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Explorando o SharePoint como
ferramenta de uma nova Gestão de
Documentos Corporativos
Marcos Moysés da Cunha [email protected]
(21) 2514-5695
Explorando o SharePoint como ferramenta de uma nova Gestão de Documentos
Corporativos
eDoc 2013
... caminho ...
GED
SharePoint Gestão de
Documentos
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... caminho ...
GED
SharePoint Gestão de
Documentos
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O que é o SharePoint?
O Microsoft SharePoint é uma plataforma de aplicações Web da Microsoft,
com utilização na criação de portais e intranets empresariais, gestão de
conteúdos, gestão documental, criação de portais colaborativos e publicação
de aplicações web.
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... concorrentes
O que é o SharePoint?
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O que é o SharePoint?
... é uma plataforma de colaboração de propósito genérico
... é uma plataforma ...
... é um CMS ...
... é uma ferramenta de Enterprise 2.0 ...
... é uma ferramenta de gestão de documentos ...
... é uma ferramenta para acompanhamento de processos ...
... é uma ferramenta de auxílio à tomada de decisões ...
...
...
... é fácil de virar um caos ...
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Pensar SharePoint…
... Significa pensar ...
• Portal (ECM – gerenciamento de conteúdo)
• Colaboração
• Gestão do conhecimento
• Web 2.0
• Processos
• Pessoas (Redes sociais)
• ROI (Return of Investiment)
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SharePoint…
... É ...
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GED
SharePoint Gestão de Documentos
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Gestão de Documentos?
Premissas Documentos são registros das atividades diárias da empresa.
Servem tanto como suporte para tomada de decisão como prova de atos administrativos
Portanto, gerenciar documentos é uma responsabilidade de todos.
Objetivos Controle sobre a produção documental;
Racionalização do fluxo de documentos;
Melhoria dos serviços arquivísticos;
Aumento da eficácia;
Suporte para as decisões político-administrativas;
Transparência administrativa.
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Por que Gestão de Documentos? Os documentos estarão sempre vinculados ao compartilhamento
do conhecimento, à tomada de decisões, à concretização de
negócios, ao processo de compra e venda, por exemplo, e outras
importantes ações. Por isso, as instituições deverão criar
estratégias para gerenciá-los de forma eficaz e rápida.
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Gestão Arquivística de Documentos Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção,
tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e
intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda
permanente.
E-Arq Brasil - 2009
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GED
SharePoint
Gestão de Documentos
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O que é GED? • Conjunto de tecnologias utilizadas para organização da informação
não-estruturada de um órgão ou entidade, que pode ser dividido nas
seguintes funcionalidades: captura, gerenciamento, armazenamento e
distribuição. Entende-se por informação não-estruturada aquela que
não está armazenada em banco de dados, tal como mensagem de
correio eletrônico, arquivo de texto, imagem ou som, planilhas, etc.
• O GED pode englobar tecnologias de digitalização, automação de
fluxos de trabalho (workflow), processamento de formulários,
indexação, gestão de documentos, repositórios, entre outras. Os
documentos podem ser das mais variadas origens e mídias como
papel, microfilme, som, imagens e mesmo arquivos já criados na forma
digital.
• Gestão Documental (Records Management) + Sistema de TI
(Repositório de dados + Ferramentas de captura, workflow, Record
Managament, EDMS, COLD/ERM, etc...) = Gestão ELETRÔNICA
de Documentos – GED
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E-Arq Brasil
MODELO DE REQUISITOS PARA SISTEMAS INFORMATIZADOS DE
GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS
É uma especificação de requisitos que estabelece um conjunto de condições a
serem cumpridas pela organização produtora/recebedora de documentos, pelo
sistema de gestão arquivística e pelos próprios documentos a fim de garantir a
sua confiabilidade e autenticidade, assim como seu acesso.
O e-ARQ Brasil pode ser usado para orientar a identificação de documentos
arquivísticos digitais.
Apresenta um Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão
Arquivística de Documentos – e-ARQ Brasil - que foi elaborado no âmbito da
Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos do Conselho Nacional de Arquivos.
Conceitua o documento arquivístico e o documento arquivístico digital para
poderem analisar e proporem soluções que enfrentem o desafio trazido por este
formato.
Estabelece requisitos mínimos para um Sistema Informatizado de Gestão
Arquivística de Documentos – SIGAD - independente da plataforma tecnológica
em que for desenvolvido e/ou implantado.
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SIGAD Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos
• É um conjunto de procedimentos e operações técnicas, característico do
sistema de gestão arquivística de documentos, processado por computador. Pode
compreender um software particular, um determinado número de softwares
integrados, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda, ou uma combinação
desses.
• O sucesso do SIGAD dependerá fundamentalmente da implementação prévia
de um programa de gestão arquivística de documentos.
REQUISITOS
• Captura, armazenamento, indexação e recuperação de todos os tipos de
documentos arquivísticos, inclusive como unidade complexa.
• Gestão dos documentos a partir do plano de classificação para manter a
relação orgânica entre os documentos.
• Implementação de metadados associados aos documentos para descrever os
contextos desses mesmos documentos (jurídico-administrativo, de proveniência,
de procedimentos, documental e tecnológico).
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O “caminho” pelo SharePoint
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O “caminho” pelo SharePoint
A partir de 2008, o Gartner
Group colocava a plataforma
SharePoint no quadrante dos
"leaders" em três dos seus
Magic Quadrants
(nomeadamente nos de
"search“, "portals", e "enterprise
content management").
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O SharePoint soluciona? Pense na sua empresa ou na empresa que você trabalha. Como as pessoas
ficam sabendo do que está acontecendo, como as pessoas se comunicam?
Como as pessoas armazenam dados, documentos e informações? Como as
pessoas buscam essas informações? Existe algum tipo de controle das
atividades que os colaboradores fazem? Existe algum tipo de controle de
acesso à determinadas informações que circulam dentro da empresa em
meio digital?
Agora pense em uma forma de resolver cada uma das questões acima.
Poderíamos resolver a comunicação com um simples mural na parede de
um corredor, poderíamos resolver o armazenamento de dados com uma
pasta compartilhada na rede através do mapeamento da mesma em cada
estação de trabalho, a busca poderia ser resolvida por alguma ferramenta
de busca nesta pasta compartilhada, o controle das atividades pode ser feito
por meio do Outlook e as permissões podem ser definidas por meio do
Active Directory.
Excelente! Conseguimos encontrar uma solução para todos os casos, porém
será mesmo que elas são eficientes? Ou melhor, será que são eficazes?
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O SharePoint soluciona? O SharePoint é uma ferramenta extremamente simples, e fácil de utilizar e pronta
para se conceber novas funcionalidades, seja através de webparts, seja por um
workflow de aprovação, ou desenvolvimento Asp.Net puro, o SharePoint é uma
plataforma pronta pra se criar ferramentas das mais variáveis formas e
possibilidades.
Abaixo as principais utilidades do SharePoint
• Repositório de documentos e imagens (com controle de versão)
• Trabalho colaborativo por meio de sites de projetos e departamentos
• Webparts ou "modulos" prontos de: enquetes, fóruns, blogs, wikis, formulários,
listas e calendários
• Mecanismo de Busca: que consegue buscar por palavras-chave, dentro e fora de
qualquer arquivo da família Office.
O SharePoint é, portanto, um "canivete suíço" por assim dizer, que tem como
objetivo possibilitar que os próprios usuários construam suas próprias ferramentas
do dia a dia, seja uma equipe de marketing, que precisa aprovar uma campanha,
coletando assinaturas e aprovação do cliente, ou um departamento de
almoxarifado, que possui processo definido de solicitação, compra e entrega de
matérias de escritório.
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Enxergando o ambiente macro
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Com que serviços?
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É fácil customizar?
Customizações SharePoint
• Customizações Nativas
• SharePoint pelo navegador
• SharePoint Designer
• Administração Central
• InfoPath
• Visio
• Office
• Customizações Simples com Código
• Customizações Complexas com Código
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Exemplo Eletrobras
Mapeamento
Documental Classificação (Assunto e Segurança)
Temporalidade
e Destinação
Protocolo Controle de
Acervo
SSD
Processo
Administrativo
Assessoria
Transferência
Consulta
Empréstimo
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Exemplo Eletrobras
Mapeamento
Documental Classificação (Assunto e Segurança)
Temporalidade
e Destinação
Protocolo Controle de
Acervo
SSD
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Transferência
Consulta
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Exemplo Eletrobras
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Exemplo Eletrobras
... visualização de alguns exemplos reais práticos
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