execução e controle

Administração Geral IProfª Hilda Lacerda

Edna Maria de Edna Maria de LimaLima

1010859010108590

Ligia Macedo Ligia Macedo FerreiraFerreira

1010856310108563

Pricila YessayanPricila Yessayan 1010825110108251

EXECUÇÃO E CONTROLEEXECUÇÃO E CONTROLEAdministração Geral I

Profª Hilda Lacerda

INTRODUÇÃOINTRODUÇÃO

Fonte: http://www.3gen.com.br/site.aspFonte: http://www.3gen.com.br/site.asp

OBJETIVOSOBJETIVOSRelacionar processos de planejamento,

organização, execução e controle;Definir execução e controle;Relacionar controle e avaliação de

desempenho;Definir autocontrole e a importância desse

conceito para a administração moderna.

EXECUÇÃOEXECUÇÃO

Consiste em realizar atividades planejadas. Para que as atividades sejam executadas de acordo com o planejado, os gerentes utilizam o processo de controle.

PROCESSO DE EXECUÇÃOPROCESSO DE EXECUÇÃO

Consiste em realizar atividades, por meio de energia humana e outros tipos de recursos, como informações, energia, tempo e etc., para fornecer produtos, serviços ou idéias. Nem tudo pode ser previsto ou planejado, mas na maioria das vezes existe sempre uma plano, explicito ou implícito que sustenta a execução de qualquer atividade.

EXEMPLOSEXEMPLOS

CONTROLECONTROLE

Indica um processo administrativo em que as atividades são comparadas com o que foi planejado. E se houver alguma discrepância entre os objetivos e os resultados, alguma ação corretiva é praticada para assegurar a realização dos objetivos. Também pode indicar a necessidade de alterar o próprio objetivo

PROCESSO DE CONTROLEPROCESSO DE CONTROLE

Não significa apenas fiscalizar. Controle é o processo de produzir e usar informações para tomar decisões, sobre a execução de atividades e sobre os objetivos.

EXEMPLOS EXEMPLOS

PROCESSO DE CONTROLEPROCESSO DE CONTROLE

Fazem parte do processo de controle:O processo de buscar informações sobre o

desempenho, também conhecido como monitoramento ou acompanhamento. O processo de comparar e tirar conclusões

sobre o desempenho, também chamado de avaliação.

INICIO

VOCÊ

OBJETIVO

PROCESSO DE PLANEJAMENTO

PROCESSO DE EXECUÇÃO

DEFINIÇÃO DE OBJETIVOS

PADRÕES DE CONTROLE

INFORMAÇÕES SOBRE OS

RESULTADOS

COMPARAÇÃO ENTRE OS

RESULTADOS E OS PADRÕES

DE CONTROLE

FEEDBACK E AÇÃO CORRETIVA

COMPONENTES DO PROCESSO DE COMPONENTES DO PROCESSO DE CONTROLECONTROLEPADRÕES DE CONTROLEPADRÕES DE CONTROLE

Para controlar, é preciso saber o que deve ser controlado. Os padrões de controle estão registrados nas ferramentas de planejamento: Cronogramas; Orçamentos; Planilhas de recursos; Especificações de qualidade; E assim por diante...

COMPONENTES DO PROCESSO DE COMPONENTES DO PROCESSO DE CONTROLECONTROLEAQUISIÇÃO DE INFORMAÇÕESAQUISIÇÃO DE INFORMAÇÕES

O coração de qualquer sistema de controle, no sistema de informações, deve-se definir qual informação deve ser produzida, como e em que momento deve ser obtida.

QUAL INFORMAÇÃO?QUAL INFORMAÇÃO?A definição da informação a ser produzida

depende dos padrões de controle.

COMPONENTES DO PROCESSO DE COMPONENTES DO PROCESSO DE CONTROLECONTROLECOMO ADQUIRIR COMO ADQUIRIR

INFORMAÇÕES?INFORMAÇÕES?Meios para obter informações de

controle:

COMPONENTES DO PROCESSO DE COMPONENTES DO PROCESSO DE CONTROLECONTROLEEM QUE MOMENTO?EM QUE MOMENTO?

No final;Durante;No começo;Monitoramento contínuo.

ATIVIDADE

CONTROLE DO PROCESSO

CONTROLE PRÉVIO

CONTROLE POSTERIOR

CONTROLE ESTATÍSTICO

DE PROCESSO

AUDITORIA DE SISTEMAS DA QUALIDADE

CONTROLE TRADICIONAL DA

QUALIDADE

COMPARAÇÃO E AÇÃO CORRETIVACOMPARAÇÃO E AÇÃO CORRETIVA

Componentes do Processo de ControleComponentes do Processo de ControleRECOMEÇO DO CICLO DE PLANEJAMENTORECOMEÇO DO CICLO DE PLANEJAMENTO

PLANEJAMENTOPLANEJAMENTOPLANEJAMENTOPLANEJAMENTO CONTROLECONTROLECONTROLECONTROLE

Controle por Níveis HierárquicosControle por Níveis Hierárquicos

Controle por Níveis HierárquicosControle por Níveis Hierárquicos

Com base nessas informações, monitoradas continuamente, a organização define suas estratégias.

BALANCED SCORECARD

BALANCED SCORECARDBALANCED SCORECARD

Fonte: http://www.youtube.com/watch?v=_A02vKgE4NQFonte: http://www.youtube.com/watch?v=_A02vKgE4NQ

“O principal motivador foi a necessidade de um sistema de métricas, com indicadores capazes de apresentar uma visão mais ampla e precisa da gestão. Mas enfrentamos desafios para a adequação à realidade das unidades no Brasil, que, diferentemente da matriz, são menores e multifuncionais. Por aqui é comum departamentos estarem subordinados a uma mesma gerência. Se tivéssemos de recomeçar, buscaríamos insistir ainda mais na simplicidade, pois quanto mais níveis de medição, mais complexo e burocratizado o gerenciamento e a manutenção.”Augusto Cruz Gerente-geral de TI da Multibrás

“Havia a necessidade de ter uma visão mais ampla da gestão. Vimos, então, que primeiro é preciso ter uma base de dados sólida para poder extrair as informações. Quanto mais automatizadas estiverem as tarefas de input dos dados, melhor. A segunda etapa foi definir os painéis das áreas e estabelecer as unidades de medidas, o que permite acompanhar de perto o desempenho de cada equipe . A comunicação é fundamental para os usuários verem os benefícios. O BSC é um modelo de gestão e deve ter total apoio do board.“Eliane Maria Aere CIO Ticket Serviços

“Para crescer ainda mais, nos restava o desafio de alcançar o padrão mundial, assim, adotamos o Balanced Scorecard. Uma equipe multidisciplinar foi montada. Isso é fundamental para ter uma visão ampla e mais objetividade. Foram convocados os líderes de cada área para definir os indicadores. Essa foi uma etapa crítica, pois cada um queria impor a sua visão. “Carlos Rocha Braga Gerente de planejamento Gestão da Ultragaz

“Começamos a discutir o uso de um sistema de Balanced Scorecard em 2000, pela necessidade de aprimorar a metodologia de planejamento e gestão. Como a determinação de usar uma solução de BSC veio diretamente da presidência da companhia, que acompanhou de perto o projeto, não houve resistências internas e a implementação foi tranqüila.”Oswaldo MamoruNakano Gerente da divisão de sistemas e processamento de dados da Cesp

“É importante ter processos consistentes e uma base dedados integrada e confiável, do contrário o BSC se torna inútil. Entre os pontos críticos da implementação de BSC, estão o entendimento e o dimensionamento dos indicadores, para que possam traduzir com precisão a performance de toda a corporação. Outro fator crucial é que as pessoas entendam a importância e o correto uso da solução, identificando oportunidades nos negócios/processos e capturando vantagens com maior agilidade e assertividade.“Fábio Faria Diretor corporativo de TI da Votorantim Industrial

“O Balanced Scorecard trouxe uma visão mais ampla, tirando o foco exclusivamente da questão financeira e forçando a considerar as outras perspectivas, como o mercado, os processos e as pessoas, com métricas concretas. Agora, ao estabelecer metas e planos de ação, os usuários conseguem ter uma visão mais ampla, acompanhando indicadores baseados em métricas e mapas estratégicos, com bandeiras sinalizadoras nas cores vermelho, amarelo e verde..”Jorge Luís Moukarzel CIO da Siemen

CONTROLE POR NÍVEIS CONTROLE POR NÍVEIS HIERÁRQUICOSHIERÁRQUICOSBALANCED SCORECARDBALANCED SCORECARD

Conheça a experiência de seis CIOs (Chief Information Officer) que adotaram o BSC:

EFICÁCIA DOS SISTEMAS DE CONTROLEEFICÁCIA DOS SISTEMAS DE CONTROLE

Um sistema de controle produz informações sobre o comportamento de um sistema de recursos, sobre o andamento de uma atividade e sobre os objetivos do sistema ou atividade, para que alguém possa tomar decisões.

EFICÁCIA DOS SISTEMAS DE CONTROLEEFICÁCIA DOS SISTEMAS DE CONTROLEFOCO NOS PONTOS ESTRATÉGICO

Um modo de detectar os pontos estratégicos de controle é localizar as atividades de transformação. Outra forma de localizar esses pontos é identificar os elementos mais significativos de determinada operação, com a aplicação do princípio de Pareto: a menor parte dos itens de uma operação responde pela maior parte das ocorrências e problemas.

PRECISÃOA informação deve ter a precisão necessária para

permitir a decisão adequada;

EFICÁCIA DOS SISTEMAS DE CONTROLEEFICÁCIA DOS SISTEMAS DE CONTROLERAPIDEZ

A informação deve ser encaminhada o mais rapidamente possível, para que possa ser posta em prática a tempo de produzir efeitos esperados.

OBJETIVIDADEO sistema eficaz de controle produz informações

claras sobre o desempenho e indica qual o desvio em relação ao objetivo.

ECONOMIAUm sistema eficaz de controle tem custo menor

que seus benefícios.

EFICÁCIA DOS SISTEMAS DE CONTROLEEFICÁCIA DOS SISTEMAS DE CONTROLEACEITAÇÃO

As pessoas tendem a resistir a serem controladas e a sabotar os sistemas de controle, a menos que: Entendam por que estão sendo controladas; Percebam o controle como um processo importante

para seu trabalho ou sua segurança; Enxerguem o controle como evidência de sua

importância como indivíduos.

ÊNFASE NA EXCEÇÃOUm sistema de exceções procura focalizar a

atenção da administração no que é essencial.

FATOR HUMANO NO PROCESSO DE FATOR HUMANO NO PROCESSO DE CONTROLECONTROLE

A utilização da informação para a tomada de decisões que garantem a realização de objetivos, porém os fatores humanos interferem com os sistemas de controle, e vice-versa, para frustrar ou apoiar essa hipótese. No final das contas tudo depende das pessoas.

ASPECTOS COMPORTAMENTAIS DOS ASPECTOS COMPORTAMENTAIS DOS SISTEMAS DE CONTROLESISTEMAS DE CONTROLE

TIPOS DE CONTROLE SOBRE AS TIPOS DE CONTROLE SOBRE AS PESSOASPESSOASOs controles que agem sobre o comportamento das pessoas podem ser divididos em três tipo: controle formal, controle social e controle técnico. Esses controles e suas combinações destinam-se a garantir que as pessoas comportem-se de acordo com padrões definidos por outras pessoas

TIPOS DE CONTROLE SOBRE AS TIPOS DE CONTROLE SOBRE AS PESSOASPESSOASControle formal: é a possibilidade de um

gerente (ou figura de autoridade) utilizar o poder racional-legal de seu cargo para induzir ou inibir algum comportamento.

Mecanismos: punições, recompensas, sistemas combinados de planejamento, controle e avaliação de desempenho, como a administração por objetivos.

TIPOS DE CONTROLE SOBRE AS TIPOS DE CONTROLE SOBRE AS PESSOASPESSOASControle social: é aquele exercido por um

conjunto de pessoas sobre qualquer de seus membros, para ajustar seu comportamento às crenças, valores e normas criadas por esse mesmo grupo.

Mecanismos: punições e recompensas para estimular e inibir o comportamento humano.

TIPOS DE CONTROLE SOBRE AS TIPOS DE CONTROLE SOBRE AS PESSOASPESSOASControle técnico: é a exigência que alguém

sente para comportar-se de determinada maneira, independente de chefes ou colegas;

É exercido por sistemas que determinam a direção, intensidade e frequência do comportamento. Ex: Os relógios que mostram até quando trabalhar;

O controle técnico não premiam o desempenho.

RESISTÊNCIA AO CONTROLERESISTÊNCIA AO CONTROLEUm fenômeno que afeta a maneira como as

organizações são administradas é a resistência ao controle. O principal motivo para isso é o sentimento de perda da liberdade.

Algumas razões que sugerem que, para tornar o processo de controle mais compatível com as pessoas: Definir padrões de controle; Promover participação das pessoas; Ser flexíveis para possibilitar o erro.

AVALIAÇÃO DO DESEMPENHOAVALIAÇÃO DO DESEMPENHO

Suporte ao gestor para o fornecimento do feedback aos integrantes de sua equipe.

Fornecer feedback às pessoas é o processo de avaliar, informar e reforçar ou corrigir o desempenho humano. Rapidez;Descrição em lugar de julgamento;Administração de recompensas;Ação corretiva.

AUTOCONTROLEAUTOCONTROLEO sistema de controle que é totalmente

compatível com as modernas práticas de gestão de pessoas;

Muitas organizações o colocam no lugar dos sistemas formais.

O autocontrole é uma ferramenta da autogestão. Como todas as outras ferramentas, depende de compromisso e a disciplina interior é um dos principais desafios do gestor moderno.

AUTO CONTROLEAUTO CONTROLE

Fonte: http://www.youtube.com/watch?v=xFnf3lN2gAEFonte: http://www.youtube.com/watch?v=xFnf3lN2gAE

BIBLIOGRAFIABIBLIOGRAFIA3GEN. Charges. 2010. Disponível em: <http://www.3gen.com.br/site.asp>. Acesso em: 08 maio 2010.

COMERCIAL Mentos - Agente Secreto. 2008. Disponível em: <http://www.youtube.com/watch?v=xFnf3lN2gAE>. Acesso em: 08 maio 2010.

MAXIMIANO, Antonio Cesar Amaru. Introdução à Administração. 7.ed. São Paulo: Atlas. 2007.

OSSAMU, Carlos. Como implantar BSC?. InfoOnline, [S.l.], 17 jul. 2008. Disponível em: <http://info.abril.com.br/corporate/aplicacoes-de-gestao/como-implantar-bsc.shtml>. Acesso em: 08 maio 2010.

ROBERT Kaplan - Balance Scorecard. 2009. Disponível em: <http://www.youtube.com/watch?v=_A02vKgE4NQ>. Acesso em: 08 maio 2010.

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