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  • ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT

    Uma visão sobre ECM

    Ricardo Alexandre de Oliveira ricardo@oliveira.pro.br

  • Gestão de Conteúdo Empresarial

    É a capacidade de administrar os conteúdos digitais corporativos de forma Inteligente

    Enterprise Content Management

  • ICEBERG

    20 % visível

    80% submerso

  • 20% são dados Estruturados.

    Conteúdos

    80% são dados Não-estruturados. Fonte: Gartner

    Estruturados Não-estruturados

    Por Exemplo :

    ERP, CRM e outros sistemas Por Exemplo :

    Documentos, Planilhas, Videos, Imagens e outros

    90% das informações no mundo hoje estão em meio digital. Fonte : AIIM.org

  • O que é o ECM ?

    Curiosidade : Vivemos numa época na qual nunca foi tão fácil obter informações.Atualmente,uma edição de um dos jornais

    mais conhecidos do mundo, o New York Times contém mais informações do que uma pessoa comum poderia receber durante

    toda a sua vida no século 18.

    “É um conjunto de tecnologias usadas para gerir o ciclo de vida das

    informações não-estruturadas de uma organização, contemplando as

    fases de criação/captura, armazenamento, versionamento,

    indexação,gestão, limpeza, distribuição, publicação, pesquisa e

    arquivamento, relacionando os conteúdos com processos de negócio" -

    Fonte : wikipedia.org

    “ECM is the strategies, methods and tools used to capture, manage, store,

    preserve, and deliver content and documents related to organizational processes.

    ECM tools and strategies allow the management of an organization's unstructured

    information, wherever that information exists." - Fonte : www.aiim.org

  • Como é a vida sem o ECM ?

    • Distribuídos em várias máquinas em unidades de rede (Servidores)

    • Até existe uma política de acesso, porém dependente da área de TI

    • Distribuídos em unidades móveis (Pendrives e Discos USB)

    • Arquivos

    armazenados

    em caixas de

    correios

    • Distribuídos

    em várias

    máquinas

    (Estações de

    trabalho)

    50% da informação armazenada é inútil ou está desatualizada - Fonte : IDC

  • Principais problemas ...

    Tempo de Recuperação : É difícil a localização dos arquivos ?

    Situação do Documento : É a versão mais atual ?

    Problemas de Armazenamento: Quantas cópias do documentos estão espalhados pelas mídias e

    redes internas?

    Backup : A TI tem dificuldades de fazer o backup ?

    Segurança : O documento é confidencial , como fica a

    segurança ?

    Validade do Documento : Como se faz o controle de validade do documento ?

    Exclusão do Documento : Como se faz o controle de quem pode apagar o documento ?

    Executivos gastam 45% do tempo buscando informação, e muitas vezes não encontram. - Fonte : IDC

  • Estatísticas sobre o mundo Não-Estruturado

    FONTE : AIIM.org

    54 % das organizações se deram nota 5 ou inferior na gestão da Informação (Em uma escala de 1 a 10)

    52% das organizações tem pouca ou nenhuma confiança nas suas informações digitais.

    52% das organizações tem dúvidas que são precisas, acessíveis e confiáveis.

    90% das organizações acreditam que a capacidade de gerenciamento de informações em meio digital são fundamentais

    para seu futuro.

    5% até 15% é o tempo que os profissionais gastam lendo documentos

    50% do tempo é destinado a procura dos documentos

    7.5% de TODOS os documentos SÃO PERDIDOS

  • A vida com uma solução de ECM

    FONTE : AIIM.org

  • Capture (Captura)

    Converter uma informação do meio físico para um formato eletrônico (Digitalização)

    As tecnologias de captura são utilizadas para classificar

    o documento. (Criação de Meta-Dados / Taxonomia)

    A Captura também é utilizado canal de entrada para documentos eletrônicos.

    A Classificação é importante para a recuperação pesquisa.

    Corporação

    MATRIZ

    Empresa

    Nome

    CNPJ

    Ramo Produto

    1 Produto

    2 Produto

    3

    Principais Tecnologias de Captura - Reconhecimento (OCR,HCR.ICR,Barcode e outros)

    - Ajuste de Imagens (Rotação , Anotação, Zoom, alinhamento e outros)

    - Processamento de Formulários (Digitalizado e Eletrônico)

  • Manage (Gerenciamento)

  • Delivery (Entrega)

    Todas as tecnologias abaixo servem para o ECM distribuir em várias rotas os documentos

    Internet,Extranet ,Intranet

    Portais E-Business

    E-mail

    Fax

    Transferência de Dados (EDI,XML e outros)

    Dispositivos Móveis

    Papel

    Serviços Multimedia

    CDs e DVDs

  • Considerações sobre escolha do ECM

    Quantos anos já existe a solução ?

    A empresa dona do player é sólida no mercado ?

    Disponibiliza abundante documentação sobre o ECM ?

    Tem programas de treinamento e capacitação ?

    Tem um parceiro sólido na região (Preferencialmente na mesma cidade) ?

    O produto é robusto para crescer conforme a necessidade ?

    O produto pode ser usado para Alta Disponibilidade e Recuperação de Desastres ?