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Excel 2007

Elaborado por: Antonio Manuel Campos Navas

Edición: 1.0

EDITORIAL ELEARNING

ISBN: 978-84-17446-91-8

No está permitida la reproducción total o parcial de esta obra bajo cualquiera de sus formas gráficaso audiovisuales sin la autorización previa y por escrito de los titulares del depósito legal.

Excel 2007

ínDice

UD1Introducción a Microsoft Excel

1.1. Concepto de Hoja de Cálculo. Utilidad ............................................ 151.2. Hojas de cálculo y Microsoft Excel .................................................. 151.3. Instalación de Excel. Requisitos del sistema .................................... 161.4. Acceso a la aplicación. Análisis de la ventana principal

(nuevainterfazgráfica).SalirdeExcel ............................................. 17

1.5. Celdas, Filas, Columnas, Hojas y libros ............................................ 22

Lo más importante ....................................................................................25

Autoevaluación UD1 ..................................................................................27

Ejercicios ...................................................................................................31

UD2Comenzar el trabajo con Excel

2.1. Movimiento por la hoja ................................................................... 352.2. Comienzo del trabajo: introducir datos. Tipos de datos ...................362.3. Edición, corrección y eliminación de datos ...................................... 372.4. Movimiento por la ventana. Zoom de pantalla ................................ 382.5. Nombre de hoja. Color de etiqueta. Insertar hojas.

Eliminar hojas ................................................................................. 392.5.1. Nombre de Hoja y Color de Etiqueta ...................................... 392.5.2. Insertar y Eliminar Hojas ....................................................... 41

nuevAs tecnologíAsIniciación a Excel 2007

2.6. Operaciones básicas de archivo y propiedades ...............................422.6.1. Guardar Libro de trabajo .......................................................422.6.2. Cerrar Libro de trabajo ..........................................................442.6.3. Crear un nuevo Libro de trabajo ............................................452.6.4. Abrir un libro de trabajo del disco/dispositivo de almacenamiento ....................................................................45

2.6.5.PropiedadesdelArchivo(Libro) ............................................46

Lo más importante ....................................................................................49


Ejercicios ...................................................................................................55

UD3Fórmulas y operaciones básicas con Excel

3.1. Fórmulas con Excel. Operadores básicos. Recálculo. El botón Autosuma ................................................................................ 613.1.1. Creación de Fórmulas ............................................................ 613.1.2. Recálculo automático y manual .............................................643.1.3. Autosuma ..............................................................................64

3.2. Deshacer y Rehacer operaciones ....................................................663.3. Buscar y reemplazar datos en Excel ................................................663.4. AyudaconlaOrtografía,SinónimosyTraducción ...........................683.5. Insertar Filas y Columnas. Eliminar Filas y Columnas ....................... 70

3.5.1. Insertar Filas y Columnas ....................................................... 703.5.2. Eliminar Filas y Columnas ...................................................... 71

3.6. Ayuda de Microsoft Excel ............................................................... 72

Lo más importante .................................................................................... 77


Ejercicios ...................................................................................................83

UD4Seleccionar y dar formato a Hojas de Cálculo

4.1. ConceptodeSelección.Seleccióndeceldas(rangosadyacentesynoadyacentes) ............................................. 87

4.2. Formatos para contenidos I: opciones de Fuentes ...........................894.2.1. Método de trabajo ................................................................894.2.2. Opciones de Fuentes .............................................................90

4.3. Formatos para contenidos II: opciones de Alineación ......................924.4. Formatos para contenidos III: formatos Numéricos.........................964.5. Formatos para celdas I: opciones de Bordes y Tramas .....................98

4.5.1. Bordes ...................................................................................984.5.2. Tramas y Color de relleno .................................................... 100

4.6. FormatosparaceldasII:anchodecolumnayaltodefila.Sangrías ....................................................................................... 1014.6.1.AnchodecolumnayAltodefila ........................................... 1014.6.2.Sangrías .............................................................................. 103

4.7. Autoformato de celdas ................................................................. 1044.8. Operaciones de Formato a través del Menú Contextual ................ 105Lo más importante .................................................................................. 107Autoevaluación UD4 ................................................................................109

Ejercicios ................................................................................................. 111

UD5Configurar e imprimir hojas de cálculo

5.1. Vista previa de la hoja: la vista preliminar ..................................... 1155.2. ConfigurarhojasdecálculoI:opcionesdepáginaymárgenes .......1175.3. ConfigurarhojasdecálculoII:opcionesdeencabezado/


pie de página y hoja ...................................................................... 1205.4. Imprimir hojas de cálculo .............................................................. 1245.5. InterrelaciónentreVistaPreliminar,ConfiguracióndePágina e Imprimir .............................................................................................125Lo más importante .................................................................................. 127Autoevaluación UD5 ................................................................................129

Ejercicios ................................................................................................. 131

UD6Rangos en Excel. Operaciones con el portapapeles

6.1. Concepto de Rango. Rangos y selección de celdas .........................1376.2. Dar nombre a un rango. Borrar rangos ...........................................137 6.2.1. Creación de Rangos ..............................................................137 6.2.2. Edición y eliminación de Rangos ......................................... 1466.3. Mover y copiar rangos. Copiar fórmulas y Copiar Hojas ................. 141 6.3.1.MoverRangos(Cortar) ........................................................ 141 6.3.2. Copiar Rangos ..................................................................... 142 6.3.3. Copiar Fórmulas .................................................................. 143 6.3.4. Copiar Hojas ........................................................................ 1456.4. Aplicar formatos de unas celdas a otras ........................................ 1466.5. Posicionamiento relativo y posicionamiento absoluto .................. 1466.6. Opciones de pegado especial. Vínculos ......................................... 1486.7. Pilares básicos de Excel ................................................................ 150Lo más importante .................................................................................. 153Autoevaluación UD6 ................................................................................ 155

Ejercicios ................................................................................................. 157

UD7

Operaciones de seguridad en Microsoft Excel. Operaciones avanzadas

7.1. Protección de datos I: protección de celdas, hojas y libros ............ 1617.2. Protección de datos II: protección de archivo ................................ 164 7.2.1. Protección desde “Guardar Como” ...................................... 164 7.2.2.Proteccióncomo“Marcadocomofinal” .............................. 1657.3. PresentacióndedatosI:dividireinmovilizarfilasocolumnas. Ventanas .......................................................................................... 166 7.3.1.Dividireinmovilizarfilasocolumnas .................................... 166 7.3.2. Opciones de Ventana ........................................................... 1677.4. Presentación de datos II: listas personalizadas .............................. 1697.5. Guardar y abrir datos con otro formato. Intercambio de datos con Word y Access .......................................1717.6. ConfiguraciónypersonalizacióndeExcel ......................................1737.7. Barras de Herramientas en Excel ...................................................175

Lo más importante .................................................................................. 179Autoevaluación UD7 ................................................................................ 181Ejercicios ................................................................................................. 183

UD8Funciones para trabajar con números

8.1. Funcionesyfórmulas.Sintaxis.UtilizarfuncionesenExcel ........... 187 8.1.1.FuncionesyFórmulas.Sintaxis ............................................ 187

8.1.2. Utilizar funciones en Excel ................................................... 1878.2. Funciones Matemáticas y trigonométricas ...................................... 1908.3. Funciones Estadísticas .................................................................. 1948.4. Funciones Financieras .................................................................. 1988.5. Funciones de Bases de Datos ........................................................ 2018.6. La euroconversión ........................................................................ 202

Lo más importante ..................................................................................205Autoevaluación UD8 ................................................................................ 207Ejercicios ................................................................................................. 211


UD9Las funciones lógicas

9.1. Lafunción=Sumar.Si .................................................................... 2159.2. Lafunción=Contar.Si ................................................................... 2169.3. Lafunción=Promedio.Si .................................................................. 2179.4. La función disyunción =O.............................................................. 2189.5. La función conjunción =Y .............................................................. 2189.6. Lafuncióncondicional=SI ............................................................ 219 9.6.1.Usodelafunción=SI ........................................................... 219 9.6.2.Usodelafunción=SIconlafunción=O ............................... 220 9.6.3.Usodelafunción=SIconlafunción=Y ................................ 2219.7. El Formato Condicional ................................................................ 222

Lo más importante ..................................................................................229Autoevaluación UD9 ................................................................................ 231Ejercicios .................................................................................................235

UD10Funciones sin cálculos y para trabajar con textos

10.1. Funciones de Texto ....................................................................... 23910.2. Funciones de Información ............................................................. 24110.3. Funciones de Fecha y Hora .............................................................. 24310.4. Funciones de búsqueda y referencia .............................................244

Lo más importante ..................................................................................247Autoevaluación UD10 ..............................................................................249Ejercicios .................................................................................................253

UD11Los objetos en Excel

11.1. Concepto de Objeto. Utilidad ....................................................... 25711.2. Insertar Imágenes: prediseñadas y desde archivo ......................... 257 11.2.1. Imágenes Prediseñadas ..................................................... 257 11.2.2. Imágenes desde Archivo .................................................... 26111.3. Textos especiales con WordArt ........................................................ 26211.4. LosSmartArtenExcel ..................................................................26411.5. Creación de Ecuaciones ................................................................ 26711.6. Insertar Formas en la Hoja de cálculo ............................................26911.7. Insertar Cuadros de texto .............................................................. 27211.8. Insertar símbolos y comentarios ................................................... 272 11.8.1. Insertar símbolos ............................................................... 272 11.8.2. Insertar Comentarios ......................................................... 273

Lo más importante .................................................................................. 275Autoevaluación UD11 .............................................................................. 277Ejercicios .................................................................................................281

UD12Gráficos en Excel

12.1. Tiposdegráficos .......................................................................... 28512.2. CrearungráficoapartirdelosdatosdeunaHoja .........................28812.3. Operacionesbásicasconlosgráficos ............................................... 29012.4. Herramientasdegráficos:cintadeopcionesDiseño ..................... 29112.5. Herramientasdegráficos:cintadeopcionesPresentación............ 29312.6. Herramientasdegráficos:cintadeopcionesFormato ..................296

Lo más importante ..................................................................................299Autoevaluación UD12 .............................................................................. 301Ejercicios .................................................................................................305


UD13Bases de datos en Excel (Tablas)

13.1. Tablas en Excel ............................................................................. 309 13.1.1. Creación de una tabla. Imprimir tabla ................................. 31113.2. Ordenación de los datos ................................................................... 31313.3. Gestión de los datos en formato Formulario ................................. 31513.4. Utilizacióndefiltros:Autofiltros ................................................... 31613.5. Utilizacióndefiltros:FiltroAvanzado ............................................ 31913.6. CálculosconBasesdedatos:Subtotales ....................................... 32113.7. Control de datos: Validación ......................................................... 32213.8. TablasdinámicasenExcel.Gráficosdinámicos ............................. 325

Lo más importante .................................................................................. 331Autoevaluación UD13 .............................................................................. 333Ejercicios ................................................................................................. 337

UD14Plantillas y Macros en Excel

14.1. Concepto de Plantilla. Utilidad ..................................................... 34114.2. Uso de Plantillas predeterminadas en Excel. Crear Plantillas de Libro ............................................................................................. 341 14.2.1. Plantillas predeterminadas en Excel .................................. 341 14.2.2. Crear Plantillas de Libro ..................................................... 34214.3. Crear Plantillas personalizadas con Excel ......................................... 34414.4. UsoymodificacióndePlantillaspersonalizadas............................ 34814.5. Concepto y Creación de Macros .................................................... 350 14.5.1. Creación de una Macro ...................................................... 350 14.5.2. Ejemplo de creación de una Macro ................................... 35114.6. Ejecutar Macros ............................................................................ 35214.7. Nivel de seguridad de Macros ....................................................... 354

Lo más importante .................................................................................. 357Autoevaluación UD14 ..............................................................................359Ejercicios .................................................................................................361

UD15Formularios y análisis de datos en Excel

15.1. Concepto de Formulario. Utilidad ................................................. 36715.2. Análisis de los Botones de Formularios ......................................... 36715.3. Creación de Formularios ............................................................... 37015.4. Análisis Hipotético Manual ............................................................37315.5. Análisis Hipotético con Tablas de Datos ............................................374 15.5.1. Tablas de datos de una variable .......................................... 374 15.5.2. Tablas de datos de dos variables ........................................ 37615.6. Buscar Objetivo ............................................................................ 37815.7. Solver ........................................................................................... 379

Lo más importante ..................................................................................385Autoevaluación UD15 .............................................................................. 387Ejercicios .................................................................................................389

UD16Redes e Internet con Excel

16.1. Correo Electrónico y Excel ............................................................ 39316.2. Insertar Hipervínculos en Hojas de cálculo .................................... 39416.3. Guardar Hojas de cálculo como páginas Web .................................. 39616.4. Compartir datos y protección en red ............................................. 397

Lo más importante ..................................................................................401Autoevaluación UD16 ..............................................................................403Ejercicios .................................................................................................405

UD1Introducción a Microsoft Excel

1.1. Concepto de Hoja de Cálculo. Utilidad1.2. Hojas de cálculo y Microsoft Excel1.3. Instalación de Excel. Requisitos del sistema1.4. Acceso a la aplicación. Análisis de la ventana principal (nueva interfaz

gráfica).SalirdeExcel1.5. Celdas, Filas, Columnas, Hojas y libros

nuevAs tecnologíAs

UD1

15Excel 2007

1.1. Concepto de Hoja de Cálculo. Utilidad

Deentretodaslasaplicaciones(Software)desarrolladasparacualquierordenadorcaben destacar las enfocadas hacia el mundo de laOfimática. Se trata de unconjunto de aplicaciones diseñadas especialmente para el mundo de la gestión informatizada de la empresa (procesadores de textos, gestores de bases de datos…).

Las hojas de cálculosonaplicaciones,dentrodelcampodelaofimática,enfocadasa gestionar y trabajar fundamentalmente con información numérica. Así, es posible realizar desde cálculos sencillos (sumas, restas, porcentajes…)hastacálculosavanzados(amortizacionesdepréstamos,cálculosestadísticos,condicionales…),pasandoporlarepresentacióngráficadelaInformación(GráficosyObjetos).

1.2. Hojas de cálculo y Microsoft Excel

Desde hace varias décadas existen numerosas Hojas de Cálculo en el mercado. Quattro Pro y Lotus 123 ocuparon un lugar preponderante en este campo de la ofimática(sobretodolasegunda,quefuelamásconocidayusadaenladécadadelos80yprimeramitaddelos90delpasadosiglo).

Pero la llegada de Microsoft Excel (particularmente a partir de la versión Excel95)hizoqueestanuevaaplicacióndesbancaraasusantecesoraspor su capacidad de cálculo, rapidez, potencial y facilidad de uso.

Excel, además de permitir la introducción dedatos (numéricosode texto)y la realización de cálculos de cualquier tipo (fórmulassencillasofuncionesavanzadas),posee también potentes herramientas para dar formato a nuestros trabajos (fuentes, estilos,colores,bordes,coloresderelleno,tramas,formatosnuméricos...)yconfigurarlosdecaraalaimpresión(vistapreliminar,márgenes,encabezadoypiedepágina,zoomde impresión...),asícomootrasoperacionesmásavanzadas (gráficos,objetos,macros,listas,análisisdedatos,hipervínculos...).

Como puede verse en la imagen anterior Excel no suele encontrarse “solo” en un ordenador, sino que pertenece a un grupo más amplio de programas (conocido como“paquete”o“suite”)relacionadosconelcampodelaofimática.HablamosenestecasodeMicrosoftOffice2007.

EstaSuiteestápensadaparaserinstaladayejecutadaenunentornodeWindowsVista(sistemaoperativodeMicrosoft),aunqueexistenalgunasaplicacionesquepermitensuuso,almenosenparte,enWindowsXP.

EDición 5.1 16

1.3. Instalación de Excel. Requisitos del sistema

Como ya se indicó en el punto anterior, la aplicación Excel pertenece a la Suite Microsoft Office (conjunto de aplicaciones relacionadas

conelcampodelaOfimáticaylíderesdemercado:procesadordetextosWord,HojadeCálculoExcel,GestordeBasesdeDatosAccess,PresentacionesPowerPoint...)por lo que la instalación de la Hoja de Cálculo se realizará dentro de la instalación dedichaSuite.

Para poder instalar este grupo de aplicaciones no es necesario tener un ordenador con grandes prestaciones ya que este tipo de programas no tienen unas exigencias demasiadoelevadasdehardware(componentesfísicos).Porello,nuestroordenador deberá tener como requisitos recomendables (aunque Microsoft marca unos requisitosinferioresensupáginaweboficial):

4 Memoria principal (RAM –random access memory) de 512 Mb o superior(mejor,almenos,de1.024Mb=1Gb).1Mb=1megabyte=1024Kbytes

4 Procesador Pentium IV a 1 ghz o superior. Nota: Pentium de Intel u otro procesadordecaracterísticassimilares(AMD…).Ghz=gigahercio

4 Espaciosuficienteendiscoduro(2Gbcomomínimo).1Gb=1gigabyte=1024Mb

4 Monitor(pantalla)conunaresoluciónmínimade1024x768ppp(píxelesporpulgada)osuperior.

4 SistemaOperativoWindowsVista (también válido conWindowsXP conServiPack–SP2)

4 LaformamássencillayhabitualdeInstalarMicrosoftOfficeesintroduciendoel CDROM de la instalación en la unidad correspondiente y esperar a que se autoejecute el programa de instalación:

UD1

17Excel 2007

En la primera ventana hemos de seleccionar “Agregar o quitar funciones” y el botón “Siguiente”, mientras que en la segunda ventana seleccionaremos las aplicaciones deMicrosoftOfficeainstalaryelbotón“Actualizar” o el botón “Siguiente”. En el resto de las ventanas actuaremos de forma similar, seleccionando las opciones necesarias hasta completar la instalación.

1.4. Acceso a la aplicación. Análisis de la ventana principal. Salir de Excel

Unavez instalada la suiteMicrosoftOfficeyapodemosaccedera laaplicación que nos interesa: Microsoft Excel. Para ello, hemos de seleccionar el botón Inicio situado sobre la Barra de TareasdeWindows(extremo izquierdo).Comoprobablemente sabrá, seaccedealmismohaciendo“clic” sobre dicho botón o pulsando el botón “Inicio” en el teclado (a la izquierda delabarraespaciadora).Enelmenúdesplegado,hemosdeseleccionarlaopciónTodos los Programas, a continuación la carpeta Microsoft Officey,finalmente,laopción Microsoft Office Excel 2007.

Otra forma de acceder a Excel (o a cualquier otra aplicación) es “anclando” la aplicación al Menú Inicio de Windows Vista. Para ello siga el mismo proceso indicado en el párrafo anterior pero, en lugar de seleccionar “Microsoft Office Excel 2007”,al final haga “clic” con el botón derecho de ratónsobre la misma opción (para obtener el llamado “Menú Contextual” y elija la opción “Anclar al Menú Inicio”. A partir de ese momento podrá ejecutar Excel directamentedesplegandoelMenúIniciodeWindowsy seleccionando la opción “Microsoft Excel”.

EDición 5.1 18

Por último, la forma más sencilla de acceder a cualquier aplicación es creando un icono de acceso directoenelescritoriodeWindowsVistay/oagregandoelmismoa la Barra de Inicio Rápido. La forma más sencilla sería visualizar el nombre de MicrosoftOfficeExcelenlapantalla(atravésdelbotónInicio,comoseexplicóenpárrafosanteriores),pulsarlateclaControl (existen dos en el teclado, en la parte inferior izquierdayderechadelmismo) y, sindejardepulsardicha tecla, hacer“clic”sobreelnombre“MicrosoftOfficeExcel2007”arrastrar(nosoltarelbotónizquierdodel ratón) el iconodeExcel hasta laBarra de Inicio Rápido (junto al botóninicio)ohastaelEscritorio de Windows.

Cualquiera de las formas indicadas nos llevará a la ventana principal de la Hoja de Cálculo Microsoft Excel 2007 y que presenta el siguiente aspecto:

UD1

19Excel 2007

SinohautilizadoExcelhastaestemomentonolesorprenderánada(otodosegúnsemire). Pero si ha sido usuario deExcel 2003 o de versiones anteriores podrácomprobarquehaygrandescambiosenlaInterfazgráfica(mododepresentacióndelahojadecálculoenpantalla)yenlapropiaformadeutilizarelprograma.

Las razones a las que aduce Microsoft para explicar tantos cambios se debe principalmente al aumento de la complejidad de la propia aplicación. Así mientras que en la primera versión de Excel existían unas pocas decenas de comandos, en las últimas versiones se sobrepasa el millar de comandos. Esto hacía que el acceso a un determinado comando u opción se hiciese excesivamente engorroso (acceso a menús, opciones, subopciones, pestañas, cuadros combinados… para poder accederfinalmenteaunsolocomando).

En primer lugar nos encontramos con la Barra de título (en la partesuperiordelaventanaydecolorazuloscuro).Enlamismaaparecen, en el extremo derecho de la barra, los botones habituales en cualquier ventana: “Minimizar ( _ )” (reduce la ventana y la sitúa en la barra de tareas de Windows),“Maximizar (□)”(laventanaocupatodalapantalla)y“Cerrar (x)” (se cierralaventanaoaplicación).

Además, aparece el nombre del archivo/hoja de cálculo (pordefecto“Libro1”)–centrodelabarradetítuloyla llamada Barra de Herramientas de Acceso Rápido

(ladoizquierdodelabarradetítulo)yelBotón de Office (que contiene las opciones principalesdearchivo–guardar,abrir…ydeconfiguracióndelprograma).

Ahora, en la versión 2007, se ha facilitado el acceso a cualquier comando u opción gracias a que casi todo está “a la vista” a través de Fichas o Pestañas (Inicio, Insertar,DiseñodePágina,Fórmulas,Datos,RevisaryVista)quecontienenGrupos de Comandos relacionados: por ejemplo, dentro de la Ficha “Inicio” podemos encontrar Grupos de Comandos tales como Portapapeles, Fuente, Alineación, Número,Estilos,CeldasyModificar.ParaaccederacualquierFicha/Pestañabastacon hacer “clic” sobre el nombre de la misma (también podemos hacerlo pulsando la tecla Alt y desplazándonos, a continuación, con las Flechas Izquierda/Derecha de Cursor del teclado o pulsando la letra que aparece en pantalla –por ejemplo, “A” paradesplegarlasopcionesdelBotóndeOffice).

A su vez, dentro del grupo Fuente encontramos todas las opciones principales para darformatoalcontenidodelahojacálculo:tipodeletra(fuente),Tamaño,negrita,cursiva, subrayado, borde, color de relleno y color de fuente. Para utilizar cualquier opción/comando basta con utilizar el ratón o la tecla Alt y, a continuación, las FlechasdeCursordelteclado,pulsandofinalmenteEnter o Intro cuando estamos situadossobrelaopcióndeseada)

EDición 5.1 20

Como se ha podido ver en los párrafos anteriores, para el manejo de los distintos comandos del programa puede utilizarse tanto el ratón como el teclado. A lo largo de este libro estudiaremos, siempre que sea posible, la utilización del programa con ambos dispositivos de entrada.

Continuando con el análisis de la ventana principal de Excel nos encontramos, a continuación, con el Cuadro de Nombres (donde aparece la posición donde nos encontramos en ese momento, y donde podemos introducir por teclado una nuevaposiciónparadesplazarnosalamisma)yconlaBarra de Fórmulas donde aparecerán(ypodránmodificarse)lasfórmulasutilizadasenlaHojadeCálculo.

El siguiente elemento es el más importante de toda la ventana: se trata del Área de Trabajo de la Hoja de Cálculo y es donde se introduce la información (texto o número)yserealizanloscálculos(fórmulas).Dadalaimportanciadelamisma,seexplicará con más detalle en el siguiente punto.

Ya en la parte inferior de la Ventana de Excel nos encontramos una nueva barra de trabajo.Enlamisma(deizquierdaaderecha)nosencontramosconlassiguientesopciones o comandos:

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