e-book 5 segredos fluxo de caixa perfeito

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Como organizar...e controlar o fluxo de caixa......de forma simples e funcinal...

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  • 1Os 5 segredos para o fluxo de caixa perfeito

    Os 5 segredos para o fluxo de caixa perfeito

  • 2Os 5 segredos para o fluxo de caixa perfeito

    Introduo - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 3

    Elabore o fluxo de caixa de acordo com a realidade da sua empresa - - - - 5

    Conhea e fuja dos maiores erros no controle! - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 8

    Defina uma rotina de controle de fluxo de caixa! - - - - - - - - - - - - - - - - - - 12

    Use um software adequado necessidade da sua empresa! - - - - - - - - - 15

    Gerencie com clareza contas a pagar e a receber! - - - - - - - - - - - - - - - - - 19

    Concluso - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 21

    Sumrio

  • Josi pode ser considerada uma empresria de sucesso. H

    cinco anos, sozinha e com investimento prprio, montou

    sua agncia de publicidade na cara e na coragem. A carteira

    de clientes cresceu, assim como sua equipe de criao e

    atendimento. O problema que quanto mais campanhas

    ela tem que criar, menos tempo tem para cuidar da rea

    financeira da sua empresa.

    A Josi uma mulher atenta: ela sabe como analisar os dados

    financeiros, mas quando o assunto fluxo de caixa, as coisas

    se complicam um pouco. Em certos perodos o valor est

    negativo, s vezes positivo e, de quando em quando, at

    mesmo faltam informaes para saber qual a sade do caixa.

    Frequentemente, Josi v valores que ela simplesmente

    no sabe de onde surgiram e tambm tem dificuldade em

    entender por que sua agncia est com um saldo negativo

    em um ms que faturou como nunca.

    Introduo

  • 4Os 5 segredos para o fluxo de caixa perfeito

    A sorte de Josi que os seus problemas tm soluo. Ela s precisa descobrir

    como transformar o fluxo de caixa no melhor amigo da sua agncia de

    publicidade, funcionando como um mapa completo dos gastos e entradas da

    empresa, e no como uma ferramenta que confunde e atrapalha seus processos.

    O fluxo de caixa deve ajudar a enxergar, ao longo do tempo, movimentaes

    financeiras importantes para uma empresa operar, como saldo inicial,

    entradas e sadas de caixa, saldo operacional, etc. Com essas informaes,

    independentemente da sua rea de atuao, o empreendedor pode tomar as

    melhores decises em relao ao dinheiro da sua empresa.

    A anlise do fluxo de caixa precisa permitir que um empreendedor como

    nossa amiga Josi decida se pode dar mais prazo para os clientes fazerem os

    pagamentos, se vai sobrar ou se vai faltar dinheiro no futuro e at mesmo se vai

    precisar pegar um emprstimo para a empresa continuar operando.

    E o fluxo de caixa perfeito possvel. Neste ebook, voc vai conhecer os

    segredos que iro ajud-lo a atingir essa meta na sua empresa!

  • Ser otimista uma caracterstica positiva para

    empresrios de todas as reas de atuao. No entanto,

    como tudo na vida, otimismo em excesso tambm pode

    ser bastante prejudicial para os negcios!

    Elabore o fluxo de caixa de acordo com a realidade da sua empresa!

  • 6Os 5 segredos para o fluxo de caixa perfeito

    Por isso, na hora de elaborar seu fluxo de caixa importante considerar

    a realidade da sua empresa. Pequenos valores podem influenciar e muito

    no resultado final e no devem ser esquecidos. Um bom fluxo de caixa

    considera os diversos gastos que uma empresa tem, no s para realizar

    investimentos e contratar pessoas, mas tambm as pequenas sadas de

    dinheiro que acontecem todos os dias.

    O primeiro passo para fazer o fluxo de caixa corretamente levantar

    quais so as receitas e as despesas no s do presente, mas tambm

    do futuro (sempre maneirando no otimismo!). importante identificar

    e categorizar qual o dinheiro gasto com investimentos, o quanto

    gasto para manter sua empresa funcionando (tambm conhecido como

    despesas operacionais) e o quais so os gastos que no esto ligados nem

    com uma coisa nem outra.

    Se voc est confiante demais, lembre-se de que possvel que alguns

    clientes no paguem na data de vencimento prevista. Assim, uma boa dose

    de p no cho ajuda a prever um cenrio que considere possveis perdas.

  • 7Os 5 segredos para o fluxo de caixa perfeito

    Fazer constantemente um balano geral do fluxo de caixa a melhor

    forma de se antecipar em relao a eventos que podem impact-lo como,

    por exemplo, a perda de um grande cliente ou at mesmo atraso na

    entrega de determinada mercadoria. Quando voc acompanha o fluxo de

    caixa, consegue agir mais rapidamente para negociar com fornecedores

    uma nova data de pagamento mais para frente e at mesmo contratar

    um emprstimo em vez de ficar no vermelho ter que recorrer ao cheque

    especial, que cobra juros muito mais altos.

  • O segundo segredo para o fluxo de caixa perfeito

    conhecer os erros mais comuns ao realizar essa prtica e,

    claro, fugir deles! Confira:

    Conhea e fuja dos maiores erros no controle!

  • 9Os 5 segredos para o fluxo de caixa perfeito

    Confundir recebimentos com vendas

    Um dos maiores erros de controle que cometido por empresrios

    trocar as bolas quando o assunto so os recebimentos e as vendas.

    Muitos empreendedores se empolgam e, assim que fecham uma nova

    venda, correm para lanar o valor na planilha! Mal sabem eles que isso

    pode ser um erro fatal.

    No fluxo de caixa, preciso lanar receitas, e no vendas! Considere

    como receita apenas o valor que entrou em dinheiro. Ou seja,

    caso tenha feito uma venda parcelada em cinco vezes, ser preciso

    lanar o pagamento em cinco vezes tambm.

    No fazer o acompanhamento dirio do fluxo de caixa

    Outro erro comum no acompanhar diariamente o fluxo de caixa da

    empresa. Por mais que o modelo mais comum seja mensal, importante

    que o acompanhamento seja feito todos os dias. O fluxo de caixa uma

  • 10Os 5 segredos para o fluxo de caixa perfeito

    ferramenta viva, essencial para que o empresrio possa planejar o futuro

    e no s analisar o que gastou no passado!

    Esquecer-se das despesas ocultas

    Despesas como o 13 salrio da equipe, a reserva para possveis

    demisses e o provisionamento de frias so frequentemente ignoradas

    durante todo o ano. Obviamente, isso cria surpresas desagradveis e

    muitos problemas no final do ano.

    Para fugir desse erro importante fazer um planejamento anual

    considerando todas as possveis despesas ocultas e destinando um

    valor para que elas sejam pagas no prazo necessrio.

    No categorizar os gastos da empresa

    Esse erro cometido at por empresrios experientes. Para evit-lo

    preciso separar os gastos em categorias e no apenas registr-los.

  • 11Os 5 segredos para o fluxo de caixa perfeito

    Quando voc categoriza seus gastos, consegue entender, parte por

    parte, onde esto os principais problemas e se necessrio, pode fazer

    adequaes para equilibrar seu fluxo de caixa.

    Entre as categorias que voc pode definir esto:

    Custos com Ocupao (aluguel da sala; contas como IPTU,

    condomnio, gua e luz);

    Custos com Pessoal (salrio, benefcios, etc.)

    e Custos Administrativos.

    Ao separar os gastos em categorias, tambm possvel ver onde sua

    companhia gasta mais e, consequentemente, o que pode ser reduzido! E

    isso fundamental, pois, se precisar cortar custos em algum momento,

    melhor saber que o funcionamento do ar condicionado da empresa

    custa mais que a manuteno daquele importante funcionrio que voc

    contratou no ltimo ms, certo?

  • O terceiro segredo para a boa gesto de fluxo de

    caixa definir uma rotina de controle.

    Defina uma rotina de controle de fluxo de caixa!

  • 13Os 5 segredos para o fluxo de caixa perfeito

    Defina qual ser o perodo para o seu fluxo de caixa

    possvel controlar seu fluxo de caixa por ms, a cada quinze dias ou

    diariamente, de acordo com seu tipo de negcio. Como j discutimos, o mais

    comum escolher o perodo mensal. No entanto, nossa recomendao

    fazer anlise diria do fluxo de caixa. Isso porque, quando voc opta por um

    perodo muito longo, corre riscos muito maiores de perder o controle da

    ferramenta e acabar tendo surpresas nada agradveis no futuro.

    Saiba que funcionrios participaro dele

    Definido o perodo de anlise do fluxo de caixa, importante saber quem

    estar envolvido no processo. Ser apenas voc ou ter a ajuda de algum

    colaborador da rea financeira? Como ser feito o compartilhamento de

    informaes? Planilhas no costumam ser uma boa opo, exatamente por

    terem o compartilhamento mais complicado e no serem to seguras, j

    que dados podem ser apagados por engano, clulas no serem somadas,

    entre outros problemas.

  • 14Os 5 segredos para o fluxo de caixa perfeito

    Levante os dados necessrios

    Ao avaliar o perodo que ser contabilizado no fluxo de caixa, hora de

    partir para ao e levantar dados e notas com fornecedores e clientes!

    Lembre-se ainda de que esse processo deve ser uma rotina. Anote a

    data de anlise do fluxo de caixa no seu calendrio e, acima de tudo, no

    transforme esse procedimento em uma ao de emergncia usada apenas

    para verificar as perdas financeiras do seu negcio.

  • Use um software adequado necessidade da sua empresa!

  • 16Os 5 segredos para o fluxo de caixa perfeito

    Prefira sistemas online

    Softwares so excelentes opes para fazer o gerenciamento de fluxo de

    caixa, mas para garantir o controle eficiente importante buscar um sistema

    que seja online. Assim, o controle financeiro pode ser feito em tempo real, de

    onde voc estiver. Por exemplo: no Granatum Financeiro possvel fazer o

    controle pelo computador, tablet ou smartphone.

    Isto especialmente til para empresrios que tm o costume de trabalhar

    de casa e at mesmo para os que viajam muito a trabalho.

    Cuidado para no escolher um software engessado demais!

    importante, ainda, buscar um sistema que seja flexvel ao seu tipo de

    negcio, sem que deixe sua empresa engessada em uma forma de fazer a

    gesto. Alguns softwares, por serem muito especficos para um determinado

    ramo de atuao, acabam deixando a parte financeira com relatrios pobres

    e difceis de entender. Prefira aqueles que investem na facilidade de uso e

    interpretao das informaes.

  • 17Os 5 segredos para o fluxo de caixa perfeito

    Considere o valor do investimento a ser feito

    Dinheiro sempre um ponto sensvel, especialmente para pequenas e

    microempresas. Ento, antes de tirar o escorpio do bolso, leve em considerao

    se o sistema de controle financeiro escolhido realmente tem um preo que

    voc pode pagar. Ter um valor acessvel e possibilidade de descontos em planos

    semestrais e anuais deve ser considerado como um diferencial!

    Procure tambm no escolher um software apenas pelo valor. Hoje existem

    alguns softwares gratuitos, mas que so extremamente limitados. Muitas

    vezes vale a pena pagar um pouco mais para ter um sistema que se adeque

    realidade sua empresa.

    Analise as funcionalidades do sistema escolhido

    Principalmente no caso de empresas em que a anlise do fluxo de caixa no

    feita apenas pelo dono, importante buscar um software que oferea a

    funcionalidade de multiusurios ilimitados. Assim, diversos colaboradores

    podem acessar as entradas e sadas da empresa e emitir relatrios gerenciais,

    sem ter que ficar pedindo autorizaes ou senhas a todo momento.

  • 18Os 5 segredos para o fluxo de caixa perfeito

    Outro fator que deve ser levado em considerao nos dias de hoje a

    existncia de aplicativo para celular. Afinal, no adianta se vangloriar da

    caracterstica online do seu software se voc no est sempre com o

    notebook no bolso para acess-lo!

    Procure tambm opes que, alm de fluxo de caixa, tenham a

    funcionalidade de contas a pagar e a receber, emisso de boletos bancrios,

    controle de clientes e de fornecedores e organizao em categorias. Assim, o

    controle financeiro da empresa ficar muito mais completo.

    Outro recurso importante a organizao por centros de custos e lucros,

    que podem agrupar receitas e despesas de diferentes categorias. Escolha

    um software que permita determinar departamentos da empresa, como

    Recursos Humanos, Comercial, etc., e criar centro de custos e lucros para

    cada um deles. Com esse recurso, possvel analisar como o dinheiro da sua

    empresa est sendo gasto.

  • Gerencie com clareza contas a pagar e a receber!Fornecedores, estoque, recebimento de clientes, despesas...

    O quinto e ltimo segredo do fluxo de caixa perfeito saber

    as datas do que entra e do que sai do caixa da empresa para

    fazer um controle financeiro eficiente.

    Despesas mensais como internet, aluguel, pagamentos

    parcelados e taxas devem ser registradas como contas a

    pagar e agendadas no dia certo de cada ms. Com isso,

    voc saber qual o saldo consolidado atual do caixa da

    companhia e, tambm, o saldo futuro provisionado, que

    considera as contas que ter que pagar mais para frente.

  • 20Os 5 segredos para o fluxo de caixa perfeito

    Ao registrar e gerenciar as contas a receber da empresa, importante

    considerar se ela vende servios ou produtos parcelados ou com um

    prazo estendido para pagamento.

    A partir da, faa os lanamentos das contas que voc tem que receber

    nos meses seguintes. O saldo futuro provisionado, dessa forma, ir

    levar em considerao o dinheiro que ir entrar nos cofres da empresa.

    Nesse sentido, essencial se preparar para possveis atrasos de

    pagamentos. Para no ser pego de calas curtas e ter que recorrer a

    alternativas como emprstimos, importante ter um bom capital de

    giro e fazer sempre um acompanhamento, inclusive de giro de caixa,

    que a diferena entre o que sua empresa recebe e tudo aquilo que

    precisa ser pago, independentemente de quanto capital de giro voc

    tem disponvel!

  • Um fluxo de caixa perfeito depende de processos e de

    recursos. Para ter esta rea funcionando sem sustos na

    sua empresa preciso organizar e se habituar a fazer

    esse controle. uma questo de hbito. Quando voc

    se acostumar a fazer esse processo, seja diariamente ou

    mensalmente, ele acontecer de forma natural.

    Depois de automatizar o seu fluxo de caixa com o auxlio

    de um software de controle financeiro e ter todas as

    informaes reunidas em um s lugar, perfeitamente

    possvel melhorar a gesto financeira da companhia,

    evitar erros humanos, controlar os gastos e gerenciar com

    excelncia os lucros do empreendimento!

    Concluso

  • 22Os 5 segredos para o fluxo de caixa perfeito

    O Granatum FinanceiroO Granatum Financeiro um software online de controle financeiro criado especialmente para micro e pequenas empresas brasileiras. Ele ajuda com fluxo de caixa, contas a pagar e a receber, boletos bancrios e muito mais. tudo o que sua empresa precisa para tur -binar o seu controle financeiro.

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