elaboraÇÃo de checklist para auditoria em normas v4.pptx

AUDITORIAS E ELABORAÇÃO DE CHECKLIST PARA

AUDITORIA EM NORMAS

Marcelo Marques – RGM: 993708Diego Vecchio – RGM: 52608

Eliakim Santiago – RGM: 74307

O QUE É UMA AUDITORIA

A auditoria é o exame de demonstrações e registros administrativos. O auditor observa a exatidão, integridade

e autenticidade de tais demonstrações, registros e documentos.

(Arthur W. Holmes, Auditing, principles and procedure, 1956)


2º Passo Reunião de Abertura

3º Passo Levantamento de Campo

4º Passo Reunião de fechamento – Versão preliminar do Relatório

5º Passo Relatório de auditoria

1º Passo Preparação Prévia da Auditoria




4º Passo Reunião de fechamento – Draft do Relatório



PREPARAÇÃO PRÉVIA• Conhecer a empresa e sua área de atuação• Tomar conhecimento de especificidades inerentes a planta (vestuário,

adornos, autorizações, etc)• Verificar possibilidade de acesso a áreas especiais (classificada, que

requeira autorização, etc)• Disponibilidade de instrumentos especiais necessários para a auditoria• Utilização de equipamentos de proteção individual aplicáveis• Definir o escopo da auditoria (auditoria completa, parcial, itens a serem

verificados, extensão a outras normas, etc)• Elaboração de agenda orientativa para a auditoria• Verificar resultados de auditorias anteriores, se possível• Ler documentos e procedimentos da empresa aplicáveis a auditoria, se

possível• Conhecer a quantidade de funcionários trabalhando na planta a ser

auditada

REUNIÃO DE ABERTURA• Presença da Alta Direção e dos responsáveis das áreas a serem

auditadas, de forma a dar credibilidade e comprometimento com a auditoria e seus resultados

• Disponibilidade de pessoal para acompanhamento da auditoria• Explicação e reafirmação do escopo da auditoria, conforme

realizado na preparação prévia• Confirmação do acesso a áreas especiais ou que demandem

autorização, a ser realizada e confirmada formalmente• Explanação rápida sobre a agenda proposta, que pode ser

alterada em comum acordo com auditados

LEVANTAMENTO DE CAMPO• Seja claro ao fazer observações ou não conformidades• Marque todas as evidências encontradas, bem como a falta delas• Com relação a procedimentos, anotar número e revisão, se

possível data• Anote nome e função do entrevistado, bem como outra

identificação relevante, de forma a confirmar os dados ao avaliar o registro de funcionários

• Verificar no checklist a relação entre itens da norma, para verificar necessidade de complementar informações

AUDITORIA/NÃO CONFORMIDADE




4º Passo Reunião de fechamento – Versão Preliminar do Relatório



REUNIÃO DE FECHAMENTO• Presença da Alta Direção e dos responsáveis das áreas a serem

auditadas, de forma a dar credibilidade e comprometimento com a auditoria e seus resultados

• Confirmação da realização dos pontos identificado como escopo da auditoria na reunião de abertura

• Confirmação de realização da agenda proposta• Identificação de pontos fortes durante a auditoria• Identificação dos mais evidentes pontos de melhoria sugeridas

durante a auditoria• Entrega de um relatório na versão preliminar, que pode ser

alterado em detalhes mas não no contexto geral• Elaboração de Ata de Reunião com os pontos acima e outras

observações importantes encontradas durante a auditoria




4º Passo Reunião de fechamento – Versão preliminar do Relatório



RELATÓRIO DE AUDITORIA• Inclua um resumo com pontos fortes verificados na auditoria

bem como pontos de melhoria identificados• Indique claramente os setores visitados, e quaisquer desvios ou

impossibilidades de verificação.• Incluir Ata de Reunião de Fechamento• No caso das NR´s, incluir os valores de multa a que a empresa

está sujeita de acordo com o evidenciado durante a auditoria

O QUE NÃO É UMA AUDITORIA• Auditoria não é um laudo. O laudo pericial é o relato do

especialista designado para avaliar determinada situação que estava dentro de seus conhecimentos, sendo a tradução das impressões captadas pelo especialista em torno do fato litigioso, por meio dos conhecimentos especiais de quem o examinou, enquanto a auditoria é apenas uma verificação.

• Auditoria não é garantia de atendimento a norma. Como uma verificação por amostragem, a auditoria pode no máximo demonstrar conformidade a boas práticas ou normas. Ela indica que no geral a empresa tende a cumprir ou não certos requisitos, baseados numa avaliação amostral que pode ser diferente de acordo com os executantes da tarefa. Por isso é importante auditar diversas pessoas ao longo da auditoria, de forma a aumentar a amostragem

O QUE É CHECKLISTO checklist é uma ótima e simples ferramenta para determinar o

que precisa ser auditado, evitando que seja esquecido algum item importante ao processo de auditoria.

É muito importante devido ao fato de certas não conformidades não serem explícitas

• Garante que todos os pontos a serem verificados o serão• Ao mesmo tempo em que o levantamento de campo é

feito, o relatório na versão draft já é elaborado• Garante uma padronização na forma de realizar a

auditoria, com resultados e formatos uniformes a longo prazo e que permitem uma maior facilidade na análise

de deficiências• Permite visualizar rapidamente não conformidades,

Observações e Sugestões de Melhoria• Permite que não conformidades de difícil visualização

sejam encontradas

PORQUE USAR CHECKLISTS

Apesar de ser uma ótima ferramenta, utilizar um check-list padronizado em toda verificação tem dois pontos

negativos

• O processo de verificação não evolui, • Se utilizado na mesma empresa, tanto os verificadores

quanto os entrevistados acabam desmotivados com uma auditoria que nunca tem “novidades”, reduzindo o valor do processo de auditoria na organização. Isso pode ocasionar que os entrevistados já saibam quais as perguntas a serem feitas, preparando respostas de antemão

ARMADILHAS DO CHECKLIST

COMO ELABORAR CHECKLISTS

• Verificação dos itens obrigatórios na Norma, e incluí-los como ponto de verificação

• Indicar no checklist como fazer a verificação destes itens obrigatórios

• Possuir espaço para identificação das evidências encontradas que suportam a avaliação da verificação do item

• Possuir um espaço para codificação de não conformidades, como um filtro visual de rápida consulta checklist

• Nos casos de verificações condicionais, filtros que permitam descartar de forma rápida as verificações não necessárias. Como exemplo podemos citar a NR-10, que caso a empresa não opere em instalações ou equipamentos integrantes do sistema elétrico de potência, não aplica-se o item 10.2.5)

ELABORAR CHECKLISTS PARA NR´S

Cada tipo de norma possui customizações que fazem maior sentido para sua aplicação, e no caso das NR´s, algumas

customizações são possíveis e recomendadas:

• Referência ao tipo de infração conforme determinado na NR-28• Valores em caso de não cumprimento da norma

EXEMPLO DE ELABORAÇÃO DE CHECKLISTS – NR 10

• ITEM 10.1.2 - Esta NR se aplica às fases de geração, transmissão, distribuição e consumo, incluindo as etapas de projeto, construção,

montagem, operação, manutenção das instalações elétricas e quaisquer trabalhos realizados nas suas proximidades, observando-

se as normas técnicas oficiais estabelecidas pelos órgãos competentes e, na ausência ou omissão destas, as normas

internacionais cabíveis.

NÃO POSSUI NENHUM TEXTO DE OBRIGATORIEDADE

PORTANTO NÃO ESTÁ NA NR-28

NÃO APARECE NO CHECKLIST

Verificação dos itens obrigatórios na Norma, e incluí-los como ponto de verificação


• ITEM 10.2.7 – Os documentos técnicos previstos no Prontuário de Instalações Elétricas devem ser elaborados por profissional legalmente habilitado.

TEXTO DE OBRIGATORIEDADE

ESTÁ NA NR-28

APARECE NO CHECKLISTCOMO VERIFICAR ESTE ITEM ?

- Checar se o Prontuário é assinado por profissional com curso específico na área elétrica com registro no CREA COMO EVIDENCIAR ESTE ITEM ?

- Marcar nome e especialidade do profissional e número do CREA no campo de evidências

Verificação dos itens obrigatórios na Norma, e incluí-los como ponto de verificação

Indicar no checklist como fazer a verificação destes itens obrigatórios

Referência ao tipo de infração conforme determinado na NR-28

Possuir espaço para identificação das evidências encontradas que suportam a avaliação da verificação do item


• ITEM 10.7.7 - A intervenção em instalações elétricas energizadas em AT dentro dos limites estabelecidos como zona de risco, conforme Anexo I desta NR, somente pode ser realizada mediante a desativação, também conhecida como bloqueio, dos conjuntos e dispositivos de religamento automático do circuito, sistema ou equipamento.

TEXTO DE CONDIÇÃO

ESTÁ NA NR-28

APARECE NO CHECKLISTCOMO VERIFICAR ESTE ITEM ? - Checar se há procedimento, fazer entrevista com operadores e testemunhar intervenção (se possível)

COMO EVIDENCIAR ESTE ITEM ? - Marcar número e revisão do procedimento, checar se foi assinado por profissional autorizado, resultado da entrevista com nome e função do entrevistado, resultado da intervenção em relação ao procedimento



• ITEM 10.2.8.2 – As medidas de proteção coletiva compreendem, prioritariamente, a desenergização elétrica conforme estabelece esta NR e, na sua impossibilidade, o emprego de tensão de segurança.

TEXTO DE OBRIGATORIEDADEESTÁ NA NR-28

APARECE NO CHECKLIST

COMO VERIFICAR ESTE ITEM ?

COMO EVIDENCIAR ESTE ITEM ?

- Checar se há procedimento, fazer entrevista com operadores e testemunhar serviços (se possível). Caso ele esteja não conforme, observar item 10.2.8.2.1

- Marcar número e revisão do procedimento, resultado da entrevista com nome e função do entrevistado, resultado da intervenção em relação ao procedimento


• ITEM 10.5.3 - As medidas constantes das alíneas apresentadas nos itens 10.5.1 e 10.5.2 podem ser alteradas, substituídas, ampliadas ou eliminadas, em função das peculiaridades de cada situação, por profissional legalmente habilitado, autorizado e mediante justificativa técnica previamente formalizada, desde que seja mantido o mesmo nível de segurança originalmente preconizado..

NÃO POSSUI NENHUM TEXTO DE OBRIGATORIEDADE

PORTANTO NÃO ESTÁ NA NR-28

NÃO APARECE NO CHECKLIST


ITEM 10.5.1 Somente serão consideradas desenergizadas as instalações elétricas liberadas para trabalho, mediante os procedimentos apropriados, obedecida a seqüência abaixo:a) seccionamento;b) impedimento de reenergização;c) constatação da ausência de tensão;d) instalação de aterramento temporário com equipotencialização dos condutores dos circuitos;e) proteção dos elementos energizados existentes na zona controlada (Anexo I);f) instalação da sinalização de impedimento de reenergização.

ESTÁ NA NR-28

APARECE NO CHECKLISTCOMO VERIFICAR ESTE ITEM ? - Checar se há procedimento, fazer entrevista com operadores e testemunhar serviços (se possível), OBSERVANDO A SEQUÊNCIA

COMO EVIDENCIAR ESTE ITEM ? - Marcar número e revisão do procedimento, resultado da entrevista com nome e função do entrevistado, resultado da intervenção em relação ao procedimento



ITEM 10.3.9 O memorial descritivo do projeto deve conter, no mínimo, os seguintes itens de segurança:a) especificação das características relativas à proteção contra choques elétricos, queimaduras e outros riscosadicionais;b) indicação de posição dos dispositivos de manobra dos circuitos elétricos: (Verde - “D”, desligado e Vermelho -“L”, ligado);c) descrição do sistema de identificação de circuitos elétricos e equipamentos, incluindo dispositivos de manobra,de controle, de proteção, de intertravamento, dos condutores e os próprios equipamentos e estruturas, definindocomo tais indicações devem ser aplicadas fisicamente nos componentes das instalações;d) recomendações de restrições e advertências quanto ao acesso de pessoas aos componentes das instalações;e) precauções aplicáveis em face das influências externas;f) o princípio funcional dos dispositivos de proteção, constantes do projeto, destinados à segurança das pessoas;g) descrição da compatibilidade dos dispositivos de proteção com a instalação elétrica

ESTÁ NA NR-28

APARECE NO CHECKLISTCOMO VERIFICAR ESTE ITEM ? - Checar CADA UM DOS ITENS no memorial descritivo

COMO EVIDENCIAR ESTE ITEM ? - Marcar número e revisão do memorial descritivo, indicando que contém as informações e se possível em que item do documento se encontram



• ITEM 10.9.1 - As áreas onde houver instalações ou equipamentos elétricos devem ser dotadas de proteção contra incêndio e explosão, conforme dispõe a NR 23 - Proteção Contra Incêndios.

ESTÁ NA NR-28

APARECE NO CHECKLIST

COMO VERIFICAR ESTE ITEM ? - Checar o escopo da auditoria. Caso seja extendido, aplicar checklist para NR-23 nas áreas auditadas

COMO EVIDENCIAR ESTE ITEM ? - Relatório de auditoria NR-23 como anexo


CONCLUSÕES

• O checklist deve ser utilizado sempre que possível, mas deve ser revisto e atualizado baseado nas dificuldades e resultados encontrados na auditoria. • As empresas adotam cada vez mais a utilização de

“Roadmaps”, auditorias direcionadas para a área de segurança e baseadas em regulamentos internos, que foram adequados a cada legislação e compreendem melhor a exposição das empresas a atendimento de normas locais.• No caso das NR´s, a NR-28 serve de guia para garantir

que todos os itens obrigatórios da norma estão inclusos no checklist

• 1. HOLMES, A.W,. Auditing, principles and procedure. 1956.• 2. Laudo pericial. Wikipedia. [Online] [Citado em: 13 de Julho de 2013.]

http://pt.wikipedia.org/wiki/Laudo_pericial.• 3. Paraíba, Universidade do Vale do. Auditoria Interna é Importante ? São

José dos Campos : XIII Encontro Latino Americano de Iniciação Científica e IX Encontro Latino Americano de Pós-Graduação, 2009.

• 4. Cuidado ao usar check-lists em auditorias internas. Qualiblog. [Online] 2012. [Citado em: 30 de Abril de 2013.] http://www.qualiblog.com.br/cuidado-ao-usar-check-lists-em-auditorias-internas/.

• 5. NR-10. Norma Regulamentadora 10 - SEGURANÇA EM INSTALAÇÕES E SERVIÇOS EM ELETRICIDADE. Brasília, DF : Diário Oficial [da] República Federativa do Brasil, Poder Executivo, 08 dez. 2004 - Última alteração Portaria 598/2004.

• 6. NR-28. Norma Regulamentadora 28 - FISCALIZAÇÃO E PENALIDADES. Brasília, DF : Diário Oficial [da] República Federativa do Brasil, Poder Executivo, 07 de dezembro de 2012 - Última Alteração SIT nº 2033.

BIBLIOGRAFIA

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