COROA DA JUVENTUDE – MATO GROSSO

EDITAL N.º 004/2013-2014

JOÃO VICTOR GALVÃO DO VALE e MATHIAS FASSINI MANTELLI, no uso das

atribuições que lhes são conferidas, na qualidade de dirigentes do Gabinete Estadual do Grande

Conselho Estadual nº 3 da Ordem DeMolay de Mato Grosso, vem tornar público o Edital que

regulamenta a atividade Coroa da Juventude, que visa proporcionar aos nossos Capítulos e

Priorados uma melhor organização de sua secretaria e tesouraria.

1. INTRODUÇÃO

Todos os Capítulos e Priorados, desde sua fundação, devem ter uma Secretaria e uma Tesouraria

que funcionem perfeitamente, a fim de estarem prontas quando acionadas. Dentro da Ordem

DeMolay, a função de Escrivão, Tesoureiro e Protocolista nos traz ensinamentos administrativos

importantes, principalmente quanto à organização de documentos e prazos.

Analisando administrativamente, um Capítulo ou Priorado, chegaremos à conclusão de que este

funciona semelhante a uma empresa, vez que possuímos um presidente, representado pelo Mestre

Conselheiro ou Ilustre Comendador Cavaleiro, um Secretário, na figura do Escrivão e Protocolista,

e um departamento financeiro representado pela Tesouraria, além das Comissões com funções

específicas.

A regularidade exigente destas atividades para o bom funcionamento de uma empresa, deve

servir de modelo para o funcionamento adequado da Ordem DeMolay.

Como forma de incentivar as afiliadas, a atividade “Coroa da Juventude”, regulamentada por este

Edital, busca avaliar e aprimorar as práticas administrativas dos Capítulos e Priorados. Assim, estas

instituições serão avaliadas conforme critérios a serem exposto a seguir, e o Capítulo e Priorado de

maior destaque e cumprimento das exigências, serão reconhecidos a nível Estadual, servindo assim,

de exemplo para os demais de nosso Estado.

2. DAS DISPOSIÇÕES INICIAIS

2.1 Gabinete Estadual do Grande Conselho Estadual nº 3 da Ordem DeMolay de Mato Grosso,

torna público o Edital para a atividade “Coroa da Juventude”;

2.2 Esta iniciativa visa premiar o Capítulo e o Priorado mais organizado administrativamente

no período administrativo do ano de 2014;

2.3 O presente Edital estará disponível no site do Grande Conselho Estadual n° 3 da Ordem

DeMolay de Mato Grosso (www.demolaymt.org);

2.4 Só poderão participar da atividade os Capítulos e Priorados que estiverem regulares

perante o Supremo Conselho da Ordem DeMolay para a República Federativa do Brasil;

2.5 Esta atividade ocorrerá durante o ano de 2014 com data para encerramento na primeira

quinzena de outubro de 2014.

3. DOS OBJETIVOS

3.1 Avaliar os Capítulos e Priorados em suas práticas administrativas;

3.2 Proporcionar aos membros dos Capítulos e Priorados o aprendizado sobre organização de

Tesouraria e Secretaria;

3.3 Conscientizar os membros dos Capítulos e Priorados, de que sempre devemos prestar

contas sobre as transações e movimentações ocorridas em nossas instituições;

3.4 Valorizar e reconhecer os Capítulos e Priorados que possuem o hábito de manter a

organização e qualidade dos documentos como rotina durante o decorrer das gestões;

3.5 Incentivar a participação do projeto de iniciativa do Gabinete Nacional, que trata do

Certificado de Referência Nacional para Capítulos e Priorados;

3.6 Instigar as organizações afiliadas do Grande Conselho Estadual nº 3 da Ordem DeMolay

de Mato Grosso, proporcionando aos seus líderes um melhor aprendizado dos relatórios,

agenda administrativa, controle de entrada e saída de documentos oficiais e

movimentações financeiras de modo geral, ou seja, um planejamento administrativo,

garantindo um padrão de qualidade e controle, de forma a manter regular toda sua

documentação.

4. DAS INSCRIÇÃO E PARTICIPANTES

4.1 Todos os Capítulos, por meio do Mestre Conselheiro e com o conhecimento do Conselho

Consultivo, poderão participar desta atividade;

4.2 Todos os Priorados, por meio do Ilustre Comendador Cavaleiro e com o conhecimento do

Conselho Consultivo, poderão participar desta atividade;

4.3 Os Capítulos e Priorados interessados em participarem do projeto, deverão preencher o

Formulário de Inscrição contido no “ANEXO 1” e encaminhar via e-mail para o e-mail

(coroadajuventude@demolaymt.org) até o dia 10 de maio de 2014;

4.4 Após o recebimento do Formulário de Inscrição a Comissão Organizadora terá dois dias

úteis para responder o e-mail informando o deferimento ou indeferimento da inscrição.

5. DO PROCESSO DE AVALIAÇÃO

5.1 Os Capítulos e Priorados serão avaliados sob as seguintes perspectivas:

5.1.1 Controle de prestação de contas (entrada e saída de valores no caixa bem como

investimentos financeiros);

5.1.2 Controle bimestral de atas de reunião, atos e ofícios recebidos e enviados;

5.1.3 Controle bimestral de presença;

5.1.4 Clareza dos documentos, facilidade de acesso comum às informações da

secretaria e tesouraria, qualidade dos relatórios e organização administrativa

(digital ou física) das secretarias e tesourarias;

5.2 Avaliar prazo de emissão e prazo de pagamento dos pacotes gerados no SISDM;

5.3 Os Capítulos e Priorados serão avaliados levando em consideração os acontecimentos das

gestões no exercício de 2014;

5.4 Os Capítulos e Priorados deverão criar um modelo próprio de relatório para os objetos de

avaliação expostos no item 5.1 deste Edital;

5.5 Os relatórios serão avaliados com nota de 0 (zero) a 10 (dez) sob a responsabilidade do

Coordenador do Projeto, que irá analisar a clareza das informações, metodologia de

trabalho, cumprimento dos prazos estabelecidos e acesso a informação, sempre

obedecendo a padrões éticos de conduta e DeMolay.

6. DOS PRAZOS

6.1 Os relatórios bimestrais deverão ser enviados ao coordenador via e-mail

(coroadajuventude@demolaymt.org), nas seguintes datas:

6.1.1 Primeira quinzena de maio;

6.1.2 Primeira quinzena de junho;

6.1.3 Primeira quinzena de agosto;

6.1.4 Primeira quinzena de Outubro;

6.2 Após receber os relatórios, o coordenador terá o prazo de até 10 (dez) dias para emitir o

parecer sobre a aprovação, rejeição ou solicitar informações complementares, e neste caso,

o Mestre Conselheiro ou Ilustre Comendador Cavaleiro, terá mais cinco dias, à partir da

data de solicitação do Coordenador da atividade, para complementar seu relatório;

6.3 Dúvidas referente a atividade deverão ser feitas via e-mail

(coroadajuventude@demolaymt.org);

6.4 Os Capítulos e Priorados que descumprirem os prazos estabelecidos por este Edital serão

considerados desclassificados e notificados via e-mail.

7. DA COMISSÃO JULGADORA

7.1 A Comissão Julgadora será composta pelo Coordenador deste projeto, Mestre Conselheiro

Estadual e Mestre Conselheiro Estadual Adjunto, nominados abaixo:

7.1.1 João Victor Galvão do Vale, Mestre Conselheiro Estadual de Mato Grosso;

7.1.2 Mathias Fassini Mantelli, Mestre Conselheiro Estadual Adjunto de Mato Grosso;

7.1.3 Henrique Prado Ovídio de Miranda, Coordenador do projeto Coroa da

Juventude;

8. DO RESULTADO FINAL

8.1 O coordenador enviará para cada Capítulo e Priorado participante as avaliações de suas

atividades contendo a pontuação e justificativa de cada relatório recebido.

8.2 A divulgação das três melhores atividades será disponibilizada no site do Grande Conselho

Estadual nº 3 da Ordem DeMolay de Mato Grosso dia 10 de novembro de 2014;

8.3 A ordem da colocação de cada atividade será divulgada no encerramento do X Congresso

Estadual da Ordem DeMolay de Mato Grosso, em Barra do Garças/MT.

9. DA PREMIAÇÃO

9.1 O Grande Conselho Estadual n.º 3 da Ordem DeMolay de Mato Grosso, emitirá aos três

Capítulos vencedores, um certificado e troféu da referente à sua colocação.

10. DAS CONSIDERAÇÕES FINAIS

10.1 Será eliminado do processo o Capítulo ou Priorado que burlar atividades ou documentos

que comprovem sua realização integrantes do relatório final;

10.2 Também serão eliminados àqueles participantes que praticarem atitudes que não condizem

com nossos ensinamentos e princípios;

10.3 Os casos omissos neste Edital serão tratados pelo Gabinete Estadual e Comissão Julgadora;

10.4 Esse Edital entrará em vigor na data de sua publicação.

JOÃO VICTOR GALVÃO DO VALE

MESTRE CONSELHEIRO ESTADUAL MATHIAS FASSINI MANTELLI

MESTRE CONSELHEIRO ESTADUAL ADJUNTO

ANEXO 1

ATIVIDADE COROA DA JUVENTUDE

DECLARAÇÃO

Eu ........................................................................, ( ) Mestre Conselheiro do Capítulo ou ( ) Ilustre

Comendador Cavaleiro do Priorado ............................................................................ número ...........,

sediado na cidade de ......................................................................, ao enviar essa DECLARAÇÃO

registro minha participação na atividade COROA DA JUVENTUDE, constante do Edital n°

004/2013-2014 do Gabinete Estadual do Grande Conselho Estadual n° 3 da Ordem DeMolay de

Mato Grosso. Declarando também que estou de acordo com as normas estabelecidas pelo Edital

citado, comprometendo-me ainda, a enviar no prazo todos os relatórios solicitados.

Como forma de cumprimento da formalidade do Edital, esta DECLARAÇÃO está assinada pelo

Consultor ............................................................................, que reafirma os cumprimentos dos

termos estabelecidos pelo Edital da atividade.

........................................., MT, em ......... de ....................... de 2014.

MESTRE CONSELHEIRO

CONSULTOR