estrategias para el manejo del inventario

Universidad Nacional Experimental De los Llanos Occidentales “EZEQUIEL ZAMORA” Vicerrectorado: Infraestructura De Procesos Industriales

Programa: Ciencias Sociales Carrera: Lic. Contaduría Pública

La Universidad que Siembra

ESTRATEGIAS PARA EL MANEJO DEL INVENTARIO

DE LA EMPRESA ACCEAGRO, C.A UBICADA

EN SAN CARLOS ESTADO COJEDES

San Carlos, Diciembre de 2014

Autores: Jemaiva Marín V-9.683.646Dayana Pérez V-17.057.292Omar Rodríguez V-16.501.409

Tutor: Lcda. Irma Guerra







Trabajo de Aplicación Presentado como requisito paraOptar al Título de Licenciatura en Contaduría Publica

San Carlos, Diciembre de 2014

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DEDICATORIA

Cada día es una oportunidad que llena de alegría la vida y como cada amanecer las

nuevas experiencias positivas, dedico este trabajo:

A Dios Todopoderoso, por sobre todas las cosas.

A Jesús Misericordioso, por darme la fortaleza de voluntad.

A mi madre, que ha sido guía de mi vida y fuente de inspiración para seguir adelante.

A mis hijos, Oscarys y Oscar porque por ellos y para ellos me trace esta meta y alcance

mis objetivos.

A mi nieta Fabiana porque en tampoco tiempo de existencia ha llenado mi vida de

esperanzas e ilusiones.

A todos los profesores que han servido de instrumento en mi proceso de aprendizaje.

A mis compañeros de clase, que como hermanos recorren con éxito la vida académica,

apoyándonos unos a otros en todo momento.

A todos y cada una de las personas que de una manera u otra me acompañaron en este

camino de aprendizaje.

Mi triunfo es de todos ellos...

Jemaiva

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DEDICATORIA

Nuestros esfuerzos persistentes, todos los conocimientos adquiridos a lo largo de la

carrera van dedicados a nuestro Dios Todo Poderoso por guiar cada uno de nuestros pasos y

por estar siempre a nuestros lado.

A nuestras familias, especialmente a nuestros hijos Camila y Diego porque para ellos es

este logro.

A nuestras madres, por su apoyo incondicional.

A toda la comunidad Unellizta por enseñarnos día a día nuevos conocimientos, los cuales

nos llevaran rumbo al éxito, con una educación que nos servirá de gran ayuda en cuanto a

nuestros desempeños profesionales.

A todas aquellas personas interesadas en conocer verdaderamente el sentido común que

existe al estudiar unidos para así lograr el día de mañana una mejor nación para nuestros

hijos.

Dayana y Omar

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AGRADECIMIENTO

La elaboración de un trabajo, deja inmensas satisfacciones para quienes lo realizan. Pero

todo esto no puede lograrse si al lado nuestro no existe Dios Todopoderoso y las personas

que de una manera u otra me brindaron su apoyo desinteresado, para poder alcanzar las

excelencias, preferencias y perfección.

Por lo tanto quiero agradecer:

A Dios Padre y Jesús hijo, que además de regalarme el ser me han permitido lograr

todos mis objetivos.

A la Profesora Irma Guerra, por haber aceptado ser mi tutor y por prestarme toda su

colaboración en los momentos que necesite su ayuda para la elaboración de mi trabajo.

A la comunidad Unellizta que ha servido de pilar fundamental en el logro de mis

objetivos.

A mis compañeros de tesis porque en esta armonía grupal lo hemos logrado.

A todos y cada uno de los miembros de Acceagro, C.A quienes me brindaron su apoyo y

colaboración en la elaboración de esta investigación.

Gracias…

Jemaiva

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AGRADECIMIENTO

A Dios creador del universo y dueño de nuestras vidas que me permite construir otros

mundos mentales posibles.

A nuestras madres por habernos dado su fuerza y apoyo incondicional.

A mis amigos, que por medio de las discusiones y preguntas, nos hacen crecer en

conocimiento.

A la profesora Irma Guerra por su asesoría y dirección en el trabajo de investigación.

Dayana y Omar

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ÍNDICE GENERAL

Pág.

ACTA DE APROBACIÓN……………………………………………………………….. iii

DEDICATORIA……………………………………………………………........................ iv

AGRADECIMIENTO……………………………………………………………………... vi

ÍNDICE GENERAL……………………………………………………………………….. viii

ÍNDICE DE TABLAS………………………………………………………..................... xii

ÍNDICE DE GRÁFICOS……………………………………………………………….... xiii

ÍNDICE DE FIGURAS…………………………………………………………............ … xiv

RESUMEN……………………………………………………………………...…………. xv

INTRODUCCIÓN………………………………………………………...………........... 1

CAPÍTULO I. EL PROBLEMA

1.1 Planteamiento del problema……………………………………………….…………... 3

1.2 Objetivos de la Investigación………………………………………………….............. 8

1.2.1 Objetivo general de la investigación…………………………………….…….. ... 8

1.2.2 Objetivos específicos de la investigación………………………………………… 8

1.3 Justificación de la investigación………………………………………......................... 9

1.4 Alcances…………...…………………..………………………………………............. 10

1.5 Limitaciones…………………………………………………………………………… 10

CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO

2.1 Antecedentes de la investigación………………………………..…………….……… 11

2.2 Bases Teóricas………………………………………...………………………………. 16

2.3 Bases Legales………………………………………………………………………….. 48

vii

vii

2.4 Definición de Términos……………………………………………………............ ….

2.5 Identificación y definición de las variables……………………………………………

53

56

2.6 Operacionalizacion de Variables………………..…………………………............ …. 57

CAPÍTULO III. MARCO METODOLÓGICO

3.1 Tipo de la Investigación………………………………………………....................... 59

3.2 Diseño de la investigación…………………………………………………………….. 59

3.3 Población………………………………………………………………….................... 60

3.4 Muestra………………………………………………………………………………... 60

3.5 Técnica e Instrumentos de Recolección de Datos……………………………………. 61

3.6 Validez y Confiabilidad del Instrumento de Recolección de Datos……..……............ 61

3.6.1 Validez……………………………………………………………………............ 61

3.6.2 Confiabilidad……………………………………………………………………... 62

CAPÍTULO IV. PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS

4.1 Técnica de análisis de la información…………….……………………………........... 64

CAPÍTULO V. CONCLUSIONES…………………………………………………….. 75

CAPÍTULO VI. LA PROPUESTA.

6.1 Presentación…………………………………………………………………………... 77

6.2 Fundamentación del Plan………………………………………………………........... 78

6.3 Objetivos de la Propuesta……………………………………………………………... 78

viii

viii

6.3.1 Objetivo General…………………………………………………………………. 78

6.3.2 Objetivos Específicos……………………………………………………………- 78

6.4 Justificación……………………………………………………………………............ 79

6.5 Factibilidad de la Propuesta……………………………………………………........... 79

6.5.1 Factibilidad Social………………………………………………………………... 79

6.5.2 Factibilidad Técnica…………………………………………………………….. 80

6.5.3 Factibilidad Económica…………………………………………………………... 80

6.5.4 Análisis costo beneficio………………………………………………………….. 80

6.6 Visión y Misión………………………………………………………………………. 83

6.6.1 Visión…………………………………………………………………………….. 83

6.6.2 Misión……………………………………………………………………………. 83

6.7 Estructura Organizacional de Acceagro, C.A………………………………………… 83

6.8 Matriz FODA…………………………………………………………………………. 84

6.9 Objetivos Estratégicos………………………………………………………………… 85

6.10 Planificación…………………………………………………………………………. 86

6.11 Plan de Estrategias…………………………………………………………………... 89

6.12 Ejecución, Control y Evaluación……………………………………………………. 92

6.13 Actividades realizadas………………………………………………………………... 94

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS……………………………………………………. 95

ANEXOS………………..…………………………………………………………........... 99

ix

ix

ÍNDICE DE TABLAS

Pág.

Tabla

1 Identificación y definición de las variables………………………………... 56

2 Operacionalizacion de las variables……………………………………….. 57

3 Frecuencias de ítems 1…………………………………………………….. 65








11 Frecuencias de ítems 9……………………………………………………. 73

12 Frecuencias de ítems 10…………………………………………………… 74

13 Análisis costo-beneficio…………………………………………………… 80

14 Matriz Foda………………………………………………………………... 83

15 Planificación………………………………………………………………. 86

16 Planificación……………………………………………………………….. 87

17 Planificación……………………………………………………………….. 88

18 Plan de estrategias…………………………………………………………. 89



21 Ejecución, control y evaluación…………………………………………… 92

22 Ejecución, control y evaluación…………………………………………… 93

23 Cronograma de actividades realizadas…………………………………….. 94

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ÍNDICE DE GRÁFICOS

Pág.

Grafico

1 ¿La empresa utiliza un sistema de inventarios que le permita conocer el

comportamiento del mismo?...................................................................... 65

2 ¿Acceagro, C.A asigna políticas de inventario que se enfoquen solo en

mercancía que genere el mayor impacto en la empresa?.......................... 66

3 ¿Se ordenan las compras en el momento que el inventario llega a

niveles mínimos?............................................................................... 67

4 ¿Se hacen revisiones periódicas en el almacén para realizar las órdenes

de compra?....................................................................................... 68

5 ¿La cantidad de pedido de mercancía que se realiza considera los costos

buscando aquel que satisfaga la demanda del cliente?............................. 69

6 ¿Se planifica el nivel óptimo de inversión en el inventario de Acceagro,

C.A?................................................................................................ 70

7 ¿Acceagro C.A, utiliza formatos de registros kardex para cada tipo de

mercancía?........................................................................................ 71

8 ¿Se efectúan conteos físicos periódicos y sistematizados de la mercancía

almacenada para compararlos con los registros contables?....................... 72

9 ¿El personal encargado del manejo del inventario ha recibido la

inducción adecuada para el control de la mercancía? …………………... 73

10 ¿El área de almacén utiliza el control interno como una estrategia para

contribuir a que los empleados mantengan el compromiso de orden

sintiéndose parte importante de la empresa?.......................................... 74

xii

xii

ÍNDICE DE FIGURAS

Pág.

Figura

1 Estructura organizacional de Acceagro, C.A…………………………... 83

xiii

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Trabajo de Aplicación Presentado como requisito paraOptar al Título de Licenciatura en Contaduría Publica

RESUMEN

El presente trabajo de investigación tiene como finalidad proponer estrategias de control interno para el área del almacén de Acceagro, C.A. El estudio se encuentra enmarcado bajo la modalidad de proyecto factible, basado en una investigación de campo, de nivel descriptivo; con una población de 4 personas lo que representa la totalidad de la muestra por ser esta muy reducida, perteneciente a los empleados de Acceagro, C.A. Para la recopilación de los datos se utilizó, como técnica la entrevista y como instrumento el cuestionario siendo este último contentivo de diez (10) preguntas de tipo dicotómicas cerradas (SI/NO). Para determinar la valides y la confiabilidad del instrumento se aplicó el juicio de tres (3) expertos y el coeficiente KR20, determinando que los datos son confiables, dando un resultado de 0,78. Los resultados fueron analizados a través de la estadística descriptiva, representándose en cuadros y gráficos. Llegando a la conclusión de que aplicando estrategias de control interno se puede mejorar el manejo del inventario brindando mayor eficiencia y eficacia en las operaciones del área en función de alcanzar los objetivos de la empresa.

Palabras claves: Estrategias, control, inventario

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Fecha: 02/12/2014

INTRODUCCIÓN

Los inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del

negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior

comercialización. Los inventarios comprenden, además de las materias primas, productos

en proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los materiales, repuestos y

accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o en la

prestación de servicios; empaques y envases y los inventarios en tránsito.

La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aquí

la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo contable

permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como también conocer al

final del período contable un estado confiable de la situación económica de la empresa.

Ahora bien, el inventario constituye las partidas del activo corriente que están listas para la

venta, es decir, toda aquella mercancía que posee una empresa en el almacén valorada al

costo de adquisición, para la venta o actividades productivas.

En razón de estos criterios, surge la necesidad de realizar una propuesta de estrategias

para el manejo del inventario en la empresa Comercial Acceagro, C.A, ubicada en San

Carlos, en el Estado Cojedes. Donde se evidencia el funcionamiento del control de

inventarios, lo que limita el buen funcionamiento de la empresa. El inventario es, por lo

general, el activo mayor en sus balances generales, y los gastos por inventarios, llamados

costo de mercancías vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados.

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Dentro de este marco, el trabajo se encuentra estructurado de la siguiente manera:

El Capítulo I: Plantea el problema en estudio, la justificación teórica, los objetivos que

dirigen la investigación y por último los alcances y limitaciones.

El Capítulo II: Comprende el marco teórico, desglosado en los antecedentes de la

investigación, las bases teóricas, las bases legales, definición de términos básicos y el

sistema de variables.

El Capítulo III: Describe el marco metodológico; integrado por el tipo de investigación,

el diseño de la investigación, la población y muestra, las técnicas e instrumentos de

recolección de datos, procedimiento para la recolección de datos, validez del instrumento,

confiabilidad del instrumento y el procesamiento de la información.

El Capítulo IV: Integrado por el análisis de los resultados obtenidos durante el proceso

de recolección de datos.

El Capítulo V: Referido a las conclusiones.

El Capítulo VI: Donde se presenta la propuesta del plan operativo.

Y por último las referencias Bibliográficas y los Anexos.

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CAPÍTULO I

EL PROBLEMA

1.1 Planteamiento del problema

El mundo globalizado exige la utilización e implementación de herramientas que

permitan el correcto y eficiente manejo de los recursos de una organización para poder ser

competitivos y acudir a los mercados mundiales, de esta misma manera considerando que el

mismo en el cual compiten los productos requieren de tres elementos básicos de este

proceso los cuales son: la calidad, servicio y precio.

De la misma manera, a nivel internacional la mayoría de las empresas manejan las

mismas herramientas, buscando las estrategias de la competencia estableciendo políticas,

normas y procedimientos, buscando innovar el mercado competitivo con la finalidad de

aumentar los ingresos y poder garantizar el cumplimiento con los proveedores.

En cuanto a la crisis económica, política y social que atraviesa el país, las exigencias

fiscales, un mercado cada vez más competitivo y las demandas del consumidor de

productos de mejor calidad y menores precios, son factores que obligan a las empresas

industriales, agrícolas y comerciales en Venezuela, a adoptar medidas de carácter

económico y administrativas que les permitan optimizar sus procesos administrativos y

productivos con el propósito de lograr sus objetivos con la mayor eficiencia posible y, de

esta forma, crecer dentro de su actividad.

3

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Es por eso que muchas empresas fundamentan su posicionamiento económico en el

desarrollo armónico y adecuado de las operaciones tanto administrativas, como productiva

y comercial, por lo que un buen control interno pasa a formar parte de unos de los aspectos

más importantes de la empresa.

Es así como el Instituto Americano de Contadores (AICA) define el control interno

como sigue:

El control interno abarca el plan de organización y medidas

adoptadas dentro de la empresa para salvaguardar sus activos,

verificar la adecuación y flexibilidad de información financiera de

contabilidad, promover eficiencia operacional y fomentar la

adherencia a las políticas establecidas (p.278)

En este sentido, Catacora (2010) expresa que el Control Interno:

Es la base sobre el cual descansa la confiabilidad de un sistema

contable, el grado de fortaleza determinará si existe una seguridad

razonable de las operaciones reflejadas en los Estados Financieros.

(p.238)

Este proceso está directamente relacionado con las operaciones normales de una

organización, pues es necesario estar convencidos que la información financiera es segura y

confiable, y que se logra a través del sistema del control interno de la entidad.

Entre algunas de esas operaciones normales de una compañía se encuentra la de la

administración de almacenes y dirigir sus actividades de forma efectiva, es por ello que el

inventario pasa hacer la plataforma que posibilita la producción, lo que significa que la

obtención de una buena utilidad debe comenzar por una buena gestión de inventario.

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Actualmente los almacenes desempeñan funciones importantes dentro de las

organizaciones por muy pequeñas que estas sean, entre estas funciones están las de

custodiar y resguardar los inventarios, lo cual permitirá llevar un adecuado control, manejo

y uso de los mismos.

Esta tendencia puede apreciarse en el ámbito latinoamericano, ya que muchas

organizaciones emergentes, que buscan afanosamente participar en los mercados

internacionales, están conscientes que a la par de integrar procesos fabriles y de

comercialización altamente competitivos, deben hacer gala de una gestión administrativa y

contable exitosa, para lo cual se mantienen actualizados en materia de aplicación de

mecanismos de control interno que posibiliten verificar que cada uno de los aspectos

requeridos para la eficaz administración del negocio, se cumplen de acuerdo con los planes

establecidos

Sobre la base de las consideraciones anteriores, es importante comprender que el pilar

de toda empresa comercial e industrial es la producción y comercialización de productos o

servicios, de aquí surge la gran importancia del manejo del inventario. Llevar un control de

inventario eficientemente le proporcionara a la empresa mantener un control oportuno

sobre el monto de las existencias, lo que facilita que al final del periodo contable se pueda

realizar un estado financiero confiable de la situación económica de la empresa.

Es así como los inventarios constituyen las partidas de los activos corrientes que están

en las listas para la venta. Así mismo, Chiavenato (2010), dice que “es toda aquella

mercancía que posee una empresa en el almacén valorada al costo de adquisición, las cuales

son para la venta o actividades productivas”. (p.45)

En tal sentido, los inventarios pueden ser generados para varios tipos de empresas, dentro

de estas se encuentran las que poseen una actividad de transformación y las que se encargan

de la comercialización, por lo tanto cualquier ente por más pequeña que sea debe poseer y

5

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utilizar algún tipo de inventario, el cual en algunos casos será la fuente más efectiva para

obtener ingreso operacionales, ya que permite realizar las funciones de compra, producción,

ventas y prestación de los servicios.

Por lo tanto, la gestión de inventarios debe enmarcarse dentro de una visión de modelo

de calidad totalmente dirigido a los clientes y optimización del servicio como un proceso de

mejora continua, considerando que el registro de los movimientos de los inventarios se

lleve a cabo por medio de un sistema con actualizaciones diarias que posibiliten conocer

en todo momento el nivel de mercancías (entrada y salida), capaz de satisfacer las

necesidades y expectativas de los clientes.

En este sentido, las empresas deben comenzar a adoptar una actitud estratégica orientada

hacia el éxito en el futuro que permita cada día cumplir con las funciones del departamento

de almacén en el cual registran todas las mercancías que están en existencia, además

maneja el flujo interno preciso de información.

Particularmente, Acceagro, C.A, es una empresa dedicada a la compra y venta de

accesorios para vehículos Toyota, en San Carlos estado Cojedes. Desde su fundación

(2007), se ha caracterizado por un sostenido crecimiento. Tiene un alto volumen de ventas

y una cartera de clientes que requiere el uso de sistemas computarizados y la participación

de varias personas para su manejo y control; así como de un inventario de mercancía que

representa para la empresa una suma muy considerable de dinero.

Esta empresa durante su evolución, ha aplicado los principios básicos y elementales del

proceso administrativo, tales como, la planificación, organización, dirección y control, en

las distintas áreas que la constituyen; sin embargo, su aplicación no ha sido lo

suficientemente profunda como para permitirles trabajar en un ambiente de operaciones

adecuadamente controladas, en especial, en el área del inventario de mercancía. Es decir, la

empresa no ha desarrollado y formalizado de manera suficiente las medidas organizativas

6

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que le permitan tener una estructura de control interno bien definida para que se garantice

el adecuado uso y manejo del inventario de mercancías, así como de las áreas relacionadas

con este, tales como: compras y ventas.

En este mismo orden de ideas, la empresa al hacer pedidos a sus proveedores no

toman en cuenta la demanda de sus productos en el mercado, y como consecuencia en

muchas ocasiones quedan lotes de productos estancados en el almacén y aunque esto sea en

pequeñas cantidades, este exceso de productos trae graves daños económicos, puesto que al

ser productos perecederos, se dañan en el almacén, además de que la organización presenta

dificultades con sus proveedores y al mismo tiempo esto acarrea complicaciones con los

clientes por falta de un control de gestión efectivo.

Igualmente, se observa que la misma pudiese no tener bien definido un sistema de

control interno que permita establecer con claridad, una segregación adecuada de las

funciones de autorización, supervisión, custodia, registro y control en los procesos de

adquisición, recepción, almacenaje y despacho de mercancías, una adecuada segregación de

funciones, impide que los empleados o grupo de ellos tengan el control sobre todas las fases

que constituyen una operación con el inventario.

En consecuencia, se hace necesario que la empresa Acceagro, C.A.,diseñe y aplique un

conjunto de medidas organizativas y operativas, con el fin de establecer un sistema de

control interno, que permita una adecuada protección de sus inventarios y una verificación

exacta y confiable de sus registros contables, que además promueva la eficiencia en las

operaciones lo que a su vez ayudará al cumplimiento de las políticas establecidas por la

gerencia, relacionadas con la administración del inventario de mercancía. Por otra parte, ese

sistema de control interno se convertirá en un elemento de apoyo a la empresa para lograr

una ventaja competitiva con respecto a otras empresas del mismo ramo y de esta manera

crecer dentro del exigente mercado de distribución y venta de accesorios Toyota-

7

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Por esta razón se requiere revisar los procesos actuales, mediante una auditoria interna,

para determinar las fortalezas y debilidades del sistema utilizado. Es por ello, que se sugiere

el diseño de estrategias que permitan controlar los sobrantes o faltantes de inventario en la

Empresa Comercial “Acceagro C.A”, buscando de esta manera optimizar las actividades,

que en un futuro proporcione beneficios a la empresa, y así minimizar posibles errores para

una mayor orientación sobre la mejor manera de llevar y mantener un control adecuado en

el almacén, asegurándole a esta una mejor visión en cuanto a su situación financiera.

Esta problemática impulsa a plantear las siguientes interrogantes: ¿Cuál es el sistema

de inventario utilizado por la empresa? -. ¿Qué método será el adecuado para llevar el

control de las entradas y salidas de las mercancías? -. ¿Estableciendo un control interno en

el área del almacén de Acceagro, C.A, se puede lograr el manejo efectivo del inventario?

1.2 Objetivos de la investigación

1.2.1 Objetivo general

Proponer estrategias para el manejo del inventario en Acceagro, C.A ubicada en San

Carlos estado Cojedes.

1.2.2 Objetivos específicos

Señalar el sistema utilizado por la empresa en el control de inventario.

Especificar el método adecuado para el control de las entradas y salidas de las

mercancías.

Establecer estrategias de control interno para el manejo del inventario en Acceagro,

C.A ubicada en san Carlos estado Cojedes.

1.2 Justificación de la investigación

8

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Esta investigación posibilitará que se produzca un efectivo control de las labores. Así

mismo, hará posible que toda empresa adopte criterios técnicos uniformes y los aplique en

cada fase de la gestión.

El control de inventario, es un proceso de gran importancia en cualquier empresa,

sin discriminar la razón social, la misión de la misma, el contexto donde se desempeña y

los fines que persigue. De modo que el registro de inventario de los distintos rubros,

marcas, tamaños y precios deberá hacerse cuidadosamente para evitar el incremento de los

costos de la comercialización de los mismos y así garantizar el éxito de la gestión

económica y la permanencia de la empresa en su entorno socio-económico.

En este orden de ideas, constituye un gran avance, pues se contará con una estructura

administrativa, adecuada a las necesidades que se presenten y que, le permitirá conseguir

los objetivos planificados para un área tan importante como lo es el de Almacenes. Así

mismo, posibilitará un efectivo control sobre la gestión del área, permitiendo disponer de la

información necesaria para detectar a tiempo eventuales fallas procedimentales y

desarrollar las acciones correctivas a que hubiere lugar, de tal forma que se logre la

productividad ansiada.

Desde el punto de vista académico, tiene importancia, pues describirá de manera

sistemática la metodología que se deberá seguir en el proceso de desarrollo y ejecución del

presente estudio, sirviendo como modelo para que otros estudiantes universitarios

desarrollen proyectos similares. De igual manera, servirá como fundamento bibliográfico,

será una base técnica, que orientará a otros estudiantes que deseen profundizar en el estudio

del control de inventarios, como herramienta gerencial para el desarrollo de una

determinada organización.

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En el área profesional, este trabajo será de suma importancia, ya que permitirá mantener

en práctica los conocimientos teóricos adquiridos durante el proceso de aprendizaje,

fortaleciendo así, el desempeño como futuros profesionales, capaces de dar solución a

diversos planteamientos de trabajo en el campo empresarial, que seguramente se presenten.

1.4. Alcances

La investigación radica en torno a detectar fallas de control interno de los inventarios

dentro del almacén de mercancías de Acceagro, C.A; de esta manera facilitara la creación

de una propuesta de estrategias y su ejecución, pues con el logro de los objetivos se

evaluara la disposición empresarial y además abrirá paso a un nuevo mecanismo de control

interno y el progreso de la empresa.

1.5. Limitación

La limitación encontrada en la realización de la investigación radica en el hecho de que

el manejo del inventario es realizado por la misma persona que administra y lleva la

contabilidad de la empresa, lo que puede generar desconfianza en los datos suministrados

sobre el manejo del inventario en Acceagro, C.A

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10

CAPÍTULO II

MARCO TEÓRICO

2.1 Antecedentes de la investigación

Los antecedentes de la investigación, se refiere a los estudios previos relacionados con

el problema planteado. En tal sentido, entre los estudios previos relacionados con la

presente investigación, se pueden citar los siguientes:

Porras P. y Miranda, F. (2009), Universidad José Antonio Páez, para obtener

especialización en Administración de Empresas realizaron un trabajo titulado

“Mejoramiento del sistema de control de inventario del almacén general de la empresa

Maprica, C.A.”, bajo lineamientos de proyecto factible, para lo cual seleccionaron a doce

(12) trabajadores del departamento de almacén, como muestra. Como técnicas de

recolección de información se tienen la observación directa y la encuesta, y como

instrumentos una ficha de observación y el cuestionario. El análisis de este trabajo está

enfocado en la necesidad de mejorar los controles internos como vía para lograr mejores

resultados del proceso de control administrativo de las existencias.

La relación de este trabajo con la investigación que se sigue en esta oportunidad está

dado en que orienta el mismo, sobre la manera como se deben controlar las entradas y

salidas de mercancía, lo cual se permite tomar en consideración esas medidas, para

aplicarlas en la organización donde se desarrolló el presente estudio.

En el mismo orden de ideas López y Sardi (2009), realizaron una investigación titulada

“Evaluación del sistema de control interno de los inventarios en Telcel C.A., región

11

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Occidente Centro de servicios Bella Vista. Universidad “Gran Mariscal de Ayacucho”,

extensión Maturín; Cuya finalidad fue evaluar el sistema de control interno de los

inventarios para conocer sus áreas críticas y las cláusulas que originan debilidades en el

sistema de control interno de los mismos. Los lineamientos metodológicos destinaron un

tipo de investigación evaluativa - descriptiva con diseño no experimental transversal

descriptivo. La población estuvo constituida por siete (7) sujetos, quedando la muestra

constituida por la totalidad de la población a quienes se les aplicó un (1) cuestionario de

dieciséis (16) preguntas con opciones de respuestas policotómicas Siempre, Casi siempre,

A veces y Nunca. Los resultados obtenidos arrojan que la empresa requiere actualizar sus

manuales de normas, políticas y procedimientos en los procesos de recepción,

almacenamiento y despacho; ampliar el área de depósito para obtener un mayor resguardo

de los inventarios, y realizar seguimiento y evaluaciones continuas al proceso de control

interno de los inventarios.

De esta manera, la investigación se relaciona con el trabaja de grado puesto que ambas

coinciden en que toda empresa requiere de un sistema contable para conocer el desempeño

y las posiciones financieras de esta; además de un control interno que proporcione un

aseguramiento razonable a la autorización, al registro, la conciliación y la valuación.

De igual manera, Zaghab, N. (2010) en su Trabajo Especial de Grado, titulado;

“Creación de un Control de Inventario para la Empresa Casa Fady C.A., presentado por

ante la Fundación La Salle de Ciencias Naturales”, para optar por el título de Licenciado en

Contaduría y Finanzas. El estudio se encuentra enmarcado bajo la modalidad de proyecto

factible, basado en una investigación de campo, de nivel descriptivo y diseño no

experimental. Por ser la población pequeña no se tomó muestra alguna. Se utilizó la

encuesta y el cuestionario como técnica e instrumento de recolección de datos

respectivamente, siendo este último contentivo de Diecisiete (17) preguntas para ser

contestadas con respuestas cerradas, validándose la información por juicio de expertos en el

12

12

área. La confiabilidad arrojo un resultado de 0,90 (altamente confiable) calculando a través

de la formula Kuder de Richardson.

Llegando a la conclusión de que no existe ningún tipo de supervisión al momento de

realizar cualquier tipo de entrada y salida de mercancía. La empresa no posee ningún tipo

de sistema autorizado para agilizar sus operaciones con un margen de error mínimo. No

existe una unidad o departamento específico para el control de inventario lo cual

ocasionaba distorsiones en la información y muchas veces desconocimiento de la ubicación

de la mercancía, es decir, como no existía personas encargadas única y exclusivamente para

el manejo del depósito ocasionaba un descontrol total de la mercancía que entraba y salía.

Dicha investigación se relaciona con la planteada ya que ambas toman en cuenta la

necesidad de contar con un buen sistema de control de inventarios, ya que el creciente

mercado exige un control máximo de la información. Este tipo de controles permiten

aumentar su competitividad frente a otras empresas reduciendo su tiempo de producción,

ensalzando la imagen de la compañía, reduciendo gastos, etc. pero también preparándose

para los cambios en el mercado.

De igual manera, Salazar (2011) autor del trabajo de grado titulado “Plan Operativo para

Optimizar el Área de Almacén de Súper Autos los Llanos, C.A. del Municipio San Carlos

Estado Cojedes” requisito para optar al título de Licenciado en Administración de

Empresas en el Colegio Universitario de Administración y Mercadeo. Su trabajo de

investigación, tuvo como objetivo general diseñar un Plan Operativo para Optimizar el

Área de Almacén de Súper Autos los Llanos, C.A, Municipio San Carlos, para el

mejoramiento de la calidad del servicio al cliente. Para ello diseño una investigación de

campo de tipo descriptiva en la modalidad de proyecto factible donde se analizaron 02

variables de estudio establecidas en 5 dimensiones, medidas a través de un cuestionario tipo

encuesta donde se formularon 14 ítems de opción múltiple el cual fue aplicado 12

13

13

miembros del personal de Súper Autos los Llanos C.A, del Municipio San Carlos Estado

Cojedes.

La validez se determinó mediante el juicio de 3 expertos con una extensa experiencia en

el área. Para el cálculo de la confiabilidad del instrumento se utilizó el método de

correlación de coeficiente Alfa de kronbach. Entre los resultados más significativos se

estableció que el manejo del inventario del Almacén de Súper autos los Llanos C.A, del

Municipio San Carlos, se desarrolla por personal con condiciones y conocimientos para

hacerlo, sin embargo aunque la frecuencia es regular y adaptada a las exigencias de la

empresa no se emite un registro sobre las condiciones y características de dicho proceso.

Además de ello se determinó que las condiciones de los productos resguardados en el

almacén de Súper Autos los Llanos C.A Municipio San Carlos, se entrega a los clientes que

solicitan la adquisición en buen estado, sin embargo se identificó que en algunos casos se

observan detalles en la originalidad de los mismos, esto producto de la ausencia de espacio

y de la aglomeración que produce el deterioro de las condiciones originales de los mismos.

De este modo, la investigación realizada por Salazar, se encuentra vinculada con este

estudio, motivado a que el mismo analiza los procesos implementados en cierta área de una

organización y busca la optimización de los mismos mediante un plan operativo.

En este orden de ideas surge la importancia que reviste la planeación en toda

organización mediante los respectivos planes ya sean estratégicos, operativos, tácticos entre

otros, diseñados de acuerdo a la realidad de la organización, en este aspecto se relacionan

las investigaciones señalada y el presente estudio, porque la planificación y el control

adecuado son la base para que toda organización logre sus metas con el máximo beneficio.

Por último, Aracibia. y Golindano, (2011) en su Trabajo Especial de Grado, titulado;

“Propuesta de Mejoras al Control de Inventario de la Empresa Filtros Guayana, C.A.

14

14

Puerto Ordaz – Estado Bolívar”, para optar por el título de Licenciados en Contaduría en el

Instituto Pedro Emilio Coll, extensión Puerto Ordaz. Metodológicamente el estudio se

enmarco bajo la modalidad de proyecto factible, sustentada en una investigación de campo,

de un nivel descriptivo y un diseño no experimental. Con una población de 20 personas lo

que representa la totalidad de la muestra por ser esta muy reducida, pertenecientes a los

niveles gerenciales de la gobernación. Para la recopilación de los datos se utilizó, como

técnica la entrevista, y como instrumento la guía de la entrevista estructurada con 10

preguntas dicotómicas cerradas (SI/NO). Para determinar la validez y la confiabilidad del

instrumento se aplicó el juicio de 3 expertos y el coeficiente de KR-20, determinando que

los datos son altamente confiables dando 0,93.

En esta investigación llegaron a la conclusión de que la empresa Filtros Guayana C.A.,

no posee un eficiente control del inventario que le permita obtener información confiable

sobre las entradas y salidas de mercancía que se tienen en existencia. El Proceso de Compra

de la Empresa Filtros Guayana C.A. carece de procedimientos escritos que permitan

delimitar funciones y responsabilidades sobre la administración de la misma, de manera

que se eviten dualidad de compras y fraudes entre otros. El Control de Inventario sobre el

que se deposita la confianza posee muchas debilidades en cuanto a las compras, recepción,

almacenamiento y salidas de mercancía, que no permiten que los empleados vinculados a

su administración emitan información confiable y pertinente sobre el mismo.

Este estudio se relaciona con la presente investigación, porque busca establecer

alternativas para alcanzar un control permanente de la existencia de mercancía dentro de los

almacenes, lo que permite obtener un conocimiento confiable del stock de los productos en

el depósito.

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2.2 Bases teóricas

De acuerdo con Márquez (2011), el estudio se fundamenta bajo la teoría de

estructuras abstractas de generaciones empíricas definida por el método empírico, “Como la

forma de adecuar la teoría con los hechos, donde se describe sus implicaciones sin conocer

mucho la causa de la situación”. (p.31)

En tal sentido, se presentan a continuación una serie de definiciones y conceptos

relacionados con la investigación:

2.2.1 Estrategias

Quinn (2013) las considera como "el modelo o plan que integra las principales metas,

políticas y cadenas de acciones de una organización dentro de una totalidad". También

afirma que una verdadera estrategia va mucho más allá de una sola coordinación de planes

y programas, ya que supone el conocimiento exacto y real de las fuerzas y debilidades

propias y de los competidores, los cambios en el ambiente y los movimientos de los

competidores inteligentes y los de los que no lo son.

De la misma manera, el autor explica que una primera forma de clasificar las estrategias

es por su origen en:

Emergentes (o implícitas o no planeadas): Son estrategias que surgen de manera

casual, desde cualquier nivel de la organización, y que muchas veces únicamente el

dueño las conoce y que se van adecuando con el tiempo.

Intentadas (o explícitas o planeadas): surgen a través de un proceso sistemático y

analítico desarrollado desde el más alto nivel de la organización. Las estrategias son

conocidas y aceptadas por los miembros de esta.

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16

http://www.monografias.com/trabajos/epistemologia2/epistemologia2.shtml

http://www.monografias.com/Computacion/Programacion/

http://www.monografias.com/trabajos/adolmodin/adolmodin.shtml

Según su desarrollo genérico:

Crecer: Se aplican en la creación de opciones para negocios adicionales: Cuando

hay oportunidades que encajan con las fortalezas. Estas pueden ser:

adquisición, fusión o alianza estratégica.

Consolidar: Es un intento dinámico por mantener la actual capacidad de generación

de riqueza, mantener la participación en el mercado y optimizar la operación de la

empresa.

Contraerse: Si la empresa ha fracasado en competir exitosamente, estas estrategias

se pueden aplicar para eliminar lo inservible del sistema y quedarse solamente con

lo que genera utilidades: desinvertir.

Liquidar: Es la opción cuando no se tiene ventaja competitiva alguna o no se tienen

fortalezas para anular amenazas.

Vegetar: No hacer nada. Continuar igual (síndrome del avestruz). No reaccionar a

los cambios del entorno. Estas estrategias pueden desembocar en una estrategia de

liquidación.

Otra forma clásica de clasificar las estrategias es según el nivel de la organización del

que surgen y aplican:

A Nivel Funcional: Son estrategias específicas desglosadas para

cada función dentro de la empresa. Así, por ejemplo, se puede hablar de un plan

estratégico de finanzas, otro de manufactura, de calidad, de mercadotecnia, entre

otros. Que juntos integran o contribuyen al plan estratégico global de la

organización.

A Nivel de Negocio: Cuando una empresa está integrada por varios negocios,

unidades de negocio o empresas, en ocasiones se opta por desarrollar planes

estratégicos para cada uno de estos.

A Nivel Global: Es cuando el plan estratégico se realiza a nivel de toda la

organización.

A Nivel Corporativo: Son las estrategias a nivel de grupo de empresas.

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17

http://www.monografias.com/trabajos7/plane/plane.shtml

http://www.monografias.com/trabajos15/mercadotecnia/mercadotecnia.shtml

http://www.monografias.com/trabajos14/manufact-esbelta/manufact-esbelta.shtml

http://www.monografias.com/trabajos16/finanzas-operativas/finanzas-operativas.shtml

http://www.monografias.com/trabajos7/mafu/mafu.shtml

http://www.monografias.com/trabajos54/modelo-acuerdo-fusion/modelo-acuerdo-fusion.shtml

2.2.2 El control en las Organizaciones

La función administrativa de control consiste en evaluar y corregir el desempeño de los

funcionarios para asegurar que todos los objetivos y planes de la organización se están

llevando a cabo. Es entonces, la función por la cual cada quien, desde el presidente hasta el

supervisor del nivel más bajo, se asegura de que lo que se hace es lo que se intentaba en la

planeación. Así pues, el control tiene como objetivo fundamental señalar las debilidades y

los errores, para rectificarlos y evitar que vuelvan a ocurrir.

En este sentido, Rodríguez (2010) define el control como, “...el conjunto de actividades

que se emprenden para medir y examinar los resultados obtenidos en el periodo, para

evaluarlos y decidir las medidas correctivas que sean necesarias”. (p.120)

Por otra parte Gómez (2009) plantea que, “El control es una actividad de vigilancia, para

verificar con imparcialidad si los programas y las instrucciones se cumplen correctamente”.

(p.98).

En cualquier caso, el control es la última fase o elemento del proceso administrativo,

pero no por esto menos importante. Una vez elaborados los planes y objetivos (fase de

planificación), distribuidos los recursos, asignadas las responsabilidades y establecida la

comunicación entre los distintos niveles jerárquicos que conforman la estructura de la

organización, es cuando se hace importante el proceso de control, ya que con éste, se

determina el cumplimiento de lo planificado y el buen uso de los recursos asignados.

Imaginemos entonces una organización que no mida el desempeño real, que no reciba

retroalimentación continua acerca de la actividad organizacional y de que manera trabaja e

invierte sus recursos. La respuesta que nos viene en mente es: la empresa a corto plazo no

logrará sus objetivos y por lo tanto, su destino será la desaparición inevitable . Es imposible

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pensar e imaginarse una organización desprovista totalmente de controles, pero por otro

lado la palabra “CONTROL” tiene con frecuencia connotaciones o interpretaciones

negativas para algunas personas. Al parecer, representa una amenaza contra la libertad y

autonomía de los miembros de la organización. Lo importante es reconocer que un control

excesivo podría causar daños a la organización, ya que se puede abrumar a los empleados

con demasiado papeleo, destruir la motivación, inhibiendo la creatividad y hacer, en

algunos casos, los procesos lentos e ineficientes. Lo ideal es tratar de establecer un

equilibrio adecuado entre el control organizacional y la libertad individual.

Por consiguiente, es importante destacar que no hay que excederse en los controles,

estos deben ser funcionales, eficientes y económicos, que realmente permitan medir si las

actividades reales se ajustan a las actividades proyectadas y de esa manera contribuyan con

los resultados esperados.

2.2.3 Fases del proceso de control

Stoner (2008), explica que “el control es aplicado a las distintas funciones y áreas de la

organización, tales como: calidad, producción, venta, cobranza, finanzas, personal,

inventarios, entre otras.” En cada una de ellas, el control se realiza en tres etapas básicas:

1.- Establecimiento de Estándares: constituyen las unidades de medida, normativas

internas, programas de producción, distintos tipos de presupuestos, políticas administrativas

y contables; constituyen las pautas y directrices principales en el funcionamiento operativo

de la organización y sirven de referencias para medir el desempeño de la misma.

2.- Medición y Evaluación de los Resultados: implica comparar los resultados

obtenidos y el patrón o estándar previamente establecido, con el propósito de obtener

conclusiones con respecto a los logros obtenidos y los deseados de acuerdo a lo establecido

en el estándar. Si los resultados corresponden a los estándares, los gerentes pueden suponer

que todo está bajo control, de lo contrario habrá que tomar las medidas correctivas

correspondientes.

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3.- Ejecución de Correcciones: cuando hay desviación u errores, éstos se evalúan y

se miden sus consecuencias, para plantear las posibles soluciones, escogiéndose la más

oportuna que permita a la organización el logro de los resultados esperados.

Se observa en estas ideas, que el control es un proceso dinámico y complejo. Si los

administradores o gerentes no vigilan el mismo desde su inicio hasta su conclusión, estarán,

simplemente, observando la actuación, en lugar de estar ejerciendo el control.

2.2.3 Características de un buen control

El control es un factor extremadamente crítico en el logro de los objetivos

organizacionales, por lo que cualquier sistema de control debe poseer las características

mínimas aceptadas, para que cumplan con su cometido, que a continuación se describen:

Oportuno: quiere decir, que detecte las fallas o irregularidades en el momento que

están ocurriendo de tal manera que las personas involucradas puedan tomar las

medidas correctivas y los daños se minimicen. Por ejemplo, el caso de un sistema

contable lento y demasiado complejo en su aplicación, éste se convertiría en un

sistema de control inoportuno ya que tardaría demasiado tiempo en dar información

necesaria para el proceso de toma de decisiones. Así pues, sería sólo una

herramienta útil para la planificación.

Económico: es evidente que la función de control consume recursos, pero éste

resultará económico si la pérdida que logra evitar es superior al costo de

mantenimiento del sistema de control. En otras palabras, la idea no es establecer

controles únicamente por el hecho de establecerlos, previamente debe haber una

evaluación acerca de si éstos son realmente eficientes y al mismo tiempo generan un

mayor beneficio que el costo de implantarlos.

Ubicación Estratégica: es imposible establecer controles para cada aspecto de la

organización aunque ésta sea de pequeña o mediana magnitud. Por tanto, es

necesario establecer controles en ciertas operaciones o áreas claves que deban

funcionar con eficiencia para que la unidad o la organización logre el éxito

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esperado. Otra consideración importante para establecer los controles, está en la

identificación de los puntos del proceso donde ocurren los cambios. Por ejemplo, en

un sistema de ventas, el cambio se presenta cuando el pedido o la orden de compra

se convierte en factura, cuando un producto del inventario pasa a formar parte del

despacho o cuando el producto pasa a formar parte de la carga del transporte. Como

es más probable que se cometan errores cuando ocurran estos cambios, el vigilar los

puntos donde ocurren suele ser una forma muy efectiva de controlar una operación.

Flexible: es decir, que se pueda adaptar a las circunstancias de un momento

determinado. En caso que el control no tuviese esta característica se convertiría en

un instrumento inoperante, inútil y hasta imposible de aplicar.

Continuo: El control no debe ser esporádico o por excepción, ya que si el sistema de

control actuara en forma inconstante o intermitente, podría pasar que entre cada

intervalo de tiempo sucedería lo inesperado, como por ejemplo: la pérdida de un

activo.

2.2.4 Control Interno

El control interno es la base en la cual descansa la confiabilidad de un sistema contable

y de que exista una correcta conducción de la empresa de acuerdo con las políticas de la

compañía. Su grado de fortaleza determinará si existe una seguridad razonable de que las

operaciones reflejadas en los estados financieros son confiables o no y de que se estén

cumpliendo los procedimientos, normas y políticas establecidas por la organización.

En este sentido el Instituto Mexicano de Contadores Públicos expresa que “el control

interno comprende el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que en

forma coordinada se adoptan en un negocio para salvaguardar sus activos, verificar la

exactitud y confiabilidad de su información y provocar adherencia a las políticas prescrita

por la administración”,(2012).

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Con esto, se desprende que el motivo básico por el cual una empresa diseña e implanta

una estructura de control interno es para ayudarse a cumplir sus metas y objetivos. La

responsabilidad de crear y mantener el sistema de control interno recae sobre la

administración de la empresa. Pero a pesar de que se tome todo el cuidado para

desarrollarlo y mantenerlo en forma adecuada, no podrá considerarse como totalmente

eficaz ya que siempre estarán presentes las limitaciones inherentes; es decir, aún cuando se

desarrolle un sistema ideal de control, su eficacia depende de la competencia y

confiabilidad de la gente que lo implemente. Por ejemplo, se elabora un instructivo para la

toma física del inventario donde se explican los procedimientos para llevarlo a cabo; puede

suceder que algunas personas no lo comprendan o simplemente no sean cuidadosos en

realizar el conteo, lo más seguro es que sus resultados sean bastante errados.

2.2.5 Tipos de Controles Interno

Un sistema de control interno es importante por cuanto no sólo se limita a la seguridad

de las cifras que son reflejadas en los estados financieros, sino también evalúa el nivel de

eficiencia operacional en los procesos contables y administrativos. En este sentido el

control interno se divide en: contable y administrativo.

Para el Instituto Mexicano de Contadores Públicos el control interno contable

“comprende el plan de organización y los procedimientos y registros que se refieren a la

protección de los activos y a la confiabilidad de los registros financieros”. (2012). Por

consiguiente, tiene relación directa o efectos sobre las cifras de los estados financieros,

siendo entonces la base sobre la cual descansa la confiabilidad de un sistema contable. Una

debilidad importante o un sistema de control interno poco confiable, representa un aspecto

negativo dentro de la estructura de un sistema contable.

Según el mismo autor, todo sistema de control interno contable se diseña para

suministrar la seguridad razonable de que:

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“Todas las operaciones deben realizarse de acuerdo con autorizaciones generales

o específicas de la administración.

Todas las operaciones deben registrarse para permitir la preparación de estados

financieros de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados

o de cualquier otro criterio aplicable a dichos estados y para mantener en archivos

apropiados datos relativos a los activos sujetos a custodia.

El acceso a los activos sólo debe permitirse de acuerdo con autorización de la

administración.

Los datos registrados relativos a los activos sujetos a custodia deben compararse

con los activos existentes a intervalos razonablemente y tomar las medidas

apropiadas respectos a las diferencias que existan” (op. cit.)

Por su lado, el control interno administrativo se relaciona propiamente con la

normativa y procedimientos existentes en una empresa, vinculados a la eficiencia

operativa y acatamiento de las políticas y normas establecidas por la dirección que

normalmente influyen en los registros contables. En otras palabras, el sistema de control

interno no sólo atiende los asuntos de los registros contables sino también abarca las

operaciones, actividades y tareas que involucran la gestión de una empresa, al plan de

organización y los procedimientos por medio de las cuales la gerencia delega autoridad

y asigna responsabilidades a las diferentes áreas que constituyen la organización.

Así pues, el control interno administrativo tiene como objetivos principales

establecer:

Plan de organización

Métodos y procedimientos relacionados con al eficiencia de las operaciones

Adhesión a las políticas gerenciales.

2.2.6 Objetivos del Control Interno:

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Según Mintzberg (2009), entre los objetivos del control interno se tiene:

1. Proteger los activos de la organización evitando pérdidas por fraudes o negligencias.

2. Asegurar la exactitud y veracidad de los datos contables y extracontables, los cuales

son utilizados por la dirección para la toma de decisiones.

3. Promover la eficiencia de la explotación.

4. Estimular el seguimiento de las prácticas ordenadas por la gerencia.

De lo anterior surge que una empresa u organización debe regirse por objetivos, ya que

ellos proporcionan un sentido de dirección claro, sin ellos los individuos al igual que las

empresas tienden a la confusión, de la misma manera ayudan a la evaluación del progreso

obtenido, pues un objetivo claramente establecido, medible y con una fecha especifica,

fácilmente se convierte en un estándar de desempeño que permite a los individuos evaluar

sus progresos. Por tanto los objetivos son una parte esencial del control.

2.2.7 Características del control interno:

El Instituto Mexicano de Contadores Públicos (2012), identifica las características del

control interno de la siguiente manera:

Adecuada división de las responsabilidades y funciones.

Suficientes registros y autorizaciones que proporcionan un control contable

razonable sobre el activo, pasivo, ingresos y gastos.

Coherencia de las responsabilidades y funciones de cada uno de los departamentos

de la organización.

Calidad del personal proporcional a las responsabilidades que les corresponde.

2.2.8 Componentes de la Estructura de Control Interno.

La estructura de control interno de una organización está conformada por políticas,

normas y procedimientos diseñadas, implementadas y mantenidas por la gerencia de la

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empresa. Éstas reciben el nombre de componentes de la estructura de control interno que se

explican, fundamentadas en la consulta bibliográfica Arens (2013), a continuación:

Ambiente de Control, se refiere a la actitud y compromiso de la gerencia para establecer

una atmósfera propicia para la implantación y ejecución de las operaciones de la empresa

en forma controlada. Es importante destacar que si la alta gerencia considera que el control

es importante, el resto de las personas que conforman la organización lo sentirán y

responderán acatando responsable y conscientemente las políticas, normas y

procedimientos establecidos. Un ambiente de control fuerte se puede reflejar en la

existencia de sistemas de comunicación de políticas, normas y procedimientos

formalizados, de políticas de manejo de personal, de un departamento de control interno,

disposición de la gerencia para disponer de sistemas de información automatizados, y

participación de la gerencia en la elaboración de los presupuestos de recursos materiales,

humanos y financieros.

Una estructura de control adecuada, debe considerar los métodos formales de

comunicación sobre la autoridad y responsabilidad, éstos podrían incluir métodos tales

como: memorándum de la alta gerencia sobre la importancia del control y aspectos

relacionados con el control, planes formales operativos, descripción de puestos de trabajo

de los empleados y políticas relacionadas a través de manuales de organización.

Evaluación del Riesgo: consiste en la identificación y análisis por parte de la

administración de riesgos relevantes para la preparación de estados financieros de

conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados. Estos incluyen

eventos externos e internos que puedan afectar las actividades de registro, procesos y

emisión de los estados financieros. Cuando la gerencia identifica los riesgos, considera su

importancia, procede a iniciar los planes y programas para disminuirlos y, en algunos casos,

puede decidir aceptarlos debido al alto costo de evitarlos.

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Algunos factores que pueden ocasionar la aparición de riesgos, son:

Cambios en el Ambiente Operativo: cuando se incorporan nuevos procedimientos

para realizar las actividades administrativas.

Personal Nuevo: el personal nuevo puede tener diferentes enfoques o

entendimiento del control interno producto de una formación y cultura

organizacional adquirida en las distintas organizaciones donde ha trabajado.

Nuevas Tecnologías: requiere readaptación del personal e implementación de

nuevos procedimientos, lo que puede traer consigo el incumplimiento o mala

interpretación de alguna norma o procedimiento de control.

Reestructuras Orgánicas: pueden estar acompañadas por reducciones de personal y

cambios en la supervisión y segregación de funciones que pueden cambiar el riesgo

relacionado con el control interno.

Pronunciamientos de Contabilidad: la adopción de principios contables o el cambio

de los mismos puede afectar los riesgos al preparar los estados financieros.

Actividades de Control: Las actividades de control son las políticas, normas y

procedimientos que ayudan a asegurar que se tomen las acciones necesarias para el logro de

los objetivos organizacionales. Alguna de ellas son:

Asignación de Responsabilidades: De tal manera que las personas que conforman la

organización sepan a quienes y en que momento deben rendir cuentas de su labor y

a quienes pedirles cuenta de su cumplimiento.

Separación Adecuada de Funciones: esto significa, asignar a diferentes personas

las responsabilidades de autorizar y registrar transacciones y mantener la custodia

de los activos con el propósito de reducir la oportunidad para que alguien pueda

perpetrar y esconder errores o irregularidades en el cumplimiento de sus deberes.

Por ejemplo, en un centro de procesamiento electrónico de datos (PED) es deseable

separar las funciones de los analistas de sistemas quienes se encargan del diseño

general de los sistemas (especificaciones); los programadores, quienes desarrollan

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los diagramas de flujo y preparan las instrucciones para que la computadora realice

su actividad; y los operadores encargados de introducir los datos al computador.

Controles Físicos: esta actividad abarca la seguridad física de los activos, esto

incluye: su salvaguarda física, como instalaciones aseguradas sobre el acceso a los

activos y registros; autorización para el acceso a los programas de computación y

archivos de datos; y el conteo físico.

Procesamiento de la Información: realizar una variedad de controles a fin de

verificar la precisión, integridad y autorización de las transacciones. Las dos

agrupaciones amplias de las actividades de control de los sistemas de información

son: los controles generales y los controles de aplicación. “Los controles generales

incluyen los controles sobre operaciones de centros de datos, adquisición y

mantenimiento del software del sistema, las funciones de quienes desarrollaron el

mismo, seguridad de acceso a las aplicaciones y desarrollo y mantenimiento de los

sistemas de aplicación. Los controles de aplicación o específicos se refieren a los

establecidos en la operación del computador, que incluye: las entradas, proceso y

salida de datos (reportes).

Es importante destacar que estos componentes de la estructura de control interno estarán

siempre presentes independientemente del tamaño de la empresa. Lógicamente, es más

difícil establecer separaciones de funciones y responsabilidades en una compañía pequeña o

también sería poco razonable pensar que éstas tengan un departamento de auditoría interna.

Asimismo, no es común formalizar las políticas o procedimientos en manuales; es posible

que las empresas pequeñas cuenten con un personal competente y confiable con líneas

claras de autoridad; cuenten además con procedimientos adecuados de autorización,

ejecución y registros de documentos, así como documentos o formularios que no requieran

el uso de instrucciones formalizadas a través de manuales de normas y procedimientos.

Finalmente, el entendimiento más profundo sobre la teoría de control interno lograda a

través del desarrollo de este punto del marco teórico, en especial lo referido a los

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componentes de la estructura de control interno y sus características, serán fundamentales

y, por consiguiente, a considerar en el desarrollo del modelo de control interno propuesto

en la presente investigación.

2.2.9 Inventarios

El inventario puede tomar distintas forma de acuerdo con las características y naturaleza

de la organización. En su forma genérica, el inventario constituye el almacenamiento de

bienes y productos. Para una definición más precisa, se toma la establecida por Koontz

(2009) “Los inventarios son los bienes que poseen las empresas para su venta y para su

proceso, transformación y venta posterior, tales como materias primas, material de

empaque, abastecimientos, productos en proceso y artículos terminados”. (p.104)

2.2.10 Tipos de Inventarios

Existen varios tipos de inventarios y su presencia dependerá del objetivo de la

organización. Para una empresa industrial (manufacturera) comúnmente se aceptan los

siguientes:

Materia Prima: Son los utilizados para elaboración de los artículos terminados. Ej.

harina, madera, tela, entre otros.

Productos en Proceso: son aquellos productos que en su composición no están

totalmente terminados. En ellos se encuentra un porcentaje de materia prima, mano

de obra y gastos de fabricación, es decir, éstos representan productos semi

elaborados.

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Productos Terminados: conformado por todo aquellos productos que han pasado

satisfactoriamente el proceso productivo, incluyendo el proceso de control de

calidad, encontrándose aptos para su venta posterior.

Suministros: Incluyen todos los demás materiales y accesorios que, de una u otra

manera, forman parte del proceso de producción o del producto terminado y que no

se puede determinar su costo con exactitud. Por ejemplo tenemos los lubricantes

utilizados en el proceso de producción, pero no llegan a formar parte del producto

terminado.

Algunos otros, como las pinturas, colas, los clavos, lijas, entre otros, cuyas cantidades

empleadas son tan pequeñas que resultaría impráctico asignar sus costos directamente al

producto. Sin embargo, éstos van a formar parte del costo del producto terminado como

gasto indirecto de fabricación.

Por otra parte para una empresa comercial (compra-venta), el inventario no recibe ningún

proceso de transformación de materia prima en producto terminado, sino que los productos

o bienes se adquieren directamente para su posterior venta, denominándose en este caso

inventario de mercancía, siendo éste el que se utilizará en la presente investigación.

En cualquier caso, de la gestión de los inventarios surgen problemas que pueden generar

una serie de costos, adicionales al costo del producto, como lo son el costo de pedido o

adquisición y el costo por tenencia.

Costo de adquisición o de pedido, es el que se incurre al colocar la orden de compra.

Entre algunos se tienen: la papelería, llamadas telefónicas a los proveedores, uso de

tecnología de información (EDI o intercambio electrónico de datos), costo de mano

de obra en las compras y registro contable, uso de sistemas de computación y el

costo de recepción del producto.

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Costo de tenencia, son los que están relacionados con el mantenimiento de

productos disponibles tanto para la producción como para la venta. Entre algunos de

estos se tienen:

1. Obsolescencia: ocurre cuando el producto ya no es vendible debido a

patrones de consumo y deseos de los clientes. Sucede básicamente con

productos de moda y de alta tecnología.

2. Almacenamiento: implica el costo administrativo de mantener los

inventarios, tales como: personal, supervisión y operación, equipo de manejo

del material almacenado, registro, estantería, equipos especiales de

almacenaje, equipo de protección contra incendio, entre otros.

3. Deterioro: los materiales pueden sufrir daños físicos por malas condiciones

del lugar de almacenaje, manipulación indebida de los empleados del

almacén, o deteriorarse de muchas maneras de modo que se conviertan en

productos no aptos para la venta o para su uso.

4. Merma: la pérdida de condiciones físicas y de calidad del producto por la

acción del tiempo, puede llevar a la empresa a vender el producto por debajo

de su costo, o convertirlo, al igual que el deterioro, en no acto para su

comercialización.

5. Inmovilización de capital: poseer dinero invertido en inventarios significan

no tenerlo disponible para ser utilizado en otras actividades de la empresa.

En otros casos, la empresa necesita solicitar dinero a entidades financieras

para adquirir inventarios, lo que genera un costo por intereses.

6. Impuestos: el ajuste por inflación, establecido en la Ley de Impuesto Sobre

la Renta, que deben hacer las empresas al cierre de su ejercicio gravable a

los activos no monetarios y por consiguiente al inventario de mercancía,

puede generar un aumento en la renta gravable y por consiguiente el

correspondiente aumento en el pago de impuesto. Algo similar ocurre con el

impuesto a los activos empresariales que debe pagar toda persona jurídica o

natural sujeta al impuesto sobre la renta, sobre el valor de sus activos

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tangibles e intangibles, en este caso los inventarios de mercancía, como bien

tangible.

7. Seguros: como otros activos de la empresa, los inventarios son generalmente

protegidos por pólizas de seguro. La generación de estos costos, fortalecen

la necesidad que tienen las empresas de poner en prácticas una serie de

medidas de control que permitan la mejor utilización de sus recursos y por

consiguiente de sus inventarios de mercancía. Entre esas medidas de control

las empresas deben considerar la utilización de modelos determinísticos para

el mantenimiento del nivel óptimo de las existencias de sus inventarios.

Entre algunos de estos modelos se tiene el del lote económico simple, sugerida por Ford

Harris en 1915 y popularizada por R.H Wilson. De acuerdo a lo que describe Adam, Jr y

Ebert (1991), éste modelo supone las siguientes situaciones:

EL inventario es controlado en un punto (en un almacén).

La demanda es determinada.

El tiempo de espera es constante e independiente de la demanda.

El costo de adquisición por unidad es fijo.

2.2.11 Métodos de Valuación o Fijación del Costo a los Inventarios

Determinar el costo del inventario es uno de los aspectos más importantes dentro del

proceso de administración de los mismos, ya que según el costo que se le asigne a cada

producto, así será el monto en Bolívares del inventario; afectándose el costo de venta y por

consiguiente la utilidad o pérdida del ejercicio económico de la empresa. Por ejemplo, si el

inventario final se valora a un precio superior al que realmente existe, esto traerá como

consecuencia que el costo de venta disminuya y, por tanto, aumente la utilidad neta del

ejercicio económico de la empresa con su consecuente pago de impuesto sobre la renta.

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En vista de su gran importancia, existen diferentes métodos de valuación de los

inventarios, entre los cuales se describen:

Identificación específica: particular en las empresas donde cada artículo se

diferencia de los demás y tiene un costo particular conocido, valorándose al costo

que muestran las facturas de compras. Por ejemplo, una agencia de vehículos puede

llevar el costo exacto de cada vehículo en existencia ya que cada uno es diferente en

modelo, serial de carrocería y motor.

Primero en Entrar, Primero en Salir (Fifo o Peps): este método establece que la

primera mercancía que se compra es la primera que se vende, es decir, se le da

movimiento a la mercancía más vieja y las existencias que quedan la conformarán

las últimas compras. Por lo que el costo de los productos se fijará de acuerdo a los

precios que aparezcan en las facturas de las últimas compras; ofreciendo la ventaja

de ajustarse más a la realidad y por consiguiente a la situación del mercado.

Último en Entrar, Primero en Salir (Lifo o Ueps): con este método las últimas

mercancías adquiridas serán las primeras en venderse, quedando en existencias la

mercancía más antigua con los costos más viejos; que en economías cambiantes

suelen ser menores a los de compras más recientes.

Promedio Aritmético: llamado también promedio simple, consiste en tomar los

costos unitarios y calcularle su media aritmética. Por ejemplo si se ha comprado un

mismo producto a los precios unitarios de Bs. 50, 60, 65 y 80 el precio unitario será

como sigue: P.A= 50+60+65+80 ===> P.A= 63,75 (costo unitario). Este método es

muy poco utilizado ya que parece ilógico que los precios unitarios aplicables tanto a

las compras importantes como a las pequeñas se les da la misma ponderación en el

cálculo.

Promedio Móvil: los costo unitarios de los productos se establecen de acuerdo a las

variaciones producidas por las entradas y salidas de la mercancía. Para su cálculo se

van obteniendo promedios sucesivos al dividir el costo total entre cada saldo de

unidades después de cada transacción.

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32

2.2.12 Métodos de Contabilización de los Inventarios

De acuerdo a la frecuencia con que se tomen los inventarios, hay dos métodos de

aceptación general para su contabilización: inventario periódico e inventario continuo. Con

el método de inventario periódico, la cuenta de inventario de mercancía no es afectada

durante todo el ejercicio económico de la empresa. Este método, consiste en realizar un

cargo a la cuenta de gasto de adquisición de mercancías, llamada compra, con abono a la

cuenta de banco o cuenta por pagar.

Por otra parte, cuando hay una venta se carga al activo, ya sea cuenta por cobrar , caja o

banco y se abona a la cuenta de venta. Se observa que en ningún momento se ha afectado la

cuenta de inventario, por lo que la empresa no podrá conocer su valor sin antes realizar una

toma física del mismo. Haciendo uso de este método, para determinar el costo de venta y

por consiguiente la utilidad de ejercicio, se debe realizar lo siguiente:

1. Un inventario final de mercancía, para determinar el valor en Bolívares de las

existencias.

2. Conociendo el valor final de las existencias, la empresa puede sumar conjuntamente

el valor del inventario inicial y el costo de las compras del período y luego restar el

valor del inventario final, de manera que por deducción aritmética se llega al valor

del costo de venta total del ejercicio que se está cerrando.

3. Finalmente, en el estado demostrativo de ganancias y pérdidas, a las ventas netas se

le restan el costo de venta y se obtiene la ganancia bruta en ventas.

Por otra parte con el método de inventario perpetuo, la cuenta de inventario de mercancía

se debita cada vez que se adquiere una mercancía y se acredita cuando se realiza una venta,

por el costo de la mercancía vendida. Como consecuencia, la cuenta de inventario de

mercancías muestra perpetuamente el valor de la mercancía que tiene la empresa en

existencia, es decir, le permite saber en cualquier momento el valor del inventario

disponible, simplemente consultando la contabilidad.

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Para utilizar un sistema de inventario perpetuo, es necesario no sólo mantener al día el

precio de venta sino que también el costo de los productos que se venden, con el fin de

poderlos contabilizar cada vez que se hace una venta. Se observa entonces que aunque el

método perpetuo es más lógico de utilizar, es probablemente un poco más costoso que el

método de inventario periódico.

2.2.13 Control Interno en los Inventarios

Los procedimientos referentes a los inventarios deben ofrecer una seguridad razonable a

la empresa contra pérdidas por desperdicio, robo, mantenimiento adecuado en los

almacenes, correcta contabilización de entradas y salidas y su exacta valuación.

Asimismo, deben también producir información segura sobre el movimiento y

composición de las mercancías. Al respecto, Garay (2010) aporta que “El control interno de

inventarios, está vinculado con las actividades de compra, fabricación y venta de productos.

Un adecuado control interno exige que las mercancías sean debidamente pedidas, recibidas,

controladas, segregadas y contadas físicamente para asegurar la corrección de los

inventarios y su adecuada valuación”. (p.201).

Los métodos por los cuales se pueden obtener estos resultados varían según el tamaño y

clase de negocio. Estos factores, también determinan el grado de control efectivo sobre los

inventarios. Por ejemplo, para una empresa que compra y vende un sólo tipo de producto le

será menos complejo ejercer el control sobre sus existencias de mercancía que a una

empresa que negocia con miles de productos. También sería más difícil si la compañía

compra materias primas para convertirlas en un producto manufacturado, en el cual éstas

pierden toda su identidad y algunas de sus características.

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Al respecto, Arens (2013), dice que”El inventario toma formas diferentes, de acuerdo

con la naturaleza del negocio. Para los negocios de ventas al detal o al mayor, el inventario

más importante es la mercancía a mano disponible para su venta...Una compañía industrial

tiene materias primas, piezas compradas y suministros para uso en la producción, artículos

en proceso de fabricación y mercancía terminada disponible para la venta....”. (p.115)

Es pues, el manejo de los inventarios una de las actividades más complejas dentro de la

organización ya que en su planeación y ejecución intervienen distintas áreas, tales como:

ventas, finanzas, compras y contabilidad. Además, los inventarios constituyen junto con el

dinero y las cuentas por cobrar, los elementos básicos del Balance General y del Estado de

Ganancias y/o Pérdidas de las empresas; y son también elementos fundamentales para la

determinación del índice corriente que indica la capacidad de la empresa de enfrentar sus

obligaciones a corto plazo. Por tanto, el resultado de su administración va influir en la

posición financiera y competitiva de la empresa, de allí la importancia de mantener una

estructura adecuada de control interno para el área del inventario de mercancía.

2.2.14 Funciones que deben Controlarse

Durante el proceso de producción y en la medida que los inventarios se mantienen en la

organización, se ejerce una serie de controles sobre su existencia y sus costos relacionados

con las funciones de: compras, recepción, almacenaje, despacho, control físico y registro de

la mercancía. Dichas funciones a continuación se explican:

Compras: se debe enviar requisiciones de materiales al departamento o gerencia de

compras a fin de que la ordene. Los empleados del departamento de compra actúan

como agentes o intermediarios y no inician la compra. Para esto, el personal de

almacén elabora la requisición cuando la existencia ha llegado a un nivel

determinado o hay la necesidad de satisfacer la solicitud de algún cliente.

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En un adecuado sistema de control interno, el departamento de compras o la persona

encargada de realizarla no puede ser el responsable tanto de ordenar la compra, confirmar

la llegada de la mercancía, aprobar su pago y autorizar su despacho. Tal mezcla de

funciones hace fácil entrar en acuerdos extraños, a la compañía, con los proveedores o

apoderarse y ocultar irregularidades no registrando debidamente la recepción y el despacho

de las mercancías.

Finalmente, es importante destacar que el empleado encargado de las compras debe

conocer la situación del mercado (proveedores, precios, calidad del producto) y de esta

manera poder obtener los mejores resultados para la compañía.

Recepción: es una de las funciones críticas para la empresa, ya que en ésta es donde

se reconoce por primera vez la adquisición de la mercancía, así como el pasivo

relacionado. Los artículos que se reciben se inspeccionan en cantidad y calidad, para

luego elaborar el reporte de recepción que se convierte en parte de la

documentación necesaria para realizar el pago. En algunos tipos de negocios se

considera la preparación de reportes de recepción como imprácticos; en este caso, se

reciben las mercancías con la factura y el original den la orden de compra. El

empleado de recepción sella y firma dichos documentos, en señal de a haber

recibido la mercancía, y los distribuye a los departamentos involucrados en su

registro, que generalmente son compras y contabilidad.

Almacenaje: cuando se reciben los materiales, éstos son guardados en el almacén

hasta que se necesiten para la producción, en el caso de materia prima o para la

venta si es producto terminado. En el caso de materia prima, los materiales deben

ser enviados al departamento de producción de acuerdo a la solicitud hecha, a través

de una requisición. En la requisición se indicará el tipo y cantidad de material que se

requiere y debe estar autorizado por un funcionario competente; una vez despachada

la materia prima se procede actualizar los archivos de inventario perpetuo. Luego,

en la medida que el departamento de producción concluye los artículos, estos serán

enviados al almacén de productos terminados para su posterior despacho o venta.

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En los almacenes de productos terminados o de mercancías disponibles para la venta, los

materiales deben localizarse físicamente de tal manera que permitan las actividades

normales de almacén, como los son las entradas, salidas y toma física de inventario. Es

importante organizar físicamente las existencias de tal manera que los artículos de alto

movimiento se encuentren en las áreas de más rápido y fácil acceso.

En cuanto a la seguridad del almacén Matalobos (2011), explica que un adecuado

sistema de control interno debe considerar lo siguiente:

“Protección Física: las áreas de los almacenes deben estar bien cercadas y

protegidas de tal manera de minimizar la entrada de personas o intrusos. Hay que

tratar que las áreas de depósito estén bien iluminadas.

Control de Acceso: establecer acceso restringido a las zonas del almacén, es decir

no permitir la entrada de personas o empleados que no tengan que ver con la

actividad del almacén. Esto se debe hacer con el propósito de establecer e identificar

las responsabilidades del personal involucrado en el manejo físico del inventario.

Presencia de equipos de protección contra incendios”.

Despacho de Artículos: los procedimientos de despachos deben asegurar a la

compañía que las salidas de mercancía sean los previstos y que estén autorizados

por funcionarios competentes. Algunas empresas utilizan órdenes de despacho para

dar salida a las mercancías, copia de esta orden se envía al departamento de

facturación para que se elabore la factura correspondiente. Es importante destacar,

que el empleado encargado de elaborar la factura no debe participar en las funciones

de despacho; la combinación de estos deberes en un sólo empleado pudiera facilitar

irregularidades, ya que le permitiría, por ejemplo, despachar el producto y no

elaborar la factura. En otros casos, no se utilizan órdenes de despacho sino que la

factura es utilizada como listado de empaque, una de las copias es entregada o

enviada al cliente con el producto y otra al departamento de contabilidad o

cobranza.

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Registro de los Inventarios: Una estructura de control interno debe considerar:

1. “Procedimientos adecuados para el registro y acumulación de los elementos

del costo... para asegurarse la correcta valuación de los inventarios y la

determinación del costo de ventas del ejercicio

2. Registros adecuados para el control de las existencias, tanto en almacenes

de la empresa como de terceros...proporciona un control permanente y la

verificación mediante recuentos físicos que permiten conocer faltantes,

mermas, etc.

3. Registros adecuados para el control de las existencias de terceros en

almacenes de la empresa. Cuando existen mercancías recibidas en

consignación, en custodia, etc., se hacen necesario controles que capten

oportunamente sus entradas y salidas a los almacenes con el propósito de

distinguirlas de las propias.

En un sistema automatizado (computarizado) es fundamental que los sistemas de

compras, facturación, control de inventarios se encuentren integrados. Esto dará una

garantía, de que al momento de elaborar una factura de venta o de recibir un producto,

automáticamente se harán los registros en los archivos de inventario (maestro de producto y

movimiento individual o kardex electrónico); así como, los respectivos cargos o abonos en

los archivos de los sistemas de cuentas por cobrar o cuentas por pagar. Si el sistema posee

un nivel alto de integración, es posible generar automáticamente el registro en el sistema de

contabilidad.

En los sistemas manuales o semi-automatizados, es importante que los totales

registrados en la cuenta del mayor general de inventario sean producidos

independientemente del personal que mantiene los auxiliares de mercancía, de manera tal

que si se hicieran anotaciones impropias en éstos, serían descubiertos al no conciliar con las

cuentas control respectivo en la contabilidad. Igualmente, los empleados que mantienen los

auxiliares de mercancías deben ser independientes del personal a cargo o responsable de las

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existencias físicas. Sin dicha independencia, las diferencias o faltantes en las existencias

físicas que sean conocidas por el almacenista pudieran ser ocultadas mediante anotaciones

impropias en los libros. Esta posibilidad de ocultación estaría al alcance inmediato del

almacenista que tenga autoridad sobre los empleados que llevan los auxiliares de

mercancías.

Control Físico: un adecuado sistema de control interno, debe prever la realización

de conteo físico de mercancía en la fecha de balance o cerca de la misma y en el

transcurso del año. Las tomas físicas de inventario que se realizan una vez al año,

por lo general requieren cerrar el almacén durante su realización. Para tal efecto, se

hace un conteo físico de la totalidad de los productos y se compara contra lo que

indica el kardex (manual o electrónico), las diferencias son anotadas y sometidas a

un análisis posterior. Estas diferencias no deben ser investigadas por personas que

estén en posición ventajosa para malversar la mercancía de alguna manera.

Solamente, después de que las diferencias encontradas hayan sido completamente

investigadas por personas que no pueden ser responsables de ellas y las causas

determinadas (descuido, falta de honradez o errores de registro), es cuando se deben

hacer los respectivos ajustes.

Adicionalmente, se pueden realizar conteos a lo largo del año sobre pequeñas cantidades

de productos. Esto permite repartir la carga de trabajo durante el año, no causa tantas

interrupciones a las actividades del almacén y da información más precisa y continua sobre

la existencia de la mercancía.

Tomar un inventario físico es frecuentemente una tarea delicada que puede involucrar

grandes áreas y largos períodos de tiempo. Por tanto, no sería satisfactorio depender

solamente de instrucciones orales o conocimientos generales del personal que realizará la

toma física de los inventarios. En relación a esto, los procedimientos de control deben

incluir instrucciones por escrito para el conteo físico, prever una adecuada supervisión por

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el personal responsable, verificación interna de las partidas contadas y un control adecuado

sobre las hojas de conteo y tarjetas de los productos.

Además, debe asegurarse no solamente de que las instrucciones por escrito se han

preparado correctamente sino que los empleados asignados, para la toma del inventario, han

sido entrenados en forma adecuada y que son competentes para llevarlo a cabo.

La toma física de inventarios debe considerarse, antes que una muestra de desconfianza

hacia ciertas personas, como un instrumento de retroalimentación que permita a la

administración fortalecer los mecanismos de control sobre los inventarios de mercancía y

de esa forma lograr, hasta donde sea posible, la exactitud de las cifras que se presenta en los

estados financieros.

Los conceptos citados y desarrollados en esta sección de la investigación, constituyen el

punto de partida para el desarrollo del modelo de control interno propuesto. Esto se debe al

hecho de que se hacen referencias a las funciones básicas que se deben definir y controlar

en el ciclo o flujo de inventario, como lo son: compras, recepción, almacenamiento,

despacho, registro y control físico de la mercancía. Funciones que deben estar incorporadas

en cualquier sistema de control interno de inventario de mercancía

2.2.15 Revisión de Modelos de Control Interno para el Inventario de Mercancía

Los sistemas de control interno del inventario pueden estar conformados por una

totalidad de medidas administrativas y contables que están relacionadas con los distintos

ciclos operacionales que ocurren dentro de una organización. Al respecto, Arens (2013),

señalan cinco funciones que conforman el ciclo de inventarios y controles internos:

Procesamiento de Órdenes de Compra: se inicia la compra cuando el personal del

almacén emite una requisición de mercancía ya sea por haber llegado a su existencia

mínima o para satisfacer la demanda de algún cliente. Dicha requisición es enviada

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al departamento de compras que se encargará de elaborar la orden de compra con el

propósito de adquirir el producto. Dichas órdenes deberán tener las respectivas

autorizaciones.

Recepción de Materiales Nuevos: consiste en recibir los materiales (materia prima)

que más tarde sufrirán un proceso de transformación. Los mismos deberán ser

inspeccionados en cuanto a su cantidad y calidad. En algunas empresas se elaboran

reportes de recepción de mercancía.

Procesamiento de Artículos: la parte de procesamiento del ciclo de inventario y

almacenamiento varía mucho de empresa a empresa. La determinación de las

partidas y la cantidad a producirse se basa, por lo general, en órdenes específicas de

clientes, pronósticos de ventas o niveles predeterminados de inventario de artículos

terminados. Con frecuencia, un departamento separado de control de la producción

es responsable de la determinación del tipo y cantidades de producción. Igualmente,

el departamento de producción debe generar reportes de producción y desperdicios

para que el departamento de contabilidad de costo pueda reflejar el movimiento de

los materiales en los libros y determinar costos precisos de producción.

Almacenamiento de Productos Terminados: en la medida que los productos son

terminados, estos son pasados al almacén de productos terminado con el propósito

de que sean despachados a los clientes que los han solicitado. En compañías con

buenos controles internos, los artículos terminados se guardan bajo control físico en

un área separada de acceso limitado.

Archivo Maestro de Inventario Perpetuo: incluye información acerca de las

unidades de inventario adquiridas y vendidas, o también incluye información acerca

de los costos unitarios. Este archivo se actualiza cada vez que existe un transacción

ya sea de compra de materia prima, transferencia o venta del producto terminado.

Igualmente, el autor citado, habla de una serie de controles básicos que se deben

considerar para un adecuado manejo de los inventarios, refiriéndose a:

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1. Uso de áreas de almacenamiento separadas físicamente, con acceso limitado para

las materias primas, productos en proceso y productos terminados.

2. La asignación a personas específicas de la responsabilidades de la custodia del

inventario de materiales.

3. Documentos foliados aprobados para la autorización del movimiento de inventario.

4. Los archivos maestros de inventario perpetuos deben ser mantenidos por personas

que no tienen custodia o acceso a los activos.

Adicionalmente, el mismo autor precisa que es necesaria la realización de conteos

físicos de las partidas que conforman el inventario. Estos pueden hacerse a fecha de cierre

de balance o en el transcurso del año. Además, resaltan la importancia de la planificación

de la toma de física del inventario, la cual incluye instrucciones para el conteo físico,

supervisión por parte del personal responsable, verificación interna independiente de los

totales de cada partida, conciliaciones independientes del conteo físico con los archivos

maestros de inventario perpetuo y control adecuado sobre las hojas o etiquetas de conteo.

Es importante mencionar la opinión de Taylor (2008), en cuanto a las características de

un sistema de control interno: “La mayoría de las organizaciones que realizan operaciones

financieras llevan algún tipo de control. Por ejemplo, las instituciones religiosas y de

beneficencias que aceptan donativos en dinero público, hacen que más de una persona

cuenten los fondos, y con frecuencia, usan una caja cerrada para hacer la colecta.

En el mundo de los negocios, muchas empresas que pagan los sueldos con cheques

requieren dos firmas para que esos cheques puedan ser cambiados en el banco. Otro control

de pago, cuando los empleados reciben su salario con base en el tiempo trabajado. consiste

en hacer que alguien, en calidad de supervisor, autorice los registros de trabajo antes de que

se efectúe el pago. Sin controles de este tipo sería muy difícil que una empresa protegiera

sus activos, confiara en sus registros y en general operara en forma eficiente.”

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Este autor aunque no hace referencia expresa al inventario, si señala elementos

esenciales que deben estar presente en un adecuado sistema de control interno de

inventario, como lo es: la segregación de funciones y asignación de responsabilidades,

custodia física, adecuada aprobación y supervisión de las actividades.

Por su parte, Cook y Winkle (2010), señala que es indicación de un buen control

contable sobre los inventarios, si las funciones de los empleados están separados de tal

modo que las personas que controlan los inventarios no están también a cargo de la

elaboración de las facturas o del registro de las compras.

Además, no se deben despachar mercancía hasta tanto la venta esté aprobada y la

facturas de compras no deben ser registradas o aprobadas para realizar el pago, sino hasta

que se determine que los informes de recepción concuerdan con los artículos relacionados

en la factura de compra.

Igualmente, hacen referencia al control físico; es decir, al conteo de las existencias para

determinar algún faltante, y a la presencia de medidas de protección contra robo o

deterioro. Estas medidas abarcan la presencia de alarmas contra robos, vigilancia, cercas,

cerraduras, orden y limpieza en las áreas donde se encuentra almacenada la mercancía.

Es importante destacar que todos los autores señalados, coinciden en algunos elementos

fundamentales que debe contemplar un adecuado sistema de control interno para los

inventarios de mercancía, tales como:

Segregación adecuada de las funciones: de autorización, recepción, custodia y

almacenaje de la mercancía.

Protección contra pérdida por robo o daños de las existencias.

Comprobación de la existencia física a través de toma física de los inventarios

Presencia de procedimientos adecuados para registrar en forma oportuna y exacta el

flujo del movimiento del inventario, esto involucra: entrada-- proceso--salida.

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En vista de su importancia y común denominador en los diferentes autores, los elementos

antes citados serán considerados en el modelo de control interno a proponer.

2.2.16 Estrategias para el manejo del inventario y reducción de costos

Según Castillo (2005), “Los problemas de inventarios son promovidos por la

comunicación ineficiente tanto interdepartamental como a través de la cadena de

suministro”. Como consecuencia, esto puede ocasionar sobreproducción (producir sin

considerar la demanda existente o esperada) y almacenamiento de inventarios de seguridad

excesivos (inventario con el propósito de prevenir paros en producción por faltante

imprevisto de material). (p.234)

Estos problemas incurren en los costos de las empresas e instituciones en general. El

costo del inventario no solo considera el costo del producto o materia prima sino que

incluye:

Costo de mantenimiento (espacio utilizado, manejo, seguro, depreciación, entre

otros)

Costo por orden (papeleo, inspección, preparación de maquinaria, entre otros)

Costo de agotamiento al no poder satisfacer la demanda; el cual se refleja con la

pérdida de la venta, penalizaciones y/o pérdida del cliente.

Es por esto que se recomienda contar con un sistema de control de inventarios que

permita monitorear y prevenir que los niveles de inventario afecten la calidad del producto

y nivel de servicio, y generen costos innecesarios. Este sistema responde las siguientes

preguntas: ¿Cómo monitorear el producto?, ¿Cuándo realizar la orden de compra?, ¿Cuánto

material comprar?

En este orden de ideas Durham (2013), explica lo siguiente:

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Primeramente, el monitoreo del material se realiza con un sistema de inventarios y

puede complementarse con la segmentación de productos. Este aspecto es fundamental para

asegurar el éxito de cualquier implementación ya que permite conocer el comportamiento

del inventario; su demanda histórica, rotación y periodos de entrega. Esta información

permite la implementación de pronósticos de demanda, y asignación de políticas de

inventario adecuadas, entre otros.

El sistema de inventarios es necesario para mantener un registro del inventario y puede

realizarse de forma perpetua o periódica. Perpetua se refiere al registro continuo, pudiendo

ser diario o en tiempo real, mientras que el periódico se realiza cada cierto tiempo. Este

sistema concluye la cantidad disponible de inventario según los bienes vendidos y

producidos, pero periódicamente requiere de un conteo físico para considerar inventario

perdido, robado o estropeado.

Adicionalmente, la segmentación de productos permite que la asignación de políticas

más laboriosas se enfoque solo en material que genere el mayor impacto en la empresa.

Entre las técnicas más conocidas se encuentra la segmentación “ABC”, que clasifica

productos según su valor. Esta se basa en el principio de Pareto que supone que ~20% de

los productos representan el 80% de valor en la empresa

Después de mantener un monitoreo del inventario disponible y haber conocido aquellos

productos que generan mayor impacto en la empresa, el siguiente paso es asignar las

políticas de compras más adecuadas para la empresa. El propósito es estandarizar

procedimientos y asegurar el reabastecimiento del material. Dos de las políticas más

utilizadas son el punto de re-orden y la revisión periódica.

La política de punto de re-orden consiste en ordenar en el momento que el inventario

llegue a cierto nivel, por lo que requiere de un sistema de inventario continuo para

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garantizar su eficiencia. Este punto puede variar según la estabilidad de la demanda y del

plazo de entrega. Si ambos son estables, éste se puede calcular multiplicando su demanda

con el plazo de entrega.

La cantidad a ordenar con esta política es conocida como Cantidad Económica de

Pedido (EOQ por sus siglas en inglés) y no varía ya que considera los costos del inventario

y demanda, buscando aquella que satisfaga el cliente al menor costo.

La política de revisión periódica realiza la orden de compra cada cierto tiempo y ordena

según material en existencia. Esta política puede utilizarse con un sistema de inventario

periódico y se utiliza para simplificar el procedimiento de levantar órdenes o cuando un

proveedor está a cargo de varios productos. Esta estrategia requiere inventario de seguridad

ya que tiene un riesgo mayor de no contar con inventario disponible durante el plazo de

entrega del material.

En este mismo orden y dirección, Jacobs (2013), expresa que “El sistema de control de

inventarios es necesario para cualquier empresa ya que permite conocer el comportamiento

de su inventario y disminuir sus costos”. A su vez, estas estrategias han sido utilizadas por

empresas que han tenido problemas económicos en su entorno, que desean ser más

competitivos o que no pueden competir debido a altos costos de producción.

Por consiguiente, un manejo eficiente de sus inventarios significa costos menores de

inventario, posible reducción de espacio requerido, incremento de productividad al

prescindir de material faltante para producción y mayor flexibilidad en el departamento de

compras y un enfoque hacia el inventario de mayor impacto.

2.3 Bases Legales

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En toda organización, bien sea pública o privada, la planificación y el control interno de

los inventarios, deben estar enmarcados en un conjunto de disposiciones legales vigentes en

el país. En tal sentido, Acceagro, C.A, debe tomar en consideración ciertos instrumentos

jurídicos, los cuales se mencionan a continuación.

2.3.1 Constitución de la República Bolivariana de Venezuela. Publicada en Gaceta Oficial Nº 5.453 (Extraordinaria) de 1999

El Estado busca la generación de un modelo económico con una racionalidad más

centrada hacia la búsqueda del bienestar común que hacia la acumulación de capital.

En la Constitución, la libre empresa es garantizada en el artículo 112, cuando reza que

“Todas las personas pueden dedicarse libremente a la actividad económica de su preferencia, sin más limitaciones que las previstas en esta Constitución y las que establezcan las leyes, por razones de desarrollo humano, seguridad, sanidad, protección del ambiente u otras de interés social. El Estado promoverá la iniciativa privada, garantizando la creación y justa distribución de la riqueza, así como la producción de bienes y servicios que satisfagan las necesidades de la población, la libertad de trabajo, empresa, comercio, industria, sin perjuicio de su facultad para dictar medidas para planificar, racionalizar y regular la economía e impulsar el desarrollo integral del país.”

Este artículo es como un estatuto de las libertades personales. Ofrece un equilibrio entre

la iniciativa privada y la libertad de empresa, comercio e industria por un lado y por otro la

autoridad del Estado para racionalizar y regular la economía e impulsar el desarrollo del

País. Esta libertad corresponde conforme a la Constitución a "todos", es decir, a todos los

sujetos de derecho y por tanto, no solo a los venezolanos sino también a los extranjeros.

2.3.2 Código De Comercio. Gaceta Oficial Extraordinaria No. 475 Del 21 de

Diciembre de 1955

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http://www.monografias.com/trabajos12/desorgan/desorgan.shtml

http://www.monografias.com/trabajos2/rhempresa/rhempresa.shtml

http://www.monografias.com/trabajos16/industria-ingenieria/industria-ingenieria.shtml

http://www.monografias.com/trabajos16/acto-de-comercio/acto-de-comercio.shtml

http://www.monografias.com/trabajos14/la-libertad/la-libertad.shtml

http://www.monografias.com/trabajos/tomadecisiones/tomadecisiones.shtml

El Código de Comercio regula las operaciones mercantiles y actos de comercio que

realizan los comerciantes. En algunos de sus artículos presenta disposiciones que, de alguna

forma, pueden interpretarse como controles básicos o primarios que debe contemplar

cualquier empresa en Venezuela.

El artículo 32 establece la obligatoriedad a todo comerciante de llevar libros de

contabilidad (diario, mayor e inventario), así como los auxiliares que estime necesario para

llevar en forma clara y ordenada el registro de todas las operaciones financieras que realice.

El artículo 34 del mismo código, señala que todo comerciante al finalizar su ejercicio

económico deberá elaborar su balance donde presente todos sus bienes y obligaciones; así

como el estado de ganancia y pérdida donde se muestre los beneficios obtenidos de sus

actividades. De igual manera el artículo 36 dicta ciertas normas de orden y presentación en

cuanto al uso adecuado de los libros de contabilidad.

Así pues, existe una normativa y regulación por parte del Estado venezolano para que

las empresas tengan un control básico de sus actividades y de esta forma puedan rendir

cuentas de sus resultados ya sean a sus socios, propietarios o terceras personas, incluido el

Estado venezolano.

Estos controles básicos, tipificados en el Código de Comercio tales como: poseer un

sistema contable para registrar todas las operaciones de la empresa y elaborar estados

financieros por lo menos una vez por año, donde se muestren los bienes, obligaciones y

resultados de las operaciones de la empresa durante su ejercicio económico, permiten

establecer las bases fundamentales de un adecuado sistema de control interno dentro de

cualquier organización. Por otro lado, si se considera el supuesto de que una empresa no

tome en cuenta estos dos elementos (sistema contable y elaboración de estado financieros),

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48

simplemente adolecería de los instrumentos primarios para medir su desempeño y grado de

cumplimiento de sus metas y objetivos; el resultado lógico sería su inevitable desaparición.

2.3.3 Ley de Impuesto Sobre la Renta. (1999) Gaceta Oficial Extraordinaria Nº

5.390

La Ley de Impuesto Sobre la Renta en su artículo 82 señala la obligación que tienen los

contribuyentes de llevar en forma ordenada y ajustada a los principios de contabilidad

generalmente aceptados, los libros y registros que constituyan medios de control y

comprobación de todos sus activos, pasivos y resultados de sus operaciones. Igualmente,

señala la obligación de mantener los documentos que den fe o apoyen todas las operaciones

comerciales que realice la organización. Por lo tanto la Ley obliga, a través de éste artículo,

a las empresas a incorporar elementos básicos de un sistema de control interno, que

contribuirán tanto a salvaguardar sus activos como lograr la exactitud y confiabilidad de sus

registros contables.

Por otra parte, la Ley del Impuesto al Consumo Suntuario y Ventas al Mayor señala en

el artículo 51 la obligatoriedad que tienen los contribuyentes ordinarios de éste Impuesto de

llevar los libros y registros necesarios para un adecuado control del cumplimiento de las

disposiciones establecidas en la referida Ley, así como en su reglamento. Siendo necesario,

que el contribuyente abra en su contabilidad cuentas especiales para el registro y control de

los impuestos correspondientes a los débitos y créditos fiscales.

Además, la Ley de Impuesto Sobre la Renta (artículos 91 hasta el 113), establece los

ajustes inicial y regular por inflación que deben hacer los contribuyentes sobre sus activos y

pasivos no monetarios y sobre el patrimonio, al final de su ejercicio económico, lo que

obliga a las empresas a tomar medidas de control que le permitan mantener sus inventarios

de productos en los niveles óptimos, y de esa forma atenuar los efectos fiscales (aumento de

la renta gravable) como consecuencia de la aplicación de dicha normativa. Por otro lado la

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Ley de Impuesto a los Activos Empresariales, fija una alícuota de impuesto del uno por

ciento (1%) sobre el monto promedio de los valores de los activos tangible (entre ellos el

inventario de mercancía) e intangible, existentes al inicio y cierre del ejercicio económico.

2.3.4 Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional

de Control Fiscal. (Gaceta Oficial N° 6.013 Extraordinario del 23-12-10)

El artículo 39 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del

Sistema Nacional de Control Fiscal ordena que:

“Los gerentes, jefes o autoridades administrativas de cada departamento, sección o cuadro organizativo específico deberán ejercer vigilancia sobre el cumplimiento de las normas constitucionales y legales, de los planes y políticas, y de los instrumentos de control interno a que se refiere el artículo 35 de esta Ley, sobre las operaciones y actividades realizadas por las unidades administrativas y servidores de las mismas, bajo su directa supervisión.”

El artículo 40 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del

Sistema Nacional de Control Fiscal estatuye que:

“Sin perjuicio de las funciones de la Contraloría General de la República y de lo dispuesto en el artículo 36, corresponde a las unidades de auditoría interna de las entidades a que se refieren el artículo 9, numerales 1 al 11, de esta Ley, evaluar el sistema de control interno, incluyendo el grado de operatividad y eficacia de los sistemas de administración y de información gerencial, así como el examen de los registros y estados financieros, para determinar su pertinencia y confiabilidad, y la evaluación de la eficiencia, eficacia y economía en el marco de las operaciones realizadas.·

50

50

En esta sección de la investigación se encuentran plasmados las leyes y reglamentos

que sustentan la misma o que se encuentran relacionadas. Sin embargo, en Venezuela no se

ha aprobado ninguna Ley que regule las normas de control interno en la administración

privada, ello contribuye en gran medida a que las empresas realicen sus actividades lo

mejor posible y los sistemas de información sean adaptados a sus necesidades. Además,

éste país cuenta con una serie de normativas formuladas por la Federación de Contadores

Públicos de Venezuela que tienen como finalidad regular las actividades de los

profesionales de esta rama de estudio. Algunas de ellas serán expuestas a continuación.

2.3.5 Se consideran como basamento normativo de ésta investigación las siguientes

Declaraciones de Normas de Auditoria (DNA), emitidas por la Federación de Colegios de

Contadores Públicos de Venezuela (2002):

La DNA-0 Normas de Auditoría de Aceptación General establece que el auditor debe

realizar una completa evaluación del control interno de la empresa y, en base a ella,

seleccionará los procedimientos de auditoría necesarios para llevar a cabo su auditoria. Su

proceso de evaluación comienza con un conocimiento del negocio de la empresa, para que

el Contador Público pueda determinar las transacciones que debe examinar y pueda

formarse un juicio sobre la propiedad de las políticas y procedimientos aplicados por la

misma. El estudio del control interno tiene como fin obtener un conocimiento de cómo está

conformado éste, no sólo desde el punto de vista de las normas y procedimientos

establecidos por la organización, sino también de cómo opera en la práctica. En tal sentido,

los profesionales en el área de Contaduría Pública deben cumplir con todas las normas y

procedimientos de auditoría establecidos para tal fin.

De igual manera, la Norma Internacional de Auditoría (NIA) Nº 400 Evaluación de

Riesgo y Control Interno, cuyo propósito es establecer normas y suministrar lineamientos

para obtener una comprensión de los sistemas de contabilidad y de control interno, y sobre

el riesgo de auditoría y sus componentes, riesgo inherente, riesgo de control y riesgo de

51

51

detección; todo esto con la finalidad de que le sirva de base al auditor para la planeación de

su auditoría y el desarrollo de un enfoque de auditoría efectivo.

En cuanto a las Normas Internacionales de Contabilidad. La NIC N° 1, establece las

bases para la presentación de los Estados Financieros con propósitos de información

general con el fin de asegurar la comparabilidad de los mismos.

La NIC N° 2, indica que el objetivo de la norma es prescribir el tratamiento contable de

las existencias.

De igual manera la NIC N° 8, se enfoca en prescribir los criterios de clasificación,

información a revelar y tratamiento contable de ciertas partidas de la cuenta de resultados,

para una presentación uniforme de la misma.

2.4 Definición de términos básicos

Activo: Conjunto de bienes y derechos reales y personales sobre lo que tienen propiedad.

Castillo (2005).

Almacenista: Personal encargado de la colocación y acomodo de los materiales dispuesto

para almacenaje. Catacora (2010)

Auditoria: Examen objetivo, sistemático, profesional e independiente aplicado a una

organización por un auditor completo. Holmes (2004)

Balance General: representa la situación financiera, o dicho de otras palabras, la situación

de los activos y pasivos de la empresa en una fecha determinada.; además éste estado

muestra lo que llamamos patrimonio (capital). Castillo (2005)

52

52

Ciclo de inventario y almacenamiento: ciclo de transacciones que involucra el flujo físico

de los artículos a través de la organización, lo mismo que con los costos relacionados.

Catacora (2010)

Controles: Planes de organización, métodos y procedimientos cuya misión es la

salvaguarda de los bienes activos existentes en una empresa. Arens (2013)

Costo de Mercancía: El costo de la mercancía comprada incluye no sólo el precio de

compra sino también los costos adicionales indispensables para tener el producto en

condiciones de venta. Entre éstos tenemos: impuestos aduanales, los fletes,

almacenamiento, seguros, entre otros. Catacora (2010)

Estado de Ganancia y/o Pérdida: Es un estado financiero donde aparece la ganancia neta

o la pérdida neta de la empresa a través de cierto período de tiempo, el cual puede ser un

mes, seis meses, un año, etc. Castillo (2005)

Eficacia: Capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera en los objetivos

planteados. Chiavenato (2010)

Eficiencia: Capacidad de utilizar de la mejor manera los recursos para lograrlos

objetivos.Chiavenato (2010)

Evaluación: Mide y corrige comportamientos actuales para asegurar que estos se están

logrando y así detectar las fallas que se presenten en los procesos como una medida para la

búsqueda de posibles soluciones. Chiavenato (2010)

Kardex: Herramienta que permite imprimir reportes que resumen la información sobre las

transacciones de inventario de una compañía o institución con el fin de realizar un

53

53

seguimiento de los movimientos de los inventarios y los costos de los bienes que se

encuentran en los almacenes. Catacora (2010)

Materiales: Elementos agrupados en un conjunto los cuales, o puede ser, usado con algún

fin específico. Garay (2010)

Mercancía: Productos de trabajo destinado a satisfacer alguna necesidad del hombre.

Durham (2013)

Normas: Reglas u ordenación del comportamiento humano dictado por la autoridad

competente del caso. Chiavenato (2010)

Orden de Compra: Documento que identifica la descripción, cantidad e información

relacionada con la mercancía que la empresa esta por comprar. Garay (2010)

Políticas: Proceso y actividad orientada, ideológicamente, a la toma de decisiones de un

grupo para la consecución de unos objetivos. Chiavenato (2010)

Procedimiento: Serie de actos en que se concreta la actuación para la realización de un fin.

Chiavenato (2010)

Recepción: El flujo rápido del material que entra al almacén. Garay (2010)

Reporte de Recepción: Documento que se elabora en el momento que se reciben las

mercancías, en este se indica la descripción de la mercancía, cantidades, fecha y anotar

cualquier observación pertinente a la recepción y condición de la mercancía recibida.Garay

(2010)

Stock: Conjunto de mercancías en depósito o reserva. Durham (2013)

54

54

Suministros: Materiales de cada organización o empresa obtenidos por medio de sus

respectivos proveedores. Holmes (2004)

2.5 Identificación y Definición de las Variables

Tabla 01

Definición conceptual:

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

VARIABLE DEFINICION CONCEPTUAL.

Señalar el sistema utilizado por la empresa en el control de inventario.

Especificar el método adecuado para el control de las entradas y salidas de las mercancías.

Establecer estrategias de control interno, para el manejo del inventario en Acceagro, C.A ubicada en san Carlos estado Cojedes.

ESTRATEGIAS

MANEJO DEL INVENTARIO

De acuerdo con Holmes (2010) “se refiere al conjunto de acciones planificadas anticipadamente, cuyo objetivo es alinear los recursos y potencialidades de una empresa para el logro de sus metas y objetivos de expansión y crecimiento empresarial.” (p. 99)

Koonts (2009) plantea que “El manejo del inventario es el proceso adecuado del registro, rotación y evaluación del inventario en la empresa” (p.210).

Fuente: Marín, Pérez y Rodríguez (2014)

55

55

2.6 Operacionalización de las variables

Tabla 2

Variables de la investigación

VARIABLES DIMENSIÓN INDICADORES ÍTEMS

Dependiente:

ESTRATEGIAS

Monitoreo de la mercancía

Órdenes de compra

Cantidad de compra

Sistema de inventario, segmentación

Reorden, revisión

Costos, demanda

1,2

3,4

5

Independiente:

MANEJO DEL INVENTARIO

Control interno

Sistema Kardex

Conteo físico

Personal

Planificación del inventario

Registros, formatos

Periódico, comparación

Capacitación, compromiso

6

7

8

9,10


56

56

57

57

CAPITULO III

MARCO METODOLÓGICO

3.1 Tipo de investigación

Según el nivel de la investigación esta puede definirse de tipo descriptiva, ya que se

determinaron los aspectos más importantes del fenómeno objeto de estudio, tal y como lo

plantea Stracuzzi (2006), “el propósito de este nivel es el de interpretar realidades de hecho;

incluye la descripción, registro, análisis e interpretación de la naturaleza actual,

composición o procesos de los fenómenos”.

Asimismo, se ubicó en la modalidad de proyecto factible, que según Arias (2006) , “…es

una propuesta de acción para resolver un problema práctico o satisfacer una necesidad.” (p.

134). De esta definición anterior se deduce que el objeto del proyecto factible es una

propuesta de acción, que en este caso fue estrategias de control interno para el manejo del

inventario de Acceagro, C.A.

3.2 Diseño de la investigación

El diseño de la investigación es la estrategia general que adopta el investigador para

responder al problema planteado. La presente investigación es considerada de campo por

cuanto el investigador se dirige directamente al lugar donde se suscitan los hechos

investigados y recolecta la información de primera mano, es decir, de una fuente primaria,

mediante la aplicación de una encuesta a las personas que laboran en el Área de Almacén

de Acceagro, C.A.

58

58

Para Munch (2003), las investigaciones de campo son las que se realizan en el medio

donde se desarrolla el problema. La ventaja principal de este tipo de estudios es que si la

muestra es representativa, se pueden hacer generalizaciones acerca de la totalidad de la

población, con base en los resultados obtenidos en la población muestreada.

3.3 Población

Sobre el tema Parra (2006), universo es el conjunto conformado por todos los

elementos, seres u objetos que contienen las características y veredictos u observaciones

que se requieren en una investigación dada.

Para efectos de esta investigación el universo estará constituido por el personal que

labora en el área de almacén de Acceagro, C.A, lo cual es un total de cuatro (4) personas.

3.4 Muestra

Para Mochón (2004), se define muestra al “conjunto de elementos que se han

seleccionado aplicando técnicas estadísticas y que por ello, puede representar

razonablemente al colectivo al cual pertenece”. Para seleccionar la muestra deben

delimitarse las características de la población, entendiéndose que la muestra es una fracción

de la población a la cual se recurre para investigar.

En el caso de la presente investigación, por tratarse de una población relativamente

pequeña, la muestra fue seleccionada mediante el muestreo intencional, ya que según Arias,

(2006) “Existe la posibilidad de seleccionar todos los elementos con base en criterios o

juicios de los investigadores” (p. 67). Lo que significa que la muestra queda constituida por

(01) Gerente administrativo, un (01) asistente administrativo y dos (02) instaladores de

accesorios, que trabajan de manera directa con el proceso que involucra el inventario de

mercancías de Acceagro, C.A.

59

59

3.5 Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos

Las técnicas de recolección de datos son las distintas formas o maneras de obtener la

información. Son ejemplos de técnicas; la observación directa, la encuesta en sus dos

modalidades (entrevista o cuestionario), el análisis documental, análisis de contenido, entre

otros.

De igual manera, la recolección de datos provee la información necesaria para llegar a

conclusiones sobre el fenómeno investigado. Según Arias (2006), “Son las distintas

maneras, formas de obtener la información”. Los instrumentos son los medios materiales

que se emplean para recoger y almacenar información. En este caso se usara la técnica de la

encuesta en su modalidad de cuestionario y para el análisis de los datos, será la distribución

de frecuencia, según Hernández, Fernández y Baptista (2004) “Es un conjunto de

puntuaciones ordenadas en sus respectivas categorías” (p.99).

Dicho cuestionario, estará dirigido al personal del Área de Almacén de Acceagro, C.A

seleccionadas por el muestreo intencional, el cual contendrá un total de 10 ítems con

opciones de respuestas objetivas, con dos alternativas de elección (SI y NO) consideradas

de tipo dicotómica o cerrada, las mismas fueron suministradas a los encuestados.

3.6 Validez y Confiabilidad

3.6.1 Validez

La validez y confiabilidad son dos requisitos que debe reunir todo instrumento de

medición para ampliar eficazmente su cometido, es decir, medir. La validez implica

relevancia respecto a las variables a medir, mientras que la confiabilidad implica

consistencia respecto a los resultados obtenidos.

60

60

http://www.monografias.com/trabajos11/travent/travent.shtml

Para Álvaro (2007) “La validez se entiende como; el grado en que un instrumento logra

medir”. Esta es otra característica importante que deben poseer los instrumentos de

medición; se obtienen con la construcción de los instrumentos una vez que las variables han

sido claramente especificadas y definidas para que aborden el instrumento.

De esta manera, en esta investigación, la validez del instrumento se determinó mediante

el juicio de tres (03) expertos: Antonio Flores (Msc Gerencia), Luis Guerrero (Lcdo. En

administración), Carmen Pinto (Lcda. En administración). A cada uno de ellos se les

entregó la operacionalización de las variables y los cuestionarios para que los revisaran y

verificaran la pertinencia de cada interrogante formulada con la investigación planteada.

3.6.2 Confiabilidad

La confiabilidad del instrumento se refiere a la capacidad del instrumento para arrojar

datos o mediciones que corresponden a la realidad que se pretende conocer. Álvaro (2007).

En ese mismo orden de ideas, Cordero (2005), “La confiabilidad de un test es la cualidad de

obtener puntuaciones semejantes aplicándolos dos o más veces a un mismo individuo o

grupo de individuos”. (p.25).

Para la obtención de la confiabilidad se utilizó el método denominado Kuder -

Richarson. Esta técnica se basa en el supuesto de que cada ítem del instrumento constituye

una prueba paralela, de modo que cada ítem es tratado como paralelo de todos los demás

ítem. Esta técnica solo es aplicable en aquellos casos en que las respuestas a cada ítem

pueden calificarse como 1 ó 0.

El coeficiente Kuder-Richardson se le determina a los cuestionarios con ítem de las

alternativas (por ejemplo: Verdadero, falso, sí o no)

Fórmula de Kuder - Richardson (K20):

61

61

K20=K

K−1∗(1−∑ ( p∗q )

St 2 )Fórmula de Varianza:

St2=( X−X )2

K

K = Número de Ítem del Instrumento.

p = Porcentaje de personas que responden afirmativamente.

q = Porcentaje de personas que responden negativamente.

St² = Varianza total del instrumento.

Aplicación de fórmula para calcular índice de confiabilidad

Kr20= 10 x 1- 1,82

10-1 6,19

Kr21= 10 x 1- 0.29

9

Kr21= 1,1 x 0,71 = 0.78 ( confiable)

Una vez aplicada la formula arrojo como resultado un coeficiente de 0,78, lo cual se

considera aceptable y demuestra confiabilidad de acuerdo a lo planteado por Hernández

(2005, p. 75), que “el resultado debe oscilar entre 0 y 1, siendo este último y lo más cercano

al mismo, el que denota grado de confiabilidad”

62

62

CAPITULO IV

PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS

4.1 Técnica de análisis de la información

Como lo sostiene Sabino ( 2000, p. 191), analizar significa “descomponer un todo en sus

partes más constituidas para su más concienzudo examen” por lo tanto en esta investigación

se realizó un análisis cuantitativo que según el mismo autor es, “la presentación de toda la

información numérica resultante en un conjunto de cuadros, tablas y medidas a las cuales se

les calculara su porcentaje y se presentaran convenientemente, de forma tal que pueda ser

evaluado el comportamiento de las variables intervinientes”.

De este modo se presenta la codificación, análisis e interpretación de los resultados

obtenidos en el cuestionario aplicado a sujetos de la muestra seleccionada para el estudio.

Así mismo, en el análisis de los datos se agruparon y ordenaron las respuestas mediante el

análisis porcentual, de esta forma en los ítems se midió el grado de frecuencia de las

respuestas.

Para ello se aplicaron los datos en una tabla que visualiza el conjunto de manera global,

se organizaron y se clasificaron los datos, se hizo la representación gráfica de estos,

después se realizaron los cálculos porcentuales y por último se hizo el análisis e

interpretación de los resultados.

63

63

Tabla 3. ¿La empresa utiliza un sistema de inventarios que le permita conocer el

comportamiento del mismo?


Grafico 1 Fuente: Marín, Pérez y Rodríguez (2014)

En función de las respuestas obtenidas de los 4 empleados encuestados, 50%

manifiestan que la empresa utiliza un sistema de inventario periódico y que la información

obtenida les permite la implementación de pronósticos de demanda, y asignación de

políticas de inventario adecuadas. Sin embargo, un 50% no está de acuerdo lo cual nos

arroja que existen ciertas fallas en el manejo del inventario que pueden ser tendientes a

desconfiar del sistema de inventario de la empresa.

Tabla 4. ¿Acceagro, C.A asigna políticas de inventario que se enfoquen solo en

mercancía que genere el mayor impacto en la empresa?

Nº

SI % NO % S/R %Total

Personas Encuestadas

Total PorcentajeÍtem

1 2 50 2 50 0 0 4 100

64

64

Usuario, 17/10/14,


Grafico 2


Partiendo del conocimiento que cada encuestado tiene sobre la segmentación ABC como

estrategia para el manejo del inventario, el 100% de los encuestados coinciden en que la

empresa no asigna esta política de clasificación de mercancía para ver cuáles artículos son

de mayor valor, productos más vendidos, márgenes, rotación, espacio ocupado en almacén

por el stock; y que por el contrario la empresa solo basa sus compras de acuerdo a los

accesorios que los clientes solicitan al momento.

Nº




2 0 0 4 100 0 0 4 100

65

65

Tabla 5. ¿Se ordenan las compras en el momento que el inventario llega a niveles

mínimos?


Grafico 3


Durante el análisis de las respuestas se observó que el 50% de los encuestados están

convencidos de que las órdenes de compra se realizan en el momento que el inventario

llega al nivel mínimo, con el propósito es estandarizar procedimientos y asegurar el

Nº




3 2 50 2 50 0 0 4 100

66

66

reabastecimiento del material. Pero el otro 50% opina que las órdenes de compra no se

realizan de acuerdo al nivel del inventario ya que usan un sistema de inventario periódico y

solo realizan las órdenes de compra de acuerdo a las necesidades del cliente.

Tabla 6. ¿Se hacen revisiones periódicas en el almacén para realizar las órdenes de

compra?


Grafico 4


Nº




4 2 50 2 50 0 0 4 100

67

67

En esta perspectiva, el 50% de los encuestados coincide en que la empresa hace

revisiones periódicas y se utiliza para simplificar el procedimiento de levantar órdenes o

cuando un proveedor está a cargo de varios productos. Sin embargo, el 50% restante difiere

del resto por cuanto consideran que las revisiones no son periódicas sino extemporáneas y

que por el contrario ordenan las compras de acuerdo a las exigencias de los clientes.

Tabla 7. ¿La cantidad de pedido de mercancía que se realiza considera los costos

buscando aquel que satisfaga la demanda del cliente?


Nº




5 3 75 1 25 0 0 4 100

68

68

Grafico 3


El 75% de los encuestados afirma que la cantidad de pedido que se realiza toma en

cuenta los costos y la demanda y de esta manera la empresa maneja la cantidad óptima de

unidades a pedir para minimizar costos por mantenimiento del producto. Sin embargo, el

25% restante opina que solo se toman en cuenta los costos que beneficien a la empresa sin

tomar en cuenta al cliente.

Tabla 8. ¿Se planifica el nivel óptimo de inversión en el inventario de Acceagro,

C.A?

69

69


1.

Grafico 6


Se observa que el 100% de las personas encuestadas consideran que no se planifica el

nivel de inversión por lo que se hace imposible en muchas ocasiones hacer frente

rápidamente a las demandas de ventas, lo que se conoce como ausencia o deficiencia de

stock (alto costo por falta de existencia). Es importante destacar que toda política de

inventarios debe planificar el nivel óptimo del inventario. Los niveles de inventario tienen

que mantenerse entre dos extremos: un nivel excesivo que causa costos de operación,

riesgos e inversión insostenibles, y un nivel inadecuado que tiene como resultado la

imposibilidad de hacer frente rápidamente a las demandas de ventas y producción

Tabla 9. ¿Acceagro C.A, utiliza formatos de registros kardex para cada tipo de

mercancía?

Nº




6 0 0 4 100 0 0 4 100

70

70


1.

Grafico 7


De las personas encuestadas el 50% señaló que existe una tarjeta kardex para cada tipo

de mercancías, mientras que el 50% restante señaló lo contrario. A través de este resultado

se puede indicar que no todas las personas han observado la existencia de la tarjeta kardex,

por lo que se puede inferir que no se encuentran ubicadas en el sitio que les corresponde de

acuerdo a cada mercancía, lo que dificulta su llenado y control de las cantidades que se

encuentran en el almacén.

Nº




7 2 50 2 50 0 0 4 100

71

71

Tabla 10. ¿Se efectúan conteos físicos periódicos y sistematizados de la mercancía

almacenada para compararlos con los registros contables?


1.

Grafico 8


El 50 por ciento de los trabajadores encuestados consideran que si se hacen conteos

físicos periódicos y se comparan con la información contable con el fin de verificar que los

estados financieros tengan el grado de confianza necesario sobre lo que reflejan las cifras y

así mantener los activos de la empresa. Pero las opiniones están divididas, ya que el otro

50% consideran que no se realizan comparaciones periódicas a través de un conteo físico,

lo que imposibilita muchas veces conocer la posición financiera de la empresa.

Nº




8 2 50 2 50 0 4 100

72

72

Tabla 11. ¿El personal encargado del manejo del inventario ha recibido la inducción

adecuada para el control de la mercancía?


1.

Grafico 9


Los resultados arrojan que un 25% opina que si han recibido inducción para llevar a

cabo la tarea de supervisar los procesos de almacenamiento y despacho de materiales y

equipos adquiridos, revisando, organizando y distribuyendo los mismos; a fin de mantener

los niveles de inventarios necesarios y garantizar un servicio eficiente a la organización. Sin

embargo, un considerable 75% que no han recibido ningún tipo de inducción y manifiestan

que el inventario es manejado por la misma persona que lleva la administración de la

empresa, lo que genera desconfianza en los estados financieros.

Nº




9 1 25 3 75 0 0 4 100

73

73

Tabla 12. ¿El área de almacén utiliza el control interno como una estrategia para

contribuir a que los empleados mantengan el compromiso de orden sintiéndose parte

importante de la empresa?


1.

Grafico 10


El 50 por ciento de los trabajadores encuestados coinciden en que se utiliza el control

interno en el área del almacén como una estrategia fundamental ya que reduce el riesgo de

fraudes, robos o daños físicos, lo que hace que el personal se sienta comprometido a seguir

un orden y comprometido con la empresa. Sin embargo, el otro 50 porciento opina que en

el área del almacén no se aplican normas de control interno para el manejo del inventario,

por lo que se nota poco interés por parte de los trabajadores para seguir normas para el

manejo del inventario.

Nº




10 2 50 2 50 0 0 4 100

74

74

CAPÍTULO V

CONCLUSIONES

En consideración con los objetivos planteados, la fundamentación teórica y los datos

obtenidos, a través del desarrollo de la investigación. Se ha intentado relativizar la

importancia, que sin duda tienen las acciones dirigidas a mejorar el funcionamiento del área

del almacén, específicamente en Acceagro, C.A en el estado Cojedes, no se quiere decir

con ello que el área del almacén de dicha institución ejecuta sus funciones erradamente; se

trata más bien, de destacar los factores que permitan potenciar los esfuerzos orientados a

incrementar la capacidad de gestión del mismo.

En este marco, el personal del área de almacén de Acceagro, C.A en conjunto con la

administración debe desempeñar un papel absolutamente estratégico, promoviendo una

severa transformación de las condiciones institucionales en que se desenvuelven.

En tal sentido, para que Acceagro, C.A pueda realizar sus tareas y funciones

correspondientes, debe contar con un área de almacén responsable de ejecutar sus funciones

y lograr los objetivos propuestos, para ellos se debe realizar un proceso de planificación de

estrategias ordenado y sistemático, tomando en cuenta al control interno. Que la

administración en general, es el proceso de planificar, organizar, integrar, dirigir y controlar

los esfuerzos de los miembros de una organización, y de aplicar los demás recursos de ella

para alcanzar las metas establecidas.

Todos estos factores determinan el funcionamiento de una organización y por

consiguiente de su área administrativa y de almacén se conjugan para mejorar el

75

75

desenvolvimiento de las actividades. Siguiendo este orden de ideas se determinan las

siguientes conclusiones a objeto de la investigación planteada:

Para lograr el primer objetivo se buscó señalar el sistema utilizado por la empresa en el

control de su inventario, evidenciándose que el sistema utilizado es el periódico y que la

información obtenida les permite la implementación de pronósticos de demanda, y

asignación de políticas de inventario adecuadas. Sin embargo, existen ciertas fallas en el

manejo del inventario que pueden ser tendientes a desconfiar del sistema de inventario de la

empresa.

Con relación al segundo objetivo específico, sobre cuál es el método adecuado para el

control de las entradas y salidas del almacén aun y cuando la empresa utiliza órdenes de

compra debidamente autorizadas, se incurre en errores que van en contra del manejo

adecuado de la mercancía en el almacén, como lo es el hecho de que las personas

encargadas de la administración y contabilidad son las mismas que hacen las compras y

salidas del almacén.

En función, al tercer objetivo, establecer estrategias de control interno, para el manejo

del inventario en Acceagro, C.A, se elaborara un plan operativo para mejorar el

funcionamiento y los recursos del área de almacén de Acceagro, C.A, se elaboró una

propuesta de un plan operativo con estrategias, tomando en cuenta aspectos tales como: La

aprobación por parte de la institución, las debilidades en la planificación actual, las metas y

objetivos de Acceagro, C.A para el próximo año, las opiniones del personal, establecer

nuevas estrategias y la disponibilidad de recursos, en busca de obtener los máximos

beneficios, con el mínimo de recursos posibles, de este modo dicha propuesta se presenta

en el capítulo VI de esta investigación.

76

76

Usuario, 19/10/14,

CAPÍTULO VI

LA PROPUESTA

6.1Presentación

Después de estudiar la situación actual del Control Interno del inventario en Acceagro,

C.A, se detectó la falta de un plan estratégico debidamente estructurado que mejore el

funcionamiento del almacén de dicha empresa.

Todas las organizaciones deben tener un conjunto de planes, métodos y procedimientos

con el fin de asegurar que los activos estén debidamente protegidos, los registros contables

correspondan a las operaciones de la empresa y las actividades se desarrollen eficazmente

de acuerdo con las políticas trazadas por la gerencia, en atención a las metas y objetivos

previstos.

En este sentido, se plantea un plan con las estrategias propuestas para el área del

inventario de mercancía de la empresa, Acceagro, C.A, contiene los elementos

anteriormente expuestos que servirán de mecanismo de apoyo gerencial orientado al logro

de los objetivos planteados en dicha área. Pero es importante destacar, que un sistema de

control interno provee una garantía razonable y no absoluta del logro de los objetivos y

metas. Un adecuado sistema de control interno podrá alertar oportunamente sobre el bajo

rendimiento de una gestión administrativa, pero no podrá transformar o convertir una

administración deficiente en una destacada. En este sentido, el control interno es uno de los

componentes básicos de la actividad gerencial.

77

77

6.2 Fundamentación del plan

La fundamentación del plan está basada en primer lugar sobre un diseño funcional,

debido a que este determina estrategias más específicas que se refieren a cada una de las

áreas de la empresa y se subordinan a los planes estratégicos. Son establecidos y

coordinados por los directivos de nivel medio con el fin de poner en práctica los recursos de

la organización. Estas estrategias por su establecimiento y ejecución se dan a mediano

plazo y abarcan un área de actividad específica, como es el área del almacén de Acceagro,

C.A

En este mismo sentido, se caracteriza por ser un plan estratégico, debido a que la

función de esto consiste en la formulación y asignación de actividades más desarrolladas

que se realizaran en el área.

6.3 Objetivos de la propuesta

6.3.1 Objetivo general

Mejorar el funcionamiento del área del almacén a través de estrategias de control interno

para el manejo del inventario en Acceagro, C.A

6.3.2 Objetivos Específicos

Fomentar la correcta segregación de funciones y responsabilidades relacionadas con

las áreas de compras, recepción, almacenamiento y despacho de mercancía.

Proponer ideas para mejorar el desempeño del personal que labora en el área del

almacén.

78

78

Considerar alternativas para optimizar el funcionamiento del personal que maneja el

inventario.

6.4 Justificación

La necesidad de control de la planificación en las empresas, refiere un proceso

indispensable a fin de verificar si lo proyectado se está logrando ya sea a corto, mediano o

largo plazo, es decir si las acciones concretadas en el transcurrir diario, están derivando en

resultados que se alineen a los objetivos estratégicos propuestos.

En este sentido, el desarrollo de una propuesta que mejore el funcionamiento del área

administrativa y de almacén de Acceagro, C.A, tiene una relevancia empresarial que se

justifica en primer lugar en la necesidad de mejorar el manejo del inventario en la empresa.

Desde la perspectiva de los empleados administrativos relacionados con el área se

asume que puede aportarse una mejor calidad de trabajo en cuanto a la determinación de los

métodos de registro, la determinación de los puntos de rotación, las formas de clasificación

y el modelo de reinventario determinado por los métodos de control (el cual determina las

cantidades a ordenar o producir, según sea el caso).

6.5 Factibilidad de la propuesta

6.5.1 Factibilidad social

La factibilidad social de esta propuesta radica, en que la misma podría ofrecer bienestar

a cierta parte de la sociedad, ya que una vez mejorado el funcionamiento y los recursos del

área de almacén de Acceagro, C.A y perfeccionados todos los objetivos del plan

estratégico, el área involucrada puede ofrecer mejores servicios y optimizar los procesos en

la empresa.

79

79

6.5.2 Factibilidad técnica

La factibilidad técnica de esta propuesta se encuentra sustentada dentro de los aspectos

legales de la planificación y los controles internos del inventario para alcanzar la aplicación

del plan estratégico, con el fin de mejorar las funciones y los recursos del área

administrativa y de almacén de Acceagro, C.A.

En este aspecto se debe tomar en cuenta que el área administrativa y de almacén deben

ser optimizadas en sus funciones, ya que se cuenta con muy poco personal para realizar las

operaciones de la misma, por lo que se aconseja incluir el siguiente personal: Un (01) Jefe

de Almacén, para que ayude a agilizar el funcionamiento del área.

6.5.3 Factibilidad económica

Esta factibilidad radica, en que económicamente las estrategias garantizan la reducción

de gastos, por efectos de indebido funcionamiento y administración de recursos por el área

para la realización de actividades.

La realización del Plan Estratégico para mejorar el funcionamiento del área del almacén

a través de estrategias de control interno en Acceagro, C.A va a permitir que la empresa

logre la integración de cada unidad para hacer que los aspectos problemáticos internos,

como son las debilidades se vuelvan fortalezas y que las deficiencias externas, como lo son

las amenazas se conviertan en oportunidades.

6.5 .4 Análisis costo-beneficio:

80

80

Costo: el recurso humano que se requiere es:

Un (01) Jefe de almacén, que gane un sueldo básico mensual de 4.889,54 Bs.; lo

cual representa 14.668,62 Bs. En el primer trimestre.

A partir del segundo trimestre se estima un aumento de sueldo de un 30%.

Bs. 12.753,00* 03 Meses = 44.005,86 trimestral.

1er trimestre= 44.005,86 Bs.

2do trimestre= 44.005,86 + (0.30*44.005,86) = 57.207,62 Bs.

3er trimestre= 57.207.62 + (0.30*57.207,62) = 74.369,91Bs.

4to trimestre= 74.369,91+ (0.30*74.369,91) = 96.680,88 Bs.

El costo de los equipos de trabajo estaría por el orden de 20.000,00 Bs.

El costo de mobiliario estaría por el orden de 15.000,00 Bs.

El Costo de materiales de oficina estaría por el orden de 10.000,00 Bs.

El costo de Nueva Tecnología para la Comunicación 5000,00 Bs.

Beneficio: Se estima que se evitaran errores en los cálculos, los cuales representan un

costo aproximado de 20.000,00 Bs. Tendrán un incremento trimestral del 5% trimestral.

1er trimestres= 20.000,00

2do trimestre= 20.000,00 + (0.05*20000,00) = 21.000,00

3er trimestre= 21.000,00 + (0.05*21.000,00) = 22.050,00

4to trimestres= 22.050,00 + (0.05*22.050,00) = 23.152,50

81

81

Se estima que al poner en práctica el plan estratégico para mejorar el funcionamiento

del control interno del almacén de Acceagro, C.A se podrá ahorrar trimestralmente los

recursos utilizados para las operaciones de la misma. Las cuales representan un costo

estimado de 30.000,00 Bs., con incremento del 5% trimestral.

1er trimestres= 30.000,00

2do trimestre= 30.000,00 + (0.05*30.000,00) = 31.500,00

3er trimestre= 31.500,00 + (0.05*31.500,00) = 33.075,00

4to trimestres= 33.075,00 + (0.05*33.075,00) = 34.728,75

El total de beneficio se calcula sumando cada uno de los beneficios por trimestre. El

beneficio anual va ser representado por la diferencia entre el total beneficio y el total costo.

B-C= Total de Beneficio-Total de Costos.

Tabla 13

Análisis Costo-Beneficio.

DESCRIPCION 1er Trimestre 2do Trimestre 3er Trimestre 4to Trimestre

COSTOSCostos de equipos 20.000,00

Costos Mobiliarios 15.000,00

Costo materiales oficina 10.000,00 10.000,00 10.000,00 10.000,00

Costo Tecnológico 5.000,00 5.000,00 5.000,00 5.000,00

Recursos Humanos 44.005,86 57.207,62 74.369,91 96.680,88

TOTAL DE COSTOS 94.005.86 72.207.62 89.369.91 111.680,88,

BENEFICIOS

Ahorro al Evitar Errores 20.000,00 21.000,00 22.050,00 23.152,50

Ahorro en Recursos 30.000,00 31.500,00 33.075,00 34.728,75

TOTAL DE BENEFICIOS

50.000,00 52.500,00 55.125,00 57.881.25

B-C 44.005,86 19.707,62 34.244,91 53.799,63 Fuente: Marín, Pérez y Rodríguez (2014)

82

82

6.6 Visión y Misión

6.6.1 Visión

Llegar a establecer el manejo del inventario con el uso adecuado del control interno que

permita determinar las necesidades del área y ejecutar los procesos de entrada y salida de la

mercancía de manera eficaz y eficiente.

6.6.2 Misión

Lograr que el área del almacén se concentre en la mejora continua de sus operaciones en

función de la ejecución del control interno y del manejo del inventario con el fin de

alcanzar los mejores resultados.

6.7 Estructura organizacional de Acceagro, C.A

Figura Nº 1. Estructura Organizacional del Acceagro, C:A. Fuente: Marín, Pérez y Rodríguez (2014)

83

83

6.8 Matriz FODA

En esta parte se presenta un diagnostico preciso del área de almacén en estudio a través

de una análisis del entorno externo e interno de la misma, de manera que queden en

evidencia los aspectos positivos y negativos de la situación actual, examinando los aspectos

claves por medio de dos dimensiones dentro/fuera, bueno/malo detalladas a continuación:

84

84

FACTORESINTERNOS

FACTORES EXTERNOS

FORTALEZAS Elaboración de inventarios periódicos Disponibilidad financiera Disposición de la gerencia.

DEBILIDADES Falta de clasificación de la mercancía en el almacén Descontrol en las entradas y salidas de mercancía. Discrepancia entre las existencias en el software

contable y las cantidades en físico.

OPORTUNIDADES Implementación del plan estratégico

propuesto por el equipo investigador. Normativas legales que rigen el

control interno y el manejo de inventarios.

Inclusión de nuevo personal en el área.

ESTRATEGIAS (FO) Implementar el Plan estratégico mediante

el personal calificado. Estudiar las normativas legales para

optimizar el control interno y manejo del inventario con el fin de desarrollar las actividades en el almacén.

Capacitar a un nuevo personal de apoyo para agilizar el funcionamiento del área.

ESTRATEGIAS (DO) Establecer una planificación basada en la eficiencia,

donde se obtenga el máximo de beneficios con el mínimo de recursos.

Capacitar al personal sobre las normativas legales utilizadas para el control interno y el manejo del inventario.

Incluir nuevo personal en el área para satisfacer las actividades que se realizan en la misma e incentivar el uso del Kardex como medio de organización de la mercancía en el almacén.

AMENAZAS Cambios repentinos de personal. Entorno político y social tendiente a

la inestabilidad. Carencia de personal en el área del

almacén.

ESTRATEGIAS (FA) Implementar pronósticos de demanda, y

asignación de políticas de inventario adecuadas.

Establecer mecanismos que agilicen el manejo del inventario de la empresa.

Minimizar tomando en cuenta los aportes del personal administrativo los recursos utilizados en las operaciones o actividades del almacén.

ESTRATEGIAS (DA) Establecer estrategias que le permita el manejo de las

entradas y salidas de mercancía en el almacén. Implementar estrategias de control interno para

mejorar los registros de entradas y salidas de mercancía.

Incentivar la implementación del control interno en el manejo del inventario con el fin de prevenir errores y pérdidas financieras a la empresa.

Tabla Nº 14 Diseño y análisis de la matriz FODA del área de Almacén de Acceagro, C.A

85

85

1.9 Objetivos estratégicos

1. Implementar el Plan estratégico mediante el personal calificado.

2. Estudiar las normativas legales para optimizar el control interno y manejo del

inventario con el fin de desarrollar las actividades en el almacén.

3. Capacitar a un nuevo personal de apoyo para agilizar el funcionamiento del área.

4. Implementar pronósticos de demanda, y asignación de políticas de inventario

adecuadas.

5. Establecer mecanismos que agilicen el manejo del inventario de la empresa.

6. Minimizar tomando en cuenta los aportes del personal administrativo los recursos

utilizados en las operaciones o actividades del almacén.

7. Establecer una planificación basada en la eficiencia, donde se obtenga el máximo de

beneficios con el mínimo de recursos.

8. Capacitar al personal sobre las normativas legales utilizadas para el control interno

y el manejo del inventario.

9. Incluir nuevo personal en el área para satisfacer las actividades que se realizan en la

misma e incentivar en ellos el uso del sistema kardex como medio de organización

de la mercancía en el almacén.

10. Establecer estrategias que le permita el manejo de las entradas y salidas de

mercancía en el almacén.

11. Implementar estrategias de control interno para mejorar los registros de entradas y

salidas de mercancía.

12. Incentivar la implementación del control interno en el manejo del inventario con el

fin de prevenir errores y pérdidas financieras a la empresa.

86

86

6.10 Planificación

Tabla 15

OBJETIVOS ESTRATEGICOS

PRONOSTICO OBSTÁCULOS CAPACIDADES ESTRATÉGIAS SELECCIONADAS

1. Implementar el Plan estratégico mediante el personal calificado.

-Orientar la mejora de la planificación del control interno para el manejo del inventario.

-No contar con el personal suficiente para el área.

-Ciertos conocimientos del control interno y los procedimientos para el manejo del inventario.

-Realizar un programa de inducción sobre los principios, normas y leyes del control interno y los procesos para el manejo del inventario

2. Estudiar las normativas legales para optimizar el control interno y manejo del inventario con el fin de desarrollar las actividades en el almacén

- Lograr que las funciones de manejo del inventario sean perfeccionadas dentro del área.

-Escasa atención de las sugerencias que emite el área.

-Conocimiento sobre el funcionamiento del área.

-Mantener un control constante sobre las operaciones y procedimientos realizados en el área.


-Permitir el mejor desenvolvimiento de las actividades del área .

-No contar el apoyo del personal del área.

-Personal capacitado. -Elaborar procedimientos que permitan regular las actividades de entradas y salidas de mercancía al almacén.

4. Implementar pronósticos de demanda, y asignación de políticas de inventario adecuadas.

-Realizar pronósticos de demanda y establecer políticas de almacenamiento en función al control interno para que todos los integrantes del área sepan de qué manera se debe realizar.

-Iniciar la elaboración de los pronósticos y políticas, y no poder elaborarlos por poca colaboración del área.

-Conocimiento sobre la elaboración de pronósticos y políticas.

-Elaborar pronósticos de demanda y establecer políticas para el almacenamiento de la mercancía necesaria en el área.

5. Establecer mecanismos que agilicen el manejo del inventario de la empresa.

-Promover procedimientos para realizar el conteo físico de la mercancía.

-Discrepancia entre las existencias en el software contable y las cantidades en físico.

-Capacidad de dar soluciones.

-Dictar talleres para establecer los parámetros para realizar el conteo físico de la mercancía.


87

87

Tabla 16

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS


6. Minimizar tomando en cuenta los aportes del personal administrativo los recursos utilizados en las operaciones o actividades del almacén.

-Conseguir que el personal alcance la eficiencia y eficacia en el manejo del inventario.

-Falta de interés del personal para aportar ideas.

-Interés en mejorar el manejo del inventario de la empresa.

-Establecer criterios con los empleados para alcanzar los objetivos tomando en cuenta la misión y visión de la empresa.

7. Establecer una planificación basada en la eficiencia, donde se obtenga el máximo de beneficios con el mínimo de recursos.

-Fijar objetivos, estrategias y políticas organizacionales en función del manejo del inventario.

-No contar con el apoyo del personal.

-Personal calificado Usar un mapa estratégico como herramienta; teniendo en cuenta las fortalezas/debilidades de la organización y las oportunidades/amenazas del contexto.

8. Capacitar al personal sobre las normativas legales utilizadas para el control interno y el manejo del inventario.

-Conseguir que el personal se sienta comprometido con la normativa del área del almacén en función al logro de los objetivos.

-Poco conocimiento sobre la normativa en el control interno del inventario.

-Capacidad para dar charlas sobre normativa legal de los inventarios.

Dictar charlas que permitan establecer los mecanismos legales para el manejo del inventario en el almacén.

9. Incluir nuevo personal en el área para satisfacer las actividades que se realizan en la misma e incentivar el uso del sistema Kardex como medio de organización de la mercancía en el almacén.

-Capacitar al nuevo personal sobre el control interno del inventario y manejo del mismo.-Implementar el sistema Kardex para organizar la mercancía en el almacén.

-Resistencia al cumplimiento de normas.

-Personal calificado. - Inducción del nuevo personal sobre el control interno y manejo del inventario e implementación del Kardex.

10. Establecer estrategias que le permita el manejo de las entradas y salidas de mercancía en el almacén

-Evitar entradas y salidas de mercancía sin supervisión.-Agilizar los procedimientos en el manejo del inventario.

Escasa atención de las sugerencias que emite el área.

-Conocimiento sobre el funcionamiento del área.

Mantener un control constante sobre las operaciones y procedimientos realizados en el área.

86


87

88

88



11 Implementar estrategias de control interno para mejorar los registros de entradas y salidas de mercancía.

-Permitir que los registros den la exactitud en la utilidad en las ventas.

-Desconocimiento de las cantidades exactas en mercancía comprada o vendida.

-Interés en mejorar las condiciones del almacén y manejo del inventario.

-Elaborar formatos que permitan el mejor manejo de la información del almacén.

12. Incentivar la implementación del control interno en el manejo del inventario con el fin de prevenir errores y pérdidas financieras a la empresa.

Lograr que cualquier miembro del área pueda resolver de manera eficaz cualquier inconveniente imprevisto.

-Carencia de personal calificado.

Intercambio de ideas. -Implementar las medidas correctivas necesarias, producto de la desviación de estándares.

Tabla 17.


6.11 Plan de EstrategiasTabla 18.

89

89

ESTRATEGIA ACTIVIDAD RECURSOS TIEMPO RESPONSABLE EVALUACIÓN

-Realizar un programa de inducción sobre los principios, normas y leyes del control interno y los procesos para el manejo del inventario

-Diseñar un programa de inducción sobre el manejo del inventario.

-Principios, procesos, normas y leyes del control interno.-Computadora.-Material de oficina.-Información de la Institución.

-Un (01) mes para diseñar el programa de inducción. -Administrador.

-Revisión del programa.


-Elaborar un manual de normas y procedimientos ajustado a la normativa para el manejo del inventario.

-Computadora-Normas y leyes-Material de oficina

-Tres (03) meses para elaborar un manual de normas y procedimientos para el almacén.

-La gerencia-Evaluar constantemente el cumplimiento del manual.

-Elaborar pronósticos de demanda y establecer políticas para el almacenamiento de la mercancía necesaria en el área

-.Realizar pronósticos de demanda establecer las políticas de almacenamiento.

-Personal calificado.-Computadora.-Registro de compras y ventas.

- Un (01) mes para la elaboración de pronósticos y políticas.

-Administrador.

-Hacer seguimiento a los pronósticos y políticas del área.

Dictar talleres para establecer los parámetros para realizar el conteo físico de la mercancía

-Taller para realizar el conteo físico del inventario que permite verificar las diferencias entre los registros de existencias.

-Personal calificado-Computadora-Material de oficina

-Una (01) semana para la realización del taller y elaboración del conteo físico.

-Administrador - Confrontación de la existencia de mercancía en el almacén con la existencia en los registros.

Fuente: Marín, Pérez y Rodríguez (2014)Tabla 19


90

90

Establecer criterios con los empleados para alcanzar los objetivos tomando en cuenta la misión y visión de la empresa.

-Talleres de integración para el trabajo en equipo y reflexiones.

-Material de oficina.-Computadora.-Facilitador.-Copias.

-Un (01) día de taller de adiestramiento

-La gerencia.-Supervisar las actividades y el compromiso de los empleados con la empresa.

-Usar un mapa estratégico como herramienta; teniendo en cuenta las fortalezas/debilidades de la organización y las oportunidades/amenazas del contexto.

-Elaborar un mapa estratégico tomando en cuenta las debilidades y fortalezas de la empresa.

-Material de oficina-Computadora-Copias

-Una (01) semana -La administración -Verificar que el mapa se aplique de acuerdo a la realidad de la empresa.

-Dictar charlas que permitan establecer los mecanismos legales para el manejo del inventario en el almacén

-Dictar charlas que le permitan al personal encargado del almacén aplicar las normas para el manejo del inventario.


-Dos semanas para la realización de charlas.

-Administrador -Evaluar que el contenido fue comprendido verificando el control interno del almacén.

-Inducción del nuevo personal sobre el control interno y manejo del inventario e implementación del Kardex

-Entrenar al nuevo personal en el control interno para que puedan realizar el manejo del inventario y establecer el sistema Kardex para el control de las entradas y salidas de mercancía.


- Un (01) mes para la inducción del personal.

-La Gerencia -Hacer seguimiento al nuevo personal y evaluar el aprendizaje.


Tabla 20.


91

91


-Proporcionar los mecanismos de control interno para la mejora del manejo del inventario.

-Computadora-Material de oficina-Copias

Una (01) semana para distribuir normas escritas de control interno.

-Administrador -Verificar que el personal responsable del almacén sigue las normas establecidas.

Elaboración de formatos de control interno y capacitación del personal sobre los mismos.

-Realizar formatos que permitan controlar el movimiento de la mercancía.

-Computadora-Material de oficina

-Dos (02) semanas para elaborar los formatos y sus instructivos de llenado.

-Administrador

Evaluar el funcionamiento de los formularios.

Implementar las medidas correctivas necesarias, producto de la desviación de estándares.

-Establecer las funciones de las personas encargadas del manejo del inventario.

-Computadora-Material de oficina-Copias-Trípticos

-Tres (03) días para elaborar las funciones del personal encargado del manejo del inventario.

-AdministradorVerificar que el personal clave comprenda y está de acuerdo con los controles.


92

92

6.12 Ejecución, control y evaluación

Tabla 21 Ejecución del Plan Estratégico

Plan estratégico para mejorar el funcionamiento y los recursos del área del almacén de Acceagro, C.A


DURACIÓN EN TRIMESTRES 2015

RESPONSABLE1 2 3 4

1. Implementar el Plan estratégico mediante el personal calificado

La Gerencia

2. Estudiar las normativas legales para optimizar el control interno y manejo del inventario con el fin de desarrollar las actividades en el almacén.

Administrador.


La Gerencia

4. Implementar pronósticos de demanda, y asignación de políticas de inventario adecuadas. Administrador.

5.Establecer mecanismos que agilicen el manejo del inventario de la empresa

Administrador.

6. Minimizar tomando en cuenta los aportes del personal administrativo los recursos utilizados en las operaciones o actividades del almacén. Administrador

7. Establecer una planificación basada en la eficiencia, donde se obtenga el máximo de beneficios con el mínimo de recursos. La Gerencia

8. Capacitar al personal sobre las normativas legales utilizadas para el control interno y el manejo del inventario. Administrador

9. Incluir nuevo personal en el área para satisfacer las actividades que se realizan en la misma e incentivar en ellos el uso del sistema kardex como medio de organización de la mercancía en el almacén.

La Gerencia


93

93

Tabla 22 Ejecución del Plan Estratégico

Plan estratégico para mejorar el funcionamiento y los recursos del área del almacén de Acceagro, C.A


DURACIÓN EN TRIMESTRES 2015

RESPONSABLE1 2 3 410. Establecer estrategias que le permita el manejo de las entradas y salidas de mercancía en el almacén.

Administrador

11. Implementar estrategias de control interno para mejorar los registros de entradas y salidas de mercancía

Administrador.

12. Incentivar la implementación del control interno en el manejo del inventario con el fin de prevenir errores y pérdidas financieras a la empresa.

Administrador


94

94

6.13Tabla 23 Actividades realizadas

95

95

MESES

ACTIVIDADES Sep. Oct. Nov. Dic.

Entrega de propuesta 20

Entrega Capitulo I. El Problema Borrador 27

Entrega Capitulo II Marco Teórico Borrador 4

Entrega Capitulo III. Marco Metodológico Borrador 18

Entrega Capitulo IV y V Borrador 1

Entrega Capítulo VI. La Propuesta 15

Entrega de todos los capítulos 22

Entrega de CD con diapositivas y trabajo 26

Defensa publica 3


96

96

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100

100

ANEXOS

101

101

ANEXO A




Señor (a): _________________________

A continuación encontrará un cuestionario, con el cual se pretende presentar una

Propuesta de estrategias de control interno para el manejo del inventario en la empresa.

En este sentido pido a usted responder las preguntas formuladas en el mismo, a fin

de utilizar esta información en la realización de una investigación.

Los datos suministrados por usted solo tendrán validez para los fines que persigue el

estudio en cuestión.

INTRUCCIONES

- Lea cuidadosamente cada ítems antes de responder.

- Marque con una equis (x) la alternativa seleccionada.

Si _______ No _______

- Asegúrese de responder cada ítems.

- Tómese el tiempo necesario para responder lo solicitado.

- Se le agradece ser objetivo en sus respuestas.

Gracias por su colaboración.

102

102

Los investigadores.

1. ¿La empresa utiliza un sistema de inventarios que le permita conocer el comportamiento del mismo?

SI____ NO____

2. ¿Acceagro, C.A asigna políticas de inventario que se enfoquen solo en mercancía que genere el mayor impacto en la empresa?

SI____ NO____

3. ¿Se ordenan las compras en el momento que el inventario llega a niveles mínimos?

SI____ NO____

4. ¿Se hacen revisiones periódicas en el almacén para realizar las órdenes de compra?

SI____ NO____

5. ¿La cantidad de pedido de mercancía que se realiza considera los costos buscando aquel que satisfaga la demanda del cliente?

SI____ NO____

6. ¿Se planifica el nivel óptimo de inversión en el inventario de Acceagro, C.A?

SI____ NO___

7. ¿Acceagro C.A, utiliza formatos de registros kardex para cada tipo de mercancía?

SI____ NO____

8. ¿Se efectúan conteos físicos periódicos y sistematizados de la mercancía almacenada para compararlos con los registros contables?

SI____ NO____

9. ¿El personal encargado del manejo del inventario ha recibido la inducción adecuada para el control de la mercancía?

103

103

SI____ NO____

10. ¿El área de almacén utiliza el control interno como una estrategia para contribuir a que los empleados mantengan el compromiso de orden sintiéndose parte importante de la empresa?

SI____ NO____

104

104

ANEXO B

105

105

ANEXO C

106

106

ANEXO D

107

107

Encuesta items 1 items 2items

3items

4items

5items

6 items 7 items 8 items 9item 10

totales

1 1 0 1 1 1 0 1 1 1 0 72 0 0 0 1 1 0 1 1 0 0 43 1 0 1 0 1 0 0 0 0 1 44 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

sumatoria 2 0 2 2 3 0 2 2 1 1 15P 0,5 0 0,5 0,5 0,75 0,00 0,5 0,50 0,25 0,25 6,188Q 0,5 1 0,5 0,5 0,25 1,00 0,5 0,50 0,75 0,75P*Q 0,25 0 0,25 0,25 0,1875 0,00 0,25 0,25 0,19 0,19n 10n-1 9

6,18751,8125

K20 0,7856

ANEXO E

2tS

QP *

220

*1

1 tS

QP

n

nK

108

108

estrategias para el manejo del inventario

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