estrutura de gerenciamento de projetos alaíde pitombeira de freitas [email protected]
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ESTRUTURA DE GERENCIAMENTO
DE PROJETOSAlaíde Pitombeira de
Freitasalaide.pitombeira@gmai
l.com
OBJETIVOS Elencar pontos principais do 2º Capítulo do Livro Preparatório para o exame PMP da Rita Mulcahy:
Estrutura de Gerenciamento de Projetos
DEFINIÇÃO DE PROJETO Um projeto: É um empreendimento temporário, com um início e um fim Cria um produto, serviço ou resultado único
Operação x Projeto Projeto é temporário, gera um produto exclusivo, os recursos são
alocados para o projeto e tem um objetivo a ser cumprido neste espaço de tempo.
Operação (Processo) é contínuo, repetitivo, o recurso é alocado por função e tem o objetivo de manter o negócio.
E O QUE É UM ESCRITÓRIO DE PROJETOS? Por definição: “Um PMO centraliza e padroniza o gerenciamento de projetos em uma organização.” E basicamente tem três formas diferentes: Suporte: Fornece políticas, metodologias, modelos e lições
aprendidas para gerenciar projetos em uma organização. (Baixo nível de controle)
Controle: Fornece suporte e orientação na organização sobre como gerenciar projetos, treina pessoas, auxilia em ferramentas específicas e garante conformidades com as práticas organizacionais. (Nível de Controle Moderado)
Diretivo: Fornece gerentes de projetos para diferentes projetos, sendo responsável pelos resultados desses projetos. (Alto nível de controle)
EXERCÍCIO 1 – ESCRITÓRIO DE PROJETOSDescrição Tipo de
PMOGerencia todos os projetos na organizaçãoFornece apoio e orientação, requer que todos os projetos dentro da organização usem o SW e modelos de gerenciamento de projetos, mas não exerce o controle sobre o projeto além dissoCoordena todos os projetos dentro da organizaçãoRecomenda a terminologia, modelos, relatórios e outros procedimentos comuns a serem usados em projetos por toda a organização para promover consistência e esforço simplificadoIndica o gerente de projetosPrioriza os projetosTem o mais alto nível de controle sobre os projetos
EXERCÍCIO 1 – ESCRITÓRIO DE PROJETOSDescrição Tipo de
PMOGerencia todos os projetos na organização Diretivo
Fornece apoio e orientação, requer que todos os projetos dentro da organização usem o SW e modelos de gerenciamento de projetos, mas não exerce o controle sobre o projeto além disso
Controle
Coordena todos os projetos dentro da organização
Controle ou Diretivo
Recomenda a terminologia, modelos, relatórios e outros procedimentos comuns a serem usados em projetos por toda a organização para promover consistência e esforço simplificado
Suporte
Indica o gerente de projetos Diretivo
Prioriza os projetos Controle ou Diretivo
Tem o mais alto nível de controle sobre os projetos
Diretivo
MAIS SOBRE ESCRITÓRIO DE PROJETOS O papel do PMO deve ser definido claramente Uma organização deveria inicialmente definir o papel do PMO e
então deixar que o papel evolua para que se adapte às necessidades organizacionais
O PMO não melhorará o desempenho do projeto sem o uso de técnicas e processos adequados.
POSSO RESTRINGIR?Tempo
Custo
Escopo
Qualidade
Satisfação do
Cliente
Riscos
Recursos
Fatores que limitam as opções do Projeto
POSSO RESTRINGIR?Tempo Custo
Escopo
Qualidade
Satisfação do
Cliente
Riscos
Recursos
Não é possível diminuir o custo sem mexer em algum outro fator.
POSSO RESTRINGIR?Tempo
Custo
Escopo
Qualidade
Satisfação do
Cliente
Riscos
Recursos O Gerente de Projetos é responsável por
analisar essas solicitações de mudanças e identificar impactos sobre todas as restrições por meio do controle integrado de mudanças. Veremos mais no Gerenciamento da Integração.
QUEM SE INTERESSA PELO PROJETO? Gerenciamento das Partes Interessadas Quaisquer pessoas na organização ou
organizações cujo interesses possam ser impactados de forma positiva ou negativa pelo projeto ou por seu produto.
Podem ser internas ou externas
QUEM SE INTERESSA PELO PROJETO?
ESTRUTURA ORGANIZACIONAL Funcional: Forma mais comum de organização Chefes e não Gerentes de Projeto Funcionários e não colaboradores HierarquiaPor Projeto: Membros da equipe não possuem um cargo específico Quando o projeto acaba, não há um departamento para voltar Pessoal subordinado a um Gerente de ProjetosMatricial: “Dois chefes”: Gerente de Projetos e o Gerente Funcional Colaborador / Funcionário emprestado a um projeto Gerente de projetos é um facilitador
ESTRUTURA ORGANIZACIONAL – EXISTEM VANTAGENS E DESVANTAGENS?
Vantagens DesvantagensFuncional É mais fácil gerenciar
especialistasMembros subordinados a um único supervisorRecursos semelhantes agrupadosPlanos de carreira bem definidos
Pessoas enfatizam mais sua especialidade em detrimento do projetoNão há plano de carreiras de GPO gerente de projetos tem pouca ou nenhuma autoridade
Por Projeto Organização eficiente de projetosLealdade da equipe ao projetoComunicação eficaz
Não há uma base para os membros da equipe quando o projeto terminaFalta especialização em disciplinasDuplicação de instalação / funçõesPode resultar em uso menos eficiente de recursos
Matricial Objetivos previsíveisMaior controle do GPMais suporte das áreas funcionaisMelhor coordenaçãoMelhor disseminação das informações
Requer administração extraMembros com mais de um chefeMonitoramento e controle mais complexosAlocação de recursos mais complexosMaior potencial para conflitos
ESTRUTURA ORGANIZACIONAL – EXISTEM VANTAGENS E DESVANTAGENS?
Vantagens DesvantagensFuncional É mais fácil gerenciar
especialistasMembros subordinados a um único supervisorRecursos semelhantes agrupadosPlanos de carreira bem definidos
Pessoas enfatizam mais sua especialidade em detrimento do projetoNão há plano de carreiras de GPO gerente de projetos tem pouca ou nenhuma autoridade
Por Projeto Organização eficiente de projetosLealdade da equipe ao projetoComunicação eficaz
Não há uma base para os membros da equipe quando o projeto terminaFalta especialização em disciplinasDuplicação de instalação / funçõesPode resultar em uso menos eficiente de recursos
Matricial Objetivos previsíveisMaior controle do GPMais suporte das áreas funcionaisMelhor coordenaçãoMelhor disseminação das informações
Requer administração extraMembros com mais de um chefeMonitoramento e controle mais complexosAlocação de recursos mais complexosMaior potencial para conflitos
Qual o
melhor ?
OUTRAS ITENS DA ESTRUTURA DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS Fatores Ambientais da Empresa = Cultura Ativos de Processos Organizacionais = Processos, Procedimentos, Base de Conhecimento, Informações Históricas (Atividades, Lições Aprendidas)
CICLO DE VIDA DO PROJETO
CICLO DE VIDA DO PROJETO Orientado ao Plano Possuem ciclo de vida preditivos Também chamado de cascata ou tradicional Escopo, Cronograma e Custo definidos no início do projeto
Orientado à Mudança Ciclos de vida iterativos, incrementais ou adaptativos (ágeis) Planejamento inicial do escopo de forma ampla e que permita
mudanças Escopo é desenvolvido a cada iteração Entregas completas ao final de um ciclo Podem possuir tempo e/ou custo fixos
PROCESSO DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS É o que o GP necessita para gerenciar seu próprio trabalho Processo geral de Gerenciamento de Projetos interage com o ciclo de vida do projeto Para grandes projetos, cada fase pode possuir um ciclo de gerenciamento próprio.
EXERCÍCIOS 1. Entender a cultura, políticas e procedimentos da organização na qual o projeto está sendo realizado é MAIS desafiador em:
A. Organizações Globais B. Organizações de Manufatura C. Organizações Pequenas D. Organizações Ágeis
EXERCÍCIOS 1. Entender a cultura, políticas e procedimentos da organização na qual o projeto está sendo realizado é MAIS desafiador em:
A. Organizações Globais B. Organizações de Manufatura C. Organizações Pequenas D. Organizações ÁgeisEntender a cultura, política e procedimentos em
Organizações globais é extremamente complicado.Em uma localidade, os procedimentos podem ser
Completamente diferentes de outra. E isso influenciaTambém em como o projeto será gerenciado.
EXERCÍCIOS 2. Em uma organização por projeto, a equipe do projeto:
A. Está subordinada a muitos chefes B. Não é fiel ao projeto C. Está subordinada ao gerente funcional D. Nem sempre terá uma “base”.
EXERCÍCIOS 2. Em uma organização por projeto, a equipe do projeto:
A. Está subordinada a muitos chefes B. Não é fiel ao projeto C. Está subordinada ao gerente funcional D. Nem sempre terá uma “base”.
Por ser um projeto com início e fim, nem sempreAo término o time terá um departamento funcional ou
Uma base à qual voltar.
EXERCÍCIOS 3. Um gerente de projetos está tentando completar um projeto de desenvolvimento de SW, mas não consegue atenção suficiente para o projeto. Os recursos estão concentrados na realização de trabalhos relacionados a processos e o GP tem pouca autoridade para atribuir os recursos. Em que forma de organização o GP deve estar trabalhando ?
A. Funcional B. Matricial C. Facilitadora D. Coordenadora
EXERCÍCIOS 3. Um gerente de projetos está tentando completar um projeto de desenvolvimento de SW, mas não consegue atenção suficiente para o projeto. Os recursos estão concentrados na realização de trabalhos relacionados a processos e o GP tem pouca autoridade para atribuir os recursos. Em que forma de organização o GP deve estar trabalhando ?
A. Funcional B. Matricial C. Facilitadora D. Coordenadora
Numa organização funcional o GP tem o menor suportePara o projeto e tem pouca autoridade para designar
Recursos. Facilitador e Coordenador são funções em umaMatricial fraca.
EXERCÍCIOS 4. Um gerente de projetos tem pouquíssima experiência com projetos, mas foi designado como gerente em um novo projeto. Como estará trabalhando em uma organização matricial para completar este projeto, ele pode esperar que as comunicações sejam:
A. Simples B. Abertas e Precisas C. Complexas D. Difíceis de automatizar
EXERCÍCIOS 4. Um gerente de projetos tem pouquíssima experiência com projetos, mas foi designado como gerente em um novo projeto. Como estará trabalhando em uma organização matricial para completar este projeto, ele pode esperar que as comunicações sejam:
A. Simples B. Abertas e Precisas C. Complexas D. Difíceis de automatizar
A comunicação de uma organização matricial
Envolve pessoas de toda a organização. Tornando assim, a comunicação mais
complexa.
EXERCÍCIOS 5. Um membro de uma equipe de projeto está conversando com outro membro e reclamando que muitas pessoas estão lhe pedindo para fazer coisas. Se ele trabalha em uma organização funcional, quem tem o poder de lhe dar instruções ?
A. O Gerente de Projetos B. O Gerente Funcional C. A equipe D. O PMO
EXERCÍCIOS 5. Um membro de uma equipe de projeto está conversando com outro membro e reclamando que muitas pessoas estão lhe pedindo para fazer coisas. Se ele trabalha em uma organização funcional, quem tem o poder de lhe dar instruções ?
A. O Gerente de Projetos B. O Gerente Funcional C. A equipe D. O PMO
EXERCÍCIOS 5. Um membro de uma equipe de projeto está conversando com outro membro e reclamando que muitas pessoas estão lhe pedindo para fazer coisas. Se ele trabalha em uma organização funcional, quem tem o poder de lhe dar instruções ?
A. O Gerente de Projetos B. O Gerente Funcional C. A equipe D. O PMO
Em uma organização funcional, o Gerente Funcional provavelmente também é o chefe do Gerente de
Projetos.