CONSTRUTORA OAS LTD GERNCIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAO MICROSOFT EXCEL 2000 RECURSOS BSICOS E AVANADOSCONSTRUTORAOAS LTD. GERNCIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAO MICROSOFT EXCEL 2000 RECURSOS BSICOS E AVANADOS Pg. 2 NDICE Convenes Utilizadas na Apostila____________________________________________________ 4 Termos Utilizados _________________________________________________________________ 4 ntroduo ao MS-Excel ____________________________________________________________ 5 Definio de Planilha Eletrnica ______________________________________________________ 6 INTRODUO AO MS-EXCEL ______________________________________________ 7 Conhecendo as Caractersticas do MS-Excel____________________________________________ 7 CONHECENDO OS RECURSOS DO MS-EXCEL________________________________ 8 Trabalhando com Pastas de Trabalho _________________________________________________ 8 Alterando o Nmero de Planilhas _____________________________________________________ 9 Criando Listas ___________________________________________________________________ 10 Conhecendo os Menus Resumidos__________________________________________________ 11 Formatos Especiais_______________________________________________________________ 13 AutoPreenchimento de Listas _______________________________________________________ 15 Formatao Condicional ___________________________________________________________ 16 Adicionando uma magem de Fundo na Planilha ________________________________________ 18 Trabalhando com Nomes de reas__________________________________________________ 18 Alterando a Pasta de trabalho do MS-Excel ____________________________________________ 19 RECURSOS AVANADOS ________________________________________________ 20 Compartilhando Arquivos __________________________________________________________ 20 Trabalhando com Tridimensionalidade________________________________________________ 21 Utilizando o Recurso Consolidar_____________________________________________________ 22 Endereos Relativos e Absolutos ____________________________________________________ 24 Criando Clulas Satlites para Agilizar os Clculos ______________________________________ 24 Utilizando o Comando Copiar _______________________________________________________ 24 Agilizando os Trabalhos nas Planilhas ________________________________________________ 26 Criando Tpicos _________________________________________________________________ 28 Utilizando Funes Matriciais _______________________________________________________ 28 Mtodos de Anlise e Simulao de Dados ____________________________________________ 29 Estudando a Funo Se ___________________________________________________________ 35 Pesquisando em Tabelas com ndice e Corresp_________________________________________ 36 Funo de Procura e Referncia____________________________________________________ 37 Tratamento de Datas no MS-Excel ___________________________________________________ 39 Formatao Condicional com Frmulas _______________________________________________ 41 Trabalhando com Formulrios na Planilha _____________________________________________ 42 Criando Tabelas _________________________________________________________________ 45 Grficos________________________________________________________________________ 46 CONSTRUTORAOAS LTD. GERNCIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAO MICROSOFT EXCEL 2000 RECURSOS BSICOS E AVANADOS Pg. 3 Gerando Dados e Grficos Automaticamente. __________________________________________ 47 Gerando Ranges Dinmico_________________________________________________________ 48 Validao de Dados ______________________________________________________________ 49 TRABALHANDO COM DADOS _____________________________________________ 53 Recursos do Menu Dados__________________________________________________________ 53 Criando Subtotais na Tabela________________________________________________________ 58 Trabalhando com Relatrio de Tabelas e Grficos Dinmicos______________________________ 60 Microsoft Query__________________________________________________________________ 68 mportando um Arquivo no Formato Texto _____________________________________________ 74 CONSTRUTORAOAS LTD. GERNCIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAO MICROSOFT EXCEL 2000 RECURSOS BSICOS E AVANADOS Pg. 4 Convenes Utilizadas na Apostila !As teclas sero sempre indicadas entre colchetes [ ], Por exemplo [ENTER], [ALT]. !Quandohouvernecessidadedepressionarduasteclasserapresentado,por exemplo: [CTRL] + [ENTER]. !Voc dever manter pressionada a tecla [Control] e pressionar a tecla [Enter]. !Comandos: botes e comando esto escritos em negrito. Ex. Ajuda. !Todos os passos dos exerccios a serem realizados aparecem em negrito. Ex. 1, 2, 3... !ParaquevocpossausufruirdosrecursosdoMS-Excel2000deumaformaplena, vocdeverconfiguraroambienteWindowsemusoparaopadro,demodoque tenhamosasseguintesconfiguraesnoPaineldeControlenaseoConfiguraes Regionais conforme abaixo: Pas: Brasil dioma: Portugus Separador de Lista: Ponto e virgula Separador de Milhar: Vrgula Formato de Data:Dia/Ms/Ano Estas formataes no Painel de Controle permitem utilizar as informaes e exemplos constantesnoHelpenosmanuaisdoprodutosemanecessidadedequalquer alterao. Termos Utilizados!NoambienteWindows,cadaaplicaoexecutadaemsuaprpriajanela,cada aplicativotemsuascaractersticas,noMS-Excelexistemalgunsternosquefazem parte da rotina especfica do mesmo, a relao abaixo lista os termos mais utilizados: Definio Descrio ClulaRepresentaamenorporodaPlanilha,ainterseo de uma linha e coluna, no qual sero inseridos dados, por exemplo,(C17,representaainterseodacolunaC,ou terceira coluna, com a linha 17) Comando AoqueinstruiaoMS-Excelexecutarumaoperao solicitada, disponvel atravs do seu respectivo Menu. Funo Conjuntodeinstruescomparmetrosdefinidospelo usurio. Definir uma clulaAocriarumafrmula,deve-sefazerrefernciaao endereo do dado, que poder ser uma clula. Pasta de TrabalhoPordefinio,umarquivocontendo03planilhas,que pode ser clculo, grfico, mdulo ou macro. CONSTRUTORAOAS LTD. GERNCIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAO MICROSOFT EXCEL 2000 RECURSOS BSICOS E AVANADOS Pg. 5 CliquePosicionar o ponteiro do mouse em um boto ou clula e pressionarumavezobotodomouse,disponvel tambm para o boto direito do mouse. Duplo CliquePosicionar o ponteiro do mouse em um boto ou clula e pressionar rapidamente duas vezes o boto do mouse. Caixa de DilogoAparecequandoselecionadoumcomandoqueexige informaesadicionais,podeterreasondeso digitadostextosounmerosereasondesoexibidas oualteradasasdefiniesdaoporelacionadasao comando que foi solicitado. SeleoAto de escolher um comando, opo de caixa de dilogo, posio da clula ou objeto grfico. Janela AtivaJanela em que a barra de ttulo est com uma colorao azul.ajanelaqueestaceitandooscomandosno momento Janela InativaJanela em que a barra de ttulo est com uma colorao cinza, em geral apresentada atrs da janela ativa. cone de Pasta de TrabalhoPasta de trabalho minimizada. Guias de PlanilhaPermitemselecionarumaoumaisplanilhasemuma pasta de trabalho. Botes de Rolagem de GuiaControlessemelhantesaosdeumvideocassete,que permitepercorrerrapidamentedeumaplanilhaoutra quandoestasnoestocomsuasrespectivasguias visveis. Barra de Frmularealocalizadaabaixodabarradeferramentas,onde so digitados textos, nmeros ou frmulas. Barra de StatusLocalizada na parte inferior da tela, que exibe a operao que ser executada pelo MS-Excel. Indicadores de ModoExibeosmodosdeoperaoquando,porexemplo,a tecla Num Lock est ativada. Introduo ao MS-Excel Os trabalhos de simulao e projeo de resultados, sendo executados na forma tradicional, implicamnousodetabelas,lpis,calculadoraseborrachaparaapagarpossveiserros.O CONSTRUTORAOAS LTD. GERNCIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAO MICROSOFT EXCEL 2000 RECURSOS BSICOS E AVANADOS Pg. 6 atodeprepararassimulaes,avaliarastendnciasefazerprojeespodeserlongoe trabalhoso. Pessoasquedesenvolvemmtodoscomplexosdeanlisedesejamverimediatamenteos resultados. Avelocidadeeaindependnciadomicrocomputadorsoinstrumentosideaisparaos gerentes e analistas. Aplicativosparaestetipodeatividadequandobemdesenvolvidos,podemsimular rapidamentevriassituaes,ligaraslinhasecolunasdatabelatradicional,quehora chamamosdeplanilhaeletrnica,comasmesmasfrmulasquesoutilizadasnoclculo manual. A partir de uma Planilha contendo alguns dados selecionados, poder ser criado um grfico pressionandoapenasumatecladefuno,oquenosdumagrandevelocidadede resposta, se o usurio for mais experiente poder criar cerca de 100 grficos pr-definidos. Definio de Planilha Eletrnica Sistemaconstitudoporumatabela,compostadelinhas(identificadaspornmeros)e colunas (identificadas por letras) que, em cuja interseo pode-se estipular valores, frmulas efunescompossibilidadesdeseremmanipuladas,paraaobtenodosresultados desejados. medidaquesealteraumvalordaplanilha,todososclculosqueenvolvemovalor alterado sero recalculados automaticamente. O MS-Excel um aplicativo que pode ser utilizado para criao e manipulao de um banco de dados, sendo desnecessrios grandes conhecimentos de frmulas para sua utilizao. A aplicaogeraautomaticamenteuma"mscaraparainserir,modificar,consultareexcluir informaes.ComoumgranderecursooMS-Excelgravamacrosautomaticamente, facilitando algumas aes repetitivas. Pode-se ainda manter um vnculo dinmico entre aplicaes. Desta forma, quando os dados em uma aplicao for alterado, sero automaticamente atualizados em todas as aplicaes que estiverem eles vinculados. CONSTRUTORAOAS LTD. GERNCIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAO MICROSOFT EXCEL 2000 RECURSOS BSICOS E AVANADOS Pg. 7 INTRODUO AO MS-EXCELConhecendo as Caractersticas do MS-Excel Planilha Eletrnica !Sistema composto de 65.536 linhas e 256 colunas, perfazendo um total de 16.777.216 clulas. !Facilidade em manter diversas pastas de trabalho abertas simultaneamente. !Cada pasta de trabalho poder ter de 1 at 255 planilhas. !Preciso de clculos at 15 dgitos. !As Barras de Ferramentas podero ser redefinidas. !Consolidao de planilhas. !Nomes em linhas, colunas, clulas ou reas no contnuas. !Proteo de documento, dados e at de clulas especficas com senha. !Desenhos e grficos adicionais planilha. !Gravador de macros, com Linguagem de Visual Basic for Applications. !Funes de planilha do MS-Excel, dentre as quais funes de engenharia, estatstica, financeira, informao, lgica, matemtica, pesquisa e texto. !Programao modo VBA (Visual Basic for Applications). !Uso mximo de cores por pasta de trabalho num total de 56. !ntervalo de Zoom de 10% a 400%. Banco de Dados !ManipulaodeBancodeDadosatravsdeformulrioprprioouatravsde ferramenta como Tabela Dinmica e AutoFiltro. !Pesquisa e extrao de dados entre planilhas. !Classificao de dados com at 3 chaves. !Nmero mximo de campos com at 256 e campos com at 255 caracteres. !Nmero mximo de registro num total de 16383 registros. !Formulrioautomtico oupersonalizadoparaentradadedados,comcomandospara adicionar, editar, deletar e localizar registros no Banco de Dados. Grficos !14 tipos de grficos disponveis, sendo 8 bidimensionais(2-D) e 6 tridimensionais (3-D). !Formatos predefinidos, os quais podem ser modificados. !LinhasdetendnciatipoLinear,Logartmica,Polinomial,Potncia,Exponenciale Mdia mvel. !Escala manual / automtica e linear / logartmica. !Vnculo dinmico com a planilha de dados. !Colunasdegrficosdeduasdimensespodemsersubstitudasporfigurasou imagens personalizadas. !A legenda poder ser posicionada em diversos pontos do grfico. CONSTRUTORAOAS LTD. GERNCIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAO MICROSOFT EXCEL 2000 RECURSOS BSICOS E AVANADOS Pg. 8 CONHECENDO OS RECURSOS DO MS-EXCEL Trabalhando com Pastas de Trabalho CadapastadetrabalhodoMS-Excelconsisteemumdocumentocomumaoumais planilhas,ouseja,umapastanosentidoliteral,contendodiversosdocumentos.Esses documentos podero ser: planilhas de clculo, folhas de macro, Mdulo Visual Basic. O padro do MS-Excel 2000 carrega 03 planilhas todas as vezes que a pasta de trabalho for aberta,inserindocomopadroat255planilhas.Estaquantidadelimitadaapenas memria disponvel no micro, veja a incluso de planilha na pasta ativa. Inserindo uma Planilha atravs do Menu Atravsdabarrademenus,podem-seadicionarplanilhaspastadetrabalho,estanova planilha ser inserida sempre esquerda da guia selecionada. 1.Paraincluirumanovaplanilha,nomenuInserir,selecionePlanilhaeobserveque foi inserida a Plan4 na sua pasta de trabalho. Tecla de atalho: [Shift] + [F11]. Inserindo atravs da Guia Podem-se adicionar planilhas pasta de trabalho utilizando o boto direito do mouse. 2.Abra uma nova pasta de trabalho com o boto Novo na barra de ferramentas. 3.Posicione o ponteiro do mouse sobre a guia no local onde ser inserida a planilha. 4.PressioneobotodireitodomouseecliquenaopoInserir,vocterestacaixa de dilogo: 5.Selecione a opo desejada caixa de dilogo Inserir, que disponibiliza a insero de: planilha,grfico,macrodoMS-Excel4.0,folhademacrointernacional,caixade dilogo do MS-Excel 5.0 e formulrios. 6.Para o exemplo selecione Planilha e clique em OK. CONSTRUTORAOAS LTD. GERNCIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAO MICROSOFT EXCEL 2000 RECURSOS BSICOS E AVANADOS Pg. 9 Renomeando uma Planilha Paraalteraronomedeumaplanilha,algunspadresdevemserseguidos.OMS-Excel aceitaumnomedeplanilhacomat31caracteresincluindoespaos,istofornece flexibilidade de escolha. Veja a seguir algumas regras: !No poder haver planilha em uma pasta com nomes iguais. !No poder conter dois pontos ( : ), ponto de interrogao ( ? ) ou asterisco ( * ). !No poder conter barra diagonal ( / ) ou barra invertida ( \ ). !No poder iniciar com colchetes ( [ ). Seleo e Excluso de Planilha PodemosexcluirumaoumaisplanilhadaPastadeTrabalho.Paraisso,bastaselecionar a(s) planilha(s) desejada(s) e clicar com o boto direito do mouse sobre a guia indicativa da planilha e escolher o comando Excluir. Devemos confirmar a excluso atravs da caixa de dilogo que ser exibida. Paraselecionarmaisdeumaplanilhaparaexcluso,manterpressionadoatecla[Ctrl]e clicar nas planilhas desejadas ou ento utilizar a tecla [Shift] para planilhas contnuas. Movendo Planilhas em uma Pasta Para mover uma planilha alterando a sua seqncia de apresentao, clicar sobre a guia da planilha e arrastar at a posio desejada dentro da Pasta de Trabalho. Para copiar, manter a tecla [Ctrl] pressionada, enquanto arrasta o cursor. Para mover a planilha para outra Pasta de Trabalho, manter as Pastas lado a lado e arrastar a guia da planilha desejada para a Pasta de Trabalho de destino. Para copiar manter a tecla [Ctrl] pressionada. Alterando o Nmero de Planilhas 1.Paracriarumanovapastadetrabalhocomumnmerodiferentedeplanilhas, selecionenomenuFerramentasocomandoOpeseaguiaGeralser apresentada a seguinte caixa de dilogo. CONSTRUTORAOAS LTD. GERNCIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAO MICROSOFT EXCEL 2000 RECURSOS BSICOS E AVANADOS Pg. 10 2.NacaixadeedioNmerodeplanilhasnanovapasta,indicaronmerode planilhas desejadas. Este nmero pode variar entre 1 e 255, quando solicitar uma nova pasta de trabalho, voc receber a nova pasta com o nmero de planilhas desejado. Criando Listas Vocpodecriarautomaticamentealistadenomesquedesejar.OMS-Exceljvemcom algumas listas, vejamos as listas disponveis. 1.No menu Ferramentasselecione Opes, selecione a guiaListas e veja a figura a seguir: 2.Selecione uma lista e observe que ela apresentada na sua totalidade em Entradas da lista, d um clique no Boto OK para voltar para a planilha. 3.EmumaclulaqualquerdigiteJaneuseorecursoAutoFiltro (AutoPreenchimento),destaformaoMS-Excelirinserirocontedodestalista enquanto voc estiver arrastando como o mouse. Para criar outras listas as etapas necessrias so as seguintes: 1.Definaalistaemumaseqnciadeclulasnaverticalemumaplanilha,parao nosso exemplo digite o contedo abaixo em suas respectivas clulas: A1Presidncia A2Comercial A3 Financeiro A4 Recursos Humanos A5 Tecnologia da nformao VocpodecriarumalistadenomesdefuncionriosdeDepartamentos,Produtos, filiais da Empresa, etc. No h necessidade de esta lista estar em ordem alfabtica. Paraefeitodeclassificaoexistemrecursospararespeitaraordemdecriaoda lista. 2.Selecionealista,nomenuFerramentasselecioneocomandoOpeseaguia Listas. CONSTRUTORAOAS LTD. GERNCIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAO MICROSOFT EXCEL 2000 RECURSOS BSICOS E AVANADOS Pg. 11 3.D um clique no boto Importar e outro no boto OK. 4.Estpronto.Bastaescreverqualquerumdosnomescriadosearrastarpelocanto inferiordireitodaclulacomaajudadomouse,alistaserlanadanasclulas selecionadas, poupando muito tempo e erros de digitao. Outra forma de criar uma lista digitando-a na prpria caixa de dilogo listas. Importante: Se voc tiver duas ou mais listas com um nome comum, o MS-Excel ir trazer a ltima lista criada. Para inserir uma determinada lista, voc dever digitar o segundo nome da lista. O MS-Excel grava estas listas no diretrio Windows, em um arquivo com a extenso .XLB. Onomedoarquivopassaaseronomedousuriocadastrado,istoacontecequandoo processo de instalao foi corretamente executado. Conhecendo os Menus Resumidos OutrorecursodisponvelnoMS-ExceloAutoFiltroqueativadoutilizando-seoboto direito do mouse. Este recurso possibilita copiar clulas, preencher sries, formatos, valores e outros dados. 1.Utilizando a pasta de trabalho TABELAS.XLS em uma clula qualquer digite a data atualeaanterior,comoponteirodomouseselecioneasclulascomasdatas, arrasteparabaixocomobotodireitopressionadosobreumastrslinhasevoc ter a figura abaixo: 2.SelecionePreencher seqncia observe que foi preenchido este intervalo comos dias. Asopesnestacaixaestarohabilitadasoudesabilitadasdependendodosdados digitados, veja as opes: Copiar clulasCopiaacluladedestinosobrepondoaocontedo existente. Preencher seqncia Preencheumaseqnciadedadosdigitados,no intervalo especificado. Preencher formatos Preenche uma seqncia com os formatos definidos. Preencher valores Preenche uma seqncia com os valores digitados. Preencher dias Preenche uma seqncia de datas. Preencher dias da semanaPreenche uma seqncia de datas, omitindo sbados e domingos. CONSTRUTORAOAS LTD. GERNCIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAO MICROSOFT EXCEL 2000 RECURSOS BSICOS E AVANADOS Pg. 12 Preencher meses Preenche uma seqncia de datas, alterando os meses no intervalo especificado. Preencher anos Preencheumaseqnciadedatas,alterandoosanos no intervalo especificado. Tendncia linear Preencheumaseqnciadevaloresseguindouma tendncia linear. Tendncia de crescimentoPreencheumaseqnciadevaloresseguindouma tendncia exponencial. SeqnciasMostra a caixa de dilogo Seqencial.3.NaopoSeqnciatem-seacaixadedilogo,ondevocpodepreencherum intervalo de valores: Em Seqncia em pode-se criar a srie em linhas ou colunas. Em Tipo, voc especificar o tipo de srie desejada: LinearOprximovalordasrieencontradopelaadiodo valorinformadoemIncrementoaovaloranteriorda srie. CrescimentoO prximo valor da srie encontrado pela multiplicao do valor anterior pelo valor do Incremento. DataCriaumasriededatascombasenaopoquefoi selecionada em Unidade de data. AutopreenchimentoFunciona de forma similar aos passos acima citados. 4.Com o boto direito do mouse pode-se realizar mais algumas operaes. Digite em uma clula a data atual, e usando o Drag and Drop, (arrastar e soltar) arraste para outra posio, porm usando o boto direito do mouse, voc ter outros comandos: CONSTRUTORAOAS LTD. GERNCIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAO MICROSOFT EXCEL 2000 RECURSOS BSICOS E AVANADOS Pg. 13 ORecursoDragandDropcomobotodireito,funcionadeformasimilaraos arrastar e mover com o boto esquerdo do mouse, porm agora voc ter este menu quelhepossibilitarfazerumaopoantesdoMS-Excelterminaraoperao, possibilitando assim as seguintes opes: Mover AquiMoveaclulaparaodestinosobrepondoao contedo existente. Copiar aquiCopiaaclulaparaodestinosobrepondoao contedo existente. Copiar aqui somente com valoresCopiaapenasosvaloresdaclulapara destino Copiar aqui somente com formatosCopiaapenasaformataodaclulaorigem para o destino. Criar vnculo aquiCria vnculo com a origem dos dados. Criar Hyperlink aquiCria vnculo com a origem dos dados. Deslocar para baixo e colar Copiaaclulaparaodestinoemoveo contedo existente para baixo. Deslocar para direita e copiarCopiaaclulaparaodestinoemoveo contedo existente para a direita. Deslocar para baixo e moverMoveaclulaparaodestinoeocontedo existente para baixo. Deslocar para direita e moverMoveaclulaparaodestinoeocontedo existente para a direita. CancelarCancelar a execuo do comando. 5.Salve e feche o arquivo. Formatos Especiais QuandoaformataopadrousadapeloMS-Excelnotraduzresultadossatisfatrios, pode-se optar por outros formatos pr-definidos, ou ento, criar novos formatos. O MS-Excel possuialgunsformatosespeciaispr-definidos,comoporexemplo:Cep,ZipCep+3, TelefoneeCPF.EstesformatosestodisponveisnaguiaNumerodacaixadedilogo Formatar clula, que acessada atravs do menu Formatar, item Clulas. Alm destes formatos especiais pr-definidos pelo MS-Excel podem-se quando necessrio, definir outros tipos de formatao. Veja abaixo alguns exemplos. 1.AbraapastadetrabalhoFORMATACOES.XLS,vataclulaG1eentrecoma frmula que informar a data atual, todas as vezes que a planilha for aberta. A frmula : =Hoje() e tecle [ENTER]. 2.Se voc quiser transformar esta data no dia da semana por extenso, dever criar um novo formato. Com a clula selecionada, d um clique com o boto direito do mouse sobre a clula e em Formatar clulas escolha a guia Nmero. 3.Em Categoria selecione Personalizado. 4.No campo Tipo digite dddd e veja em Exemplo como ficar o contedo da clula. D umcliqueemOK.EssenovoformatoseracrescentadoemCategoria Personalizada, no final da relao. CONSTRUTORAOAS LTD. GERNCIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAO MICROSOFT EXCEL 2000 RECURSOS BSICOS E AVANADOS Pg. 14 5.Pode-seaindaefetuarclculosutilizandoorecursodafrmuladedata.Sevoc quiser saber que dia da semana ser daqui a 45 dias, acrescente no frmula +45. Veja como ficar a frmula =Hoje()+45 e tecle [ENTER]. Voc poder optar por vrios tipos de formataes diferentes, para formato de data e hora, devem-se seguir estas orientaes: Formatao de Dias dExibe o dia do ms entre 1 e 31, sem exibir zero esquerda. ddExibe o dia do ms entre 01 e 31, com apresentao de zero. dddExibe o dia da semana, abreviando com 3 letras. ddddExibe o dia da semana por extenso. Formatao de Meses mExibe o nmero do ms entre 1 e 12, sem zero esquerda. mmExibe o nmero do ms entre 01 e 12, com zero esquerda. mmmExibe a abreviao do ms, com 3 letras. mmmmExibe o ms escrito por extenso. Formatao de Anos aaExibe o ano, com 2 dgitos, de 0 99. aaaaExibe o ano, com 4 dgitos. Formatao de Horas hExibe a hora entre 0 e 24, sem zero esquerda. hhExibe a hora entre 00 e 24, com zero esquerda. mSe indicado junto com o h, indica minutos, sem zero esquerda. mmExibe minutos entre 00 e 59, com zero esquerda. ssExibe segundos, com zero esquerda. Formatao de CEP Para criar uma formatao personalizada para CEP, na clula A4 digite: 04004040. 1.D um clique com o boto direito do mouse e selecione Formatar clulas, selecione a guia Nmeros e em Categoria, selecione Personalizado. 2.Na caixa Tipo digite: 0####-000 e veja o resultado em Exemplo. Click no boto OK para aceitar as alteraes. Formatao de Nmeros Telefnicos Para criar uma formatao para nmeros telefnicos, na clula C4: 21241122. 1.D um clique com o boto direito do mouse e selecione Formatar clulas, selecione a guia Nmeros e em Categoria, selecione Personalizado. 2.Na caixa Tipo digite: ####-#### e veja o resultado em Exemplo. Click no boto OK para aceitar as alteraes. Formatao de CNPJ e CPF Para formatar campos com CNPJ, na clula E4: 35504883000134. CONSTRUTORAOAS LTD. GERNCIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAO MICROSOFT EXCEL 2000 RECURSOS BSICOS E AVANADOS Pg. 15 1.D um clique com o boto direito do mouse e selecione Formatar clulas, selecione a guia Nmeros e em Categoria, selecione Personalizado. 2.NacaixaTipodigite:0#\.###\.###\/####\-##evejaoresultadoemExemplo.Click no boto OK para aceitar as alteraes. Para formatar uma clula como CPF, na clula, digite por exemplo: 95274189849 e execute os passos j citados anteriormente. Paraoexemploacima,sedesejarcolocarpontosaps3caracteres,adicioneno campo Tipo: \. Aps cada grupo de 3 caracteres. Formatao de Texto Para completar uma clula com um risco, digite na clula G4 o texto e aplique a formatao abaixo: 1.@*- Ser colocado um risco completando o espao disponvel na clula, a direita do texto digitado. O MS-Excel no mostra o exemplo das formataes baixo: Formatao de Nmeros Paracompletarumaclulacomumrisco,digitenaclulaA13umnmero,porexemplo, 3500 e aplique a formatao abaixo: 1.*-#Ser colocado um risco completando o espao disponvel na clula, esquerda do nmero digitado. O MS-Excel no mostra o exemplo das formataes baixo: Se desejar ocultar valores ou textos, formatar as clulas como abaixo: ;;No sero exibidos os valores (nmeros), na clula formatada. ;;;No sero exibidos textos, na clula formatada. Cada formato criado pode ter at trs sees para nmero e uma quarta seo para texto, o nmerodeseesquevocincluirdeterminaoformatoparanmerospositivos,nmeros negativos,zerosetexto.Seincluirapenasduasseesparanmeros,aprimeiraser usadatantoparanmerospositivosquantoparazeros,easegundaserusadapara nmerosnegativos.Casoutilizeapenasumaseoparanmeros,todososnmeros utilizaro aquele formato, sendo que as sees so separadas por ponto-e-vrgula: Formatos de nmeros positivos Formatos de zeros#.###,00 [Vermelho](#.###,00)0,00"vendas "@ Formatos de nmeros negativos Formatos de Textos AutoPreenchimento de Listas OMS-Excelestendeautomaticamenteaformataoeasfrmulasemlistas,simplificando essa tarefa comum. 1.AbraoarquivoAUTOPREENCHIMENTO.XLS,selecionedeA3aD3eacrescente Negrito. 2.Na clula E3 digite Total, observe que o Excel segue a formatao automaticamente. 3.Na clula E4 insira AutoSoma e arraste a frmula at a clula E8. 4.Selecione de A a E as linhas 4, 6 e 8 e mude a cor do preenchimento para amarelo. CONSTRUTORAOAS LTD. GERNCIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAO MICROSOFT EXCEL 2000 RECURSOS BSICOS E AVANADOS Pg. 16 5.NaclulaA9digiteCamiseta,comosseguintesvalores:128,112,130.OExcel insere automaticamente a funo soma. 6.NaclulaA10digiteBermuda,comosvalores127,115,99.OExcelseguea seqncia e insere o destaque na cor amarela. Formatao Condicional AformataocondicionaloutrorecursooferecidopeloMS-Excel.Esterecursopermitea definio de formataes, tais como um preenchimento de clula ou cor de fonte, que sero automaticamente aplicadas a uma clula caso a condio especificada para esta clula seja verdadeira.Esterecursomuitotilparadestacardadosouvaloresemdeterminadas regies da planilha. Pode-se definir at trs condies diferentes para um mesmo intervalo, inclusive com a utilizao de frmulas na definio destas condies. NaPlanilhaFORMATACOES.XLStemosumatabeladenotasdealunos,comdiversas notas.Vamosalteraroformatoatual,paravisualizaroresultadodasnotasemcores diferentes,deformaquetodasasnotasinferioresa5,0sejamapresentadasnacor vermelha e as notas acima d 7,0 sejam apresentadas em azul e ainda as notas entre 5,0 e 7,0 em verde. 1.UtilizandooarquivoFormatos,naplanilhaFORMATACOES.XLSselecioneas clulas B25 at F28. 2.Clique em menu Formatar e escolha a opo Formatao condicional. A caixa de dilogo Formatao condicional ser exibida: 3.No primeiro drop-down (caixa), em Condio 1, escolha entre duas opes: O valor da clula Aformataodaclulabaseadanovaloroucontedoda mesma. A frmula A formatao da clula baseada em uma frmula que voc deveespecificar.Estafrmuladeveretornarosvalores verdadeiro ou falso. Em nosso exemplo, certifique-se que a opo O valor da clula est selecionada. 4.No segundo drop-down, selecione o operador da condio, entre as diversas opes: EntreAplicaaformataodefinidaquandoovalordaclulaest compreendido entre o menor e o maior valor informado. No est entre Aplicaaformataodefinidaquandoovalordaclulano est compreendido entre o menor e o maior valor informado. Igual a Aplica a formatao quando o valor da clula igual ao valor definido. Diferente de Aplicaaformataoquandoovalordacluladiferentedo valor definido. Maior do queAplica a formatao quando o valor da clula for maior que o valor definido. CONSTRUTORAOAS LTD. GERNCIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAO MICROSOFT EXCEL 2000 RECURSOS BSICOS E AVANADOS Pg. 17 Menor do queAplica a formatao quando o valor da clula for menor que o valor definido. Maior ou igual a Aplicaaformataoquandoovalordaclulaformaiorou igual ao valor definido. Menor ou igual a Aplicaaformataoquandoovalordaclulaformenorou igual ao valor definido. 5.Para o nossa exemplo, selecione o operado Menor do que. 6.Observe que ao realizar o passo do item anterior, as duas caixas localizadas direita fundiram-se em uma nica caixa, uma vez que o operador escolhido (Menor do que) exigeapenasumvaloraserdefinido.Digiteovalor5paracompletaradefinio destaprimeiracondio.Acaixadeformataocondicionaldeverestarconforme abaixo: 7.CliquenobotoFormatarparadeterminarqualaformataoserutilizadacasoa condio definida seja verdadeira. A caixa Formatar clulas ser exibida: Observe que apenas alguns itens esto habilitados para a formatao da clula. 8.DefinaoestilodefontecomoNegritoeacordamesacomvermelho.Cliqueno boto OK para confirmar esta formatao 9.Clique no boto Adicionar para adicionar uma nova condio, conforme figura: CONSTRUTORAOAS LTD. GERNCIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAO MICROSOFT EXCEL 2000 RECURSOS BSICOS E AVANADOS Pg. 18 10. Nosegundodrop-downselecioneMaiordoque,digiteovalor7naltimacaixa, cliquenobotoFormatardasegundacondioedefinaoestilodafontecomo Negrito,suacorcomoazul,naguiaPadresselecionecomopreenchimentoda clula a cor amarela. Clique em OK para confirmar a formatao. 11. Clique novamente no boto Adicionar para adicionar uma terceira condio. 12. Na Condio 3 selecione as opes na seqncia O valor da clula (entre), digite ovalor5naprimeiracaixae7nasegundacaixa,cliquenobotoFormatare formate o estilo da fonte como Negrito e a cor da fonte como verde, clique em OK. 13. NacaixaFormataocondicional,cliquenobotoOKparaaplicarascondies definidas na planilha e observe o resultado. 14. Salve e feche o arquivo. Excluindo Condies 1.Selecione a clula ou intervalo para o qual deseja excluir a condio. 2.No menu Formatar, selecione a opo Formatao condicional. 3.NacaixaFormataocondicional,cliquesobreobotoExcluir.AcaixaExcluir formato condicional exibida. 4.Selecione a condio a ser excluda e clique no boto OK. 5.Na caixa Formatao condicional, clique no boto OK para fech-la. 6.Salve e feche o arquivo. Adicionando uma Imagem de Fundo na Planilha Outro recurso disponibilizado no MS-Excel a possibilidade de formatao da planilha com uma imagem como fundo da mesma. 1.Crie uma nova planilha. 2.NomenuFormatar,selecioneaopoPlanilhaeemseguidaescolhaSegundo Plano. 3.Na caixa Segundo plano da planilha, direcione para a pasta que contm o arquivo de imagem que voc deseja utilizar como fundo de sua planilha e aps selecion-lo, clique no boto Inserir e observe o resultado na planilha. 4.PararemoveraimagemdesuaPlanilha,nomenuFormatarselecioneaopo Planilha e, em seguida clique em Excluir segundo plano. Trabalhando com Nomes de reas Um nome um identificador fcil de ser lembrado que voc cria para fazer referncia a uma clula, grupo de clulas, valor ou frmula. O uso de nomes oferece as seguintes vantagens: !Asfrmulasqueusamnomessomaisfceisdelerelembrardoqueasfrmulas que usam referncias de clulas. Por exemplo, a frmula =SOMA (Estoque_Inicial) mais fcil de interpretar do que a frmula: =SOMA (E15:E25). !Se voc mudar a estrutura de sua planilha, poder atualizar a referncia em apenas um lugar e todas as frmulas que usam o nome sero automaticamente atualizadas. !Uma vez definidos, os nomes estaro disponveis em qualquer planilha da pasta de trabalho. !Voc pode usar os nomes de clulas criados automaticamente pelo Excel, com base nos ttulos de linhas ou colunas de sua planilha. CONSTRUTORAOAS LTD. GERNCIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAO MICROSOFT EXCEL 2000 RECURSOS BSICOS E AVANADOS Pg. 19 !Aatribuiodenomesfrmulasespecialmentetilnasfrmulasqueutilizam referncias relativas. Sempre que houver alterao na frmula, todas as clulas que usam o nome sero automaticamente atualizadas. Veja algumas Regras ao Nomear um Intervalo !Os nomes podero ter at 255 caracteres. !Onomedeveriniciarcomumaletramaiscula.Paraorestantedonomevoc poderutilizarqualquercombinaodecaracteres,nmerosousmbolos,exceto espaos. !Em nome de mltiplas palavras, separe as palavras usando o caractere sublinhado, um ponto ( . ) ou misturando maisculas e minsculas, por exemplo: Estoque_nicial, Estoque.nicialouEstoquenicial,oMS-Excelnofazdistinoentreletras maisculas e minsculas em nome de intervalos. !No use endereos de clulas ou qualquer dos smbolos operadores como: (+ - - ),poisestespodemcausaralgumaconfusocasovocutilizeonomeemuma frmula. !Paratornaradigitaomaissimples,mantenhaosseusnomestocurtosquanto possvel enquanto mantm seu significado, por exemplo: BcoDados mais rpido do que digitar Banco_de_Dados e seguramente mais claro do que Bcddos. Utilizando a pasta de trabalho TABELAS.XLS, selecione a planilha Pedidos, vamos atribuir nomes diversas reas na planilha pedidos. 1.SelecioneointervaloA3atH6enomenuInserirselecioneNome,selecionea opo Definir e voc ter a caixa de dilogo. 2.Nesta caixa de dilogo em Nomes na Pasta de Trabalho digite o nome do intervalo queparaonossoexemplo:Calado.Apsdigitaronome,dumcliqueem Adicionar e clique no boto OK para fechar a caixa de dilogo. 3.Selecione o intervalo A8 at H10 e atribua o nome de Centro. 4.Selecione o intervalo A12 at H15 e atribua o nome de Shopping. Selecionando Intervalos Aps a criao dos intervalos, conforme item anterior, a seleo destas reas ou intervalos se torna muito mais prtica, vejamos neste exerccio: 1.Pode-seusaratecladefuno[F5],enacaixadedilogoIrparaselecione Calado, veja que o MS-Excel seleciona toda a rea em que foi definido um nome. 2.Comoatalho,pode-seusaracaixaCaixadenome,ondeaparecearelaodos nomes de intervalos criados na planilha, ento s selecionar o desejado. 3.Salve o arquivo. Alterando a Pasta de trabalho do MS-Excel OMS-ExcelpossuiumrecursomuitointeressanteparatrabalharcomasPastasde Trabalho,queseassemelhaaoNormal.dotdoMS-Word.PodemoscriarumModelo personalizadocomasseguintesdefinies:Textoinicialemdeterminadoslocais(Logotipo deEmpresa,porexemplo),tipodefonte,comlinhasdegradeouno,formataes predefinidas ou tipo de cabealho e rodap, entre outros detalhes. 1.CrieumanovaPastadeTrabalho.Deixesomente4planilhasnestapasta.Caso voc tenha mais de 4 planilhas, exclua os restantes. Aps manter todas as planilhas selecionadas. 2.No menu Arquivo, selecione Configurar pgina e siga os passos abaixo: CONSTRUTORAOAS LTD. GERNCIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAO MICROSOFT EXCEL 2000 RECURSOS BSICOS E AVANADOS Pg. 20 !D um clique na guia Cabealho e rodap para selecion-la. !D um clique no boto Personalizar rodap. !D um clique em Seo direita: e digite: Pg. &[Pagina] de &[Pginas], ou faa usodosbotes.Seodocumentocontiver 7pginas, ser exibido,porexemplo, Pgina 3 de 7. !Apague o contedo de Seo centralizada, de um clique no boto OK. 3.Ainda na caixa de dilogoConfigurar pgina, d um clique no botoPersonalizar cabealho e siga os passos abaixo: !Apague o contedo de Seo centralizada. !Na Seo esquerda: digite: Construtora OAS Ltd. !Formate o nome digitado da maneira que voc desejar. !D um clique no boto OK para fechar a caixa de dilogo Cabealho e observe queacaixadedilogoConfigurarpginadeverestarcomovocdefiniu.D um clique no boto OK para fech-la. 4.Retire as linhas de grade das planilhas. 5.SelecionenomenuArquivo,aopoSalvarcomo...DigiteonomedaPastade Trabalho como: Pasta. Ateno: Digitar exatamente como o indicado. 6.NacaixadelistagemSalvarcomotiposelecionaraopoModelo.Destemodoo nome completo do arquivo ser Pasta.xlt. 7.Gravar este arquivo no subdiretrio chamado Lnicio do MS-Excel. 8.Clicar no boto Salvar e feche a pasta de trabalho atual. Est pronto. Basta pedir uma nova Pasta de Trabalho, seja pelo menu Arquivo, seja pelo botodabarradeFerramentasquevocteraPastadeTrabalhoPersonalizadana tela, sem a necessidade de redefinir mais o cabealho de impresso.Obs.:PararestauraropadrooriginaldoMs-Excel,excluao(s)arquivo(s)Pasta.xltou qualquer outra que voc tenha criado da pasta Lnicio. RECURSOS AVANADOS Compartilhando Arquivos SevocusaoMS-Excelemumambientederede,vocpodeusarorecursodelistas (arquivos) compartilhado para facilitar a colaborao com seus colegas de trabalho.Um arquivo compartilhado uma pasta de trabalho que pode ser aberta e editada por vrios usurios,aomesmotempo.Especialmente,quandosetrabalhacomarquivos compartilhados,somentepossvelentrarcomdados,inserireexcluirintervalose classificardados.Todasasoutrasoperaesincluindoformataodeintervalose insero frmulas esto fora dos limites deste recurso. (Tecnicamente, voc "pode inserir formulas, mas o MS-Excel no as salvar). Selecionando Intervalos Quandoseoptaporarquivoscompartilhados,necessrioseguiralgunspassosparaque seu trabalho flua apropriadamente. 1.Escolha a localizao de todos os seus arquivos compartilhados. 2.Configure a pasta de trabalho como arquivo compartilhado. Veja como isso feito: !Modeleapastadetrabalhodaformadesejada,incluindortulosdedadose formataes. No nosso caso, abra a planilha Reserva Da Sala de Reunioes.xls. CONSTRUTORAOAS LTD. GERNCIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAO MICROSOFT EXCEL 2000 RECURSOS BSICOS E AVANADOS Pg. 21 !Selecione no Menu Ferramentas o comando Compartilhar pasta de trabalho Na guia Editar, temos: Permitiralteraespormaisdeumusurioaomesmotempo,Permite tambm mesclar a pasta de trabalho: Esta opo quando ativada, permite que vriosusurioseditemapastadetrabalhoeadverteousuriopedindosua confirmao para salv-la. Para tanto, pressione OK. Quemestcomestapastadetrabalhoaberta:estaopomostraadata,a hora e o nome dos usurios que estiverem utilizando a pasta de trabalho. Na guia Avanadas, temos: Controlar alteraesPermite controlar as alteraes. Atualizar AlteraesConfiguracomoasalteraesda Pastaseroatualizadasea visualizao das mesmas. Alteraes conflitantes entre usuriosConfiguracomoasalteraes conflitantesdapastasero atualizadas. Incluir no modo de exibio pessoalPermitequeousuriotenha configuraes prprias de impresso e filtros. Trabalhando com Tridimensionalidade 1.No subdiretrio de trabalho, abra a pasta de trabalho AREAS.XLS. 2.Nesta pasta de trabalho encontram-se cinco planilhas: !NorteDados de vendas da Regio da rea Norte da Empresa. !SulDados de vendas da Regio da rea Sul da Empresa. !LesteDados de vendas da Regio da rea Leste da Empresa. !OesteDados de vendas da Regio da rea Oeste da Empresa. !TotalConsolidao de dados das vendas da Empresa. Observe o contedo de cada planilha desta Pasta de Trabalho. 3.NaPlanilhaTotaldestaPastadeTrabalho,informeosvalorestotaisdevendadas quatro regies. Selecione as clulas B4 at a clula F9. 4.Na clula ativa, digite a formula =SOMA (norte:oeste!b4). 5.Tecle [Ctrl] + [Enter] para inserir a frmula em todas as clulas selecionadas. CONSTRUTORAOAS LTD. GERNCIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAO MICROSOFT EXCEL 2000 RECURSOS BSICOS E AVANADOS Pg. 22 ParaacrescentaralinhaeacolunadesomaemtodasasPlanilhasdaPastade Trabalho, execute os seguintes passos: 1.Selecione todas as Planilhas que deseja acrescentar a soma na Pasta de Trabalho. Utilize a tecla [Ctrl] ou a tecla [Shift] e o clique do mouse para selecionar. 2.Na planilha ativa selecione a rea de B4 at G10. 3.UmcliquenobotodeAutoSomanaBarradeFerramentaseasomatriadesta regio j est pronta. 4.Lembre-sequeesterecursodesomaemTridimensionalidadesomentefuncionase todasasPlanilhasdaPastadeTrabalhotiveremamesmaestrutura,ouseja,o mesmo nmero de linhas e colunas com dados. 5.Salve e feche o arquivo. Utilizando o Recurso Consolidar Para fazer um resumo dos totais de uma ou mais planilhas, temos um timo recurso no MS-ExceldenominadoConsolidar.oprocessoondeseextraiosdadosemdiferentes planilhas e pastas de trabalho e depois de calculados os dados, exibimos os resultados em uma planilha de totais. Para tanto todas as planilhas devero ter a mesma estrutura. 1.No subdiretrio de trabalho, abra o arquivo CONSOLIDAR.XLS. 2.Nesta pasta de trabalho temos cinco planilhas, quatro planilhas contem informaes de vendas de alguns produtos, a planilha denominada Total ir receber os totais de cada ms. 3.SelecioneaplanilhaNorte,dumcliquenaclulaA5ataclulaF11,nomenu Inserir,naopoNome,cliqueemDefinirenomeiearegioselecionadacomo norte. 4.Na Planilha Sul selecione da clula B5 G10 e nomeie como Sul. 5.CliquenaclulaC6earrasteataclulaH10naPlanilhaLesteenomeiecomo Leste. 6.Selecione na planilha Oeste da clula A4 at F8 e nomeie como Oeste. 7.Na Planilha Total, selecione a clula A4. 8.No menu Dados selecione Consolidar e ser apresentada a caixa de dilogo: Em Funo temos vrias funes disponveis, a saber: Funo Descrio SomaA soma dos itens Cont.ValoresO nmero de valores no vazios. CONSTRUTORAOAS LTD. GERNCIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAO MICROSOFT EXCEL 2000 RECURSOS BSICOS E AVANADOS Pg. 23 MdiaA mdia dos itens no grupo de subtotais. MximoO maior valor numrico no grupo de subtotais. MnimoO menor valor numrico no grupo de subtotais. MultO produto de todos os valores no grupo de subtotais. Cont.NumOnmeroderegistrosoulinhasquecontenhamdadosnumricos no grupo de subtotais. DesvPadUmaestimativadodesviopadrodeumapopulaocombaseem uma amostra, onde o grupo de subtotais a amostra. DesvPadpO desvio padro para uma populao, onde o grupo de subtotais a populao inteira. VarUma estimativa da varincia para uma populao com base em uma amostra, onde o grupo de subtotais a amostra. VarpAvarinciaparaumapopulao,ondeogrupodesubtotaisa populao inteira. Outros recursos da caixa de dilogo so para especificar o uso dos rtulos como: Usar rtulo naEspecificaautilizaodosrtulos como: Linha superiorUtiliza os rtulos no topo. Coluna esquerdaUtiliza os rtulos na coluna esquerda. Criar vnculos como os dados de origemCria um vnculo dinmico, que atualiza os dados automaticamente. ProcurarPossibilitaconsolidarplanilhasque estiveremfechadas.OMS-Excel apresentaacaixadedilogo Procurar...,vocdeverselecionaro arquivoeinformararefernciade clula ou um nome de intervalo. 9.NoitemRefernciadigiteNorteecliquenobotoAdicionar,repitaesteprocesso at todas as planilhas serem adicionadas. 10. Observe na planilha Total que foi inserido o valor em todas as clulas. Caso voc altere algum valor na planilha Norte, por exemplo, a planilha Total no ir efetuaraalteraodeimediato,paratantosedeveefetuarumaconsolidaoeao mesmo tempo criar um vnculo dinmico. Para tanto siga os passos abaixo: 11. NaplanilhaTotalselecioneointervaloA4atF10enomenuDadosselecione Consolidar. 12. AtiveasopesCriarvnculoscomosdadosdeorigemeColunaesquerdae clique no boto OK. Faa alguma alterao em uma das planilhas e veja o resultado. Pormestaopoativadautilizamaisrecursodoequipamento,podendotorn-lo maislento.Senohnecessidadedeconstanteatualizao,convmnoutilizara opo Criar vnculos aos dados fonte. 13. Salve e feche o arquivo. CONSTRUTORAOAS LTD. GERNCIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAO MICROSOFT EXCEL 2000 RECURSOS BSICOS E AVANADOS Pg. 24 Endereos Relativos e Absolutos Umarefernciarelativadescrevealocalizaodeumaclulaemtermosdedistnciaem linhasecolunasdeoutraclula.Umarefernciaabsolutacontmsinaisdecifro,por exemplo: G15 para identific-la como referncia absoluta. Veja abaixo o seu uso: Endereos AbsolutosCLFixa coluna e linha CLFixa apenas a linha CLFixa apenas a coluna Endereos RelativosCLClula Livre Onde:C indica a Coluna. L indica a Linha. A apresentao de cifro () antecedendo o endereo de linha e coluna poder ser colocada com a ajuda da tecla de funo F4. Criando Clulas Satlites para Agilizar os Clculos Para facilitar o trabalho de atualizao da Planilha, utiliza-se o recurso de clula satlite. Por exemplo:coloca-seemumaclulaqualquerdaplanilhaosndicesqueseroutilizadosno clculodaestimativadecrescimentodasvendas,facilitandoaalteraodosvalores.Veja abaixo: 1.Abra a planilha METAS.XLS. 2.NaclulaA5digiteJANparaindicaroprimeiromsdoano,mantenhaestaclula ativa. 3.Com o boto esquerdo do mouse pressionado, arraste para baixo at a clula A16 e solteobotodomouse.OpreenchimentodosmesesatDezserfeito automaticamente. 4.Na clula B4 digite 2000 e na C4 digite 2001, selecione ambas as clulas e utilize o AutoPreenchimento para preencher at a clula F4 onde dever constar o ano de 2004.necessrioselecionarasduasclulasiniciaisparaquesejadeterminadoo intervalo de crescimento dos nmeros. 5.Na clula G2 digite Mensal e na clula G3 Anual. 6.Parainformarosndicescorrespondentes,digiteemH21,25%,emH315,00%, formate as clulas H2 e H3 para o formato percentual. 7.Renomeie a planilha atual para: Perodo de Vendas. NaclulaH2emqueconsta1,25%eemH3queconsta15%soasclulassatlites criadas para facilitar a alterao na planilha de dados. Utilizando o Comando Copiar AntesdeativarocomandoCopiaressencialselecionarocontedoasercopiadopara depois ser efetuada a cpia. Faa como abaixo. 1.Selecione as clulas B5 at F17. D um clique com o boto direito do mouse sobre a reaselecionadaeescolhaFormatarclulas,emNmeroselecioneacategoria Moeda, com duas casas decimais e nenhum smbolo. Clique em OK. 2.Na clula B6 utilize o ndice de crescimento mensal para montar a frmula e obter o valor calculado: a.Digite o sinal de igualdade para iniciar a frmula ( = ). CONSTRUTORAOAS LTD. GERNCIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAO MICROSOFT EXCEL 2000 RECURSOS BSICOS E AVANADOS Pg. 25 b.D um clique na clula B5. c.Digite o asterisco ( ) para indicar multiplicao. d.Abra parnteses e digite 1+. e.Dumcliquenaclulaondeseencontraondice1,25%ecomateclade funo F4 transforme-o em endereo absoluto, coma H2. f.Feche parnteses e [ENTER]. A frmula pronta ser: =B5*(1+$H$2). 3.ComaclulaB6selecionada,dumcliquenobotoCopiarnaBarrade Ferramentas,ouescolhaaopoCopiarnomenuEditar.Vocpoderpercebera linha pontilhada em movimento em volta da clula a ser copiada. 4.SelecioneasclulasB7atB16e[ENTER].OMS-Excelcolaosresultados baseados na frmula constante na clula B5. a.CliqueporexemplonaclulaB15eobservequefoialteradooendereode =B5(1+H2)para:=B14(1+H2).OndeaclulaB14temendereo relativo, enquanto a clula H2 tem um endereo absoluto. 5.Paracalcularosvalorespara2001a2004,utilizeondicedecrescimentoanual. Desta forma, na clula C5 monte a frmula: =B5(1+H3). 6.UtilizandooAutoPreenchimento,preenchaasclulasC5atF16,arrastando primeiramenteaseleoparabaixo,ataclulaC16,eposteriormenteparaa direita, at a clula F16. 7.UtilizandoocomandoAutoSomadaBarradeveFerramentasPadro,coloqueos totais em todos os anos, sem usar o comando copiar. a.Selecione as clulas B17 at F17. b.D um clique no boto Auto Soma da Barra de Ferramentas. Observe que o MS-Excel adiciona os totais de todas as colunas selecionadas. Certifique-se de que os anos no faco parte do clculo. Recurso Funo Funoumarotinaqueefetuaumoumaisclculos,retornandoumvaloraofinaldesua execuo.OMS-Excelpossuivriasfunes,agrupadasemcategorias,paraquepossam facilitarosseustrabalhoseminmeroscasos.Paradarumabrevenoodestetpico, iremosestudarfunesdeestatsticaqueretornamvalorescomoMdia,Mnimoeo Mximo de um conjunto de clulas pr-selecionadas. Suponha que seu coordenador solicite o clculo de Mdia,Mnimo e Mximo com base na planilha Perodo de Vendas da pasta de Trabalho METAS.XLS. Proceda da seguinte forma: 1.CliquesobreaclulaB20.NomenuInserirselecioneocomandoFuno.Acaixa de dilogo abaixo ser apresentada: Onde: CONSTRUTORAOAS LTD. GERNCIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAO MICROSOFT EXCEL 2000 RECURSOS BSICOS E AVANADOS Pg. 26 Categoria de funo: Apresenta todas as funes listadas em categorias. Nome da funo: Apresenta a lista de todas as funes da referida categoria. Obs:Naparteinferiordacaixadedilogoapresentadoumbrevedescritivoda funo selecionada no item Nome da funo. 2.No tem Nome da Funo, selecione Mdia. Observe que esta caixa de dilogo traz selecionadaacategoriaMaisrecentementeusada,queporsuaveztrazastrs funesqueserousadas.NacategoriaEstatsticaestasfunesesto disponveis. 3.D um clique no boto OK. A caixa de dilogo abaixo ser apresentada: Nestaetapapodem-seidentificarquaissoosargumentosdafuno,ouseja,o intervalo de clulas que ser usado para calcular a mdia. Observe que o argumento obrigatrio est em negrito e o argumento opcional esta em texto original. No canto superiordireitoapresentadooresultadodautilizaodointervaloenocanto inferior esquerdo apresentado o resultado da frmula. 4.Selecione o intervalo de clulas B17 a F17, em seguida d um clique no botoOK. AutomaticamenteoMS-Exceltrazoresultado,sedesejar,cliquesobreaclulae observe como foi introduzida a frmula. 5.ProcedaconformeospassosanterioresparacalcularoMximoeoMnimo.Voc pode utilizar o boto de Funo da Barra de Ferramentas Padro. Agilizando os Trabalhos nas Planilhas 1.No subdiretrio de trabalho, abra a pasta de trabalho TABELAS.XLS. 2.Nesta pasta de trabalho encontra-se a Planilha Pedidos, que contm informaes de vendasdealgunsprodutospara3diferenteslocaisdevenda.Observeocontedo desta Planilha. 3.Numa primeira etapa, informe os totais de venda de cada um dos postos, por ms e por produto e tambm o total geral de vendas. ComoseuconhecimentodePlanilhaEletrnica,vocprovavelmenteacreditaque deverrealizar5operaesdesomaparacumprirestatarefa.PormcomoMS-Excel somente uma necessria. Mo a obra: Selecione inicialmente as clulas que contero os resultados da somatria, tanto na Horizontal quanto na vertical. Lembre-sequeparaselecionarmltiplasreasnaPlanilhadeve-semanteratecla [Ctrl] pressionada. As reas so as seguintes: !C7 at G7 !C11 at G11 !C16 at G16 CONSTRUTORAOAS LTD. GERNCIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAO MICROSOFT EXCEL 2000 RECURSOS BSICOS E AVANADOS Pg. 27 !C17 at G17 !H3 at H17 Com as reas j selecionadas, clique uma vez no boto de AutoSoma na Barra de Ferramentas Padro. 4.Nesta mesma Planilha, na rea reservada de C18 at G22 lance os totais de venda decadaproduto,emtodosospontosdevenda.Emumasituaonormaldeuso, deveramosindicarlinhaalinha,ondeosprodutosforamlanados.Quando inserimosumnovoproduto,devemosrealizarumamanutenonaPlanilhapara alterarmos os endereos de soma. Muito trabalhoso... SelecioneasclulasdeC18atG22parainserirafrmulaquerealizaresta somatria de um modo mais automtico. 5.Uma vez selecionada a rea, digite o sinal de igual para iniciar a frmula. Clique no botodoColarfuno,quenosauxilianautilizaodasmaisde350funesde Planilha do MS-Excel.6.SelecioneafunoSomasequeseencontranacategoriaMaisrecentemente usada, ou ento em Matemtica e trigonomtrica. 7.Uma vez selecionada a funo, clique no boto OK para apresentar a segunda etapa do Colar funo. Surgir a seguinte caixa de dilogo: A sintaxe da funo : SOMASE(Intervalo, Critrios, ntervalo_soma). Onde: Intervalo o intervalo de clula a ser calculado. CritriosSooscritriosnaformadeumnmero,expresso,outexto, que define quais clulas a serem adicionadas. Intervalo_somaSoclulasquerealmenteserosomadas.Asclulasem Intervalo_somasosomadassomentesesuasclulas correspondentesemIntervalocoincidiremcomoscritrios estipulados.SeIntervalo_somaforomitido,asclulasem intervalo sero somadas. 8.Para o nosso caso, os intervalos dos argumentos sero os seguintes: IntervaloB3:B15. CritriosB18. Intervalo_somaC3:C15. Observe que na caixa de dilogo, a direita da caixa de edio do argumento, o Colar funojapresentaoresultadodautilizaodointervaloenocantoinferior esquerdo da caixa apresenta o resultado final. 9.Para encerrar clique no boto OK. 10. Retorne para a Planilha, porm ainda com o modo de edio da frmula ativo. Tecle [Ctrl] + [Enter] para inserir a frmula em todas as clulas selecionadas. CONSTRUTORAOAS LTD. GERNCIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAO MICROSOFT EXCEL 2000 RECURSOS BSICOS E AVANADOS Pg. 28 11. Observe o resultado obtido e salve a Pasta de trabalho. Criando Tpicos Vimos anteriormente o recurso Consolidar, onde extramos dados de diferentes planilhas e pastas de trabalho e depois de calculados os dados, exibimos um resumo em uma planilha de totais. Se voc estiver utilizando uma planilha grande, voc ter que resumir seus dados de outra forma.OMS-ExcelnosofereceumtimorecursoatravsdosComandosAgrupare AutoTpicos,queirocultarlinhas/colunasegerartpicos.Paratanto,vocdeverter uma planilha com um layout padro. A partir da, voc poder criar uma planilha que possa exibir Tpicos automtico ou manualmente. 1.MantendoapastadetrabalhoTABELAS.XLSaberto,selecioneaplanilhaTpicos. Nestaplanilhafoiaplicadaumaformataoespecialdeformaaobter-seuma visualizaonecessriaaoentendimentodotpicoapresentado.Aplanilhacontm dados de quatro regies, com os subtotais j aplicados. Para o recurso de somatria, foi utilizada a funo SOMA. Observe a planilha. 2.NomenuDadosselecioneOrganizarestruturadetpicoseaopoAuto Tpicos.OMS-Excelirapresentarosbotesderesumo,possibilitandoa alternncia da apresentao de tpicos. 3.Selecione no botoZoomo percentual de 75%, para visualizar uma rea de dados maior. Ao criar tpicos, voc define intervalos de linhas ou colunas como grupos de tpicos. Cada grupo contm dados de detalhes em linhas e colunas e dados de resumo em uma linha ou coluna adjacente. Na organizao de tpicos possvel conter at oito nveisdegruposnaverticalenahorizontal.OMS-Excelpermitecriarsomenteum tpico por planilha. ApsocomandoTpicosAutomticossoexibidosalgunsbotesdetpicosque so utilizados para alterar o modo de exibio. Veja abaixo os botes. Boto Aplicao Nvel Linha. Exibir/Ocultar um nvel especfico de linha. Nvel Coluna. Exibir/Ocultar um nvel especfico de coluna. Ocultar Detalhe. Utilizando para ocultar detalhes Apresentar Detalhe. Utilizando para exibir detalhes 4.Faa alguns testes com os botes e altere as formas de exibio para ocultar-exibir detalhes. 5.Pararemovertodososnveisdetpicos,nomenuDadosselecioneOrganizar estrutura de tpicos e o subcomando Limpar estrutura de tpicos. 6.Salve a planilha. Utilizando Funes Matriciais Foivistoanteriormenteautilizao dafunosomase,estafunosomaumvalorperante um critrio, vamos recapitular esta funo utilizando o exemplo da planilha abaixo: CONSTRUTORAOAS LTD. GERNCIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAO MICROSOFT EXCEL 2000 RECURSOS BSICOS E AVANADOS Pg. 29 1.Abra o arquivo MATRIZ.XLS, nesta planilha iremos calcular a soma do salrio para funcionrios igual a sim. 2.Selecione a clula H7 e digite a seguinte frmula: =SOMASE(A2:A5;sim, B2:B5) Onde: IntervaloA2:A5. Critriossim. Intervalo_somaB2:B5. EssafrmulaadicionartodososvaloresdafaixaB2:B5paraosquaisaentrada correspondente em A2:A5 for igual a "sim e retornar o total de 8.400 (4.500+3900). 3.AfunoCont.sefuncionademaneirasimilar,selecioneaclulaH8edigitea seguinte frmula: =CONT.SE(A2:A5;sim): Onde: IntervaloA2:A5. Critriossim. Essafrmulaircontarquantasentradascombinadasexistem,nonossocasoir retornar 2. Comopodemosresolverumasituaonaqualvocquertestarmaisdoqueuma condio.Porexemplo,sevocquisersaberquantopagouparaosseus funcionriosnodepartamentodeDesenvolvimento,osomasenoconsegue trabalhar com critrios mltiplos, portanto voc no poder utiliz-lo. Para fazer isso voc poder usar uma frmula matricial. Uma frmula matricial uma frmula mais complexa de se criar, mas trabalha bem em situaes como essa. 4.Selecione a clula H9 e digite a seguinte frmula: =soma((A2:A5=sim)*(C2:C5=Desenvolvimento)*B2:B5) EssafrmulaadicionaaentradacorrespondentedacolunaBsomenteseostestes correspondentes nos dados da coluna A e C retornarem valores verdadeiros. O MS-ExcelcalculaistotratandoosvaloresnascolunasA,B,eCcomomatrizes unidimensionaiseexecutaosclculosusandoessasmatrizes.Elaavaliaostestes em cada uma das linhas (2 5) e ento soma os resultados. 5.Para contar as entradas que validam os critrios acima ao invs de som-las use a seguinte frmula na clula H10: =soma((A2:A5=sim)*(C2:C5=Desenvolvimento)) Entretanto, voc no poder apenas entrar com essas frmulas em uma clula e esperar queelasfuncionem,elasnovofuncionar,amenosquevocpressione Crtl+Sfhit+Enter que indica ao MS-Excel que voc est usando uma frmula matricial. Sevocesquecer,vocver#VALORaparecernaclula,vocpoderselecionara clulapressionandoF2comosefosseparaedit-la,pressioneCrtl+Sfhit+Enterpara entrar com a frmula de maneira correta. Mtodos de Anlise e Simulao de Dados Cenrio As planilhas eletrnicas so ideais para anlise simuladas, onde voc altera os valores em clulas-chave e o MS-Excel gera os resultados, trazendo a cada alterao um resultado que poderemos chamar de cenrio. CONSTRUTORAOAS LTD. GERNCIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAO MICROSOFT EXCEL 2000 RECURSOS BSICOS E AVANADOS Pg. 30 Aoalterarosvaloresvocestarmodificandooresultado,seprecisaranalisarvrios cenrios, voc ter de se lembrar qual valor foi inserido nas clulas-chave, para estes casos podemosusarumrecursodoMs-ExcelchamadoCenrios,ondeacadaalteraonas clulas-chavepodemosgravarcomoumcenriodiferente,atribuindoacadacenrioum nomedescritivo,destaformapodemosselecionaronomedocenrioeverrapidamenteo resultado. 1.AbraoarquivoPRODUCAO.XLS,nestaplanilhahclculoparaprogramaode produo de 3 produtos, A, B e C. 2.Nas clulas B9, C9 e D9 o MS-Excel ir solicitar a entrada de valores, com os quais ir realizar os clculos, por enquanto deixe-as como esto. 3.NomenuFerramentasescolhaCenriosevocteracaixadedilogo Gerenciador de cenrios. 4.NacaixadedilogoGerenciadordecenriosdumcliquenobotoAdicionare voc ter a caixa de dilogo Adicionar cenrios. 5.NacaixadedilogoAdicionarcenrios,emNomedocenriodigiteonomedo cenrio. Para o nosso exemplo digite: nicial, e em Clulas variveis, indique quais so as clulas variveis, no caso: B9:D9 e clique em OK. 6.CliquenovamenteemOKeteremosoprimeirocenriogravado,cliquenoboto Fechar para fechar a caixa de dilogo Gerenciador de cenrios. 7.Nocenriodenominadonicial,temosumprejuzoindicadonaclulaB21,poisno existe nenhuma produo digitada nas clulas B9, C9 e D9. Observe em B21 que os valores esto entre parnteses. 8.ntroduzaalgunsvaloresnasclulasB9,C9eD9parachegaraumaproduoe ajustar o lucro. 9.Aps introduzir os valores, no menu Ferramentas selecione Cenrios e na caixa de dilogo Gerenciador de cenrios clique no boto Adicionar. 10. NacaixadedilogoAdicionarcenrios,digiteonomeparaestecenrio.Para nossoexemplodigite:Tentativa1ecliquenobotoOK.NacaixaValoresde cenrios clique no boto OK para aceitar as definies. 11. Paravoltaraosvaloresiniciais,nacaixadedilogoGerenciadordecenrios selecioneocenrionicial,cliquenobotoMostrarecliquenobotoFecharpara fechar a caixa de dilogo. Observe que o processo de simulao feito de forma manual tanto trabalhoso, o MS-Excelnosdcondiesdefaz-lodeformamaisfcil,veremosaseguirorecurso Atingir Meta que faz todo o trabalho de forma mais rpida. Atingir Meta O Atingir Meta outra ferramenta de anlise do MS-Excel que vamos abordar. Atravs do AtingirMetapodemosmanipularumadasvariveisdenossafrmulaparaatingirmosum resultado desejado. Muitasvezesvocsabequaloresultado,masnoconheceosvaloresdeentrada necessriosparaatingiroresultado,comoAtingirMeta,vocnoperdetempocom tentativas e erros. Vamos ver um exemplo: 1.UtilizandoapastadetrabalhoPRODUCAO.XLS,usadaanteriormente,nomenu Ferramentas selecione Atingir Meta e teremos a caixa de dilogo Atingir Meta. 2.NocampoDefinirclulasentrecomB19ouselecionenaplanilha,estaclula onde ser exibido o Lucro Bruto conforme a planilha atual. CONSTRUTORAOAS LTD. GERNCIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAO MICROSOFT EXCEL 2000 RECURSOS BSICOS E AVANADOS Pg. 31 3.NocampoParavalorinformamosovalorquedesejamosobter,paraonosso exemplo entre com o valor 0 pois desejamos saber a partir de qual valor obteremos lucros. 4.NocampoVariandoclulaentrecomB9ouselecionenaplanilha,estaclulao MS-Excel ir indicar quanto eu deverei produzir. 5.Clique no boto OK. 6.O Atingir Meta encontra o ponto de equilbrio para o produto A e exibe os resultados na caixa de dilogo: Status do comando atingir meta como abaixo: 7.Clique no boto OK. 8.Faa o mesmo procedimento para os produtos B e C. 9.CliquenaclulaB9ondeconstaoProduto_Aeobservequetemosumformatode nmero "quebrado, como no podemos produzir efetivamente meia pea, temos de acertar o nmero apresentado. No nosso caso apresentado: 2127,65957446809 de forma que temos de apagar tudo o que est aps a vrgula inclusive. Faa o mesmo para os demais produtos. 10. Vamossalvaroresultadocomocenrio,nomenuFerramentasescolhaCenrios, nacaixadoGerenciadordecenrioscliquenobotoAdicionar,nacaixade dilogo Adicionar cenrio em Nome do cenrio digite: Atingir Meta. 12. Na caixa Valores de cenrios, clique no boto OK para aceitar os valores. Na caixa dedilogoGerenciadordecenriosselecioneocenrionicial,cliquenoboto Mostrar e clique no boto Fechar para fechar a caixa de dilogo. Temosnomomentoalgunscenriosemnossaplanilhaativa,vocpodergravarat 255cenrios,evitandoquevoctenhavriasplanilhasiguais,ondecadaumadelas tenha um cenrio. Solver ApesardeprticoeeficienteoAtingirmetaanteriormentecitado,nospermitemanipular apenasumavarivelporvez.OMS-Excelpossuiumaferramentamaispoderosapara anlise que oferece algumas vantagens como alterar mais de uma varivel, configurao de restries e resoluo de problemas complexos de mltiplas selees. Solver um Suplemento do Excel, para saber se est instalado v ao menu Ferramentas e veja se existe a opo Solver. Caso no esteja instalado, no menu Ferramentas selecione Suplementos, ative a opo Solver e confirme. 1.UtilizeapastadetrabalhoPRODUCAO.XLS,nomenuFerramentasselecione Solver. CONSTRUTORAOAS LTD. GERNCIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAO MICROSOFT EXCEL 2000 RECURSOS BSICOS E AVANADOS Pg. 32 2.O campo Definir clula de destino deve ser preenchido com a clula que conter o resultado desejado para a frmula, no caso B21. 3.Na caixa de opes Igual a: deve-se imputar o resultado desejado ou escolher entre Mximo ou Mnimo valor possvel, selecione Valor de: e digite o valor zero. 4.No campoClulas variveisentre com as clulas que sero modificadas. No caso entre com B9, C9 e D9, ou selecione na planilha. Se voc clicar em Estimar, o Solver insere todas as clulas fora da frmula referenciadas pela frmula da clula alvo. 5.CliquenobotoAdicionareteracaixaAdicionarRestrioparaentrarcomas restries conforme abaixo: 6.No campo Referncia de clula deve-se entrar com a clula a conter a restrio, em Restrioselecioneaoperaodesejadaenocamposeguintedigitarovalor. Verifique as restries: a.Apesardaproduomximaindividualdecadaprodutoexceder8000,a produo mxima da fbrica de 8000 unidades. Digite ento em Referncia de clula: B12 (na planilha a clula que exibir o Total Produzido) que deve se menorouiguala8000,entrecomosdadosecliqueemAdicionareacaixa permanecer visvel para entrar com outras restries. b.A produo tambm no pode ser negativa, informe ao Solver que as clulas B9, C9 e D9 devem ser maior ou igual a zero (voc pode informar o intervalo), clique em Adicionar. c.Porfimvocdeverestringiraproduomximaporproduto,informeaoSolver queointervaloB9:D9(Produo)devesermenorouigualaointervaloB6:D6 (Capacidade por produto) clique em OK. NacaixadedilogoParmetrosdoSolvernota-setambmaexistnciadoboto Opes, este boto permite efetuar modificaes que afetaro a forma de clculo do Solver. 7.D um clique no boto Opes e veja a caixa de dilogo abaixo: CONSTRUTORAOAS LTD. GERNCIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAO MICROSOFT EXCEL 2000 RECURSOS BSICOS E AVANADOS Pg. 33 Onde: Tempo Mximo Limita o tempo empregado na soluo IteraesEspecificaonmerodevezesqueoSolverpoderrecalcular com a nova soluo PrecisoEspecificaaproximidadeentreduassoluesparaqueuma soluo melhor seja obtida. TolernciaOs problemas que envolvem clulas variveis restritas a valores inteirospodemlevarmuitotempoparaseremresolvidos,pois exigemasoluodemuitossub-problemas,sendocadaum delesumproblemadoSolversemrestriesdenmerointeiro. Umnveldetolernciamaisalto(porcentagemdeerros permitida) tenderia a acelerar o processo de soluo. Presumir modelo linearDefineoSolverparautilizaromtododesoluode programaolinearqueagilizasolueslineares,dessaforma voc ser advertido se a planilha no for linear. Usar escala automticaPermitequeoSolverdefinaalgumasclulasqueesto sendoalteradascomvaloresradicalmentemaioresoumenores que outros. Mostrar resultado de interaoFazumapausaparaapresentarsolues intermedirias. EstimativasOSolverapresentaoutrosmtodosdesoluo:Tangentee QuadrticautilizeQuadrticaseaplanilhaenvolverfrmulas complexas no-lineares. DerivadasEspecificaomtododeDerivadasparciais,utilizandouma diferenciaoAdianteouCentral,sendoqueaopoCentral levamaistempo,maspoderesultaremumasoluomais adequada. Pesquisar, Newton Este o mtodo de pesquisa padro que usa um mtodo quase-Newton.Estemtodoexige,caracteristicamente,maismemria doqueomtododepesquisaconjugado,masexigemenos iteraes. ConjugadoExigemenosmemriadoqueomtododepesquisaNewton, masexigemaisiteraesparaatingirumdeterminadonvelde preciso,useestemtodosetiverumproblemacomplexoea quantidadedememriadisponvelforpequena.Apesquisa conjugadaespecialmentetilseasvriasiteraesdo CONSTRUTORAOAS LTD. GERNCIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAO MICROSOFT EXCEL 2000 RECURSOS BSICOS E AVANADOS Pg. 34 processo de soluo revelarem um progresso lento entre pontos de tentativas sucessivos. 8.Clique no boto Cancelar para fechar a caixa de dilogo Opes do Solver. 9.CliquenobotoResolvereobservecomorapidamenteoMS-Excelencontrauma resposta satisfatria e apresenta a caixa de dilogo abaixo: 10. AcaixadeResultadosdoSolverinformaqueeleencontrouumasoluoevoc pode optar entre aceitar esta soluo ou manter os valores originais. 11. D um clique no boto Salvar cenrio e na caixa de dilogo Salvar cenrio digite: SolverCenrioecliquenobotoOK.Destaforma,voctermaisumcenrio gravado. 12. Apsagravaodoltimocenrio,cliquenobotoOKparafecharacaixade dilogo Resultados do Solver. At o momento temos alguns cenrios em nossa planilha, podemos obter um resumo de todos os cenrios, para isso execute os passos que seguem. 13. Para visualizar um resumo dos cenrios, no menuFerramentas selecionecenrio, d um clique no boto Resumir e veja a caixa de dilogo abaixo: 14. Nestacaixadedilogopode-seobter:ResumodecenrioouumaTabela dinmica de cenrio. 15. Selecione a opo Resumo do Cenrio e clique no boto OK, o MS-Excel ir gerar um relatrio em uma planilha denominada Resumo do cenrio. 16. AplanilhaResumodocenrioexibetodososcenriosatualmentegravados, apresentando todos os detalhes de cada relatrio como: data em que foram criados, o nome do usurio, os intervalos de clulas e os valores utilizados em cada cenrio e tambm uma observao. A planilha Resumo do cenrio uma planilha normal, se desejar voc poder somar ascolunasdecadacenrio,faaissoeobserveosvaloresencontradosemda simulao.17. Com a planilha Produo ativa, no menu Ferramentas selecione Solver e clique no boto Resolver. O MS-Excel executar novamente os clculos e teremos a caixa de dilogo Resultados do Solver. 18. NessacaixadedilogocomMantersoluodosolverselecionadovocaceitaa soluoapresentada,observeemRelatrio.Noteaexistnciade3relatrios: Respostas,SensibilidadeeLimite,estesrelatriosmostraminformaesdo processo de clculo e seus resultados. CONSTRUTORAOAS LTD. GERNCIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAO MICROSOFT EXCEL 2000 RECURSOS BSICOS E AVANADOS Pg. 35 19. Selecione a opo Resposta e d um clique no boto OK. Ser gerado um relatrio em uma planilha denominada: Relatrio de resposta 1. 20. AltereparaaplanilhaProduoenomenuFerramentasselecioneSolver,clique no boto Resolver e selecione Limites para que o MS-Excel possa gerar o relatrio. O relatrio Limites mostra o valor da clula ativa, os valores das clulas ajustveis, os limites superiores e inferiores e o resultado de destino, onde os limites superior e inferiorespecificamemquantoaclulaajustvelpoderseralteradaecontinuar satisfazendo todas as limitaes, o resultado de destino o valor da clula ativa. 21. Para finalizar salve e feche o arquivo Estudando a Funo Se PodemosutilizarasfunesdisponveisnoMS-Excelparanosauxiliarnosclculos. Mostraremos inicialmente a funo SE. OMS-ExcelrealizaumtestecondicionaleretornaFalsoouVerdadeiro,seexistiruma frmulaqueretorneumvalor,afunorealizaocalculoseatenderaosparmetros estabelecidos(Verdadeiro)seosparmetrosnoatenderemcondio,noexecutao clculo (Falso). OperadoresExemploResposta = igual15 = 5Falso Maior que155Verdadeiro ! Maior ou igual 15!5Verdadeiro Menor que155Falso " Menor ou igual15"5Falso Diferente de15Verdadeiro 1.UtilizandoapastadetrabalhoBANCODEDADOS.XLS,suponhamosqueiremos darumaumentode10%aosfuncionriosquerecebemmenosdeR1.500,00, Utilizando uma clula satlite, na clula F1 digite10%. 2.Na clula E4, digite a frmula: =SE(D4 da caixa de dilogo e voc ter a segunda etapa, que permiteespecificarointervalodeBancodeDadosoulistadoMS-Excelquevoc deseja usar. 5.Em Intervalo voc define o nome da Planilha e/ou intervalo de clulas ou seleciona ointervalonaplanilha.SeatabeladeorigemestiveremoutraPastadetrabalho, utilize o boto Procurar ou digite o nome, usando a seguinte sintaxe: [Pasta de Trabalho]nome da planilha!intervalo SevocselecionarumaclulanatabelaantesdeiniciarocomandoRelatriode Tabelas e Grficos Dinmicos, o MS-Excel inserir o intervalo automaticamente. No boto Procurar..., o MS-Excel exibe a caixa de dilogo Localizar para que voc possa selecionar a Pasta de Trabalho que contm a tabela desejada. 6.Apsselecionarapastadetrabalho,digiteonomedaplanilhaeointervalo desejado.EsteprocedimentonecessrioparaqueoMS-Excelsaibaondeasua pastadetrabalhoestarquivadapararealizarposteriormenteotrabalhode atualizaodedadosmesmoqueapastadetrabalhocomaorigemdosdados esteja fechada. LembramosqueaCaixadeDilogodaEtapa2,quefoidetalhada,refere-sea escolha de Banco de Dados ou lista do MS-Excel feita na primeira etapa. Caso tenha escolhidooutraopo,estaetapaserdiferente.ObservequeoMS-Excel apresentouautomaticamenteonomeBanco_de_dadosnestaetapa.Eledetectouo nomeapartirdaclulaselecionadanaplanilha.Estenomedereajhaviasido criado anteriormente, para facilitar o trabalho de manuteno. Todas as vezes que a basededadosforalteradanonmerodelinhas,maisconvenientealteraro intervalo da rea ao invs de alterar todas as frmulas que dependem deste intervalo para apresentar o valor correto. 7.UmcliquenobotoAvanar>dacaixadedilogoevocteraprximaetapa, representada pela figura abaixo: Nesta caixa de dilogo dever ser definido se a tabela dinmica ser exibida em uma nova planilha ou na planilha existente. Selecione Nova planilha. 8.O boto Layout permite projetar a tabela dinmica. O lado direito da caixa de dilogo contm botes que representam os campos na tabela de origem. CONSTRUTORAOAS LTD. GERNCIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAO MICROSOFT EXCEL 2000 RECURSOS BSICOS E AVANADOS Pg. 63 Afiguranacaixadedilogorepresentaareadinmica,comseesparaos campos da Linha, campos de Coluna e campos de Pgina assim como uma rea de dados para os dados resumidos Dados. Na parte superior da caixa de dilogo temos um pequeno descritivo do significado de cada rea da Tabela dinmica. Obs.:QuandovocselecionaraopoVriosintervalosdeconsolidaona primeira etapa, os nomes de campo apresentados nesta etapa sero genricos. 9.Arrasteoscamposrelacionadosnoladodireitodatelaparaasposiesindicadas conformeafiguraabaixo,destemodoteremosamesmaestruturadeTabela Dinmica: 10. Um clique no boto OK para fechar esta caixa de dilogo. 11. Clique no boto Opes para outras definies da Tabela Dinmica. CONSTRUTORAOAS LTD. GERNCIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAO MICROSOFT EXCEL 2000 RECURSOS BSICOS E AVANADOS Pg. 64 12. Definidosospadressolicitadosnestatela,cliquenobotoOknestacaixade dilogo para retornar ltima etapa. 13. Clique no boto Concluir. Ser apresentada a Tabela, conforme abaixo: Deste modo, voc obtm a Tabela dinmica com todas as informaes resumidas e concentradas da maneira solicitada. ObserveoscamposdequebradepginaData,Supervisor,ClienteeCidade.Eles apresentam a mesma funcionalidade que os botes drop-down do AutoFiltro, podem fazer os teste que quiserem. VoctambmpoderredefiniradistribuiodoscampospelaTabelaDinmica simplesmentearrastandoobotocinzaindicativodocampoparaolocaldesejado, invertendoposiesdebotesdecampodecolunacomlinhaouentodepgina. Assim voc poder obter resultados diferentes com a mesma Tabela Dinmica. A posio padro de apresentao das informaes dos campos de dados da Tabela Dinmica na vertical, ou seja, um abaixo do outro. Caso voc queira apresentar os dadosdePrevistoeRealizado,umaoladodooutro,naposiohorizontal,basta arrastaroCampoDataumpoucoparaadireita.Observeoconequeserexibido temporariamente, direita do ponteiro do mouse. uma pequena tabela que indica a posio vertical ou horizontal dos dados. Sevocobservou,quandoaTabelaDinmicafoicriada,umanovabarrade ferramentas surgiu na tela. a barra de Ferramentas Tabela dinmica. 14. Paraobter umnovorelatrio,cliquesobreocampoSupervisor,queestno campo superioresquerdodaplanilhaearrasteatoladoesquerdodocampoProduto.Ao soltarobotoesquerdodomousevocterorelatrioreorganizado,conforme mostra a ilustrao a seguir: CONSTRUTORAOAS LTD. GERNCIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAO MICROSOFT EXCEL 2000 RECURSOS BSICOS E AVANADOS Pg. 65 15. Vocpodeexperimentarotipodeagrupamentoquedesejar.Arrasteocampo SupervisorimediatamenteadireitadocampoProduto...prontovoctemumnovo tipo de relatrios em mos e sem muito trabalho para chegar ao resultado desejado. Qualquer um dos campos indicados em cinza na TabelaDinmica, exceto o campo DatapodesertrocadodeposioentreasreasdaPgina,linhaeColuna.Estas reas foram indicadas inicialmente no Assistente de Tabela dinmica e Grfico de dinmico, no passo 3 do mesmo. 16. Vamosorganizarumoutrotipoderelatrio.DevolvaoscamposdeSupervisore ProdutoparaareaPgina.TragaparaareadelinhadaTabelaDinmicao campo Data. 17. Podemos criar algumas vises de agrupamento de dados, mesmo aquelas que no estavamprevistasnabasededados.Selecionequalquercluladocampodedata, nomenuDadosselecioneOrganizarestruturadetpicoseaindaaopo Agrupar. Ser exibida a caixa de dilogo Agrupamento: Nesta caixa voc podeagrupar itens de data ou de hora em uma Tabela Dinmica, emperodosespecficos.OMS-Excelselecionaautomaticamenteosmenorese maioresvaloresentreositens.Vocpodeselecionaroutrositensoucriarseus prprios intervalos se for necessrio. Ositensselecionadosdevemestaremumformatodedataouhoravlidosparao MS-Excel. Na caixa Iniciar em voc define o primeiro item desejado no grupo e em Finalizar em voc define o ltimo item desejado no grupo. Na caixa de listagem Por selecione um ou mais perodos de tempo para os itens no grupo. EmNmerodediasvocdefineonmerodediasdesejadoemumintervalo(por exemplo,perodosde10dias).Estaopossetornadisponvelaoselecionara opo Dias, na caixa de listagem Por. 18. Paraonossocaso,selecioneoagrupamentoMeseseobserveoresultadono relatrio. 19. Repita o procedimento, selecionando o agrupamento por Meses e Anos e observe a diferena. 20. Para retirar o agrupamento realizado, selecione antes uma clula qualquer que tenha oindicativodemsouanoecliquenaopoDesagrupardomenuDadose selecioneocomandoOrganizarestruturadetpicos.Seurelatriovoltouaexibir os dados por data de venda e no mais agrupados. Voctambmpodesolicitaraclassificaodosdadoseoutrostiposdeagrupamentode informaes. O boto Agrupar tambm pode ser utilizado para campos de texto. Voc pode solicitar atualizao dos dados em relao origem, clicando no boto Atualizar dados na barra de ferramentas. CONSTRUTORAOAS LTD. GERNCIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAO MICROSOFT EXCEL 2000 RECURSOS BSICOS E AVANADOS Pg. 66 Interagindo com a Tabela Dinmica O que permite o dinamismo neste tipo de tabela o fato de que os campos podem estar em orientaesdiferentes,permitindoassimumamelhororganizaodosdados,conformea necessidadeeotipodeanlisequeserefetuada,atravsdevariadasvisualizaesdos dados. Pode-se,porexemplo,criarsubtotaisparadeterminadoscamposclassificados,classificar dados,criaodecamposcalculados,enfim,existeumaenormeflexibilidadeemseobter uma viso dos dados, que permitir uma anlise mais favorvel e compreensiva. Reagrupe novamente os campos da tabela dinmica, de tal modo que o campo Supervisor desa para o campo de linha e mantenha os demais campos em pgina. Se voc quiser saber qual foi o Supervisor que mais vendeu, basta selecionar qualquer uma dasclulasquetenhaoresultadodeRealizadoecliquenaopoClassificarnomenu Dados e observe o resultado. Alterando o Tipo de Clculo dos Dados Quandocriamosumatabeladinmica,afunoSomaaplicadacomopadroparaos dadosquepossuemcontedonumricoeafunodeCont.Valoresparaoutrostiposde dados. Entretanto, possvel alterar a funo de clculo para uma outra categoria como, por exemplo, Mdia. Paratanto,bastaselecionarocampoDadosquesedesejaalteraredefiniranovafuno desejada. Suponha agora que voc queira saber a quantidade de itens vendidos por caso Supervisor, ao invs do valor vendido. Altere a funo do campo Realizado de Soma para Cont.Valores da seguinte forma: 1.Selecione uma clula que faa referncia ao campo Realizado. 2. CliquenobotoConfiguraesdecamponabarradeferramentasTabela dinmica. 3.Nacaixadedilogorepresentadaabaixo,nalistaResumirporselecioneafuno Cont.Valores. 4.Clique no boto OK da caixa de dilogo e observe que os dados de Realizado agora apresentam o nmero de vendas realizadas por Supervisor e no mais os resultados do total financeiro vendido. 5.Volte para a funo Soma o campo realizado para que possamos continuar com os exerccios. Criando um campo Calculado Outro recurso disponvel ao trabalhar com uma tabela dinmica a possibilidade de criao de campos calculados. Um campo calculado o resultado de uma operao que feita com basenosvaloresdeoutroscamposdatabela,atravsdaaplicaodefrmulas. Normalmenteestetipodeinformaonoestpresentenabasededadoseesta informao necessria no relatrio. Paraonossoexemplo,gostaramosdeapresentaroDesempenhodevendasdecada Supervisor,apresentandoumresultadopercentualdequantocadaSupervisorconseguiu cumprir da sua meta. 1.Na barra de ferramentas Tabela Dinmica, clique no boto Tabela Dinmica e em seguida clique na opo Formulas e escolha Campo Calculado. A caixa de dilogo Inserir campo calculado ser exibida: CONSTRUTORAOAS LTD. GERNCIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAO MICROSOFT EXCEL 2000 RECURSOS BSICOS E AVANADOS Pg. 67 NomeNome do campo calculado que est sendo criado. FrmulaExpresso que determina o contedo do novo campo. CamposCamposexistentesnatabelaquepoderoserutilizadosna construo da frmula. Inserir Camponsere o campo selecionado na frmula. AdicionarAdiciona o novo campo criado lista de campos. ExcluirExclui o campo selecionado da tabela. 2.Nomeie o novo campo como Desempenho. 3.NocampoFrmula,digiteaseguinteexpresso:=Realizado/Previsto.Para escrever a frmula voc pode utilizar o boto Inserir Campo. Com isso minimiza-se a possibilidade de erro na montagem da frmula. 4.Clique no boto OK e observe o resultado. 5.Salve o arquivo para poder continuar o trabalho Como voc pode ter observado, o recurso da Tabela Dinmica do MS-Excel muito prtico eapresentaumvolumemuitograndederecursos.Nestetpicoestamosapresentando somente alguns dos muitos efeitos pirotcnicos que a Tabela dinmica pode oferecer. Criando um Grfico Este novo recurso permite mostrar grfico a partir dos resultados da Tabela Dinmica. Para poder observar melhor o resultado, siga os passos: 1.Para elaborar o grfico, arraste o campo Supervisor para a linha da Tabela dinmica e mantenha os dados de vendas Previsto e Realizado. 2.CliquenobotoAssistentedogrficodabarradeferramentasTabeladinmica. Neste momento ser exibido o grfico referente aos valores solicitados. A partir dele poderoserfeitastodasasalteraescomosrecursosdisponveisnosgrficosdo MS-Excel. Veja a figura abaixo: CONSTRUTORAOAS LTD. GERNCIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAO MICROSOFT EXCEL 2000 RECURSOS BSICOS E AVANADOS Pg. 68 Microsoft Query OutrapossibilidadequeoMS-Excelofereceparaelaborarumatabeladinmicaabusca dasinformaesdiretamentenabasededados,semanecessidadedecopiaras informaesparaaplanilhaparadepoisgeraratabeladinmica.Pararealizarestatarefa pode-se utilizar o MS-Query. OMS-Queryumaplicativovisualizadordebancodedados,queproporcionaumfcil acessoavriosformatosdebancodedados,podendoserusadocomoumprograma independente ou como um suplemento para o MS-Office. Quando usado como um programa independente, voc pode exibir e manipular arquivos de banco de dados na janela Microsoft Query. AtabelaabaixolistaalgunsdosformatoscompatveiscomoMS-Query,quedependem diretamente dos controladores ODBC instalados. Tipo de Banco de Dados Descrio Access1.0, 1.1, 2.0, 7.0, 8.0 e 9.0 Dbase, V e 5.0 Excel3.0, 4.0, 5.0, 7.0, 8.0 e 9.0 FoxPro2.0, 2.5 e 2.6 Paradox3.x, 4.x e 5.x SQL Server1.1, 4.2, 6.0, 6.5, 7.0 e 2000 e Sybase 4.2 e posteriores. ODBC ODS Gateway Texto ParaonossoexercciousaremosoarquivoBASE.MDB,queseencontranapastade trabalho.Estearquivocontm5tabelasdedados.Astabelasapresentamasseguintes informaes: Tabela Descritivo ClienteTabela dos Clientes da Empresa PedidosTabela com a relao de pedidos realizados pelos Clientes. ProdutosTabela com todos os Produtos comercializados pela Empresa. FuncionriosTabela com os nomes dos Funcionrios do Depto de Vendas. Estainformaosertilsevocdesejaracumular informaes para pagamento de comisso. FornecedorTabelacominformaessobreosseusFornecedores.Esta informaosertilsevocdesejarsabercomoestaasua distribuio de vendas por Fornecedor, etc. Afiguraabaixoapresentatodososcamposdastabelascomosseusrespectivos relacionamentos: CONSTRUTORAOAS LTD. GERNCIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAO MICROSOFT EXCEL 2000 RECURSOS BSICOS E AVANADOS Pg. 69 Vamos iniciar a montagem de uma nova tabela dinmica, com dados oriundos de uma base de dados em MS-Access (Arquivo BASE.MDB). 1.nicialmenteabraumanovapastadetrabalhoenomenuDados,selecione Relatriodetabelaegrficodinmicos.Nestaetapa,selecioneaopodos dados Fonte de dados externos, para ativar o MS-Query e buscar os dados em um arquivo no formato MDB: 2.Cliqueemavanarparaativaraetapa2doAssistentedatabeladinmicaevoc ter a caixa de dilogo: 3.Clique no boto Obter dados... para ativar o MS-Query e iniciar a pesquisa. A caixa de dilogo abaixo ser exibida: 4.Na caixa de Escolher a fonte de dados selecione a opo . Utilize este recurso para criar um nome prprio de acesso, facilitando a identificao e posterior uso, ao invs de simplesmente indicar que voc ir acessar um banco de dados MS-Access. Em seguida, d um clique no boto OK. A caixa de dilogo Criar nova fonte de dados ser exibida, conforme apresenta a figura a seguir: CONSTRUTORAOAS LTD. GERNCIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAO MICROSOFT EXCEL 2000 RECURSOS BSICOS E AVANADOS Pg. 70 5.Na caixa de dilogo Criar nova fonte de dados clique no campo identificado com o nmero1edigiteumnomeparaafontededadosqueestcriando.Paraesse exemplo, digite "Desempenho de Vendas. 6.Aps ter definido em nome para a base de dados, a caixa identificada com o nmero 2 foi habilitada. Nela, defina qual o driver que ser utilizado para o acesso a base de dados.Nesseexemplo,selecionenalistaaopoDriverdoMicrosoftAccess (*.mdb). 7.No item 3, d um clique no boto Conectar e o MS-Query ir apresentar a caixa de dilogo Configura ODBC para Microsoft Access onde voc definir os parmetros relativos base de dados utilizados. 8.Clique no boto Selecionar e direcione para a sua pasta de trabalho e aponte para o arquivo BASE.MDB. Uma vez selecionado o arquivo, d um clique no botoOK. O resultadodaindicaodoarquivodedadosestsendoapresentadodaFigura abaixo: 9.Uma vez que voc j selecionou o arquivo desejado, clique no boto OK da caixa de dilogo Configura ODBC para Microsoft Access e voc ter novamente a caixa de dilogo Escolher a fonte de dados (a caixa de dilogo inicial) como mostra a figura abaixo: sto significa que a base de dados foi selecionada corretamente. ObservequeacaixadedilogojtrouxeselecionadaaopoDesempenhode Vendas. 10. Mantenha a opo Desempenho de Vendas selecionada e clique no boto OK da caixadedilogoEscolherafontededados.AcaixadedilogoAssistentede CONSTRUTORAOAS LTD. GERNCIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAO MICROSOFT EXCEL 2000 RECURSOS BSICOS E AVANADOS Pg. 71 consultaEscolherColunasserexibidoparaquevocpossadeterminarquais campos (ou colunas) das tabelas de dados voc utilizar para a sua consulta. 11. Para exibir os campos de cada tabela disponvel, d um clique no sinal de mais que estesquerdanonomedamesmaeoscamposseroexibidos.Selecioneo campodesejadoparaaconsultaeento,cliquenoboto>paraadicionaro camponalistaColunasemsuaconsulta.Vocpodetransferironomedocampo dando um duplo clique sobre o mesmo. Observe que ao selecionar o nome, ele deixa de fazer parte da relao tabelas e colunas disponveis. Os campos que sero selecionados de cada tabela so: Tabela CampoDescritivo PedidosDataPedidoApresenta a data do pedido. QtPedidoApresentaaquantidadequeoClientesolicitouno Pedido. ClientesEmpresaApresentaonomedaEmpresaquesolicitouo Pedido. EstadoApresenta o Estado da Empresa. til para efeito de estatstica de distribuio de venda por Estado. ProdutosCategoriaApresenta a Categoria do Produto solicitado. ProdutosApresenta o nome do Produto solicitado. PreoUnitarioApresenta o Preo Unitrio do Produto solicitado. FornecedoresNomeFornecApresentaoNomedoFornecedor.tilparaefeito deestatsticaparaapresentaroperfildosseus Fornecedores. FuncionriosNomeFuncApresentaoNomedoFuncionrioquerealizoua Venda. nformao til para levantamento de dados para pagamento de comisso. AlgunsaplicativoscomooMS-Accessutilizamotermotabelaparaolocalonde armazenamosdados,outrosaplicativoscomooMS-Exceleaplicativosbaseados em texto usam o termo arquivo, o MS-Query, recupera os dados como tabelas. 12. Clique no boto Avanar para avanar at a prxima etapa da criao da consulta. OMS-QueryexibeajanelaAssistentedeconsultafiltrardados,conforme mostra a figura abaixo: CONSTRUTORAOAS LTD. GERNCIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAO MICROSOFT EXCEL 2000 RECURSOS BSICOS E AVANADOS Pg. 72 13. Aqui voc definir critrios para filtrar os dados conforme a necessidade. Para isso, bastaselecionarocampodecolunanaqualdesejaraplicarofiltroe,emseguida, definiroscritriosatravsdascaixasdecombinaoexibidasdoladodireitoda janela. Neste ponto de nosso exemplo, no iremos definir nenhum tipo de critrio de seleo de dados, portanto, clique sobre o boto Avanar para prosseguir. 14. NacaixadedilogoAssistentedeconsultaordemdeclassificaodefinaos critriosparaclassificaodosdadosqueestextraindodabasededados. Estabeleaattrschavesdeclassificaoparaosdados.Emnossoexemplo, estaremos classificando os dados pelo nome da Empresa e, em seguida pelo nome do Produto, caso tenhamos mais de um registro da mesma empresa, com mostra a figura abaixo: 15. Clique no boto Avanar para a etapa final do Assistente de consulta. Onde: RetornardadosaoMicrosoft Excel Retornarosdadosconformeaconfigurao efetuada na consulta para a planilha do MS-Excel. Exibirdadosoueditar consulta no Microsoft ExcelPermiteavisualizao dosdadosouaediodos parmetros da consulta atravs do MS-Excel. CriarumcuboOLAPapartir desta consulta Apartirdestaopo,oMS-ExcelcriaoOLAP Cube para esta consulta. Salvar consulta...Salva as configuraes da consulta criada. 16. ParaonossoexerccioselecioneaopoExibirdadosoueditarconsultano Microsoft Query e clique no boto Concluir. Vamos apresentar a tela do MS-Query eaprenderaincluirumnovocampodedados,paraposteriormentefinalizara consulta. CONSTRUTORAOAS LTD. GERNCIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAO MICROSOFT EXCEL 2000 RECURSOS BSICOS E AVANADOS Pg. 73 17. Nossabasededadosnoapresentaocampocomovalortotaldevendadecada produto (apresenta o Preo Unitrio e a Quantidade Pedida). No MS-Query podemos adicionar um campo apresentando esta informao. No Menu Registros, selecione a opo Adicionar colunas... para adicionar um novo campo de dados (calculado). EmCampoindiquequalaoperaomatemticaquedesejarealizar.Nonosso exerccio ser a seguinte frmula: Pedidos.QtPedidoProdutos.PrecoUnitario. Em Cabealho da coluna digite Total do Pedido. Uma vez realizadas as indicaes nacaixadedilogo,cliquenobotoAdicionareoMS-Queryincluirocampono final da tabela. 18. Comosdadostodosestruturados,retorneparaoMS-Excel.NoMenuArquivo selecione a opo Retornar dados ao Microsoft Excel. Deste modo, retorne para o Assistentedetabeladinmicaegrficodinmico,naetapa2e3.Cliquenoboto Avanar > para acessar a etapa 3 de 3. 19. Nesta etapa, faa a opo para obter uma nova planilha ou utilizar a planilha ativa. 20. D um clique no boto Layout para definir a distribuio dos dados no Assistente de tabela.NestaetapadistribuaoscampospelasreasdePgina,LinhaeDados conforme indicado na figura abaixo: 21. D um clique em OK e retorne a etapa 3 de 3 e d um clique no boto Concluir. Como resultado final voc pode incluir um campo calculado apresentando o valor de comisso que ser pago para cada pedido. Os demais procedimentos voc j conhece. Arraste os campos nas suas posies e consulteoresultadogerado.Classifiqueainformaodomodoquedesejar.Gere outrostiposdetotalizadores,comoporexemplo,mdiavendida,quantidadede pedidos, etc. Podem-se obter os seguintes relatrios: CONSTRUTORAOAS LTD. GERNCIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAO MICROSOFT EXCEL 2000 RECURSOS BSICOS E AVANADOS Pg. 74 !Venda por Estado !Por Empresa !Por Categoria de Produto e Empresa !Por Funcionrio !Por Fornecedor de Produtos !Por Perodo de Vendas (com sazonalidade) !e muito mais... 22. Voc est com dvidas a respeito de algum dado apresentado Voc no concorda comovalortotalapresentadonacategoriaBebidaNotemproblema,vocno precisa voltar para a sua aplicao em MS-Access para saber quais so os registros quegeraramainformaodovolumedevendasdeBebidas.Bastavocdarum duplocliquesobreocampodeSomadeQtPedidoeoMS-Excelapresentaro recurso de drilldown, isto , ser criada uma nova planilha na pasta de trabalho ativa, comtodososregistrosdasuabasededadosquegeraramainformaodesejada. Basta consultar. Como voc pode observar, os recursos apresentados pelo Assistente de tabela do MS-Excel somuitograndeseoferecemumamaleabilidademuitograndeparaobterosresultados desejados. Basta ter conhecimento da base de dados que estejam trabalhando e um pouco de criatividade para elaborar os melhores relatrios que podem ser feitos. Lembre-se que todos estes recursos esto disponveis aos usurios sem a necessidade de recursos de macro programao. Importando um Arquivo no Formato Texto OMS-Excelpossuiumtimorecursoparaimportaodearquivostipotexto.Paraeste procedimento podem-se utilizar o Assistente de importao de texto, o assistente conduz todo o processo de forma muito simples. mporte o arquivo FRIOS.TXT para o Excel. 1.NomenuArquivoselecioneAbriroucliquenobotocorrespondentenabarrade ferramentas. 2.NacaixadeaberturadearquivocliquenacaixaArquivosdoTipoeselecionea opo Arquivos de textos. 3.AbraaoarquivoFRIOS.XLSevocteracaixadoAssistentedeimportaode texto etapa 1 de 3. CONSTRUTORAOAS LTD. GERNCIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAO MICROSOFT EXCEL 2000 RECURSOS BSICOS E AVANADOS Pg. 75 4.Naetapa1doAssistentedeimportaodetexto,aopoDelimitado,significam queositensdecadalinhaquedevemsercolocadosemcolunasdiferentesso separados por caracteres espec