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ESTRUCTURA DEL

SEGUIMIENTO Y

CONTROL DEL PLAN

DE

FORTALECIMENTO

INSTITUCIONAL

AUTOR

Ing. Luis Campuzano Castro. Mg. Sc.

1 Estructura del Seguimiento y Control

Universidad Técnica de Machala

ESTRUCTURA DEL SEGUIMIENTO Y CONTROL

“Lo que no se puede medir, no se puede gestionar”

Simón González de la Riva

INTRODUCCIÓN

La Universidad Técnica de Machala (UTMACH) como resultado de la evaluación

institucional realizada por el Consejo de Evaluación Acreditación y

Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior (CEAACES) fue

categorizada “D” por lo que de acuerdo al reglamento respectivo tiene que realizar

un Plan de Fortalecimiento Institucional (PFI), que debe ser cumplido en doce

meses, el mismo que para su cumplimiento debe tener un seguimiento y control.

La Comisión de elaboración del PFI se plantea la formulación de este

complemento adoptando la metodología del tablero de comando1 que va a permitir

tomar las acciones suficientes y necesarias para enrumbar al Plan de

Fortalecimiento Institucional a un cumplimiento total.

La Universidad Técnica de Machala, cuenta con una Planificación Estratégica,

que se la realizó con la participación de la comunidad universitaria y los sectores

representativos de su entorno, en este instrumento están plasmados propósitos de

largo alcance que van a afectar a la institución positivamente si se toman las

decisiones en forma sistemática. Pero no se ha adoptado una metodología para su

seguimiento y control que permita anticipar decisiones que deben tomarse en el

presente para considerar implicaciones futuras. Hoy con la necesidad de llevar

adelante el Plan de Fortalecimiento Institucional cuya aplicación es ahora, se tiene

que generar un seguimiento y control eficiente que permita cumplir en este corto

tiempo objetivos estratégicos urgentes con la toma de decisiones importantes para

obtener resultados efectivos.

La Universidad Técnica de Machala está en una fase de reestructuración en virtud

de la reciente aprobación de su Estatuto por parte del Consejo de Educación

Superior, por lo que su estructura interna está siendo acoplada a este instrumento

legal, por ello se está implementado una gestión por procesos, la que va tomando

forma en todos los estamentos capaz de lograr los objetivos propuestos y que

ahora constituyen su prioridad aquellos considerados en el Plan de

Fortalecimiento Institucional.

El seguimiento y control se convierte en una herramienta muy necesaria para

lograr el cumplimiento de los objetivos estratégicos planificados ya que es

importante ir tomando los correctivos necesarios y urgentes para superar las metas

1 Vogel Mario Héctor, 2013 TABLERO DE COMANDO EN IBEROAMÉRICA, Club Tablero de

Comando, Creative Commons Reconocimiento 2.5 Buenos Aires-Argentina.

http://www.sintetia.com/author/simon-gonzalez/



planteadas. La UTMACH ha acogido para este cometido utilizar una metodología

práctica y efectiva que permite visualizar permanentemente el progreso de las

acciones que realizan diferentes actores de la institución y tomar los correctivos

inmediatos que demande aquellas acciones que frenan la correcta marcha del Plan.

OBJETIVOS

Realizar el seguimiento permanente de las tareas y acciones que deben realizar

cada uno de los responsables de las mismas y relacionarlos con los objetivos

tácticos y estratégicos del Plan de Fortalecimiento Institucional para su

asesoramiento y retroalimentación.

Controlar los plazos, presupuestos y resultados que permitan cumplir

eficientemente las tareas, acciones, objetivos tácticos y objetivos estratégicos

planteados en el Plan de Fortalecimiento Institucional.

Informar oportunamente a los responsables de las tareas y a las autoridades de la

UTMACH los cumplimientos y desfases, para implementar los correctivos

inmediatos y lograr el cumplimiento de los objetivos del Plan de Fortalecimiento

Institucional.

PERIODICIDAD

El seguimiento y control del Plan de Fortalecimiento de la Universidad Técnica de

Machala internamente será semanal y mensual y trimestral externamente

(informes al CEAACES)

Los responsables de las acciones y tareas realizarán el seguimiento y control

semanalmente y el Director de Evaluación Interna y Gestión de la Calidad lo hará

mensualmente y trimestralmente, emitiendo informes mensuales a las autoridades

de la Universidad y trimestralmente al CEAACES.

Las autoridades de la universidad tienen acceso permanente al seguimiento y

control del Plan y estarán monitoreando cada una de las tareas que se ejecuten o se

atrasen.

METODOLOGÍA DE SEGUIMIENTO Y CONTROL

Mediante la aplicación de un sistema informático de control y seguimiento

denominado tablero de comando se alimentará la información sobre el avance de

las tareas planificadas, previo a su aplicación se proporcionará una capacitación

exhaustiva a todos los responsables de las tareas y a las autoridades de la

UTMACH.



El tablero de comando es una metodología que emplea los datos del Plan de

Fortalecimiento Institucional desglosado por tareas y por responsables con el

registro del tiempo de inicio y finalización de la tarea.

Al tablero de comando tienen acceso los responsables de cada tarea planificada,

mediante una ventana dedicada. El responsable de la tarea tiene que ir registrando

los avances semanales de su tarea, tanto en tiempo, como en procesos realizados,

resultados conseguidos y evidencias requeridas.

El sistema va procesando la información y la incorpora al tablero de comando

general que es administrado por el Director de Evaluación Interna y Gestión de la

Calidad, quien revisa semanalmente los avances y los reporta al sistema para

retroalimentación de los responsables de las tareas. Al tablero de comando general

tienen acceso permanente las autoridades de la universidad (Rector, Vicerrectora

Académica, Vicerrector Administrativo).

Además, como mecanismo de retroalimentación de las autoridades acerca de los

avances de plan, se implementará un Procedimiento de Revisión por la Dirección

(Anexo 1), de acuerdo a lo que estipula el apartado 5.6 de la norma internacional

ISO 9001:2008. Este procedimiento se realizará con una periodicidad trimestral y

extraordinariamente cuando lo soliciten las autoridades de la universidad. La

Revisión por la Dirección permitirá analizar y llevar un registro de los avances

logrados en la ejecución del plan, adoptar medidas que contribuyan a su eficacia.

Para garantizar la eliminación de no conformidades provocadas por el eventual

incumplimiento de estrategias, objetivos, acciones y tareas del Plan de

Fortalecimiento se implementará un Procedimiento de Acciones Correctivas

(Anexos 2, 3 y 4) de acuerdo a lo que establece el apartado 8.5.2 de la norma

internacional ISO 9001:2008, de manera que se adopten medidas que permitan la

eliminación de las causas de no conformidades detectadas, la conformidad con los

requisitos y la evaluación de la efectividad de tales medidas.

Trimestralmente se realizarán resúmenes de los avances y cumplimientos logrados

para presentar los informes al CEAACES y retroalimentar los procesos que lo

ameriten.

ORGANIZACIÓN

En el Estatuto de la Universidad Técnica de Machala se determina que:

“Art. 14.- Estructura Organizacional.- La estructura organizacional de la

Universidad Técnica de Machala, para el ejercicio de cogobierno y adecuado

funcionamiento, es la siguiente:



PROCESO GOBERNANTE

Nivel Directivo

Consejo Universitario

Nivel Ejecutivo

Rectorado

Vicerrectorado Académico

Vicerrectorado Administrativo

PROCESO DE ASESORÍA

Consejo Académico Universitario

Procuraduría General

Dirección Académica

Dirección de Planificación Institucional

Dirección de Evaluación Interna y Gestión de la Calidad

Dirección de Comunicación

Auditoría Interna

Comité Consultivo de Graduados

PROCESO HABILITANTE DE APOYO

Secretaría General

Dirección Administrativa

Dirección Financiera

Dirección de Talento Humano

Dirección de Tecnologías de la Información

Dirección de Cultura y Arte

Dirección de Vinculación, Cooperación, Pasantías y Prácticas

Dirección de Nivelación y Admisión

PROCESO AGREGADORES DE VALOR

Unidades Académicas

Centro de Postgrados

Centro de Investigaciones

Centro de Educación Continua

Empresas Públicas o Mixtas”2

Considerando esta estructura, la UTMACH está construyendo su mapa de

procesos, el mismo que se visualiza de la siguiente forma:

2 Estatuto de la Universidad Técnica de Machala. Resolución RPC-SO-48-No.-517-2013 del

Consejo de Educación Superior.



MAPA DE PROCESOS DE LA UNIVERSIDAD TECNICA DE MACHALA

La Dirección de Evaluación Interna y Gestión de la Calidad es la que administra

el Seguimiento y Control del Plan de Fortalecimiento Institucional. Su estructura

orgánica es la siguiente:



El Plan de Fortalecimiento Institucional se ha planificado en función de Objetivos

Estratégicos, Estrategias, Objetivos Tácticos, Acciones y Tareas por lo que la

Estructura del Seguimiento y Control se ha organizado de la siguiente forma:

PROCESO DE PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL

PLAN DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL

DIRECCIÓN DE EVALUACIÓN INTERNA Y GESTIÓN DE LA CALIDAD (DEIGC)

UNIDAD TÉCNICA DE EVALUACIÓN INSTITUCIONAL

UTEI

UNIDAD TÉCNICA DE EVALUACIÓN DE CARRERAS Y

PROGRAMAS - UTECP

EVALUACIÓN DE CARRERAS Y PROGRAMAS

GESTIÓN DE LA CALIDAD DE CARRERAS Y PROGRAMAS

SECRETARÍA

COMISIÓN DE EVALUACIÓN Y GESTIÓN DE CALIDAD DE UNIDADES ACADÉMICAS (CEYGCF)

UNIDAD TÉCNICA DE GESTION DE LA

CALIDAD UTGC

COMITÉ ASESOR

VICERRECTORADO ACADÉMICO

1.-Tareas ejecutadas/ Tareas planificadas

2.- Acciones ejecutadas/Acciones planificadas

3.- Objetivos Tácticos Cumplidos/Objetivos Tácticos planificados

4.- Estrategias cumplidas/Estrategias planificados

5.- Objetivos Estratégicos cumplidos/Objetivos Estratégicos planificados



1.- TAREAS.- Los responsables de las tareas son los ejecutores de las mismas y

se constituyen en el primer elemento que procesa la información para reportarla al

responsable de la Acción a la que pertenece la tarea. Él debe proporcionar el grado

de cumplimiento, las evidencias generadas, las causas de un eventual atraso, las

acciones para remediar el atraso, las recomendaciones o sugerencias para superar

cualquier inconveniente que se produzca en la ejecución de la tarea encomendada.

Esta etapa es la fundamental para el cumplimiento del Plan, por lo tanto el

responsable tiene que empoderarse de su tarea y buscar las personas y

mecanismos que le permitan cumplir a cabalidad su tarea. El responsable de la

tarea reporta semanalmente al responsable de la acción.

2.- ACCIONES.- Los responsables de las acciones organizan, supervisan y

controlan cada una de las tareas que tienen que realizar los responsables de las

tareas para cumplir con la acción planificada por lo tanto es el que reporta al

tablero de comando el grado de cumplimiento, las evidencias generadas, las

causas de atraso, las acciones para remediar el atraso, las recomendaciones o

sugerencias para superar cualquier inconveniente que se produzca en la ejecución

de la tarea encomendada. El responsable de las Acciones tiene que solucionar el

atraso de las tareas, en algunos casos el responsable de la Acción es el directo

responsable de la tarea. Los responsables de la Acciones reportan semanalmente

al tablero de comando.

3.- OBJETIVOS TÁCTICOS.- Los objetivos tácticos se cumplen a partir de la

ejecución de las acciones planificadas, por lo tanto van a depender del éxito o

fracaso de las tareas. Para determinar su cumplimiento el Director de Evaluación

es el que revisa, analiza y retroalimenta el grado de cumplimiento de las tareas y

acciones, así como las evidencias que se generan. Informa a las autoridades de la

universidad sobre los avances.

4.- ESTRATEGIAS.- El Director de Evaluación a partir de los reportes

semanales de los responsables de las acciones, revisa la aplicación de las

estrategias planificadas y las alinea con aquellas acciones que no están

cumpliéndose, de ser el caso propondrá otras estrategias complementarias para

lograr el objetivo táctico correspondiente. Deja constancia de su comprobación en

el tablero de control en forma quincenal.

5.- OBJETIVOS ESTRATÉGICOS.- El Director de Evaluación presenta a la

Alta Dirección de la Universidad, constituida por el Rector, Vicerrectora

Académica y Vicerrector Administrativo, un reporte mensual del cumplimento de

los objetivos estratégicos. Además, se implementa un Procedimiento de Revisión

por la Dirección con una periodicidad trimestral y extraordinariamente cuando lo



soliciten las autoridades de la universidad. La Revisión por la Dirección permite

analizar y llevar un registro de los avances logrados en la ejecución del plan, se

implementan los correctivos que permiten superar los inconvenientes y adoptar

medidas que contribuyan a su eficacia.

La Alta Dirección tiene acceso permanente al tablero de comando por tanto puede

ir notificando de las novedades que observa y sugiriendo alternativas de solución

al incumplimiento de tareas.

Para una visualización oportuna y rápida del avance del Plan de Fortalecimiento

se utiliza la siguiente escala cromática:

ACTIVIDAD NO INCIADA

INCUMPLIMIENTO

ESTANCADO

RIESGOS DIFICULTAN CONTINUAR

EN PROCESO (FUERZA MAYOR)

FINALIZADO

IMPOSIBILIDAD DE CONTINUAR. SE

RECOMIENDA ELIMINAR



EJEMPLO DE VISUALIZACIÓN DE UN TABLERO DE COMANDO

RESPONSABLES

Cada actividad o tarea debe tener un responsable para su ejecución. Las personas

responsables no necesariamente son quienes ejecutan las actividades, pero si

quienes garantizan su cumplimiento dentro de los plazos establecidos, así como la

eficacia y eficiencia de las acciones implementadas. Los responsables deben

proveer las evidencias de realización que se constituyen en los medios de

verificación de las acciones o tareas encomendadas.

El Director de Evaluación Interna y Gestión de la Calidad de la UTMACH es el

responsable de dar seguimiento y control del cumplimiento al Plan de

Fortalecimiento Institucional, por ello las autoridades universitarias han dado la

responsabilidad y autoridad suficiente para poder demandar de los responsables el

cumplimiento de las actividades planificadas.

El orden jerárquico de los responsables es:

1.- Responsable de Tareas

2.- Responsable de Acciones

3.- Director de Evaluación Interna y Gestión de la Calidad (Responsable del

Seguimiento y control)

4.- Rector (Responsable del Plan de Fortalecimiento Institucional)



CONCLUSIONES

Toda planificación debe tener un seguimiento y control para lograr sus propósitos.

La planificación requiere de una organización en una de sus partes y éstas deben

estar engranadas entre sí, la planificación estratégica requiere implementar una

estrategia para lograr el resultado esperado, por ello debe poseer una combinación

apropiada de estructura y control. La estructura asigna las tareas y precisa como se

realizan, sin embargo no da la motivación suficiente para que funcione

correctamente la estructura, por lo que surge la necesidad del control, pero ese

control no es suficiente sino se hace un acompañamiento (seguimiento) que

permita ir corrigiendo en el proceso algún desajuste que tenga la tarea.

El tablero de control es una herramienta informática que permite el seguimiento y

control de las tareas de un plan en forma visual, porcentual y de costos mediante

gráficos muy didácticos y de fácil interpretación.

El seguimiento y control del plan garantiza el cumplimiento de los objetivos

propuestos de una forma efectiva lo que se traduce en el éxito de la institución que

lo aplica.



BIBLIOGRAFÍA

- CEACES, 2014, GUIA PARA LA ELABORACIÓN Y EVALUACIÓN

DE PLANES DE MEJORA Y PLANES DE FORTALECIMIENTO

INSTITUCIONAL, DE LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIÓN

SUPERIOR, Documento de apoyo, Quito – Ecuador.

- Chamoun Yamal, 2006, ADMINISTRACIÓN PROFESIONAL DE

PROYECTOS LA GUÍA, UNA GUÍA PRÁCTICA PARA

PROGRAMAR EL ÉXITO DE SUS PROYECTOS Editorial McGRAW –

HILL INTERAMERICANA S.A., EDITORES S.A.DE C.V. México DF.

- Goodstein L., Nolan T., Pfeiffer W., 2004, PLANEACIÓN

ESTRATÉGICA APLICADA, Cómo desarrollar un plan que realmente

funcione, Editorial McGRAW – HILL INTERAMERICANA S.A.,

Santafé de Bogotá, DC, Colombia.

- UTMACH, 2013 Estatuto de Universidad Técnica de Machala

(UTMACH), aprobado mediante resolución del Consejo de Educación

Superior RPC – SO – 48 – No.- 517 – 2013 del 18 de Diciembre del 2013

- UTMACH, 2013 Plan Estratégico de Desarrollo Institucional 2013 – 2017

de la Universidad Técnica de Machala, aprobado mediante resolución del

Consejo Universitario No.- 057-2013 del

- Vogel Mario Héctor, 2013 TABLERO DE COMANDO EN

IBEROAMÉRICA, Club Tablero de Comando, Creative Commons

Reconocimiento 2.5 Buenos Aires-Argentina.

Machala, mayo del 2014



ANEXOS

ANEXO 1. PROCEDIMIENTO DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

DEL PLAN DE FORTALECIMIENTO DE LA UTMACH

UNIVERSIDAD TÉCNICA DE MACHALA

DIRECCIÓN DE EVALUACIÓN INTERNA Y GESTIÓN DE LA CALIDAD

PROCEDIMIENTO PARA LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

DEL PLAN DE FORTALECIMIENTO DE LA UTMACH

1. INTRODUCCIÓN

Este procedimiento se refiere a las acciones que se realizan antes y después de la Revisión por la

Alta Dirección al Plan de Fortalecimiento de la UTMACH, para asegurarse de su eficacia,

adecuación y conveniencia continuas. La Revisión por la Dirección se realizará regularmente con

una periodicidad trimestral, y de forma extraordinaria cuando la solicite la Alta Dirección de la

Universidad, debe levantarse un registro de cada revisión (informe). Este procedimiento se realiza

de acuerdo a lo que establece el apartado 5.6 de la norma internacional ISO 9001:2008.

La información de entrada para la revisión por la dirección incluye:

a. Actas de seguimiento de revisiones por la dirección previas

b. Reportes parciales o informe final del cumplimiento del Plan de Fortalecimiento

c. Estado de las Acciones Correctivas

d. Resultados de Auditorías

e. Los cambios que podrían afectar al Plan de Fortalecimiento de la UTMACH

f. Las recomendaciones para la mejora.

2. OBJETIVO

Analizar la información relacionada con la ejecución del Plan de Fortalecimiento de la Universidad

Técnica de Machala, para la retroalimentación de las autoridades, la adopción de medidas que

contribuyan a la eficacia del plan y la mejora continua del proceso de evaluación.

3. ALCANCE

Este procedimiento se aplica a la Dirección de Evaluación Interna y Gestión de la Calidad, la Alta

Dirección e incluye a las áreas y procesos responsables de la ejecución del Plan de

Fortalecimiento de la UTMACH.

4. RESPONSABLES

El responsable directo de que este procedimiento sea establecido, documentado, implementado y

mantenido es Director de Evaluación Interna y Gestión de la Calidad. Además, contribuyen a la

ejecución este procedimiento los Responsables de tareas y acciones del Plan de Fortalecimiento

de la UTMACH, que son los siguientes:

Vicerrectora Académica

Director(a) Académico(a)

Decanos de Unidades Académicas

Director(a) del Centro de Investigaciones de la UTMACH

Director(a) de Vinculación con la Sociedad

Director(a) de Construcciones

Director(a) de Sistemas

Director(a) del Sistema de Bibliotecas



5. DEFINICIONES

Alta Dirección: Persona o grupo de personas que dirigen al más alto nivel una

organización.

Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de

actividades desempeñadas. En general los registros no necesitan estar sujetos al control del

estado de revisión.

Documento: Información y su medio de soporte. El medio de soporte puede ser papel,

disco magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón o una combinación de

éstos. Con frecuencia, un conjunto de documentos, por ejemplo especificaciones y registros,

se denominan "documentación".

6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

N° ACTIVIDAD RESPONSABLES

1 Solicitar información a las personas responsables de las acciones y

tareas del Plan de Fortalecimiento de la UTMACH. D-DEIGG

2 Proporcionar información solicitada. RTA

3 Integrar y procesar la información recibida. D-DEIGG

4 Convocar a Reunión para la Revisión por la Dirección. D-DEIGG

5 Entregar a la Alta Dirección la información de entrada. D-DEIGG

6 Leer el Informe de Revisión por la Dirección. D-DEIGG

7

Valorar la eficacia de las medidas adoptadas en la Revisión por la

Dirección previa, para asegurar la eficacia del Plan y la mejora

continua del proceso de evaluación.

AD

8 Presentar el reporte del avance del Plan de Fortalecimiento a la Alta

Dirección. D-DEIGG

9 Analizar la información presentada y recibida. AD

10

Proponer medidas para asegurar la eficacia del Plan de

Fortalecimiento y la mejora continua del proceso de evaluación. De

ser necesario levantar No conformidades (NC) y registrarlas en los

RACs.

AD

D-DEIGG

11 Elaborar y firmar el Informe de Revisión por la Dirección. D-DEIGG

AD

12 Establecer fecha de la próxima Revisión por la Dirección. D-DEIGG

AD

13

Asegurarse de que los Informes de Revisión por la Dirección, así

como los documentos y registros relacionados, sean identificados,

archivados, fácilmente recuperables y protegidos de deterioro.

D-DEIGG

AD: Alta Dirección

RTA: Responsables de tareas y acciones del Plan de Fortalecimiento de la UTMACH

RAC: Registro de acciones correctivas

D-DEIGG: Director de Evaluación Interna y Gestión de la Calidad.



5. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO

Inicio

Proporcionarinformaciónsolicitada

SolicitarinformaciónalaspersonasresponsablesdelasaccionesytareasdelPlande

FortalecimientodelaUTMACH.

Fin

RegistrarenelRAC.

si

Integraryprocesarlainformaciónrecibida.

ConvocaraReuniónparalaRevisiónporlaDirección.

EntregaralaAltaDirecciónlainformacióndeentrada.

LeerelInformepreviodeRevisiónporlaDirección.Valorarlaeficaciadelasmedidas

adoptadasenlaRevisiónporlaDirecciónprevia,paraasegurarla

eficaciadelPlanylamejoracon nuadelprocesodeevaluación.

PresentarelreportedelavancedelPlandeFortalecimientoala

AltaDirección.

Analizarlainformaciónpresentadayrecibida.

ProponermedidasparaasegurarlaeficaciadelPlande

Fortalecimientoylamejoracon nuadelprocesode

evaluación.

¿SelevantaNC?

IniciarProcedimientodeAccionesCorrec vas

ElaboraryfirmarelInformedeRevisiónporlaDirección.

EstablecerfechadelapróximaRevisiónporlaDirección.

no

Registraryarchivar

RTA ALTA DIRECCIÓN DIRECTOR DE EVALUACIÓN INTERNA

Y GESTIÓN DE LA CALIDAD



ANEXO 2. PROCEDIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS DEL PLAN

DE FORTALECIMIENTO DE LA UTMACH

UNIVERSIDAD TÉCNICA DE MACHALA

DIRECCIÓN DE EVALUACIÓN INTERNA Y GESTIÓN DE LA CALIDAD

PROCEDIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS DEL PLAN DE FORTALECIMIENTO DE LA

UTMACH

1. INTRODUCCIÓN

El Procedimiento de Acciones Correctivas utiliza la información proporcionada por los procesos de

evaluación, para eliminar las causas de las no conformidades detectadas y prevenir que vuelvan a

ocurrir. Se aplica después procesos de Revisión por la Dirección, Auditorías internas o externas,

análisis de datos, análisis de quejas y/o sugerencias, identificación de productos no conformes,

Análisis de la eficacia de procesos. En el establecimiento de acciones correctivas se determinan

actores y procedimientos que deben registrarse.

Este procedimiento se realiza de acuerdo a lo que establece el apartado 8.5.2 de la norma

internacional ISO 9001:2008.

2. OBJETIVO

Establecer un procedimiento documentado para la aplicación de acciones correctivas a las no

conformidades detectadas por causa del incumplimiento de objetivos, acciones y tareas del Plan

de Fortalecimiento de la Universidad Técnica de Machala.

3. ALCANCE

Este procedimiento se aplica a todos los procesos de la Universidad Técnica de Machala que

tengan relación con su Plan de Fortalecimiento, en los que se detecten no conformidades que

requieran la aplicación de acciones correctivas para lograr la conformidad con los requisitos.

4. RESPONSABLES

El responsable directo de que este procedimiento sea establecido, documentado, implementado y

mantenido es el Director de Evaluación Interna y Gestión de la Calidad. Otros responsables de la

ejecución de este procedimiento son:

Rector de la Universidad Técnica de Machala

Vicerrectora Académica

Vicerrector Administrativo

Coordinador Técnico de Evaluación Institucional

Coordinador Técnico de Gestión de la Calidad

Integrantes del Comité Asesor de la Dirección de Evaluación Interna y Gestión de la

Calidad.

Responsables de procesos relacionados con el Plan de Fortalecimiento de la UTMACH.



5. DEFINICIONES

No conformidad (NC): incumplimiento de algún requisito.

Acción Correctiva (AC): acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad

detectada u otra situación indeseable. Puede haber más de una causa para una no

conformidad. La acción correctiva se usa para prevenir que algo vuelva a producirse, mientras

que la acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda. Existe diferencia entre

corrección y acción correctiva.

Corrección: Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada. Una corrección

puede realizarse junto con una acción correctiva. Una corrección puede ser, por ejemplo, un

reproceso o una reclasificación.

6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

N° ACTIVIDAD RESPONSABLE

1 Revisar las no conformidades detectadas e informar al Director de

Evaluación Interna y Gestión de la Calidad.

RP

UP

2 Analizar la no conformidad (NC) determinar si es necesaria una

corrección o una acción correctiva.

D-DEIGG

RP

3

En caso de ser necesaria una corrección, el responsable del

proceso deberá realizar la corrección y evaluar la efectividad de la

misma.

RP

4 Si la no conformidad fue eliminada termina el PAC, caso contrario

repetir la corrección. Informar al D-DEIGG RP

5 En caso de ser necesaria una acción correctiva, se debe levantar la

No Conformidad y llenar el RAC. D-DEIGG

6 El Director de la DEIGG deberá llenar el RAC correspondiente,

identificando la fuente. D-DEIGG

7 Establecer las causas principales de la NC. Registrarlas en el RAC. RP

8 Determinar el Plan de Acciones Correctivas para eliminar las NC.

Incluirlo en el RAC. RP

9 Aprobar el plan de acciones correctivas. D-DEIGG

10 Archivar el original del RAC y distribuir copias no controladas a los

responsables de procesos involucrados. D-DEIGG

11 Ejecutar el Plan de Acciones Correctivas, evaluar su efectividad y

cumplimiento. RP

12 Evaluar si la NC ha sido eliminada. RP

13 En caso de que la NC no se haya eliminado, levantar un nuevo

RAC, cerrar el antiguo volver al paso 7. D-DEIGG

14 En caso de que la NC haya sido eliminada, registrar la eliminación

en el RENC. D-DEIGG

15 Termina el PAC.

PAC: Procedimiento de Acciones Correctivas



ANEXO 3. FORMATO DEL REGISTRO DE ACCIONES CORRECTIVAS

REGISTRO DE ACCIONES CORRECTIVAS (RAC)

ÁREA O PROCESO #RAC: FECHA:

RESPONSABLE DEL ÁREA O PROCESO:

FUENTE NC:

# VECES EN QUE LA NC HA SIDO LEVANTADA:

NO CONFORMIDAD NC REFERENTE CAUSAS DE NC

PLAN DE ACCIONES CORRECTIVAS

Acciones correctivas Responsables Plazo Cumplim. 3 2 1 0

Firma Director de DEIGG Firma Responsable de Proceso

ELIMINACIÓN DE NC

Se eliminó No se eliminó Se elabora nuevo RAC Fecha:

Firma Director de Evaluación Interna y Gestión de la Calidad Firma Responsable de Proceso



ANEXO 4. FORMATO DE REGISTRO DE ELIMINACIÓN DE NO

CONFORMIDADES

REGISTRO DE ELIMINACIÓN DE NO CONFORMIDADES (RENC)

ÁREA O PROCESO #RENC: FECHA:

RESPONSABLE DEL ÁREA O PROCESO:

FUENTE NC:

# VECES EN QUE LA NC HA SIDO LEVANTADA:

NO CONFORMIDAD NC REFERENTE FECHA ELIMINACIÓN

Firma Director de Evaluación Interna y Gestión de la Calidad Firma Responsable de Proceso

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