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Estudo para Padronização das Informações e Documentações do Setor de Projetos da Prefeitura Municipal de
Cascavel-PR dezembro/2013
ISSN 2179-5568 – Revista Especialize On-line IPOG - Goiânia - 6ª Edição nº 006 Vol.01/2013 –
Dezembro/2013
Estudo para Padronização das Informações e Documentações do
Setor de Projetos da Prefeitura Municipal de Cascavel-PR
Débora Cristina Gomes de Camargo - [email protected]
Meiry Francy Chagas Rocha - [email protected]
Resumo
Este trabalho não se refere à implantação de um Programa de Gestão de
Qualidade na Prefeitura Municipal de Cascavel, no estado do Paraná, trata-se de um
estudo para Padronização das Informações e Documentações de um setor específico desta,
o qual desenvolve projetos de arquitetura e projetos complementares. Pesquisou-se obras
referentes à implantação de Programas de Qualidade Total, suas etapas e dificuldades,
experiências de implantação em Órgãos Públicos e especificamente sobre a Padronização
de arquivos digitais e documentos. Realizou-se pesquisa in locoatravés da aplicação de
questionários, que foram respondidos por profissionais do Setor. Os resultados obtidos
evidenciaram que alguns aspectos do processo de elaboração da organização da
documentação e arquivamento de informações dos projetos que são desenvolvidos pelo
setor estão desatualizados e são ineficientes. Ficou claro que para aplicar um sistema de
Padronização neste Setor seria necessário que a proposta de "reorganização" pudesse ser
observada e implementada por iniciativa do Gabinete do Secretário de Planejamento,
pois, a falta de envolvimento, motivação e comprometimento da coordenação dificultam e
desmotivam os funcionários e acaba não direcionando o processo porque este deveria
iniciar de cima para baixo dentro da organização do setor público.
Palavras-chave: Padronização, Projetos, Órgão Público, programa de qualidade Total.
Arquitetura.
Abstract
This paper does not refer to the implementation of a quality management program
at Cascavel city hall, in Paraná State, it is a study for standardization of information and
documentation of an specific sector, which develops architectural and complementary
projects. Works related to the implementation of Total Quality Programs, its stages and
difficulties, as well as implementation experiences in Public Agencies and specifically on
the Standardization of digital files and documents were researched. The research was
carried out in loco through questionnaires, which were answered by sector professionals.
The results showed that some aspects of the development process of the organization of the
documentation and archiving of information from projects that are developed by the sector
are outdated and inefficient. It was clear that to apply an standardization system in this
sector would be required that the proposal of "reorganization" could be observed and
implemented by the initiative of the Planning Secretary’s Office, because the lack of
involvement, motivation and coordination commitment difficults and discourages
employees and it does not direct the process because this should begin from the top to
bottom inside the organization of the public sector.
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Key words: Standardization; Projects; Public Agency, Total Quality Program,
Architecture.
Resumen
Este artículo no se refiere a la implementación de un Programa de Gestión de
Calidad en el Municipio de Cascavel, Estado de Paraná, se trata de un estudio para la
estandarización de la información y documentación de un sector específico, que desarrolla
proyectos arquitectónico y complementarios. Fueran investigados trabajos relacionados
con la implementación de programas de calidad total, sus etapas y dificultades,
experiencias de implementación en los organismos públicos y específicamente sobre la
Normalización de los archivos digitales y documentos. La investigación se llevó a cabo in
loco através los cuestionarios, que fueron contestados por profesionales del sector. Los
resultados evidenciaron que algunos aspectos del proceso de desarrollo de la organización
de la documentación y archivo de la información de los proyectos que son desenvolvido
por el sector son obsoletos y son ineficientes. Esta claro que para aplicar un sistema de
normalización en este sector requeriría que la "reorganización" propuesta podría ser
observada y emprendidas por iniciativa del gabinete de la Secretaría de Planificación, por
lo tanto, la falta de implicación, motivación y problemas de coordinación dificultan y
desalientan los empleados y no direcciona el proceso, ya que debe comenzar desde arriba
hacia abajo en la organización del sector público.
Palabras clave: Estandarización, Proyectos, Organismo Público, Programa de calidad
total, Arquitectura.
1. INTRODUÇÃO
O trabalho aqui proposto não se refere à implantação de um Programa de Gestão de
Qualidade na Prefeitura Municipal de Cascavel, no estado do Paraná, trata-se de um estudo
para Padronização das Informações e Documentações de um setor específico desta, o qual
desenvolve projetos de arquitetura e projetos complementares.
Procura-se inicialmente apresentar, de forma sucinta, como surgiu, no país, esta
busca pela implantação destes sistemas, seja na iniciativa privada, seja no setor público.
Após esta contextualização, que vem confirmar a importância da utilização destes
sistemas, tem-se a apresentação do programa de qualidade desenvolvido pelo CTE - Centro
de Tecnologia em Edificações.
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Por ser o foco deste trabalho um setor da Seplan - Secretaria de Planejamento do
Município de Cascavel que trabalha no desenvolvimento de projetos, é que se buscou
embasamento na metodologia criada pelo CTE. Pois esta, quando desenvolvida teve seu
direcionamento voltado à Capacitação para a Gestão da Qualidade no Desenvolvimento do
Projeto na Construção Civil.
Considerando, então, que o objetivo deste artigo é apresentar o levantamento da
situação atual deste setor específico da Seplan, em relação à organização atual das
informações e documentações, e apontar quais são suas falhas e os seus potenciais, é que
se deu ênfase à parte do programa do CTE que fala sobre Planejamento e Gestão de
Informação e Documentação.
O estudo que foi realizado através da aplicação de questionário teve seus resultados
apresentados e discutidos, e finalmente pôde-se obter a caracterização do setor em relação
ao seu funcionamento e as possíveis formas de se melhorar o processo de informação e
documentação apresentado.
2. REFERENCIAL TEÓRICO
2.1. A importância da utilização de um Método de trabalho - gestão da qualidade
Nas décadas de 80 e 90, conforme Fabrício, et. al., (1999), o setor da construção
civil sofreu um complexo processo de transformação, ocasionado pelas condições
econômicas do país e pela reestruturação competitiva do próprio setor. Essa grande
transformação foi influenciada em parte, naqueles anos, pelas mudanças na composição
macro-econômica nacional, ocasionados pela abertura econômica e a estabilização da
moeda.
E, ainda segundo os autores, esse contexto, de certa forma impôs às indústrias
nacionais e estrangeiras, neste caso, instaladas no país, um forte processo de reestruturação
produtiva de forma a atender as novas condições competitivas do mercado nacional e
global.
Outro fator que também contribuiu muito para este quadro de mudanças foi a
promulgação do Código de Defesa do Consumidor em 1991, que ao ampliar os direitos dos
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consumidores, ampliou também as responsabilidades dos produtores, comerciantes e
fornecedores de serviços.
Em conseqüência destes acontecimentos, é que as empresas de construção e as de
prestação de serviços de projeto buscaram implantar inovações tecnológicas e
organizacionais em seus processos, pois, precisavam atender as exigências cada vez
maiores deste mercado fortemente competitivo. A implantação de programas de gestão e
certificação da qualidade tem sido então, acreditam os autores, uma das principais
tendências de modernização para estes empresas.
Também no setor público houve uma grande busca em direção à qualificação,
pode-se citar, por exemplo, os estados do Pará com o programa de qualidade na
construção-Pará Obras, São Paulo com o Qualihab, da Bahia com o Qualiop, e o de Vitória
no Espírito Santo com o Qualiobras, que já implantaram ou estão implantando programas
de qualidade com base nas diretrizes do PBQP-H, Programa Brasileiro de Qualidade e
Produtividade na Construção do Habitat.
O PBQP-H é resultado de uma ampliação do escopo do PBQP, Programa Brasileiro
de Qualidade e Produtividade, instituído através da portaria nº 134 do Ministério do
Planejamento e Orçamento.
Ainda falando sobre programas de qualidade vinculados ao setor público, é
interessante citar o trabalho que foi desenvolvido na Prefeitura Municipal de Vitória, no
Espírito Santo. No ano de 1993, foi implantado nesta, o 1° programa de qualidade total
voltado à Administração Pública Municipal, o Programa Municipal da Qualidade e
Produtividade – PMQP.
Enfim, explica Fabrício, et. al. (1999), que estes programas visam à “padronização,
o controle e a melhoria dos processos produtivos, através da formalização e estabilização
dos procedimentos de execução e da monitorização e avaliação desses procedimentos”.
A importância deste sistema para as empresas é que através dele elas “buscam
ampliar o seu domínio técnico e a previsibilidade sobre os insumos utilizados e sobre os
processos de trabalho, objetivando um maior controle sobre a qualidade dos produtos e
serviços gerados e facilitando a introdução consistente de novas técnicas e tecnologias de
produção em direção à melhoria contínua”, (FABRÍCIO; et. al., 1999).
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2.2. Programa de Capacitação para Gestão da Qualidade no Desenvolvimento do
Projeto na Construção Civil
Conforme Silva (2003), em 1994 foi publicado o primeiro livro do Centro de
Tecnologia e Edificações – CTE sobre sistemas de gestão de qualidade, o qual foi
direcionado para empresas construtoras. Após o início dos trabalhos do CTE com estas
empresas da construção, observou-se que havia a necessidade de intervenção também em
outros agentes desta cadeia produtiva, que, segundo Silva (2003), causavam um forte
impacto sobre a qualidade do produto final a ser entregue pela incorporadora/construtora.
Desta forma, foi que a partir de 1995, o CTE começou a desenvolver
procedimentos para as empresas construtoras poderem interagir com os projetistas. O
objetivo era de “dotar o processo de projeto de uma organização e gestão que permitissem
menos desgaste, maior produtividade no processo e mais segurança dos resultados a atingir
quanto à qualidade e aos custos envolvidos”, (SILVA, 2003).
Conforme a autora as primeiras intervenções, neste sentido, nos escritórios de
projetistas não foram as mais fáceis, eles simplesmente tinham aversão à palavras do tipo
“procedimento” ou “padrão/rotina”. No entanto, como o CTE percebeu que a insatisfação
era geral, começou a buscar alternativas desenvolver uma metodologia para a gestão do
processo de projeto, surgindo então, o Programa de Capacitação para Gestão da Qualidade
no Desenvolvimento do Projeto na Construção Civil.
O programa desenvolvido pelo CTE, segundo Baía e Melhado (1998), foi dividido
em 13(treze) módulos e ministrado em 15 (quinze) meses, as empresas que participaram se
reuniram 1 (uma) vez por mês para discutirem, entre si, assuntos pertinentes ao
desenvolvimento dos trabalhos. E eles enfatizam que as empresas participantes para
poderem aplicar essa metodologia só conseguiriam atingir seus objetivos se estivessem
verdadeiramente comprometidas com o trabalho.
Ainda segundo Baía e Melhado (1998), o conteúdo utilizado pelo CTE para o
programa foi feito com base nos conceitos das normas da série NBR ISSO 9000, em
relação à questão do desenvolvimento do projeto, e em outras bibliografias como, por
exemplo, o primeiro livro publicado pelo Centro de Tecnologia em Edificações.
O projeto e a implementação de um sistema de gestão da qualidade de uma
organização são influenciados por várias necessidades, como: objetivos específicos,
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produtos fornecidos, os processos empregados o tamanho e a estrutura da organização em
questão analisada.
O objetivo de uma organização é identificar e atender as necessidades e
expectativas de seus clientes que no caso de órgãos públicos são as secretarias e a própria
sociedade, alcançando vantagem competitiva de maneira eficaz e eficiente, para manter e
melhorar o desempenho e a capacidade global da organização.
A aplicação dos princípios de gestão da qualidade não somente provê benefícios
diretos para a organização, mas também fornece uma importante contribuição para a gestão
de custos e riscos. Essas considerações no desempenho global de uma organização podem
influir no alinhamento de processos que melhor alcançarão os resultados desejados, no
entendimento e na motivação das pessoas com relação às metas e objetivos da organização,
da mesma forma que em sua participação na melhoria contínua, na confiança de partes
interessadas na eficácia e eficiência da organização, como demonstrado pelos benefícios
sociais e financeiros do desempenho da organização, do ciclo de vida do produto e da
reputação da organização, e na capacidade de criar valor para a organização e seus
fornecedores por meio da otimização de custos e recursos, bem como na flexibilidade e na
velocidade de respostas conjuntas em relação às mudanças de mercado.
Desta forma, o trabalho aqui proposto se refere ao estudo para padronização das
informações e documentações do Setor de Projetos que integra a Secretaria de
Planejamento (SEPLAN) do Município de Cascavel-PR, o qual desenvolve os seguintes
projetos: Projeto Arquitetônico, Projeto de Reforma, Unificação e Subdivisão, Paisagismo,
Projeto Estrutural e Engenharia de Tráfego. Seguindo orientações da NBR ISO 9001 e
NBR ISO 9004.
A NBR ISO 9001 especifica requisitos para um sistema de gestão de qualidade que
pode ser usado pelas Empresas de Arquitetura e/ou de Engenharia para aplicação interna,
para
certificação e/ou para fins contratuais. Ela está focada na eficácia do sistema de gestão da
qualidade em atender aos requisitos dos clientes e, onde aplicável, aos requisitos das
demais partes interessadas.
A NBR ISO 9004 fornece orientação para um sistema de gestão com objetivos mais
amplos do que a NBR ISO 9001, especificamente no que tange à melhoria contínua do
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desempenho global de uma Empresa de Arquitetura e/ou de Engenharia Consultiva e sua
eficiência, assim como à sua eficácia. A NBR ISO 9004 é recomendada como uma
orientação para Empresas de Arquitetura e/ou de Engenharia Consultiva cuja Direção
deseja ir além dos requisitos estabelecidos na NBR ISO 9001, buscando melhoria contínua
de desempenho.
2.3. Gestão de Informação e Documentação
Considerando que o trabalho em questão, se refere a um setor específico da
Administração Pública Municipal e que a metodologia apresentada na obra de Silva
(2003), é aplicável a empresas privadas, será apresentada inicialmente, algumas
considerações em relação à maneira como foi pensada a Gestão e o Gerenciamento de
Empresas de Projeto na área privada. Para, finalmente, se chegar ao ponto principal do
trabalho que é a sistematização das informações e documentos, através da Gestão de
Informação e Documentação.
Partindo do princípio de que a empresa de projeto, no setor privado, compete no
mercado e que este ambiente concorrencial é claro e definido para ela sobreviver e se
desenvolver, considerando-se a competitividade, ela deverá desenvolver estratégias
próprias para se manter no mercado de forma duradoura.
Desta forma, a autora explica que o programa de qualidade do CTE foi
desenvolvido visando as novas exigências deste mercado, que estão centradas,
principalmente, nas necessidades e na qualidade dos serviços prestados aos clientes, sejam
eles, internos ou externos. Para tanto, a abordagem de gestão da qualidade voltada às
necessidades destes clientes e à adequação dos produtos e serviços ao seu uso, para ser
efetivamente praticada pela empresa, vai exigir capacidade de gestão e gerenciamento
voltados a aspectos que possam garantir a qualidade.
Estes aspectos se referem aos seguintes processos, que por sua vez, são dotados de
procedimentos que incluem mecanismos que podem assegurar a qualidade ao cliente, são
eles: o Planejamento e Gestão da Empresa, o Marketing, os Processos Comerciais, e os
Processos administrativo-financeiros. Destes, os que são interessantes para o
desenvolvimento deste artigo, pois, tratam da questão do gerenciamento de documentos,
são os seguintes: planejamento e gestão da empresa e processos administrativo-financeiros.
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Silva, (2003) explica que, visando à qualidade no processo de planejamento e
gestão da empresa de projeto tem-se determinados grupos de processos, que são:
Estratégias e Políticas de Atuação; Gestão do Conhecimento da Empresa e de sua
Tecnologia de Produção; Gestão de pessoas; Planejamento e Controle Global da Empresa;
Planejamento e Gestão de Informática; e Planejamento e Gestão de Documentos Técnicos.
Destes, a autora destaca a Gestão de Pessoas, o Planejamento e Gestão de Informática e o
Planejamento e Gestão de Documentação, como sendo fundamentais para o funcionamento
e desenvolvimento da empresa. Dos processos citados anteriormente, o que será
apresentado e analisado neste item, será o de Planejamento e Gestão de Documentos
Técnicos.
Conforme Silva (2003), o serviço de projeto tem um diferencial em relação a outros
serviços prestados, eles não são entregues inteiramente para o cliente como acontece com
um produto industrial de bens e consumo. A forma material deste tipo de serviço,
normalmente é apresentada em forma de documentos, que podem ser impressos ou
eletrônicos.
Desta forma, enfatiza a autora, que a gestão e o planejamento, em relação à forma
como são gerados e arquivados esses documentos, durante toda a existência de qualquer
empresa de projeto, é um dos aspectos essenciais para proceder à implantação da gestão de
qualidade total nas mesmas.
Ela explica que a gestão dos documentos gerados por estas empresas exige
procedimentos e responsabilidades muito bem definidas. E que há também, a necessidade
de se incorporar mecanismos que assegurem o rastreamento desses documentos, bem
como, sua conservação e manutenção, de forma a possibilitar a todos os profissionais da
empresa o acesso rápido e eficiente a eles.
Em relação à qualidade na empresa de projeto, no que se refere ao processo
administrativo-financeiro a qualidade será assegurada através da melhoria dos seguintes
processos: atendimento pessoal e telefônico; gerenciamento de documentos; gerenciamento
de software; gerenciamento de instalações e equipamentos; aquisição de insumos e
serviços; administração de recursos humanos; gerenciamento financeiro; e gerenciamento
de registros e documentos profissionais.
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Destes processos destaca-se o gerenciamento de documentos, o qual enfatiza a
autora, que requer uma cultura da empresa em ter e praticar procedimentos que reúnam:
padrões de criação e armazenamento de arquivos eletrônicos; padrões de apresentação de
todos os documentos gerados pela empresa; padrões de circulação de documentos; padrões
de elaboração de cópias de segurança; e por fim, padrões de armazenamento de
documentos.
Outro aspecto fundamental, citado anteriormente, é o gerenciamento dos
documentos legais relativos ao exercício profissional e documentos legais da empresa, o
que não é o caso neste trabalho, que devem ser mantidos e atualizados segundo a legislação
vigente. A autora chama atenção para que a organização destes documentos deva permitir a
sua atualização e reastreabilidade, e que isto é fundamental para assegurar a qualidade
deste processo.
2.4. Caracterização da entidade pública foco deste trabalho
O estudo de que trata este trabalho será realizado em um dos setores que constituem
a Secretaria Municipal de Planejamento (Seplan).
A estrutura organizacional básica da Prefeitura Municipal de Cascavel é definida
conforme disposições da lei municipal n° 2557/95. Em seu capítulo III, seção III, a lei
determina quais são as competências desta secretaria, destaca-se entre outras:
A formulação e a execução da política de planejamento social, físico e
econômico;
Formular o planejamento estratégico municipal;
Elaborar e implantar projeto e acompanhar sua execução em conjunto com
as demais secretarias, em especial com a secretaria de meio ambiente;
Traçar as diretrizes da expansão urbana, meio ambiente, potencialidades do
município e outras atividades correlatas.
No Anexo I desta mesma lei, que pode ser visualizado através da figura1, tem-se o
organograma da estrutura básica da Seplan.
Estrutura Básica - Lei Nº 2257/95
Cada Divisão de Ordenamento, por sua vez, é constituída por setores que são
definidos pelo Departamento de Recursos Humanos.
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Dados relacionados à composição dos setores da Secretaria foram obtidos através
da consulta ao Núcleo de Organizações e Métodos, o qual desenvolveu um trabalho em
conjunto com a empresa Sofhar no ano de 2003, para levantamento de dados sobre a
estrutura organizacional da Prefeitura Municipal.
Hoje a estrutura organizacional da Seplan é composta pelos seguintes setores:
Setor de Aprovação de Projetos;
Setor de Parcelamento do Solo;
Setor de Regularização Cadastral;
Setor de Geoprocessamento;
Setor de Planejamento que é também composto pelos Setores de Projetos e
Engenharia de Tráfego;
Setor do Plano Diretor.
Figura. 1 – ORGANOGRAMA
O foco deste trabalho é a identificação da sistematização de informações do Setor de
Projetos, vinculado ao setor de Planejamento, conforme apresentado acima, e que hoje
desempenha funções relacionadas à elaboração de projetos arquitetônicos, urbanísticos e
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paisagísticos. No setor também se desenvolvia orçamentos e captação de recursos para
execução de projetos públicos, mas neste momento, não desempenha mais esta atribuição.
No ano de 2008 os insumos desenvolvidos pelo Setor de Planejamento foram através
dos seguintes projetos: Projetos Arquitetônicos; Projetos Urbanísticos; Projetos
Complementares e Projetos Paisagísticos dentre eles pode-se citar a elaboração de projetos
de CMEIS , mini-ginásios para escolas, de acessibilidade, de quadras poliesportivas, de
reforma e ampliação de escolas, elaboração de projetos de UBS em bairros (Unidade
Básica de Saúde),de praças, paisagismo de praças, o calçadão, entre outros.E as Secretarias
solicitantes destes produtos foram: Semed (Secretaria de Educação), Semel ( Secretaria de
Esporte e Lazer), Seaso (Secretaria de Ação Social), Sesau (Secretaria de Saúde), Sesop
(Secretaria de Obras Públicas), Semab (Secretaria de Meio Ambiente).
3. CONSIDERAÇÕES METODOLÓGICAS
3.1. Metodologia
Com o objetivo de identificar e caracterizar a situação atual do setor de projeto
(Seplan), em relação ao desenvolvimento dos trabalhos e da organização das informações
foi utilizado o método de pesquisa descritiva.
A técnica utilizada para a obtenção das informações foi a aplicação de questionário
fechado em paralelo com questões abertas, através deste levantamento foram obtidas
informações em relação aos tipos e à demanda de empreendimentos e obras que serviam de
insumos ao setor.
O questionário foi respondido pelos profissionais responsáveis pelo
desenvolvimento desses insumos e os resultados alcançados subsidiaram as ponderações e
conclusões deste estudo. As informações foram tabuladas e apresentadas em forma de
gráficos e comentários.
Com base nessas e outras informações levantadas pôde ser definido e identificado o
fluxo e processo das atividades desenvolvidas no setor, em relação à informação e à
organização, e também foram identificados os problemas e as potencialidades.
Para fundamentação teórica do trabalho foi utilizado o método de pesquisa
exploratória, através de levantamento bibliográfico, o qual teve como objetivo apresentar
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de forma sintética, algumas metodologias desenvolvidas para programas de sistema de
gestão de qualidade total, dando ênfase à questão da gestão de informação e
documentação.
3.2. Método para obtenção das informações e Resultados
O método utilizado para o levantamento das informações foi através de
questionário, realizado no Setor de Projetos da Secretaria de Planejamento da Prefeitura
Municipal de Cascavel, contendo questões abertas e objetivas e dividido em 6 (seis) etapas,
de forma a facilitar o entendimento do processo. A pesquisa foi realizada com 6 (seis)
profissionais do setor, destes, 3 (três) são Arquitetos, 2 (dois) Engenheiros Civis e 1(um)
Técnico em Edificação. Os profissionais responderam questões referentes à organização da
documentação e informação, e os dados obtidos foram compilados através de quadros e
gráficos.
Conforme demonstrativo do gráfico 1 os seis profissionais desenvolvem
paralelamente as atividades de Projeto Arquitetônico, Projeto de Reforma, Unificação e
Subdivisão. O Projeto de Paisagismo é realizado somente pelos Arquitetos e o Técnico em
Edificação, o Projeto Estrutural é desenvolvido pelos Engenheiros e a Engenharia de
Tráfego somente pelo Técnico em Edificação.
Gráfico 1 - Refere-se ao tipo de projeto desenvolvido no setor pelos profissionais e sua distribuição
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A solicitação de serviço para o desenvolvimento de um projeto, segundo
afirmações dos profissionais, em resposta a etapa 1 do questionário, chegava até eles
através de uma Comunicação Interna - C.I, conforme demonstra a Figura 2.
Figura 2 - Representa o funcionamento da chegada de solicitação de serviços dentro do Setor de Projetos e a
ordem de repasse aos profissionais.
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A C.I. indicava qual secretaria fezia o pedido e, além disso, continha algumas
informações sobre o assunto solicitado. Entretanto, por intermédio dos dados coletados,
observou-se que havia, ainda, a necessidade de maiores informações, e estas, eram obtidas
pelos profissionais através de consulta por telefone e ou de visita técnica ao local de
intervenção. Os profissionais também citaram que elas podiam chegar ainda, através de
solicitação direta do alto escalão das secretarias ou do gabinete do prefeito. O gráfico 2
fornece em porcentagem as respostas relativas a esta questão.
Gráfico 2 - Solicitação de serviços
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Os profissionais responderam na etapa 2 (dois) do questionário a perguntas relativas
à forma utilizada por eles para resgatarem os projetos dos arquivos, o que é uma rotina
normal em qualquer empresa ou órgão que desenvolve serviços de projeto. Dentre as
possibilidades de resgate de projetos constavam no questionário as seguintes:
O resgate é feito no setor de cadastro
O resgate é feito diretamente com o responsável pelo arquivamento
O resgate é feito através do arquivo digital
Diretamente com o profissional que desenvolveu o projeto
Segundo as justificativas da maioria dos pesquisados a forma mais eficiente do
resgate do processo é através do profissional responsável pelo desenvolvimento do projeto,
porém, isso nem sempre é possível, devido a inúmeros fatores.
Alguns também responderam que, quando o resgate do projeto é feito através de
arquivo digital as informações são mais eficientes e seguras, apesar de que, o setor não tem
o hábito de fazer atualizações periódicas dos arquivos. Constata-se que essa ausência de
procedimentos de controle durante o desenvolvimento do projeto, acaba comprometendo a
qualidade das informações e conteúdos apresentados acarretando em retrabalhos
desnecessários aos profissionais.
Em relação à eficiência da organização dos documentos, conforme demonstrado no
gráfico 3, para a metade deles, de certa forma o sistema é eficiente, pois, fica vinculada a
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organização de cada profissional dentro do setor. Alguns deles acham que seria necessário
que os documentos emitidos e recebidos tivessem um controle da secretaria geral e do
coordenador responsável por cada setor.
Gráfico 3 – Relativa à organização dos documentos na etapa 2 do processo
Na etapa 3 (três) do questionário, com o intuito de se obter respostas mais diretas em
relação aos procedimentos utilizados pelos profissionais após o resgate do projeto, pois, as
mesmas serviriam de subsídio para a montagem do fluxo de informações e documentos no
setor, foram indicados alguns procedimentos, conforme exposto a seguir:
É solicitada a Consulta Prévia diretamente ao setor de atendimento da
secretaria. O profissional protocola o documento para consulta no balcão e
recebe um número. Com este número o profissional retira a Consulta Prévia
que é analisada em até 03 dias úteis;
É solicitada ao setor de Patrimônio, através de C.I. (Comunicação Interna), a
matrícula atualizada do terreno;
Quando há a necessidade de levantamento Planialtimétrico, o mesmo é
solicitado ao Setor de Geoprocessamento através de C.I. (Comunicação
Interna);
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É solicitado parecer técnico, através de ofício, para a SESOP (Secretaria de
Obras Públicas), necessário em casos de reformas;
O profissional responsável pelo projeto utiliza uma “pasta” para anexar
todos os documentos impressos e informações referentes aquele processo.
Conforme as respostas obtidas, constatou-se que a maioria destes procedimentos
acontecia de forma conjunta, ou seja, eles eram realizados paralelamente entre si.
Os documentos e informações gerados nesta etapa de trabalho também foram
indicados em questão apresentada no questionário. De acordo com as opções apresentadas,
e conforme as respostas obtidas tem-se que:
As documentações são geradas em forma de arquivo eletrônico e cópias
impressas;
Os arquivos digitais enviados ficam armazenados em um computador
designado de “servidor”;
Os documentos impressos enviados são arquivados pelo responsável da
Secretaria de Gabinete; e os recebidos ficam arquivados em pastas no próprio
setor.
Para finalizar a etapa 3 (três) foi pedido para os mesmos relacionarem os pontos
positivos e negativos deste processo, conforme demonstrado no quadro 1:
Quadro 1 – Mostra a relação entre os pontos positivos e negativos do arquivamento atual
PONTOS POSITIVOS
→Rastreabilidade dos trabalhos executados;
→Organização das etapas nos diferentes setores;
→Unificação das informações em um único servidor possibilita que todos acessem, em
tempo real, os arquivos digitais;
PONTOS NEGATIVOS
→Alguns trabalhos realizados não são atualizados no servidor, comprometendo consultas
ou projetos futuros;
→O sistema de arquivamento de processos na prefeitura não permite saber o que realmente
foi arquivado junto ao processo;
→Grande quantidade de papel utilizado somente para informar ou solicitar informações de
outros setores, quando se poderia utilizar a intranet;
Problemas com Software ou Hardware no “servidor” podem ser irreparáveis;
Falta de padronização na identificação de arquivos eletrônicos e a não atualização dos
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mesmos pelo profissional responsável, gera transtornos e dificuldades no trabalho do
grupo;
Na etapa subseqüente, etapa 4 (quatro), os profissionais responderam a questões
relativas à obtenção de informações complementares para o desenvolvimento do projeto,
ou seja, informações sobre materiais para especificação. Para tanto, foram colocadas as
seguintes alternativas de obtenção dos mesmos: através de pesquisa na internet e contato
via telefone com o representante. Outra pergunta se referia à forma como a informação
retornava ao profissional, se era através de fax, catálogo via correio, através de visita do
representante ou enviado por e-mail.
Na sua totalidade os profissionais responderam que as pesquisas são realizadas
através da internet e ou por contato por telefone com representantes de produtos. E em
relação à forma como as informações eram recebidas por eles, a maioria respondeu que era
através de e-mail ou entregue em mãos.
Para o arquivamento das informações eles se utilizavam de armários e gavetas ou
os documentos eram, simplesmente, deixados em cima das mesas dos profissionais,
conseqüência da falta de espaço ou por displicência mesmo, o que gerava um sistema de
rodízio. Essa desorganização acarretava uma dificuldade de acesso dos profissionais à
informação, ocasionando lentidão ao sistema.
O percentual das respostas dos entrevistados sobre o arquivamento desses
documentos (catálogos) necessários para especificação de materiais relativos aos projetos
desenvolvidos, pode ser observado nos gráficos 4 e 5. Elas demonstram que mais da
metade dos profissionais responderam que os documentos relacionados nesta etapa eram
arquivados, mas, que o sistema era falho.
Gráfico 4 – Sobre o arquivamento dos documentos necessários para especificação de materiais
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Gráfico 5 – Relativa ao sistema de arquivamento de documentos necessários para especificação de materiais
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No final da etapa 4 (quatro), também foi pedido para os profissionais do setor
relacionarem os pontos positivos e negativos relativos ao arquivamento dos documentos
gerados nesta etapa de trabalho, o quadro 2 traz alguns dos aspectos relacionados:
Quadro 2 – Relaciona as vantagens e desvantagens desta forma de arquivamento
RELAÇÃO DAS VANTAGENS E DESVANTAGENS DESTA FORMA DE ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS E
INFORMAÇÕES, CONFORME ANÁLISE DOS PROFISSIONAIS ATUANTES DO SETOR DE PROJETOS:
VANTAGENS
Centralização das informações em apenas um lugar;
A Secretaria possuir um bom acervo de catálogos de materiais;
DESVANTAGENS
Desorganização e falta de espaço físico para arquivamento;
Os catálogos ficam desatualizados com o tempo, acarretando acúmulo de papéis
desnecessários;
Falta de conhecimento dos profissionais em relação à diversidade de informações
contidas nestes documentos.
A etapa 5 (cinco) do questionário abordava questões relativas à utilização de
normas e legislações, entre outras, por parte dos profissionais. Foi pedido para eles
relatarem quais os tipos de serviços eram executados e as respectivas normas e legislações
utilizadas. Entre as observações feitas por eles, tem-se: para projetos arquitetônicos, a
utilização do Código de Obras e a norma de acessibilidade, entre outras; para os projetos
complementares as NBR’s específicas; legislações federais, estaduais e municipais,
resoluções, por exemplo, da ANVISA; e para projetos de prevenção de incêndio consulta-
se o Código de Prevenção contra Incêndio; etc.
Em relação ao arquivamento destes documentos, eles citaram que, quando
impressas são armazenadas em “pastas arquivo”, e quando digitais ficam no “servidor”,
citaram também, que as mesmas ficam transitando entre os profissionais do setor, e quando
alguém precisa pergunta aos demais.
A maioria deles concordou que, em relação ao sistema de arquivamento, da forma
como é feito hoje, não é eficiente. O que normalmente acontece é que as normas não são
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encontradas onde deveriam estar, conforme relataram: “elas são esquecidas sobre as mesas
dos profissionais, fazendo com que a pessoa que está precisando tenha de procurá-la”.
Assim como em algumas outras etapas apresentadas, na etapa 6 (seis) também
foram relacionados alguns procedimentos adotados pelos profissionais em relação às
informações e documentações necessárias para o desenvolvimento da etapa final do seu
trabalho. Os procedimentos foram os seguintes:
Execução do Memorial Descritivo, o qual gera um arquivo digital e um
documento impresso;
Finalização das pranchas de desenho, no caso de projetos, que geram
arquivos digitais e documentos impressos;
Pedido através de C.I. para o solicitante do serviço para o pagamento da
ART (Anotação de Responsabilidade Técnica), estes documentos são enviados
para a Secretaria;
Pedido através de C.I. quando for o caso, para o solicitante providenciar o
orçamento dos projetos complementares.
Outros procedimentos realizados pelos profissionais foram citados, tais como:
pedido de orçamento para reformas e ampliações junto à Sesop (Secretaria de Serviços e
Obras Públicas); correção e complementação de projetos vindos de outros órgãos, por
exemplo, Caixa Econômica Federal, IAP (Instituto Ambiental do Paraná), Corpo de
Bombeiros, etc; pedido de Anotação de Responsabilidade Técnica (ART) de execução para
emissão de alvará de execução;
Ainda, em relação aos procedimentos citados por eles, foi citado que cabia ao
profissional, muitas vezes, fazer alteração no seu projeto enquanto estavam sendo
desenvolvidos os projetos complementares ou mesmo para amenizar os custos da obra. E
isto, é um problema que acontece no setor público, normalmente os funcionários trabalham
sem saber quanto de verba têm para determinado projeto, ou seja, trabalham com
suposições.
Os documentos e informações gerados nesta etapa de trabalho também foram
indicados no questionário. De acordo com as opções apresentadas, e conforme a resposta
obtida tem-se que: os arquivos digitalizados são arquivados no “servidor”; documentos
impressos são colocados em pasta para serem protocolados, no caso de projetos, que
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precisam ser aprovados no setor de Aprovação; e os Memoriais Descritivos e os projetos
impressos são enviados para a secretaria solicitante que encaminha para a Sesop, para
serem feitos os orçamentos e, quando solicitado, os projetos complementares também; ou a
secretária solicitante contrata os projetos complementares que depois de desenvolvidos
retornam à Sesop, ambos os casos o arquivo digital dos memoriais e projetos são
arquivados dentro do “servidor” na secretaria.
Em relação à eficiência do sistema de arquivamento, a maioria deles respondeu que
“sim”, o sistema é eficiente, com ressalvas de que se o profissional é organizado e
colabora, funciona, se não, o sistema deixa a desejar.
Ainda nesta etapa, os profissionais foram questionados sobre o arquivamento no
setor de projetos realizados fora da Secretaria, por exemplo, os complementares. A maioria
foi unânime em afirmar que não existe esta rotina dentro do setor.
Desta forma, quando abordados em relação à necessidade deste procedimento, os
profissionais relataram achar necessário e importante o arquivamento dos projetos
complementares não desenvolvidos no setor, conforme demonstrado no gráfico 6, para
posterior consulta, fato hoje não realizado.
Gráfico 6 – Arquivamento da rotina de cópias elaboradas fora do setor
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Conforme afirmação dos profissionais existe a necessidade de arquivar cópias
atualizadas no setor, para viabilizar o desenvolvimento de projetos posteriores, por
exemplo, de reforma e ampliação, podendo dessa forma o profissional verificar a
compatibilidade entre os projetos desenvolvidos no setor e as informações dos projetos
complementares. Como se pode observar no gráfico 7 representado na página seguinte,
mais da metade dos profissionais concordam que este procedimento tem uma importância
relevante para o desenvolvimento do trabalho no setor.
Na última pergunta do questionário foi pedido para os mesmos darem suas opiniões
sobre o que poderia ser melhorado no sistema de padronização de rotinas de trabalho no
setor, em relação à organização das informações e documentos, visando sua eficiência. A
seguir tem-se a relação das respostas apresentadas:
Comprometimento dos profissionais no sentido de atualização das
informações disponíveis no servidor;
Comprometimento dos profissionais em sempre arquivar os projetos
desenvolvidos nas pastas específicas de cada secretaria, no “servidor”;
Organização de catálogos de materiais, lista de fornecedores, representantes
profissionais, etc.;
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Gráfico 7 - A importância do arquivamento para os profissionais
Centralização de arquivos digitais e elaboração de normas ou sistemas que
possibilitem um maior controle dos projetos executados;
Nomeação de uma pessoa responsável por setor apenas pelos documentos e
arquivos de projetos;
Implantação da intranet onde rotinas e informações possam ser
compartilhadas entre os setores e secretarias sem necessidade de impressão;
Organização de lista de telefones de fornecedores, representantes,
profissionais, etc;
Todas as comunicações deverão ser documentadas;
Utilização de um único padrão no setor, referente à penas para a impressão
de projetos, nomenclatura para pastas e arquivos digitais;
Cada setor da secretaria deveria ter um funcionário responsável apenas
pelos documentos e arquivos de projetos;
Centralização de arquivos digitais e elaboração de normas e ou sistemas que
possibilitem um maior controle dos projetos executados.
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Conforme já descrito, os profissionais esperam que a realização de uma
compatibilização entre os projetos realmente aconteça no setor, e isso só será possível
mediante a concretização dos seguintes aspectos: uma organização adequada do
processamento dos arquivos, materiais de estudo, arquivos digitais atualizados, tenham
lugares específicos facilitando seu uso por todos dentro do setor.
Todas essas questões levantadas acima têm origem em falhas que ocorrem durante
o processo de projeto, que é realizado dentro de um modelo seqüencial, sem o caráter de
multidisciplinaridade e com muitas deficiências quanto à comunicação entre os envolvidos
no desenvolvimento dos produtos.
Então, espera-se que essa proposta de "reorganização" possa ser observada e
implementada através da iniciativa da Secretaria de Planejamento em implantar um sistema
de padronização de informações e documentações. Pois, a falta de envolvimento,
motivação e comprometimento da coordenação dificultam e desmotivam os funcionários e
acaba não direcionando o processo, pois, este deveria iniciar de cima para baixo dentro da
organização do setor público.
De forma a proporcionar uma melhor percepção do funcionamento da atual
organização do setor de projetos, e tendo como base o material apresentado no trabalho de
Souza (2004), foram identificados os fluxos e processos das atividades desenvolvidas no
setor em relação à informação e documentação.
Podendo ser observado no Macro-Fluxo apresentado a seguir:
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Figura 3 – Macro-Fluxo
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4. CONSIDERAÇÕES FINAIS
A análise feita através dos resultados dos questionários mostrou que alguns aspectos
do processo de elaboração da organização da documentação e arquivamento de
informações dos projetos que são desenvolvidos pelo setor estão desatualizados e são
ineficientes, tendo como conseqüências imediatas: excesso de retrabalho no processo de
desenvolvimento do projeto em função de alterações por parte do contratante e da falta de
integração dos diversos agentes participantes; e a própria desorganização do setor em
relação às informações recebida e como elas são arquivadas.
As principais dificuldades percebidas pelos procedimentos utilizados no setor são de
duas ordens: primeiro a dificuldade de estabelecer procedimentos rígidos e claros ao
funcionário, de forma que a padronização seja um aliado e não um problema, ou seja,
partiria hierarquicamente do setor do gabinete, através da figura do secretário de
planejamento, para a coordenação do setor.
A segunda dificuldade verificada seria a resistência dos próprios funcionários em
aceitarem essas mudanças em suas rotinas e terem seus trabalhos controlados e
monitorados pelos colegas. Entretanto, muitos trabalhos publicados nesta área,
descrevem as dificuldades em se implantar estes tipos de sistemas. Percebe-se que a
resistência na implantação é mais presente no início do processo de padronização,
dependendo assim, da forma adotada pela empresa ou órgão para promover as mudanças
necessárias.
A formalização dos procedimentos de padronização dentro do setor de projeto da
secretaria seria, então, uma prioridade que seria resultado da implantação do Planejamento
e Gestão de documentação e Informação, que teria como pontos básicos: o foco no cliente
que nesse caso seria as secretarias e a própria população; procedimentos e
responsabilidades muito bem definidas; necessidade de se incorporar mecanismos que
assegurem o rastreamento desses documentos e informações; incorporar mecanismos que
assegurem a conservação e manutenção dos documentos e informações; possibilitar a todos
os profissionais do setor o acesso rápido e eficiente e a busca constante da solução de
problemas e da diminuição de erros entre os profissionais.
Para se proceder ao gerenciamento de documentos deverão ser implantados no setor
de projetos, procedimentos que reúnam os seguintes padrões: de criação e armazenamento
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de arquivos eletrônicos; de apresentação de todos os documentos gerados pelo setor; de
circulação de documentos; de elaboração de cópias de segurança; e por fim, de
armazenamento de documentos. O que vem de encontro às observações apresentadas pelos
profissionais quando foi pedida a opinião deles sobre o que deveria ser feito para melhoria
e eficiência da organização.
Desta forma, cabe salientar aqui, que a gestão e o planejamento, em relação à forma
como são gerados e arquivados esses documentos, durante toda a existência de qualquer
empresa ou órgão que desenvolva serviços de projeto, é um dos aspectos essenciais, e
poderia ser, no caso do setor de projetos, o primeiro passo para se proceder à implantação
da gestão de qualidade total em toda a Secretaria de Planejamento.
E, de forma a auxiliar a implantação da Gestão de documentação e Informação no
setor e assegurar o seu futuro e, também, a satisfação das partes interessadas, deverão a
coordenação do setor, apoiada pelo secretário, criar um sistema que envolva ativamente os
profissionais na busca de oportunidade para melhoria da padronização das informações e
documentos.
Para envolvê-los, convém que a alta direção crie um ambiente sustentável
encorajando-os a aceitar responsabilidades e comprometimento, ajudando dessa forma a
identificar onde a organização deste sistema pode melhorar seu desempenho.
Podendo ser alcançado por atividades tais como qualidade no levantamento de dados
e informações para o desenvolvimento do projeto; formalizar procedimentos para assegurar
que as responsabilidades sobre o processo estejam perfeitamente definidas; partir do
conceito de garantia da qualidade, de modo que cada agente envolvido com base nos
procedimentos estabelecidos assegure a qualidade dos processos sob sua responsabilidade.
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7. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
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SOUZA, R.de. Sistema de Gestão para Empresas de Incorporação Imobiliária;
(Colaboradores Josaphat Lopes Baía, Hisae Gunji). São Paulo: O Nome da Rosa, 2004.
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SILVA, M. A. C.; S., R. de. Gestão do Processo de projeto de edificações. São Paulo: O
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