Entendendo o eSocialO eSocial é uma nova obrigação acessória em fase de implantação pelo Governo Federal que visa unificar a prestação das informações referentes à escrituração das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas. No devido tempo, o eSocial substituirá outras obrigações acessórias tais como: CAGED, SEFIP/GFIP, RAIS, DIRF, Registro de Empregado, PPP, CAT, entre outras.

Ambiente Nacional do eSocial

A ideia é que as empresas alimentem uma base de da-dos única onde os *Entes do Governo possam buscar

as informações que necessitem. Desta forma, não há necessidade de uma empresa enviar a mesma infor-mação diversas vezes.

O eSocial será obrigatório para todos os empregadores (empregador doméstico, MEI - microempreendedor in-dividual, empresas em geral, entidades beneficentes, órgãos públicos etc). O prazo de implantação seguirá o cronograma estabelecido através da RESOLUÇÃO Nº 2, de 30 de Agosto de 2016 do COMITÊ DIRETIVO DO ESOCIAL.

*RFB, MTE, CEF, INSS e Previdência Social.

Cronograma oficial

Conteúdo obrigatórioEmpresas com faturamento (2016)

78 Milhões Abaixo

Envio de arquivos testes Julho/2017 Julho/2017

Obrigatoriedade de prestação de informações por meio do eSocial, exceto as relacionadas no item abaixo. Janeiro/2018 Julho/2018

Obrigatoriedade da prestação de informação referente à tabela de ambientes de trabalho, comunicação de aciden-te de trabalho, monitoramento da saúde do trabalhador e condições ambientais do trabalho.

Julho/2018 Janeiro/2019

O que muda na rotina das empresas?

Em razão da possibilidade de cruzamento das infor-mações prestadas por meio do eSocial, os cuidados de-vem ser redobrados, pois não conformidades podem resultar em diversas penalidades, desde multas até bloqueios de CNDs. Além disso, informações não con-formes, mesmo na fase de testes, podem resultar em fiscalização dos últimos 5 anos.

“Muito mais que eficiência, o eSocial exigirá eficácia na realização dos processos de RH, Folha de Paga-mento e de Saúde e Segurança Ocupacional. Neste contexto, um sistema de gestão muito mais inteli-gente será o diferencial!”

Odair Fantoni - Autor do livro eSocial Fácil: Implantação Consciente.

Mesmo para as empresas isentas de controle do ponto, as alterações de horários e jornadas devem ser enviadas ao eSocial. Portanto, a fim de evitar não conformidades nos prazos e envios de infor-mações ao eSocial, é aconselhável que as empre-sas com até 10 empregados também adotem con-trole de ponto eficaz, de preferência eletrônico.

Assim, além dos riscos ambientais indicados no PPRA, PCMAT, PGR etc, as empresas devem se preocupar com todos os riscos, inclusive os ergonômicos e de acidentes!

Você sabia......que o PPP – Perfil Profissiográfico Profissional, que até então era obrigatório apenas para algumas em-presas, agora será obrigatório para todas?

Entendendo o eSocial

O eSocial exigirá maior rigor nos controles e nos pro-cessos de recursos humanos, principalmente nos re-lacionados à administração de pessoal, folha de paga-mento, saúde, segurança e até mesmo no controle de ponto e jornada de trabalho dos colaboradores.

Entre as informações que serão enviadas ao gover-no através do eSocial, as admissões, os afastamentos e licenças, folha de pagamento, comunicação de aci-dentes de trabalho, agentes de riscos e atestados de

saúde ocupacional são alguns dos eventos que mere-cem maior atenção por parte dos empregadores.

Você sabia...... que o evento Admissão deverá ser enviado ao eSocial até o dia anterior ao início de atividade do empregado?

... que até mesmo o banco de horas de cada em-pregado será fiscalizado pelo eSocial?

Tarefas Prévias

É recomendado que todas as empresas realizem diver-sas tarefas prévias, a fim de se adequarem a esta nova realidade.

São 13 as tarefas prévias:

1 - Recadastramento dos Colaboradores

Recadastrar os colaboradores e seus dependentes é o primeiro passo para enviar informações atualizadas ao

eSocial. Afinal, um dos objetivos do programa é me-lhorar a qualidade das informações prestadas pelas empresas ao Estado.

Você sabia......que a grafia do nome do em-pregado no eSocial deve ser igual ao do CPF – Cadastro Pes-soa Física?

2 - Qualificação cadastral (CNIS/eSocial)

Esta atividade é necessária, pois será com base nela que evitar-se-á inconformidades no envio dos cadas-tros dos colaboradores ao eSocial (cadastro de vínculo inicial). Em razão de alguns ajustes necessários aponta-dos na qualificação, principalmente os ajustes a cargos dos próprios trabalhadores, em média, este processo leva de 3 (três) a 6 (seis) meses para ser finalizado. Por isso, entendemos que, quanto antes realizar os reca-dastramentos e qualificações cadastrais, melhor.

Não esqueça: para os dependentes de IRRF, o CPF já é obrigatório a partir dos 12 anos! Entretanto, a Receita Federal já deu sinais de que a partir de 2018 será obrigatório a partir dos 6 anos.

Tarefas Prévias

3 - Revisões/Definições Ambientes de trabalho

A definição dos ambientes de trabalho, aparentemente simples, requer cuidados especiais, pois todas as infor-mações enviadas ao eSocial devem estar em total con-formidade com o PPRA, PGR, PCMAT e Laudos Técnicos. Importante ressaltar que, além da possibilidade de o mesmo trabalhador atuar em dois ou até mais ambi-entes, muitos destes ambientes localizam-se em to-

madores de serviços e ou, devem ser utilizados pelos prestadores que tem seus colaboradores alocados na empresa. Assim, na relação prestadores e tomadores, ambos devem ficar atentos para indicarem no eSocial os ambientes em comum em total conformidade.

Para pensar!Nas análises dos riscos

ERGONÔMICO - PSICOSSO-CIAIS / COGNITIVOS não será necessário a participação de

PSICÓLOGOS?

4 - Elaboração/Revisões das Descrições das Atividades Desempenhadas

Outro ponto que merece atenção especial é a elabo-ração das descrições de Atividades Desempenhadas, tarefa esta que não é de fácil realização e entende-mos, deve ser realizada por profissionais de SST e de Cargos e Salários, atentando para instruções específicas existentes no leiaute do eSocial e normas previdenciári-as.

Tarefas Prévias

5 - Mapeamento das necessidades de treinamentos obrigatórios

Apesar das indicações de qualificações terem sido reti-radas do eSocial, temos diversos motivos para acredi-tar que no futuro elas retornem ao escopo do projeto. Portanto, a fim de evitar penalizações futuras, deve-se realizar uma revisão e ajustes de qualificação de todos os colaboradores, atentando para as mais de 140 indi-cações de qualificações obrigatórias (em conformidade

com a atividade e/ou exposição aos riscos ambientais) existentes nas NRs.

6 - Revisões dos códigos da CBO dos cargos existentes na empresa

O código da CBO deve estar em conformidade, en-tre outros, com as atividades desempenhadas e, ob-servar questões como formação e registro profission-al necessário. Além disso, o código da CBO impacta na quantidade de aprendizes. Portanto, se faz necessária a revisão completa de todos os códigos da CBO dos car-gos existentes na empresa. Entretanto, esta tarefa só pode ser efetivamente realizada após concluídos os le-vantamentos e ajustes nas descrições das atividades desempenhadas.

Você sabia......que alguns treinamentos e capacitações são de consig-nação obrigatória no Registro de Empregados?

É o caso, por exemplo, da capacitação para trabalho em altu-ra previsto na NR 35:

35.3.1 O empregador deve promover programa para capacitação dos tra-balhadores à realização de trabalho em altura.

35.3.3 O empregador deve realizar treinamento periódico bienal e sem-pre que ocorrer quaisquer das seguintes situações: a) mudança nos pro-cedimentos, condições ou operações de trabalho; b) evento que indique a necessidade de novo treinamento; c) retorno de afastamento ao tra-balho por período superior a noventa dias; d) mudança de empresa.

35.3.8 A capacitação deve ser consignada no registro do empregado.

Tarefas Prévias

7 - Revisões das Lotações Para a definição das lotações tributárias devemos atentar para questões previdenciárias impactantes, tais como: relação serviços prestados/tomados (terceiriza-dos e temporários), entre outros.

8 - Revisão/elaboração do Acordo de Nível de Serviço (ANS ou SLA, do inglês Service Level Agreement)

É muito importante e necessário mapear e definir, ou quando já existentes, ajustar os procedimentos dos

processos de folha de pagamento, administração de pessoal, Recrutamento e Seleção, SST, e de gestão de RH impactantes no eSocial, principalmente quanto aos prazos das atividades e respectivas responsabilidades das partes envolvidas nos processos (RH, Gestores/Cli-entes Internos e Clientes/Fornecedores Externos).

9 - Revisão de todos os horários/JornadasDiversas informações relacionadas aos horários e jor-nadas, ponto, regime de compensação, Banco de Horas etc, devem ser analisadas e ajustadas a fim de prestar informações em total conformidade com a legislação, ao eSocial.

Cabe destacar que, muito importante no contexto do eSocial, será dinamizar os processos de apuração do ponto dos empregados.

Observar o posicionamento do judiciário para algumas questões relacionadas aos horários e jornadas será um grande auxílio nesta revisão.

Tarefas Prévias

10 - Revisão do contrato de Trabalho:Para bem atender ao eSocial, até mesmo o contrato de trabalho e documentações acessórias devem pas-sar por revisão e ajustadas. Entre os itens de maior im-portância citamos:

a) cláusulas de horários (normal, prorrogação e com-pensação);

b) cláusula obrigando utilização de EPIs e penalizando a falta de utilização e ou da falta de fiscalização da uti-lização;

c) cláusula de concordância, mediante opção, por benefícios concedidos pela empresa.

Cuidado com o contrato padrão disponibilizado por al-guns sistemas. Muitas vezes ele não atende necessi-dades específicas da empresa!

11 - Análise e, se for o caso, ajustes das informações para os arquivos digitais (MANAD) e de Registro EletrônicoO passado espelha o futuro! Assim, analisando o pleno atendimento aos arquivos MANAD e Registro eletrôni-co, temos certeza do atendimento futuro ao eSocial pelo sistema utilizado. Certo também que, ao analisar o MANAD nos últimos 5 anos, evitamos problemas com fiscalizações presenciais.

O MANAD deve espelhar a folha de pagamento! Qualquer divergência, desconfie!

Tarefas Prévias

12 - Estudar a possibilidade de descentralização de atividades Em razão da nova dinâmica do eSocial, principalmente quanto aos prazos, devemos repensar a cargo de quem diversas atividades deverão ficar após a implantação do eSocial.

Principalmente as empresas que mantém emprega-dos em localidades distantes da base do RH, devem priorizar esta atividade.

13 - Indicação da Natureza das Rubricas e Códigos de Incidências para as Verbas Utilizadas pelo EmpregadorDefinir as rubricas e códigos de incidências das verbas (proventos, descontos e valores especiais) é uma das tarefas prévias mais difíceis do eSocial, pois pode im-pactar diretamente nos recolhimentos e até mesmo impedir a emissão de CNDs.

Assim, a revisão, principalmente das incidências das verbas se faz necessária e, entendemos que o Jurídi-co e até mesmo a alta direção da empresa, em alguns casos, devem participar na tomada de decisão sobre questões relacionadas as incidências de verbas.

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Fontes pesquisadas para elaboração deste e-book:eSocial – O que é e o que muda na vida do profissional de RH - http://www.sobreadministracao.com/esocial-o-que-e-como-funciona/ - http://www.contmatic.com.br/esocial/mudancas/71 - https://www.portaleducacao.com.br/recursos-humanos/artigos/56680/o-e-social-o-que-muda-nas-empresas - http://www.rhevistarh.com.br/portal/?p=15421 - http://www.esocial.gov.br/ - Ícones: Roundicons (Flaticon.com) - http://www.flaticon.com/packs/business-8 - Madebyoliver (Flaticon.com) - http://www.flaticon.com/packs/essential-collection