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Prêmio Sinepe 2016 Destaque em Comunicação Categoria Gestão de Comunicação e Relacionamento Esteja próximo, mesmo longe!

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Prêmio Sinepe 2016

Destaque em Comunicação

Categoria Gestão de Comunicação e Relacionamento

Esteja próximo, mesmo longe!

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Apresentação

Localizado em Porto Alegre e com 112 anos de atuação, o Colégio

Marista Rosário é considerado uma das mais tradicionais escolas

gaúchas. É o maior Colégio da Rede Marista, que está presente em

17 cidades do Rio Grande do Sul, no Distrito Federal e em seis

cidades da Região Amazônica, com 18 escolas, além de uma

universidade (PUCRS), um hospital (São Lucas) e 17 unidades

sociais.

Com uma reconhecida trajetória na educação, a escola oferece

infraestrutura completa para cada nível de ensino. Hoje, o Marista

Rosário atende cerca de 2800 alunos da Educação Infantil até o

Ensino Médio, relacionando-se com cerca de 2000 famílias, mais

de 350 educadores (entre professores e técnicos administrativos),

70 mil ex-alunos, além de fornecedores, parceiros, formadores de

opinião e comunidade em geral.

Fachada do Colégio

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Apresentação

Em seu Planejamento Estratégico, estão definidos sete valores institucionais: amor ao trabalho, audácia, espírito de família, espiritualidade,

presença, simplicidade e solidariedade. A missão e visão de futuro têm as seguintes redações:

Missão: Educar crianças e jovens, comprometidos com um mundo justo e fraterno, promovendo formação integral de excelência, à luz do Carisma

Marista.

Visão: Ser referência nacional em educação integral de excelência, com a marca da inovação e da gestão sustentável.

Os objetivos estratégicos são:

• Avançar na sustentabilidade econômica, social e ambiental.

• Promover relacionamentos que potencializem a captação de estudantes.

• Fortalecer a presença e a reputação do Colégio Marista Rosário junto à sociedade.

• Criar referência de inovação em educação.

• Garantir alto desempenho em avaliações externas.

• Garantir a Educação Integral.

• Implantar meios inovadores para o processo ensino-aprendizagem.

• Garantir excelência acadêmica.

• Desenvolver cultura de sustentabilidade.

• Desenvolver cultura de inovação.

• Qualificar a gestão de pessoas.

O aplicativo atende a dois objetivos

estratégicos do Marista Rosário:

fortalecer a presença e a reputação do

Colégio junto à sociedade e

desenvolver a cultura de inovação.

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Cenário

Atento à constante evolução tecnológica e sua adaptação no ambiente educacional, o Colégio Marista Rosário investe

continuamente em processos e iniciativas inovadoras que venham a contribuir em seu projeto pedagógico. Desde 2010, o Colégio

mantém em seu site o portal Marista Virtual, que apresenta aos responsáveis pelos estudantes rosarienses as informações

essenciais do ano letivo, tais como: boletins e pareceres, consulta financeira, informações institucionais, etc. Por muito tempo, esta

solução atendeu às necessidades das famílias do Colégio, mas as tendências de comunicação do ambiente online, que mostravam

que o uso dos dispositivos móveis iria superar em breve os computadores tradicionais, fizeram o Colégio ousar em 2014. Desta

forma, antecipando-se ao mercado, a escola lançou em julho de 2014 o Aplicativo Marista Virtual, ferramenta que surgiu para

aproximar ainda mais os pais do cotidiano escolar dos filhos.

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As projeções do estudo feito em 2014 se confirmaram, haja vista

que o ano de 2015 promoveu um marco histórico, quando pela

primeira vez os dispositivos móveis passaram a ser a preferência

dos usuários, deixando para trás a opção massiva pelos desktops.

Contudo, esta não foi a única resolução proposta na criação do app

Marista Virtual.

A falta de tempo, que sobrecarregava 62% dos brasileiros

também em 2015 de acordo com pesquisa realizada pela Isma-BR

(International Stress Manegement Association Brasil) e a

preocupação crescente com a segurança dos filhos na região

central da capital foram outros fatores relevantes na justificativa

para criação do aplicativo.

Desta forma, a intenção principal do app é reduzir os impactos da

falta de tempo entre os pais e responsáveis, garantindo mais

segurança sobre a localização e compromissos dos filhos,

aproveitando o crescimento do mobile na escala de hábitos online.

Uso dos aplicativos móveis cresceu 58% em 2015 (fonte: Flurry)

60,3 minutos por dia é a média de tempo que os usuários passam usando appsno celular (fonte: Localytics)

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O aplicativo

Disponível tanto para Android, como para iOS, o app pode facilmente ser baixado e acessado pelos responsáveis pelos estudantes do

Colégio, gratuitamente. Com uma interface intuitiva, o aplicativo tem sua navegação facilitada para que o usuário usufrua de todas as

suas funcionalidades:

Consulta financeira

Boletim

Rematrícula

Agenda

Matrícula em Atividades Extraclasse

Boletim (6º ano EF ao EM)

Pareceres (Educação Infantil ao 5º ano EF)

Ocorrências Pedagógicas

Informações institucionais

Notícias

Atualização de dados

Notificação de entradas e saídas

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Uma das principais funcionalidades do aplicativo é o aviso de entrada e saída dos estudantes. Ambos os prédios de acesso dos alunos

contam com catracas eletrônicas, que liberam o ingresso dos circulantes mediante uso do cartão de identificação. Com o app, os

responsáveis pelos estudantes recebem uma notificação no celular a cada vez que os jovens entram ou saem da instituição.

Atualmente, são realizados 11 mil acessos por dia.

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Objetivos

Qualificar a comunicação entre pais e Colégio.

Aumentar o acesso das informações do Colégio

pelos pais.

Facilitar o processo de rematrícula.

Fortalecer a imagem da instituição.

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Públicos envolvidos

Entre os públicos com quem o Colégio se relaciona estão os estudantes, as famílias, os educadores e

também a imprensa.

Em 2016, o Marista Rosário atende 2800 estudantes de 3 a 17 anos, que são divididos em 100 turmas nos

seguintes níveis: Educação Infantil (Níveis 1, 2 e 3), Anos Iniciais do Ensino Fundamental (1º a 5º ano), Anos

Finais do Ensino Fundamental (6º a 9º ano) e Ensino Médio (1º a 3º ano). A escola também oferece diversas

opções de atividades extraclasse, com aproximadamente mil alunos no final de tarde e noite na escola.

O Colégio relaciona-se diariamente com cerca de 2000 famílias e, segundo a Avaliação Institucional (2014)

realizada com pais de todos os níveis, 53,3% deles têm idades entre 40 e 49 anos, 22,8% de 50 a 59 anos,

20% de 30 a 39 anos, 3% de 60 a 69 anos, 0,7% até 29 anos e 0,2% acima de 70 anos.

Além do aplicativo e site, já mencionados, as famílias maristas também são contatadas regularmente via e-

mail, reuniões presenciais, bilhetes impressos, mídias sociais, entre outros meios de comunicação.

Atualmente, o Marista Rosário conta com 356 colaboradores, sendo 252 mulheres e 104 homens,

distribuídos em 23 diferentes setores. A maioria deles têm entre 31 e 40 anos de idade. A segunda faixa

etária predominante é de 18 a 30 anos. Desses, 124 possuem Ensino Superior Completo, 70 possuem

Ensino Médio completo ou estão cursando o Ensino Superior, 91 Pós-Graduação, 29 pessoas Mestrado e

seis Doutorado. Apenas 36 colaboradores não concluíram os Ensinos Fundamental e Médio.

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Estratégia

Apesar de o aplicativo ser voltado inicialmente para as

famílias, havia a preocupação de que os estudantes se

sentissem pressionados, ou até mais vigiados. Desta forma,

o plano de comunicação desenvolvido para a divulgação

levou em consideração este público, a fim de que a

mensagem carregasse um viés de aproximação, segurança,

parceria e interação entre pais e filhos, levando em

consideração uma linha visual que agradasse os dois tipos

de público.

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Ações de divulgação

Para promover a utilização do aplicativo desde o seu lançamento, o Colégio desenvolveu uma série de iniciativas para comunicar a

novidade às famílias rosarienses:

Linha visual e logotipo do aplicativo

Banner de destaque para matéria no site do Colégio

E-flyer de apresentação para pais e educadores

Folder destacando os principais diferenciais da ferramenta

Cancelas para estacionamento da escola

Cartazes nos corredores e elevadores da escola

Cards para Facebook

Infográfico de como realizar a rematrícula online

Releases de assessoria de imprensa

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Ações de divulgação

Destaque para matéria no site

Botão para capa do site

Cards para Facebook

E-flyer para pais e educadores

Infográfico explicativo para efetivação da rematrícula online pelo aplicativo

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Acompanhamento do aplicativo

Diariamente

Mensalmente

Trimestralmente

Outras rotinas

Atuam na alimentação do app as equipes de apoio, tais como: TI (equipe de referência) e demais

educadores que atuam no atendimento aos pais (Tesouraria, Secretaria, Recepção, Coordenações e

Direção. A equipe de Comunicação e Marketing faz a atualização das notícias e agenda

visualizadas pelos usuários. Também são acompanhados os comentários postados e o número de

visualizações das matérias. Há ainda a postagem das ocorrências pedagógicas (notificações enviadas

aos responsáveis que utilizam o app), como atrasos e atendimentos realizados.

Acompanhamento detalhado de e-mails, Fale Conosco e mensagens recebidas nas redes sociais

sobre o assunto.

Os comunicados de aviso de reuniões de pais são enviados por e-mail aos responsáveis.

No início do ano letivo, principalmente com novas famílias, são liberados o login e senha dos

usuários. Em casos de falhas técnicas, há uma rápida avaliação da equipe de TI da escola, que conta

com suporte da Estrutura Executiva da Colégios e Unidades Sociais da Rede Marista.

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Recursos necessários

A implantação do projeto, na época exclusivo no mercado, contou ao todo com a participação de cerca de 40 pessoas, entre

colaboradores do Colégio (Tesouraria, Secretaria, Direção, Coordenação de Turno, Tecnologia Educacional, Tecnologia da

Informação, Coordenação Pedagógica e Comunicação), equipe de Tecnologia da Informação da Estrutura Executiva dos Colégios e

Unidades Sociais da Rede Marista e profissionais da Apps4business, empresa parceira na criação da plataforma.

Foram investidos R$ 385.939,00 na implementação do aplicativo, divididos em:

R$: 384.475,00, para o desenvolvimento total do produto e suas atualizações.

R$: 1.130,00, na impressão de materiais impressos para divulgação.

R$: 334,00, na impressão de materiais impressos para ambientação.

Tempo investido:

Tempo total de desenvolvimento do app: 5104 horas de trabalho

Cerca de 20 horas de treinamento com a equipe do Colégio envolvida.

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Resultados obtidos

Ao longo dos dois anos de implantação do aplicativo Marista Virtual, obtivemos resultados importantes em diversos indicadores, são eles:

Comunicação entre pais e Colégio e acesso a informações

3372 usuários ativos no aplicativo

Diminuição de 60% nos pedidos de reemissão de boletos na Tesouraria

Redução de 70% nos atendimentos presenciais da Secretaria (para informações como boletim, ocorrências pedagógicas, etc.)

1381 visualizações de notícias

2976 consultas a avisos direcionados

198678 acessos à ocorrências pedagógicas

Percepção em relação à segurança

Mais de 1 milhão de registros de entrada e saída de estudantes

Na Pesquisa de Satisfação das Novas Famílias, realizada anualmente,

o item segurança foi avaliado com média 4,53 em 2016 (sendo nota máxima 5,0). A melhoria pode ser percebida ao longo dos anos: média de

4,30 em 2014; 4,33 em 2015.

Resultado da Pesquisa de Satisfação de Novas Famílias de 2016

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Resultados obtidos

Processo de rematrícula facilitado

574 rematrículas feitas pelo app (desde 2015), o que representa cerca de 26% do total de rematrículas da escola.

Em novembro de 2015, foi realizada uma pesquisa qualitativa em relação a satisfação ao uso da ferramenta para a rematrícula. Abaixo, alguns

feedbacks:

Responsável Nível de Ensino Comentário

Ana Paula da Silva Miranda 4º ano EF “Muito bom. Uma das melhores coisas feitas pelo Colégio nos últimos anos. Fiz a matrícula dos meus três filhos pelo aplicativo e achei ótimo.”

Luiz Otávio Amaro da Silveira Silveira

Educação Infantil “Excelente iniciativa, me surpreendi com a praticidade, pois não demorou nem um minuto para concluir o processo.”

Leonel Severo de Oliveira 2º Ano EF “Achei ótimo. Muito prático. Se melhorar, estraga.”

Luiz Fernando Trindade Ferreira 5º Ano EF “Gostei muito do novo processo e achei muito prático. Sugiro que as turmas e horários do extraclasse sejam discriminados também no aplicativo.”

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Depoimentos internos

“A utilização do Marista Virtual web iniciou, no Marista Rosário, em 2009 a partir da necessidade de estreitar a comunicação entre escola e família.

Com a disponibilização da visualização das avaliações (notas trimestrais, parciais e subparciais, pareceres e recomendações) na modalidade online,

foi possível, de forma rápida e segura, garantir que as famílias tivessem acesso ao acompanhamento do desempenho escolar dos estudantes, bem

como aos contratos e boletos de pagamento da escola. Com o aprimoramento desta ferramenta, atualmente com o aplicativo, além das informações

acadêmicas, é possível acompanhar em tempo real os registros de entradas e saídas dos alunos na escola, as circulares e a agenda do colégio. A

partir de 2014, as rematrículas via app trouxeram inúmeros benefícios com relação às facilidades de acesso, pois a possibilidade de realização da

rematrícula a qualquer hora e local por parte das famílias a partir de dispositivos com acesso à internet trazem conforto e segurança, o

acompanhamento destes acessos e efetivações, pelas equipes da escola, tornou-se mais ágil, promovendo maior interação na divulgação das

informações e consequentemente ganho na comunicação interna.” Karen Klein, Secretária

“O app Marista Virtual tem auxiliado bastante em nossas rotinas na tesouraria da escola, pois ele facilita o acesso das famílias em suas

necessidades como segunda via de boletos, consultas financeiras, informativos para Imposto de Renda, extrato de parcelas, etc. Necessidades

essas que antes do aplicativo, os responsáveis só conseguiam procurando a Tesouraria por telefone, e-mail ou presencialmente. Auxiliou

imensamente na rematrícula, que hoje é feita totalmente online, nos poupando de um trabalho que tomava muito tempo não só da tesourariam mas

de uma grande equipe formada por vários outros setores, além da não utilização de contratos e boletos impressos o que ajuda imensamente na

sustentabilidade, que hoje em dia é o que todos procuram.” André Anele Reis, analista de Tesouraria

“A rematrícula via app revolucionou todo o processo, pois permite maior agilidade em todas as fases do processo remete o usuário para um

ambiente seguro, de fácil leitura e compreensão. Foi um facilitador, garantindo economia e sustentabilidade ao processo, uma vez que substituímos

o papel pelo ambiente virtual.” Eliezar Bazarelly Pereira, coordenador de turno da Educação Infantil

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Imagem institucional fortalecida

Matéria

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15 inserções de mídia espontânea na imprensa envolvendo o tema.

R$ 327.633,00 economizados por meio de geração de mídia espontânea

Reportagem de capa do jornal Zero Hora.

Reportagem veiculada no programa Auto Esporte, da TV Globo.

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Avaliação e Projeção

Após dois anos de uso, o aplicativo Marista Virtual se consolidou

como um importante aliado no relacionamento entre o Colégio e

as famílias rosarienses, haja vista que quase 60% das 2200

famílias responsáveis pelos estudantes utiliza a ferramenta e,

assim, consegue ter um claro acompanhamento do cotidiano

escolar.

Atualmente em sua 3ª fase de uso, o app já está sendo testado

com estudantes de alguns níveis de ensino, para que também

possa ser incorporado às atividades realizadas em sala de aula.

Atualmente, os alunos utilizam a plataforma Moodle, acessada via

Desktop. Com o uso do aplicativo, os educadores poderão

disponibilizar arquivos de aulas, realizar fóruns, agendamentos,

entregas de trabalhos, esclarecimento de dúvidas, entre outras

funcionalidades.

Desta forma, os educadores poderão organizar as turmas por

grupos e interagir especificamente com cada uma, aperfeiçoando

ainda mais o relacionamento entre esses dois públicos

estratégicos para a escola.