Experiência: Gestão Eletrônica de Documentos no INPE

I Ciclo de Palestras sobre a Gestão Arquivística

de Documentos, 13 de junho de 2013

Iamara Virginia de Mendonça Motta - INPE/STI

Esta apresentação tem como objetivo relatar a experiência na

implantação do Sistema de Informações Documentais no INPE, os

resultados alcançados, os problemas existentes e os novos

desafios diante do cenário atual.

Objetivo

ANTES

O Sistema de Controle de Documentos (SCD) era utilizado para cadastramento dos documentos recebidos e expedidos.

O SCD (sistema em Access) era instalado em cada setordo INPE - com controle por setor.

O INPE utilizava o Sistema de Gestão de Processos (SGP) para cadastramento dos processos – Tecnologia Web.

ANTES

Os dados sobre documentos e processos estavam totalmente fragmentados em diversas máquinas e áreas do INPE.

A falta de integração das informações trazia uma série de dificuldades na recuperação de documentos, sua tramitação e localização.

SOLUÇÃO

Os MCTI apresentou o Sistema de Informações Documentais - Próton que foi adquirido pelo MCTI em 2006

Os INPE implantou o Sistema de Informações Documentais - Próton em março de 2010.

Implantação do Sistema

Módulo Processos – 03/01/2011

Estatísticas

23/03/2010 a 10/06/2013

Estatísticas

23/03/2010 a 10/06/2013

Usuários Ativos: 515

Total de Acessos: 209.303

Resultados Alcançados

Acompanhamento on-line da tramitação de qualquerdocumento ou processo.

Cadastramento de todos os documentos recebidos eexpedidos com numeração única.

Localização imediata dos documentos e processos através da Pesquisa Simples, Pesquisa Avançada e Relatórios.

Consultas a documentos expedidos através de link direto com os correios.

Desafios

Concientizar os usuários a registrar o recebimento no Sistema de todos os documentos e processos em suasUnidades.

DOCUMENTOS > RELATÓRIO DE NÃO-RECEBIDOSAno 2013 – 1.437 documentos

PROCESSOS > RELATÓRIO DE NÃO-RECEBIDOSAno 2013 – 196 processos

Desafios

Transferir os documentos e processos da fase correntepara a fase intermediária.

Desafios

Aumentar os arquivos digitais anexados

Desafios

Tramitação do documento no Sistema ser igual a tramitação do documento físico.

Classificação arquivística correta.

Todos documentos expedidos devem constar como expedidos no Sistema.

Participação dos Usuários nos Treinamentos.

Outros servidores/colaborados devem usar o Sistema.

Próximas Ações - Sistema

Realizar a fiscalização nas Unidades para apontar e sugerir soluções para as falhas detectadas.

Monitorar a utilização eficaz do sistema.

Monitorar a Digitalização de 100% dos documentos e processos a fim promover ações sustentáveis na economia de papéis, cartuchos, energia etc. Estas ações estão alinhadas com o Projeto Esplanada Sustentável do Governo Federal.

Próximas Ações - Sistema

Disponibilizar no site do INPE as tramitações dos documentos e processos externos.

Disponibilizar no Sistema os modelos pré-definidos dedocumentos oficiais.

Certificação Digital e Assinatura Eletrônica.

Ações necessárias - Gestão Documental

Atualização da Resolução RE/DIR 577.

Elaboração do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos: Atividades-Fim.

Contratação de Técnico Arquivista no quadro oficial doINPE.

Criação do setor responsável pela gestão documental do INPE (Protocolo Geral/Arquivo Central) .

Contexto Atual

Publicação da Portaria nº 293 (1º de abril de 2013) que institui a Política de Gestão Documental no âmbito do MCTI e suas Unidades.

Obrigatoriedade da classificação de documentos sigilosos (incisos I e II do Art. 45 do Decreto Nº 7724/2012)

Elaboração da Política de Segurança da Informação do INPE.

Obrigada!

Iamara Virgínia de Mendonça Motta

STI – Serviço Corporativo de Tecnologia da Informação

INPE – Instituto Nacional de Pesquisas Espaciais

iamara.motta@inpe.br