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ExcEl para contadorEs

Mário SebaStião de azevedo Pereira

Atua há mais de 20 anos na área de consultoria contábil e Administrativa. É autor dos Livros Excel para Contadores, Excel Avançado para Contadores, Guia Prático do Contabilista Normas Contábeis Teoria e Prática, Gestão de Custos, Gestão Tri-butária, todos editados pela IOB. Ministra cursos pelo centro de treinamentos IOB.

ApresentAção

Esta obra tem em seu conteúdo um rico material sobre contabilidade e como utilizar o Excel no dia a dia contábil de forma que possa gerar re-sultados positivos e com a velocidade exigida nos dias de hoje. Os concei-tos contábeis abordados neste livro estão de acordo com as novas normas adotadas no Brasil. Os exemplos citados com a utilização do Excel, o leitor poderá exercitá-los por meio das planilhas disponíveis no site do livro para que treine e aperfeiçoe os recursos disponíveis no programa. Como a pro-posta da obra é tornar o usuário mais profissional e mais criativo será feita a introdução ao VBA, linguagem de programação utilizada pelo Excel para a criação de Macros tornando assim os trabalhos mais produtivos e mais ágeis em sua execução.

Não é a proposta deste livro esgotar nenhum dos assuntos aborda-dos por ele, porém, tem como objetivo e pretensão estimular o leitor a ter curiosidade e coragem para explorar recursos muitas vezes próximos de suas mãos, mas distante da sua execução.

prefácio

Este livro foi concebido com o intuito de demonstrar que muitas vezes temos ferramentas valiosíssimas em mãos e não sabemos usá-las em sua plenitude. Isso quando sequer percebemos que possuímos esse instrumento.

Assim, desejamos com esta obra oferecer uma visão contábil do Excel, inclusive aos profissionais da área que, quer seja por vício da profissão, quer seja pela correria do dia a dia, deixam passar despercebidos alguns detalhes que muitas vezes fazem a diferença.

De igual forma, objetivamos que as pessoas que trabalham nas áreas financeiras, contábil e administrativa aproximem-se mais da profissão, vendo que não é tão complicado nem tão difícil assim o mister do con-tabilista, ainda mais quando podem ser usadas ferramentas que facilitem suas tarefas.

Oxalá que todos possam ver seu trabalho com um ar de prazer e também de diversão na medida em que vão descobrindo novos horizontes e novas formas de desempenhar suas funções.

Para facilitar a compreensão da obra, o leitor ao adquirir o livro terá acesso ao site onde estão todas as planilhas citadas no livro.

É importante que você pratique todos os exemplos do livro para se habituar com o Excel e suas várias aplicações na Contabilidade.

Boa leitura!

SUMÁRIO

Prefácio ................................................................................................ 9

iNTroDUÇÃo ........................................................................................ 17

caPíTUlo 1 - coNceiTos Básicos Do excel ............................ 19

1.2 Construção das fórmulas matemáticas .................................. 25

Exercícios de fixação ....................................................................... 27

Gabarito ........................................................................................... 28

caPíTUlo 2 - coNceiTos Básicos De coNTaBiliDaDe ......... 29

2.1 Conceito geral de contabilidade ............................................ 29

2.2 Como funcionam os dados na contabilidade ........................ 31

2.3 Relatórios contábeis ............................................................... 33


Gabarito ........................................................................................... 36

caPíTUlo 3 - imPorTaÇÃo De DaDos ......................................... 37

3.1 Como importar os dados ....................................................... 39

3.2 Configuração dos dados ........................................................ 43


Gabarito ........................................................................................... 49

caPíTUlo 4 - iNiciaNDo Uma aNálise ....................................... 51

4.1 Projetando um resultado ....................................................... 52

4.2 Copiando uma fórmula ......................................................... 54

4.3 Renomeando uma célula ....................................................... 55

4.4 Projetando a inflação ............................................................. 57

4.5 Ocultando uma coluna .......................................................... 59


Gabarito ........................................................................................... 61

12 Mário SebaStião de azevedo Pereira

caPíTUlo 5 - DePreciaÇÃo .............................................................. 63

5.1 Renomeando uma planilha .................................................... 66

5.2 Depreciação ........................................................................... 67

5.3 Planilha de depreciação ......................................................... 68

5.4 Personalizando uma tabela .................................................... 72

5.5 Contabilização da depreciação .............................................. 73


Gabarito ........................................................................................... 81

caPíTUlo 6 - aProPriaÇÃo De férias e 13º salário .............. 83

6.1 Conceito de férias .................................................................. 83

6.2 Conceito de 13º salário ......................................................... 85

6.3 Regime de caixa e de competência ........................................ 88

6.4 Lançamentos regime de competência .................................... 88

6.5 Lançamentos regime de caixa ................................................ 89

6.6 Planilha de controle de 13º salário e férias ............................ 90

6.7 Lançamentos contábeis ......................................................... 92

6.8 Por que a planilha é necessária? ........................................... 94


Gabarito ........................................................................................... 98

caPíTUlo 7 - BalaNÇo ...................................................................... 99

7.1 Conceitos básicos .................................................................. 99

7.2 Como é formado o balanço? ................................................. 100

7.3 Como funciona o balanço? ................................................... 106


Gabarito ........................................................................................... 108

caPíTUlo 8 - iNTroDUÇÃo às aNálises fiNaNceiras .......... 109

8.1 Análise vertical ...................................................................... 111

8.2 Como o Excel faz o cálculo? ................................................ 113

8.3 Análise horizontal ................................................................. 115

8.4 Quocientes de liquidez .......................................................... 116

8.5 Outros quocientes ................................................................. 119

8.6 Comparação das análises ....................................................... 121

excel Para contadoreS 13


Gabarito ........................................................................................... 124

caPíTUlo 9 - Gráficos ..................................................................... 125

9.1 Produzindo um gráfico .......................................................... 126

9.2 Gráficos no Excel 2007 ......................................................... 134

9.3 Outros modelos ..................................................................... 140


Gabarito ........................................................................................... 143

caPíTUlo 10 - aPUraÇÃo De resUlTaDos ................................. 145

10.1 Criando os dados ................................................................... 145

10.2 Lucro presumido ................................................................... 145

10.3 Configurando uma planilha .................................................. 148

10.4 Demonstração de resultado ................................................... 150

10.5 Cálculo dos impostos ............................................................ 152

10.6 Proteger uma planilha ........................................................... 155

10.7 Lucro real............................................................................... 159

10.8 Análise da melhor forma de pagamento ................................ 161


Gabarito ........................................................................................... 173

caPíTUlo 11 - esToqUe ..................................................................... 175

11.1 Formas de apuração .............................................................. 175

11.2 Como fazer as avaliações ....................................................... 176

11.3 Registro de inventário ........................................................... 181


Gabarito ........................................................................................... 185

caPíTUlo 12 - formaÇÃo De PreÇo ............................................ 187

12.1 Preço de venda ...................................................................... 188

12.2 Custo ..................................................................................... 191

12.3 Lucro ..................................................................................... 193

12.4 Apropriação dos custos ......................................................... 194

12.5 Plano de contas ...................................................................... 196


12.6 Levantamento do custo de produção .................................... 200

12.7 Levantamento dos custos fixos e variáveis ............................ 205

12.8 Formação do preço do produto ............................................. 206

12.9 Atingindo metas .................................................................... 208


Gabarito ........................................................................................... 215

caPíTUlo 13 - cUsTo De ProDUÇÃo ........................................... 217

13.1 Inventário e sua importância ................................................. 219

13.2 Movimentação de estoque ..................................................... 221

13.3 Informação do custo .............................................................. 223

13.4 Movimentação contábil ......................................................... 226

13.5 Contabilização da venda ........................................................ 233

13.6 PIS e Cofins ........................................................................... 236


Gabarito ........................................................................................... 245

caPíTUlo 14 - ferrameNTas De BUsca ........................................ 247

14.1 SOMASE ................................................................................ 248

14.2 PROCV .................................................................................. 257

14.3 Subtotais ................................................................................ 260


Gabarito ........................................................................................... 266

caPíTUlo 15 - coNciliaÇÃo ........................................................... 267

15.1 Conciliação ............................................................................ 267

15.2 Natureza das contas ............................................................... 268

15.3 Contas redutoras ................................................................... 269

15.4 Passivo ................................................................................... 272

15.5 Patrimônio líquido ................................................................ 273

15.6 Despesa .................................................................................. 273

15.7 Receita ................................................................................... 274

15.8 Conciliando ........................................................................... 276


Gabarito ........................................................................................... 280


caPíTUlo 16 - macros ...................................................................... 281

16.1 O que é uma macro ............................................................... 281

16.2 Criando uma macro ............................................................... 282

16.3 Executando a macro .............................................................. 285

16.4 Unindo as macros .................................................................. 287

16.5 Configurando a planilha ........................................................ 288

16.6 Filtrando os produtos ............................................................ 290

16.7 Acumulando valores .............................................................. 293

16.8 Imprimindo o relatório .......................................................... 296


Gabarito ........................................................................................... 299

caPíTUlo 17 - TaBela DiNâmica .................................................... 301

17.1 Criando uma tabela dinâmica................................................ 301

17.2 Configurando uma tabela dinâmica ...................................... 305

17.3 Visualizando a tabela ............................................................. 309

17.4 Atualizando os dados da tabela ............................................. 311

17.5 Alterando dados na tabela ..................................................... 313

17.6 Criando um gráfico dinâmico ............................................... 316


Gabarito ........................................................................................... 319

caPíTUlo 18 - formUlários .......................................................... 321

18.1 Dados para análise ................................................................. 322

18.2 Criando um formulário ......................................................... 324

18.3 Formatando os dados do formulário ..................................... 326

18.4 Controle giratório .................................................................. 332

18.5 Calculando o frete ................................................................. 333

18.6 Barra de rolagem .................................................................... 337

18.7 Calculando os juros ............................................................... 338

18.8 Verificando o ICMS ............................................................... 342


Gabarito ........................................................................................... 346


caPíTUlo 19 - iNTroDUÇÃo ao VBa ............................................ 347

caPíTUlo 20 - imPosTos e sUa coNTaBilizaÇÃo .................. 353

20.1 Conceito de tributo ............................................................... 354

20.1.1 Classificação e elementos do tributo ........................ 354

20.2 Imposto de Importação ......................................................... 356

20.3 Imposto de renda ................................................................... 361

20.3.1 Lucro Presumido ...................................................... 361

20.3.2 Lucro Real ................................................................ 364

20.3.2.1 Lucro real trimestral ................................. 366

20.3.2.2 Lucro real anual ........................................ 367

caPíTUlo 21 - simUlaDor De NoTa fiscal ............................... 371

21.1 Layout da Nota Fiscal ............................................................ 371

21.2 Banco de Dados ..................................................................... 374

21.2.1 Destinatário .............................................................. 374

21.2.2 Produto ..................................................................... 375

21.2.3 Transportador ........................................................... 377

21.2.4 CFOP ........................................................................ 378

21.3 Funcionamento do Simulador ............................................... 378

21.3.1 Preenchimento campo Destinatário ......................... 379

21.3.2 Preenchimento campo Transportador ...................... 380

21.3.3 Preenchimento Dados do Produto ........................... 381

21.3.4 Preenchimento Cálculo do Imposto ......................... 383

caPíTUlo 22 - ceNário TriBUTário ............................................. 397

22.1 Impostos Não Cumulativos ................................................... 388

22.2 ICMS ...................................................................................... 392

22.3 ISS .......................................................................................... 396

22.4 Cenários no Excel .................................................................. 398

22.4.1 Testes de Hipóteses ................................................... 398

22.4.2 Cenário Original ....................................................... 400

22.4.3 Cenários Diversos ..................................................... 404

introdução

A Contabilidade vem, ao longo do tempo, tendo uma importância cada vez maior no dia a dia de pequenas e grandes corporações. Ela vem sendo utilizada como um instrumento para tomada de decisões capitais para o futuro das empresas, e o profissional das áreas contábil, financeira e administrativa necessita de dados precisos para a análise e a radiografia exata da empresa.

Embora os softwares estejam cada vez mais desenvolvidos, a produ-ção desta obra tem por objetivo acrescentar mais uma ferramenta para que os trabalhos do contador e dos profissionais da área administrativa e finan-ceira possam fornecer resultados mais confiáveis e com maior eficiência.

Acompanhando a evolução e a incessante necessidade de apri-moramento dos métodos de análise, além de resultados mais precisos, apresentamos nesta obra o uso da planilha eletrônica como mais uma ferramenta para contadores e administradores. O uso do Excel, que muitas empresas já utilizam de forma otimizada e integrada por meio de gráficos, relatórios gerenciais e relatórios comparativos, pode oferecer uma visão mais ampla da situação financeira das empresas.

Por meio dos relatórios gerenciais contábeis, utilizaremos o Excel para compilação e obtenção de dados de forma limpa, com uma leitura mais fácil e mais compreensível, sem a necessidade de que para essa leitura o profissional precise ser, necessariamente, da área contábil, uma vez que muitos empresários não têm esse conhecimento técnico, pois sua preocupação deve ser gerenciar os negócios e com o auxílio do Excel ele poderá interpretar todos os resultados de forma mais fácil, além de poder adaptar os relatórios de acordo com suas necessidades.

Cap í tU lO 1

conceitos Básicos do excel

No dia a dia corrido das empresas, algumas coisas passam sem serem percebidas, e entre elas estão os recursos oferecidos pelos softwares que temos na empresa. Um desses recursos é o Excel, que oferece facilidades enormes para a rotina administrativa e na maioria das vezes sua utilização não demonstra isso, nos parece que ele não pode colaborar tanto.

Uma situação muito comum é quando alguém se depara com algo produzido em Excel de uma forma mais avançada é dizer: “Nossa, o Excel faz isso? Eu nem imaginava que isso pudesse ser tão simples”, mas para chegarmos à utilização de um recurso mais avançado, não só do Excel, todavia, de qualquer sistema, é necessário conhecer tudo o que ele oferece. Isso inclui desde os passos mais básicos até chegar a situações mais complexas. Como saberemos se o que estamos vendo na célula é um valor digitado ou resultado de uma fórmula? Se eu precisar alterar o texto na caixa de nome, para onde vou? Essas são perguntas comuns para as pessoas que não têm muito contato com o Excel, e que durante a obra serão respondidas.

Neste capítulo, trabalharemos os conceitos básicos do Excel e, gradualmente aumentaremos o nível de dificuldade. Utilizaremos a versão do Excel 2007, mas sempre tendo como referência a versão anterior, procurando explorar todos os recursos pertinentes aos tra-balhos que serão executados.


Antes de começarmos a utilizar o Excel, é de fundamental im-portância sabermos os nomes dos campos da planilha. Isso porque em qualquer tutorial que você for usar eles utilizarão os nomes dos campos para descrever as ações que você deve tomar e isso inclui o nosso curso.

Além da nomenclatura de cada campo, é importante saber qual a sua utilidade para a utilização do programa. O primeiro item que vamos tratar aqui é a Barra de Menu. Essa barra fica localizada na parte superior da planilha e por ela podemos acessar todos os recursos oferecidos pelo Excel. Quando escolhemos um menu, o programa abre uma lista que chamamos de submenu; normalmente, o primeiro item da barra chama-se Arquivo, por ele podemos abrir planilhas, imprimir, salvar os trabalhos entre outras tarefas, por meio dos submenus.

Abaixo da Barra de Menu, temos vários ícones num local cha-mado Barra de Ferramentas. Esses ícones não são nada mais do que atalhos da Barra de Menu, é um acesso mais rápido aos recursos ofe-recidos pelo Excel. Podemos personalizar essa barra clicando com o botão direito do mouse e escolhendo numa lista quais os atalhos que queremos disponíveis.

Antes do grupo de células, temos a Caixa de Nome. Essa caixa é onde fica o nome da célula; normalmente, vemos uma letra e um nú-mero, que indicam onde a célula se localiza na planilha, mas podemos renomear esse campo e assim teremos uma célula com o nome que acharmos mais adequado. Ao lado da caixa de nome, temos a Barra de fórmulas. Nela podemos ver o conteúdo da célula, porém, quando temos uma fórmula na célula, veremos a fórmula e visualizaremos na célula o resultado da operação.

Na região das células, temos a coluna que é representada por letras e as linhas representadas por números serão as coordenadas das células ou podemos chamar também de endereço da célula; esse endereço aparecerá na caixa de nome. Na parte inferior da planilha, temos algumas abas. Quando se abre uma planilha ela normalmente está com o nome de Plan1. Nessa aba, você determina o nome de


cada planilha dentro de uma pasta e, para renomear, basta que você de um clique duplo dentro da aba e determine o nome que achar mais adequado ao trabalho. Agora você já conhece os campos da planilha e pode efetuar os cálculos necessários.

Para executarmos os cálculos, necessitamos informar ao pro-grama o que queremos fazer. No Excel, essa informação vem por meio de um sinal de igual “=” dentro da célula em que queremos que apareça determinado resultado. Quando colocamos esse sinal na célula, o programa entende que depois dele será digitada uma ins-trução, e assim ele fará a operação desejada. Esse sinal e o conteúdo da célula aparecerão na barra de fórmula. Na figura abaixo, temos a representação do que é a célula, onde estão seu nome ou endereço e a barra de fórmula:


O Excel pode efetuar praticamente qualquer tipo de cálculo matemático, desde cálculos simples, como veremos a seguir, passando pelos cálculos financeiros, até os mais complexos, como os cálculos de trigonometria.

Para que o Excel execute nossos comandos com perfeição, precisamos informar os parâmetros corretos para isso. O Excel além dos cálculos matemáticos nos permite apenas digitar valores em suas células, criarmos tabelas, textos, enfim, são muitas as funções que podemos utilizar nas planilhas Excel, embora os cálculos sejam a finalidade maior desse programa.

Podemos tanto digitar a operação completa dentro da célula, por exemplo, somar dois valores e o resultado já aparecerá, como podemos usar a célula para executar uma operação utilizando valores contidos em células distintas e ter o resultado nessa célula específi-ca. Todas as fórmulas contidas nas células poderão ser visualizadas na barra de fórmula, sempre que selecionada a célula, onde podem ser alteradas, caso seja verificado algum erro na fórmula ou alguma alteração para atualizar um resultado ou testar outro. Podemos de-senvolver tanto fórmulas simples como uma soma de dois valores contidos em células diferentes, como também criar fórmulas mais complexas.

Vale dizer que na construção das fórmulas muitas vezes devemos utilizar os parênteses assim como nas expressões matemáticas que aprendemos a resolver conforme suas regras específicas e o Excel segue a mesma ordem na solução da expressão digitada, portanto, para um resultado correto, devemos sempre ter atenção na hora de elaborarmos cada uma das fórmulas.

Os símbolos que indicam as operações matemáticas no Excel são os seguintes: “+” adição, “-” subtração, “*” multiplicação e “/” divisão. Esses símbolos são os mais usados; porém, existem muitos símbolos e fórmulas a serem utilizados no Excel, que serão explorados aos poucos. Para um melhor acompanhamento do funcionamento do Excel, criaremos uma planilha e desenvolveremos nela todas as funções


necessárias para os profissionais das áreas financeiras e contábil. Esses procedimentos serão seguidos passo a passo.

Primeiro abra o Excel e salve uma planilha com o nome TESTE. Para isso, abra o programa e clique na opção Arquivo/Salvar. Pronto, temos uma planilha na qual desenvolveremos todo o nosso trabalho. Para nos habituarmos ao uso do Excel, vamos demonstrar algumas contas simples. As células são identificadas com coordenadas de linha e coluna; as linhas são sempre representadas por números e as colu-nas por letras. Para saber em que linha e coluna você está, observe o campo da planilha que recebe o nome de: Nome da Célula, como já foi visto anteriormente.

Agora vá à célula A1 e peça para o Excel calcular 10 + 5. Para isso, digite primeiro o sinal de “=” para informar que ali terá uma fórmula e, depois, digite os valores e a operação. Observe no exemplo abaixo:

Sempre que executar uma operação ou alteração, você deve salvar o trabalho efetuado para não perder suas informações, ou atualizações, caso ocorra algum problema no seu computador. Para salvar, você deve seguir alguns desses caminhos: clique no menu Arquivo, depois no submenu Salvar, ou então, no ícone de salvar na barra de ferramentas que é representada pela imagem de um disquete, e tem ainda a opção pelo teclado pressionando a tecla Ctrl+B.

Vamos ver agora outras operações matemáticas resolvidas pelo Excel: na coluna A, temos o resultado da operação, na coluna B, as


fórmulas que geraram o resultado, e na coluna C a operação que foi desenvolvida:

Uma célula do Excel pode conter fórmulas com mais de uma operação matemática, mas, além de operar com fórmulas dentro da célula, é possível em uma célula específica fazer qualquer tipo de operação sem a necessidade de digitar um valor sequer. Nesse caso, você pode executar uma operação utilizando o resultado de células distintas.

Para executar essa função, ao invés de você digitar os valores das células, você deve informar o endereço das células que deseja utilizar, ou seja, as coordenadas de número e letra e as operações desejadas. Vamos ao exemplo:

Observe na imagem que, na célula A6, temos o resultado da soma dos conteúdos das células A1 e A2; a fórmula digitada na célula é a que aparece na célula B6.

Com o Excel, é possível executar diversos cálculos matemáticos como pudemos ver no exemplo anterior. Vimos cálculos simples com uma única operação por célula. Mas o Excel nos permite que numa mesma célula a gente possa utilizar todas as operações matemáticas, bastando para isso que se construa a fórmula corretamente.


1.2 Construção das fórmulas matemátiCas

A construção da fórmula deve seguir alguns critérios que são importantes para que o resultado esteja correto. Devemos separar as operações com os parênteses ( ), se no seu cálculo você tiver que usar mais de uma, por exemplo; se você tiver que multiplicar o resultado de duas somas distintas dentro da mesma célula, observe como deve ficar a fórmula: =(5+3)*(2+3).

Sempre observe se você está utilizando os sinais corretos para a operação que deseja. Podemos também em uma fórmula somar um valor ao resultado de outra célula, ou seja, podemos ter o total de uma lista e ter que somar a ele um valor qualquer. Vamos considerar que na célula A5 temos um valor que é resultado da soma de uma lista, e queremos adicionar a ele um outro valor, então nossa fórmula ficaria assim: =A5+5.

Para os cálculos de porcentagem, além de utilizar os números e os sinais já relacionados, vamos utilizar também o sinal %, a forma de cálculo é a mesma utilizada pelas calculadoras que utilizamos no dia a dia, mas se quisermos somar esse percentual a um valor, deveremos deixar a fórmula assim: = (10*10%) +10; nessa fórmula, queremos adicionar dez por cento ao valor 10.

Além disso, podemos somar uma série de células contendo valor. Por exemplo, queremos saber o total dos valores que estão na célula A1 até a célula A20. Nesse caso vamos ter uma fórmula informando o intervalo que queremos somar, observe as duas opções de fórmula que podemos utilizar.

A primeira é você na célula onde quer o resultado digitar a fór-mula manualmente relacionando cada uma das células separada pelo sinal de +, a outra forma é clicando na barra de ferramentas no sinal de somatória ∑; na barra de ferramentas, quando fizer isso vai ter a seguinte fórmula na célula: =soma(A1:A20).

Avançando na complexidade do uso do Excel, vamos ver agora como ficam as fórmulas com cálculos compostos por mais de uma


operação matemática. O cuidado que temos que ter na construção se reflete no resultado dos cálculos.

Se quisermos multiplicar o total de duas somas como no exemplo a seguir, deveremos colocar os sinais matemáticos que indicam essa operação. Observe o resultado dessa operação: =5+3*2+3. Somente com essa informação sem os sinais necessários na fórmula observe que o resultado será 14, porém, esse não é o resultado que procuramos.

Agora vamos construir a fórmula da forma correta, separando as duas operações para que ela efetue corretamente o cálculo, ou seja, a fórmula ficará da seguinte forma: =(5+3)*(2+3); o resultado agora é de 40 e esse era o resultado procurado. Observe:

A construção das fórmulas no Excel segue as mesmas regras aplicadas nas fórmulas matemáticas, sempre. Com esses exemplos e com o material disponível, você já está preparado para os mais diver-sos cálculos.

O Excel tem fórmulas muito mais complexas que não se resumem somente a cálculos matemáticos, como veremos mais à frente durante a leitura do livro, mas com as informações que você tem até agora, já é capaz de realizar os mais diversos cálculos, e nos mais diversos níveis de complexidades bastando para isso seguir as informações que já tem.

Esses são conceitos básicos e agora passaremos à aplicação do Excel no dia a dia das empresas. Concomitante ao avanço da matéria, apresentaremos os recursos mais avançados e eficientes para as análises e a otimização do tempo.

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