ferramentas informáticas para a gestão: excel

Curso de Formação EmpreendedouroArmamar, Portugal – de 11 a 13 de Setembro de 2013

Ferramentas de Gestão:

Vitor Barrigão Gonçalves [email protected]

13 de Setembro de 2012 | 9h – 13h

Curso de Formação: Empreendedouro

Sumário

• Ferramentas informáticas para a Gestão• Folha de Cálculo: uma ferramenta de Gestão• Evolução das Folhas de Cálculo• Excel e suas aplicações• Excel: Conceitos básicos

• Características das Folhas de Cálculo Excel• Tabelas e Gráficos para apresentação de dados• Dados, Fórmulas e Funções

• Excel: Conceitos avançados• Fórmulas e Funções matemáticas, de texto, lógicas e financeiras. • Integração de dados entre folhas e aplicações.• Macros e outras funcionalidades.

• Um modelo de plano de negócio no Excel


Ferramentas informáticas para a Gestão

“A evolução da sociedade atual não é motivadapela força nem pela energia, mas sim pelodomínio da informação.”

Redes digitais | Globalização | Panóplia de Aplicações informáticas Comércio Eletrónico | Governo Eletrónico | Aprendizagem Eletrónica



Computadoresou outrastecnologias(Hardware)

POS (Point Of Sale)TPV (Terminal Ponto de Venda)

Recolha – tratamento – armazenamento – distribuição


Programasou

aplicações informáticas(Software)




• Mercado Nacional (soluções comerciais)100€ a 1500€ … Varia em função das funcionalidades e número de licenças/postos


• Gestão Comercial

- Registo de Clientes/Fornecedores/Vendedores/Artigos

- Gestão de Vendas (Vendas a clientes ou facturação)

- Gestão de Compras (Compras a fornecedores)

- Gestão de Stocks (Controlo de movimentos de armazém)

- Contas Correntes (Recebimentos/Pagamentos)

- Gestão de Pontos de Venda (TPV/POS)

- Estatísticas e outros mapas



• Gestão Financeira e Administrativa- Gestão de Recursos Humanos

- Gestão de Imobilizado

- Contabilidade Geral

- Contabilidade Analítica


- Logística e aprovisionamento

- Recepção e expedição de encomendas

- Planeamento da Produção (MRP, JIT, OPT)

- Planeamento de controlo de projectos (GANTT, PERT, CPM)

• Planeamento e Gestão da Produção


• Restauração- Base: BackOffice e FrontOffice- Editor e Gestor de Mesas- Pedidos via Comandos Rádio e Terminais PDA- Gestão de Stocks- Entrega/Delivery- Mapas estatísticos

Back Office Painel de Bordo

Front OfficePedidos


- Gestão de sócios e controlo de entradas/saídas- Gestão de professores, turmas e horários- Integração com módulo de gestão comercial

• Academias e ginásios


• Integração de módulosPacotes que integram Gestão Comercial, Contabilidade, Terminal Ponto Venda (POS), Gestão de Pessoal e Salários e aindae-Commerce ou e-Learning

Requisito actual: SAFT-PT (Standard Audit File for Tax porposes)(Portaria Nº 321-A/2007 de 26 de Março, a partir de 01/01/2008 passa a ser obrigatório o sistema informático gerar o ficheiro referente aos registos das operações de facturação e contabilísticos empresa.)


Decretos de Lei n.º 197/2012 e n.º 198/2012, apresentam alterações substanciais ao nível das regras de faturação.



• Soluções Comerciais:• Destinadas a Pequenas Empresas (Microempresas)• Destinadas a Pequenas e Médias Empresas (PMEs)• Destinadas a Grandes Empresas

• Soluções à medida

• Soluções mistas

• Soluções open source

• Soluções gratuitas


MP-BizSistema de Apoio à Gestão


Gestão de Stocks e Facturação

EasyForYou

Aplicações informáticas para a gestão (micro‐negócios):Soluções gratuitas e/ou open source


Demostração de aplicação para a Gestão


CRM

Gestão de Projectos e CRM

Ferramentas informáticas para a GestãoSoluções gratuitas e/ou open source



Quer fazer uma reunião à distância na qual usará apresentações?Quer realizar trabalho colaborativo a distância?Quer realizar uma sessão de formação ou tutorial on-line?

Soluções gratuitas de videoconferência, partilha de ecrã, entre outras funcionalidades:http://www.anymeeting.comhttp://liveminutes.comhttp://meetings.iohttps://www.bigmarker.comhttps://join.mehttp://meetingl.comhttps://tools.google.com/dlpage/hangoutplugin

Para além do Skype, VSee ou similar…

Soluções gratuitas e/ou open source


Plataformas de criação de sites com loja virtual on‐line:http://pt.wix.com/http://www.webnode.pt/http://www.weebly.com/http://www.zoho.com/sites/http://www.yola.com/http://pt.jimdo.com/http://www.eznow.com/http://www.edicy.com/

Plataformas livres de e‐commerce para instalação em servidor Web:http://www.prestashop.comhttp://www.opencart.comhttp://www.magentocommerce.comhttp://www.oscommerce.com ‐ Online Merchant http://virtuemart.net ‐ CMS Joomla www.joomla.org E‐Commerce com VirtueMarthttp://www.wordpress.org ‐WordPress eCommerce com MarketPresshttp://drupal.org ‐ CMS Drupal E‐commerce com Ubercart 2.x



Ferramentas informáticas para a Gestão Contributo do software open source

Servidor Web | BD | LP | CMS/e-shop/e-Learning

Package (Apache+MySQL+PHP + CMS + e-commerce)e-Learning


Folha de Cálculo: uma ferramenta de Gestão


Folha de Cálculo: uma ferramenta de Gestão

• Considerada a melhor e mais divulgada ferramenta de gestão…

• Cálculo, análise e apresentação de dados…

• Cálculos matemáticos, lógicos, estatísticos; financeiros…

• Criação de gráficos para apresentação de dados e cálculos…

• Vertentes orçamental, financeira, projetos e património…


Evolução das Folhas de Cálculo

1980: Folha de Cálculo VisiCalc

1981: Folha de Cálculo SuperCalc

1982: Folha de Cálculo Multiplan

1983: Folha de Cálculo Lotus 1 2 3

1985: Excel 1.0 (Macintosh OS)

1987: Excel 2.0 (PC Windows) …

1998: StarOffice StarCalc 3.0 (Oracle Open Office)

2000: OpenOffice.org Calc (open source licença LGPL)

2006: Google Docs Spreadsheets (2009 – versão estável)


Evolução das Folhas de Cálculo

PC Windows1987: Excel 2.01990: Excel 3.0221992: Excel 4.01993: Excel 5.0 (Office 4.2 e 4.3 com VBA)1995: Excel 7.0 (Office 95)1997: Excel 8.0 (Office 98)1999: Excel 9.0 (Office 2000)2001: Excel 10.0 (Office XP)2003: Excel 11.0 (Office 2003)2007: Excel 12.0 (Office 2007)2010: Excel 14.0 (Office 2010)2013: Excel 2013 (Office 2013)

Macintosh OS1985: Excel 1.01988: Excel 1.51989: Excel 2.21990: Excel 3.01992: Excel 4.01993: Excel 5.01998: Excel 8.0 (Office 98)2000: Excel 9.0 (Office 2001)2003: Excel 11.0 (Office 2004)2008: Excel 12.0 (Office 2008)2011: Excel 14.0 (Office 2011)

1993 ‐ Visual Basic for Applications (VBA), linguagem de programação que permite automatizar tarefas (Macros)


Excel e suas aplicações

• Mapas de gestão de projetos (orçamentos e cronogramas de atividades)Orçamentos e outros mapas financeiros. Não sendo a ferramenta mais adequada para cronogramas de atividades, o Excel é muitas vezes utilizada pelas empresas para esse fim. Para gráficos de GANTT e redes de PERT é desejável usar Ms Project ou Ms Visio, entre outras ferramentas.



• Balanced Scorecard e Excel DashboardDefinidos os objetivos, indicadores e metas a partir de um modelo pré‐construído, obtêm‐se automaticamente um painel de controlo com gráficos dinâmicos, ícones de performance, Key Performance Indicators (KPI) e mapa estratégico.



• Demonstrações Financeiras SNC com ExcelFolha de cálculo que obtém automaticamente o Balanço, a Demonstração dos Resultados e a Demonstração dos Fluxos de Caixa conforme Sistema de Normalização Contabilística (SNC), a partir dos balancetes mensais.



• Análise financeira com ExcelAnálise do desempenho financeiro de uma empresa a partir das suas Demonstrações Financeiras. Com os dados do Balanço e da Demonstração de Resultados, obtêm‐se automaticamente o cálculo da demonstração dos fluxos de caixa, os rácios financeiros e o cálculo do valor da empresa.



• Análise de investimento com ExcelCálculo da viabilidade de projetos de investimento (VAL e TIR), permitindo simular visual e automaticamente o impacto de determinadas variáveis no lucro e cash‐flow do projeto.



• Plano de Negócio (IAPMEI – Finicia)Cálculo da viabilidade de planos de negócio e respetivo investimento (VAL e TIR), permitindo avaliar e simular visual e automaticamente o projeto/empresa.


Excel: conceitos básicos

Célula AtivaA1

Coluna ALinha 1

Barra de Fórmulas

Friso: Abas da barra de menus

Folhas de trabalho

conjunto de colunas e linhas, cuja intersecção denominamos de células.Matriz de 1.485.076 linhas por 16.284 colunas255 folhas de trabalho



• Ponteiros do rato

Ponteiro de dimensionamento

Ponteiro de divisão de janela

Ponteiro de selecionar Ponteiro de mover Ponteiro de copiar e preencher



• Seleção de células• Introdução de dados e preenchimento automático

Ponteiro decopiar e preencher

Experimente preencher série…

Alternativa?

=A1+1



• Formatação de células• Formatação condicional



• Formatação condicional > Gerir regras…



• Fórmulas

=A1+A2=A1‐A2=A1*A2=A1/A2

Uma formula começa sempre pelo sinal de igual=A1+1

OPERADORES MATEMÁTICOSAritméticos

^ Potenciação& Concatenação* Multiplicação/ Divisão+ Adição‐ Subtração

Relacionais= Igualdade< Menor que> Maior que<= Menor ou igual>= Maior ou igual<> Diferente

Referência relativa, absoluta e mista:Linha e Coluna relativas A1Linha absoluta A$1Coluna absoluta $A1Linha e Coluna absolutas $A$1



• Fórmulas Uma formula começa sempre pelo sinal de igual=A1+A2




diferente

se o Excel tratar a fórmula como texto mesmo tendo inserido o “=“, verifique se não existe um espaço antes do “=“.




Mensagens de erro:



• Fórmulas• Funções

Uma formula começa sempre pelo sinal de igual=A1+A2

=SOMA(A2:A10)


Excel: conceitos avançados

• Função SE()=SE(teste;valor_se_verdadeiro;valor_se_falso)

=se(A2>=10;"Aprovado";"Reprovado")



• Função CONTAR.VAL()

=CONTAR.VAL(A1:An)Exemplo: Se todas as células de A1:A10 contiverem dados (números, textos ou outros dados), exceto a célula A5, então:

=CONTAR.VAL(A1:A10) devolve 9 como resultado

• Função CONTAR.SE()

=CONTAR.SE(intervalo_de_células;”critério”)Exemplo: Para contar quantos valores, maiores que 10, existem no intervalo de B2 até B10, utilizamos a seguinte fórmula:

=CONTAR.SE(B2:B10;”>10”)



• Função SOMA.SE()

=SOMA.SE(teste;critério;valores_a_somar)Exemplo: se no intervalo de B2 até B10 tivermos 5 vezes a palavra Abril, indicando custos desse mês, e no intervalo de C2 até C10, tivermos o valor desses custos, então:

=SOMA.SE(B2:B10;”Abril”;C2:C10) devolve a soma dos custos do mês de Abril



• Funções data/hora

=AGORA() e HOJE() Devolve a data e a hora ou só a data como um número de série baseado no relógio do computador.

=DIAS360 (data inicial; data final) Calcula o número de dias entre duas datas, baseado no calendário financeiro de 360 dias.

=DIA.SEMANA(número de série) Devolve um número de série como um número de semana onde 1=Domingo e 7=Sábado

=HORA (número de série) Devolve um número entre 0 (12 A.M.) e 23 (11 P.M.)

=TEMPO (hora;min;seg) Devolve o número de série (entre 0 e 0.99999) de uma determinada hora.



• Função de procura e referência

PROCV (valor_proc; matriz_tabela; núm_índice–coluna; procurar_intervalo)

Valor_proc É o valor, expressão ou célula que contém a indicação do que pretendemos encontrar

Matriz_tabela Tabela onde vai ser efetuada a pesquisa

Núm_índice_coluna Número da coluna dentro da tabela que apresenta os dados que pretendemos retornar

Procurar_intervalo Argumento facultativo que por defeito tem o valor de Verdadeiro (true); falso (false) significa que procura o valor ou expressão exata, não ocorrendo o retorno de valores ou expressões aproximadas.



• Funções financeiras

TAXA(nper;pgto;va;vf;tipo;estimativa)

nper é o número total de períodos de pagamento numa anuidade.pgto é o pagamento feito em cada período e que não pode ser alterado durante a vigência da anuidade. Normalmente, pgto inclui o capital e os juros e nenhuma tarifa ou taxa. Se pgto estiver omitido, tem de incluir o argumento vf.va é o valor atual ‐ o valor total correspondente ao valor atual de uma série de pagamentos futuros.vf é o valor futuro ou o saldo que deseja obter depois do último pagamento. Se vf for omitido, é considerado 0 (o valor futuro de um empréstimo, por exemplo, é 0).tipo é o número 0 ou 1 e indica as datas de vencimento dos pagamentos.




PGTO(taxa;nper;va;vf;tipo)

taxa é a taxa de juro do empréstimo.nper é o número total de pagamentos do empréstimo.va é o valor atual ou o montante total que uma série de futuros pagamentos vale atualmente; também conhecido como capital.vf é o valor futuro ou o saldo, que deseja obter depois do último pagamento. Se vf for omitido, é considerado 0 (zero), ou seja, o valor futuro de um empréstimo é 0.tipo é o número 0 (zero) ou 1 e indica as datas de vencimento dos pagamentos. Início ou fim respetivamente




Investimentos:VAL (Valor Atual Líquido) > 0TIR (taxa interna de rentabilidade) > custo de oportunidade de capital

Função VALCalcula o valor líquido atual de um investimento utilizando uma taxa de desconto e uma série de futuros pagamentos (valores negativos) e rendimentos (valores positivos).

VAL(taxa;valor1;valor2; ...)Taxa é a taxa de desconto ao longo de um período.Valor1; valor2; ... são entre 1 e 254 argumentos que representam os pagamentos e rendimentos.




Investimentos:VAL (Valor Atual Líquido) > 0TIR (taxa interna de rentabilidade) > custo de oportunidade de capital

Função TIRA taxa de retorno interna é a taxa de juro recebida por um investimento que consiste em pagamentos (valores negativos) e receitas (valores positivos) que ocorrem em períodos regulares.

TIR(valores; estimativa)Valores é uma matriz ou uma referência a células que contenham números cuja taxa de retorno interna pretenda calcular.Estimativa é um número que se estima estar próximo do resultado de TIR.



• MacrosUma macro não é mais do que um conjunto de instruções que executam um conjunto de operações numa sequência predeterminada.

Existem dois tipos de macros:

Asmacros de comandos armazenam uma ação ou sequência de ações realizadas pelo utilizador. Neste caso, o utilizador terá apenas de executar a ação, ou a sequência de ações, durante o processo de criação da macro.

As macros de funções são criadas pelo utilizador e envolvem conceitos de programação avançados, na linguagem VBA (Visual Basic for Applications).



• Macros

Menu VER > Macros


Algumas referências:

http://office.microsoft.com/pt‐pt/http://www.excel‐downloads.com/http://www.ozgrid.com/http://www.mrexcel.com/http://www.exceltip.com/http://www.business‐spreadsheets.com/http://www.vertex42.com/

http://www.portal‐gestao.com

Equivalência de fórmulas do Excel Inglês‐Portuguêshttp://fazaconta.com/excel‐ingles‐portugues.htm

• http://www.facebook.com/vgportal | [email protected] | 273 330649 | 936673949

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