eliminação de documentos: saiba como...zação dos instrumentos de gestão: plano de...
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O Centro de Gestão Documental - CGDoc - destaca, neste
informativo, que a Polícia Militar do Estado de Minas realizou a
sua primeira eliminação de documentos conforme previsto na
Lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política
nacional de arquivos públicos e privados, e na Lei 19.420 de 11
de janeiro de 2011, que estabelece a política estadual de arqui-
vos. A Unidade responsável pela eliminação foi o Centro de
Recrutamento e Seleção - CRS que, com orientação do
CGDoc, conduziu todas as etapas do processo conforme previs-
to na legislação. Este informativo foi elaborado para destacar esse
importante trabalho realizado com os documentos do CRS a fim
de demonstrar ao público interno, estimados colegas da
PMMG, que é possível eliminar documentos atendendo aos
padrões estabelecidos. Em primeiro lugar, elogiamos a iniciativa do CRS, que se
tornou a primeira Unidade a realizar a eliminação de
documentação produzida em função das suas atividades.Para tanto, o setor acionou o CGDoc para receber
orientações sobre como administrar a massa documental
diversificada, composta em sua maioria de provas e folhas de
respostas, produzida em seus processos seletivos. O trabalho realizado comprova que é possível eliminar
documentos dentro dos princípios da legalidade, publicidade e
transparência, tendo como benefícios: o ganho de espaço físico,
a diminuição de gastos com arquivamento e principalmente a
melhoria na recuperação da informação.Foi eliminado o volume de 99,89 metros lineares, que
corresponde a duas toneladas de documentos que cumpriram
seus prazos de guarda, cuja destinação é a eliminação conforme
previsto na Tabela de Temporalidade, e Destinação, de
Documentos de Arquivo para o Poder Executivo do Estado de
Minas Gerais. Todo o volume de papel foi doado à Associação dos
Catadores de Papel, Papelão e Material Reaproveitável -
ASMARE, numa parceria firmada para atender ao previsto na
Resolução 07 do Conselho Nacional de Arquivos, de 20 de maio
de 1997. Essa resolução estabelece, no artigo 6º, que “ a
eliminação de documentos públicos será efetuada por meio de
fragmentação manual ou mecânica, com a supervisão de
servidor autorizado”. A orientação também está presente na
deliberação nº4 do artigo 8º do mesmo documento que afirma
que “A eliminação de documentos públicos será efetuada por
meio de fragmentação manual ou mecânica, sob a supervisão
de servidor responsável por sua custódia, autorizado pelo órgão
ou entidade, na presença de duas testemunhas”. Uma vez que a
PMMG não dispõe de fragmentadora deste porte, foi realizada
negociação com a ASMARE, que disponibilizou o maquinário
e o operador e, em contrapartida, recebeu o produto do processo
de eliminação.Todo o procedimento, desde o transporte até a
fragmentação dos documentos, foi acompanhado pela Polícia
Militar, cumprindo-se, assim, todas formalidades previstas,
garantindo a transparência de todas as etapas da eliminação dos
documentos, conforme o Termo de Autorização de Eliminação
de Documentos de Arquivo, emitido pela superintendente do
Arquivo Público Mineiro, Professora Vilma Moreira dos
Santos.
A seguir, mostraremos a você, leitor, o passo a passo
de como efetuar uma eliminação de documentos públicos,
lembrando que, para falarmos sobre eliminação de
documentos, é necessário, antes, entendermos as fases da
gestão de documentos que são: produção, utilização e
destinação.
Publicação do Arquivo Público Mineiro
Eliminação de Documentos: saiba como... Ano 2, edição 6, Setembro de 2014
O Centro de Recrutamento e Seleção realiza sua primeira eliminação documental
com acompanhamento do Centro de Gestão Documental.
2 Centro de Gestão Documental - CGDoc . Setembro de 2014
Podemos dividir a gestão de documentos em três fases:
ProduçãoA primeira fase da Gestão Documental inicia-se com a pro-
dução dos documentos de arquivo. Objetiva previnir a criação de
documentos não necessários e, assim, reduzir o volume dos docu-
mentos a serem manipulados, controlados, armazenados e desti-
nados. Busca intensificar o uso e o valor dos documentos que são
necessários.
UtilizaçãoEsta fase relaciona-se fundamentalmente às formas de recu-
peração dos documentos. Envolve o controle, o uso e o armaze-
namento dos documentos necessários ao desenvolvimento da
organização. Nesta fase, devem ser adotados procedimentos que
garantam: Agilidade na recuperação de documentos e informações
necessários ao desenrolar das atividades e transações; Uso efetivo da informação e de arquivos correntes; Seleção do material, do equipamento e do local de arqui-
vamento e armazenamento dos documentos.
DestinaçãoA fase de destinação de documentos é a que abrange o proce-
dimento de avaliação e possibilita a eliminação de documentos.
Envolve decisões sobre quais documentos devem ser preserva-
dos permanentemente pelo seu valor probatório e informacional,
ou seja, busca preservar os registros de ações passadas. Nessa
fase, também define-se por quanto tempo os documentos devem
ser retidos por seus valores administrativos, legais e fiscais, e
que, após cumpridos os prazos, se possa efetivar a sua eliminação
de maneira legal.
No dia 18/10/2012, o 1º Sgt Marcelo Edvaldo dos Santos,
procurou o CGDoc apresentando a demanda de melhorar a qua-
lidade de arquivamento dos documentos do CRS. O Sgt afirmou
a necessidade de, com
esta medida, obter mais
espaço físico e otimiza-
ção na recuperação de
informações. A orienta-
ção repassada pelo
CGDoc foi a seguinte:
Primeiro passo: Constituir e publicar a SubComissão Permanente de
Avaliação de Documentos – SubCPAD-LAI, conforme determinado na Resolução nº 4246 de 09 de abril de 2013, publicada no BGPM 29 de 18 de abril de 2013.
Segundo passo: A SubCPAD deve classificar, avaliar e determinar a
destinação da documentação (eliminação ou recolhimen-to), conforme os instrumentos de gestão: Plano de Classi-ficação e Tabela de Temporalidade. A Subcomissão deve verificar também se a massa documental avaliada cum-priu seus prazos de guarda e preencher a listagem de eliminação de documentos de arquivo a serem elimina-dos. Foi utilizada a Tabela de Temporalidade, identifican-do-se a atividade (Gestão de Concursos), atribuindo aos documentos os respectivos códigos.
Gestão
Etapas da Gestão Documental
1º Sgt PM Edvaldo e FC Mírian
( - BGPM Nº 29, de 18 de abril de 2013 - )
PRIMEIRA PARTEASSUNTOS NORMATIVOS
RESOLUÇÃO Nº 4246 - 09 DE ABRIL DE 2013.
Cria, na Polícia Militar de Minas Gerais, a ComissãoPermanente de Avaliação de Documentos de Arquivo (CPAD-LAI) e as Subcomissões Permanentes de Avaliação de
SubCPAD-LAI), conforme a Lei de Acesso Informação (LAI) e dá outras providências.
( àDocumentos
Cód. Função/Atividade/Transação
Prazo de Guarda Destinação Final
Fase Corrente Fase Intermediária
021.1
Gestão de Concursos Públicos Estão incluídos documentos como: Ficha de Inscrição; Dados; Exames Médicos; Psicotécnico; Currículos; Títulos de inscritos não aprovados(*)
2 anos após o fim da
vigência do concurso
Cadernos de provas aplicados e gabaritos dos candidatos inscritos(**). Nota Técnica; Ofícios, Memorandos e publicações oficiais; Contrato; Minuta de Edital; Parecer Jurídico; Edital Publicado no Diário Oficial do Estado de Minas Gerais; Mensagens eletrônicas, constituição de Bancas Examinadoras; Exemplares únicos de provas e gabarito, Resultados e Recursos.(***)
50 anos(***)
BGPM nº 29, Resolução nº 4246 - PMMG.
Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos, Arquivo Público.
3 Centro de Gestão Documental - CGDoc . Setembro de 2014
Terceiro passo: Encaminhar para o CGDoc a listagem dos documentos a
serem eliminados, para conferência e posterior encami-nhamento para avaliação do Arquivo Público Mineiro.
Quarto passo: Aguardar a autorização do Arquivo Público Mineiro, que
expede o Termo de Autorização de Eliminação de Docu-mentos de Arquivo.
Quinto passo: Após receber o Termo de Autorização de Eliminação de
Documentos de Arquivo, devidamente assinado pela autoridade competente, providenciar a publicação do edital de eliminação no Diário Oficial de Minas Gerais, sendo o prazo máximo de publicação de 30 dias.
Sexto passo: Aguardar o prazo de trinta dias, princípio da publicidade,
que tem como objetivo propiciar ao interessado, median-
te petição na qual conste a respectiva qualificação e a
demonstração de legitimidade do pedido, solicitar a docu-
mentação. Nesse caso, o documento será desentranhado
do dossiê e entregue ao solicitante.
Sétimo passo: Proceder a eliminação dos documentos, com a supervi-
são de dois integrantes da SubCPAD-LAI, através de fragmentação mecânica, fazendo o preenchimento do Termo de Eliminação, que deverá ser produzido em papel alcalino e assinado pela equipe que acompanha o proces-so de fragmentação.
Gestão
Etapas da Gestão Documental
Militar do CRS acompanhando processode eliminação.
Edital de eliminação da PMMG.
Deliberação nº 04/98, Listagem de eliminação de documentos de arquivo. APM
Termo de Eliminação da PMMG.
nas entidades por ele constituídas, bem como nas entidades pri-vadas prestadoras de serviço públi-co, sob a coordenação da instituição arquivística pública responsável, com o objetivo de selecionar os documentos de guarda permanente e os que, destituídos de valores proba-tório e informativo, deverão ser eliminados.
Os objetivos de uma admi-nistração eficiente de arquivos somente são alcançados quando se adotam procedimentos padrões desde a criação, passando por sua tramitação, arquivamento dos docu-mentos. E adota-se um programa eficiente de destinação de documen-tos que deve contemplar as seguintes atividades:
Identificar as atividades, as transações e os documentos que são produzidos, classificá-los e atribuir os códigos de classificação conforme o Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade.
Avaliar em conjunto com a subCPAD e decidir sobre a destinação dos documentos.
Produzir a listagem dos conjuntos documentais que podem ser eliminados, após cumpridos os prazos, e veri-ficar se não há nenhuma pendência judicial ou fiscal.
Produzir a listagem dos documentos que são de guarda permanente e devem ser recolhidos após cumpridos os prazos de guarda (fase corrente e intermediária).
A eliminação de documentos realizada pelo CRS foi um passo importante da Polícia Militar de Minas Gerais que, dessa forma, demonstra não só a consolidação da sua gestão documen-tal, como também a importância do CGDoc como Unidade res-ponsável por implementar a políti-ca de arquivos na Instituição, bem como por conduzir, orientar e acom-panhar todo o processo de elimina-ção, atuando como elo da PMMG com o Arquivo Público Mineiro, que é o órgão competente, na esfera do executivo, por emitir a autoriza-ção de eliminação de qualquer conjunto de documentos públicos.
4 Centro de Gestão Documental - CGDoc. Setembro de 2014
Avaliação e seleção documental são processos de análise e intervenções que se efetivam na fase corrente e intermediária, por meio de análise e seleção de documentos, estabelecendo valores com vistas a determinar os prazos de guarda, com a utili-zação dos instrumentos de gestão: Plano de Classificação e Tabe-la de Temporalidade.
A Lei Estadual nº 19.420, de 11 de janeiro de 2011, que esta-belece a política estadual de arquivos, em seu Art. 5°, afirma que: “ Considera-se gestão de documentos o conjunto de proce-dimentos e operações técnicas relativas à produção, à classifica-ção, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento de docu-mentos, em fase corrente e intermediária, visando a sua elimina-ção ou a seu recolhimento para guarda permanente”.
Desses procedimentos, a avaliação representa, sem dúvida, a atividade mais complexa na gestão dos arquivos.
Conforme T.R Schellen-berg (2006): “Os documentos são eficientemente administrados quando, uma vez necessários, podem ser localizados com rapidez e sem transtorno ou confusão; quando conservados a um custo mínimo de espaço e manutenção enquanto indispensáveis às ativi-dades correntes; e quando nenhum documento é preservado por mais tempo que o necessário a tais ativi-dades, a menos que tenham valor continuo para pesquisa e outros fins”.
Os importantes objetivos da avaliação e seleção documental são: possibilitar o aproveitamento adequado e ganho do espaço
físico, a redução da massa docu-mental, a eliminação dos docu-mentos destituídos de valor, a pre-servação do patrimônio documen-tal, o maior controle do acervo, a recuperação eficiente de documen-tos e informações, a preservação e conservação dos acervos docu-mentais e o melhor aproveitamento dos recursos materiais e humanos.
O Art. 12 da Lei Estadual 19.420/2011 determina que, no âmbito da administração estadual, para a avaliação documental, serão constituídas comissões de avalia-ção de documentos de arquivo em cada unidade administrativa dos órgãos e dos Poderes do Estado,
AVALIAÇÃO E SELEÇÃO DOCUMENTAL
Gestão
“Os documentos são eficientemente administrados quando, uma vez necessários, podem ser localizados com rapidez e sem transtorno ou confusão; quando conservados a um custo mínimo
de espaço e manutenção enquanto indispensáveis às atividades correntes; e quando nenhum documento é preservado por mais tempo que o necessário a tais atividades, a menos que tenham
valor continuo para pesquisa e outros fins”. (Schellenberg, 2006, p.68)
Arquivo CRS, após a eliminação
Arquivo CRS, antes da eliminação.
Arquivo CRS, antes da eliminação.
Arquivo CRS, após a eliminação
5 Centro de Gestão Documental - CGDoc. Setembro de 2014
“As decisões para se destruir
documentos devem ser finais
e irrevogáveis. A maior e mais
facilmente comprovada
economia de um programa de
descarte pode ser conseguida
pela imediata destruição dos
documentos depois que
hajam servido a seus fins
correntes e hajam sido
examinados e considerados
como sem valor para usos
secundários. Incorre-se em
despesa desnecessária
quando se conservam ainda
por algum tempo nos serviços
ou em centros intermediários,
documentos que deveriam ser
destruídos de imediato, ou
quando se microfilmam os
que deveriam ter sido
destruídos na sua forma ”
(Schellenberg, 2006, p.144).
ORIENTAÇÃO TÉCNICAPercebemos que a elimi-
nação de documentos públicos
exige de nós, servidores esta-
duais, a adoção de toda uma
metodologia de trabalho, para
que possamos eliminar apenas
o que é necessário, respeitando
a legislação vigente.
No entanto, durante esse
processo avaliativo, com certe-
za serão encontrados docu-
mentos que ainda não cumpri-
ram seus prazos administrati-
vo, legal ou fiscal.
Como sugestão, a Seção de
Orientação Técnica, criou um
modelo de espelho para caixa
box, que irá ajudar a padronizar
a identificação dos documen-
tos arquivados de sua Unidade.
Equipe Técnica
MENSAGEM:
Expediente Informativo do Centro de Gestão Documental
Rua Álvares Maciel, 58, Stª Efigênia - Belo Horizonte/MGCEP 30150-250
Telefones: (31) 3307-0415 e (31) 3307-0436Email: [email protected]
Guardar, preservar, para eternizar
Equipe TécnicaChefia: Ten Cel PM Antônio F. Munhoz
Sub Chefia: Maj PM Joedson F. Gomes
Redação: 1º Ten PM Mary Lúcia de Britto
Santos, 2º Ten PM Marilene Nascente
Ferreira, 3º Sgt PM Helder F. Duarte, 3º
Sgt PM Sandro Ricardo Rocha Ribeiro e FCVinícius Lopes Faria.
Diagramação: 3º Sgt PM Helder F.
Duarte
Revisão: Profª Cristina Souza