ferias y eventos turisticos

UNIVERSIDAD PARTICIPATIVA Y EMPRENDEDORA CON VISIÓN EMPRESARIAL Y RESPONSABILIDAD SOCIAL

Carrera Profesional de Administración

Hotelera y Ecoturismo


FERIAS Docente: Emma Ramos Farroñán

[email protected]

UNIVERSIDAD PARTICIPATIVA Y EMPRENDEDORA CON VISIÓN EMPRESARIAL Y RESPONSABILIDAD SOCIALUNIVERSIDAD PARTICIPATIVA Y EMPRENDEDORA CON VISIÓN EMPRESARIAL Y RESPONSABILIDAD SOCIAL

La planificación de un

evento


La preparación de un evento es compleja y su naturaleza y duración condicionarán o determinarán, sin duda su organización.

Cada nueva edición del mismo será un reflejo de los logros alcanzados desde la edición anterior y un compromiso de futuro y de comunidad, todo ello de la mano de unos anfitriones que se constituirán como comité organizador del evento y que serán responsables de conseguir los objetivos que se han marcado.


evento



evento


¿Por qué?¿Cuál es el

objetivo?¿Cómo alcanzar

el objetivo?


evento


¿Quién debería asistir?


evento


Planificar las fechas clave

Fecha tentativa Planificar el tiempo Duración del evento

¿Cuándo?La planific

ación de un

evento


¿QUIENES SOMOS?Preguntas fundamentales para averiguar nuestra capacidad económica, humana, técnica y operativa para alcanzar el éxito.¿Tenemos capacidad para desarrollar el evento?¿Disponemos de un equipo humano de colaboradores?¿ Tenemos tiempo suficiente?¿Tenemos conocimiento sobre el tema?¿Es solucionable el aspecto económico? ¿podremos?fecha de celebración¿Hay tiempo suficiente?¿Tenemos otra actividad importante en esas fechas?


evento


Duración¿Cuánto va a durar la actividad?¿Todos los que intervienen (colaboradores) disponen de ese tiempo?Lugar o Recinto¿Existen compromisos anteriores en esas fechas?¿Reúne los requisitos mínimos para la celebración?¿Es seguro?¿Tiene la capacidad suficiente?Medios¿Podemos disponer de medios económicos suficientes?¿Tenemos capacidad de contratación de personas o empresas?


evento


1. Materiales de Oficina:

Es necesario contar con algunos insumos esenciales para empezar

nuestro trabajo, tales como:

Un cuaderno: Que nos ayude a mantener nuestra información y

borradores en orden.

Insumos: como: archivadores, carpetas, hojas de diferentes tamaños,

plumones, una pizarra, lápices, etc.

Un computador: podremos elaborar planes, estadísticas,

presentaciones y; envío y recepción de mail.

Una línea telefónica: Para solicitar una entrevista o pedir una

cotización, el teléfono se hace una necesidad laboral.

Documentación y presentación: tarjetas de presentación, cartas y

presentaciones en sistemas digitales, siendo lo más fácil en el uso

común, presentaciones en Power Point.


evento


2. Equipo Humano:

Con cuantas personas contamos para el desarrollo

de nuestro proyecto


evento


3. Plan de Trabajo:

Es sinónimo de especificar cada función de los

integrantes estables de la Organización del evento, que

lleve a un orden en cada actividad a desarrollar.

Pudiendo dividir en etapas, las diferentes tareas.

Siendo un documento netamente interno, lo podemos

adaptar cada vez que requerimos. Pero, para un

documento que sería presentado a un auspiciador o

entidad patrocinadora, debemos dejar en claro las

actividades y no adaptarlas en el desarrollo de la

actividad.


evento


4. CronogramaEl Diagrama de Gantt consiste en una matriz de doble entrada en la que se

anotan en las líneas filas, las diferentes actividades que componen un

programa o un proyecto y en las columnas, el tiempo durante el cual se

desarrollarán esas actividades.

Una barra horizontal frente a cada actividad, representa el período de

duración de la misma. La longitud de la barra indica las unidades de

tiempo, señalando la fecha de inicio y la fecha de finalización de la

actividad.

Proceso de construcción del Diagrama de Gantt

Listado y ordenamiento de actividades.

El primer paso consiste en establecer la lista de actividades ordenadas

según han de ser ejecutadas.


evento


4. Cronograma. Estimación del tiempo de duración de cada actividad.

Deberá estimarse el período que lleva cada actividad para su

realización. Como la ejecución de las actividades incluye dos

variables estrechamente ligadas: tiempo y recursos, se debe tener

presente la real disponibilidad de recursos humanos, materiales,

financieros, etc. y la posibilidad de desarrollar la actividad en el

tiempo previsto; por lo que se estaría construyendo un calendario

operativo.

Construcción del gráfico.

En este tercer paso la tarea principal es la construcción del gráfico

teniendo presente el calendario operativo, construyendo barras

horizontales cuya longitud representa la duración en el tiempo de

cada actividad indicada.

La mínima unidad de tiempo en este gráfico es la semana.


evento


5. Análisis EstadísticoLa idea central, es reunir información relevante sobre inversión publicitaria en

eventos, para que nos ayude a la hora de hacer presentaciones a los posibles

auspiciadores, presentando gráficos y estadísticas sobre la evolución de la

participación de cada marca en los eventos.

6. Estudios Geográficos y Demográficos Estos estudios, implican visitas a terreno, toma de muestras, planos, diseño de

altimetrías del terreno que utilizaremos para el evento; Cantidad de población

existente en la zona del evento, para analizar de que tipo de campaña de difusión

realizaremos para que asistan al evento y así tener más publico, el cual beneficia

en el valor por contacto para el cliente.


evento


7. Plan de Marketing y PresentaciónEs necesario realizar un plan de marketing, el cual nos ayude a la difusión y una presentación

atrayente de nuestro evento, diseñando una imagen corporativa, que inyecte una visión de empresa

a nuestro proyecto, lo cual nos ayuda para ser presentado como un evento profesional.

Tomando todos los puntos necesarios a la hora de hacer un plan de marketing lo podemos resumir en

las siguientes tareas por desarrollar:

IMAGEN CORPORATIVA: Logotipo con un diseño moderno y atrayente.

DOCUMENTACIÓN Y RECURSOS NECESARIOS: Crear un sitio Web, diseñar nuestras tarjetas de

presentación, crear una presentación digital tomando en cuenta los puntos esenciales del evento;

esta puede ser diseñada en Power Point.


evento


La presentación para la búsqueda de auspiciadores debe reflejar, el sentido del

evento, la cantidad posible de público asistente, que tipo de campaña realizaremos

para difundir el evento, a que grupo social esta dirigido el evento, el posible retorno

publicitario que dispondrá el auspiciador, y todo lo podemos reforzar con fotografías.

Para el posible auspiciador, la idea es realizar un proyecto rápido de leer y entender,

sin mucho texto, con imágenes que grafiquen lo que ofrecemos en retorno

publicitario.

Como resumen podemos decir que el auspiciador busca retorno publicitario y que la

inversión este ligada al valor por contacto.


evento


8. Materiales para el desarrollo del espectáculo

Todo material e insumo necesario para la realización del evento,

tales como, sistema de audio, personal, montaje de escenarios,

marcaje de cancha o circuitos, documentación, arriendo de

vehículos , etc.

Si es necesario revisar la lista de nuestros requerimientos, lo

haremos revisando cada punto minuciosamente, para que no

queden detalles en el tintero.


evento


9. Convenios y PermisosMientras trabajamos en la planificación del evento es necesario el cursar

los permisos con las entidades gubernamentales, para asegurar la

realización del evento. Podemos realizar convenios con diferentes

departamentos del Estado que estén ligado directamente, para solicitar

permiso, apoyo en la gestión de la búsqueda de auspicio e

implementación necesaria.

10. Patrocinios y Auspicios El solicitar un patrocinio, nos implica que la entidad nos apoyara y nos dará

su nombre para realzar la actividad, no implicando una inversión

económica para éste.


evento



evento


Elección del lugar para la

celebración del evento


Presupuesto Consideraciones geográficas Dimensiones del local Instalaciones adicionales se van a

necesitar Temas relacionados con el medio

ambiente

Requisitos específicos




Fuentes de información Internet

Búsqueda del local Elección del lugar para la



¿Qué tipo de locales?




Debemos decidir donde se va a celebrar el evento. Si hay una gran tradición establecida por ejemplo en el caso de congresos si existen congresos previos, la toma de esta decisión no será más que un formalismo.No obstante, se puede elegir entre un centro de convenciones, un hotel donde se puedan celebrar este tipo de acontecimientos a una universidad.




Un hotel- Ventajas.- Los hoteles preparados para la

celebración de este tipo de eventos siempre son seleccionados para congresos de tipo medio o pequeño, aunque algunos habilitan zonas para congresos mayores. Los servicios de estos hoteles son a menudo lujosos y muy confortables, especialmente aquéllos en los que la oficina de la organización tiene allí su sede. El personal de éstos suele estar muy calificado, por lo tanto, se puede esperar un buen servicio no sólo para los participantes sino también para el comité. Esta plantilla está entrenada en gestión profesional y flexibilidad, lo cual significa que serán atentos con las necesidades del congreso así como con las demandas individuales de los participantes.




- Desventajas.- No a todos los comités les agrada la atmósfera de un hotel para un evento, ya que, en muchos casos no están dotados de equipamiento de vanguardia y el comité deben traer ese equipamiento de distribuidores externos. Las reuniones generalmente carecen de un techo elevado para ubicar pantallas gigantes y estas son requeridas, y existe un control insuficiente sobre el sistema de iluminación para responder a las necesidades de proyección. Para mantener la alta calidad de comida y bebida, los precios de estos son, normalmente, más altos que en un centro de convenciones.




Una Universidad - Ventajas.- Los servicios de la universidad en el caso de los

congresos suelen estar disponibles a precios más bajos y en algunos casos son gratuitos, con el precio de la comida y la bebida inferiores.

- Desventajas.- A menudo las universidades se localizan en el extrarradio de las ciudades o lejos del entorno de los hoteles elegidos, lo que encarecen el transporte de los congresistas. Al no ser sede de congresos, no siempre reúnen las condiciones técnicas adecuadas y en numerosas ocasiones carecen de la infraestructura y servicios necesarios para el buen desarrollo del congreso, así como del equipo humano adecuado para dar soporte a la organización y garantizar el buen funcionamiento del evento.




Inspección del lugarCon la inspección del lugar se espera obtener los datos siguientes:- Condición general de los hoteles y auditorios.- Alojamiento y servicios, número y tipo de salas, ventajas que se ofrecen, estado del mobiliario y de la decoración, servicio de alimentos, manejo de recepción y registro, trato personal, etc.- Número, tamaño y tipo de las alas de juntas, a fin de comprobar si están bien equipadas para la proyección de audiovisuales, si existen elementos fuera del salón capaces de distraer la atención de los oyentes, etc.- Lugar de exhibiciones- Facilidades de transporte frecuente- Las instalaciones, el equipo y los servicios deben valorarse en términos de lo que la sala de convenciones o palacio de congresos proporciona y la disponibilidad de recursos en caso de que se necesiten otros materiales.- Investigar posibles planes de renovación o expansión de las instalaciones y los servicios.




También será necesario informarse de los datos relativos a los siguientes requerimientos:- Alojamiento 1.- Número de habitaciones disponibles.2.- Clasificación por tipo.3.- Horario de llegadas y salidas.4.- Servicios del hotel.- Horario general:- Requerimientos de espacios:1.- Salas de juntas.2.- Espacio para exhibiciones.3.- Áreas de servicios.4.- Registro.5.- Servicios varios.6.- Estacionamiento o área pública destinada a los servicios de transporte.- Requerimientos de servicio.1.- Borrador del programa.2.- Instalaciones.3.- Equipo.4.- Servicios.




El trabajo del equipo La organización ha tomado la decisión de realizar el evento. Necesitamos personal comprometido y responsable.

Lista de comprobaciones1.- ¿Tenemos claros los objetivos, tema del evento y el contenido del programa del mismo?2.- ¿Hemos diseñado una política financiera clara con una guía de líneas a seguir para aprobar el presupuesto?3.- ¿Está clara cuál va a ser la política de promoción?4.- ¿Hemos indicado nuestras necesidades recordándoselas a los equipos de trabajo?5.- Si tenemos ponentes relevantes y personalidades a las que queramos invitar, ¿hemos propuesto sus nombres y buscado su especialización?




Autoevaluación






Presentación de proyectos

ferias y eventos turisticos

Business