escritório de processos - anac bpm day_2015
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Superintendência de Planejamento Institucional
Apresentação ao BPM Day Brasília 2015
Autarquia federal.
21 unidades organizacionais com 1.800 servidores
Presente em 23 cidades
Agência de regulação mais jovem.
Maior escopo de regulação e fiscalização de todas as agências reguladoras
Objetivo do Programa:
Aprimoramento contínuo dos processosorganizacionais, a fim de assegurar amodernização da instituição e direcionar aimplantação das diretrizes estratégicas daAgência
Diretrizes
1
3
4
Programa de Fortalecimento Institucional – PFI
(IN nº 66/2012)
GDIModelo de
Governança
Modelo de
Gestão
Acompanhamento: Reuniões de Gestão periódicas
Projetos Processos
Planejamento
Estratégico
Planejamento da Implantação
Estabelecimento de uma área corporativa para lidar com processos.
Definição de objetivos específicos.
Elaboração de uma arquitetura de processos.
Seleção e manutenção de ferramentas.
Planejamento da operacionalização.
A área corporativa para lidar com processos na organização é o Escritório de Processos – ESPROC e está abrigada na área de Planejamento Institucional.
O ESPROC guarda todos os processos reconhecidos da Agência, e seu banco de dados é a origem de onde devem derivar todas as informações relacionadas a processos.
O ESPROC também é responsável pelo planejamento da implantação da gestão de processos e seu acompanhamento.
Todas as “visões” de processos para melhoria, auditoria, planejamento estratégico, criação de sistemas, indicadores e relatórios de gestão emanam da base do ESPROC.
Área Corporativa
O objetivo específico é derivado do nível de maturidade da Agência em relação a gestão de processos. O primeiro passo é identificar, estabilizar, padronizar e gerar indicadores de desempenho para os processos.
Um dos objetivos é construir um repositório único de processos de tal forma a permitir a consulta de toda a Agência e manter o conhecimento dentro da instituição.
Permitir controle e transparência interna sobre o trabalho realizado.
Após o esforço de padronização que acarretará na estabilização dos processos da Agência, novos objetivos serão disparados, ligados a melhoria por meio de Kaizens, A3, Lean e Reengenharia.
Objetivos Específicos
Macroprocesso
Processos de Negócio
Processos de Trabalho
Manual de Procedimento
Volume de informação
ESTRATÉGICO
OPERACIONAL
Identificação e Comunicação
Análise
Padronização e Desempenho
Execução e Formalização
Diretoria
Superintendências
Gerências
Executores
Arquitetura de Processos
Manual de Referência
Todo o trabalho de identificação e padronização de processos é efetuado usando-se um sistema computacional.
O sistema é a ferramenta a ser usada em todos os trabalhos ligados ao mapeamento de processos e também a forma de consulta de seus dados.
Possui integração com outras iniciativas de gestão como modelos de documentos e Gestão por Competências
Seleção de Ferramentas
Banco de dados completo dos processos e acompanhamento da execução pelos colaboradores, com indicadores de eficiência
Processo Padronizado Execução do Processo
Banco de Dados e Motor de Execução
Arquitetura do Sistema
Estratégias de Implantação
Gestão de processos como engrenagem da organização
Desenvolvimento de Sistemas
Auditoria Interna
Capacitação
Conceito de essencialidade
ESPROC
ALGP
Formalização e Padronização dos processos de trabalho.
Coleta dos indicadores de desempenho universais.
Criação e governança sobre indicadores específicos de desempenho (donos de processos).
Coordenação de ciclos de melhorias intrafuncionais.
Mapeamento dos processos de negócio
Elaboração e comunicação de indicadores de desempenho universais
Controle da linguagem e da arquitetura de mapeamento a ser usada por toda a organização
Governança do repositório dos dados
Coordenação dos ciclos de melhoria interfuncionais.
INDDES
METMAP
PRO
FERCOMP
Reuniões Periódicas
Operacionalização
Seleção da ALGP
Apresentação a ALGP
Treinamento da ALGP
Apresentação aos Gerentes
Mapeamento dos
Processos de Negócio
Apresentação aos
Funcionários
Mapeamento dos
Processos de Trabalho
Formalização dos
Processos
ESPROC ESPROCALGP
Selecionar a ALGP e preparar a área a receber
o ESPROC
Explicar o papel da ALGP, suas
responsabilidades, a divisão de
trabalho com o ESPROC e marcar
treinamentos
Treinar a ALGP em mapeamento
e análise de processos, na
linguagem e no sistema a ser
usado na ANAC, e em mapeamento de competências
Explicar o papel do ESPROC, da
Gestão de Processos, oferecer
treinamento, apresentar o
papel da ALGP e marcar reuniões para efetuar o
mapeamento de processos
Elaborar os manuais
formalizando os processos e as
competências de cada servidor. Selecionar os
donos de processos e os indicadores de desemepenho
SUPERINTENDENTE ESPROC ESPROC
Identificar os processos de negócio da
superintendência por meio de
entrevistas com todas as áreas da superintendência,
de acordo com agenda de reuniões
acertadas com as áreas
ESPROC ALGP
ALGP
SUPERINTENDENTE
Realizar uma palestra a todos os colaboradores
da área com o intuito de
sensibilizá-los à estruturação dos
processos
Identificar e mapear os
processos de trabalho da
superintendência por meio de
entrevistas com as áreas
Operacionalização
