escrevente tÉcnico judiciÁrio – tj sp · dentro do ofício de justiça, ordenados, e quando for...

2017

ESCREVENTE TÉCNICO

JUDICIÁRIO – TJ SP

Colaboradora:

Renata dos Santos

NORMAS DE SERVIÇOS DA CORREGEDORIA GERAL DE JUSTIÇA 3 7 1

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C APÍTULO XI

NORMAS DE SERVIÇOS DA CORREGEDORIA GER AL DE JUSTIÇA

1. INTRODUÇÃOA Corregedoria Geral de Justiça do Tribunal de Justiça de São Paulo editou um

compêndio de normas dos ofícios de justiça conhecido como “Normas de Serviços da Cor-regedoria Geral de Justiça”. Podemos destacar desde obrigações aos servidores públicos do Poder Judiciário quanto a efetivação do sistema de correição do Tribunal.

O sistema de correição do Tribunal de Justiça de São Paulo possui entre seus agentes as figuras do Corregedor Geral de Justiça, dos Juízes Assessores da Corregedoria e dos Juízes Corregedores Permanentes.

Enquanto o Corregedor Geral de Justiça e os Juízes Assessores atuam diretamente na unidade “Corregedoria Geral de Justiça”, os Juízes Corregedores Permanentes atuam em suas respectivas comarcas. Assim, teremos a instauração de sindicâncias e procedimentos disciplinares tanto na Corregedoria Geral de Justiça quanto nas Comarcas pelos Juízes Corregedores Permanentes.

Os itens a seguir abordarão o Capítulo II: Seção II, e o Capítulo III: Seções I, II, V, VI, VII, VIII – subseções I e II – IX a XV, XVII a XIX do Tomo I das Normas de Serviços da Corregedoria Geral de Justiça, atualizados até o provimento n. 04/2017.

2. LIVROS, CLASSIFICADORES E CONTROLESPara o efetivo exercício da função correcional é necessário que as informações se encon-

trem devidamente registradas e os documentos arquivados conforme pertinência temática.

Assim, foram criados livros, como instrumentos de registros de informações e os clas-sificadores, como instrumentos de guarda de documentos por temas específicos.

A seguir, quadro dos livros obrigatórios:

Livro Tipo de Registro Localização

1 De visitas e correições

Registro dos termos de visitas daqueles que exercem a fun-ção de correição e correições aplicadas à unidade

Serventias judiciais, repartições e demais estabelecimentos su-jeitos à fiscalização correcional

2De registro de feitos admi-nistrativos

Registro de sindicâncias, pro-cedimentos disciplinares, re-presentações

Administração Geral do Fórum

3 7 2 Escrevente Técnico Judiciário – TJ SP – Doutrina • Volume Único

Livro Tipo de Registro Localização

3De registro de portarias e ordens de serviço

Registro de portarias e ordens de serviço, contendo índice


4

De registro de decisões terminativas proferidas em feitos administrativos

Registro de decisões termi-nativas de sindicâncias, pro-cedimentos disciplinares, representações


5De protocolo de autos e papéis em geral

Registro do protocolo de autos e papéis em geral


6 De tomboRegistro de objetos, móveis e pertences do Estado existentes no edifício do Fórum


7 De cargas de autosRegistra a retirada e devolução de autos de processos

Ofícios de Justiça

8 De cargas de mandados Registro dos mandados judiciais Ofícios de Justiça

9 De registro de sentenças Registro das sentenças judiciais. Ofícios de Justiça

Em provas anteriores de concurso para escrevente do TJ/SP, o examinador abordou a questão dos livros criando um filtro para sua localização. Por exemplo, prova de 2014, “(...) assinale a alternativa que corretamente discorre sobre os livros e classificadores que devem ser mantidos pela Administração Geral do Fórum”.

O livro de registro de visitas e correições será organizado em folhas soltas, contendo as atas de correições e visitas, assinadas pelo juiz corregedor permanente, pelo escrivão e demais servidores da unidade. Em regra, o livro não excederá 100 (cem) folhas, salvo em determi-nação judicial ou para manutenção da peça correcional. Nesses casos, o volume poderá ter mais ou menos que 100 (cem) folhas. Concluso o livro, as folhas serão encadernadas.

Os livros de registros de feitos administrativos e de registro de sentenças serão dispen-sados quando seus registros possam ser realizados por sistema informatizado oficial.

Os livros de registros de decisões terminativas proferidas em feitos administrativos e sentenças serão formados pelas vias emitidas para esse fim e numeradas em série anual.

O livro de cargas de autos será desdobrado conforme os destinatários: juízes, promotores de justiça, advogados, contadores, etc.

O livro de cargas de mandados será desdobrado em número equivalente ao dos oficiais de justiça em exercício e dispensado na vara judicial que for atendida por Seção Adminis-trativa de distribuição de mandados.

Compete ao escrivão judicial realizar a abertura, numeração, autenticação e encerra-mento dos livros, sendo vedada a substituição de folhas.

Os livros em andamento e encerrados serão conservados em local adequado e seguro dentro do ofício de justiça, ordenados, e quando for o caso, encadernados, classificados ou catalogados. Os livros de cargas de autos e de mandados poderão ser inutilizados após 2 (dois) anos do último registro, mediante prévia autorização do juiz corregedor permanente.


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Cabe ao juiz corregedor permanente coibir eventuais abusos ou excessos aos livros e apurar desaparecimentos e danos.

MUITA

ATENÇÃO!

Os procedimentos disciplinares e as sindicâncias administrativas da corregedoria permanente (juízes corregedores permanentes) serão cadastrados diretamente no Sistema de Automação da Justiça de Primeiro Grau (SAJ/PG), pelos ofícios judiciais, sujeitos ao segredo de justiça.

Quanto aos classificadores, são 9 (nove) os obrigatórios:

Classificador Localização

1 Para cópias dos ofícios expedidos Administração Geral do Fórum

2 Para ofícios recebidos Administração Geral do Fórum

3Para autorizações e certidões de inutilização de livros e clas-sificadores obrigatórios


4Para atos normativos e decisões da Corregedoria Permanente (juízes corregedores permanentes), com índice por assunto


5Para Guias de Recolhimento de Diligências do oficial de justiça (GRD)


6Para cópias das guias de levantamento expedidas em favor dos auxiliares da justiça não servidores da Justiça Estadual


7Para mensagens eletrônicas enviadas ou recebidas que não forem juntadas a autos de processo


8 Para relatórios de cargas eletrônicas Ofícios de Justiça

9 Para petições e documentos desentranhados Ofícios de Justiça

O classificador para cópias dos ofícios expedidos será organizado em ordem cronológica, com numeração sequencial e renovável anualmente. Poderão ser arquivados os respectivos avisos de recebimento.

Os ofícios e mensagens eletrônicas mencionados nos classificadores 1, 2 e 7 do quadro anterior serão conservados pelo prazo de 1 (um) ano, a partir da data de expedição ou do recebimento no ofício de justiça. Após esse prazo, reputados sem utilidade, tais documentos serão inutilizados mediante autorização do juiz corregedor permanente.

DICA

IMPORTANTE

Tanto os livros, quanto os classificadores obrigatórios possuem a mesma quan-tidade: 9 (nove).

Além dos livros e classificadores, existem controles que serão utilizados quando ausente sistema informatizado ou sistema de ponto biométrico:


Controle Localização

De remessa e recebimento de feitos aos Tribunais, até que seja imple-mentado sistema informatizado oficial


De horário de entrada e saída de servidores não cadastrados no sistema de ponto biométrico


MUITA

ATENÇÃO!

O Corregedor Geral de Justiça, os Juízes Assessores da Corregedoria Geral ou o Juiz Corregedor Permanente poderão determinar o encaminhamento dos livros, classificadores e autos, presentes na Administração Geral do Fórum, ou em demais unidades, para o local em que estejam atuando.

3. OFÍCIOS DA JUSTIÇA EM GERAL3.1. Atendimento Prioritário

As pessoas com deficiência, os idosos, as gestantes, as lactantes e as pessoas acompa-nhadas com crianças de colo receberão atendimento prioritário pelos servidores da justiça.

O tratamento prioritário se dará por:

a) lugar privilegiado em filas;

b) distribuição de senhas adequadas ao atendimento preferencial;

c) espaço exclusivo no balcão;

d) qualquer outro sistema que assegure a prioridade.

FIQUE POR DENTRO:

Princípio constitucional da Igualdade

O princípio determina que as pessoas em mesmas condições deverão receber tratamento igual, no entanto, pessoas em condições diferentes terão tratamento diferenciado a exercer equilíbrio nas relações. Em razão desse princípio que os ofícios de justiça deverão conceder condições mais benéficas, prioritárias, às pessoas descritas acima.

3.2. Sistema Informatizado Oficial

Os procedimentos de registro e documentação de processos judiciais e administrativos serão realizados no sistema informatizado oficial ou em livros e classificadores. Essa prática tem duas finalidades:

a) preservação da memória do dados extraídos dos documentos;

b) controle dos processos.

MUITA

ATENÇÃO!

É dever dos servidores da justiça se adaptar às evoluções do sistema.

3.2.1. Segurança do Sistema

Com o intuito de garantir a integridade dos dados no sistema, os servidores da justiça possuem níveis diferenciados de acesso às informações do sistema com a utilização de senhas.


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Os dados eletrônicos que forem retificados, alterados ou excluídos, permanecerão conservados no sistema para futura consulta, inclusive com a indicação do servidor que produziu a modificação.

Semanalmente, os escrivães judiciais do serviço de distribuição e dos ofícios de justiça realizarão auditoria no sistema. Constatada qualquer irregularidade, a Corregedoria Geral da Justiça deverá ser comunicada.

MUITA

ATENÇÃO!

O servidor é proibido de ceder ou permitir a utilização de sua senha por outra pessoa.

3.2.2. Cadastramento, Movimento e Controle Eletrônico de Processos

A inserção de dados no sistema informatizado oficial deverá ser a mais completa possível. O objetivo é transcrever para o ambiente virtual todas as ocorrências do pro-cesso físico.

O cadastro de um processo deverá conter as principais informações, como qualificação completa das partes, eventuais representantes e advogados, objeto da ação, litisconsortes, intervenientes, terceiros interessados, etc.

MUITA

ATENÇÃO!

As vítimas identificadas em denúncia ou queixa e as testemunhas de processo cri-minal que sofrerem coação ou ameaça grave poderão solicitar a não identificação de seus dados de qualificação e endereço.

No instante do arquivamento dos autos, o servidor responsável deverá conferir o ca-dastro e, verificada alguma inconsistência, atualizá-lo.

São deveres dos distribuidores e dos ofícios de justiça:

a) cadastrar no sistema informatizado oficial todos os feitos distribuídos no juízo, incluindo cartas precatórias, contendo a indicação completa do juízo deprecante, os nomes das partes, a natureza da ação e diligência deprecada;

b) anotar a movimentação e a prática dos atos processuais no sistema informatizado oficial, incluindo a extinção dos processos, sendo vedada elaboração de fichário em nome do autor e a utilização de fichas em papel ou em outros sistemas não oficiais;

c) consignar os serviços administrativos no sistema informatizado oficial, como desarquivamentos, inutilização ou destruição dos autos;

Além dos anteriores, os ofícios de justiça deverão cadastrar no sistema informatizo oficial a decretação de segredo de justiça, a concessão de justiça gratuita, o deferimento de tramitação prioritária ou o reconhecimento de qualquer benefício processual a alguma das partes.

As fichas individuais em papel com informações dos processos físicos elaboradas antes da implementação do sistema informatizado oficial serão mantidas em local próprio no ofício de justiça até a extinção dos respectivos processos.


3.3. Escrituração

A escrituração consiste na lavratura de atos, termos, requisições, ordens, autorizações, informações, certidões ou traslados que constarão de livros, autos de processo ou papéis avulsos e tem requisitos, práticas a serem evitadas e vedações:

Requisitos Práticas a serem evitadas Vedações

O papel utilizado terá fundo to-talmente branco ou ser reciclado, exceção disposição expressa em contrário;

Entrelinhas, erros de digi-tação, omissões, emendas, rasuras ou borrões;

Utilização de borracha, raspa-gem por outro meio eletrônico, uso de corretivo, detergente ou outro meio químico de correção;

Utilização da língua portuguesa (vernáculo), preferencialmente por meio eletrônico, com tinta preta ou azul, que não pode ser apagada (indelével);

Anotações de “sem efeito” A assinatura de atos ou termos, total ou parcialmente, em branco;

Os numerais serão expressos em algarismos e por extenso;

Anotações a lápis nos livros e autos de processo, mes-mo que provisórias.

Utilização de abreviaturas, abre-viações, acrônimos, siglas ou símbolos, excetuando as formas consagradas pelo vocabulário ortográfico, as adotadas por ór-gãos oficiais e as convenciona-das por área de conhecimento.

Os espaços em branco e não aproveitados, nos livros e autos de processo, serão inutilizados;

A utilização de chancela ou qualquer recurso que propicie a reprodução mecânica da as-sinatura do juiz

As assinaturas deverão ser colhi-das imediatamente após a lavratu-ra do ato ou termo e identificadas com o nome por extenso

A escrituração de termos, atos e papéis deverá adotar clareza, objetividade e síntese, não olvidando da individualização das pessoas físicas e jurídicas (qualificação), dos fatos ou coisas.

Já os instrumentos de ordens, requisições, precatórias, ofícios, autorizações judiciais e atos e termos processuais deverão conter o nome completo, o cargo ou função da autoridade judiciária e dos servidores que os lavrem e subscrevam, com o intuito de se permitir rápida identificação.

Quando não utilizado o sistema informatizado oficial na expedição de alvarás de soltura, mandados ou contramandados de prisão, requisições de presos, demais atos que a lei exige certificação e quando houver dúvida sobre a autenticidade da firma, o escrivão certificará a autenticidade da firma do juiz.

DICA

IMPORTANTE

O tema “prisão”, por sua sensibilidade, exige tratamento mais rigoroso, por isso a necessidade de certificação de autenticidade de firma.


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Os escrivães poderão assinar mandados, cartas postais e ofícios gerais de comunicação, em cumprimento de ato judicial, desde que não haja determinação em sentido contrário e que o fazem por ordem do juiz.

No entanto, a assinatura do juiz será obrigatória quando:

a) normas expressamente exigirem;

b) houver determinação de desconto de pensão alimentícia;

c) os documentos ou papéis forem dirigidos a autoridades.

Todas essas disposições sobre escrituração física se aplicam, no que couber, à escritura no sistema informatizado oficial.

3.4. Ordem dos Serviços dos Processos em Geral

3.4.1. Autuação, Abertura de Volumes e Numeração de Feitos

O ofício de justiça possui o prazo de 24 (vinte e quatro) horas do recebimento da petição inicial ou da denúncia para providenciar a autuação, fixando etiqueta gerada pelo sistema informatizado oficial contendo número do processo e outros dados relevantes, além de tarjas coloridas para assinalar situações especiais, quando houver.

Cada volume dos autos de processo não poderá exceder a quantidade de 200 (duzentas) folhas. O encerramento e a abertura de volumes serão certificados em folhas numeradas.

? QUESTÃO: Não há possibilidade do volume dos autos ter mais ou menos que 200 (duzentas) folhas?

RESPOSTA: Sim, nos casos de determinação judicial ou para manutenção da peça processual com seus documentos anexos. Nesses casos, o volume poderá ter mais ou menos que 200 (duzentas) folhas.

Alguns feitos podem possuir procedimentos preparatórios. Nesses casos a peça inau-gural terá numeração própria a indicar, após o número da folha, a letra “i”. O objetivo é aproveitar a numeração dos procedimentos preparatórios.

A correta numeração das folhas dos autos é dever dos escrivães judiciais ou dos escre-ventes, quando supervisionados pelos escrivães.

MUITA

ATENÇÃO!

Em caso de erro na numeração não poderá ocorrer renumeração, apenas certificar a ocorrência. Já no caso de numeração repetida, acrescentar letra do alfabeto em sequência (10-a, 10-b, 10-c...).

3.4.2. Recepção e Juntada de Petições, dos Atos e Termos Judiciais e das Cotas dos Autos

Como regra, os ofícios de justiça só podem receber e promover a juntada de petições que tiverem sido encaminhadas pelo setor do protocolo. São duas as exceções:

a) as petições de requerimento de juntada de procuração ou de substabelecimento apresentadas pelo interessado diretamente no ofício de justiça;

b) quando houver decisão fundamentada do juiz do feito a dispensar o protocolo no setor próprio.


As petições e documentos juntados deverão conter termo de juntada.

? QUESTÃO: Caso sejam apresentadas várias petições e documentos em uma mesma oportunidade, haverá termo de juntada para cada um?

RESPOSTA: Não, quando apresentados em uma mesma oportunidade, haverá apenas um termo de juntada contendo a relação das petições e documentos.

Petições em fac-símile ou por correio eletrônico recebidas diretamente no ofício de justiça ou na vara deverão ter número de protocolo lançado imediatamente no corpo do documento para controle de prazos.

MUITA

ATENÇÃO!

No caso de petição inicial ou intermediária conter objetos de inviável entranhamento aos autos, competirá ao escrivão conferir, arrolar, lavrar certidão e mantê-los sob sua guarda até o encerramento da demanda.

Os atos e termos judiciais serão certificados nos autos e anotados no sistema infor-matizado oficial. São dispensados de certificação e anotação a emissão de documentos que passem a fazer parte integrante dos autos imediatamente.

São vedados os seguintes lançamentos em petições, documentos, etc.:

a) De termos em seus versos. Quando necessários, deverão ocorrer em outra folha. Exceção, certidão de publicação;

b) De cotas marginais ou interlineares, assim como a prática de sublinhar palavras a tinta ou a lápis, ou emprego de expressões injuriosas. Nesses casos, o serventuário deverá comunicar imediatamente o juiz.

3.4.3. Papéis em Andamento ou Findos

Assim como os livros, os papéis em andamento ou encerrados serão conservados em local adequado e seguro dentro do ofício de justiça, e quando for o caso, encadernados, classificados ou catalogados.

Os papéis poderão ser inutilizados após 2 (dois) anos do último registro, mediante prévia autorização do juiz corregedor permanente.

3.4.3. Certidões

Os ofícios de justiça possuem a atribuição de expedir certidões de breve relatório ou de inteiro teor.

As certidões serão expedidas, sempre que possível, conforme os dados presentes no sistema informatizado, sendo admitida a consulta aos documentos físicos.

O prazo para expedição de certidão é de 5 (cinco) dias contado do protocolo do pedido. Exceções:

a) Quando houver necessidade de consultar autos presentes no Arquivo Geral, o prazo se iniciará com a chegada dos autos ao ofício de justiça;

b) Quando o pedido de certidão de objeto for solicitado por correio eletrônico ins-titucional de um ofício de justiça para outro, o prazo será de 5 (cinco) dias úteis;


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c) Quando se tratar de certidão do teor de sentença cível, transitada em julgado, que reconheça a obrigação de pagar quantia ou alimentos, para fins de protesto extrajudicial, o prazo será de 3 (três) dias.

MUITA

ATENÇÃO!

Certidão de processo em segredo de justiça dependerá de despacho do juiz competente.

3.4.4. Mandados

Mandado é uma ordem judicial escrita editada por autoridade judicial. Os mandados expedidos deverão conter:

a) número do respectivo processo;

b) número de ordem da carga correspondente registrada no livro próprio;

c) os endereços dos destinatários da ordem judicial;

d) o seguinte texto, ao pé do instrumento: “É vedado ao oficial de justiça o rece-bimento de qualquer numerário diretamente da parte. A identificação do oficial de justiça, no desempenho de suas funções, será feita mediante apresentação de carteira funcional, obrigatória em todas as diligências”.

Caso o mandado anterior não contenha alguma das informações essenciais que acarrete em prejuízo para o cumprimento de diligência, será expedido novo mandado.

MUITA

ATENÇÃO!

Como regra, os mandados serão entregues ou encaminhados aos encarregados da diligência, salvo os mandados de prisão que serão encaminhados ao Instituto de Identificação Ricardo Gumbletom Daunt – IIRGD.

Compete ao escrivão, mensalmente, relacionar os mandados em poder de oficiais de justiça que estejam com prazos de cumprimento ultrapassados e comunicar ao juiz corre-gedor permanente.

3.4.5. Ofícios

A lavratura de ofícios seguirá as mesmas disposições para escriturações. Quanto à numeração:

a) os ofícios extraídos de processos terão numeração sequencial e renovável anual-mente. Serão datados e identificados com o número dos respectivos autos;

b) os ofícios que não se refiram aos feitos próprios do ofício de justiça terão nume-ração sequencial e renovável anualmente, de acordo com as datas de expedição, e cópia será arquivada no classificador.

3.4.6. Comunicações Oficiais, Transmissão de Informações Processuais e Prática de Atos Processuais por Meio Eletrônico

Serão transmitidos eletronicamente:

a) informações que devem ser prestadas à segunda instância, conforme determinação do relator;

b) ofícios;


c) comunicações;

d) solicitações;

e) pedidos e encaminhamento de certidões de objeto e pé, certidões criminais e certidões de distribuição;

f) cartas precatórias, nos casos de urgência.

Os responsáveis por realizar a transmissão eletrônica de informações e documentos são: o dirigente, o escrivão judicial, o chefe de seção e o escrevente técnico judiciário.

São requisitos para o responsável pela transmissão eletrônica de informações (remetente):

a) utilizar seu correio eletrônico institucional para enviar a mensagem;

b) preencher o campo “para” com o endereço eletrônico da unidade destinatária e o campo “assunto” com o número do processo e o objeto da transmissão;

c) digitar no corpo do texto da mensagem eletrônica os dados do processo e o en-dereço de correio eletrônico institucional da unidade em que está lotado;

d) anexar os documentos necessários em formato PDF e sem restrição para impressão e salvamento;

e) assinar a mensagem com seu certificado digital;

f) selecionar as opções de confirmação de entrega e de leitura da mensagem;

g) juntar aos autos cópia da mensagem eletrônica enviada e seus comprovantes de entrega e leitura, não sendo necessária a juntada de anexos que consistirem em peças do processo, ou quando não se tratar de feito do ofício de justiça, arquivar no respectivo classificador;

h) inserir no sistema informatizado de andamento processual a informação de envio da mensagem eletrônica.

DICA

IMPORTANTE

Os requisitos para transmissão eletrônica de informações visam facilitar a com-preensão, controlar o procedimento e permitir maior rapidez ao atendimento.

São deveres do ofício de justiça que receber a mensagem (destinatário):

a) expedir as confirmações de entrega e leitura da mensagem – elas terão efeito de protocolo;

b) imprimir a mensagem e seus eventuais anexos para juntada aos autos do processo ou no classificador respectivo;

c) inserir no sistema informatizado de andamento processual a informação de rece-bimento da mensagem eletrônica;

d) promover a conclusão quando a mensagem se tratar de providências do juiz;

e) encaminhar eletronicamente a mensagem para o correio eletrônico institucional do juiz ou do servidor a quem couber a resposta.

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