unidades de medida e

moeda;


moeda;

• Metodologia para criação do orçamento e descrição de como

serão utilizados os processos de gerenciamento de custos;

• Formatação e modelos para orçamento e relatórios;

O plano de Gerenciamento de Custos deve conter:

• Procedimento organizacionais de contabilidade e

administração financeira;

• Definição de responsabilidades, limites de controle

(tolerâncias de variação), pontos de medição (em geral,


utilizam-se os identificadores e contas de controle da EAP –

Estrutura Análitica do Projeto);

• Procedimentos para medição e controle do orçamento,

definições para utilização do valor agregado e como serão

feitas as estimativas para término.

Os processos de Gerenciamento de Custos


O processo Estimar Custos


• Responsável por estimar os recursos monetários necessários

para realização das atividades do projeto;

• As estimativas de custo são um prognóstico baseado nas

informações conhecidas num determinado momento,

incluem a identificação e consideração das alternativas de

custo e devem incluir compensações e riscos, bem como

análise do compartilhamento de recursos para melhor

eficiência e otimização.

Estimar Custos


• Está intimamente relacionado com o processo Definir

Atividades e demais processos de gerenciamento de Tempo,

pois as características, atributos e necessidades de recursos

das atividades são a base para as estimativas dos custos;

• Quando elaboramos o orçamento, veremos sua relação com o

cronograma na medida em que se faz necessário coordenar o

fluxo de pagamentos (fluxo de caixa) para que o projeto

obtenha os fundos necessários nos períodos apropriados.

Estimar Custos


• As estimativas de custos devem ser refinadas durante o curso

do planejamento para refletir detalhes adicionais e novas

informações, aumentando a precisão ao confeccionar o

orçamento;

• As entradas, ferramentas e técnicas e saídas desse processo

de acordo com o PMBOK, são apresentadas a seguir:


Estimar custos

Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas

Linha de base de escopo Opinião especializada Estimativas de custos das atividades

Cronograma do projeto Estimativa análoga Base das estimativas

Plano de recursos humanos

Estimativa paramétrica Atualizações dos documentos do projeto

Registro dos riscos Estimativa bottom-upRegistro dos riscos Estimativa bottom-up

Fatores ambientais da empresa

Estimativas de três pontos

Ativos de processos organizacionais

Análise de reservas

Software de estimativa de gerenciamento de projetos

Análise de propostas de fornecedores

EntradasFinançasFinanças emem ProjetosProjetos de TIde TI-- AulaAula 66

• Linha de base do Escopo

• Declaração do escopo do projeto

• Fornece a descrição do produto e do projeto, critério de aceitação, entregas de

chave, limites, premissas e restrições do projeto

• EAP e Dicionário da EAP• EAP e Dicionário da EAP

• Fornecem as relações entre os componentes do projeto, atividades e entregas,

identificando e descrevendo o trabalho do projeto

• Cronograma do projeto

• Os recursos das atividades e suas durações estão intimamente

relacionados com a estimativa dos custos


• Plano de recursos humanos

• Atributos de recrutamento e mobilização de pessoal para o projeto,

índices de pessoal e conhecimentos relacionados

• Registro de riscos

• O plano de respostas aos riscos pode criar novas necessidades de

recursos para lidar com os riscos identificados e reservas para os

riscos não identificados

• Fatores ambientais da empresa

• Condições de mercado (oferta e demanda)


• Informações comerciais publicadas (taxas, custos, preços de

materiais)

• Ativos de processos organizacionais

• Políticas de estimativa de custos, modelos, informações históricas e

lições aprendidas

Ferramentas e técnicasFinançasFinanças emem ProjetosProjetos de TIde TI-- AulaAula 66

• Opinião especializada

• Estimativa análoga ou Top Down

• Usa valores de parâmetros, como escopo, custo, orçamento e duração, ou

medidas de escala, como tamanho, peso e complexidade de um projeto

anterior semelhante, que servirão de base para estimar o mesmo parâmetro

ou medida para o projeto atual

• É uma abordagem que estima o valor bruto

• É frequente sua utilização quando há quantidade limitada de informações (nas

fases iniciais, por exemplo)

• Geralmente é menos dispendiosa e mais rápida do que outras técnicas,

embora seja menos precisa. Pode ser aplicada em conjunto com outras

técnicas.


• Estimativa paramétrica

• Utiliza uma relação estatística entre dados históricos e outras variáveis para

calcular uma estimativa dos parâmetros das atividades do projeto atual;

• Técnica bastante precisa dependendo da sofisticação e das informações

disponíveis;

• Utilizam-se características do projeto (parâmetros) em modelos matemáticos

para prever os custos do projeto;

• Os modelos podem ser simples (as construções residenciais custarão um certo

valor por unidade de área construída) ou complexos ( um modelo de custos de

desenvolvimento de software usa vários fatores de ajuste com vários pontos a

serem analisados em cada um deles);


• Estimativa paramétrica

• Tanto o custo quanto a precisão do modelo paramétrico variam amplamente;

• Serão mais confiáveis quanto:

a) As informações históricas usadas no desenvolvimento do modelo forem

precisas;

b) Os parâmetros usados no modelo forem prontamente quantificáveis e

c) O modelo for escalonável (por exemplo, quando ele funcionar bem tanto para

grande projetos quanto para projetos menores)


• Estimativa composição ou bottom-up

• Método para estimar um componente de trabalho;

• O custo de pacotes ou unidades menores é detalhado e especificado,

somando-se depois para agregar aos níveis mais altos;

• Esta técnica envolve estimar o custo das atividades individuais dos pacotes de

trabalho, depois de sumarizá-los ou agregá-los para obter a estimativa total do

projeto e, por isso, são chamadas bottom up pois integram o nível inferior de

insumos nos serviços necessários para cumprir as atividades, de baixo para

cima na estrutura analítica;


• Estimativa composição ou bottom-up

• O custo e a precisão das estimativa bottom up são influenciados pelo tamanho

e pela complexidade da atividades individuais dos pacotes de trabalho:

atividades menores aumentam tanto o custo quanto a precisão do processo de

estimativa. A equipe de gerenciamento do projeto deve pesar o aumento da

precisão contra o custo adicional;precisão contra o custo adicional;

• Composição de custos (composições unitárias) são custos de atividades,

serviços ou subprodutos acabados obtidos em função de consumo de seus

insumos básicos componentes (materiais, mão-de-obra e equipamentos).


• Estimativa de três pontos

• Técnicas de revisão e avaliação de programa (PERT)

• Análise de reservas

• Reservas gerenciais e de contingência

• Custo da qualidade • Custo da qualidade

• As premissas sobre custos de qualidade (planejamento da qualidade) podem ser usadas para

estimar as atividades da qualidade;

• Software para estimativas em Gerenciamento de Projetos;

• Análise de propostas de fornecedor

SaídasFinançasFinanças emem ProjetosProjetos de TIde TI-- AulaAula 66

• Estimativas de custos das atividades

• Estimativas de custo de atividades são avaliações quantitativas dos prováveis custos necessários

para executar o trabalho do projeto,

• Podem ser apresentadas em formato resumido ou em detalhes

• Base das estimativas

• Quantia e tipo de detalhes adicionais que suportam as estimativas de custos variam por área de • Quantia e tipo de detalhes adicionais que suportam as estimativas de custos variam por área de

aplicação;

• A idéia é oferecer o máximo detalhamento para entendimento claro das estimativas e sua

confiabilidade

• Atualização dos documentos do Projeto

Estimativas de custosFinançasFinanças emem ProjetosProjetos de TIde TI-- AulaAula 66

• Com base no PMBOK este processo deve incluir:

• Descrição de como a estimativa foi obtida;

• Descrição das premissas, restrições e informações utilizadas;

• Nível de confiança das estimativas.

• Os custos podem ser classificados como diretos e indiretos, podendo ser fixos ou

variáveis.variáveis.

Estimativas de custosFinançasFinanças emem ProjetosProjetos de TIde TI-- AulaAula 66

• Custos diretos são aqueles atribuídos diretamente ao trabalho do projeto,

enquanto os custos indiretos são aqueles custos rateados pela organização para o

projeto.

• Custos diretos: materiais e equipamentos adquiridos, salários da equipe do projeto;

• Custos indiretos: rateio de custos administrativos da organização, aluguel de ambiente

compartilhado.compartilhado.

• Custos fixos não variam conforme a produção, utilização ou quantidade de esforço,

enquanto os custos variáveis são proporcionais à utilização.

• Custos fixos: aquisição de equipamentos;

• Custos variáveis: hora de trabalho.

Determinar orçamentoFinançasFinanças emem ProjetosProjetos de TIde TI-- AulaAula 66

• Processo responsável pela agregação dos custos estimados das

atividades individuais ou pacotes de trabalho para estabelecer a linha

de base dos custos, que inclui todo o orçamento autorizado, mas

exclui as reservas de gerenciamento;

• O orçamento do projeto documenta os recursos financeiros • O orçamento do projeto documenta os recursos financeiros

autorizados para executar o projeto e serve de base para medição do

desempenho dos custos;

• As entradas, ferramentas e técnicas e saídas desse processo, de

acordo com o PMBOK, estão sumarizadas conforme slide a seguir:


Determinar orçamento


Estimativas de custos das atividades

Agregação dos custo Linha de base de desempenho de custos

Bases das estimativas Análise de reservas Requisitos de recursos financeiros do projeto

Linha de base de escopo Opinião especializada Atualizações dos documentos dos projetosdocumentos dos projetos

Cronograma do projeto Relações históricas

Calendários dos recursos Reconciliação dos limites de recursos financeiros

Contratos



• Entradas

• Estimativas de custos das atividades;

• Base das estimativas;

• Linha de base do esforço

• Declaração do escopo do projeto – limitações formais por período para o gasto dos

recursos financeiros, cláusulas contratuais e outras restrições de recursos;

• EAP + dicionário da EAP;• EAP + dicionário da EAP;

• Cronograma do projeto

• Calendários dos recursos

• Contratos

• Ativos de processos organizacionais

• Políticas, diretrizes, métodos para elaboração de relatórios, ferramentas para

orçamento e custos.



• Ferramentas e técnicas

• Agregação de custos

• Estimativas de custos são agregadas por pacote de trabalho até os níveis mais

elevados da EAP

Análise de reservas• Análise de reservas

• Estabelecimento de reservas de contingências (provisões para mudanças

imprevistas, mas potencialmente necessárias e que podem resultar dos riscos

ocorridos que foram identificados no Registro de Riscos) e de reservas gerenciais

(orçamentos reservados para mudanças não planejadas/surpresas);

• Pode ser requisitado que o gerente de projetos obtenha aprovação antes de utilizar

a reservar gerencial;



• Ferramentas e técnicas

• Observação: as reservadas não fazem parte da linha de base de custos

do projeto, mas podem ser incluídas no orçamento total do projeto

• Opinião especializada

• Relações históricas

• Estimativas paramétricas ou análogas

• Reconciliação dos limites de recursos financeiros

• A utilização de fundos deve ser reconciliada com os fundos alocados para o projeto


• Saídas

• Linha de base do desempenho de custos

• Orçamento no término autorizado, sincronizado com o tempo, para medir,

monitorar e controlar o desempenho de custos geral do projeto;

• É desenvolvido como um acumulo dos orçamentos aprovados por período de tempo

e é tipicamente mostrado numa curva S;

• Na técnica de gerenciamento do valor agregado a linha de base de desempenho de • Na técnica de gerenciamento do valor agregado a linha de base de desempenho de

custos é chamada de linha de base da medição do desempenho

• Requisitos de recursos financeiros do projeto

• Requisitos de recursos financeiros totais e periódicos, incluindo gastos projetados e

responsabilidades antecipadas

• Atualizações dos documentos do projeto


• Este processo também chamado de orçamentação, calcula o custo total do

projeto para determinar as necessidades de fundos a serem despendidos pela

organização;

• Existem dois tipos de reservas a serem consideradas:

• Reservas de contingência: são reservas planejadas para serem utilizadas nas

respostas aos riscos identificados do projeto;

• Reservas gerenciais: orçamento extra disponibilizado para riscos não

identificados; representam os fundos aos quais o gerente de projetos tem

acesso para controlar o projeto.

• Após concluído, o orçamento deve ser analisado e validado, para depois ser

aprovado pelas partes interessadas juntamente com o plano de gerenciamento

do projeto.

Controlar os custos•Este processo assim como os demais processos de monitoramento e controle, tem como objetivo medir e comparar o progresso do projeto com o que foi planejado;•Tem foco nos custos, sendo responsável pelo monitoramento e atualização do orçamento e pelo gerenciamento das mudanças feitas na linha de base dos custos;•Envolve as seguintes atividades principais:

•Influenciar fatores que criam mudanças na linha de base de custos autorizada;


autorizada;•Assegurar que todas as solicitações de mudança sejam corretamente tratadas;•Gerenciar as mudanças reais como ocorridas;•Assegurar que os gastos não excedam os recursos autorizados por período;•Monitorar e analisar o desempenho dos custos para compreender as variações e suas causas;

Controlar os custos

•Envolve as seguintes atividades principais:•Monitorar o desempenho do trabalho executado em relação aos recursos consumidos;•Prevenir a inclusão de mudanças não aprovadas;•Informar as partes interessadas a respeito das mudanças aprovadas e dos custos a elas associados;•Agir (proatividade) para que os custos fiquem dentro dos


•Agir (proatividade) para que os custos fiquem dentro dos limites aceitáveis.

•As entradas, ferramentas e técnicas e saídas desse processo, de acordo com o PMBOK, estão sumarizadas no slide a seguir:


Controlar custos


Plano de gerenciamento do projeto

Gerenciamento do valor agregado

Medições de desempenho do trabalho

Requisitos de recursos financeiros do projeto

Previsão Previsões do orçamento

Informações sobre o desempenho do trabalho

Índice de desempenho paramétrico

Atualizações dos ativos de processos desempenho do trabalho paramétrico de processos organizacionais


Análise de desempenho Solicitações de mudança

Análise de variação Atualizações do plano de gerenciamento do projeto

Software de gerenciamento de projetos

Atualizações dos documentos dos projetos

Controlar os custos•Entradas

•Plano de gerenciamento do projeto•Linha de base do desempenho de custos

•Será comparada aos resultados reais (lembre-se de que as reservas de contingência estão inclusas nesta linha de base e de que as reservas gerenciais não fazem parte da linha de base, mas entram no orçamento total)


orçamento total)•Plano de gerenciamento de custos

•Descreve como os custos serão gerenciados e controlados;•Define os procedimentos para medição dos custos e suas variações em relação ao orçamento, o formato e a frequencvia dos relatórios e das reuniões sobre orçamento.


•Requisitos de recursos financeiros do projeto•Requisitos de recursos financeiros totais e periódicos, derivados a partir da linha de base de custos;•Esses requisitos determinam as necessidades de financiamento, conforme o fluxo de caixa planejado para o projeto e incluem as reservas de contingência e gerenciamento


gerenciamento•Informações sobre o desempenho do trabalho

•Incluem informações do progresso do projeto, entregas iniciadas e terminadas;•Podem também incluir informações de custos autorizados, incorridos, e estimativas para completar o trabalho do projeto.


•Ativos de processos organizacionais•Políticas, ferramentas de controle, métodos de monitoramento e relatos de informações (relatórios) a serem utilizados

•Ferramentas e técnicas•Gerenciamento do valor agregado (GVA/EVM)

•Método utilizado para medição de desempenho,


•Método utilizado para medição de desempenho, integrando medidas de escopo, tempo e custos para auxiliar a equipe de gerenciamento a avaliar e medir o desempenho e progresso do projeto;•Esta técnica requer informações de uma linha de base integrada para que sejam monitoradas as três dimensões-chave de cada pacote de trabalho e conta de controle:

Controlar os custos•Ferramentas e técnicas

•Valor Planejado: orçamento autorizado designado para o trabalho a ser executado para uma atividade ou componente da EAP. Deve incluir o trabalho autorizado em detalhes a seu respectivo orçamento, distribuídos ao longo das fases do projeto. A curva do Valor Planejado é chamada de linha de base de medição do desempenho (PMB) e o valor total planejado ao final do projeto é chamado de Orçamento no Témino (ONT);


•Valor Agregado: é o valor do trabalho terminado expresso em termos do orçamento aprovado atribuído a esse trabalho para uma atividade ou componente da EAP. É, portanto, o trabalho autorizado que foi efetivamente realizado/terminado e seu correspondente valor de orçamento. O VA é frequentemente utilizado para medir o progresso do trabalho (andamento) do projeto e deve ser comparado com o VP. As medições do VA podem ser incrementais ou cumulativas para analisar o progresso e/ou tendências;


•Custo real: é o custo total incorrido e registrado na execução do trabalho para uma atividade ou componente da EAP. É o custo total real (CR) incorrido para o trabalho realizado, que é medido em VA;

•Variações que serão monitoradas•Variação de prazos: VPR = VA – VP ( associar ao método do caminho crítico);


caminho crítico);•Variação de custos: VC = VA – CR

•Índices de desempenho•Índice de desempenho de PRAZO:

•IDP = SPI = VA/VP•Índice de desempenho de CUSTO:

•IDC = CPI = VA/CR


•O ponto final da curva de Valor Planejado é o Orçamento no Término, que deve ser revisado e atualizado ao longo do projeto conforme as técnicas e ferramentas de medição conforme segue:

•Previsão•Conforme o projeto progride, a equipe pode elaborar previsões para a estimativa no término (ENT);•ENT ( estimativa de término) é tipicamente baseada nos custos reais incorridos para o trabalho executado mais uma estimativa


reais incorridos para o trabalho executado mais uma estimativa para terminá-lo (EPT);•ENT bottom-up: o pessoal que está executando o trabalho é responsável por fornecer a EPT do trabalho restante

•ENT = CR + EPT•ENT em ritmo de trabalho orçado (planejado)

•ENT = CR + ONT – VA•ENT para trabalho executado ao ritmo IDC

•ENT = ONT/IDC


•Previsão•ENT considerando ritmos de IDP e IDC

•ENT = CR + (ONT – VA)/(IDC*IDP)•Índice de desempenho para témino (IDPT)

•É a projeção calculada do desempenho de custos que deve ser atingido no trabalho restante para alcançar um objetivo de gerenciamento especificado como ONT ou ENT ( se ONT não for mais viável – uma vez aprovada, a ENT substitui a


não for mais viável – uma vez aprovada, a ENT substitui a ONT de acordo com a atualização do orçamento linha de base);•IDPT = (ONT – VA)/(ONT – CR)•IDPT mostra o índice de quanto de trabalho vem sendo executado dividido pelo quanto de recursos ainda resta;•Se ONT não for mais viável, IDPT = (ONT – VA)/(ENT – CR)


•Análise de desempenho•Comparação do desempenho de custos através do tempo para verificar atividades do cronograma ou pacotes de trabalho fora dos limites planejados ou estimados de orçamento e recursos financeiros•Análise de variação – compara o desempenho real ao planejado ou esperado•Análise de tendências – examina o desempenho através do


•Análise de tendências – examina o desempenho através do tempo para determinar se o mesmo está piorando ou melhorando•Desempenho de valor agregado – compara o plano da linha de base com o prazo real e desempenho de custos•Análise de variação

•Medições de desempenho dos custos (VC, IDC) são usadas para analisar a magnitude de variação em relação à linha de base de custos original;•A análise de variação pretende determinar as causas e o grau de divergência em relação ao planejado para propor ações corretivas necessárias.


•Software de gerenciamento de projetos•Muitos softwares monitoram as três dimensões do gerenciamento de Valor Agregado, indicando tendências e resultados.

•Saídas•Medições de desempenho do trabalho

•VC, VPR, IDC e IDP calculados e documentados nos relatórios de acompanhamento do projeto;


acompanhamento do projeto;•VC e VPR são conhecidos como indicadores de eficiência e são utilizados para comparar projetos em um portfólio:

•VPR > 0 indica que o projeto está adiantada em relação ao planejamento;•VC > 0 indica que o projeto está gastando menos do que o planejado

Controlar os custos•Saídas

•Medições de desempenho do trabalho•IDC e IDP são índices de performance e podem ser utilizados para calcular o desempenho futuro do projeto:

•IDC > 1 indica que o projeto está gastando menos do que o planejado;•IDP > 1 indica que o projeto está adiantado em relação ao cronograma

•Previsões do orçamento


•Previsões do orçamento•ENT calculado por fórmulas ou estimativas bottom-up

•Atualizações dos ativos de processos organizacionais•Causas de diferenças, ações corretivas e suas razões, lições aprendidas

•Solicitação de mudança•Atualização do plano de gerenciamento do projeto

•Linha de base de custos•Plano de gerenciamento de custos

•Atualizações dos documentos do projeto•Estimativas de custos e embasamento para as estimativas


Indicadores de Eficiência

Variação de custos VC = VA – CR

Variação de Prazo (cronograma) VPR = VA - VP

Indicadores de Performance

Índice de Desempenho de custos IDC = VA/CR

Índice de Desempenho de Prazo IDP = VA/VP

Previsões

Estimativas de término ENT = CR + EPTENT = CR + ONT – VAENT= ONT/IDC

Exercícios:

Utilize as informações a seguir para responder as questões 1 a 4:VP = $ 3.400VA = $ 3.000CR = $ 2.000ONT = $ 8.000

1) De acordo com o método do valor agregado, o SV(ou VPR=VA-VP) do projeto descrito é:a) $ 300, e o projeto está atrasadob) $ -400, e o projeto está adiantado


b) $ -400, e o projeto está adiantadoc) $ 5.000, e o projeto está no prazod) $ -400, e o projeto está atrasado

2) Qual é o IDC para este projeto e o que ele nos diz sobre a performance do custo até o momento? IDC= VA/CR a) 0,80; os custos reais são exatamente como os planejadosb) 1,50; os custos reais excedem os custos planejadosc) 1,50; os custos reais são menores do que os custos planejadosd) 1,25; os custos reais excedem os custos planejados

Exercícios:Utilize as informações a seguir para responder as questões 1 a 4:VP = $ 3.400VA = $ 3.000CR = $ 2.000ONT = $ 8.000

3) O VC é: VC = VA – CR a) $ -1000b) $ 500c) $ 1000d) $ 200


d) $ 200

4) Qual o ENT( ENT= ONT/IDC para este projeto e o que ele representa? a) $ 2.555,55; orçamento original do projetob) $ 3.555,55; estimativa revisada para custo total do projeto (com base na

performance até o momento)c) $ 5.222,22; estimativa revisada para custo total do projeto (com base na

performance até o momento)d) $ 5.333,33; estimativa revisada para custo total do projeto (com base na

performance até o momento)

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