Fev 2017, v5

RUTIS

Associação Rede de Universidades da Terceira idade

[MANUAL DO PROGRAMA DE GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DE UNIVERSIDADES SENIORES]

Desenvolvido por RUTIS

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Manual do programa de Gestão e Organização de Universidades Seniores

A RUTIS (Associação Rede de Universidades da Terceira Idade) é uma Instituição de Utilidade Pública de âmbito nacional, legalmente constituída, representativa das Universidades Seniores portuguesas e cujo principal objectivo estatutário é a promoção do envelhecimento activo.

O reconhecimento oficial das universidades seniores e da RUTIS foi feito pela Resolução de Conselho de Ministros nº 76/2016 publicada no Diário da República nº 237, II Série de 10/12/2016.

A denominação “Universidade Sénior” é uma marca registada pela RUTIS no Instituto Nacional de Propriedade Industrial com o número 567874.

A RUTIS tem sede em Almeirim e representa actualmente 303 Universidades Seniores.

Este programa informático de Gestão de Universidades Seniores tem como objectivo ajudar na organização das disciplinas e dos alunos e melhorar a comunicação entre alunos, professores e dirigentes das nossas Universidades Seniores.

Foi desenvolvido para a RUTIS pela Keyinvoice.

Este programa tem duas funções muito importantes:

1º - Comunicação com a RUTIS: Na parte “amarela” é onde as UTIs colocam e actualizam os seus dados. São esses dados que são visíveis publicamente e que a RUTIS utiliza. Permite imprimir automaticamente o certificado de membro da RUTIS. O preenchimento desta parte pela UTIs é obrigatório. 2º - Gestão de alunos: Na parte “azul” é onde as UTIS fazem a gestão dos seus alunos, professores e disciplinas.

Este programa tem 3 interligações automáticas:

1) Com o site da RUTIS. Os dados das universidades assim como horário e as disciplinas das universidades vão estar permanentemente actualizados.

2) Com o site http://keysms.pt através do qual é possível enviar sms para os alunos e professores. Os pacotes de 500/1000 sms têm o valor de 32.5/120€ (0,065/0.060€ por sms). Opcional

3) Com o site www.keyinvoice.com (programa de facturação certificado) no qual é possível fazer toda a gestão de facturas, recibos e pagamentos da universidade. Este programa é o mais barato do mercado com o custo de 59€/ano. Os dados dos alunos são transferidos automaticamente para o programa de facturação. Opcional

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Índice 3

Acesso ao programa de Gestão de Universidades Seniores

Segurança e confidencialidade

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Utilização passo-a-passo 6

Criar/alterar dados (da UTI) 9

Criar alunos, professores e disciplina 10

Alterar alunos, professores e disciplina 17

Funções (horário, pagamentos, estatísticas, folhas de presença) 20

Enviar de e-mails ou sms 26

Perguntas Frequentes 28

Aviso e condições legais 19

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Acesso ao programa de Gestão de Universidades Seniores

Bem vindos ao nosso programa de gestão de universidades seniores.

Instalação (o computador deve estar ligado à internet)

Para utilizar o programa só precisa de ir a www.gestaoutis.eu ou gestaoutis.eu

Antes de ligar ao site do programa de gestão precisa dos códigos de registo, que são

fornecidos pela RUTIS.

O utilizador é o número de membro + B, seguido de uma senha.

Só deve ter acesso a esta senha elementos da direcção ou mandatados por esta.

Instruções:

Na parte superior direita do painel inicial podem ter acesso ao MANUAL

Ou podem contactar a RUTIS para esclarecimentos:

968 799 741 - 243 593 206 – dulce@rutis.pt

Parte “Amarela” (obrigatório preencher por todas as UTIs) e Parte “Azul”

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Segurança:

Este programa tem o certificado SSL (Secure Sockets Layer) que

adiciona um nível extra de segurança ao site, garantindo que toda a

informação trocada entre o servidor e o browser não pode ser

acedida por terceiros. O Certificado SSL garante que os dados

pessoais e confidenciais no site estão encriptados e estão mais seguros contra

intrusões externas.

Os sites com SSL tem um “s”, no domínio.

Exemplo: https://gestaoutis.eu e é visível um cadeado amarelo ou verde no browser.

Confidencialidade:

A base de dados deste site está registada na Comissão Nacional de Protecção de Dados

com o nº 70.613.166 e cumpre a Lei da Protecção de Dados Pessoais (LPD), Lei nº

67/98 de 26 de Outubro.

A RUTIS declara que esta base de dados é apenas para uso e conhecimento desta

associação, não podendo os contactos nela existente serem fornecidos a entidades

terceiras ou externas.

Podem consultar os termos e condições de uso desta base de dados no site.

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Nota:

- Devem manter os dados das universidades sempre actualizados.

- Da primeira vez que utilizarem o programa comecem por completar os

dados da UTI e depois criar primeiro o professor, depois a disciplina e por

último os alunos.

Utilização passo-a-passo

O programa foi pensado de forma a facilitar a sua utilização e é constituído por quatro

itens no painel inicial.

1) Dados da UTI 2) Criar/alterar

membro

3) Funções 4) Enviar /

Pesquisar

1) Alterar dados UTI: Nesta área, a Universidade verifica e modifica os seus dados.

Os dados são imediatamente actualizados no site da RUTIS. Alguns dos dados são

inseridos automaticamente, como o número de alunos e o horário.

2) Criar/Alterar (Alunos, professor, disciplina): Criar: Nesta área é destinada à

criação dos perfis para alunos, professores, dirigentes das UTI bem como das

disciplinas. Alterar: Neste campo poderão alterar os dados previamente inseridos

respeitantes a alunos, professores e disciplinas, assim como associar os alunos a

uma disciplina.

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3) Funções: Esta área permite imprimir os horários, a lista de aniversários, as folhas

de presença, os comprovativos de pagamentos e ainda observar ou analisar dados

estatísticos referentes à UTI (percentagem de mulheres ou homens a frequentar a

universidade, média de idades, alunos por disciplina, etc.).

4) Enviar/Pesquisar: Caso seja necessário contactar os alunos ou professores da

UTI, poderá utilizar este campo, com as opções de contacto por e-mail ou SMS.

Poderá ainda fazer diversos tipos de pesquisa e depois exportar as listagens em

excel ou pdf.

Quando entrarem com a senha da UTI vão ver dois dados importantes:

1) Se tem mensagem. Essa mensagem, da RUTIS, é unicamente dirigida a está UTI

e não aparece em mais nenhuma universidade. Pode ter ou não mensagem.

2) Podem ver documentos da RUTIS para as UTIS.

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À medida que estão a trabalhar no programa, poderão sempre voltar para o menu

inicial, da figura acima, ao clicarem em “Gestão de Universidades Seniores”.

Todas as funções referidas no menu inicial podem ser encontradas numa barra de

funções em todas as páginas do programa.

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No capítulo que se segue, encontra-se a explicação detalhada de cada área do

programa e a sua utilização.

1. Cria ou alterar dados da Academia ou Universidade

A RUTIS cria inicialmente a Universidade depois compete à direcção de cada UTI

alterar os dados e mantê-los sempre actualizados pois a RUTIS utilizará esses dados

para envio de mensagens, e-mails, recibos e cartas.

A informação sobre a UTI está dividida em 4 passos, que devem preencher:

Passo 1: Dados gerais (símbolo, morada, tipo de associação). Neste passo a UTI pode

emitir o seu certificado de membro da RUTIS e da Rede de Excelência, se for o caso.

Passo 2: Contactos (e-mails, nome dos responsáveis, seguro, o número de alunos é

automático.

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Passo 3: Breve Caracterização (disciplinas, texto e imagem livre, valores das

mensalidades)

Passo 4: Códigos de acesso ao programa de facturação. O passo 4 é apenas para as

UTIs que aderirem ao programa de facturação certificado e/ou quiserem enviar sms.

Para obterem estes serviços e códigos devem contactar a Keyinvoice pelo 211 941 527

ou pelo e-mail contato@keyinvoice.com.

O preço dos sms é de 32.50€ para um pacote de 500 sms (0,065€ cada) ou 120€ para

um capote de 2000 sms (0.060€ cada). Mais informações em www. http://keysms.pt/

Após a alteração dos dados, não deverão esquecer de gravar os dados clicando no

botão “Guardar alterações” no final da página.

2. Criar ou alterar dados de alunos, professores ou dirigentes

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2.1. Criar

No menu inicial ao clicar em “Criar/alterar dados” aparecerão as duas opções em

ícones separados.

Deverão clicar em “Criar” para dar início à inserção de dados no programa. Assim que

o fizerem, aparecerá um outro menu referente aos membros e às disciplinas.

De forma a facilitar a introdução de dados, é importante que a ordem de inserção dos

mesmos seja a seguinte:

Primeiro cria-se o Professor

Depois a Disciplina

E por fim o Aluno

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O procedimento para criar um membro, seja ele Professor, Dirigente ou Aluno, é o

mesmo. Deverão clicar no menu “Criar/alterar dados” e de seguida a opção “Criar” e

por fim escolher o tipo de membro.

Nota: Quando um membro é professor / aluno, ou professor/ dirigente ou dirigente

/aluno, ou todas, o programa permite colocar o membro nas várias situações. Basta

clicar em membro e surgem as várias possibilidades para seleccionar.

2.1.1. Criar Professor ou aluno:

A informação está dividida em 4 conjuntos de dados, que devem preencher:

Perfil do Membro: Dados pessoais do professor e contactos.

Conjunto de dados 1: Observações sobre o professor, informação sobre o seguro e o

cartão e anexar documentos do professor (ex: Cartão de cidadão, Curriculum, etc.).

Conjunto de dados 2 – Foto: Upload da fotografia do membro.

Conjunto de dados 3 – Aluno activo ou inactivo, número de aluno, nº de cartão e

disciplinas que ministra.

Todos os conjuntos deverão ser totalmente preenchidos de forma a obter-se um perfil

completo do Professor. Não se pode eliminar os membros. Um membro pode estar

activo ou inactivo (neste caso não recebe e-mails, não aparece nas listas, etc).

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Como referido no campo “Tipo de membro” poderão seleccionar mais do que uma

opção, pois o Professor pode também ser aluno e até mesmo dirigente. Ao lado de

cada conjunto de dados aparece um algarismo no interior de um círculo cor de laranja;

esse algarismo corresponde ao número de campos que se encontram por preencher

em cada conjunto de dados.

O ideal é ter os números de contribuinte e do cartão de cidadão dos membros, porque

vão ser precisos para imprimir o acordo e os comprovativos de pagamentos. Se não

tiverem dar esses dados (NIF, BI ou CC) devem colocar na ficha: 999999999

Se não tiverem e-mail, devem colocar: desconhecido@gestaoutis.eu

Após o preenchimento de todos os campos, deverão clicar em “Gravar” que se

encontra no final da página.

No ponto 3 existe a possiblidade de imprimir o acordo com o aluno (funciona como um

compromisso entre a entidade e o aluno) e imprimir o acordo de voluntariado com o

professor (obrigatório pela lei do voluntariado). Os acordos são automaticamente

preenchidos com os dados da UTI e da pessoa.

Nas vezes em que um professor é pago, existe também a possiblidade de lhe atribuir

um valor hora.

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Exemplo do acordo com o aluno

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Exemplo do acordo com o professor

2.1.2. Criar Disciplina:

No campo “Criar Disciplina” encontrarão dois conjuntos de dados:

Perfil da disciplina: Dados gerais da disciplina.

Lista de alunos: Listagem dos nomes dos alunos que frequentam a disciplina.

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Folha de presenças: Imprime a folha de presenças deste disciplina, já com os alunos.

Ficha de UTI: Pdf com o resumo da disciplina

O campo “Professor” é um menu onde aparecerão todos os professores anteriormente

inscritos. Deverão seleccionar o(s) professor(es) que lecciona(am) a disciplina que está

a criar. Podem escolher um número limite de alunos para essa disciplina, se acharem

importante e podem ver o número de alunos inscritos.

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A lista de alunos só ficará visível após inserirem todos os alunos e seleccionarem as

disciplinas frequentadas por cada aluno. Pode-se enviar e-mail para os alunos desta

disciplina aqui.

Muitas universidades organizam o valor das mensalidades em pacotes de disciplinas. O

campo referenciado abaixo serve para identificar essa situação, ou seja, referir se é

uma disciplina extra, e inserir o valor, ou incluída no pacote base da UTI.

2.2. Alterar dados

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2.2.1. Alteração de membro

Ainda no mesmo menu “Criar/alterar dados” poderá alterar os dados anteriormente

inseridos.

Sempre que pretender alterar dados de um membro, Aluno, Professor ou dirigente,

abrirá um menu de selecção onde aparecerão o nome de todos os membros. Deverá

seleccionar o pretendido para abrir o perfil. O processo é o mesmo para todos os tipos

de membro.

No que diz respeito aos membros, estes não podem ser apagados da base de dados

mas sim poderão referir se o membro/disciplina está activo ou não.

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2.2.2. Atribuição das disciplinas aos alunos

Após a criação das disciplinas e do perfil dos alunos poderá distribui-los pelas

diferentes disciplinas. Basta entrar em “Alterar aluno” seleccionar o nome do aluno e

de seguida clicar no conjunto de dados 3. Aí aparecerá uma listagem de todas as

disciplinas da UTI.

Para inscrever o aluno nas disciplinas basta clicar em cada disciplina até aparecer o

visto e automaticamente o aluno pertencerá à listagem de alunos das disciplinas

seleccionadas.

2.2.3. Alteração do professor

Ao clicar em “Alterar professor” terá acesso a um 3º conjunto de dados.

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No “Conjunto de dados 3” terá a possibilidade de colocar o professor como activo ou

não activo bem como identificar o tipo de acordo, ou seja, se voluntário ou contratado.

Em caso do último poderá identificar o valor que a UTI paga à hora.

3. Funções

Neste menu poderão ter acesso às informações importantes para o dia-a-dia da UTI como o horário, a folha de presenças, a lista de aniversários, os pagamentos e as estatísticas.

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3.1. Horário UTI Ao clicar no ícone horário, poderá ter acesso a este em dois formatos: horário por semana e por disciplina. Este horário pode ser impresso para dar aos alunos e aparece automaticamente no site da RUTIS quando os dados da UTI são consultados.

Poderá encontrar no horário as seguintes informações: - o dia da semana - as horas - a disciplina - o local onde se irá realizar a disciplina Todas as informações visíveis no horário são inseridas aquando da criação da disciplina.

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3.2. Folha de presenças Ao clicar em “Folhas de presenças” abrirá um ficheiro PDF com o nome dos alunos que fazem parte da disciplina e um espaço para o professor escrever o sumário. Pode imprimir as folhas por dia da semana, e em formato diário (dá para 1 aula) ou

mensal (dá para 4 aulas).

Poderá ter também acesso à folha de presenças ao clicar em “Alterar disciplina”.

Ao entrar no perfil da disciplina pode clicar em “Imprimir folha de presenças”.

3.3. Pagamentos Em primeiro lugar deverá escolher o aluno e clicar em “Abrir”.

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Este campo está destinado à emissão de comprovativos de pagamento que podem ser referentes às mensalidades ou a outras actividades que a UTI organize e que os alunos tenham que pagar. Deve-se utilizar pontos (.) e não virgulas (,) para separar os números. Nota: Estes documentos são comprovativos de pagamentos, não são recibos ou facturas e não servem como documentos legais ou fiscais. Se quiser criar documentos oficiais ou organizar corrctamente os pagamentos deve adquirir o programa de facturação da Keyinvoice, como referido anteriormente.

O primeiro conjunto de dados diz respeito à mensalidade, jóia e seguro que deverão ser preenchidos no início de cada ano lectivo ou aquando da inscrição do aluno. O segundo conjunto de dados livres destina-se a outras actividades como visitas de estudo, produtos, almoços, entre outros. Após o preencimento dos dados deverão clicar em “Emitir PDF” para obterem o comprovativo de pagamento, que é emitido em duplicado numa única folha e para que os dados sejam gravados no sistema. Referimos novamente que o documento emitido não é uma factura nem um recibo, daí não terem fins fiscais. Para tal a UTI deverá ter acesso a um programa de gestão certificado(o nosso, da Keyinvoice ou outro, tem é de ser certificado). O terceiro conjunto de dados é o historial de pagamentos do aluno que pode ser consultado sempre que necessário.

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3.4. Estatísticas

Neste campo a direccção poderá ter uma visão das caracteristicas dos alunos, professores e disciplinas que constituiem a UTI.

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3.5. Importar alunos

Caso tenham o nosso modelo de documento em Excel com os dados dos alunos

poderão importá-los para o programa em vez de inserirem manualmente os dados.

Deverão procurar o ficheiro que pretendem e clicar em “Importar” e automaticamente

todos os dados serão inseridos no programa. Se tiverem problemas enviem o

documento para a RUTIS, que tentaremos inserir.

3.6 – Lista de aniversários Aqui pode imprimir a lista mensal dos aniversários dos alunos e professores, por mês, dia e idade.

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4. Pesquisar/enviar

Este menu apresenta-vos um conjunto completo de filtros de forma a facilitar a

procura de membros e o envio de sms e e-mails.

Vamos dar o seguinte exemplo:

A professora de História ficou doente e não poderá dar aula. Ao fazerem a procura

podem seleccionar o nome dos alunos e os respectivos e-mails ou acederem à

disciplina e o sistema apresenta-vos a listagem de todos os alunos que a frequentam,

tornando o contacto mais simples.

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Após terem acesso aos dados pretendidos têm a opção de exportar os dados para um

ficheiro Excel ou XLS e imprimir.

Pode ainda escolher enviar um e-mail, com ou sem anexo, e automaticamente o

sistema envia para todos os alunos da disciplina de História.

O aluno vai receber um e-mail com o endereço naoresponder@gestaoutis.eu e o nome

da universidade sénior. Isto serve para o aluno ou qualquer outro membro saber que

não deve responder a este e-mail.

Enviar sms (a opção só surge se tivermos contratado esse serviço, ver página 7). O

processo do envio das sms’s é o mesmo que o referido para “enviar e-mail”. Aqui até

pode fazer o filtro de “enviar só para mulheres”, por exemplo.

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5. Perguntas frequentes

1 – Como obtenho os dados de acesso ao programa?

Deve enviar um e-mail para a RUTIS a pedir os dados (dulce@rutis.pt)

2 – Qual é o custo do programa?

O programa tem um custo único de 80 euros, mas é gratuito para as UTIs que forem

clientes do Montepio ou que tiverem o seguro escolar da RUTIS / Generali.

Anualmente o uso do programa tem um custo de 10 euros.

3 – Tenho acesso ao programa em qualquer lado? Permite vários utilizadores?

Sim, desde que tenha ligação á internet e entre www.gestaoutis.eu. Sim, podem estar

várias pessoas a utilizar o programa ao mesmo tempo.

4 – Se o aluno não quiser dar o número de contribuinte ou CC, ou se não tiver e-mail?

O ideal é todos darem o seu número de contribuinte e cartão de cidadão, porque vai

ser preciso para imprimir o acordo e os comprovativos de pagamentos.

Se não tiverem dar esses dados (NIF, BI ou CC) deve colocar na ficha: 999999999

Se não tiver e-mail, deve colocar: desconhecido@gestaoutis.eu

5 – A minha universidade tem vários pólos, como faço a gestão dos alunos?

Na inserção dos alunos, “Conjunto de dados 3”, deve indicar a que pólo o aluno

pertence.

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6 – Tenho alunos que são professores ao mesmo tempo. Como faço?

Ao inserir os dados de membro no “perfil de membro”, pode escolher as vários

funções do membro.

7 – Como faço para imprimir os acordos com os alunos e professores?

É só ir a criar/alterar aluno ou professor, e no “conjunto de dados 3” pode clicar em

imprimir acordo.

8 – Tenho um aluno/professor que desistiu como posso eliminá-lo?

Não o pode eliminar para pode torna-lo inactivo. É ir ao “conjunto de dados 3” e

mudar o estado de aluno activo de “sim” para “não”.

9 – Como posso ver a idade média dos meus alunos?

É só clicar em “funções” e depois “estatísticas”.

10 – Quero imprimir a folha de presenças da minha universidade, como faço?

Há duas formas:

1) Pode clicar directamente na disciplina, em “alterar disciplina” e depois em “imprimir

folhas de presença”

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2) Ou em “funções” e “folhas de presença”. Aqui pode imprimir as folhas de presença

por dias da semana (neste caso pode imprimir todas as folhas de presença de um

determinado dia por exemplo)

11 – Um aluno pagou 30 euros de uma ida ao teatro. Como faço para lhe dar um

comprovativo de pagamento?

Clique em “funções”, depois “pagamentos”. Seleccione o aluno e introduza o motivo

do pagamento e o valor. Depois clique em “Emitir pdf”. O documento que é emitido

está dividido em duas partes, uma para a UTI e outra para o aluno.

12 – Como posso enviar um e-mail?

Clique em “Pesquisar/enviar”. Seleccione os dados que pretende e clique em

“pesquisar”. Após o resultado da pesquisa clique em enviar “Enviar e-mail”. Pode

verificar as pessoas para quem vai ser enviado o e-mail.

Escreva a mensagem que quer e pode anexar documentos. As pessoas vão receber um

e-mail com o nome da universidade e o endereço “naoresponder@gestaoutis.eu” que

não funciona, apenas é utilizado para enviar estes e-mais.

Também pode enviar um e-mail aos alunos de uma disciplina em “criar/alterar

disciplina”, depois “lista de alunos” e por fim “enviar e-mail”.

13 – Como posso enviar um sms?

Clique em “Pesquisar/enviar”. Selecciona os dados que pretende e clique em

“pesquisar”. Após o resultado da pesquisa clique em enviar “Enviar sms”. Pode

verificar as pessoas para quem vai ser enviado o sms. Ver página 4.

14 – Os dados dos membros e da minha universidade estão seguros?

Sim, os dados estão seguros de duas formas:

1) Através dos servidores da Keyinvoice e do certificado SSL.

2) E através da Comissão Nacional de Protecção de dados, onde este base de dados

está registada. Esta base de dados é privada e nunca poderá ser utilizada por terceiros,

para além das UTIs e da RUTIS.

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15 – Quero ver, guardar em excel ou imprimir uma lista com todos os alunos por

idades, como faço?

Clique em “Pesquisar/enviar”. Seleccione alunos e idade e clique em “pesquisar”.

Depois seleccione “Exportar pdf” ou “Exportar XLS”