emissão de documentos e encargos e organização de arquivos
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SENAI-MT- Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial
Curso: Auxiliar de Pessoal.
Emissão de Documentos e
Encargos
Organização de Arquivo
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Nome: Cristiane Rosa
Monica Ribeiro
Natasha Cristina
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Índice
1.0 Emissão de Documentos e Encargos--------------------------------------------- 04
1.1 Ata ---------------------------------------------------------------------------------- 04
1.2 Edital ------------------------------------------------------------------------------- 05
1.3 Declaração ----------------------------------------------------------------------- 06
1.4 Atestado -------------------------------------------------------------------------- 08
1.5 Procuração ---------------------------------------------------------------------- 08
1.6 Comunicado ou Aviso -------------------------------------------------------- 09
1.7 Convocação ---------------------------------------------------------------------- 10
1.8 Recibo ----------------------------------------------------------------------------- 10
1.9 Ofício ------------------------------------------------------------------------------ 11
1.10 Carta ----------------------------------------------------------------------------- 13
1.11 E-mail --------------------------------------------------------------------------- 16
1.12 Requerimento ----------------------------------------------------------------- 17
2.0 Organização de Arquivos ------------------------------------------------------------ 19
2.1 Finalidade ------------------------------------------------------------------------ 19
2.2 Função ---------------------------------------------------------------------------- 20
2.3 Classificação dos Arquivos--------------------------------------------------- 20
2.3.1 Quanto á Entidade que o mantém ------------------------------- 20
2.3.2 Quanto á Natureza dos documentos que quarda ------------ 20
2.3.3 Quanto á Extensão de sua Localização ------------------------ 21
2.3.4 Quanto ao Estágio de Evolução de seus documentos ----- 21
2.4 Método de Arquivamento ---------------------------------------------------- 22
2.4.1 Método Alfabético --------------------------------------------------- 22
2.4.2 Método Numérico --------------------------------------------------- 23
2.4.3 Método Alfa-Numérico --------------------------------------------- 23
2.4.4 Método Cronológico ------------------------------------------------ 24
2.4.5 Método Geográfico ------------------------------------------------- 25
2.4.6 Método Ideológico (CDU)------------------------------------------ 25
2.4.7 Método Decimal ----------------------------------------------------- 28
2.4.8 Método Decimal Universal --------------------------------------- 28
2.4.9 Método Automático ------------------------------------------------ 29
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1.0 - Emissão de Documentos e Encargos.
Os documentos administrativo podem ser : Ata, Edital, Declaração, Atestado, Procuração,
Comunicado ou Aviso, Convocação, Recibos, Ofício, Carta, E-mail, Requerimento.
1.1 Ata.
São formas de registro, em que se relata o ocorrido numa sessão, convenção, congresso,
reunião, assembléias. Documentos, geralmente, de caráter confidencial e de circulação
restrita.
O cuidado de quem lavra ou redige uma ata é não deixar espaço onde se possa, mais
tarde, alterar o texto original. Caso haja erro, o redator deve escrever "digo" e fazer, logo
em seguida, a devida correção.
Se o erro for percebido no final, o redator deve escrever "Em tempo: onde se lê...... leia-se
......", na ata não se usa abreviaturas e os números devem ser escritos por extenso.
Após a leitura e a aprovação do texto final, todas as pessoas que participaram a reunião
devem assinar o documento.
Exemplo: CONSELHO DE REUNIÕES DO CONDOMÍNIO MORADA DO SOL
Ata da 21ª- Reunião Ordinária
Aos oito dias do mês de maio do ano de dois mil e doze, no terceiro andar do bloco “A” da
Avenida dos Estudantes, 125, no Condomínio Morada do Sol, localizada na cidade de
Rondonópolis-MT. Sob a presidência do Sr. José Carlos Andrade, reuniu-se o Conselho de
Reuniões do Condomínio Morada do Sol. Estiveram presentes os Conselheiros André da Silva,
Claúdia Gomes e Miguel Arruda e os moradores Júlio Carneiro, Marcos Araújo e Gisele Carvalho.
Aberta a sessão, foi lida e, em votação, aprovada a ata da reunião anterior..................................
Nada mais havendo a tratar, foi encerrada a sessão. E, para constar, eu, Maria Coutinho,
secretária do Conselho, lavrei a presente ata, que, após lida e aprovada, segue devidamente
assinada por mim e pelos demais participantes. Condomínio Morada do Sol, 08 de maio de 2012.
assinaturas:
Maria Coutinho
Secretaria do Conselho
José Carlos Andrade,
Presidente.
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1.2 Edital
É uma forma de comunicação oficial que contém um aviso, uma informação ou uma
convocação e que se publica pela imprensa e/ou se afixa em local público.
Como a área de atuação da administração pública é muito ampla, há inúmeros tipos de
editais, dependendo da comunicação que se pretenda fazer. Abaixo estão alguns
exemplos mais comuns de editais e suas finalidades.
EDITAL DE CONCORRÊNCIA: contratação de serviços a serem prestados ao órgão
público (construção de escolas, estradas, fornecimento de equipamentos, etc.);
EDITAL DE CONCURSO: contratação de funcionários (professores, técnicos, serventes,
etc.);
EDITAL DE CONVOCAÇÃO: convocação de pessoas ou empresas para uma determinada
finalidade (ex: nova etapa de um concurso, concorrência, etc.);
LEILÃO: venda de produtos, equipamentos, prédios, veículos, etc.
Na administração privada, o edital é empregado, por exemplo pelas sociedade anônimas
na convocação de seus acionistas para a realização de suas assembléias (gerais,
ordinárias, extraordinárias).
Exemplo:
UNIVERSIDADE ANHANGUERA
Departamento de material
Rua XV de Agosto, 100
EDITAL Nº- 1/20 – DM
Registro e Revalidação de Firmas Fornecedoras
Em cumprimento ao artigo 111 do Decreto-Lei nº 211, de 08 de maio de 2012, faço público
que a Universidade Anhanguera está promovendo o registro de novas firmas fornecedoras, bem
como a revalidação das já cadastradas, cujos interessados deverão requerer, apresentando os
seguintes:
1 . Comprovação de personalidade jurídica através de :
– Declaração de firma, com cédula de identidade, para firmas individuais;
2 . As entidades estrangeiras deverão anexar a competente autorização do Governo
Federal para funcionamento do País.
3 . Prova do cumprimento, por parte dos responsáveis pela empresa, do disposto na
legislação eleitoral, na do serviço militar e na relativa a estrangeiros.
4 . Inscrição no Cadastro Geral de Contribuintes.
Os requerentes que apresentarem registro de Ministério da Fazenda ficam isentos da
apresentação dos documentos nele arrolados.
Serão expedidos Certificados de Registro de Fornecedor aos processos deferidos.
Rondonópolis-MT, 08 de maio de 2012.
João Gomes,
Diretor do Departamento de Material.
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1.3 Declaração.
É prova escrita, documento, depoimento, explicação. Nele se manifesta a opinião,
conceito, resolução ou observação.
É um instrumento de comunicação, usado quando se quer afirmar a veracidade de um fato,
pode ser feita de dois modos: verbal e escrita.
A declaração também é definida como um depoimento.
Exemplo pessoa jurídica:
Timbre da Empresa (cabeçalho)
CNPJ xxxx.xxxx.xxxx/0001-xx
Declaração
(7 a 8 espaços)
Declaramos, para os devidos fins, que José da Silva foi empregado desta Empresa durante oito anos. Por
motivos alheios a nossa vontade, o mesmo foi dispensado de suas funções, mas nada há que venha em
desabono de sua idoneidade moral.
(3 espaços)
Rondonópolis, 16 de Janeiro de 2xxx.
(3 espaços)
Manoel Pires
Departamento Pessoal
rodapé
Exemplo de pessoa física:
título (DECLARAÇÃO...) em letra maiúscula;
dados do declarante (nome, RG, CIC, residência, naturalidade);
ato da declaração em si (fato que se quer ter como declarado);
data (local, dia, meses e ano);
Assinatura (nome do declarante).
DECLARAÇÃO
Declaro para os devidos fins, que fui vitima de furto em ---/----/---, ocorrência registrada no xx DP.
BO, nº xxxxx, no mesmo dia, levaram os seguintes documentos pessoais: RG, CPF, CNH, também,
os cartões de créditos; América Express, Visa, Cartão 24 horas, talão de cheques do Banco xxxx e
Agência xxx.
A partir desta data não me responsailizo por cheques emitidos, bem como pelo mau uso dos
documentos.
Rondonópolis, xx de xxxxx de 2xxx.
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Declaração de Dependência:
Eu, (...................), (Nacionalidade), (Estado Civil), (Profissão), Carteira de Identidade nº
(.................), C.P.F. nº (....................), Carteira de Trabalho nº (..........), série nº (.....), residente e
domiciliado na Rua (............................), nº (....), bairro (.........), Cep (...............), Cidade (...............),
no Estado (....), empregado da Empresa (...............), com sede em (............), na Rua
(.........................), nº (....), bairro (..........), Cep (...............), no Estado (...), inscrita no C.N.P.J. sob o
nº (.........), e no Cadastro Estadual sob o nº (......), declaro, para fins de retenção do Imposto de
Renda na Fonte, nos termos do artigo 642 do Regulamento do Imposto de Renda (Decreto
3.000/1999), que mantenho sob minha exclusiva dependência (NOME DO DEPENDENTE),
(VÍNCULO DE DEPENDÊNCIA), portador do CPF nº (................) e do RG nº (..................), nascido
em (.../.../....), residente e domiciliado na Rua (.................................), nº (...), bairro (...........), Cep
(.................), Cidade (...............), no Estado (....).
Estando ciente da obrigação, a mim atribuída, de informar ao Empregador qualquer
alteração ou baixa do vínculo acima referido, no prazo máximo de (....) horas de sua ocorrência.
Por ser verdade, assino a presente.
(Local, data e ano)
(Nome e assinatura do empregado)
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1.4 Atestado
É uma declaração, um documento firmado por uma autoridade em favor de alguém, que
certifica, afirma, assegura, demonstra alguma coisa que interessa a outrem.
A declaração e o atestado são semelhantes.
Atestado é uma declaração, um documento firmado por uma autoridade em favor de
alguém ou algum fato de que tenha conhecimento.
Exemplo de Atestado:
ATESTADO
Atesto, para os devidos fins, que conheço o Sr....,brasileiro, solteiro, nascido em,
....de...de......, na cidade de Avaré, filho de........e........., portador da Carteira de Identidade
n°........., residente e domiciliado nesta cidade, na rua............, n°...., nada sabendo em
desabono à sua conduta, até a presente data.
Rondonópolis, 08 de maio de 2012
José Carlos Pimenta
Firmas reconhecidas em cartório.
1.5 Procuração
É o documento pelo qual uma pessoa ou empresa delega poderes e direitos a outra, para
que esta possa decidir e agir em nome da primeira. As duas pessoas envolvidas na
procuração têm designações específicas:
Mandante, constituinte ou outorgante – quem passa a procuração;
Mandatário, procurador ou outorgado – quem recebe a procuração.
A procuração deve ser redigida em papel de formato ofício. Quando redigida em
computador, emprega-se obviamente, a folha padronizada do formulário. Há dois tipos de
procuração: a pública (é lavrada, isto é, feita) em cartório por tabelião. Nesse caso, depois
de redigida em livro próprio do cartório e assinada pelo outorgante, o tabelião faz o que se
chama de traslado, isto é, uma cópia, que é entregue ao outorgado. A procuração do tipo
particular é passada diretamente do outorgante para o outorgado. Nesse tipo, há apenas a
necessidade de se reconhecer, em cartório, a firma (assinatura) do outorgante e, se for o
caso, das testemunhas.
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Exemplo de Procuração:
Nome___________________________________________________,
Nacionalidade_____________, Estado Civil__________, Idade_____,
Endereço_________________________ RG_____________________, CNPJ ou
CPF________________________________ pelo presente instrumento
particular de procuração e na melhor forma de direito, nomeia e constitui
seu bastante procurador o Sr.(a) ________________________________;
Nacionalidade__________, Estado Civil, _____________ Idade ______,
Endereço _____________________________, RG _________________,
CNPJ _____________________, a quem confere amplos e gerais poderes
Para praticar atos e assinar os documentos necessários ao fiel e cabal
Desempenho do presente mandato.
...................................., .............. de .............................. de ...............
Ass. ........................................
1.6 Comunicado ou Aviso
É apenas um comunicado de uma pessoa para outra. Burocraticamente, é um ofício de um
ministro a outro. É empregado no comércio, na indústria, no serviço público e na rede
bancária. Serve para ordenar, prevenir, noticiar, convidar. Significa economia de tempo e,
se redigido em linguagem clara, favorece a eficácia da comunicação.
Exemplo de Comunicado ou Aviso:
Aviso nº- 20/ETE – SP
Avaré, 08 de maio de 2008.
Senhor Ministro,
Convido Vossa Excelência a participar da sessão de abertura do “Primeiro Encontro Regional
sobre o Uso Eficiente da Água no Setor Público”, a ser realizado em 10 de maio próximo, às 9 horas, no
auditório da Escola Técnica de Avaré - ETEc, localizada à rua: Álvaro Lemos Torres, 651 – Bairro Brabância.
O Seminário mencionado inclui-se na atividade do “Programa Nacional das Comissões
Internas de Saneamento”, instituído pelo Decreto nº- 111.254, de 20 de Agosto de 1995.
Atenciosamente
Nome
Cargo do signatário
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1.7 Convocação
É um convite no âmbito administrativo. Não é um convite é uma ordem, no qual a pessoa
que recebe a convocação é obrigada a ir.
Exemplo de convocação:
CONVOCAÇÃO
Convocamos os senhores acionistas a participarem da ASSEMBLÉIA GERAL EXTRAORDINÁRIA
que será realizada na Av. Beira Mar nº 222. 1º andar, nesta cidade, a fim de deliberarem sobre os
seguintes assuntos:
1) alteração da razão social;
2) reestruturação da diretoria administrativa.
Rondonópolis, 17 de junho de 2012
Gustavo Moura
Presidente do Conselho de Administração
1.8 Recibos
Sempre que ocorre uma transação comercial, faz -se necessário o recibo.
É um comprovante escrito em que o emissor declara ter recebido de alguém o que se
especifica no texto desse documento. É usado nas relações comerciais rotineiras para
declarar os mais variados tipos de recebimento: dinheiro, mercadorias, documentos, etc.
No caso de empresa, é comum a adoção de um impresso personalizado (com logotipo e
timbre), onde constam as possibilidades mais comuns de recebimentos. No
preenchimento, o funcionário apenas indica o nome e a identificação do pagador, o valor,
põe a data e assina.
Exemplo de Recibo:
Recebi do sr.........................brasileiro, residente e domiciliado nesta capital, na rua........., n°......, a quantia de
R$........................., (valor por extenso), referente à venda que lhe fiz de um............, de minha propriedade,
dando-lhe por este recibo a devida quitação, tendo como testemunhas os
senhores............................e............................
Manaus, .....de.......de 2004
.............................................................
Testemunhas: ...........................................................
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1.9 Ofício
É um tipo de documento de correspondência muito utilizada nos órgãos públicos,
originalmente é uma correspondência oficial, podendo ser usado também por empresas,
clubes e associações, e, ainda atualmente, como correspondência protocolar entre as
entidades públicas ou particulares.
Consta no manual de Redação da Presidência da República que a linguagem utilizada
deve ser formal sem ser rebuscada, devemos segui a padronização conforme disposições
federal.
Modelo de Ofício:
Modelo1
Ofício nº ___/___
Senhor (nome do destinatário)
(cargo)
(empresa ou órgão)
Eu, (nome), brasileiro, (estado civil), (profissão), inscrito no CPF sob o nº (informar), residente e
domiciliado à (informar endereço), sirvo-me do presente para solicitar a Vossa Excelência
(descreva sua solicitação) com a finalidade de (descrever o fim a que se deve o pedido).
Limitado ao exposto, fique com meus votos de estima e consideração.
(localidade), (dia) de (mês) de (ano)
(assinatura)
(seu nome)
———
Modelo 2
Ofício nº (número)/(ano)
À Secretaria de Trânsito
Município de Serrariano – SR
Rodrigo Carlos Machado, brasileiro, solteiro, lenhador, inscrito no CPF sob o nº (informar),
residente e domiciliado à Rua dos Bosques, nº 181 – Jardim do Bosque, nesta cidade, vem
respeitosamente à presença de Vossa Senhoria solicitar a colocação de um quebra molas em meu
bairro, em frente ao Colégio Municipal, tendo em vista que o trânsito de veículos flui em velocidade
elevada no local, colocando em risco a integridade física dos pedestres, especialmente das
crianças que frequentam aquele estabelecimento de ensino.
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Certo de que a solicitação será atendida, fique com meus votos de estima e consideração.
(local), (dia) de (mês) de (ano)
(assinatura)
(nome)
———
Observações:
Quando o ofício tiver mais de uma pagina, o fecho e a assinatura se darão na pagina
seguinte, mas o destinatário e endereçamento ficam sempre na primeira pagina.
O estilo utilizado e dentrado;
Quanto ao endereçamento no envelope, se os oficios forem dirigidos às autoridades
tratados por vossa excelência, terá a seguinte forma:
Excelentíssimo Senhor
Fulano de tal
Presidente de Ordem dos Advogados do Brasil.
Rua da Constituição, nº 100.
Quando se empregar Vossa Senhora no corpo do ofício, o endereçamento apresentará
desta forma:
Senhor:
Fulano de tal
Secretário Municipal de Saúde
Rua da Paz, nº30
04140-000 São Paulo/SP
Os fechos foram simplificados, conforme Portaria nº4, de 6 de março de 1992, da
Secretária da Administração Federal, ha apenas dois tipos:
Respeitosamente:
Para o Presidente da República e todas as autoridades do primeiro escalão inclusive doa
estados.
Atenciosamente:
Para as demais autoridades, sendo da mesma hierarquia ou hierarquia inferior.
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1.10 Carta
A carta de carater empresarial exige um esforço de adaptação ao destinatário.
Quando for endereçada de um superior a um subordinado, ou vice-versa, ou de uma
sociedade comercial a um cliente etc, certamente tem como finalidade fornecer pressão ou
causar boa impressão.
Devemos atentar aos seguintes aspectos:
- a clareza da expressão, bem como certas formas de apresentação e polidez definidos a
partir da respectiva posição hierárquica, entre remetente e destinatário.
Quanto a estética sofremos influência dos modelos americanos, os quais foram sendo
adaptados e hoje copiados pela maioria das empresas é o chamado estilo em bloco,
anteriormente, o mais usado era o estilo dentado por causa das aberturas dos parágrafos,
vejam os exemplos:
Dentado
Em Bloco
em Bloco
E
Podemos optar por qualquer um dos estilos, dependerá da padronização adotada, em
cada empresa, quanto á comunicação escrita.
Qualquer comunicação escrita ou impressa devidamente acondicionada e endereçada a
uma ou várias pessoas é uma carta.
Utilize os seguintes componentes:
data: cidade, dia, mês e ano;
texto: desenvolvimento do assunto;
fecho de cortesia: Atenciosamente ou Cordialmente;
assinatura: nome e cargo.
P.S: É a abreviatura de Post Scriptum, expressão latina que quer dizer “escrito
posteriormente”. Às vezes é colocado no rodapé da carta, após a assinatura, para
mencionar um detalhe ou aspecto que não tenha sido mencionado pelo redator na
carta. De um lado pode denotar desatenção; de outro, é um grande economizador
de tempo, já que permite reparar um esquecimento sem ter de se escrever uma
nova carta. Pode e deve ser usado, mas sempre que possível é melhor que
lembremos de coisas importantes antes de fechar a carta.
Xxxxxxx
Xxxxxxx
Xxxxxxxx
xxxxxx
Xxxxxxxxx Xxxxxxxxx
Xxxx Xxxxxxxxxx Xxxxxx
Xxxxxxx
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Deve obedecer a especificações, tais como:
estética cuidadosamente digitada, sem erros ou rasuras;
deixar dois espaços duplos abaixo dos dizeres impressos (timbre);
vocativo: seguido do assunto a ser trabalhado.
Exemplo1 de Carta :
De: EMPREGADOR
Para: EMPREGADO
NESTA
REF: ABANDONO DE EMPREGO
Prezado Senhor EMPREGADO:
O Sr. EMPREGADO, trabalhando nesta empresa desde (..........), vem
continuamente se ausentando de seus serviços, causando problemas e transtornos, vez
que sua função é de alta responsabilidade, não havendo outro funcionário que o possa
substituir.
Em razão disso, venho por meio desta solicitar o retorno imediato do Sr.
EMPREGADO ao trabalho, sob o risco de se caracterizar o abandono de emprego,
motivando a rescisão do contrato de trabalho por justa causa1.
Sem mais
Assino a presente
(Local data e ano).
(Nome e assinatura do Empregador)
Ciente em (data)
(Nome, Nº da CTPS e assinatura do Empregado)
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Exemplo 2 de Carta:
ABCW Corretora de Seguros Gerais LTDA (papel Timbrado)
(3 espaços)
010/x (nº de expedição pode parecer isolado, ou com abrev. da espécie do documento ou
seta).
São Paulo, 6 de Janeiro de 2xxx (na data o dia é sem zero, alinhado a esquerda ou a direita,
conforme a opção estética. O nome do mês em minúscula, inclusive a letra inicial. No ano
não ha ponto nem espaço depois do milhar e termina-se com ponto final).
(3 espaço)
À (destinatário uso de A, a, ao, ou para é facultativo)
Porto Seguro Companhia de Seguros Gerais
Departamento de Fiança Locatária
AT: SR Celso Fagundes (AT: é a única abreviatura possível junto ao destinatário dentro da
carta). ( na carta moderna o endereço do destinatário e colocado no envelope, salvo os
casos em que o envelope é recortado).
(3 espaço)
Prezado Senhor (o vocativo é um termo sintático que serve para nomear um interlocutor a
quem se dirige a palavra e deve concordar em gênero e número com este. O uso da vírgula
depois do vocativo foi instituído conforme o manual de Redação da Presidência da
República embora o uso dos dois pontos está correto de acordo com a gramática).
Assunto: PAC 22/2164 (é facultativo, mas quando houver necessidade o certo é indicar com
a palavra "assunto" seguida de dois pontos).
(2 espaço)
Fomos informados que o comprometimento de renda apurados considerando os
documentos enviados está fora dos padrões de aceitação do produto porto aluguel.
Solicitamos nova analise do pedido, para tanto, anexarmos, outros extratos bancários para
composição de renda.
obs.: As indicações, no exemplo, dos espaços entre as partes da carta são meramente
ilustrativas, de acordo com a quantidade de texto estes espaçamentos podem aumentar ou
diminuir, vale lembrar que a carta não pode ser um aglomerado de texto e informações, o
visual deve ser limpo.
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1.11 E-mail
Com o advento da Internet a comunicação por e-mail tornou-se essencial nas relações
comerciais (interna e externa).
Veja como redigir um e-mail
Regras de Ouro:
Na hora de responder, seja ágil. Redija textos curtos, de fácil e rápido assimilação.
Quando a quantidade de informações for muito grande, prefira transformá-las em arquivos
anexados, Os textos de corpo de mensagem devem ser sempre curtos.
Letras maiúsculas ou em negrito são como um "grito" eletrônico. Evite-as.
Nos e-mails de negócio, evite usar abreviaturas e ícones de emoção.
Cuidado com as respostas.
Se alguém quer saber sua opinião sobre determinado assunto, evite as respostas
pomposas e longas. Evite também as curtas demais.
Leia sempre o que escreveu.
Não há nada mais desagradável do que receber um texto repleto de erros de ortografia ou
concordância, escrito de maneira rápida.
Não use linhas compridas.
O padrão dos textos para Internet é de cem caracteres por linha.
Desta forma, o destinatário consegue ler texto na tela cheia, sem ter de usar a barra de
comandos para encontrar o final da frase.
Nos e-mails devemos usar de diplomacia. Por isso, manter sempre uma atitude positiva,
tentar incluir na resposta trechos do e-mail do cliente, o que fará sentir-se respeitado.
Em vez de "Em resposta a seu pedido, informamos que.... ", escrever: "Em resposta a sua
solicitação das cotações, informamos que....".
Além disso, foco no receptor, clareza, concisão vocabular e expressividade são outros
ingredientes fundamentais para uma boa comunicação eletrônica.
Exemplo:
Para: [email protected]
Cc: (bom cópia) [email protected]
Enviada em: terça-feira, 3 de junho de 2xxx 21:04
Assunto: Orçamento Seguro Automóvel
Anexar: orçamento-strada adventure.doc
Senhora Mariana:
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Recebemos seu e-mail de 02/06/2008 solicitando as cotações para o veiculo Fiat
Strada Adventure 1.6 Flex-Power. 2008/2008.
Portanto, anexamos, para conhecimento e análise, arquivo contendo os quatro
melhores orçamentos.
Aguardo retorno e qualquer duvidas consulte-nos.
Atenciosamente.
Rosangela Silva
Atendimento Auto
No virus found in this incoming message...
Checkeb by AVG Free Edition
Version 7.5.516/Vírus Database:269.21.3/1308 - Realese date 3/3/aaa.
Use o tom correto:
A instantaneidade do e-mail dispensa alguns formalismos da carta, mas cuidado com os
exageros na informalidade, principalmente, quando o e-mail é utilizado como memorando
ou para substituir contatos telefônicos internos.
Nos casos em que o e-mail substitui o envio de informações através da carta externa
tradicional, por ser um meio mais moderno e rápido de comunicação, a redação mantém a
formalidade exigida pela situação e a estética segue a padronização da empresa.
1.12 Requerimento
É um meio de comunicação escrita usado para fazer um pedido a uma autoridade pública.
Será sempre redigido na terceira pessoa.
É a sua estrutura:
a. invocação - pronome de tratamento adequado e titulo da pessoa a quem se dirige;
b. preâmbulo - identificação de requerente (nome, numero do documento de identidade,
nacionalidade, estado civil, endereço, profissão);
c. texto - exposição do que o requerente solicita, e justificativa;
d. fecho - onde aparecer formulas como: Neste termos pede deferimento.
Termos que pedem deferimento.
e. data e assinatura do requerente.
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Exemplo:
Sr. Diretor da Administração da Rede de Vendas da Caixa Econômica Federal
(7 espaços destinado ao despacho da autoridade)
Luiz de Oliveira, brasileiro, casado, engenheiro, CREA nº 001.004-SP vem, solicitar a V.sa.
inscrição no convênio de prestação de serviço "Conectividade e Certificação Eletrônica" para a
empresa BIG Embalagens, CNPJ 01.002.002/0001-03, juntando para este fim o contrato de
convênio, devidamente assinado e reconhecido firma.
(3 espaços)
Nestes termos, pede deferimento.
São Paulo, 16 de Janeiro de 20xx.
(2 espaços)
Luis de Oliveira.
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2.0 Organização de Arquivos
Conjunto de documentos manuscritos, gráficos, fotográficos, etc., recebidos ou produzidos
oficialmente por uma entidade ou por seus funcionários, e destinados a permanecer sob a
custódia dessa entidade ou de seus funcionários.
Lugar onde se recolhem e guardam esses documentos.
Conjunto organizado de recortes de jornal, de revistas, correspondência particular,
anotações pessoais, etc., para consulta
Móvel, geralmente de metal e com gavetas, para guardar documentos. Conjunto de dados
ou de instruções, armazenado em meio digital e identificado por nome.
Em arquivologia, arquivo é um conjunto de documentos criados ou recebidos por uma
organização, firma ou indivíduo, que os mantém ordenadamente como fonte de informação
para a execução de suas atividades. Os documentos preservados pelo arquivo podem ser
de vários tipos e em vários suportes. As entidades mantenedoras de arquivos podem ser
públicas (Federal, Estadual Distrital, Municipal), institucionais, comerciais e pessoais.
No Brasil, a política de arquivos públicos e privados é gerenciada pelo Conselho Nacional
de Arquivos (Conarq), órgão ligado ao Arquivo Nacional.
Do latim archívum, lugar onde se guardam os documentos.
*Lugar onde se guardam documentos
*Conjunto de documentos escritos, fotográficos, microfilmes, etc.
*Conjunto de dados organizados, segundo a sua natureza e o seu uso,
em suporte magnético.
2.1 Finalidade
Os arquivos possuem duas finalidades: a primeira é servir à administração que o produziu;
a segunda é servir de base para o conhecimento da história da entidade que os gerou.
Eles são utilizados, num primeiro instante, para o cumprimento das atividades
administrativas da instituição que o produziu, e constituem, com o decorrer do tempo, em
meios de se conhecer o seu passado e a sua evolução. A função principal dos arquivos é
possibilitar o acesso às informações que estão sob sua responsabilidade de guarda, de
maneira rápida e precisa.
Servir a administração: Fornecem informações e documentos necessários ao
desenvolvimento das atividades, facilitam o acesso aos documentos, preservam a
documentação da empresa, possibilitam o controle da produção de documentos e colocam
à disposição dos usuários documentos que fornecem informações de caráter probatório ou
simplesmente informativo.
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Servir à História: Fornecem informações e/ou documentos para reconstituir ou escrever a
história política, social ou econômica de uma nação. Também servem de memória de uma
empresa e constituem uma importante fonte de pesquisa.
2.2 Função
Recolher e ordenar todos os documentos que circulam na empresa;
Avaliar e selecionar os documentos, tendo em vista sua preservação ou eliminação;
Garantir o fluxo dos pedidos de documentos provenientes dos diversos órgãos da
empresa;
Arquivar os documentos, visando a recuperação da informação;
Conservar e assegurar a integridade dos documentos, evitando danos que possam
ocasionar a sua perda;
Executar as funções específicas conforme a organização e administração da
instituição.
2.3 Classificação dos Arquivos
Os arquivos podem ser classificados conforme os seguintes aspectos:
2.3.1 QUANTO À ENTIDADE QUE O MANTÉM
De acordo com a entidade mantenedora, a bibliografia arquivística divide os arquivos em públicos ou privados.
Arquivos públicos: são aqueles mantidos pelos órgãos públicos
em todas as suas esferas (federal, estadual e municipal) em todos os
poderes (executivo, legislativo e judiciário). São ainda considerados arquivos públicos aqueles mantidos por entidades privadas encarregadas
da gestão de serviços públicos. Arquivos privados: são aqueles mantidos por entidades privadas
(pessoas físicas ou jurídicas).
2.3.2 QUANTO À NATUREZA DOS DOCUMENTOS QUE GUARDA
Considerando as características dos documentos mantidos em
um arquivo, podemos classificá-los em especiais ou especializados. São arquivos especiais: aqueles que mantém sob sua guarda
documentos de formas físicas diferenciadas e que, por isso, requerem medidas especiais quanto ao seu armazenamento, guarda e conservação.
Em resumo, são aqueles arquivos que guardam documentos que, se não
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forem conservados de maneira especial, terão sua conservação seriamente comprometidas em virtude de suas características físicas.
São exemplos de arquivos especiais:
- arquivo de fotografias; - arquivo de CD´s; - arquivo de disquetes;
- arquivo de microfilmes; e - arquivo de fitas de vídeo
São arquivos especializados: arquivos que mantém sob sua guarda
documentos de áreas específicas do conhecimento, ou seja, aqueles que não
misturam assuntos diversos em seu acervo.
São exemplos de arquivos especializados: - arquivos de engenharia; - arquivos médicos;
- arquivos de imprensa; - arquivos de arquitetura.
2.3.3 QUANTO À EXTENSÃO DE SUA LOCALIZAÇÃO
Esta classificação é utilizada para diferenciar os arquivos com relação ao local em que são instalados. Em geral, o arquivo pode ser
instalado nos próprios setores que utilizam os documentos no dia-a-dia, quando são chamados de arquivos setoriais ou, quando conveniente para a instituição, pode ser instalado em um único local, recebendo os
documentos provenientes dos diversos setores da instituição, quando é chamado de arquivo central/geral, por funcionar de forma centralizada.
Nos dois casos (setorial ou central), deverá existir uma unidade de controle/coordenação centralizada, de forma que as atividades de
arquivo (normas, procedimentos e operações) sejam realizadas de maneira padronizada.
2.3.4 QUANTO AO ESTÁGIO DE EVOLUÇÃO DE SEUS DOCUMENTOS Quanto ao estágio de evolução dos documentos (ciclo de vida) os arquivos se classificam em: correntes (arquivos de primeira idade), intermediários (arquivos de segunda idade) e permanentes (arquivos de
terceira idade). Em geral, os documentos mais novos e mais utilizados serão
conservados nos arquivos correntes, os documentos menos utilizados e que ainda não prescreveram serão armazenados nos arquivos
intermediários e aqueles que, já tendo cumprido sua função administrativa, mas que devam ser conservados para preservar a memória (história) da instituição, serão armazenados no arquivo permanente.
22
2.4 Método de Arquivamento
2.4.1 Método Alfabética
A classificação alfabética é o sistema de classificação mais conhecido, o mais utilizado e o
mais antigo de todos. Se à primeira vista nos dá a sensação de ser o mais simples de
aplicar, essa simplicidade é aparente. Quando a documentação a ser classificada é pouco
numerosa e se refere a pessoas físicas, são poucos os problemas que surgem. Contudo,
se o volume da documentação for elevado surge o problema dos homônimos.
Da mesma forma quando a documentação diz respeito a denominações de organismos ou
empresas, freqüentemente em forma de siglas, a sua classificação pode tornar-se
complexa e de difícil resolução.
No sistema de classificação alfabético, os grupos principais são ordenados pelas letras do
alfabeto e dentro de cada grupo os documentos a serem classificados organizam-se
segundo a ordem alfabética da palavra-chave, permitindo intercalar, continuadamente,
novos documentos no lugar correspondente. É por isso considerado um sistema aberto.
A coincidência do primeiro apelido numa série de documentos obriga a tomar como
recurso uma nova palavra-chave para servir de orientação na classificação de
documentos. Este procedimento pode não resolver o problema e terá de se arranjar uma
terceira palavra-chave para a sua resolução e assim sucessivamente. Os critérios assim
aplicados para solucionar estes problemas são subjetivos e susceptíveis de serem
escolhidos segundo o capricho do técnico que classifica no momento, e pode originar
aplicações diferentes para um mesmo organismo.
Este problema só pode ser ultrapassado com a elaboração e aplicação de normas que
regulam as classificações, como já acontece em alguns países, por exemplo na França.
Independentemente das normas a serem aplicadas, há um determinado número de regras
que se utilizam genericamente e que permitem, à partida, encontrar a palavra-chave do
documento a ser classificado para, posteriormente, ser ordenado por ordem alfabética.
Antes de proceder a explanação destas regras, convém referir, que qualquer denominação
é susceptível de decomposição em várias palavras-chaves. Por exemplo, o nome
Francisco Manuel Costa pode descompor-se em três palavras-chave: a primeira,
Francisco; a segunda, Manuel; e a terceira, Costa. Isto quer dizer, que qualquer uma das
partes do nome de uma pessoa ou organização é susceptível de ser escolhida como
palavra-chave e pode ser ordenado alfabeticamente.
É muito importante a existência de regras, normas e procedimentos a serem adotados para
que os critérios a aplicar nas organizações sejam uniformes. As regras que se encontram
23
nesta hiperligação são básicas e podem ser adaptadas a qualquer organização ou serviço
de forma a proporcionar critérios uniformes.
2.4.2 Método Numérica
A classificação numérica utiliza a seqüência natural dos números inteiros para ordenar os
elementos de um conjunto de documentos. Este sistema de classificação é utilizado em
conjunto com outros sistemas, normalmente, com o sistema alfabético, para que se
possam arquivar ou recuperar os documentos. Está combinação pode ser traduzida em
ficheiros remissivos, ordenados alfabeticamente, ou mediante a utilização de meios
informáticos que permitirão a localização os documentos para posterior utilização.
Este sistema tem como vantagens principais: o fato de permitir a classificação de um modo
indefinido e sem interrupções; possibilita a detecção imediata da falta de um processo ou
documento pela ausência do número seqüencial correspondente, já que se torna mais fácil
ler números do que letras e permite uma arrumação dos documentos ou processos de
forma rápida e expedita.
O principal inconveniente é o fato de se tornar muito difícil a localização de um documento
ou processo quando se lança erradamente um número.
2.4.3 Método Alfa-numérica
A classificação alfa-numérica resulta da combinação dos sistemas de classificação
alfabética e numérica. Baseia-se, na atribuição de um número ou conjuntos de números a
uma determinada classe alfabética para posterior arquivamento e localização.
Este sistema misto permite diminuir substancialmente o risco de erro no arquivamento dos
documentos e processos, já que estes são localizados pelo número atribuído a classe,
procurando-se a seguir, na seqüência alfabética. A probabilidade de erro fica assim
restringida ao espaço compreendido pela classe.
Exemplo:
O nº 1 corresponde à classe compreendida entre: Aa – Al
O nº 2 corresponde à classe compreendida entre: Am – Az
O nº 3 corresponde à classe compreendida entre: Ba – Bl
24
O nº 4 corresponde à classe compreendida entre: Bm – Bz
O nº 5 corresponde à classe compreendida entre: Ca – Cl
O nº 6 corresponde à classe compreendida entre: Cm – Cz
E assim sucessivamente...
Se quiser-mos localizar um processo referente a Costa, José Gonçalves, temos de o
procurar no nº 6 (Cm - Cz) e dentro desta classe encontra-se arquivado por ordem
alfabética.
2.4.4 Método Cronológica
A classificação cronológica tem por base a possibilidade em agrupar determinado número
de documentos de acordo com as divisões naturais do tempo: anos, meses, semanas, dias
e horas. Este sistema, como se pode observar, é muito semelhante ao sistema numérico
simples e utiliza-se, muitas das vezes, em combinação com outros sistemas classificativos,
sobretudo, o alfabético.
A localização de um documento classificado cronologicamente requer um conhecimento
perfeito da data exata (ano, mês ou dia) sem a qual não será possível localizá-lo. Este tipo
de classificação não oferece especiais dificuldades quando se procede a incorporação de
novos documentos. Quando se pretende localizar e recuperar os documentos é necessário
elaborar fichas remissivas alfabéticas, por exemplo de assuntos, que possibilitam a
indicação da data do documento.
As conservatórias do Registro Civil, por exemplo, são serviços onde a ordenação e
pesquisa de documentos é elaborada mediante recurso às datas de nascimento,
casamento, morte e de outros assuntos. Este tipo de classificação é aplicado em arquivos
de documentos de origem contabilística: facturas, pagamentos de contribuições,
ordenados e outros assuntos relacionados com esta e em Arquivos Históricos e
Etnográficos, uma vez que proporciona a ligação do passado ao presente e nos
mostrando-nos a evolução das instituições ao longo da história.
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2.4.5 Método Geográfica
Este sistema utiliza um método idêntico ao cronológico com a diferença de que os
documentos são classificados e agrupados com base nas divisões
geográficas/administrativas do globo: países, regiões, províncias, distritos, conselhos,
cidades, vilas, aldeias, bairros, freguesias, ruas e outros critérios geográficos e de
localização.
Este sistema é combinado com outros sistemas classificativos, como por exemplo; o
alfabético, o numérico ou o decimal, com vista a um melhor acondicionamento e
localização dos documentos e a sua informação.
O sistema de classificação geográfica resulta do fato de haver necessidade de localizar
fatos ou pessoas num espaço geográfico determinado, como por exemplo; as coleções ou
séries filatélicas que normalmente são agrupadas por localidades, países, regiões e outros
critérios relacionados com estes. É muito utilizado em museus etnográficos e de arte
popular.
2.4.6 Método Ideológica
A classificação ideológica, também designada como ideográfica, metódica ou analítica
baseia-se, fundamentalmente, na divisão de assuntos, idéias, conceitos e outras divisões,
sendo os documentos referentes a um mesmo assunto ou objeto de conhecimento,
ordenados segundo um conceito chave ou idéia de agrupamento, colocando-se a seguir,
de forma alfabética.
Este sistema parte da análise de um assunto e divide-o em grupos e sub-grupos com
características cada vez mais particulares e restritas exigindo um certo controlo e disciplina
devido à grande variedade de palavras com significados análogo.
Para aplicar este sistema é necessário elaborar um instrumento de trabalho que sirva de
orientação para a classificação de assuntos nos arquivos e que se designa normalmente
por classificador ou listagem por assuntos. O classificador deve ser elaborado respeitando
um determinado número de regras, tais como, evitar as abstrações (por abrangerem
matérias demasiado vastas) e afastar a utilização de palavras com significados análogos,
colocando-se na lista uma remissiva para a palavra-chave que está a ser utilizada.
Para que o nosso trabalho fique completo deve-se submeter a listagem a uma cuidadosa
avaliação pelos utentes do arquivo, de forma a poder introduzir os melhoramentos
necessário que permitam a recuperação dos documentos arquivados Este instrumento
deve ser periodicamente revisto e atualizado, e deve refletir a estrutura interna do
organismo.
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As principais vantagens atribuídas a este sistema classificativo resultam do fato de se
poder ter uma visão global dos assuntos que são abordados na documentação, permitir o
agrupamento dos documentos de acordo com o seu conteúdo, ser extensível até ao infinito
e de ser altamente flexível.
A técnica que se costuma aplicar na divisão dos assuntos é a seguinte:
Divisão do assunto em capítulos
Divisão de cada capítulo em famílias
Divisão de cada família em grupos, representando assuntos especializados
Divisão eventual de cada grupo em sub-grupos, indicando uma divisão particular
2.4.7 Método Decimal
O sistema de classificação decimal pode ser considerado um critério classificativo
resultante da combinação da classificação numérica com a ideológica.
Este método classificativo foi idealizado pelo bibliotecário norte-americano Mevil Dewey
que a definia, na essência, como uma classificação de assuntos relacionados a um índice
relativo. Não só foi criada para a arrumação dos livros nas prateleiras mas também para
indicações nos catálogos, recortes notas, manuscritos e de um modo geral, todo material
literário de qualquer espécie. Foi aplicado pela primeira vez a partir de 1851, na biblioteca
de Amhrest College de Massachussets, nos Estado Unidos da América e com bons
resultados.
A classificação decimal consiste, essencialmente, na divisão dos assuntos ou matérias em
10 grupos de primeira ordem ou categoria (0 a 9) que por sua vez se podem subdividir em
grupos de segunda ordem e assim sucessivamente. Assim, por exemplo, ao grupo de
primeira categoria ou principal é atribuída a seguinte numeração:
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9
Sendo as divisões de segunda categoria e derivadas do grupo 5 as seguintes:
50 51 52 53 54 55 56 57 58 59
Ainda se pode subdividir o grupo de segunda categoria o nº 55 noutro de terceira
categoria:
550 551 552 553 554 555 556 557 558 559
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Com este sistema pretendia-se abranger a totalidade dos assuntos ou matérias que iriam
ser objeto de classificação, baseando-se no principio de que a formação dos números
decimais é ilimitada e entre dois números decimais, consecutivos da mesma ordem,
podem intercalar-se outros dez da ordem imediatamente inferior.
Exemplo:
51. Expediente e arquivo
510. Expediente e arquivo em geral
511. Arquivo
512. Selecção documental
513. Reprografia
514. Entrada e saída de correspondência
5140. Entrada de correspondência
5141. Saída de correspondência
515. Serviços auxiliares
5150. Serviços auxiliares em geral
5151. Transportes pelas cantinas
516. Telefone
517. Viaturas
Apesar deste sistema de classificação ter imensos simpatizantes devido à sua aparente
simplicidade acontece, porém, que enferma de alguns inconvenientes, entre os quais, a
rigidez que impõe na divisão dos vários ramos do conhecimento humano; é um sistema
relativamente moroso, quer na sua construção, quer na sua aplicação à organização
espacial do arquivo e posterior localização, exigindo pessoal especializado.
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2.4.8 Método Decimal Universal (CDU)
A classificação Decimal Universal (CDU) é um esquema de classificação uniformizado e
normalizado, amplamente usado nacional e internacionalmente, que visa cobrir e organizar
a totalidade do conhecimento humano.
Henri Lafontaine e Paul Otlet publicaram, em 1905, a primeira edição do que viria a ser a
Classificação Decimal Universal. Esta primeira edição do Manuel du Repertoire
Bibliografique Universal é um desenvolvimento do esquema base utilizado por Dewey que
distribui a totalidade do conhecimento em dez grandes classes, que por sua vez, são
divididas em dez subclasses que se dividem em dez grupos. Cada conceito é traduzido por
uma notação numérica ou alfanumérica por exemplo, ao conceito geral de educação
corresponde a notação numérica 37.
A CDU baseia-se em três princípios fundamentais os quais são:
Classificação: por ser uma classificação no sentido restrito da palavra agrupa ideias nos
seus aspectos concordantes.
Universalidade: inclui cada um dos ramos do conhecimento humano, encarando-os sob
os vários aspectos.
Decimalidade: a totalidade do conhecimento humano é dividida em dez classes, cada
uma das quais, por sua vez, se subdivide de novo decimalmente, pela adição de cifras
decimais.
Este sistema é mais utilizado em bibliotecas e serviços de documentação para a
elaboração de ficheiros por assuntos ou matérias e posterior catalogação e arrumação do
material bibliográfico. Em Portugal, o uso deste sistema de classificação é generalizado,
tanto nas Bibliotecas Universitárias, como nas Bibliotecas Públicas e Escolares.
A CDU tem vindo a ser continuamente ampliada e modificada para fazer face ao
surgimento de novos conceitos e conhecimentos do saber humano, principalmente, na
área da ciência e tecnologia.
A CDU é composta por:
Uma tabela principal de matérias, que enumera hierarquicamente o conhecimento, nas
referidas 10 classes. As divisões principais são:
0 Generalidades
1 Filosofia. Psicologia
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2 Religião. Teologia
3 Ciências Sociais
4 Classe atualmente não usada
5 Ciências Exatas. Ciências naturais
6 Ciências Aplicadas. Medicina. Tecnologia
7 Arte. Arquitetura. Recreação e Desporto
8 Lingüística. Língua. Literatura
9 Geografia. Biografia. História
Cada classe principal subdivide-se decimalmente em subclasses que por sua vez também
se subdividem em áreas cada vez mais especializadas.
As tabelas auxiliares, que representam não assuntos, mas formas de os especificar (por
lugar, tempo, forma, língua, etc.), flexibilizando muito mais a representação dos conceitos.
Um índice, lista alfabética de conceitos. A cada conceito corresponde uma notação que
serve de guia na consulta da tabela principal, para mais fácil e rapidamente se localizar a
notação adequada ao assunto que se pretende pesquisar.
Uma das principais vantagens desta classificação reside na sua dimensão universal e
internacional, dada a sua independência face a todas as expressões idiomáticas, o que
facilita enormemente a pesquisa e a troca de informação ao nível internacional.
No seguimento do exemplo anterior, tal significa que a notação 37 e o conceito que lhe
está associado, é igual em todas as bibliotecas do mundo que adoptem este sistema de
classificação.
O seu grande inconveniente resulta da sua aplicação que exige pessoal altamente
especializado dado que é um grande risco classificar matérias diferentes com o mesmo
número.
2.4.9 Método Automática
As operações de classificação podem ser objeto de uma automatização em moldes
parciais, já que a inteligência humana continua a ser indispensável para selecionar o
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assunto principal e determinar as informações secundárias. Atualmente a sua aplicação é
feita a título experimental em algumas bibliotecas.
A classificação automática assenta no seguinte princípio geral: ao caracterizar diversos
objectos de uma colecção organizando-os por séries de atributos (data, forma, língua,
domínio, e outros), é possível comparar, agrupando, de dois em dois e contar para cada
par o número de atributos comuns. O resultado conduz à colocação em conjunto dos
objectos que possuem características frequentes, constituindo classes não à priori mas sim
à posteriori.
O interesse que desperta a classificação automática situa-se ao nível da pesquisa
documental. Ela permanece sem utilidade em organizações que já possuem a
classificação física das obras, sendo incapaz de recriar automaticamente um esquema
classificatório. A concepção e desenvolvimento de uma linguagem classificatória e a sua
aplicação a um determinado fundo documental são de competência exclusiva do domínio
do homem.
A Associação Internacional para a Classificação situada na Alemanha publica sob o
patrocínio da FID (Federação Internacional de Documentação, a revista International
Classification onde se apresentam estudos sobre a teoria dos conceitos, a terminologia
sistemática e a organização do saber. Estas organizações e outras interessam-se pelos
métodos matemáticos aplicáveis neste domínio.