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1Planejamento e Orçamento de Recursos Humanos

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2Planejamento e Orçamento de Recursos Humanos

SUMÁRIO

Introdução

1. Panorama sobre a Gestão de Recursos Humanos em Empresas Brasileiras

2. Planejamento de Novas Contratações

3. Planejamento de Desligamentos

4. Planejamento de Benefícios

5. Orçamento de Gastos com Pessoal

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3Planejamento e Orçamento de Recursos Humanos

O ditado acima, popular nos países de Língua Inglesa (e coberto de sabedoria), poderia ser traduzido, sem prejuízo ao significado, para “aqueles que falham ao planejar, acabam planejando a própria falha”.

Moral da história: planejamento é essencial para o sucesso de qualquer empreendimento -- seja ele a montagem do elenco de um time de futebol, uma dieta rigorosa ou o lançamento de um novo produto.

Então chega a ser redundância dizer que planejamento é fundamental também nas empresas. Estamos falando de organizações que duelam por participação de mercado e lucro em um mercado competitivo, abarrotado de concorrentes e contingências.

As empresas são divididas em departamentos, e estes, por sua vez, também precisam realizar um planejamento individual para que as metas e objetivos globais da organização sejam alcançados. Um desses departamentos é justamente o de Recursos Humanos. E, sim, o planejamento empresarial depende muito de números e projeções, fatores que não são abordados com frequência nos RHs das empresas brasileiras, mas deveriam.

Se você entende a importância de estruturar um planejamento eficiente no RH e sabe que os números importam -- mas não tem ideia de por onde começar ou tem dúvidas sobre o processo --, este é o eBook certo para você.

Aqui você vai entender como planejar contratações, desligamentos, benefícios corporativos e normas e políticas da empresa. Além disso, preparamos projeções de orçamento para cada uma dessas esferas, para você já começar o planejamento de forma quantitativa.

Boa leitura e bons negócios :)

INTRODUÇÃO

“Those who fail to plan, plan to fail”.

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4Planejamento e Orçamento de Recursos Humanos

O paradigma atual da gestão de RH em pequenas e médias empresas brasileiras é o

seguinte: muita burocracia e pouca eficiência. A área ainda está engatinhando em

termos de inovação e modernidade, as quais costumam ficar alocadas em outros setores

mais valorizados pela alta gerência, como Marketing, Vendas, Finanças e Operações.

Esse desprestígio que o departamento de Recursos Humanos sofre se reflete

também no orçamento destinado à área, quase sempre enxuto ou inexistente

(“Por que eu investiria em tecnologia para RH se podemos investir em aumentar

as vendas ou a produção?”).

A consequência é a dificuldade em ter um RH que impulsione os lucros da

organização, ou que, pelo menos, reduza ao máximo os gastos desnecessários

oriundos do departamento -- que são muitos.

O RH de PME’s normalmente se resume a um único profissional que executa todas

as atividades burocráticas típicas de Departamento Pessoal, como:

Essa uma pessoa costuma ser também responsável pelo Administrativo e pelo

Financeiro da empresa. Ou seja, é a famosa “faz tudo”.

E para piorar as coisas, há pouca inteligência nos processos: as tarefas são executadas

por meio de planilhas de Excel e as decisões de RH são tomadas com base no

achismo dos donos, com pouco uso de métricas.

A exceção a essa regra acontece no âmbito de Recrutamento e Seleção. Não raro

PME’s fazem uso de ferramentas para recrutar e selecionar talentos, pois é essa a

atribuição de RH que os donos e gestores de outras áreas valorizam (e também

porque são eles próprios que manuseiam a ferramenta para contratar um candidato

à vaga que eles mesmo criaram).

Isso significa que existe um grande terreno aberto para as PME’s brasileiras

explorarem: o terreno de um Departamento Pessoal desburocratizado e

moderno. Com um DP guarnecido por tecnologia, o RH consegue de forma mais

bem-estruturada implantar uma cultura orientada a números e resultados, uma

mentalidade data-driven. É aí que o planejamento começa a fazer a diferença.

Se você se identificou com a descrição que fizemos acima e quiser entender

melhor como ter um RH eficiente, moderno e tecnológico, veja aqui.

• Admissão e desligamento de colaboradores; • Controle de férias; • Gestão de benefícios; • Cálculo de folha de pagamento; • Envio de todos os apontamentos ao escritório de Contabilidade.

1. PANORAMA SOBRE A GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS EM EMPRESAS BRASILEIRAS

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5Planejamento e Orçamento de Recursos Humanos

Contratar é o primeiro verbo que os leigos associam ao RH. Como salientamos

no capítulo anterior, essa é a atividade que as outras áreas também tendem

a mais valorizar no departamento de Recursos Humanos.

E de fato existe uma miríade de tarefas às quais o RH deve se dedicar, mas

as contratações são mesmo de suma importância -- afinal, escolher os

candidatos certos pode elevar a empresa de patamar, ao passo que escolher

os candidatos errados pode ser um perigoso desperdício de dinheiro.

Principais desafios do Planejamento de Novas Contratações

Escolher o candidato certo

Um dos principais desafios no Planejamento de Novas Contratações é

justamente escolher o candidato certo para a vaga.

Regina Hartley, profissional norte-americana com vasta experiência em

Recursos Humanos, falou nesse TED Talk sobre o fato de os melhores

candidatos nem sempre serem os portadores dos melhores currículos. Para

a especialista, a crença de que o candidato mais adequado é o que carrega

o currículo impecável -- aquele que é o sonho de consumo da maioria dos

recrutadores -- faz com que as empresas deixem passar muitas oportunidades

mais adequadas para a vaga.

Em sua analogia, Hartley separa os candidatos em dois arquétipos: o “berço de

ouro”, que é o candidato com passagem por escolas e faculdade prestigiadas,

estágio em uma grande empresa e boas recomendações; e o “comigo

ninguém pode”, que é um candidato de histórico menos glamouroso, com

passagem por faculdade modesta, vários empregos de “segunda categoria”

e nenhuma recomendação.

Não é mais ou menos assim que os recrutadores, consciente ou

inconscientemente, categorizam mentalmente os candidatos a uma vaga?

Escolher o tipo de contratação mais adequada

Outra dúvida que ronda a cabeça de gestores que necessitam de mais

mão-de-obra é: qual tipo de contratação vale mais a pena no meu caso,

fixa ou temporária?

Esses dois tipos de contratação estão previstas na CLT, mas a temporária

só é permitida em três casos: atividades empresariais intrinsecamente de

curta duração (trabalhadores contratado por uma fábrica para produzir

enfeites natalinos, por exemplo); atividades com transitoriedade (como

um trabalhador contratado para montar um equipamento específico); e

contrato de experiência.

2. PLANEJAMENTO DE NOVAS CONTRATAÇÕES

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6Planejamento e Orçamento de Recursos Humanos

Não ter clareza sobre as rotinas obrigatórias na admissão de um colaborador

Nem sempre a pessoa responsável pelas atividades de

Departamento Pessoal da empresa conhece a fundo as rotinas

obrigatórias da área. Só que é fundamental ter na ponta do

lápis tudo o que precisa ser feito.

Erros no processo admissional podem onerar financeiramente

a organização: se, por exemplo, uma empresa com mais de 20

funcionários não registra um novo funcionário no CAGED dentro

do período previsto (que é até o sétimo dia do mês subsequente

ao da contratação), ela deve pagar ao governo uma multa de

um salário mínimo. Isso ocorre a cada movimentação de pessoal

não reportada.

(Se você tem dúvidas sobre a burocracia envolvida na admissão

de um novo colaborador, esse artigo aqui pode te ajudar).

Principais desafios do Planejamento de Novas Contratações

Checklist de Onboarding de Funcionários

Também conhecido como onboarding, o processo de admissão

de um novo colaborador pode ser mais eficiente se você tiver em

mãos uma lista de todos os afazeres obrigatórios e importantes.

Informações pessoaisNome do funcionário: Função: Salário:Data de admissão: Horário de trabalho: Grau de instrução:Optante de vale transporte?

DocumentaçãoExame médico admissionalCarteira de trabalhoUma foto 3 x 4Cópia simples do RGCópia simples do CPFCópia simples do título de eleitorCópia simples do título de comprovante de residênciaCópia simples do título de PISCópia simples do título de CNHCópia simples do título de reservistaCópia simples do título de casamento/nascimentoCópia simples do título de certidão nascimento filhos menores de 21 anos

Considere as seguintes rotinas em seu checklist:

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7Planejamento e Orçamento de Recursos Humanos

Infraestrutura necessária (ações anteriores à chegada)Mesa e cadeiraTelefoniaEquipamento de TI (computador, mouse, monitor, etc)Acesso aos softwares básicos que o funcionário utilizaráConfiguração do e-mail do funcionário

Após o início do novo funcionárioTreinamentos obrigatórios (se existir)Fazer todos os cadastramentos de benefícios - saúde, assistencial, funeral, etc (se existir)Ler e assinar termo de confidencialidade (se existir)Ler e assinar código de conduta da empresa (se existir)Configuração do e-mail do funcionário

GerenciaisReunião com superior para definir objetivos de desempenho, medidas e processo de avaliaçãoApresentar todas as áreas da empresa, suas funções e objetivosParticipar de atividades de boas vindas

Outras rotinasDepois de colher todas as informações e documentos do novo colaborador, o empregador é obrigado a: - preencher a carteira de Trabalho (CTPS) com data de admissão, remuneração e outras condições especiais de trabalho (caso existam);- registrar a nova admissão no CAGED (Cadastro de Empregados e Desempregados); - registrar um número PIS ao novo funcionário, caso ele ainda não o tenha. Obs: vale lembrar que o exame admissional é obrigatório e deve ser pago pelo empregador.

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8Planejamento e Orçamento de Recursos Humanos

Considerar os candidatos “comigo ninguém pode”

A prática recomendada , de acordo com a especialista Regina Hartley, é dar uma chance aos “comigo ninguém pode”. Segundo ela, esse é o tipo de candidato

que passou por várias adversidades na vida e, que portanto, possui determinação e resiliência para superar os desafios enfrentados na empresa.

Diferentes dos “berços de ouro”, os “comigo ninguém pode” carregam uma bagagem emocional valiosa, que não necessariamente são adquiridas em

colégios caros ou estágios de prestígio em multinacionais. Atividades técnicas que o candidato precisará executar quando for contratado podem ser

ensinadas em cursos, treinamentos e no dia-a-dia de trabalho -- mas a bagagem não. Por isso Hartley advoga que você deve considerá-los quando estiver

em dúvida sobre quem contratar.

O famoso empresário Jorge Paulo Lemann define esse tipo de profissional (com quem gosta de trabalhar) pela sigla PSD: poor, smart, deep desire to get

rich. Em tradução literal para o português, “pobres, espertos, com muita vontade de ficar rico”.

Selecionar candidatos de alta compatibilidade com a cultura da empresa

Dá uma olhada na matriz abaixo, que foi imortalizada pelo lendário CEO da General Electric nas décadas de 1980 e 1990, Jack Welsh:

Alta

Com

pati

bilid

ade

Alta Produtividade

Baix

a Co

mpa

tibi

lidad

e

Baixa Produtividade

POTENCIAL

FIASCO

ESTRELA

PERIGO

Ela divide os candidatos em quatro

quadrantes, determinados pelos eixos

“Produtividade” e “Compatibilidade com

a Cultura Organizacional da Empresa”.

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9Planejamento e Orçamento de Recursos Humanos

É comum que gestores e recrutadores supervalorizem o eixo da produtividade

em prejuízo do eixo da compatibilidade com a cultura. Afinal, produtividade

é o que mais importa, não é mesmo?

Mas, defendia Welsh, não é assim que a dinâmica funciona no longo-prazo.

Os funcionários de alta produtividade e baixa compatibilidade, na matriz

chamados de “Perigo”, aos poucos se mostram escolhas equivocadas. Eles

contaminam seus colegas de trabalho que tem alta compatibilidade e

prejudicam sua produtividade.

Por outro lado, os indivíduos de alta compatibilidade e baixa produtividade

merecem um segundo olhar. Será que eles não podem amplificar sua produtividade

com cursos, treinamentos e diálogo assertivo com o gestor? Dificilmente um

colaborador irá alterar sua compatibilidade, pois isso implicaria mudar seus

valores e sua personalidade; mas a produtividade pode ser melhorada por meio

dos instrumentos corretos de incentivo (um desses instrumentos são os benefícios

corporativos, sobre os quais falaremos mais adiante).

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10Planejamento e Orçamento de Recursos Humanos

3. PLANEJAMENTO DE DESLIGAMENTOS

Dispensar um colaborador é visto como o “trabalho sujo”, um mal necessário

nas empresas. Isso porque desligamentos costumam ser um momento de

constrangimento, tanto para o gestor que precisa demitir um subordinado,

como para o funcionário que vai pedir as contas.

O filme “Amor Sem Escalas”, protagonizado por George Clooney, ilustra bem

toda a situação: ele narra a história de um profissional que trabalha em uma

firma contratada para conduzir o processo de desligamento de colaboradores

de outras empresas. Dentre as atribuições do personagem de Clooney estavam

comunicar o desligamento ao colaborador, lidar com a burocracia envolvida

no processo e realizar um planejamento mínimo de recolocação profissional

para o indivíduo.

Se algumas empresas se sentem instigadas a contratar um terceiro para cuidar

dos desligamentos, é porque essa rotina assusta. Mas com um planejamento

bem-orquestrado, não precisa ser assim.

Principais desafios no Planejamento de Desligamentos

Conduzir um processo de desligamento harmônico

Um processo de desligamento harmônico é aquele que causa o menor dano

possível tanto para a organização como para o colaborador. A empresa

deve zelar por seu offboarding (como também é conhecido o processo de

desligamento) para não prejudicar sua imagem no mercado de trabalho e

para não incorrer em multas ou processos judiciais trabalhistas.

Tenha em mente a tendência que o ser humano possui de prestar mais atenção

a fatos negativos do que a fatos positivos: de acordo com o White House Office

of Consumer Affairs, notícias sobre um serviço de má qualidade atingem pelo

menos o dobro de pessoas do que notícias sobre um bom serviço. O mesmo

pode se dizer sobre a opinião de uma pessoa acerca de trabalhar em uma

empresa, então é preciso ter cuidado com possíveis repercussões negativas.

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11Planejamento e Orçamento de Recursos Humanos

Saber se vale a pena desligar determinado colaborador

Em um país com uma legislação trabalhista tão protecionista como a do Brasil,

gestores ficam pisando em ovos quando ventilam desligar um colaborador.

Em uma demissão sem justa causa, o profissional tem direito a receber:

- Saldo de salário: valor proporcional aos dias trabalhados até a

data da demissão.

- Aviso prévio indenizado: o empregador pode avisar sobre a demissão

30 dias antes ou pagar uma indenização de 30 dias de salário sem que o

funcionário precise trabalhar.

- Aviso prévio indenizado proporcional: adicional de 3 dias de aviso prévio para

cada ano trabalhado na empresa. Esse adicional é limitado a 60 dias (20 anos).

- Férias vencidas e 1/3 de férias vencidas: caso o trabalhador ainda tenha

férias a tirar no ato da demissão, ele deverá receber a quantia referente às

férias e ao abono de 1/3 integralmente.

- Férias proporcionais e 1/3 de férias proporcionais: são as quantias referentes

às férias relativas ao ano da demissão, ainda não vencidas, na proporção dos

meses trabalhados. Para esse cálculo, inclui-se o período de aviso prévio como

período trabalhado.

- 13º salário proporcional: é o valor do 13º proporcional ao número de meses

trabalhados no ano da demissão, a contar de 1º de janeiro e incluindo o

período de aviso prévio.

- Fundo de Garantia de Tempo de Serviço (FGTS): quem é demitido sem justa

causa tem direito a sacar o saldo do FGTS, incluindo o depósito correspondente

ao aviso prévio e outras verbas pagas na rescisão.

- Multa de 40% do saldo do FGTS: em demissões sem justa causa, o

empregador também deve pagar uma multa de 40% do valor depositado

no FGTS do trabalhador.

- Seguro-desemprego: direito que o profissional só tem caso cumpra

alguns requisitos, como ter recebido salário nos seis meses anteriores à

data de demissão.

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12Planejamento e Orçamento de Recursos Humanos

Melhores práticas no Planejamento de Desligamentos

Checklist de Offboarding de Funcionários

Considere as seguintes ideias para balizar seu offboarding de funcionários:

Remoção de itens pessoais: informe o funcionário que está sendo desligado

de que ele deve retirar seus itens pessoais no seu último dia de trabalho.

Lembre-o de que ele não terá mais acesso ao escritório e que, caso esqueça

algum objeto, não será responsabilidade da empresa mantê-lo armazenado.

Devolução de objetos de uso profissional e da empresa: garanta que

o funcionário devolva todos os itens de propriedade da empresa, como

computadores, mouses, telefones celulares e outros. O ideal é que o RH tenha

previamente os itens em posse do funcionário para conferência.

Folha de pagamento: informe o responsável pela folha de pagamento sobre o

funcionário que está sendo desligado, caso contrário, a empresa pode acabar

realizando transferências financeiras indevidas ao ex-funcionário.

Benefícios corporativos: comunique aos operadores de benefícios sobre

o funcionários que será desligado, de modo que ele seja desvinculado das

coberturas. É importante ficar atentos a determinados detalhes, pois alguns

benefícios (como seguro saúde e seguro odontológico) preveem a continuidade

dos serviços ao ex-colaborador com base em algumas condições.

Questionário de desligamento: colher um feedback da pessoa que está

sendo desligada pode te ajudar a construir uma empresa muito melhor. No

questionário de desligamento, é importante saber se antes de sair a pessoa

buscou outras oportunidades internas; qual o principal motivo do funcionário

querer deixar a empresa (se for o caso); entender como ele julga a experiência

dele; dentre outras perguntas dessa sorte. Dessa forma, a empresa demonstra

que valoriza o empregado em processo de desligamento e tem a chance de

corrigir eventuais práticas negativas.

Focar na compatibilidade com a cultura organizacional

Aquela matriz usada por Jack Welsh que apresentamos no capítulo sobre

Planejamento de Novas Contratações também tem aplicação nas decisões

relativas ao desligamento.

Lembra dos quadrantes “Perigos” e “Potencial”? O mesmo raciocínio deve ser

feito em relação a esses dois quadrantes: apesar do apelo que Perigos possam

exercer sobre gestores, o mais adequado é não cair na ilusão de que os seus

resultados positivos serão sustentáveis em longo prazo. Além de a própria

produtividade deles cair com o passar do tempo devido à incongruência

de valores e estilo de trabalho, a incompatibilidade dos Perigos afeta a

produtividade dos outros.

Já os Potenciais merecem uma segunda chance. Se mesmo assim eles se

mostrarem improdutivos, então você pode desligá-los.

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13Planejamento e Orçamento de Recursos Humanos

4. PLANEJAMENTO DE BENEFÍCIOS

Principais desafios no Planejamento de Benefícios

Extrapolar os benefícios básicos

As empresas encontram dificuldades em fugir do senso comum na oferta de

benefícios corporativos.

Exceção feita àqueles obrigatórios pela CLT (Consolidação das Leis do

Trabalho) e pela Convenção Coletiva (vale-transporte, vale-refeição, seguro de

vida, assistência médica, assistência odontológica), as outras possibilidades

costumam ser ignoradas.

A consequência é uma commoditização das vantagens corporativas oferecidas

no mercado de trabalho, o que diminui o apelo que as empresas poderiam ter

sobre eventuais candidatos que estão em dúvida sobre onde querem trabalhar.

Gastar pouco com benefícios que os funcionários valorizam

Em tempos difíceis, as organizações querem contratar e reter talentos gastando

o mínimo possível. Mas como conseguir preços acessíveis para vantagens

corporativas atrativas?

Melhores práticas no Planejamento de Benefícios

Utilizar pesquisas de benefícios mais valorizadoscomo base para montar seu pacote

Muitas pesquisas sobre benefícios corporativos já foram elaboradas. Uma

delas foi conduzida pela Technology Advice e os resultados mostraram que

56% dos colaboradores estão dispostos a trocar aumento de salário por outros

benefícios corporativos.

Já um levantamento realizado pela publicação Technology Advice (junto a 486

colaboradores de 25 a 54 anos nos Estados Unidos) acusou que a vantagem

corporativa mais prestigiada pelos profissionais é horário flexível, com 32%,

seguida por plano de academia; Em terceiro lugar no pódio de preferências

estão refeições e lanches gratuitos, com 19% dos votos. Ter em mente essas

conclusões te ajuda a nortear a tomada de decisão quanto a quais vantagens

corporativas oferecer.

Você também pode conduzir uma pesquisa interna para verificar as

preferências dos seus colaboradores atuais e mesclar com os insights

obtidos nos outros levantamentos.

Benefícios corporativos são essenciais para atrair e reter talentos. Hoje em dia, inúmeras pesquisas acusam o forte peso que as vantagens corporativas exercem

sobre a satisfação do profissional com seu emprego atual e também sobre a sua tomada de decisão no momento de escolher onde quer trabalhar. Sendo

assim, é fundamental ter um Planejamento de Benefícios eficaz.

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14Planejamento e Orçamento de Recursos Humanos

Oferecer benefícios que não custam $$$ algum à empresa

Muitas empresas se encontram em um momento de redução ou contenção

de gastos. Porém, isso não é empecilho para oferecer benefícios engajadores,

tendo em vista que existem muitas vantagens corporativas valorizadas pelos

funcionários que não oneram financeiramente a organização.

É possível oferecer benefícios muito interessantes com budget zero. Duvida?

Seguem alguns exemplos:

Código de vestimenta (dress code) casual: Sabemos que em alguns ramos

de atuação -- tais quais advocacia e contabilidade -- não seguir o padrão de

vestimenta é visto como sinal de desleixo e até falta de profissionalismo.

Contudo, em muitas outras áreas já não é mais necessário trabalhar de terno

e gravata. Por que não oferecer essa possibilidade para quem não tem contato

direto com cliente?

Uma sexta-feira de folga por mês: Essa prática é comum em empresas

americanas que verificaram uma correlação entre a aproximação do final de

semana e a queda de rendimento de seus profissionais.Depois de compararem

os ganhos com as perdas de manter colaboradores aflitos pela final de semana

no escritório em plena sexta-feira, essas empresas verificaram que não valia

a pena: os custos fixos (como água e iluminação) superavam o valor gerado

pelos profissionais no período.

Como consequência, algumas chegaram a estipular que a jornada de trabalho

em todas as sextas-feiras do ano iria até as 14:00. Você não precisa chegar a

esse ponto, mas pode considerar a oferta de uma sexta-feira de folga por mês.

Convênios comerciais: Os funcionários adoram descontos em lojas,

restaurantes, escolas de idiomas, academias, mercados e outros

estabelecimentos comerciais. O único gasto que você terá é o tempo

de negociação com os potenciais parceiros e de divulgação das

vantagens aos colaboradores.

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15Planejamento e Orçamento de Recursos Humanos

5. ORÇAMENTO DE GASTOS COM PESSOAL

E é isso mesmo que precisamos fazer! O Orçamento Empresarial nada

mais é do que a tradução do Planejamento Estratégico em números. O

planejamento de vendas se traduz na Projeção de Faturamento, os Planos

de Produção se tornam em Previsões de Compras de matérias-primas e

insumos, os Planos de Marketing se traduzem no Orçamento de Despesas

com Marketing, e assim por diante.

O Planejamento de RH segue a mesma linha de raciocínio. Digamos

que você planejou x, y, z. Agora é preciso converter isto em números e

montar o Orçamento de Gastos com Pessoal da empresa para o período

de tempo pré-estabelecido.

A razão disso é gritada aos quatro ventos: investir em pessoas é o mais

importante investimento que qualquer empresa faz por si mesma. São elas

que farão com que os projetos deem bons resultados, serviços sejam bem

executados e clientes fiquem satisfeitos.

Esse é o principal motivo pelo qual o orçamento da empresa precisa ter

muito bem definido e traçado o investimento que terá com seu quadro de

colaboradores. Ou, ainda, o setor de Recursos Humanos precisa ter claramente

o orçamento que pode trabalhar com contratações, planos de carreiras, ações

de incentivos, entre outras.

O mais comum é que o orçamento seja definido em 1 ano, mas algumas empresa

mais dinâmicas (como startups ou empresas de moda) trabalham com períodos

mais curtos, como 6 meses. Empresas mais consolidadas ou em setores menos

voláteis chegam a criar projeções para 3 e até 5 anos em alguns casos.

Salários

Geralmente o “grosso da folha de pagamento”, os salários podem ser divididos

em duas categorias: variáveis e fixos.

O salário fixo é aquele definido pelo empregador em contrato e não depende

de quaisquer outras circunstâncias.

Por outro lado, o salário variável, ou remuneração variável (RV), é uma

recompensa definida pelo empregador e que complementa o salário fixo. Está

geralmente ligada ao desempenho do colaborador, de uma equipe ou da própria

empresa. É uma prática comum utilizada em áreas de vendas, que trabalham

por comissão, por exemplo.

Chegou a hora de partir para nosso “the numbers game”!

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16Planejamento e Orçamento de Recursos Humanos

O salário variável é uma das maneiras de incentivar o profissional, reter talentos e

até mesmo atraí-los para a empresa. Aqui, o mais comum são: comissões, horas

extras e os adicionais salariais que algumas categorias de profissionais ou sindicatos

recebem. É a conhecida remuneração por resultados (Pay-for-Performance).

Em seu livro Administração da Remuneração, Jean Pierre Marras

cita algumas de suas vantagens:

• Incentivar a busca da qualidade total;

• Melhorar o conjunto da produtividade;

• Alavancar uma redução geométrica dos custos e despesas;

• Reforçar os valores culturais da empresa;

• Incentivar a participação individual e coletiva nos ciclos PDCA da empresa.

Mas, talvez, o item mais importante dos benefícios do salário variável seja a

remuneração por meritocracia, na qual bons funcionários são recompensados por

suas atuações e atingimento de metas.

E como nem tudo são flores, o salário variável também tem seus aspectos negativos.

Imagine que a empresa determine para seu time de produção um bônus ligado ao

aumento de produção de determinada peça. Como o foco é quantidade, a área

corre o perigo de produzir mais peças, mas com menos qualidade.

O mesmo pode acontecer com um vendedor: na ânsia de vender mais, bater sua

meta e aumentar a comissão, ele pode diminuir a qualidade da venda ou fazer

concessões. E, pior: o vendedor pode virar um simples "tirador de pedido".

Uma maneira de evitar que erros desse tipo ocorram é a implantação de indicadores

de qualidade alinhados com indicadores de quantidade. O que importa aqui é deixar

claro para o profissional que em primeiro lugar vem sempre a satisfação do cliente.

E continuando a tratar de salário variável, vamos ver um pouco mais sobre os itens

que entram na lista de recompensa aos colaboradores e que a gestão orçamentária

de recursos humanos deve ter na ponta do lápis:

Comissões

Fazer o Orçamento de Comissões não é fácil, mas é preciso. Geralmente quem

recebe comissões é a área comercial e não dá para prever exatamente o quanto

cada vendedor vai vender. Mas não é porque é difícil que você não vai fazer, certo?

Em primeiro lugar, comissão não nasce na base do “chute”. Deve-se buscar por

alguma forma de estimar. Vamos usar o exemplo da equipe de vendas: antes de

definir qual será o valor do comissionamento é preciso analisar o quanto a empresa

deve vender para lucrar.

Projetar custos de venda, produção, matéria-prima, funcionários e marketing - para

citar alguns – deve também estar na lista de ações a serem executadas para achar

um coeficiente razoável de comissão.

Lembre-se: a não estimativa pode dar um efeito gigantesco no resultado final da

companhia e pode acabar virando um tiro no pé. Comissionamento definido ao

acaso pode até deixar o funcionário satisfeito, mas a saúde financeira da empresa

dependerá de aparelhos.

Page 17: [E-book] - Planejamento e Orçamento de Recursos Humanos

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17Planejamento e Orçamento de Recursos Humanos

Em seguida, tudo deve estar registrado. O ideal é fazer uma planilha com os nomes

de todos os funcionários e com o quanto cada um ganhará de comissão. Crie

também gráficos de avaliação de desempenho individual e, claro, não se esqueça

de sempre avaliar o valor e a forma de comissionamento.

A intenção é manter o colaborador motivado sempre e o negócio com um bom

fluxo de caixa! Por esse motivo, se em sua empresa as comissões fazem parte das

recompensas dos trabalhadores não esqueça de separar uma linha especial para

elas no orçamento.

Horas Extras

O pagamento de horas extras é um tema muito controverso no universo corporativo.

Algumas empresas defendem que é necessário o colaborador ficar algumas horas

a mais para cumprir suas atividades quando preciso. Outras são contra que eles

passem horas a mais trabalhando: “Qualidade de vida”, dizem.

Para aquelas que utilizam da hora extra, o primeiro passo para calcular seu valor é

saber o valor da hora trabalhada, ou o salário-hora. Para isso, divida o salário por

220 (total de horas trabalhadas por mês). Ao resultado dessa conta, acrescente 50%

(percentual legal da hora extra), que será o valor de uma hora extra. Agora multiplique

esse número pela quantidade de horas trabalhadas a mais pelo colaborador. Este

será o resultado em dinheiro que deverá ser pago adicionalmente ao salário.

Nota: no exemplo acima simplificamos as variáveis de Carga Horária e Adicional, mas

vale entender melhor como isso funciona para o setor de atuação (ou sindicato) de

sua empresa. A carga horária pode variar (geralmente) para menos. Os adicionais

também podem variar dependendo das circunstâncias. Horas extras feitas durante

a semana têm pesos diferentes das horas extras feitas aos sábados. Nos domingos

este adicional chega a dobrar!

Se você tem dúvidas em algumas rotinas de Departamento Pessoal, leio no

blog o nosso Almanaque das Rotinas Mais Importantes de RH

Há as empresas que trabalham com banco de horas no lugar do pagamento

de horas extras. Seja qual for o caso da sua, o importante é evitar horas extras

desperdiçadas ou desnecessárias. Além de, claro, acompanhar de perto através de

planilhas/gráficos a quantidade de horas a mais trabalhadas por cada funcionário.

É difícil estimar com exatidão o valor a ser gasto com isso em cada mês, mas para

termos de projeção orçamentária recomenda-se fazer uma estimativa baseada em

períodos anteriores.

Uma observação é necessária nesse item: é importante que gestores estejam

alinhados com os profissionais da área financeira para que o valor sendo pago por

horas extras não extrapole o budget definido para isso. Assim, quando esse valor

estiver sendo atingido os líderes das áreas podem ser comunicados e tomar as

providências necessárias.

O foco é sempre andar conforme o orçamento!

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18Planejamento e Orçamento de Recursos Humanos

Adicionais Salariais

Além das horas extras, da comissões e, claro, do salário em si, no orçamento de

recursos humanos precisa constar itens como Adicional Noturno, Insalubridade e

Periculosidade (quando for o caso):

• Adicional noturno: recebido pelo empregado que trabalha integralmente ou tenha

parte de sua jornada no período noturno (entre 22h e 05h). A regra geral é de um

acréscimo mínimo de 20% sobre a hora diurna para o trabalho noturno urbano.

• Insalubridade: recebido pelo empregado que exerce atividade profissional

nociva a sua saúde, ou seja, acima dos limites tolerados. O valor adicional é de

40% para o grau máximo; 20% para o médio e 10% ao mínimo. Quem determina

os limites de tolerância é o Ministério do Trabalho. Já a definição de atividade

insalubre é determinada por meio de perícia.

• Periculosidade: recebido pelo empregado que exerce atividade de risco

acentuado devido a exposição permanente a 1) inflamáveis, explosivos e energia

elétrica, 2) roubos ou quaisquer outros tipos de violência física provenientes de

atividades exercidas por profissionais de segurança pessoal ou patrimonial. Para

os casos citados, será acrescentado o valor de 30%¨sobre o salário.

No que diz respeito à insalubridade e à periculosidade, o trabalhador pode receber

somente um desses adicionais, prevalecendo o de maior valor.

Quais são os adicionais na sua empresa? Todos estão contabilizados no orçamento?

Encargos

Salário, hora extra, comissão, adicionais e, agora, os encargos, que são tudo que

dizem respeito aos custos indiretos do trabalhador. A partir desta definição, temos:

• Encargos sociais: contribuições pagas pelo empregador que influenciam indiretamente o

colaborador, como INSS/PSS, FGTS, PIS/PASEP, salário educação (setor privado empresarial),

contribuição para o Sistema S (SESC/SENAC, SENAI/SESI, SEBRAE, INCRA), entre outros;

• Encargos trabalhistas: valor recebido diretamente pelo colaborador mensalmente

ou no final do contrato de trabalho. Aqui entram: décimo-terceiro, férias, ausência/

repouso remunerado, adicional de remuneração/férias, licenças, rescisão contratual,

vale transporte/alimentação e outros benefícios.

Podem haver exceções, mas geralmente os encargos são calculados aplicando

percentuais sobre os salários dos colaboradores. As Horas Extras, Comissões e todos

os adicionais devem ser considerados como base para cálculo dos encargos.

Algo que acaba dando uma rasteira em vários marinheiros de primeira viagem são

as provisões. Provisões são alguns encargos que não saem do caixa da empresa

mês a mês, mas vão acumulando e em algum momento precisarão ser pagos. Se

a empresa não cria uma reserva de caixa para isto, pode ter problemas e ter que

recorrer a bancos ou outras fontes de empréstimos.

Para ajudá-lo a não cair de rasteira, separamos dois grupos: Desembolsos

Mensais e Provisões.

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19Planejamento e Orçamento de Recursos Humanos

Desembolsos Mensais

Não há como preparar uma folha de pagamento sem considerar os seguintes

desembolsos mensais:

• INSS: mensalmente o empregado terá descontada da sua folha de pagamento

o valor referente ao INSS. O valor da contribuição varia conforme o salário bruto.

Confira abaixo a tabela de contribuição dos segurados empregado, empregado

doméstico e trabalhador avulso (vigência a partir de 01/01.2016).

• FGTS: todo dia 7 de cada mês a empresa é obrigada a depositar o FGTS dos

funcionários, que corresponde a 8% da remuneração do empregado, incluindo

no cálculo as horas extras, 13º salário, férias, entre outros.

Provisões

As provisões são valores que não chegam a sair do caixa da empresa mensalmente.

Geralmente eles são, como o próprio nome diz, provisionados por um período de

tempo e depois o desembolso acontece de uma só vez, ou trocando em miúdos,

“numa paulada só”. Uma outra forma de enxergar as provisões é como valores que

devem ser “guardados” mensalmente para os momentos de grandes desembolsos.

Graças às provisões, é possível ter um conhecimento antecipado dos pagamentos

das despesas e dos recebimentos futuros. O motivo de elas serem tão importantes

no orçamento de RH você já sabe: a programação com as despesas que terá com

cada colaborador no decorrer do exercício garante um fluxo de caixa saudável.

Exemplos de provisões são:

• Férias

• INSS sobre Férias

• FGTS sobre Férias

• 13º Salário

• INSS sobre 13º Salário

• FGTS sobre 13º Salário

Salário de Contribuição (R$) Alíquota INSS

8%

9%

11%de 2.594,93 até 5.189,82

de 1.556,65 até 2.594,93

até 1.556,65

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20Planejamento e Orçamento de Recursos Humanos

Benefícios

“Quais são os benefícios da empresa?” está com certeza entre as questões mais

perguntadas aos profissionais de RH numa entrevista de emprego. Nesta lista entra

tudo que foi concedido ao colaborador, como por exemplo: bolsa de estudos, cesta

básica, plano de saúde, etc.

Enquanto a forma mais comum de se calcular encargos é por meio de percentuais sobre

os salários, geralmente os benefícios variam por “headcount”, ou quadro de pessoal.

Ou seja, na maioria das vezes benefícios são valores fixos multiplicados pelo número

de pessoas na empresa. Por exemplo, se sua empresa tem 100 colaboradores e

oferece um Auxílio Refeição de R$ 500 por colaborador, logo a orçamento mensal

de Auxílio Refeição será de R$ 50.000 por mês.

Mas também existem benefícios que são mais complicados de calcular por headcount.

Por exemplo, se a empresa oferece Ginástica Laboral e para isso contrata uma empresa

terceirizada para prestar o serviço, o valor deve ser orçado como um benefício, dentro

do Orçamento Geral de Gastos com Pessoal. Mas não caia na armadilha de querer

fazer um rateio disso por colaborador. Falamos mais disso neste post.

Promoções e Enquadramentos

Lembre-se que as pessoas estão (ou deveriam estar) se dedicando a ajudar a

empresa crescer, buscando para isto por mais conhecimentos, fazendo capacitações

e treinamentos, e claro, entregando cada vez mais valor para o negócio.

Elas esperam (com toda razão) algo em troca. Falando o francês claro, “todo mundo

gosta de ganhar aumento”, não é mesmo? Além disso, sempre vale a pena destacar

que a gestão de cargos e salários também serve como atração de novos talentos.

Um gestor “de responsa” precisa prever em seu Orçamento de Gastos com Pessoal

as promoções e reajustes para quem está merecendo, com base em metas e critérios

previamente estabelecidos.

Para isso, é essencial planejar a parte do orçamento que será destinada aos aumentos

salariais coletivos e/ou individuais, seja por promoção (quando o colaborador passa

a exercer uma função de mais responsabilidade) ou por enquadramento (reajuste

para encaixar o colaborador numa determinada faixa da tabela salarial).

Um planejamento orçamentário bem executado é aquele que leva em consideração

a motivação dos colaboradores. E todos sabemos que um aumento não apenas

faz com que o profissional seja reconhecido, como o deixa mais focado a executar

melhor suas atividades e a buscar por melhores resultados.

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21Planejamento e Orçamento de Recursos Humanos

Dissídio Coletivo

Da série de perguntas mais ouvidas por profissionais de RH com certeza entra

a “Quanto vai ser nosso dissídio?”. Um reajuste salarial esperado todo ano pelos

empregados, o dissídio também costuma pregar peças aos mais desavisados.

O dissídio é negociado entre entidades de classe (sindicatos, federações e

confederações) e as empresas. Toda negociação envolve as regras relativas ao

trabalhador de determinado segmento e isso inclui o ajuste salarial. Um bom

Orçamento de Gastos com Pessoal prevê os reajustes anuais.

Uma boa prática é utilizar da Projeção de Cenários, simulando várias situações

com percentuais de reajuste diversos avaliando os impactos nos resultados. Assim

você já fica mais preparado para as várias possibilidades e evita sustos e surpresas

desagradáveis de última hora.

Admissões e Demissões

É difícil contratar e, se o funcionário é bom, é mais difícil ainda demitir por motivos

que fogem ao controle da empresa (crise econômica, por exemplo).

Seguindo o exemplo do item anterior, admissões e demissões podem também

pregar peças aos mais desavisados. Tanto para admitir quanto para demitir o item

mais importante é a comunicação clara entre as áreas envolvidas.

Antes de fazer uma admissão, o gestor tem que entrar em contato com a área de

controladoria para saber a quantia que pode investir em uma nova contratação e

despender numa rescisão contratual (aqui entram as multas pagas sobre demissões).

Está vendo por que o planejamento e a gestão orçamentária são cada vez mais

importantes? Igualmente importante é a comunicação entre as áreas, pois não dá

para contratar um funcionário se a empresa não tem dinheiro em caixa para pagar

por todos os encargos que já vimos. O mesmo ocorre com a demissão: imagine,

por falta de caixa, você precisa manter um colaborador na empresa que não está

desempenhando bem, ou pior, que não esteja compatível com os valores da

empresa! Situação péssima, não?

Reserva de Caixa / Provisão para Eventos Não Previstos

Viver no limite é perigoso, apesar de que existe um grupo de pessoas que gosta da

ideia. Mas com toda certeza nenhum administrador ou gestor gosta de trabalhar

no limite financeiro.

E se um colaborador precisar fazer uma cirurgia de emergência? Se algum

colaborador se machucar durante o trabalho? E se alguém precisar ser afastado

por motivo de doença?

São exemplos simples, mas são situações que podem ocorrer em qualquer ambiente

de trabalho e que precisam ser consideradas no orçamento.

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22Planejamento e Orçamento de Recursos Humanos

Por esse motivo, sempre mantenha uma reserva de caixa para eventos inesperados

ou não programados. Aqui, podemos citar:

• Demissões não previstas

• Indenizações

• Férias - Se um colaborador precisa ou decide sair de férias em um mês específico.

• Reposições - Contratação de trabalho temporário caso um colaborador seja

afastado por motivo de saúde ou então uma licença maternidade.

Uma dica de ouro: use e abuse do Orçamento Colaborativo

Geralmente os responsáveis pelo Orçamento de Gastos com Pessoal são o Gerente

de Controladoria e o Gerente de RH. Mas em uma empresa com 100, 200, 300

ou até mais pessoas, é praticamente impossível que apenas estes dois profissionais

consigam realizar uma Projeção de Gastos com Pessoal bem acertada sozinhos. E

nem precisam!

Com o Orçamento Colaborativo, também conhecido como participativo, ou

descentralizado, o orçamento sai do nível estratégico e é compartilhado com os

níveis táticos e operacionais. Cada área da empresa é vista como centro de negócio

com um planejamento financeiro. Assim, é a junção dos centros de negócio que

formam a empresa como um todo.

Sabe aquela história de efeito borboleta? Então, imagine que integrantes de

uma determinada área participem da definição de metas e sabem claramente o

orçamento que têm para trabalhar, além do quanto precisam obter para ajudar a

empresa a lucrar. O empregado passa a sentir-se dono do orçamento. O resultado

disso é que ele com certeza se esforçará mais para que sua área lucre mais. E com

certeza lucrará.

Para dar certo, cada centro de custo deve também ter sua autonomia e a empresa

precisa ter arraigada entre seus funcionários a visão de que se todos estão envolvidos

com o resultado final, todos têm que estar comprometidos. Não tem como pensar

em orçamento colaborativo sem pensar em comprometimento.

Como entendemos que o orçamento colaborativo ganhará cada vez mais destaque

no mundo corporativo, preparamos 7 dicas práticas para um departamento

financeiro mais colaborativo.

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23Planejamento e Orçamento de Recursos Humanos

CONCLUSÃO

Ao longo deste eBook apontamos os maiores desafios do RH em planejar e orçar suas ações.

Também apresentamos as melhores práticas para superar esses desafios e transformar o

panorama atual do RH em empresas brasileiras que apresentamos na introdução, marcado

pelo excesso de burocracia, pela ineficiência e pela ausência de uma mentalidade orientado

a números e resultados.

Se o RH da empresa onde você trabalha conduzir planejamento e orçamento de Recursos

Humanos bem-orquestrados, a área se tornará imediatamente vários patamares mais

estratégica do que é hoje -- e do que é na grande maioria das empresas.

E um RH estratégico é o mais poderoso de todos. Ele é mais prestigiado em uma organização,

e tem mais voz ativa em decisões gerenciais. É também o RH que mais traz resultados

financeiros à empresa, portanto é contemplado com budgets mais generosos.

Quer que seu RH chegue nesse nível? Esperamos que este eBook seja o primeiro passo :)

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24Planejamento e Orçamento de Recursos Humanos

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25Planejamento e Orçamento de Recursos Humanos

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26Planejamento e Orçamento de Recursos Humanos

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27Planejamento e Orçamento de Recursos Humanos

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28Planejamento e Orçamento de Recursos Humanos

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29Planejamento e Orçamento de Recursos Humanos

OBRIGADO ;]