escrituracao contabil digital – normas gerais – regras de escrituracao

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E C D: ESCRITURAO CONTBIL DIGITAL NORMAS GERAIS REGRAS DE ESCRITURAO SUMRIO: 1. 1.Introduo ao SPED - Sistema Pblico de Escriturao Digital 2. 2.Regras Gerais Para o SPED 3. 3.Instituio da Escriturao Contbil Digital - ECD 4. 4.Pessoas Jurdicas Obrigadas a Entrega da ECD 5. 5.Faculdade de Entrega da ECD 6. 6.Prazo Para Entrega da ECD 7. 6.1Multa pelo Atraso na Entrega da ECD 8. 7.Dispensas Relacionadas com a Entrega da ECD 9. 8.Regras Gerais para a ECD 10. 8.1.Caractersticas do SPED Contbil 11. 8.2Compartilhamento de Informaes 12. 9Autorizao para Acesso ao SPED 13. 10Forma de Gerao do Arquivo de ECD 14. 10.1Funcionamento Bsico do Sistema 15. 10.2Barra de Ferramentas 16. 11Legislao e Atos Relativos ao SPED/ECD 17. 12Tabelas Externas Gerais para Validao dos Arquivos 18. 13Exercicio 19. 14Perguntas e Respostas 20. 15Plano de Contas Referencial (Geral) 1. INTRODUO AO SPED - Sistema Pblico de Escriturao Digital A Emenda Constitucional 42, de 19 de dezembro de 2003, introduziu o inciso XXII no art. 37 da Constituio Federal, que determina s administraes tributrias da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municpios atuarem de forma integrada, inclusive com o compartilhamento de cadastros e de informaes fiscais. O Sistema Pblico de Escriturao Digital - Sped, no mbito da Receita Federal, faz parte do Projeto de Modernizao da Administrao Tributria e Aduaneira (PMATA) que consiste na implantao de novos processos apoiados por sistemas de informao integrados, tecnologia da informao e infra-estrutura logstica adequados. Institudo pelo Decreto 6.022, de 22 de janeiro de 2007, o projeto do Sistema Pblico de Escriturao Digital (Sped) consiste na modernizao da sistemtica atual do cumprimento das obrigaes acessrias, transmitidas pelos contribuintes s administraes tributrias federal, estadual e municipal e aos rgos fiscalizadores, utilizando-se da certificao digital para fins de assinatura dos documentos eletrnicos, garantindo assim a validade jurdica dos mesmos apenas na sua forma digital. Sistema Pblico de Escriturao Digital - SPED tem como principais objetivos: - Promover a integrao dos fiscos, mediante a padronizao e compartilhamento das informaes contbeis e fiscais, respeitadas as restries legais. - Racionalizar e uniformizar as obrigaes acessrias para os contribuintes, com o estabelecimento de transmisso nica de distintas obrigaes acessrias de diferentes rgos fiscalizadores. - Tornar mais clere a identificao de ilcitos tributrios, com a melhoria do controle dos processos, a rapidez no acesso s informaes e a fiscalizao mais efetiva das operaes com o cruzamento de dados e auditoria eletrnica. 2. REGRAS GERAIS PARA O SPED Os livros e documentos a serem enviados ao Sped devero ser emitidos em forma digital, com observncia das disposies determinadas pela Medida Provisria 2.200-2, de 24 de agosto de 2001 (criou a Infra-Estrutura de Chaves Pblicas Brasileira - ICP-Brasil, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurdica de documentos em forma eletrnica, das 1

aplicaes de suporte e das aplicaes habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realizao de transaes eletrnicas seguras). O Sistema Pblico de Escriturao Digital ser administrado pela Secretaria da Receita Federal do Brasil, a quem compete a implantao do Sistema, com a participao de representantes dos usurios (rgos). Cada rgo editar suas normas complementares. 3. INSTITUIO DA ESCRITURAO CONTBIL DIGITAL - ECD A Instruo Normativa RFB 787 de 19 de novembro de 2007 instituiu a Escriturao Contbil Digital - ECD, para fins fiscais e previdencirios, que dever ser transmitida, pelas pessoas jurdicas a ela obrigadas, ao Sistema Pblico de Escriturao Digital - Sped, institudo pelo Decreto 6.022, de 22 de janeiro de 2007, e ser considerada vlida aps a confirmao de recebimento do arquivo que a contm e, quando for o caso, aps a autenticao pelos rgos de registro. Com o mdulo Sped-Contbil, a escriturao contbil das empresas ser enviada em formato digital ao Ambiente Nacional Sped, onde os diversos rgos de Controle e as vrias instncias do Fisco tero acesso devidamente controlado. O arquivo digital contendo a escriturao contbil est assinado digitalmente em conformidade com as regras do ICP-Brasil, e sendo assim este arquivo tem validade jurdica para todos os fins, nos termos da MP 2200-2, de 24 de agosto de 2001. 4. PESSOAS JURDICAS OBRIGADAS A ENTREGA DA ECD Esto obrigadas a entregar a Escriturao Contbil Digital: a) em relao aos fatos contbeis ocorridos a partir de 1 de janeiro de 2009, as SOCIEDADES EMPRESRIAS sujeitas tributao do Imposto de Renda com base no LUCRO REAL. b) em relao aos fatos contbeis ocorridos no ano-calendrio de 2008, as SOCIEDADES EMPRESRIAS sujeitas a Acompanhamento Econmico-Tributrio Diferenciado, nos termos da Portaria RFB 11.211 de 2007, e sujeitas tributao do imposto de renda com base no lucro real; 5. FACULDADE DE ENTREGA DA ECD facultada a entrega da ECD para as demais pessoas jurdicas no obrigadas, em relao aos fatos contbeis ocorridos a partir de 1 de janeiro de 2008. 6. PRAZO PARA ENTREGA DA ECD A ECD dever ser transmitida anualmente ao Sped at s 20:00 horas do ltimo dia til do ms de junho do ano seguinte ao ano-calendrio a que se refira a escriturao. Nos casos de extino, ciso parcial, ciso total, fuso ou incorporao, a ECD dever ser entregue pelas pessoas jurdicas extintas, cindidas, fusionadas, incorporadas e incorporadoras at o ltimo dia til do ms subseqente ao do evento. 6.1 Multa pelo Atraso na Entrega da ECD A no apresentao da ECD no prazo tempestivo de entrega sujeitar o contribuinte aplicao de multa no valor de R$ 5.000,00 (cinco mil reais) por ms-calendrio ou frao. 7. DISPENSAS RELACIONADAS COM A ENTREGA DA ECD A apresentao da ECD, na forma de livros digitais, supre as seguintes necessidades: I) ARQUIVOS MAGNTICOS (exigncia contida na Instruo Normativa SRF 86, de 22 de outubro de 2001, e na Instruo Normativa MPS/SRP 12 de 2006 Arquivos Magnticos). II) LIVRO RAZO (Livro Razo ou fichas utilizados para resumir e totalizar, por conta ou subconta, os lanamentos efetuados no Dirio (Lei 8.218, de 1991, art.14, e Lei 8.383, de 1991, art. 62). III) BALANO OU BALANCETE DE SUSPENSO OU REDUO (Livro Dirio, o Balancete ou Balano de Suspenso ou Reduo do Imposto de que trata o art. 35 da Lei 8.981, de 1991 (Instruo Normativa SRF 93, de 1997, art. 12, inciso 5, alnea b). 8. REGRAS GERAIS PARA A ECD Os livros contbeis emitidos em forma eletrnica devero ser assinados digitalmente, utilizandose de Certificado de Segurana Mnima Tipo A3, emitido por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Pblicas Brasileira (ICP-Brasil), a fim de garantir a autoria do documento digital. 8.1 Caractersticas do Sped Contbil 2

- Permite a importao de um arquivo contendo a escriturao contbil; - Valida o contedo de arquivo contendo a escriturao contbil; - Assina um arquivo contendo a escriturao contbil; - Transmite a escriturao contbil, utilizando o Receitanet; - Exclui um arquivo contendo a escriturao contbil; - Permite a visualizao de arquivo contendo a escriturao contbil nos formatos: Livro Dirio; Livro Razo; Livro de Balancetes Dirios e Balanos (art. 1.185 da Lei 10.406, de 10 de janeiro de 2002 - DOU de 11/01/2002 Novo Cdigo Civil); Plano de Contas; Centro de Custo; Histrico Padronizado; e Demonstraes Contbeis. - Permite a visualizao de Recibo de transmisso de arquivo contendo a escriturao contbil; - Prepara as visualizaes de arquivo contendo a escriturao contbil; - Permite tambm a gravao e restaurao de cpias de segurana. 8.2 Compartilhamento de Informaes As informaes relativas Escriturao Contbil Digital, disponveis no ambiente nacional do Sistema Pblico de Escriturao Digital - Sped sero compartilhadas com as administraes tributrias dos Estados, do Distrito Federal e dos Municpios, mediante convnio celebrado com a Secretaria da Receita Federal e com os rgos e as entidades da administrao pblica federal direta e indireta que tenham atribuio legal de regulao, normatizao, controle e fiscalizao das sociedades empresrias, no limite de suas respectivas competncias e sem prejuzo da observncia legislao referente aos sigilos comercial, fiscal e bancrio, nas seguintes modalidades de acesso: I - integral, para cpia do arquivo da escriturao; Para este acesso, o rgo ou a entidade dever ter iniciado procedimento fiscal ou equivalente, junto pessoa jurdica titular da Escriturao Contbil Digital. II - parcial, para cpia e consulta base de dados agregados, que consiste na consolidao mensal de informaes de saldos contbeis. 9. AUTORIZAO PARA ACESSO AO SPED O acesso ao ambiente nacional do Sped fica condicionado a autenticao mediante certificado digital credenciado pela ICP-Brasil * A consulta feita com utilizao de certificado digital da empresa, seu representante legal ou de seu procurador. O ambiente nacional do Sped manter o registro dos eventos de acesso, pelo prazo de 6 anos, contendo, no mnimo: a) identificao do usurio; b) autoridade certificadora emissora do certificado digital; c) nmero de srie do certificado digital; d) data e a hora da operao; e e) tipo da operao realizada [modalidades de acesso]: I - integral, para cpia do arquivo da escriturao; II - parcial, para cpia e consulta base de dados agregados, que consiste na consolidao mensal de informaes de saldos contbeis). 10. FORMA DE GERAO DO ARQUIVO DE ECD O Anexo IN RFB 787 de 2007 disponibilizou Manual para orientar sobre a forma de gerao do arquivo digital equivalente escriturao contbil, seus dados tcnicos necessrios para a validao, nmeros, caracteres, cdigos de identificao, composio dos livros, registros e as regras gerais de preenchimento Lecd. O arquivo dever conter a escriturao referente a no mnimo um ms, e facultado sociedade empresria apresentar arquivo contendo mais de um ms da escriturao, desde que de tamanho inferior a um gigabyte. O arquivo no dever conter frao de ms, exceto nos casos de eventos especiais de abertura, extino, ciso, fuso ou incorporao. 10.1 FUNCI