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Estatísticas
Virtualização
Perfil atual de assuntos virtualizados no Sistema Fluxus na JFCETOTAL DE ASSUNTOS A SEREM VIRTUALIZADOS: 61
TOTAL DE ASSUNTOS NÃO VIRTUALIZADOS: 73
TOTAL GERAL DE ASSUNTOS: 134
% DE ASSUNTOS VIRTUALIZADOS: 45,52%
TOTAL DE ASSUNTOS QUE GERAM P.A.: 118
% DE ASSUNTOS QUE GERAM P.A.: 88,06%
TOTAL DE ASSUNTOS QUE PODEM SER REQUERIDOS PELO SERVIDOR: 77
% DE ASSUNTOS QUE PODEM SER REQUERIDOS PELO SERVIDOR: 57,46%
TOTAL DE ASSUNTOS QUE REQUEREM VALIDAÇÃO DA CHEFIA: 15
% DE ASSUNTOS QUE REQUEREM VALIDAÇÃO DA CHEFIA: 11,19%
TOTAL DE ASSUNTOS ATIVOS: 128
% DE ASSUNTOS ATIVOS: 95,52%
Virtualização
Comentários
Valores referentes ao período de nov/07 a out/08.
• Total de 11973 processos (físicos e virtuais) cadastrados no Sistema Fluxus.• Total de cadastro de 892 portarias (virtualizadas).• Total de 2801 documentos principais fora de processos• Cada documento possui despachos e anexos• Cada documento é movimentado em média 9 vezes
• Economia de 83.760 folhas de documentos fora de processos economizadas (Apenas 20% da documentação)
Virtualização
Gráfico 1
Gráfico 2 Gráfico 3
Média
Média
Virtualização
Gráfico 4
Virtualização
Comentários
No trimestre 1 os processos físicos correspondem a 98% do total de processos cadastrados no Sistema Fluxus.
No trimestre 1 os processos virtuais correspondem a 2% do total de processos cadastrados no Sistema.
No trimestre 4 os processos físicos correspondem a 43% do total de processos cadastrados.
No trimestre 4 os processos virtuais correspondem a 57% do total de processos cadastrados.
Estimativa da quantidade média de folhas dentro de Processos no período de nov/07 a out/08
Total de documentos: 6.724Total de despachos em processos: 91Total de anexos em processo: 5.357Quantidade de folha por anexo: 3
Total de folhas de anexo:
Redução de custos
Quantidade de folha por anexo
3
x
Total de anexos em processo
5.357
=
Total de folhas de documento
16.071
Total geral de folhas em processos:
Total de despachos em
processos
91+ =
Total de folhas em processos
22.886
Total de folhas de documento
16.071+
Total de documentos
6.724
Estimativa da quantidade média de folhas dentro de Processos no período de nov/07 a out/08
Quantidade de processos físicos: 9.009Quantidade de processos virtuais: 2.964
Média de documentos por processo:
Total de processos
6.724
Total geral de folhas em processos
22.886
=
Média de documentos por
processo
7.72
Redução de custos
/
Avaliação dos custos com impressão de documentos dentro de processos no período de nov/07 a out/08
Custos calculados considerando:Valor unitário de capa de processo: R$ 1,98Valor unitário de um rolo de etiqueta (160 unidades): R$ 3,43Valor unitário de uma resma de papel (500 folhas): R$ 9,60Valor unitário de tonner para impressora laser: R$ 700Capacidade de impressão por tonner: 3000 folhas
Custo de processo:
Redução de custos
Custo da folha
(R$ 9,60/ 500)
Custo de impressão da folha
(R$ 700/3000)
Média de documentos por processo + impressão da etiqueta
8,72
+ xCusto da capa
R$ 1,98
Custo da etiqueta
R$ 3,43 / 160++
=Custo médio de
processo
R$ 4,20
Avaliação dos custos com impressão de processos no período de nov/07 a out/08
Quantidade de processos físicos: 9.009Quantidade de processos virtuais: 2.964
Custo de processos físicos:Custo médio de
processo
R$ 4,20
Quantidade de processos físicos
9.009
=
Média de documentos por
processo
R$ 37.837,80x
Economia com processos virtuaisCusto médio de
processo
R$ 4,20
Quantidade de processos físicos
2.964
=
Média de documentos por
processo
R$ 12.448,80x
Redução de custos
Estimativa da quantidade de folhas em documentos fora de Processos entre nov/07 a out/08
Total de documentos principais: 2.801Total de despachos em documentos: 365Total de anexos dentro de documentos: 3.598Quantidade de folha por anexo: 3
Total de folhas anexos por documento:
Redução de custos
Quantidade de folhas por anexo
3
x /
Total de anexos dentro de
documentos
3.598
Total de documentos
principais
2.801
=
Total de folhas de anexo por
documento
3,85
Movimentações entre lotações de todos os documentos: 11.204Média de movimentos por documento: 4
Total de folhas economizadas inclusive cópias:
Total de folhas de documento
13.960
Média de movimentos+documento
5
x=
Total de folhas economizadas
69.800
Total de despachos em documentos
365
Quantidade de folhas por anexo
3
Total de documentos
principais
2.801
x+ =
Total de folhas de documento
13.960+
Total de anexos dentro de
documentos
3.598
Estimativa da quantidade média de folhas economizadas em documentos fora de Processos entre nov/07 a out/08
Total geral de folhas de documentos:
Redução de custos
Avaliação dos custos com impressão de documentos fora de processos no período de nov/07 a out/08
Custos calculados considerando:
Valor unitário de uma resma de papel (500 folhas): R$ 9,60Valor unitário de tonner para impressora laser: R$ 700Capacidade de impressão por tonner: 3.000 folhasCusto médio de uma cópia: R$ 0,03Total de folhas de documento: 13.960Total de folhas economizadas inclusive cópias: 83.760
Custo das folhas principais
(R$ 9,60/ 500)x13.960+ (R$ 700/3000)x13.960
Custo de impressão da folha+cópias
+(R$0,03x83.760)+
Economia em R$ de folhas
R$ 3.525,37=
Redução de custos
Gráfico 5
R$ R$Gasto com impressão Poupado com a virtualização
Legenda:
Gráfico 6
Redução de custos
Redução de custos
Avaliação de economia com a virtualização de Portarias no período de nov/07 a out/08Custos calculados considerando:
Quantidade de portarias emitidas: 892Quantidade de cópias de cada portaria: 19Valor unitário de uma resma de papel (500 folhas): R$ 9,60Valor unitário de tonner para impressora laser: R$ 700,00Custo médio de uma cópia: R$ 0,03Capacidade de impressão por tonner: 3.000 folhasEconomia de virtualização portaria:
Quantidade de cópias de cada
portaria
892x19
+
Custo de portarias impressas
892x(R$9,60/500)x19
Custo da cópia
R$ 0,03
Custo de impressão da folha
(R$ 700/3000)+x
Custo de portarias
R$ 817,00=
Redução de custos
Gráfico 7 Gráfico 8
R$ R$Gasto com impressão Poupado com a virtualização
Legenda:
Redução de custos
Gráfico 9
R$ R$Gasto com impressão Poupado com a virtualização
Legenda:
Gráfico 10
Redução de custos
R$ R$Gasto com impressão Poupado com a virtualização
Legenda:
Gráfico 11
Redução de custos
R$ R$Gasto com impressão Poupado com a virtualização
Legenda:
Comentários
A virtualização de proporcionou uma economia de R$ 20.254,10 no período de nov/07 a out/08.
Redução de 24% do custo total de impressão no período de nov/07 a out/08, decorrente da virtualização.
A impressão de processos corresponde a 46% dos custos de impressão no período de nov/07 a out/08.
A impressão de documentos fora de processos corresponde a 30% dos custos de impressão no período de nov/07 a out/08.
Redução de custos
Economia de tempo
Comentários
Uma portaria física leva de 5 a 16 dias úteis para ser assinada.Uma portaria virtual leva em torno de 10 minutos para ser assinada.Tempo total gasto em portarias virtualizadas no Sistema Fluxus:
Tempo gasto em cada portaria
10 minutos
x
Quantidade de portarias emitidas
892
=
Tempo gasto em todas as
portaria
8920 minutos
A assinatura de todas as 892 portarias através do Sistema Fluxus, no período de nov/07 a out/08 corresponde a 6,2 dias.
Economia de tempo
Comentários
Média de tempo de fluxo de um processo até o seu arquivamento no Sistema:
- Virtuais: 45 dias 30 horas 52´ e 58”- Físicos: 75 dias 14 horas 21´ e 40”
Tempo médio em cada setor:- Virtual: 4,5 dias- Físico: 10,71 dias
Projeções
Comentários
Projeção apresentada considerando estimativa percentual anual de virtualização de 9%.
Previsão de 90% de virtualização dos processos em Dezembro de 2013.
Gráfico 12
Estamos aqui
Projeções
Gráfico 13
Economia total acumulada até 2013: R$ 93.650,47
Gráfico 14
Projeções
Economia total acumulada até 2013: R$ 208.112,15
Gráfico 15
Projeções
R$ R$Gasto com impressão Poupado com a virtualização
Legenda:
Gráfico 16
Projeções
R$ R$Gasto com impressão Poupado com a virtualização
Legenda:
Gráfico 17
Economia total acumulada até 2013: R$ 26.519,75
Gráfico 18
Projeções
Comentários
Estimativa de economia em virtualização calculada considerando os seguintes critérios:
- Quantitativo de processos, portarias e demais documentos virtualizados no Sistema Fluxus no primeiro ano da sua implantação da JFCE cadastrados no Sistema Fluxus no primeiro ano de sua implantação na JFCE.
- Crescimento do percentual de virtualização em 9% / ano.