Download - Universidad Técnica Particular de Loja La Universidad Católica de …dspace.utpl.edu.ec/bitstream/123456789/8466/1/Rios... · 2014-01-16 · PRIMERA FASE: Conocimiento preliminar

Universidad Técnica Particular de Loja La Universidad Católica de Loja

ÁREA ADMINISTRATIVA

Auditoría de gestión en la Cooperativa de ahorro y crédito “Cariamanga” Ltda. CACC, período enero a diciembre del

2010”.

TRABAJO DE FIN DE TITULACIÓN

Autora: Ríos Serrano, Carmen Cristina

Directora: Villafuerte Escudero, Dayanara, Econ

CENTRO UNIVERSITARIO CARIAMANGA

2014

TITULACIÓN DE LICENCIADA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA CONTADOR PUBLICO AUDITOR

ii

ii

APROBACIÓN DEL DIRECTOR DEL TRABAJO DE FIN DE TITULACIÓN

Economista.

Dayanara Villafuerte

DOCENTE DE LA TITULACIÓN.

El presente trabajo de fin de titulación: Auditoría de gestión en la Cooperativa

de ahorro y crédito “Cariamanga” Ltda. CACC, período enero a diciembre

del 2010, realizado por Ríos Serrano Carmen Cristina, ha sido orientado y

revisado durante su ejecución, por cuanto se aprueba la presentación del mismo.

Loja, Noviembre del 2013

F:…………………………………………….

iii

iii

DECLARACIÓN DE AUTORIA Y CESIÓN DE DERECHOS

“Yo, Ríos Serrano Carmen Cristina, declaro ser la autora del presente trabajo de

fin de titulación: Auditoría de gestión en la Cooperativa de ahorro y crédito

“Cariamanga” Ltda. CACC, período enero a diciembre del 2010, siendo:

Dayanara Villafuerte directora del trabajo de fin de titulación, y eximo

expresamente a la Universidad Técnica Particular de Loja y a sus representantes

legales de posibles reclamos o acciones legales, Además certifico que las ideas,

conceptos, procedimientos y resultados vertidos en el presente trabajo

investigativo, son de mi exclusiva responsabilidad.

Adicionalmente declaro conocer y aceptar la disposición del Art. 67 del Estatuto

Orgánico de la Universidad Técnica Particular de Loja que en su parte pertinente

textualmente dice: “Forman parte del patrimonio de la Universidad la propiedad

intelectual de investigaciones, trabajos científicos o técnicos y tesis de grado que

se realicen a través, o con el apoyo financiero, académico o institucional

(operativo) de la Universidad”.

F: ...............................................................

Autora: Carmen Cristina Ríos Serrano

C.I. 1103896245

”.

iv

iv

DEDICATORÍA

A Dios, que me ha dado la oportunidad de estudiar y prepararme.

A mi padre que está en el cielo,

A mi madre por su enseñanza, amor, comprensión, y apoyo.

A mi esposo y mis dos queridos hijos que son la razón de mi vida.

A mis hermanos y sobrinos, quienes contribuyen día a día para que sea una mejor

persona y un ejemplo para ellos, con su voto de confianza.

Es por ello que este trabajo se lo dedico a ellos; pues en él va plasmado mi

esfuerzo al culminar uno de mis principales objetivos; al ser ellos la fuente de

inspiración, esa semilla fecunda que ha crecido en mi ser y ahora me complace

hacerles está bien merecida dedicatoria.

Carmen Cristina Ríos Serrano.

v

v

AGRADECIMIENTO

En primer lugar mi gratitud, al ser supremo, DIOS, quien es la razón principal de

mi vida.

Con todo aprecio agradezco a todos los docentes de la Universidad Técnica

Particular de Loja, por haberme transmitido sus sabias enseñanzas.

A mi directora de tesis, quien me condujo eficiente y correctamente en la

elaboración del presente trabajo.

Carmen Cristina Ríos Serrano

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vi

INDICE DE CONTENIDOS

Portada i

Aprobación del director del trabajo de fin de titulación ii

Declaración de autoría y cesión de derechos iii

Dedicatoria iv

Agradecimiento v

Índice de contenidos vi-vii

Resumen 1

Abstract 2

Introducción 3-4

CAPÍTULO I 5

1. ANTECEDENTES DE LA EMPRESA

1.1. Descripción de la empresa 6

1.2. Base legal 6

1.3. Estructura orgánica 6

1.4. Identificación de áreas relevantes 8

1.5. Plan estratégico 8

1.5.1. Misión 8

1.5.2. Visión 8

1.5.3. Valores 9

1.5.4. Objetivos 9

1.5.5. Matriz FODA 10

CAPÍTULO II 11

2. MARCO TEÓRICO DE LA AUDITORIA DE GESTIÓN

2.1. Auditoría de gestión 12

2.2. Elementos de la auditoria de gestión 12

2.3. Antecedentes 12

2.4. Base conceptual 14 - 16

2.5. Proceso de la auditoría de gestión 16

2.6. Indicadores para la auditoría de gestión 17 -20

2.7. Herramientas para la auditoría de gestión 20

2.8. Técnicas para aplicar la auditoría de gestión 20- 22

2.9. Papeles de trabajo 22- 24

CAPÍTULO III 25

vii

vii

3. APLICACIÓN DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN

3.1. PRIMERA FASE: Conocimiento preliminar 26

3.1.1. Orden de trabajo 27

3.1.2. Notificación 28

3.1.3. Informe de visita previa 29 - 35

3.2. SEGUNDA FASE: Planificación 36

3.2.1. Memorando de planificación preliminar 37 - 39

3.2.2. Reporte de planificación preliminar 40- 44

3.2.3. Enfoque preliminar 48- 49

3.2.4. Factores de riesgo y enfoque de la auditoria 50- 52

3.2.5. Cuadro de mando integral 53- 55

3.2.6. Hoja de distribución del trabajo 56

3.3. TERCERA FASE: Ejecución 57

3.3.1. Programa de auditoria (Área administrativa, operativa,

financiera, y tecnológica) 58- 61

3.3.2. Cuestionario de control interno (Área administrativa,

operativa, financiera, y tecnológica) 62-65

3.3.3. Matriz de ponderación( Área administrativa, operativa,

financiera, tecnológica) 66- 69

3.3.4. Resultado total de la evaluación de control interno 70- 73

3.3.5. Análisis FODA 74

3.3.6. Formulación de indicadores de gestión 75- 77

3.3.7. Aplicación de indicadores 78- 90

3.3.8. Verificación de Cálculo de liquidación de depósitos 91-93

3.3.9. Aplicación de indicadores de gestión 94-97

3.3.10. Cedulas narrativas 98- 104

3.3.11. Hallazgos 105- 114

3.3.12. Verificación de su cumplimiento 115-142

3.4. CUARTA FASE: Informe 144

3.4.1. Informe de auditoría 145-164

3.5. QUINTA FASE: Seguimiento 165

3.5.1. Conclusiones 166

3.5.2. Recomendaciones 167

3.5.3. Bibliografía 168

3.5.4. Anexos 169

1

RESÚMEN

El presente trabajo de investigación, titulado: “Auditoría de gestión a la cooperativa de

ahorro y crédito Cariamanga Ltda. CACC, período enero a diciembre del 2010”, tiene

como objetivo principal: contribuir al mejoramiento del desempeño empresarial, a través

de la ejecución de una auditoría de gestión, con el propósito de evaluar el grado de

efectividad con la que se han administrado los recursos disponibles.

El examen estuvo dirigido a evaluar el grado de gestión aplicado al área administrativa,

operaciones, financiera y tecnológica de la organización, en donde se determinó que, la

forma como se ejercen las funciones, no han permitido el control adecuado de los

recursos, lo que incide directamente en su rendimiento operativo.

El proceso de auditoría aplicado se sustenta en los papeles de trabajo, que fundamentan

la actividad realizada, en el proceso de planificación preliminar y específica, así como, de

acuerdo a las necesidades, de la organización y del equipo de auditoria.

Como respuesta a los hallazgos encontrados, se propone las recomendaciones dirigidas,

a los involucrados en el examen, las mismas que, coadyuvarán al desarrollo de la

institución examinada.

PALABRAS CLAVE: Auditoría, gestión, cooperativa, Cariamanga,

2

ABSTRACT

The present research work, titled: "management audit to the cooperativa de ahorro y

Crédito Ltda. Cariamanga CACC, period January to December of 2010 ", has as main

objective: contribute to the improvement of business performance, through the

implementation of a management audit, in order to assess the degree of effectiveness

with which have been given the resources available.

Examination was to assess the degree of management applied to administrative,

operations, financial and technological organization, where it was determined that the way

the functions are carried out have not allowed adequate control of resources, which has a

direct impact on its operational performance.

The audit process applied is based on job roles, that underlie the activity carried out, in

the preliminary and specific planning process, as well as, according to the needs of the

Organization and of the audit team.

In response to the findings found, proposes recommendations aimed at those involved in

the test, the same that collaborate to the development of the examined institution.

KEYWORDS: Auditing, management, cooperative, Cariamanga.

3

INTRODUCCIÓN

La auditoría de gestión es el examen realizado a una entidad, con el propósito de evaluar

el grado de eficiencia y eficacia con el que se manejan los recursos disponibles; se

desarrolla dentro un marco de objetivos y políticas establecidas e involucra a todos los

niveles de responsabilidad de una organización.

El trabajo realizado consta de tres capítulos: el primer capítulo hace relación a los

antecedentes de la institución, en lo que tiene que ver con la descripción de la empresa,

base legal organigrama estructural y funcional, plan estratégico, misión, visión, valores, y

objetivos.

El capítulo dos, detalla el marco teórico de la investigación, en las que considera temas

como: auditoria de gestión, antecedentes, base conceptual, proceso de la auditoría de

gestión, indicadores para la auditoría de gestión y herramientas para la auditoría de

gestión.

En el tercer capítulo se desarrolla la práctica de auditoría de gestión, aplicada a la

cooperativa de ahorro y crédito Cariamanga Ltda. CACC; el mismo que consta de:

planificación, diagnóstico, el cuadro de mando integral, plan específico, evaluación de

control interno, cuadros de indicadores, análisis e interpretación de resultados y

finalmente, el informe de auditoría de gestión.

La investigación realizada es muy importante en la medida que, servirá para que la

Cooperativa lleve un mejor control y uso de los recursos disponibles; así como, se

optimicen las capacidades del talento humano, lo que se verá reflejado en el logro de los

objetivos propuestos por la organización.

El proceso de auditoría de gestión aplicado, permitió evaluar el sistema de control interno,

implementado por la entidad; en donde se determinó que los desembolsos del disponible

no se realizan en función a lo presupuestado; no se realizan actualización de inventarios,

no se realiza entrega recepción de los bienes ingresados; en lo relacionado con el

personal, no se ha cumplido con el programa de capacitaciones y no se evalúa su

desempeño; los créditos otorgados no cumplen con los requisitos establecidos, no se

entregan oportunamente; no se dispone de un plan de gestión para recuperar la cartera

vencida; en el área financiera no se archiva adecuadamente la documentación;

finalmente, en el departamento de tecnología no se ha elaborado ni ejecutado el plan de

contingencias.

4

Durante el proceso de ejecución de la auditoría de Gestión fue necesario observar el nivel

de cumplimiento de las Normas de Control Interno, Ley General de Bancos y Seguros,

Estatutos de la Cooperativa, Reglamento Interno de la Cooperativa, ley de sueldos y

salarios; entre las principales; así como también, al equipo de auditoria le correspondió

realizar el examen en base a la observancia de las Normas Técnicas de Auditoría, y

Normas Ecuatorianas de Auditoría (NEA); entre las principales; además la información

presentada está sustentada en la documentación entregada por la Cooperativa, y es el

producto del diagnóstico previo del ente, en donde se determinaron debilidades y

fortalezas que se analizaron durante el proceso del examen.

La Auditoría de Gestión a la Cooperativa de Ahorro y Crédito “CARIAMANGA Ltda.”,

cubrió las operaciones administrativas y de gestión de los diferentes unidades

administrativas, por el periodo comprendido entre el 1ro de enero al 31 de diciembre del

año 2010; durante el proceso se evaluó el sistema de control interno implementado por la

entidad a fin de determinar su grado de confiabilidad; se estableció el grado de

cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias, mediante la evaluación de

los niveles de eficiencia, eficacia y economía en la utilización, aprovechamiento de los

recursos humanos y tecnológicos con la aplicación de indicadores; el mismo que permitió

emitir el informe general de auditoría.

Los directivos suministraron la información necesaria para la ejecución de la auditoria, por

lo que se facilitó la ejecución y determinación de resultados.

Durante el examen fue necesario aplicar el método de investigación inductivo, deductivo,

analítico y sintético, los mismos que permitieron indagar la temática en estudio, obtener la

información que permitió aplicar los procesos de auditoria de gestión necesarios, para

finalmente emitir las conclusiones y recomendaciones dirigidas, a mejorar el desarrollo

de la institución examinada.

Finalmente para obtener evidencias suficientes y competentes, fue necesario aplicar

técnicas oculares para comparar, verificar y rastrear información; las verbales para

obtener información de los diferentes departamentos; las escritas para dejar constancia

de lo actuado; y las físicas para comprobar la autenticidad de los activos y documentos

examinados.

5

1. ANTECEDENTES DE LA EMPRESA

6

1.1. Descripción de la empresa.

La cooperativa de ahorro y crédito Cariamanga Ltda. (CACC), inicia sus actividades el 5

de agosto del 2008 bajo acuerdo ministerial No. 0012 otorgado por la dirección nacional

de cooperativas; desarrolla sus actividades financieras en la provincia de Loja con su

oficina matriz en Cariamanga siendo esta la cabecera cantonal del cantón Calvas. De

acuerdo a los datos del IV censo de población y vivienda del 2001, Calvas representa el

7% de la población de la provincia de Loja que cuenta con 404.835 habitantes.

A septiembre del 2009 la cooperativa registró cerca de 305 socios, más de USD

90.000,00 en activos, alrededor de USD 50.000,00 en cartera, USD 73.000,00 en

depósitos de sus socios y 16.000,00 en patrimonio. A la misma fecha, cuenta con dos

productos de captaciones: en ahorro a la vista y ahorro plazo fijo; mientras que en las

colocaciones, dispone de cuatro alternativas: comercial, consumo, vivienda, y

microcrédito.

El proceso de planificación estratégica se realizó con el análisis participativo de los

directivos, gerencia y funcionarios de la cooperativa.

1.2. Base legal

La cooperativa de ahorro y crédito “Cariamanga” Ltda. (CACC) es una entidad financiera

de carácter privado, con personería jurídica, depende económicamente de las

aportaciones de sus socios, sus actividades están regidas por las siguientes leyes: ley y

reglamento general de la ley de cooperativas, estatuto vigente, reglamento interno, ley de

instituciones del sistema financiero, código del trabajo, ley de régimen tributario interno,

resoluciones de asamblea general, resoluciones del consejo de administración y

vigilancia.

Fue creada mediante acuerdo ministerial Nro. 0012, del 16 de julio del 2008, inscrita en el

registro general de cooperativas con número de orden Nro. 7220, del 21 de julio del 2008,

constituyéndose en una empresa social financiera privada.

1.3. Estructura orgánica

El gobierno, dirección, administración y control interno de la cooperativa de ahorro y

crédito Cariamanga Ltda. (CACC), está conformado por los siguientes organismos:

7

ORGANIGRAMA DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO

“CARIAMANGA” LTDA. (CACC)

GRÁFICO 1

Fuente: Departamentos de la CACC Elaborado por: La autora

Nivel directivo

Este nivel está representado por la asamblea general de socios, que a la

fecha de realización del presente trabajo cuenta con 750 socios activos

Nivel ejecutivo

Está representado por: presidente y gerente de la cooperativa

Nivel asesor

Representado por el asesor jurídico, y consejo de vigilancia, que a su vez lo

conforman dos vocales.

Nivel operativo

Lo integran los departamentos de servicio al cliente y cajas, en un total de

tres personas.

Nivel de apoyo

Secretaría, contabilidad, informática, total tres personas.

CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

CONSEJO DE VIGILANCIA

GERENTE GENERAL Asesor jurídico

ATENCIÓN AL CLIENTE

FINANCIERO

DEPÓSITOS

CAJAS

CRÉDITOS

SECRETARIA

CONTABILIDAD

SERVICIOS

GENERALES

GUARDIANIA CONSERJE

INFORMÁTICA

ASAMBLEA GENERAL DE

SOCIOS

8

1.4. Identificación de las áreas relevantes.

Se han identificado cuatro áreas relevantes; entre ellas se detallan las siguientes:

CUADRO 1

Fuente: Departamentos de la CACC Elaboración: La autora

1.5. Plan estratégico

Dentro del plan estratégico de la CACC Ltda., se destaca lo siguiente:

1.5.1. Misión

Promover y desarrollar en la comunidad el ahorro y la ayuda mutua, ofertando productos

y servicios financieros y no financieros competitivos de alta calidad, apoyando el

crecimiento, desarrollo sólido y sostenido de los sectores productivos, mejorando el nivel

de vida familiar.

1.5.2. Visión

A diciembre del 2012, la cooperativa de ahorro y crédito “Cariamanga” (CACC); es una

institución sólida, solvente y sostenible, pionera en ofertar servicios financieros

innovadores para los sectores menos favorecidos.

AREAS

ACTIVIDADES Y/O SERVICIOS

Area

administrativa

(Nivel Ejecutivo)

Capacitación personal de los diferentes niveles

Control actividades de la empresa

Planificación de actividades

Proveer y regular los recursos requeridos por las

diferentes áreas de servicio.

Área de

operaciones

(Nivel operativo)

Créditos y cobranzas

Depósitos, retiros, ahorros

Caja

Atención al cliente

Área financiera

(Nivel de apoyo)

Control contable – emisión de estados financieros, análisis

de información financiera

Área

tecnológica

(Nivel de apoyo)

Proveer los medios tecnológicos a las áreas de servicio y

a los clientes. Innovación, vanguardia, agilidad, sencillez,

versatilidad, flexibilidad.

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1.5.3. Valores

Respeto.- Comportamiento de los trabajadores de nuestra cooperativa, basado en

la armonía de las relaciones interpersonales, aceptando y reconociendo la dignidad

humana, las ideas y el desempeño de las funciones, reflejadas en la buena imagen

de la cooperativa.

Puntualidad.- Actitud de los trabajadores, para cumplir oportuna y eficientemente las

tareas asignadas, a efecto de valorar el tiempo propio y de los demás.

Responsabilidad.- Compromiso personal y laboral de tomar las decisiones

correctas, para cumplir y hacer cumplir las tareas encomendadas.

Solidaridad.- Creciendo juntos, con un mismo objetivo en común, cuidando los

intereses de los clientes y la integridad de la cooperativa.

Honestidad.- Principio esencial de nuestro recurso humano, demostrando en

acciones, pensamientos y actitudes que garantiza un ambiente de confianza y

transparencia.

1.5.4. Objetivos.

Fomentar el ahorro ;

Otorgar préstamos a sus asociados;

Brindar asistencia social a sus afiliados en casos de calamidad domestica

comprobada

Contar y/o prestar los servicios de seguro de vida y accidentes personales, y otros

que se consideren necesarios.

Prestar ayuda económica mediante la implementación del servicio de fondo

mortuorio.

Fomentar una adecuada educación cooperativista entre sus asociados;

El mejoramiento económico y social de sus asociados y para este fin realizara las

siguientes actividades: recibir certificados de aportación, ahorros y depósitos de

inversión; realizara además todas aquellas operaciones necesarias para el desarrollo

de la operación financiera.

10

Promover la ampliación del número de socios de la cooperativa tendiente a su

consolidación y desarrollo.

1.5.5. Matriz FODA. CUADRO 2

OPORTUNIDADES AMENAZAS

Crecimiento del sector productivo, especialmente

del sector comercial, financiero y cooperativas en

general.

Proliferación de cooperativas y cajas

de ahorro y crédito en el sector.

Incremento de la demanda de consumo de bienes

y servicios innovados por parte de la población.

Competencia de otras instituciones

financieras de mayor crecimiento

económico y que ofrecen diversidad

de productos financieros con

procesos más agiles.

Interés del sector privado en invertir en

asociaciones para negocios y compartir el riesgo.

Saturación de tarjetas de crédito en

el mercado

Desarrollo de nuevos sistemas de tecnología de

información y comunicaciones que mejoren los

procesos operativos de la empresa.

Disminución del levantamiento de

construcciones de inmuebles en la

población

Disminución de las remesas desde el

exterior

FORTALEZAS DEBILIDADES

Dispone de amplias instalaciones Escasa capacitación del personal de

la cooperativa

Solidez liquidez y rentabilidad de la cooperativa. Los sistemas de información podrían

colapsar o saturarse si no están

diseñados para automatizar los

nuevos procesos, provocándose un

riesgo tecnológico.

Amplio conocimiento del mercado de la zona. Elevado índice de morosidad por

parte de los clientes y socios de la

cooperativa.

Gerencia estable. No se evalúa el desempeño del

personal.

Buen ambiente laboral. Lentitud en procesos para otorgar

créditos.

Buen nivel de activos productivos Escaso incremento de clientes.

Existe un personal comprometido con la gestión

de la empresa, con experiencia en el manejo

cooperativo.

No existe un plan de gestión para

recuperación de créditos morosos.


11

2. MARCO TEÓRICO DE LA AUDITORIA DE GESTIÓN

12

2.1. Auditoria de gestión.

La auditoría de gestión es el examen sistemático y profesional, efectuado por un equipo

multidisciplinario, con el propósito de evaluar la gestión de una entidad, programa,

proyecto u operación; en relación a sus objetivos y metas: determinar el grado de

economía, efectividad y eficiencia en el uso de los recursos disponibles; establecer los

valores éticos de la organización, el control y prevención de la afectación ecológica; y

medir la calidad de los servicios, obras o bienes ofrecidos, y, el impacto socio-económico

derivado de sus actividades. (CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO, 2002)

Por lo tanto la auditoría de gestión está dirigida a la evaluación de la gestión

administrativa, de servicios, financiera, económica y tecnológica de una empresa o

entidad, pertenezca al sector público o privado; su propósito es evaluar el desempeño en

sus acciones, y determinar alternativas que permitan el logro de los objetivos

institucionales, bajo parámetros de eficiencia, eficacia y calidad.

2.2. Elementos de la auditoria de gestión.

La auditoría de gestión basa su acción, en los siguientes elementos: eficiencia, eficacia,

economía, ética, equidad, ecología. (MALDONADO, 2003)

Eficiencia.- Consiste en lograr la utilización más productiva de bienes materiales y

del talento humano y recursos financieros.

Eficacia.- Mide el grado en que los programas, proyectos o actividades están

consiguiendo los objetivos propuestos.

Economía.- Se refiere a los términos y condiciones en las cuales se adquieren

bienes y servicios en cantidad, calidad, oportunidad y al menor costo posible.

Ética.- parte de la filosofía que trata de la moral y las obligaciones del hombre. La

conducta del personal en función de sus deberes contemplados en la constitución,

las leyes, las normas de buenas costumbres de la sociedad.

Equidad.- Consiste en la imparcialidad que se tiene para aplicar las disposiciones

legales emitidas; con el fin de lograr el desarrollo empresarial.

Ecología.- Se define como el examen y evaluación al medio ambiente, el impacto al

entorno y la propuesta de la empresa para contribuir con alternativas de solución en

beneficio de precautelar el ecosistema.

2.3. Antecedentes.

La auditoría nace desde los tiempos medievales, tiene su primeras aplicaciones en la

revolución industrial con un lento desarrollo y evolución; estaba dirigida a evaluar el

sistema de comercialización la organización en lo relacionado a la gestión de compras y

ventas; cobros y pagos; su objetivo era descubrir operaciones fraudulentas; y determinar

si los empleados de las entidades gubernamentales y en el comercio actuaban

13

honestamente; para ello se aplicaba un estudio exhaustivo de cada una de las evidencias

existentes.

Con la revolución industrial, se desarrolla el proceso productivo, la tecnología, se crean

las grandes empresas; la contabilidad se constituye en una herramienta clave para el

control de los recursos y procesamiento de información; en consecuencia la auditoría va

tomando un mayor auge.

Ya a inicios del siglo XX la auditoría pasa a un objeto de estudio cualitativamente

superior; así se encarga de dictaminar los estados financieros, en donde se da a conocer

si la empresa está dando una imagen recta de la situación financiera, de los resultados

de las operaciones y de los cambios en la situación financiera; dando una respuesta a las

necesidades de millones de inversionistas, al gobierno y a las instituciones financieras.

Posteriormente la auditoría va tomando mayor significatividad, este examen se dirige al

análisis administrativo, pasa a medir la eficacia, eficiencia y economía con la que se

proyectan los ejecutivos.

Aproximadamente a mediados del siglo XX, en el año, 1949, Billy E. Goetz declara el

concepto de auditoría administrativa, como la encargada de descubrir y corregir errores

administrativos. Seis años después, en 1955, Harold Koontz y Ciryl O´Donnell, proponen

a la auto-auditoría, como una técnica de control del desempeño total, la cual estaría

destinada a: evaluar la posición de la empresa para determinar dónde se encuentra,

hacia dónde va con los programas presentes, cuáles deberían ser sus objetivos y si se

necesitan planes revisados para alcanzar estos objetivos.

En 1975, Roy A. Lindberg y Theodore Cohn desarrollan el marco metodológico para

instrumentar una auditoría de las operaciones que realiza una empresa; y Gabriel

Sánchez Curiel 1987 aborda el concepto de auditoría operacional, la metodología para

utilizarla y la evaluación de sistemas. En 1989, Joaquín Rodríguez Valencia analiza los

aspectos teóricos y prácticos de la auditoría administrativa, las diferencias con otra clase

de auditorías, los enfoques más representativos, incluyendo su propuesta y el

procedimiento para llevarla a cabo.

Por lo tanto, la auditoría de gestión surge de la necesidad de conocer si se alcanzaron los

objetivos propuestos por la empresa en términos de eficiencia, eficacia y calidad; en qué

medida se aprovecharon los recursos y medir el desempeño de los colaboradores, lo que

permitirá lograr el desarrollo empresarial.

14

2.4. Base conceptual.

Control interno.

El CI se define como el sistema integrado de controles, tanto financieros como de otro

tipo que implanta la dirección, con el objeto de llevar a cabo de manera ordenada la

gestión de su organización, salvaguardando sus activos y asegurando dentro de lo

posible la corrección y fidelidad de los registros (LYBRANDS, 2002)

El CI permite observar, inspeccionar, verificar monitorear y regular los procesos

establecidos para la gestión administrativa y la contable, para que se desarrolle las

actividades en cumplimiento al ordenamiento jurídico, técnico y administrativo,

promoviendo la eficiencia y eficacia de las operaciones de la organización, con el fin de

garantizar la confiabilidad y oportunidad de la información, así como, la adopción de

medidas que permitan mejorar el control.

Objetivos del control interno

Uno de los principales objetivos del control interno se destaca el de promover la

eficiencia, eficacia y economía de las operaciones bajo principios éticos y de

transparencia, garantizando la confiabilidad, integridad y oportunidad de la

información.

Entre los objetivos específicos se detallan los siguientes:

Evitar o reducir fraudes.

Salvaguarda contra el desperdicio.

Salvaguarda contra la insuficiencia.

Cumplimiento de las políticas de operación sobre bases más seguras.

Comprobar la corrección y veracidad de los informes contables.

Salvaguardar los activos de la empresa.

Promover la eficiencia en operación y fortalecer la adherencia a las normas fijadas

por la administración. (González, 2002)

Elementos del control interno

Entre los principales elementos del control interno se detallan los siguientes:

El entorno de control

La organización

Idoneidad del personal

El cumplimiento de los objetivos institucionales

15

Los riesgos institucionales en el logro de los objetivos y las medidas

adoptadas para afrontarlos.

El sistema de información

El cumplimiento de las normas jurídicas y técnicas

La corrección oportuna de las deficiencias de control.

Componentes del control interno

El Control Interno tiene los siguientes componentes:

Ambiente de control

Valoración de riesgos

Actividades de control

Información y comunicación

Monitoreo o supervisión (Serrana, 2010)

El ambiente de control.- Es el establecimiento de un entorno que estimule e influya la

actividad del personal con respecto al control de sus actividades; un clima basado en la

ética, es vital para el bienestar de las cooperativas, y del público en general; puede ser

positivo o negativo.

El ambiente de control positivo facilita la implementación de: las actividades de control,

políticas y procedimientos que permitan identificar y analizar y administrar los riesgos de

la actividad; establecer políticas de información y comunicación adecuadas y finalmente

implantar esquemas de monitoreo y supervisión efectivas mientras que el ambiente de

control negativo es considerado un elemento grave para la organización; puede derivar

en: pérdidas financieras, deterioro de la imagen pública, fracaso en los negocios.

Valoración de riesgos.- Es la identificación y análisis de riesgos relevantes para el logro

de los objetivos y la base para determinar la forma como deben ser manejados; para ello

es necesario estimar el efecto, la importancia la probabilidad o la frecuencia de

ocurrencia y definir acciones a seguir.

Actividades de control.- Son aquellas acciones que realizan la dirección y demás

personal de la institución para cumplir diariamente con las actividades asignadas; están

expresadas en las políticas, sistemas y procedimientos; certifican que se están tomando

las acciones necesarias para manejar los riesgos hacia la consecución de los objetivos

de la institución; deben evaluarse en el contexto de las direcciones administrativas, para

manejar los riesgos asociados con los objetivos establecidos para cada actividad.

16

Información y comunicación.- Es el proceso mediante el cual la administración activa,

identifica registra y comunica la información relacionada con actividades y eventos

internos y externos relevantes para la organización. Para controlar la cooperativa y

tomar decisiones correctas respecto a la obtención, uso y aplicación de los recursos, es

necesario disponer de información adecuada y oportuna.

2.5. Proceso de la auditoría de gestión.

FASE I: CONOCIMIENTO PRELIMINAR

Objetivo: Consiste en obtener un conocimiento integral del objeto de la entidad, dando

mayor énfasis a su actividad principal; esto permitirá una adecuada planificación,

ejecución y control de las actividades a desarrollarse.

Productos:

Archivo permanente actualizado de papeles de trabajo

Documentación e información útil para la planificación

Objetivos y estrategia general de la auditoría

FASE II. - PLANIFICACIÓN ESPECÍFICA

Contendrá una precisión de los objetivos específicos y el alcance del trabajo,

considerando los elementos, los parámetros e indicadores de gestión. También se debe

realizar una revisión fundamentada en los programas, procedimientos de auditoría y la

fecha de ejecución del trabajo.

FASE III: EJECUCIÓN DEL TRABAJO

En esta fase se ejecuta la auditoría, se aplican programas, cuestionarios, preparación de

papeles de trabajo, detallados y específicos para cada componente significativo y se

desarrolla los hallazgos y se obtiene toda la evidencia en cantidad y calidad, basada en

criterios y procedimientos definidos para sustentar conclusiones y recomendaciones.

FASE IV: COMUNICACIÓN DE RESULTADOS

Se elabora el informe final que contendrá:

Deficiencias existentes

Hallazgos positivos

Precio del incumplimiento con sus efecto económico

Causas y condiciones para el cumplimiento de la eficiencia, eficacia y economía.

FASE V: SEGUIMIENTO

Los auditores internos ejecutarán el seguimiento correspondiente

Actividades:

Comprobar la receptividad de los comentarios, conclusiones y recomendaciones por

parte de la administración de la entidad.

17

Realizar una re comprobación luego de transcurridos uno o dos años después

de la auditoría.

Determinar responsabilidades, perjuicios económicos y resarcimiento de los

mismos.

2.6. Indicadores para la auditoría de gestión.

Los indicadores de gestión son medidas utilizadas para determinar la realidad

económica, financiera y administrativa de un proyecto, una organización, son utilizados

a lo largo del ciclo de vida, para evaluar el desempeño y los resultados obtenidos.

En la institución objeto de la auditoría dispone de los siguientes indicadores.

CUADRO 3

INDICADORES PARA ANALIZAR EL AREA DE ADMINISTRACIÓN

INDICADORES

FORMULA META

1. INDICADOR DE EFICACIA

% Capacidad de gestión en las actividades de responsabilidad de la administración.

Nº Actividades realizadas / Nº de actividades programadas.

90%

% Actualización del inventario de activos fijos, y proveeduría.

Actualización inventario ejecutado / Actualización inventario programado.

50%

% Meta presupuestaria: mide la prudencia que tiene la cooperativa para adquirir bienes con capital propio.

Índice=Cantidad activos fijos comprados / Cantidad activos fijos presupuestado.

80%

2. INDICADOR DE EFICIENCIA

% de incremento de socios y clientes captados en la cooperativa de ahorro y crédito en cada periodo económico.

Índice=Total socios y clientes periodo actual – socios y clientes periodo anterior / clientes periodo actual x 100

15%

3. INDICADOR DE CALIDAD

% de socios y clientes satisfechos por la atención que brindan la cooperativa.

Índice=Nº Socios satisfechos x 100 Total de socios y clientes

95%

% de personal satisfecho por la capacitación que brinda la cooperativa de ahorro y crédito.

Índice =Nº personal satisfecho x 100 Total de personal

95%

INDICADORES PARA ANALIZAR EL AREA DE OPERACIONES

INDICADOR FORMULA

META


% de cumplimiento de la meta presupuestada en Nº préstamos entregados a los clientes.

Nº de préstamos entregados / Nº de préstamos programados.

95%

% de capacidad para cumplir con la meta programada de depósitos a plazo fijo captados.

Nº de depósitos captados / Nº de depósitos programados.

95%

% capacidad para cumplir con la meta programada de ahorros captados.

Nº de ahorros captados / Nº de ahorros programados.

95%

18


% capacidad que tiene la cooperativa para recuperar los créditos otorgados de acuerdo a los periodos convenidos.

Cantidad de socios cobrados / total de socios con créditos x 100.

95%


% socios satisfechos con el proceso que utiliza la cooperativa al otorgar los créditos.

Índice= Socios y Clientes satisfechos / Nº de préstamos entregados x 100.

95%

INDICADORES PARA ANALIZAR LA SITUACION FINANCIERA

INDICADOR FORMULA DEFINICION META UM

Utilización Patrimonial Índice= Patrimonio / Total de activos

Sirve para medir la utilización de los recursos propios de la cooperativa en el activo.

Mayor índice es favorable

%

Improductividad del Patrimonio

Índice=Activos improductivos / Patrimonio

Representa los activos improductivos, frente a los recursos propios que dispone la cooperativa.


%

Índice de solvencia Índice=Activo circulante / pasivo circulante

Permite medir la capacidad que tiene la cooperativa para cubrir sus obligaciones con los acreedores en los plazos convenidos (cada dólar que dispone la empresa para cubrir las obligaciones).

Es conve-niente un índice de 2 a 3

Veces

Morosidad de cartera Índice=Cartera Vencida / Cartera Total

Representa el nivel de morosidad de la cartera de crédito que no han cancelado los clientes, posterior a los 30 días de su vencimiento.

Menor índice es favorable

%

Índice de cobertura total

Índice = Provisiones / cartera por vencer + Cartera vencida +contingentes.

Para medir si la provisión permite cubrir la cartera vencida de la empresa.


%

Rentabilidad o capital

Índice=Resultados del ejercicio / Capital +reservas propias

Refleja el rendimiento de las aportaciones de los accionistas.


%

Inversión rentabilidad

Índice= Resultados / total activos

Mide la capacidad que tiene la empresa para usar los activos y generar la


%

19

ganancia.

Capital de trabajo

Capital de trabajo = Activo corriente - Pasivo corriente

Constituye el capital de disposición inmediata, necesario para cubrir las operaciones de la cooperativa.

Mayor valor es favorable

Dólares

Liquidez

Índice= Fondos disponible / depósitos corto plazo

Demuestra el valor de los depósitos a la vista de la empresa, está cubierto con sus fondos disponibles.


%

Eficiencia operativa

Índice= Gastos operativos / Total de activos

Mide el total de gastos operativos como: gastos del personal, gastos que ocasionan las actividades bancarias, gastos de mantenimiento, adquisición de bienes para el funcionamiento de la empresa, frente al total de recursos colocados de la institución.


%

Eficiencia financiera Índice= Gastos operacional / recursos captados

Representa los gastos que han realizado la cooperativa a fin de captar fondos de los clientes.


%

Eficiencia de

personal

Índice= Gastos de personal / Total de activos

Representa el impacto del valor pagado al personal de la empresa en los activos.


%

Eficiencia productiva

Índice= Activos productivos / pasivos con costo

Representa la eficiencia financiera que tiene la cooperativa en función del monto de captaciones con costo que se encuentran invertidas en los activos generadores de ingresos.

Índice mayor a 100% es favorable.

%

20


2.7. Herramientas para la auditoría de gestión.

Dentro de las herramientas para la auditoría de gestión se detallan: equipo

multidisciplinario, auditores y especialistas. (ESTADO, Manual de Auditoría de Gestión, 2010)

Equipo multidisciplinario.- Para la ejecución de auditorías de gestión es

necesario la conformación de un equipo multidisciplinario, que a más de los

auditores profesionales se integran otros especialistas como: ingenieros, abogados,

economistas, o de acuerdo a las necesidades del examen a ejecutar.

Auditores.- De éste grupo, entre los dos más experimentados, se designa al jefe

de grupo y al supervisor, quienes tendrán la máxima e íntegra responsabilidad de la

auditoría de gestión. Así mismo, este trabajo debe realizarse a cargo de una

dirección de auditoría y bajo la dirección de su titular.

Especialistas.- Profesionales que a más de su capacidad deben tener la

independencia necesaria con relación a la entidad objeto de auditoría, a fin de

obtener mayor confianza que su trabajo será ejecutado con total imparcialidad.

2.8. Técnicas para aplicar la auditoría de gestión.

Las técnicas se utilizan de acuerdo al criterio profesional del auditor, permiten la

obtención de la evidencia suficiente, competente y pertinente, que den una base objetiva

y profesional para fundamentar y, sustentar sus comentarios, conclusiones y

recomendaciones; entre ellas se detallan las siguientes:

Ocular

a) Comparación.- Es la determinación de la similitud o diferencias existente en dos o

más hechos u operaciones.

b) Observación.- Es la verificación visual que realiza el auditor durante la ejecución

de una actividad o proceso para examinar aspectos físicos.

INDICADORES PARA ANALIZAR EL AREA DE TECNOLOGÍA

INDICADOR FORMULA META 1. INDICADOR DE EFICACIA

% elaboración del plan de contingencia. Plan de contingencia elaborado e implementado / Plan de contingencia programado

100%

% ejecución procesos informáticos implementados

Procesos informáticos ejecutados/ procesos informáticos implementados

100%


% soporte a usuarios en el uso de herramientas de escritorio y servicios informáticos.

No. de requerimientos atendidos / No. de requerimientos solicitados

95%


% satisfacción por los servicios en asesoramiento informático recibido.

N° de usuarios satisfechos / Total usuarios que utilizan el servicio

90%

21

c) Rastreo.- Es el seguimiento y control de una operación, dentro de un proceso o de

un proceso a otro, a fin de conocer y evaluar su ejecución.

Verbal

a) Indagación.-Es la obtención de información verbal mediante averiguaciones o

conversaciones directas con funcionarios de la entidad auditada o terceros.

b) Entrevista.-Entrevistas a funcionarios de la entidad auditada y terceros con la

finalidad de obtener información, que requiere después ser confirmada y

documentada.

c) Encuesta.-Encuestas realizadas directamente o por correo, con el propósito de

recibir información de los funcionarios de la entidad auditada.

Escrita

a) Análisis.- Consiste en la separación y evaluación crítica, objetiva y minuciosa de los

elementos o partes que conforman una operación, actividad, transacción o proceso,

con el propósito de establecer su propiedad y conformidad con criterios normativos y

técnicos.

b) Conciliación.-Consiste en hacer que concuerden dos conjuntos de datos

relacionados, separados e independientes.

c) Confirmación.-Comunicación independiente y por escrito, de funcionarios que

participan o ejecutan las operaciones y/o de fuente ajena a la entidad auditada.

d) Tabulación.-Consiste en agrupar resultados importantes obtenidos en área,

segmentos o elementos examinados que permitan llegar a conclusiones.

Documental

Consiste en verificar la existencia, legalidad, autenticidad y legitimidad de las

operaciones realizadas por una entidad.

a. Cálculo.- Consiste en la verificación de la exactitud y corrección aritmética de una

operación o resultado, presentados en informes.

b. Revisión selectiva.-Consiste en una breve o rápida revisión o examen de una parte

del universo de datos u operaciones.

Física.

a) Inspección.-Esta técnica involucra el examen físico y ocular de activos, obras,

documentos, valores y otros, con el objeto de establecer su existencia y autenticidad.

b) Verificación.-Está asociada con el proceso de auditoría, asegura que las

cosas son como deben ser, podría verificarse operaciones del periodo que se

audita y otras de periodos posteriores.

c) Investigación.-Examina acciones, condiciones, acumulaciones, procesamiento

de activos, pasivos y todas aquellas operaciones relacionadas con éstos.

22

d) Evaluación.-Es el proceso de arribar a una conclusión de auditoria a base de

las evidencias disponibles.

e) Medición.-Consiste en medir la eficacia, economía, eficiencia, ecología y ética

de una entidad.

2.9. Papeles de trabajo.

Conjunto sistemático y referenciado de cualquier prueba documental, elaborados y

obtenidos por el auditor en el transcurso del examen.

Clases de papeles de trabajo

Generales: Borrador del informe, programa de auditoría, evaluación del control

interno, hoja principal de trabajo, resumen de asientos de ajuste y reclasificación.

Resultados de entrevistas iniciales y otras de naturaleza general.

Específicos: Cédulas sumarias, analíticas, confirmaciones recibidas, cuadros de

mando integral, fichas técnicas, confirmaciones, indicadores de gestión, hallazgos.

Cuestionario de control interno.-Consiste en el uso de un formulario convencional

que incluye una serie de preguntas directas y concretas, las mismas que mediante la

técnica de la indagación y entrevista a funcionarios y personal involucrado en el

examen, proporcionan la información básica sobre la aplicación o no de la

normatividad de la institución.

COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO “CARIAMANGA LTDA” AUDITORÍA DE GESTIÓN

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

Área: Administrativa.

N. Preguntas Respuestas Valoración REF

PT Observaciones

Si No N/A P C

TOTAL

Elaborado por:

Fecha:

Revisado por:

Fecha:

23

Programa de auditoría.- Son elaborados por el auditor, con el propósito de

establecer la conexión entre los objetivos y los procedimientos que seguirá en la fase

de ejecución. Es un esquema secuencial y lógico, y flexible.


PROGRAMA DE AUDITORÍA

Área: Administrativa

No. PROCEDIMIENTOS REF/PT

ELAB. POR FECHA

Elaborado por: Fecha:

Revisado por: Fecha:

Cedulas Narrativas.- Son papeles de trabajo preparados por el auditor en el cual

detalla y describe los hallazgos relevantes e importantes que se han suscitado en el

desarrollo de la auditoría a través de comentarios, conclusiones y recomendaciones.

Sustentan y respaldan el informe.

Analítica.- Papeles de trabajo preparados por el auditor en los cuales los

diferentes cálculos provenientes de la aplicación de procedimientos durante el

proceso del examen.

Hallazgo de auditoria.- El hallazgo de auditoría es algo que el auditor ha observado

o encontrado durante su examen, la información en el cual se basa está disponible

en la entidad y posiblemente es conocida por otros, es el resultado de la información

desarrollada, una reunión lógica de datos y una presentación objetiva de los hechos

y otra relación pertinente, hallazgo es la base para una o más conclusiones o

recomendaciones, pero estas no constituye parte del mismo (ILACIF, 2001)

Marcas de auditoría.- Las marcas de auditoría conocidas también como: claves de

auditoría o tildes son signos particulares y distintivos que hace el auditor para señalar

el tipo de trabajo realizado de manera que el alcance del trabajo quede

perfectamente establecido.

Estas marcas permiten conocer además, cuales partidas fueron objeto de la aplicación de

los procedimientos de auditoría y cuáles no. Las marcas al igual que los índices y

referencias, preferentemente deben ser escritas con lápiz de color rojo, entre las

principales marcas de auditoría tenemos:

24

HOJA DE MARCAS

DENOMINACION MARCAS

Verificado con documentación fuente ᴧ

Revisado √

Confirmado ҫ

Inspección física £

Autorizado @

Hallazgo H

Incumplimiento a la norma ≠

Sustentado con evidencia Se

Sumado ∑

25

3. APLICACIÓN DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN

27

O T 1-1

O- T

ORDEN DE TRABAJO Nº 001

Cariamanga, 16 de mayo del 2011 Sra. Carmen Cristina Ríos Serrano. JEFE DE EQUIPO Ciudad.-

De conformidad a la aprobación del proyecto de tesis, previo a obtener el grado de

licenciada en Contabilidad y Auditoría, autorizo a usted para que en calidad de jefe de

equipo, practique la auditoría de gestión a la cooperativa de ahorro y crédito Cariamanga

Ltda. de la ciudad de Cariamanga, por el periodo 1ro. de enero al 31 de diciembre del

2010, la supervisión estará a cargo del suscrito, como directora de tesis.

Los objetivos generales son:

Analizar la correcta distribución de los recursos de la cooperativa.

Verificar el cumplimiento de los objetivos institucionales de conformidad al plan

operativo de la cooperativa a través de la aplicación de indicadores.

Analizar las deficiencias que se pueden dar en cada uno de los departamentos de

la cooperativa, con la finalidad de hacer una propuesta de mejoramiento.

Identificar actividades y tareas que realiza el personal dentro del departamento

con la finalidad de elaborar un manual de procesos, actividades y tareas

inherentes a su cargo.

Verificar el cumplimiento de disposiciones legales, estatutarias y reglamentarias

vigentes que rigen la vida jurídica de la cooperativa.

El tiempo estimado para desarrollar este trabajo será de 82 días laborables; al finalizar el

trabajo antes indicado, usted deberá presentar un informe en el mismo que contendrá:

comentarios, conclusiones y recomendaciones.

Atentamente.

………………...…………………………..

Sra. Carmen Cristina Ríos Serrano. JEFE DE EQUIPO

28

N 1-1

NOTIFICACIÓN

Loja, 16 de abril de 2011

Ing.

Patricio Criollo

GERENTE DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO

“CARIAMANGA” LTDA. CACC

Ciudad.

De mi consideración:

Por medio del presente me dirijo a su autoridad para informarle que se inicia la auditoría

de gestión durante el período comprendido entre el 01 de enero al 31 de diciembre del

2010, actividad que se cumple en base a lo dispuesto a la orden de trabajo No. 001.

Particular que elevo a su conocimiento, para que se digne comunicar a los

departamentos respectivos, con el fin de que brinden la colaboración necesaria, a efecto

de cumplir con los objetivos de la auditoría de gestión propuestos.

Atentamente,

………………………..

Carmen Cristina Ríos Serrano

Jefe de Equipo

29

VP 1-7

COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO “CARIAMANGA” LTDA. CACC

AUDITORÍA DE GESTIÓN

Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010

VISITA PREVIA

1. IDENTIFICACIÓN DE LA ENTIDAD

Nombre Cooperativa de ahorro y crédito “Cariamanga” Ltda. CACC

Cantón: Calvas, Provincia: Loja

Dirección: Clotario paz y 18 de noviembre

Horario de Atención: Lunes a viernes

De 8:H00 a 13:H00 y de 14:H00 a 17:H00

Sábado de 8:H00 a 12:H00a.

2. ANTECEDENTES.

La cooperativa de ahorro y crédito “Cariamanga” Ltda. CACC, inicia sus actividades

el 5 de agosto del 2008 bajo acuerdo ministerial No. 0012 otorgado por la dirección

nacional de cooperativas; desarrolla sus actividades financieras en la provincia de

Loja con su oficina matriz en Cariamanga, cantón Calvas. A septiembre del 2009 la

cooperativa registra cerca de 305 socios, más de USD 90 000,00s, alrededor de

USD 50.000,00 en cartera, USD 73.000,00 en depósitos de sus socios y

USD16.000,00 en patrimonio. A la misma fecha, la cooperativa cuenta con dos

productos de; captaciones: ahorro a la vista y ahorro plazo fijo; cartera de créditos:

consumo, comunitario, microcrédito, créditos emergentes.

3. BASE LEGAL PARA EL FUNCIONAMIENTO.

La cooperativa de ahorro y crédito “Cariamanga” Ltda. CACC, es una entidad

financiera de carácter privado, con personería jurídica, depende económicamente

de las aportaciones de sus socios, sus actividades están regidas por las siguientes

leyes: ley y reglamento general de la ley de cooperativas, estatuto vigente,

reglamento Interno, ley de instituciones del sistema financiero, código del trabajo,

ley de régimen tributario interno, normas técnicas de control interno emitidas por la

contraloría general del estado, resoluciones de asamblea general, resoluciones del

consejo de administración y vigilancia.

30

4. MISIÓN.

“Promover y desarrollar en la comunidad el ahorro y la ayuda mutua, ofertando

productos y servicios financieros y no financieros competitivos de alta calidad,

apoyando el crecimiento, desarrollo sólido y sostenido de los sectores productivos,

mejorando el nivel de vida familiar”. (CACC LTDA, 2009)

5. VISIÓN

“A diciembre del 2012, la cooperativa de ahorro y crédito Cariamanga Ltda. CACC;

es una institución sólida, solvente y sostenible, pionera en ofertar servicios

financieros innovadores para los sectores menos favorecidos” (CACC LTDA, 2009)

6. VALORES CORPORATIVOS.

Respeto.- Comportamiento de los servidores de la cooperativa, basado en la

armonía, las relaciones interpersonales, aceptando y reconociendo la dignidad

humana, las ideas y el desempeño de las funciones, reflejadas en la buena

imagen

Puntualidad.- Actitud de los trabajadores, para cumplir oportuna y

eficientemente las tareas asignadas, a efecto de valorar el tiempo propio y de los

demás

Responsabilidad.- Compromiso personal y laboral de tomar las decisiones

correctas, para cumplir y hacer cumplir las tareas encomendadas.

Solidaridad.- Creciendo juntos, con un mismo objetivo en común, cuidando los

intereses de los clientes y la integridad de la cooperativa

Honestidad.- Demostrando en acciones, pensamientos y actitudes que

garantiza un ambiente de confianza y transparencia. (CACC LTDA, 2009)

7. ESTRATEGIAS.

Fortalecer la imagen institucional de la cooperativa, enfocándose en la

confianza que tienen los socios en la misma y aplicando responsabilidad social.

Incentivar captaciones y colocaciones de los socios con tasas de interés

atractivas.

Enfocarse en el crecimiento de la cooperativa aumentando el número de socios

mediante alianzas estratégicas con diferentes grupos organizados.

Priorizar la mejora continua en la organización en base a indicadores de gestión

adecuados, decisiones sustentadas así como reuniones periódicas y

permanentes de la alta dirección.

VP 2-7

31

VP 3-7

Gestionar financiamiento internacional para incrementar colocaciones.

Aprovechar la formación de alianzas estratégicas para el desarrollo del ente.

Fomentar la credibilidad y confianza en el sistema cooperativo así como un

compromiso de los socios para la inversión y la necesidad de una nueva gama

de servicios.

Utilizar el desarrollo tecnológico para mejorar los productos y servicios.

Implementar un sistema de gestión de calidad para mejorar el desarrollo

organizacional y satisfacción al socio.

Utilizar adecuadamente y eficientemente el software disponible: completar

módulos faltantes, dinamizar página web.

Establecer productos y servicios para los socios en base a un estudio o proceso

formal de investigación y desarrollo.

Captar socios con menos riesgo de desempleo y subempleo así como aquellos

con perspectivas de desarrollo micro-empresarial.

Mantener filosofía corporativa para fortalecer imagen institucional.

Realizar estudios y proyectos innovadores de manera técnica y formal.

Cuidar que no exista fuga de información (CACC LTDA, 2009)

8. PRINCIPALES ACTIVIDADES.

Dirección.

Planificar, dirigir y evaluar la gestión operativa de la cooperativa.

Dirigir, coordinar y supervisar las actividades realizadas por los diferentes

departamentos de la cooperativa.

Liderar, orientar y decidir los procesos técnico administrativos

Realizar actividades de inserción local.

Apoyar e impulsar la gestión realizada por los diferentes departamentos.

Proponer planes de mejoramiento a los servicios de atención al público,

Participar en todas las asambleas ordinarias y extraordinarias programadas

Generar vínculos entre las diferentes instituciones financieras y comerciales; así

como a nivel social del sector.

Ejercer por delegación la representación legal, en todas las actividades

requeridas.

Presentar informes y realizar rendición de cuentas a los organismos de control

32

VP 4-7

Consejo de Administración.

Velar por el cumplimiento de lo dispuesto en estos estatutos

Acordar, la constitución, composición y designación de las diferentes comisiones,

fijando sus funciones y competencias, y aprobar u objetar reglamentos.

Seleccionar el personal de acuerdo a su capacidad profesional y el presupuesto

Elevar a la asamblea general las propuestas expresamente previstas en estos

estatutos para el buen gobierno y administración de la cooperativa.

Formular y elevar anualmente a la asamblea general para su aprobación, las

cuentas anuales de la cooperativa, (que comprenden la Memoria, el balance

anual y la cuenta de resultados) y el informe de su gestión.

Informar a la asamblea general acerca de la realidad administrativa, financiera,

económica y social de la cooperativa.

Ejercer todas las acciones administrativas, económicas, sociales, civiles,

judiciales y extrajudiciales para representar a la cooperativa cuando lo requiera.

Acordar la inversión de los fondos y toda clase de actos de disposición y

administración necesarios para la gestión de las actividades de la cooperativa;

cobrar y pagar cantidades; constituir hipotecas, aceptarlas o, cancelarlas en todo

o en parte y modificarlas; dar y recibir cantidades en préstamos y créditos; avalar

y afianzar, participar en sociedades; comprar, vender, ceder y transferir bienes

muebles e inmuebles a precios convenientes, aceptar herencias, donaciones o

legados puros cumpliendo con las normativas legales para el efecto.

Estimular la práctica del ahorro en la forma que se considere más adecuada

Consejo de vigilancia.

Efectuar el seguimiento y análisis de la gestión económica y financiera de la

cooperativa, elevando el respectivo informe sobre la misma.

Revisar los estados financieros de cada ejercicio, elevando informe a la primera

asamblea general de cada año, que refleje el examen realizado.

Informar a la asamblea general sobre los presupuestos aprobados por el consejo

de administración que se sometan a la asamblea general y sobre la liquidación

de los mismos, así como vigilar el cumplimiento de las inversiones y gastos

previstos.

Velar por la correcta transparencia informativa en todos los ámbitos.

La comisión de control, en el ejercicio de sus competencias, debe informar

inmediatamente a la consejería competente de las posibles irregularidades

observadas en el funcionamiento de la cooperativa, con objeto de que se

33

VP 5-7

adopten las medidas adecuadas, que precautelen el buen nombre de la

empresa.

Financiera.

Supervisar la aplicación de las políticas internas de gestión financiera

Generar criterios e información para el diseño de manuales, procedimientos e

indicadores de gestión presupuestaria, contable, de tesorería y de control

interno.

Coordinar y controlar la ejecución de los procesos presupuestarios, contables,

tesorería y de control interno.

Elabora informes de gestión financiera y rendición de cuentas.

Atención al cliente.

Atender a los clientes de una manera profesional, con calidad de servicio.

Estudiar la situación del cliente, confirmando la posibilidad de obtención del

crédito solicitado.

Asegurar la venta de productos y servicios de la empresa.

Escuchar a los socios dar una argumentación adecuada

Concesión de créditos a sus asociados.

Captación de ahorros a la vista del público en general.

Captación de ahorros a plazo fijo.

Servicio de transferencias interbancarias.

Servicio de pago de servicios básicos.

Pago del seguro obligatorio de accidentes de tránsito SOAT.

Pago de sueldos a servidores públicos

9. OBJETIVOS QUE PERSIGUE LA ENTIDAD.

Fomentar el ahorro.

Otorgar préstamos a sus asociados.

Brindar asistencia social a sus afiliados en casos de calamidad domestica

comprobada.

Contar y/o prestar los servicios de seguro de vida y accidentes personales, y

otros que se consideren necesarios.


mortuorio.

Fomentar una adecuada educación cooperativista entre sus asociados.

34

VP 6-7

El mejoramiento económico y social de sus asociados y para este fin realizará

las siguientes actividades: recibir certificados de aportación, ahorros y depósitos

de inversión; elaborará además todas aquellas operaciones necesarias para el

desarrollo de la operación financiera. (CACC LTDA, 2009)


consolidación y desarrollo.

10. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

La cooperativa de ahorro y crédito “Cariamanga” Ltda. CACC, está estructurada de

la siguiente manera:

ORGANIGRAMA DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO

“CARIAMANGA” LTDA. CACC

GRÁFICO 2


11. ESTRUCTURA ORGÁNICA.

El gobierno, dirección, administración y control interno de la cooperativa de ahorro y

crédito Cariamanga Ltda. CACC, está conformado por los siguientes organismos:

CONSEJO DE ADMINISTRACIÓ

N

CONSEJO DE VIGILANCIA

GERENTE GENERAL Asesor jurídico

ATENCIÓN AL CLIENTE

FINANCIERO

DEPÓSITOS

CAJAS

CRÉDITOS

SECRETARIA

CONTABILIDAD

SERVICIOS

GENERALES

GUARDIANIA CONSERJE

INFORMÁTICA

ASAMBLEA GENERAL DE

SOCIOS

35

VP 7-7

NIVEL DIRECTIVO

Está representado por:

Consejo de administración:

Presidente : Dra. Nelly Loaiza

Vocal : Ing. Homer Loaiza Campoverde

Vocal : Eco. Byron Montero

Secretaria : Ing. Beatriz Rodríguez

NIVEL EJECUTIVO

Está representado por:

Presidente : Dra. Nelly Loaiza

Gerente : Ing. Patricio Criollo

NIVEL ASESOR

Consejo de vigilancia

Presidente : Dr. Vicente Martínez

Secretaria : Dra. Carmen Santín

Vocal : Lic. Danilo Conza

NIVEL OPERATIVO

Lo integran los departamentos de servicio al cliente y Cajas.

NIVEL DE APOYO

Secretaría, contabilidad, informática, servicios generales

12. IDENTIFICACIÓN DE LAS ÁREAS RELEVANTES. CUADRO 4

Fuente: Departamentos de la CACC

Elaboración: La autora

AREAS ACTIVIDADES Y/O SERVICIOS

Área Administrativa

Capacitación personal de los diferentes niveles

Control actividades de la empresa

Planificación de actividades

Proveer y regular los recursos requeridos por las diferentes

áreas de servicio.

Área de operaciones Créditos y cobranzas

Depósitos, retiros, ahorro

Caja

Atención al cliente

Área financiera Control contable – emisión de estados financieros, análisis de

información financiera

Área tecnológica Proveer los medios tecnológicos a las áreas de servicio y a los

clientes. Innovación, vanguardia, agilidad, sencillez, versatilidad,

flexibilidad.

37

MP 1-3

COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO CARIAMANGA LTDA. CACC


MEMORANDO DE PLANIFICACIÓN


1. IDENTIFICACIÓN DE LA ENTIDAD.

Entidad: Cooperativa de ahorro y crédito “Cariamanga” Ltda. CACC

Auditoria de Gestión a: Cooperativa de ahorro y crédito “Cariamanga” Ltda.

CACC

Periodo: 01 de enero al 31 de diciembre del 2010

Elaborado por: Carmen Cristina Ríos Serrano

Revisado por: Econ. Dayanara Villafuerte.

2. REQUERIMIENTO DE LA AUDITORÍA.

Informe de Auditoría, Memorando de antecedentes y síntesis del informe.

3. FECHA DE INTERVENCIÓN.

Orden de trabajo: 16 de abril del 2011

Inicio del trabajo de campo: 16 de abril del 2011

Finalización del trabajo de campo: 16 de junio del 2011

Presentación del informe a la gerencia

Discusión del borrador del informe con los directivos.

Emisión del informe de auditoría.

4. EQUIPO MULTIDISCIPLINARIO.

Supervisor: Directora de tesis Econ. Dayanara Villafuerte.

Jefe de equipo Carmen Cristina Ríos Serrano

Auditor operativo Carmen Cristina Ríos Serrano

5. DÍAS PRESUPUESTADOS.

82 días laborables, distribuidos en las siguientes fases:

Revisar el trabajo y dar indicaciones

Realizar la planificación: preliminar y específica.

Examinar el área administrativa de la cooperativa.

Aplicar índices para cada componente.

Elaborar el borrador del informe.

38

MP 2-3

6. RECURSOS A UTILIZARSE.

Humanos: 1 Director supervisor

1 Auditor jefe de equipo

Materiales: Equipo de computación, suministros y otros.

7. ENFOQUE DE LA AUDITORÍA.

Información general de la entidad

Misión, visión y objetivo

Actividades principales

Estructura orgánica

Financiamiento

Principales fortalezas y debilidades

Principales oportunidades y amenazas

Componentes escogidos para la fase de ejecución

Enfoque a:

Auditoría orientada hacia la eficacia en el logro de los objetivos y actividades

Auditoría orientada hacia el grado de satisfacción de las necesidades de los

usuarios.

Objetivo:

Objetivo general

Objetivos específicos por cada uno de los componentes

Alcance:

La auditoría de gestión comprenderá el estudio de la gestión de la cooperativa de

ahorro y crédito Cariamanga Ltda. CACC del cantón calvas , provincia de Loja y

cubrirá el periodo comprendido entre el 01 de enero al 31 de diciembre del 2010. Se

analizará el área administrativa, de operaciones, financiera y tecnológica, y se

emitirá el informe respecto al logro de las metas y objetivos empresariales.

Indicadores de Gestión

Área de operaciones (créditos, depósitos, retiros, ahorros, atención al cliente)

Área administrativa ( planificación de actividades, control ejecución de

actividades, proveer y regular recursos a las diferentes áreas de servicio, caja,

atención al cliente)

Área financiera ( control presupuestario, control contable y emisión y análisis de

estados financieros)

39

MP 3-3

Área tecnológica (Proveer los medios tecnológicos a las áreas de servicio y a los

clientes. Innovación, vanguardia, agilidad, sencillez, versatilidad, flexibilidad Área

Administrativa

Trabajo a realizar por los auditores en la fase de ejecución.

Área administrativa, área de operaciones, área financiera y tecnológica de la

cooperativa de ahorro y crédito Cariamanga Ltda. CACC

8. FIRMAS DE RESPONSABILIDAD DE LA PLANIFICACIÓN

Supervisor: Econ. Dayanara Villafuerte ………………………………

Jefe de equipo: Carmen Cristina Ríos Serrano ………………………………

9. FIRMA DE APROBACIÓN DE LA PLANIFICACIÓN

Gerente CACC: Patricio Criollo . ……………………………..

40

PP 1-8

COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO CARIAMANGA LTDA. CACC


REPORTE DE PLANIFICACIÓN PRELIMINAR


1. MOTIVO DEL EXAMEN.

La auditoría de gestión a la cooperativa de ahorro y crédito Cariamanga Ltda.

CACC, se lleva en cumplimiento a la orden de trabajo No. 001; con fecha 16 de

abril 2011 conferida por la directora de tesis, Econ. Dayanara Villafuerte, en calidad

de supervisora del trabajo de Auditoría.

2. ALCANCE DE LA AUDITORÍA.

La auditoría de gestión a la cooperativa de ahorro y crédito Cariamanga Ltda.

CACC, cubre las operaciones administrativas y de gestión de los diferentes

unidades administrativas, por el periodo comprendido entre el 1ro de enero al 31 de

diciembre del año 2010.

3. OBJETIVOS.

Evaluar el sistema de control interno implementado por la entidad a fin de

determinar de grado de confiabilidad.

Determinar el grado de cumplimiento de las disposiciones legales y

reglamentarias.

Evaluar los niveles de eficiencia, eficacia y economía en la utilización,

aprovechamiento de los recursos humanos y tecnológicos con la aplicación de

indicadores.

Preparar el informe general de auditoría para comunicar los resultados del

examen.

Generar recomendaciones tendientes a optimizar la gestión institucional

4. CONOCIMIENTO DE LA ENTIDAD Y SU NATURALEZA JURÍDICA

a) Base legal.

La cooperativa de ahorro y crédito Cariamanga Ltda. CACC, es una institución,

creada mediante acuerdo ministerial Nro. 012, del 16 de julio del 2008, inscrita

en el registro general de cooperativas con número de orden Nro. 7220, del 21

de julio del 2008, constituyéndose en una empresa social financiera privada,

sus operaciones se basan en la ley y reglamento general de cooperativas, En

los estatutos internos establecidos por la cooperativa, reglamento interno,

41

PP 2-8

disposiciones de la superintendencia de bancos y seguros, leyes tributarias

vigentes; normas técnicas de control interno emitidas por la contraloría general

del estado.

b. Principales políticas

Políticas generales.

Fomentar la economía de los socios.

Identificar y apoyar constantemente a nuevos sectores empresariales

emergentes.

Desarrollar permanentemente productos competitivos de calidad acordes a

las necesidades del socio.

Transparencia y efectividad en la información de actividades desarrolladas

por la cooperativa a sus socios y clientes.

Innovación de tecnológica en los servicios que otorga

Incentivar el trabajo en equipo, con adecuadas condiciones laborales, con

liderazgo participativo del talento humano en una estructura de desarrollo.

Fortalecer los procesos de gestión, mediante la mejora continua orientada

al asociado, generando mayor rentabilidad, en cumplimiento de la misión y

visión del ente, garantizando solvencia, efectividad y eficacia ante el socio.

(MIES, 2008)

Políticas de crédito.

Se otorga el crédito inmediato a socios con buen historial crediticio, sin

registro de morosidad y con crédito activo de por lo menos un año.

Los montos de crédito están en función de sus ahorros.

Todo crédito demanda puntualidad en los pagos.

El crédito se entrega mediante un depósito en la libreta de ahorros.

Se visita los negocios de los socios que no tienen dependencia laboral para

determinar la capacidad de crédito. (MIES, 2008)

Políticas de cobranza.

En caso de mora, se debitara de su cuenta el valor correspondiente y se le

notificara; se le hará conocer en forma verbal, luego se le comunicara mediante

llamada telefónica, de no cancelar se enviara a trámite legal. (MIES, 2008)

42

PP 3-8

Políticas de atención al cliente.

El servicio se da con absoluta calidad, agilidad, eficiencia y eficacia.

Fomentar el apoyo al desarrollo humano y social de la comunidad en la que

se asiente la cooperativa.

Realizar semestralmente encuestas a los clientes sobre los servicios y la

atención prestada.

Que la duración del servicio al cliente sea de cinco a diez minutos por

persona dependiendo del trámite.

Se dé a conocer todos los productos – servicios con sus respectivos costos y

beneficios. (CACC LTDA, 2009)

Políticas de personal.

El horario de trabajo en la cooperativa sea de lunes a viernes desde las ocho

de la mañana a cinco de la tarde con una hora de almuerzo; sábado de ocho

a doce del día.

El personal debe laborar portando el uniforme en perfectas condiciones

Buscar el desarrollo del personal con procesos de capacitación integral.

El personal goza de todos los beneficios que la ley determina

Cuidar la imagen institucional de la cooperativa e impulsar el crecimiento de

su imagen corporativa.

Guardar el respeto e integración entre todos los miembros de la cooperativa,

evitando funcionar por intereses individuales o de grupo, ni la injerencia

política ya que puede afectar los objetivos de la cooperativa. (CACC LTDA, 2009)

c. Financiamiento.

Todas las actividades de la entidad están financiadas con los aportes de los

socios, intereses generados en el otorgamiento de crédito y de las comisiones

por los servicios prestados.

d. Objetivos.

Fomentar el Ahorro

Otorgar préstamos a sus asociados

Brindar asistencia social a sus afiliados en caso de calamidad doméstica

comprobada.


mortuorio


43

PP 4-8

La cooperación económica y social entre sus asociados y para este fin

realizar actividades como: recibir certificados de aportación, ahorros y

depósitos de inversión; realizar además todas aquellas operaciones

necesarias para el desarrollo de la operación financiera.


consolidación y desarrollo (MIES, 2008)

e. Principios que rigen en la cooperativa.

Libre adhesión y retiro voluntario

Control democrático: un socio un voto

Distribución de los excedentes en proporción a las operaciones efectuadas

por los socios.

Autonomía e independencia en su gestión.

Educación, formación, e información a socios, directivos y colaboradores o

empleados.

Cooperación entre cooperativas, fomento de la integración cooperativa.

Interés por la comunidad, trabajando por su desarrollo integral.

Neutralidad política, religiosa y radical.

Igualdad de derechos y obligaciones de los socios.

Interés limitado sobre los certificados de aportación que en ningún caso será

mayor al 6% anual. (MIES, 2008)

f. Principales actividades.

Dirección.


Dirigir, coordinar y supervisar las actividades realizadas por los

diferentes departamentos de la cooperativa.

Liderar, orientar y decidir los procesos técnico administrativo.


Apoyar e impulsar la gestión realizada por los diferentes

departamentos.

Proponer planes de mejoramiento a los servicios de atención al

público.

Participar en todas las asambleas ordinarias y extraordinarias

programadas.

44

PP 5-8

Generar vínculos entre las diferentes instituciones financieras y comerciales;

así como a nivel social del sector.


requeridas.

Presentar informes y realizar rendición de cuentas a los organismos de

control que fuere necesario.



Acordar, la constitución, composición y designación de las diferentes

comisiones, fijando sus funciones y competencias, y aprobar u objetar

reglamentos.

Seleccionar el personal de acuerdo a su capacidad profesional y el

presupuesto establecido



Formular y elevar anualmente a la asamblea general para su aprobación, si

procede, las cuentas anuales de la cooperativa, (que comprenden la

memoria, el balance anual y la cuenta de resultados) y el informe de su

gestión.

Informar a la asamblea general acerca de la realidad administrativa,

financiera, económica y social de la cooperativa.

Ejercer todas las acciones administrativas, económico-administrativas,

contencioso-administrativas, sociales, civiles, judiciales y extrajudiciales que

competen a la cooperativa y representarla cuando sea demandada.


administración necesarios para la gestión de las actividades de la

cooperativa; cobrar y pagar cantidades; constituir hipotecas, aceptarlas o,

cancelarlas en todo o en parte y modificarlas; dar y recibir cantidades en

préstamos y créditos; avalar y afianzar, participar en sociedades; comprar,

vender, ceder y transferir bienes muebles e inmuebles por el precio que

estime conveniente y con las condiciones que decida; aceptar cesiones en

pago de deudas; aceptar herencias, donaciones o legados puros pudiendo en

las herencias acogerse al beneficio de inventario y ejercitar el derecho a

deliberar.

Estimular la práctica del ahorro en la forma que se considere más adecuada,

incluso mediante la concesión de premios y otros incentivos. (MIES, 2008)

45

PP 6-8

Consejo de vigilancia.


Cooperativa, elevando el respectivo informe sobre la misma.

Revisar el balance y las cuentas de resultados de cada ejercicio, elevando

informe a la primera asamblea general de cada año, que refleje el examen

realizado.

Informar a la asamblea general sobre los presupuestos aprobados por el

consejo de administración que se sometan a la asamblea general y sobre la

liquidación, así como vigilar el cumplimiento de las inversiones y gastos

previstos.

Velar por la correcta transparencia informativa respecto de todas las

actuaciones llevadas a cabo por la cooperativa.

La comisión de control, en el ejercicio de sus competencias, debe informar


observadas en el funcionamiento de la cooperativa, con objeto de que se

adopten las medidas adecuadas, que precautelen el buen nombre de la

empresa. (MIES, 2008)

Financiera.

Supervisa la aplicación de las políticas internas de gestión financiera

Genera criterios e información para el diseño de manuales, procedimientos e

indicadores de gestión presupuestaria, contable, de tesorería y de control

interno.

Coordina y controla la ejecución de los procesos presupuestarios, contables,


Elabora informes de gestión financiera y rendición de cuentas.


Atender a los clientes de una manera profesional, con un énfasis en la calidad

de servicio.




Desarrollar una escucha activa y dar una argumentación adecuada para

fidelizar a los clientes.

Concesión de créditos a sus asociados, de consumo, microcrédito,

emergentes, y crédito comunitario.

46

PP 7-8

Captación de ahorro a la vista de los empleados de la cooperativa y público

en general.





Pago de sueldos a servidores públicos (CACC LTDA, 2009)

g. Grado de información operativa, financiera, administrativa, y tecnológica.

Información administrativa.

Dentro de los procesos administrativos, a través de los sistemas y

procedimientos, el sistema de información administrativa se encuentra

enmarcada en el modelo de gestión empresarial, lo que permite procesar la

información confiable respecto a: planificación, capacitación del personal,

control de actividades ejecutadas, atención al cliente, análisis de resultados

financieros y toma de decisiones que logren el desarrollo de la cooperativa

Información operativa.

Se genera información respecto al control del movimiento de ahorro, depósitos,

retiros, créditos, flujo de caja y atención al cliente.

Información financiera.

La información financiera que se genera mediante los sistemas contables de

todas las operaciones e informes financieros es confiable y oportuna reflejados

en los resultados económicos de la gestión empresarial a fin de proporcionar

información razonable y oportuna para el control de las operaciones.

Tecnología.

Administra los sistemas, servicios y herramientas de tecnología de

información y comunicación de la cooperativa.

Asesora y supervisa el funcionamiento de los sistemas, servicios y

herramientas de tecnologías de información y comunicación de los

diferentes departamentos

Desarrolla e implementa sistemas, servicios y herramientas de tecnología de

información y comunicación.

Define términos de referencia para la adquisición de hardware, software y

servicios de tecnologías de información y comunicación.

Elabora y presenta informes técnicos.

47

PP 8-8

Proporciona soporte especializado a los diferentes departamentos de la

cooperativa. (CACC LTDA, 2009)

5. PUNTOS DE INTERÉS PARA LA AUDITORÍA.

Evaluar el sistema de control interno implantado en la cooperativa, a fin de

determinar el grado de solidez y confiabilidad.

Establecer el grado de cumplimiento de las disposiciones legales y

reglamentarias por parte de sus directivos.

Generar recomendaciones tendientes a optimizar la administración de sus

recursos y la gestión de la cooperativa en general.

Aplicar indicadores de gestión para medir la eficacia de la gestión de la

cooperativa.

6. ÁREAS Y COMPONENTES A SER EXAMINADOS.

Área administrativa

Área de operaciones

Área financiera

Área tecnológica

48

ECI 1-2

COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO “CARIAMANGA LTDA” CUADRO 5

EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO POR COMPONENTES Y ENFOQUE PRELIMINAR


AREA O COMPONENTE

RIESGO ENFOQUE PRELIMINAR

AREA ADMINISTRATIVA

Inherente Alto: Elevado número de actividades programadas.

Revisar los informes de las actividades ejecutadas para comprobar si se han cumplido de acuerdo con el plan de actividades programadas.

Número de clientes captados por la cooperativa.

Revisar el archivo de clientes de la cooperativa del año 2010 y 2011 a efecto de verificar, en qué porcentaje se han incrementado. Realizar encuestas a los clientes a efecto de indagar si los servicios que presta la cooperativa satisfacen sus expectativas.

De control moderado Elevada cantidad de bienes y suministros adquiridos que no están en función del presupuesto aprobado. Personal que no ha sido capacitado en las diferentes especialidades en los que se desenvuelven.

Verificar si las adquisiciones realizadas están en función al presupuesto aprobado. Verificar si se ha ejecutado las capacitaciones del personal, de acuerdo al plan realizado.

AREA DE OPERACIONES

De control Alto: Elevada cantidad de préstamos otorgados por la Cooperativa.

Revisar la documentación que justifican los créditos otorgados por la cooperativa a efecto de verificar si cumplen con la documentación respectiva.

Que exista un déficit o exceso en la constitución de provisiones. Cálculo de intereses sobre créditos.

Revisar si las provisiones por cuentas incobrables se han determinado de acuerdo a las disposiciones legales vigentes para el efecto. Seleccionar los préstamos concedidos de tres meses a efecto de verificar el correcto cálculo de intereses.

Elevado número de trámites por concepto de créditos pendientes de ejecutar.

Revisar en el archivo de préstamos los créditos solicitados y los créditos ejecutados.

49

ECI 2-2

AREA O COMPONENTE

RIESGO ENFOQUE PRELIMINAR

AREA DE OPERACIONES

Elevada cantidad de dinero que ingresa a la Cooperativa.

Verificar si se han realizado cuadres de caja diarios.

Alto índice de cartera vencida.

Verificar si se han aplicado los procesos de cobro necesarios para recuperar la cartera vencida.

De control moderado Libretas de ahorro y certificados de depósito.

Verificar si los depósitos captados están de acuerdo a la meta programada. Verificar si se cumple con los procesos legales de captación y liquidación del depósito. Verificar el correcto cálculo de intereses y liquidación de ahorros.

AREA FINANCIERA

Inherente Alto: Elevada cantidad de transacciones presentadas.

Verificar que se aplique procesos contable idóneos en el registro de transacciones. Verificar si los estados financieros son exactos, legales y veraces.

De control moderado: Desembolsos realizados.

Verificar el reporte de desembolsos realizados con el presupuesto aprobado.

De control bajo Se cumple de manera eficiente con los procesos de adquisición.

Verificar el archivo de documentos que justifican los procesos de compra realizados.

AREA TECNOLÓGICA

Inherente Alto: De control moderado: Existencia de sistemas informáticos implementados en los diferentes departamentos.

Revisar si se han implementado sistemas informáticos idóneos.

De control bajo. No se ha elaborado un plan de contingencias de toda la gestión operativa del ente.

Revisar si en los programas implementados existe el plan de contingencias.

Definición de procesos de cálculos informáticos.

Verificar si se han definido procesos de cálculos informáticos idóneos.

Elevada cantidad de transacciones que ingresan al sistema.

Revisar si la información recibida de los diferentes departamentos es ingresada oportunamente.


50

FREA 1-3

COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO CALIFICACIÓN DE LOS FACTORES DE RIESGO

Y ENFOQUE DE LA AUDITORÍA Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010

CUADRO 6 AFIRMACIONES RIESGOS CONTROLES

CLAVE PRUEBAS DE

CUMPLIMIENTO PRUEBAS

SUSTANTIVAS

Área Administrativa Elevado número de actividades programadas.

Elevada cantidad de bienes y suministros adquiridos. Personal que no ha sido capacitado en las diferentes especialidades en los que se desenvuelven. Ausencia de un plan de gestión de recuperación de créditos. Préstamos otorgados no disponen de la documentación

Inherente Alto:

Elevado número de actividades

programadas que no se han

ejecutado.

Bienes y suministros adquiridos que no están en función del presupuesto aprobado.

Inherente Alto: Falencias en la aplicación de procesos en la gestión operativa de la Cooperativa

La recuperación de créditos se ha ejecutado sin ningún proceso previamente establecido Impide identificar, medir, monitorear y controlar los

Seguimiento al plan de

programaciones realizadas.

Cumplimiento del control previo establecido en el reglamento de la cooperativa

Realizar seguimiento al plan de capacitación del personal. Conocimiento de la reglamentación interna de la Cooperativa.

Verificar el proceso aplicado a los préstamos

Determinar las causas de incumplimiento a las actividades programadas.

Determinar los procesos aplicados para la adquisición de bienes y suministros adquiridos.

Determinar las causas por las cuales no se cumple con el plan de capacitación programado.

Determinar las causas por las cuales no se ha realizado un plan de gestión de recuperación de créditos. Determinar las causas por las cuales los créditos

Determinar el porcentaje de cumplimiento de las actividades ejecutadas mediante la aplicación de indicadores.

Establecer una comparación entre el presupuesto de bienes aprobado con los documentos fuente que justifican las adquisiciones realizadas en un tiempo determinado.

Verificar el nivel de cumplimiento del plan de capacitación programado

Verificar el proceso aplicado para recuperar los créditos vencidos. En base a una muestra, revise las carpetas de

51

FREA 2-3

respectiva. Cálculo errado en la constitución de provisiones

créditos otorgados. Que exista un déficit o exceso en la constitución de provisiones

otorgados. Verificar el cálculo realizado en la constitución de provisiones

otorgados no cumplen con la documentación respectiva Verificar que los porcentajes establecidos para el cálculo de la provisión este de acuerdo a la normativa legal establecida para el efecto

crédito y verifique que cumplan con la documentación necesaria para su otorgamiento Determinar una muestra, y realizar un recalculo a la provisión establecida por la cooperativa

Área de Operaciones Que los cálculos de los intereses sobre créditos no estén de acuerdo al porcentaje establecido. Los créditos no se otorgan oportunamente No se realiza cuadres de caja todos los días. Alto índice de cartera vencida

Calculo errado en la determinación de intereses sobre créditos. Elevado número de trámites por concepto de créditos pendientes de ejecutar Posibles desviaciones de dinero. Pérdidas a la cooperativa.

Verificar el cálculo realizado a los intereses sobre créditos otorgados. Verificar el número de créditos que han ingresado y el número de créditos otorgados. Verificar los cuadres de caja realizados. Verificar el número de créditos otorgados con el número de créditos recuperados

Verificar que los porcentajes establecidos para el cálculo de intereses sobre créditos este conforme a la normativa legal correspondiente Verificar que los créditos se hayan entregado conforme al tiempo establecido. Verificar que los cuadres de caja se han realizado de acuerdo a los procedimientos establecidos. Verificar que se han aplicado los procedimientos exigidos para la recuperación de cartera vencida.

Seleccionar los préstamos concedidos de tres meses a efecto de realizar un recalculo de los intereses. Revisar en el archivo de préstamos de los créditos solicitados y los créditos ejecutados. Seleccionar una muestra al azar y verificar si se han realizado el cuadre de caja Verificar el número de créditos que se encuentran en mora con su respectivo monto y

52

FREA 3-3

Posibilidad de error en la

liquidación de certificados de

depósitos a plazo fijo y ahorros a la

vista.

Que exista un déficit o exceso en la determinación de la liquidación de depósitos a plazo fijo y ahorros

Verificar el cálculo

realizado en la liquidación de

depósitos

Verificar que los porcentajes establecidos para el cálculo de liquidación de depósitos esté conforme a la normativa legal

aplicar los procesos de cobro necesarios para su recuperación

Determinar una muestra, y realizar un recalculo a la liquidación de depósitos aplicado por la cooperativa

Área Financiera Posibles falencias en la aplicación de procesos para controlar el disponible de la cooperativa.

Movimiento de disponible que no es controlado adecuadamente

Verificar la los procesos aplicados en el control del disponible

Verificar que en el control del disponible se apliquen procesos legales.

Realizar un seguimiento, a los procesos del disponible establecidos

Área Tecnológica Elevada cantidad de transacciones que no ingresan al sistema

Demora en el procesamiento de información y emisión de resultados

Demora en el procesamiento de información y emisión de resultados

Revisar si la información recibida de los diferentes departamentos es ingresada de acuerdo a los procedimientos establecidos

Determinar una muestra y verificar la información recibida de los diferentes departamentos con la información ingresada al sistema.


53

CMI 1-3

COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO “CARIAMANGA LTDA” CUADRO DE MANDO INTEGRAL

Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010 CUADRO 7

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS INDICADORES DE

RESULTADO ESTRATEGIAS

FINANZAS Y CRECIMIENTO

Incrementar la utilidad de la

cooperativa a través de la

maximización de los beneficios

operativos y minimización de los

costos.

Mejorar el rendimiento Realizar alianzas

estratégicas con

instituciones financieras,

con el fin de generar

productos financieros de

calidad a sus clientes y

agilizar los servicios que

ofrece la cooperativa.

Reducir los costos y gastos

de la cooperativa mediante

el control del gasto

ejecutado con el

presupuesto aprobado.

Ampliar la diversidad de

productos financieros, y

cobertura de créditos.

Recuperar la cartera vencida

Reducir el índice de

morosidad

Generar flujos de

efectivo para ampliar

la cobertura de

créditos.

Elaborar un plan de gestión

de cobranzas y ejecutar los

procedimientos indicados

CLIENTES

Incrementar el número de

socios y clientes de la

cooperativa en el año 2010.

Número de socios y

clientes

incrementados.

Brindar tasas de interés

competitivas en la oferta de

los productos financieros

basados siempre en las

normativas legales

54

CMI 2-3

existentes.

Impulsar una campaña de

difusión y promoción de los

productos financieros que

ofrece la cooperativa.

Mejorar el grado de satisfacción

de los socios y clientes con los

productos y servicios que ofrece

la cooperativa.

Incrementar el número de

créditos de la cooperativa.

Nivel de satisfacción

de los clientes que

reciben los servicios y

productos financieros.

Incrementar el

número de créditos

otorgados.

Diseñar planes de

mejoramiento que permitan

ofrecer productos y

servicios de calidad de

acuerdo a las necesidades

de los socios y clientes.

Programa de atención ágil,

minimizando los reclamos.

Agilitar los procesos para

otorgar los créditos.

PROCESOS INTERNOS

Incrementar la capacidad

tecnológica de la cooperativa

para ofrecer información

oportuna a los usuarios.

Seguridad y respaldo

en la información.

Implementar nuevas

herramientas tecnológicas

que apoyen procesos

institucionales.

Contar con procesos

estandarizados

y mejorar continuamente.

Reducir al mínimo

problemas operativos

Servicios de calidad

Elaborar un manual de

procedimientos para el

control de la gestión

operativa de la empresa.

Cumplir a cabalidad con los

procesos de compra de bienes

determinados en la ley.

Procesos de compra

cumplidos durante el

año 2010.

Exigir que se cumpla con el

control previo al

compromiso y control previo

al devengado en cada

desembolso.

Cumplir a cabalidad con los

procesos para otorgar créditos,

recibir depósitos, entregar

retiros y otros productos

Procesos para ofertar

los productos

financieros cumplidos.

Exigir que se cumpla con

los procesos establecidos

para otorgar los productos

financieros a los socios y

55

CMI 3-3

financieros que oferta. clientes.

FORMACION Y CRECIMIENTO

Capacitar oportunamente al

personal de las diferentes

áreas de trabajo.

Desarrollo de

competencias

Calidad en el servicio

Planificar seminarios sobre:

procesos administrativos,

procesos para el control de

los productos financieros,

manejo y aplicación de

procesos Tecnológicos.

Evaluar el desempeño de los

colaboradores.

Colaboradores

evaluados.

Plan de evaluación del

desempeño al personal de

la entidad.

Ubicar al personal de acuerdo al

clasificador de puestos emitidos

por la cooperativa.

Mayor rendimiento Cumplir con el clasificador

de puestos institucional.


56

COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO “CARIAMANGA” LTDA

AUDITORÍA DE GESTIÓN HOJA DE DISTRIBUCIÓN DE TRABAJO


Elaborado por: La autora

NOMBRE CARGO SIGLAS TRABAJO A DESARROLLAR

Econ. Dayanara

Villafuerte

Sra. Carmen Cristina

Ríos

Supervisora

Jefe de Equipo

D.V.

C.R.

- Revisar el trabajo y dar

indicaciones.

- Realizar la planificación:

preliminar y específica.

- Examinar las áreas:

administrativa, operativa,

financiera y tecnología.

- Evaluar cada uno de los

componentes de las

diferentes áreas.

- Aplicar índices para cada

componente

- Elaborar el borrador del

informe.

58

P-A 1-1




PROGRAMA DE AUDITORIA


Objetivos

Comprobar el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias sobre las

actividades ejecutadas en esta área.

No. PROCEDIMIENTOS ELAB. POR FECHA

1

Aplicar el cuestionario de control interno que permita

establecer el grado de confianza y el nivel de riesgo. CR 16/ 04/11

2

Aplicar indicadores para evaluar la gestión de la

cooperativa, en base a las acciones desempeñadas

por la máxima autoridad respecto a:

- Cumplimiento de planes y programas

- Mecanismos de control interno.

CR

19/ 04/11

3 Determinar las actividades que le permitan realizar la

gestión de operaciones. CR

22/ 04/11

4 Verificar el cumplimiento de las actividades del área

examinada. CR

22/ 04/11

5 Elaborar y aplicar encuestas para determinar si los

clientes están satisfechos con los servicios que

presta la cooperativa.

CR 22/ 04/11

6 Realizar los procedimientos necesarios para obtener

evidencia suficiente y competente.

CR 22/ 04/11

7

Emitir el informe de auditoría que contendrá los

comentarios, conclusiones y recomendaciones. Los

hallazgos se encuentran sustentados y referenciados

en los papeles de trabajo.

CR

22/ 06/11


Fecha: 16 / 04 /11

59

P-A 1- 2





Área: Operativa.

Objetivos

Determinar la eficiencia y eficacia del área operativa de la cooperativa.

No. PROCEDIMIENTOS

ELAB. POR FECHA

1


establecer el grado de confianza y el nivel de riesgo. CR 16/ 04/11

2

Aplicar indicadores para evaluar el área operativa de

la cooperativa con parámetros de eficiencia, eficacia

y calidad.

CR

16/ 04/11

3 Realizar una lista de los productos financieros que ofrece la cooperativa.

CR 23/ 04/11

4 Elaborar una tabla en donde se detalle la tasa de interés vigente, tanto para depósitos a plazo fijo, depósitos en ahorros y las diferentes formas de crédito que otorga.

CR

23/ 04/11

5 Detallar los procesos establecidos para entrega de créditos a los socios.

CR 23/ 04/11

6 Definir los requisitos necesarios para: apertura de cuenta de ahorro; apertura y liquidación de depósitos a plazo fijos, y para otorgar créditos.

23/ 04/11

7

Seleccionar una muestra en forma aleatoria, de los créditos, a efecto de verificar si cumplen con los requisitos establecidos por la cooperativa

CR 24/ 04/11

8

Realizar una cédula analítica de los créditos en mora.

CR 25/ 04/11

9 Revisar el archivo de créditos, y seleccione una muestra al azar a efecto de verificar el correcto cálculo de intereses.

CR 26/ 04/11

10 Seleccionar una muestra al azar a efecto de verificar el cálculo de provisiones de cartera de créditos.

CR 27/ 04/11

11 Verificar el correcto cálculo de intereses y liquidación de depósitos. CR

28/ 04/11

12

Emitir el informe de auditoría que contenga los comentarios, conclusiones y recomendaciones con sus respectivos hallazgos sustentados en los papeles de trabajo.

CR

22/ 06/11


Fecha: 16 / 04 /11

60

P-A 1-3





Área: Financiera.

Objetivos

Determinar la eficiencia y eficacia del área financiera de la cooperativa.

No. PROCEDIMIENTOS

ELAB. POR FECHA

1


establecer el grado de confianza y el nivel de riesgo. CR 15/04/11

2

Aplicar indicadores para evaluar el área financiera de

la cooperativa con parámetros de suficiencia de

capital, riesgo crediticio, rentabilidad, liquidez y

eficiencia.

CR 15/04/11

3 Obtener información en relación a la persona

autorizada para firmar cheques y autorizar gastos.

CR 17/05/11

4 Detallar los procesos para el control de giro de

cheques.

CR 21/05/11

5 Recabar información sobre el proceso utilizado para

controlar los ingresos y egresos de caja.

CR 25/05/11

6 Especificar los procesos utilizados para el pago de

obligaciones.

CR 26/05/11

7

Realizar un detalle de los registros utilizados para el

control de los productos financieros.

CR 27/05/11

8 Realizar un detalle de los registros auxiliares que

utiliza la cooperativa para el control de la gestión

operativa que se presenta en un determinado periodo

contable.

CR 31/0511

9 Seleccionar una muestra el azar a efecto de verificar

si los documentos producto de la gestión operativa

de la cooperativa son archivados correctamente.

CR 02/06/11

Elaborado por: La autora Fecha: 16 / 04 /11

61

P-A 1-4

COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO “CARIAMANGA” LTDA. CACC AUDITORÍA DE GESTIÓN



Área: Tecnológica.

Objetivos

Determinar la eficiencia y eficacia del área tecnológica de la cooperativa.

No. PROCEDIMIENTOS ELAB. POR FECHA

1

Aplicar el cuestionario de control interno que permita establecer el grado de confianza y el nivel de riesgo. CR 16/ 04/11

2 Aplicar indicadores para evaluar el área de tecnología de la cooperativa, con parámetros de eficiencia, eficacia y calidad.

CR

18/ 06/11

3 Recabar información a efecto de indagar si la información recibida en el departamento de informática de la cooperativa es procesada inmediatamente.

CR

16/ 04/11

4 Recabar información sobre el software que utiliza la

cooperativa para sus procesos

CR 18/ 06/11

5 Formular en papeles de trabajo, los comentarios,

conclusiones y recomendaciones, además una hoja

resumen de hallazgos importantes

CR 18/ 06/11


62

COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO “CARIAMANGA”LTDA AUDITORÍA DE GESTIÓN




N. Preguntas Respuestas Observaciones

Si No N/A

1 ¿Los bienes adquiridos están de

acuerdo al presupuesto aprobado? X

2 ¿Se actualizan los inventarios de activos fijos y proveeduría?

X

3 ¿Se realiza la entrega recepción de

los activos fijos y proveeduría? X Solo se realizan informes

de entrega de proveeduría.

4 ¿Cuenta la cooperativa con

indicadores que permitan medir

resultados y evaluar su gestión en

términos de eficacia, eficiencia y

calidad?

X

Se ha definido indicadores

para el área de

administración,

operaciones, financiera y

tecnología.

5 ¿Las tareas desempeñadas por los

empleados corresponden a su título

profesional? X

Solo dos empleados

realizan actividades

diferentes a su título

profesional

6 ¿Se han realizado evaluaciones al

desempeño de los servidores’?

X

No se ha planificado

evaluar al personal.


Revisado por: Econ. Dayanara Villafuerte Fecha: 22 / 04 /11

CCI 2-1

63




Área: Operativa


Si No N/A

1 ¿La cooperativa dispone de un plan de gestión para recuperación de créditos en mora?

X

2 ¿Se realiza un seguimiento al socio

después de entregado el crédito? X Depende del monto

3 ¿Se cumple rigurosamente los

requisitos para la calificación de los

créditos? X Por compromisos

4 ¿Hay rapidez en otorgar los créditos

a los socios? X No son oportunos

5 ¿Cuenta la cooperativa con

indicadores que permitan medir

resultados y evaluar su gestión en

términos de eficacia, eficiencia y

calidad?

X

Se ha definido indicadores

para cada área de la

cooperativa.

6 ¿Se castiga las obligaciones crediticias consideradas como incobrables?

X De acuerdo a legislación

financiera

7 ¿Los reportes de cartera vencida se comunican oportunamente? X

Produce el sistema

8 ¿Se envía oportunamente la notificación a los socios con créditos en mora?

X Llamadas telefónicas

9 ¿Las provisiones por cartera de crédito se han determinado de acuerdo lo estipulado por la ley de instituciones financieras?

X



CCI 2-2

64




Área: Financiera


Si No N/A

1 ¿Dispone de un catálogo de cuentas completo para el registro de las transacciones presentadas?

X

Emitido por la

superintendencia de

bancos

2 ¿Toda transacción realizada dispone de la documentación sustentadora?

X

3 Dispone la cooperativa de indicadores que le permitan medir el grado de eficiencia eficacia y calidad con la que se ejecuta las actividades

X Plan de gestión

4 ¿Existen registros individuales que permitan la identificación y localización de los bienes?

X Tarjetas por cada activo fijo

5 ¿Se coordina con la gerencia para la elaboración del presupuesto de la cooperativa?

X

Firmas responsables

presupuesto aprobado

2010

6 ¿Existe en la cooperativa un manual de procedimientos para el control de la cuenta caja?

X

Manual en cajas y

contabilidad

7 ¿Se realiza cierres de caja diarios? X

Actas de arqueo

8 ¿Los documentos que respaldan las transacciones de la cooperativa son archivados debidamente?

X

Documentos traspapelados

9

¿Se procesa información contable diariamente?

X

Registros contables

10

¿Se prepara y entrega a la gerencia estados financieros mensuales?

X

Reportes de estados

financiero mensuales



CCI 1-3

65




Área: Tecnológica


Si No N/A

1 Dispone la cooperativa de indicadores para evaluar la eficiencia y eficacia del sistema.

X Indicadores determinados

2 ¿Cuenta con un manual que guíe la ejecución de procesos en esta área?

X Manual de procesos

informáticos

3 ¿El sistema informático que posee la cooperativa cuenta con todas las aplicaciones necesarias que faciliten el proceso de crédito?

X Archivos del control de

créditos

4 ¿El software utilizado actualmente es útil y confiable para el desarrollo de los procesos? X

Es útil y confiable en un 85%.

5 ¿Se archiva de manera segura los documentos de soporte generados en el proceso informático? X

Carpetas con reportes que

genera el sistema

6 Disponen de un plan de contingencia?

X Entrevista al responsable

del departamento de

informática

7 El área de tecnología brinda asesoramiento informático a los departamentos que lo requieren.

X

Informes de asesoría

realizada a los diferentes

departamentos



CCI 2-4

66



MATRIZ DE PONDERACIÓN


N. Preguntas Ponderación

(muestra) Calificación

1 ¿Los bienes adquiridos están de acuerdo al

presupuesto aprobado? 10 6

2 ¿Se actualizan los inventarios de activos fijos y proveeduría?

10 0

3 ¿Se realiza la entrega recepción de los activos

fijos y proveeduría? 10 7

4

¿Cuenta la cooperativa con indicadores que

permitan medir resultados y evaluar su gestión

en términos de eficacia, eficiencia y calidad?

10 10

5 ¿Las tareas desempeñadas por los empleados

corresponden a su título profesional?

10

8

6 ¿Se han realizado evaluaciones al desempeño

de los servidores’?

10 0

TOTAL 60 31

Elaborado por: La autora Fecha: 16 /04 /11

Revisado por: Econ. Dayanara Villafuerte Fecha: 22 /04 /11

CCI 2.1 1-1

67




Área: Operativa



1 ¿La cooperativa dispone de un plan de gestión para recuperación de créditos en mora?

10 0

2 ¿Se realiza un seguimiento al socio después de

entregado el crédito? 10 7

3 ¿Se cumple rigurosamente los requisitos para la

calificación de los créditos? 10 7

4 ¿Hay rapidez en otorgar los créditos a los

socios? 10 7

5 ¿Cuenta la cooperativa con indicadores que

permitan medir resultados y evaluar su gestión

en términos de eficacia, eficiencia y calidad?

10 10

6

¿Se castiga las obligaciones crediticias consideradas como incobrables?

10 10

7 ¿Los reportes de cartera vencida se comunican oportunamente?

10 7

8 ¿Se envía oportunamente la notificación a los socios con créditos en mora?

10 6

9 ¿Las provisiones por cartera de crédito se han determinado de acuerdo lo estipulado por la ley de instituciones financieras?

10 10

TOTAL 90 64



CCI 2.2 1-1

68




Área: Financiera

N. Preguntas

Ponderación (muestra)

Calificación

1 ¿Dispone de un catálogo de cuentas completo para el registro de las transacciones presentadas?

10

10

2 ¿Toda transacción realizada dispone de la documentación sustentadora?

10

10

3 Dispone la cooperativa de indicadores que le permitan medir el grado de eficiencia eficacia y calidad con la que se ejecuta las actividades 10

10

4 ¿Existen registros individuales que permitan la identificación y localización de los bienes?

10

10

5 ¿Se coordina con la gerencia para la elaboración del presupuesto de la cooperativa?

10

10

6

¿Existe en la cooperativa un manual de procedimientos para el control de la cuenta caja?

10

10

7 ¿Se realiza cierres de caja diarios?

10 10

8 ¿Los documentos que respaldan las transacciones de la cooperativa son archivados debidamente?

10

8

9 ¿Se procesa información contable diariamente? 10 10

10 ¿Se prepara y entrega a la gerencia estados financieros mensuales?

10

10

TOTAL 100 98



CCI 2.3 1-1

69




Área: Tecnológica



1 Dispone la cooperativa de indicadores para evaluar la eficiencia y eficacia del sistema.

10 10

2 ¿Cuenta con un manual que guíe la ejecución de procesos en esta área?

10 10

3 ¿El sistema informático que posee la cooperativa cuenta con todas las aplicaciones necesarias que faciliten el proceso de crédito?

10 10

4 ¿El software utilizado actualmente es útil y confiable para el desarrollo de los procesos? 10 10

5 ¿Se archiva de manera segura los documentos de soporte generados en el proceso informático?

10 10

6 Disponen de un plan de contingencia? 10 0

7 El área de tecnología brinda asesoramiento informático a los departamentos que lo requieren.

10 10

TOTAL 70 60



CCI 2.4 1-1

70

COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO “CARIAMANGA”LTDA. AUDITORÍA DE GESTIÓN


RESULTADO DE LA EVALUACIÓN

DE CONTROL INTERNO

Área : Administrativa

1. VALORACIÓN 2. DETERMINACIÓN DE LOS NIVELES DE RIESGOS

RIESGO

ALTO MODERADO BAJO

52%

15 - 50% 51 - 75% 76 - 95%

BAJO MODERADO ALTO

CONFIANZA

Ponderación Total (PT): 60 Calificación Total (CT): 31 Calificación Porcentual (CP): 52% CP = CT x 100 PT CP = 31 x 100 60 CP = 52%

3. COMENTARIO:

De la evaluación realizada a la estructura de control interno, al área de

administración, se determinó un grado de confianza moderado y un nivel de riesgo

moderado, puesto que, la cooperativa cuenta con indicadores de gestión; la

mayoría de servidores desempeñan su cargo de acuerdo al título profesional que

disponen; se realiza la entrega recepción solamente de proveeduría; así como

también, no se actualizan los inventarios de activos fijos y proveeduría, finalmente

una importante cantidad de activos fijos no se adquieren en función al presupuesto

aprobado; por tal razón los controles clave se cumplen en un 52%.


Revisado por: Econ. Dayanara Villafuerte Fecha: 22/ 04/11

PTA1 1-1

71



RESULTADO DE LA EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO

Área : Operativa

1. VALORACIÓN Ponderación Total (PT): 90 Calificación Total (CT): 62 Calificación Porcentual (CP): 71% CP = CT x 100 PT CP = 64 x 100 90 CP = 71%

3. COMENTARIO

De la evaluación realizada a la estructura de control interno, del área operativa, se

determinó un grado de confianza moderado y un nivel de riesgo moderado, en

virtud de que la cooperativa dispone de indicadores que permiten medir resultados y

evaluar su gestión, considerando criterios de eficacia, eficiencia y calidad; se

aplican procesos legales y de cálculo para castigar las obligaciones crediticias

determinadas como incobrables; se emite reportes de cartera vencida máximo a las

24 horas de haber determinado su plazo de cancelación; sin embargo , no existe un

plan de gestión para recuperación de créditos; se realiza un seguimiento parcial a

los socios después de otorgarles el crédito; se cumple en parte con los requisitos

establecidos para otorgar los créditos; finalmente los créditos no se entregan a los

beneficiarios oportunamente; por tal razón, los controles clave se cumplen en un

71%.

2. DETERMINACIÓN DE LOS NIVELES DE RIESGOS

RIESGO

ALTO MODERADO BAJO

71%

15 - 50% 51 - 75% 76 - 95%

BAJO MODERADO ALTO

CONFIANZA



PTO 1 1-1

72



RESULTADO DE LA EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO

Área : Financiera

1. VALORACIÓN Ponderación Total (PT): 100 Calificación Total (CT): 98 Calificación Porcentual (CP): 97,78% CP = CT x 100 PT CP =98 x 100 100 CP = 98%

3. COMENTARIO: De la evaluación realizada al sistema de control interno implementado en la cooperativa

se destaca lo siguiente: el ente financiero dispone de un catálogo de cuentas emitido

por la superintendencia de bancos y seguros, conforme está estipulado en la ley; toda

transacción presentada es sustentada con la respectiva documentación; dispone de

indicadores de gestión que permiten medir el grado de eficiencia, eficacia y calidad de la

actividad realizada, se utiliza un libro de inventarios para registrar cada clase de bienes

que dispone la cooperativa; la contadora forma parte de la comisión que elabora el

presupuesto para cada periodo contable; además dispone de un manual de

procedimientos para el control de caja, la información contable es procesada

diariamente lo que permite entregar a la gerencia estados financieros mensuales; se

realizan cierres de caja diarios; sin embargo algunos documentos se encontraban

traspapelados en otras carpetas, lo que no permite ofrecer información oportuna a los

usuarios; por lo tanto, los controles clave se cumplen en un 98%.

2. DETERMINACIÓN DE LOS NIVELES DE RIESGOS

RIESGO

ALTO MODERADO BAJO

98%

15 - 50% 51 - 75% 76 -100%

BAJO MODERADO ALTO

CONFIANZA



PTF1 1-1

73

COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO “CARIAMANGA” LTDA AUDITORÍA DE GESTIÓN


RESULTADO DE LA EVALUACIÓN

DE CONTROL INTERNO

Área : Tecnológica

1. VALORACIÓN 2. DETERMINACIÓN DE LOS NIVELES DE RIESGOS

RIESGO

ALTO MODERADO BAJO

86%

15 - 50% 51 - 75% 76 - 95%

BAJO MODERADO ALTO

CONFIANZA

Ponderación Total (PT): 70 Calificación Total (CT): 60 Calificación Porcentual (CP): 86% CP = CT x 100 PT CP = 60 x 100 70 CP = 85%

3. COMENTARIO: De la evaluación realizada a la estructura de control interno, en el área tecnológica, se

determinó un grado de confianza alto y un nivel de riesgo bajo, puesto que la

cooperativa cuenta con indicadores de gestión para determinar la validez del sistema

tecnológico en términos de eficiencia, eficacia y calidad; además dispone de un manual

que permite aplicar mecanismos que viabilicen los procesos informáticos; por lo que

cuenta con todas las aplicaciones necesarias para facilitar el proceso de crédito;

procurando una confiabilidad del 85%; de igual forma esta área brinda el asesoramiento

respectivo a los departamentos que lo requieran; sin embargo no dispone de un plan de

contingencias que permita precautelar la información contra riesgos; en tal virtud los

controles clase se cumplen en un 85%.



PTT1 1-1

74

MF 1-1

Matriz FODA. CUADRO 8

OPORTUNIDADES AMENAZAS

Crecimiento del sector productivo, especialmente del

sector comercial, financiero y cooperativas en general.

Proliferación de cooperativas y

cajas de ahorro y crédito en el

sector.

Incremento de la demanda de consumo de bienes y

servicios innovados por parte de la población.

Competencia de otras instituciones

financieras de mayor crecimiento

económico y que ofrecen diversidad

de productos financieros con

procesos más agiles.

Interés del sector privado en invertir en asociaciones

para negocios y compartir el riesgo.

Saturación de tarjetas de crédito en

el mercado

Desarrollo de nuevos sistemas de tecnología de

información y comunicaciones que mejoren los procesos

operativos de la empresa.

Disminución del levantamiento de

construcciones de inmuebles en la

población

Disminución de las remesas desde el

exterior

FORTALEZAS DEBILIDADES

Dispone de amplias instalaciones Escasa capacitación del personal de

la cooperativa

Solidez, liquidez y rentabilidad de la cooperativa. Los sistemas de información podrían

colapsar o saturarse si no están

diseñados para automatizar los

nuevos procesos, provocándose un

riesgo tecnológico.

Amplio conocimiento del mercado de la zona. Elevado índice de morosidad por

parte de los clientes y socios de la

cooperativa.

Gerencia estable. No se evalúa el desempeño del

personal.

Buen ambiente laboral. Lentitud en procesos para otorgar

créditos.

Buen nivel de activos productivos Escaso incremento de clientes.

Existe un personal comprometido con la gestión de la

empresa, con experiencia en el manejo cooperativo.

No existe un plan de gestión para

recuperación de créditos morosos.


75

IGA 1-1

IGO 1-1

INDICADORES DE GESTION

CUADRO 9


CUADRO 10


INDICADORES PARA ANALIZAR EL AREA ADMINISTRATIVA

INDICADORES FORMULA META



Nº Actividades realizadas / Nº de actividades programadas.

90%


Actualización inventario ejecutado / Actualización inventario programado.

50%

% Meta presupuestaria: mide la prudencia que tiene la cooperativa para adquirir bienes con capital propio.

Índice=Cantidad activos fijos comprados / Cantidad activos fijos presupuestado.

80%


% de incremento de socios y clientes captados en la cooperativa de ahorro y crédito en cada periodo económico.

Índice=Total socios y clientes periodo actual – socios y clientes periodo anterior / clientes periodo actual x 100

15%


% de socios y clientes satisfechos por la atención que brindan la cooperativa.

Índice=Nº Socios satisfechos x 100 Total de socios y clientes

95%

% de personal satisfecho por la capacitación que brinda la cooperativa de ahorro y crédito.

Índice =Nº personal satisfecho x 100 Total de personal

95%

INDICADORES PARA ANALIZAR EL AREA DE OPERACIONES


% de cumplimiento de la meta presupuestada en Nº préstamos entregados a los clientes.

Nº de préstamos entregados / Nº de préstamos programados.

95%


Nº de depósitos captados / Nº de depósitos programados.

95%


Nº de ahorros captados / Nº de ahorros programados.

95%


% capacidad que tiene la cooperativa para recuperar los créditos otorgados de acuerdo a los periodos convenidos.

Cantidad de socios cobrados / total de socios con créditos x 100.

95%


% socios satisfechos con el proceso que utiliza la cooperativa al otorgar los créditos.

Índice= Socios y Clientes satisfechos / Nº de préstamos entregados x 100.

95%

76

IF 1-2

CUADRO 11

INDICADORES PARA ANALIZAR LA SITUACION FINANCIERA

INDICADOR FORMULA DEFINICION META UM

Utilización Patrimonial Índice= Patrimonio / Total de activos

Sirve para medir la utilización de los recursos propios de la cooperativa en el activo.


%


Índice=Activos improductivos / Patrimonio

Representa los activos improductivos, frente a los recursos propios que dispone la cooperativa.


%

Índice de solvencia Índice=Activo circulante / pasivo circulante

Permite medir la capacidad que tiene la cooperativa para cubrir sus obligaciones con los acreedores en los plazos convenidos (cada dólar que dispone la empresa para cubrir las obligaciones).

Es conve-niente un índice de 2 a 3

Veces

Morosidad de cartera Índice=Cartera Vencida / Cartera Total

Representa el nivel de morosidad de la cartera de crédito que no han cancelado los clientes, posterior a los 30 días de su vencimiento.


%

Índice de cobertura total

Índice = Provisiones / cartera por vencer + Cartera vencida +contingentes.

Para medir si la provisión permite cubrir la cartera vencida de la empresa.


%

Rentabilidad a capital

Índice=Resultados del ejercicio / Capital +reservas propias

Refleja el rendimiento de las aportaciones de los accionistas.


%


Índice= Resultados / total activos

Mide la capacidad que tiene la empresa para usar los activos y generar la ganancia.


%

Capital de trabajo

Capital de trabajo = Activo corriente - Pasivo corriente

Constituye el capital de disposición inmediata, necesario para cubrir las operaciones de la cooperativa.

Mayor valor es favorable

Dólares

Liquidez

Índice= Fondos disponible / depósitos corto plazo

Demuestra el valor de los depósitos a la vista de la empresa, está cubierto con sus fondos disponibles.


%

Mide el total de gastos operativos como: gastos del

77

IF 2-2

IGT 1-1


CUADRO 12

Fuente:

(EDI-ABACO, 2005)


Eficiencia operativa

Índice= Gastos operativos / Total de activos

personal, gastos que ocasionan las actividades bancarias, gastos de mantenimiento, adquisición de bienes para el funcionamiento de la empresa, frente al total de recursos colocados de la institución.


%

Eficiencia financiera Índice= Gastos operacional / recursos captados

Representa los gastos que han realizado la cooperativa a fin de captar fondos de los clientes.


%

Eficiencia de

personal

Índice= Gastos de personal / Total de activos

Representa el impacto del valor pagado al personal de la empresa en los activos.


%

Eficiencia productiva

Índice= Activos productivos / pasivos con costo

Representa la eficiencia financiera que tiene la cooperativa en función del monto de captaciones con costo que se encuentran invertidas en los activos generadores de ingresos.

Índice mayor a 100% es favorable.

%

INDICADORES PARA ANALIZAR EL AREA DE TECNOLOGÍA


% elaboración del plan de contingencia. Plan de contingencia elaborado e implementado / Plan de contingencia programado

100%

% ejecución procesos informáticos implementados

Procesos informáticos ejecutados/ procesos informáticos implementados

100%


% soporte a usuarios en el uso de herramientas de escritorio y servicios informáticos.

No. de requerimientos atendidos / No. de requerimientos solicitados

95%


% satisfacción por los servicios en asesoramiento informático recibido.

N° de usuarios satisfechos / Total usuarios que utilizan el servicio

90%

78

GRAFICO 3


Fuente: CACC

Según el art. 30, literal k, del estatuto de la cooperativa de ahorro y crédito cariamanga,

es obligacion de la administracion, elaborar la proforma presupuestaria y el plan de

trabajo de la cooperativa y someterlos a consideracion de la asamblea general.

Comentario.- Por lo tanto, de acuerdo a la entrevista realizada al gerente de la

Cooperativa (Ver anexo 1), manifiesta que, en el plan de trabajo aprobado para el

92%

8%

Capacidad de gestión de la Administración

Indicador

Brecha

COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO CARIAMANGA LTDA. AUDITORÍA DE GESTIÓN


APLICACIÓN DE INDICADORES DE GESTIÓN FICHA TÉCNICA

AREA: Administrativa

IN

DIC

AD

OR

ES

IN

DIC

AD

OR

ES

TA

ND

AR

UM

F

RE

CU

EN

CIA

F

UE

NT

E

IN

TE

RP

RE

TA

CIO

N

INDICADOR DE EFICACIA


20/24= 83%

90%

%

Anual

Plan Operativo anual.

Estándar= 90% Indicador= 83% Brecha = 7% Favorable

Elaborado por: La autora . Revisado por: Eco. Dayanara Villafuerte. Fecha: 19-04-11 Fecha:20-06-11 Fuente: CACC

PTA3 1-7

79

periodo 2010, se tenía previsto realizar 24 actividades, de las cuales, se han ejecutado

20; en tal virtud, se observa en el gráfico que se cumple con el 92% de la meta

propuesta.

Resultado de la entrevista al gerente de la cooperativa de ahorro y crédito

Cariamanga LTDA.

Pregunta 1: ¿Cuántas actividades ha planificado realizar durante el año económico

2010?

Respuesta: Se planificó realizar 24 actividades; entre algunas de las principales

Promocionar a la cooperativa en algunos sectores estratégicos del sector rural; realizar

rifas, encuentros deportivos con las cooperativas e instituciones financieras del medio;

Realizar alianzas estratégicas con entidades y empresas financieras del sector; crear una

unidad de servicios médicos para atención de los socios, entre otras.

Entrevista gerente, pregunta 2: ¿Cuántas actividades de las planificadas se

ejecutaron durante el año económico 2008?

Respuesta: De las 24 actividades planificadas en las que constan algunas de las

detalladas anteriormente se lograron realizar 18, que se ha calificado como un aspecto

positivo para la cooperativa; sin embargo aún falta cumplir con la meta programada.

PTA3 2-7

80



Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010 AREA: Administrativa

IND

ICA

DO

RE

S

IND

ICA

DO

R

ES

TA

ND

AR

UM

FR

EC

UE

NC

IA

FU

EN

TE

IN

TE

RP

RE

TA

CIÓ

N



0 / 2= 0%

50%

%

Anual

Departamento de contabilidad y encargado de proveeduría.

Estándar= 50% Indicador= 0% Brecha = -50% Desfavorable

Elaborado por: La autora Revisado Por: Eco. Dayanara Villafuerte. Fecha: 19-04-11 Fecha:20-06-11 Fuente: CACC

GRÁFICO 4


Fuente: CACC

Según el reglamento interno de la Cooperativa, art “i” manifiesta que: “Los inventarios

físicos deben ser constatados periódicamente para verificar la existencia, la ubicación, el

estado de las propiedades anotadas en las cuentas y actualizar los bienes, a efecto de

que se pueda contar con información real, veraz y oportuna”.

Comentario.-Se le designó a la secretaria como la encargada de llevar el control tanto

de proveduría , como de los activos fijos que ingresan al ente; quien entregará un informe

al departamento de contabilidad para su control contable; sin embargo, se advierte que,

durante el periodo contable 2010, no se realizaron actualizaciones de los bienes y

proveduría ingresados, de acuerdo a lo planificado; esta irregularidad no permite conocer

el stock real de inventarios de activos fijos, y proveduría; en tal virtud, se observa una

brecha del 100%.

0%

100%

Actualización de activos fijos y proveduría

Indicador

Brecha

PTA3 3-7

81




IN

DIC

AD

OR

ES

IND

ICA

DO

R

ES

TA

ND

AR

UM

FR

EC

UE

NC

IA

FU

EN

TE

IN

TE

RP

RE

TA

CIÓ

N


% Meta presupuestaria

6540,00 / 5190,00= 126%

80%

%

Anual

Presupuesto de la empresa 2010 y facturas por compras

Estándar= 80% Indicador= 126 % Brecha = - 46% Desfavorable

Elaborado por: La autora . Revisado Por: Eco. Dayanara Villafuerte. Fecha: 19-04-11 Fecha:20-06-11 Fuente: CACC

GRÁFICO 5

Elaborado por: La autora Fuente: CACC

Según el art. “h” relacionado al control de activos fijos, enfatiza: “Previa a la aceptación

de una obligación, por compra de activos fijos, suministros u otros bienes, necesarios

para la gestión operativa de la cooperativa, el personal encargado verificará: Que la

transacción no varíe con respecto a la propiedad, legalidad y conformidad con el

presupuesto establecido al momento del control previo al compromiso efectuado”

Comentario.- Según el presupuesto aprobado en el 2010 para compra de activos fijos,

se fijó una meta por el valor de $5190.00, sin embargo, según las facturas que sustentan

las adquisiciones realizadas, se registra un valor de $ 6540.00; existiendo un valor

superior al presupuesto por $ 1350,00 equivalente al 126% más de lo presupuestado,

originandose una brecha de 46%; y que corresponde a la compra de un juego de

muebles de damazco color azúl que ha sido comprado a crédito; lo que deja entrever que

la cooperativa ha comprometido parte de su patrimonio con terceras personas.

73%

-27%

Bienes adquiridos en función al presupuesto

Indicador

Brecha

PTA3 4-7

82




IN

DIC

AD

OR

ES

IN

DIC

AD

OR

ES

TA

ND

AR

UM

FR

EC

UE

NC

IA

FU

EN

TE

INT

ER

PR

ET

AC

IÓN

INDICADOR DE EFICIENCIA

% incremento de clientes captados en la cooperativa en cada periodo económico.

750-700 / 750= 7%

15%

%

Anual

Informe socios captados por la cooperativa año 2009-2010.

Estándar= 15 % Indicador= 7 % Brecha = 8% Desfavorable


GRÁFICO 6


Fuente: Departamentos de la CACC

Los clientes y socios son los que generan rentabilidad a la cooperativa, por lo tanto, debe

ofertar productos financieros y servicios de calidad, para lograr incrementar la cantidad de

asociados de un periodo a otro.

Comentario: Según el gráfico, la cooperativa ha incrementado el número de socios en un

47% de la meta propuesta (15%) entre el 2009 y el 2010; generando una brecha

equivalente al 53%, considerado un punto débil para la institución; información que debe

ser analizada por los directivos a efecto de generar productos financieros que retribuyan

las necesidades de los socios.

47%53%

Incremento de socios en la CACC periodo 2010

Indicador

Brecha

PTA3 5-7

83




IND

ICA

DO

RE

S

IND

ICA

DO

R

ES

TA

ND

AR

UM

FR

EC

UE

NC

IA

F

UE

NT

E

INT

ER

PR

ET

AC

IÓN

INDICADOR DE CALIDAD

% de clientes satisfechos con los servicios que brindan la Cooperativa.

195/261=75%

95%

%

Anual

Encuestas a de la Cooperativa

Estándar=95% Indicador=75% Brecha = 20% Desfavorable


GRÁFICO 7


Fuente: CACC

El agrado en los servicios que brinda la empresa denota el estado de complacencia que

sienten los socios y clientes al momento de recibir los productos que les ofrece la

cooperativa.

Comentario: Se realizó la encuesta a clientes (ver anexo 1, pág.180) tomando una

muestra de 261 socios usuarios de los productos financieros y otros servicios que oferta

la cooperativa, a los cuales se les preguntó acerca de “Si los servicios que ofrecen

satisfacen sus requerimientos” a lo cual, el 79% respecto a la meta propuesta,

manifiestan que, están satisfechos con los servicios que les proporciona la cooperativa, y

un porcentaje cercano a la cuarta parte el 21% manifiesta no estar de acuerdo, esto se ve

reflejado en el limitado incremento de usuarios de un año a otro.

79%

21%

Clientes satisfechos con los servicios que ofrece la cooperativa

Indicador

Brecha

PTA3 6-7

84




IND

ICA

DO

RE

S

IND

ICA

DO

R

ES

TA

ND

AR

UM

FR

EC

UE

NC

IA

F

UE

NT

E

INT

ER

PR

ET

AC

IÓN


% de personal satisfecho por la capacitación que brinda la cooperativa de ahorro y crédito

3 / 8=38%

95%

%

Anual

Encuestas a Empleados de la Cooperativa

Estándar=95 % Indicador=38 % Brecha = 57% Desfavorable


GRÁFICO 8


Fuente: CACC

La satisfacción de los empleados se manifiesta por el bienestar, y entusiasmo que tiene

el personal al desarrollar sus funciones; lo que se refleja en la calidad del servicio que

ofrecen a los usuarios.

Comentario: De la encuesta aplicada al personal de la Cooperativa (ver anexo 1 ), se

determinó que, de las 8 personas que trabajan en los diferentes departamentos, solo el

40% respecto al total, manifiesta que están satisfechos con las capacitaciones que les

han ofrecido, por lo tanto, hay una brecha importante del 60% que representa a los

empleados que no han cumplido sus expectativas, puesto que, están dirigidas a

aspectos diferentes con la función que desempeñan.

Se han impartido seminarios con temáticas de personalidad, relaciones humanas y

similares; muy importantes para atender a los clientes con calidad y calidez, sin

embargo, no se realizan seminarios específicos con las áreas de operaciones y

40%

60%

Empleados Satisfechos

Indicador

Brecha

PTA3 7-7

85

finanzas; que permiten la aplicación de procesos idóneos en tareas específicas con la

ejecución de productos financieros a los socios y clientes.

Se han planificado seminarios de capacitación en áreas específicas de trabajo, sin

embargo en el año 2010 no se han ejecutado.

86



Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010 AREA: Operativa

IND

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ICA

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% de Cumplimiento de la meta presupuestada en Nº de préstamos entregados a los socios.

510 / 782= 65%

95%

%

Anual

Presupuesto de préstamos y reporte de préstamos entregados.

Estándar= 95% Indicador= 65% Brecha = 30% Desfavorable

Elaborado por: La autora . Revisado por: Eco. Dayanara Villafuerte.

Fecha: 18-04-11 Fecha:2-06-11 Fuente: CACC

GRÁFICO 9

Elaborado por: La autora.

Fuente: CACC

Los créditos son los activos productivos de la Cooperativa, a más créditos que otorga

tiene mayores ingresos; sin embargo, se debe establecer una meta, que permita

satisfacer la demanda de los usuarios, sin sacrificar la liquidez al ente.

Comentario: Según el gráfico, la Cooperativa ha cumplido con el 68% de los préstamos

que presupuestó entregar a los socios; de los 782 créditos presupuestados, ha

entregado 510, lo que genera una brecha del 32%, que debería analizar los directivos, y

establecer medidas que permitan incrementar la oferta, con el fin de lograr la satisfacción

de los socios.

68%

32%

Cumplimiento de la meta presupuestada en créditos otorgados

Indicador

Brecha

PTO 3 1-5

87




IND

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320 / 375= 85%

95%

%

Anual

Presupuesto depósitos a plazo fijo, y reporte de depósitos a plazo captados

Estándar= 95% Indicador=85% Brecha = 10% Desfavorable


GRÁFICO 10


Fuente: CACC

Los depósitos a plazo fijo representan el dinero que los socios dejan en la Cooperativa,

puestos a un tiempo determinado, y a una tasa de interés vigente; también se denominan

pasivos con costo, generan liquidez al ente financiero, lo que le ayuda a cubrir con parte

de la demanda de créditos.

Comentario: Según el gráfico, la Cooperativa ha logrado captar el 89% de los depósitos

programados, lo que evidencia la capacidad para atraer recursos; sin embargo, cabe

recalcar que este resultado también demanda de responsabilidad para cubrir con la

liquidación de los depósitos en el tiempo establecido.

89%

11%

Depósitos a plazo fijo captados

Indicador

Brecha

PTO 3 2-5

88




IND

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720 / 750= 93%

95%

%

Anual

Presupuesto ahorros captados y reporte de ahorros captados

Estándar=95% Indicador=93% Brecha = 2% Favorable

Elaborado por: La autora Revisado por: Eco. Dayanara Villafuerte. Fecha: 18-04-11 Fecha:20-06-11 Fuente: CACC

GRÁFICO 11


Fuente: CACC

Los ahorros a la vista son valores que depositan los clientes para ser retirados en

cualquier fecha, para su control se lleva una libreta de ahorros.

Comentario: Como se observa el gráfico la Cooperativa ha logrado captar el 98% de los

depósitos de ahorro a la vista programados; en tal virtud se evidencia la efectividad de la

institución para atraer recursos a la empresa, considerando que estos valores generan

liquidez para cubrir con la demandas de los socios; sin embargo, se debe disponer de

dinero inmediato, puesto que, esta clase de ahorros se retiran en cualquier tiempo.

98%

2%

Ahorros a la vista captados

Indicador

Brecha

PTO 3 3-5

89




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% Capacidad que tiene la cooperativa para recuperar los créditos otorgados de acuerdo a los periodos convenidos.

379 / 510= 72%

95%

%

Anual

Reporte créditos otorgados, reporte préstamos cancelados



GRÁFICO 12


Fuente: CACC

La cartera de créditos es el rubro principal que produce rentabilidad en la Cooperativa,

significa el monto de dinero que se otorga a los socios en forma de préstamo, con un

recargo de una tasa de interés vigente legal, y puesta a un determinado plazo, previo al

haber cumplido con los requisitos exigidos por el ente prestatario.

Comentario: Los resultados que se observan en el gráfico demuestran que los socios en

un 76% han cumplido con sus obligaciones en los tiempos estipulados, sin embargo hay

un importante porcentaje del 24%, que falta por cancelar sus obligaciones; es

imprescindible aplicar políticas de cobro eficaces que permitan recuperar la cartera

vencida.

76%

24%

Recuperación de cartera de créditos

Indicador

Brecha

PTO 3 4-5

90




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% Socios satisfechos con el proceso que utiliza la cooperativa al otorgar los créditos.

154 / 224= 69%

95%

%

Anual

Encuestas a socios



GRÁFICO 13


Fuente: CACC

Los procesos que la cooperativa debe utilizar para otorgar los créditos a los clientes

deben ser oportunos, agiles, con una buena atención al cliente.

Comentario: Se realizó la encuesta a 224 socios de una población total de 510, que

tuvieron acceso a los créditos en la Cooperativa; de los cuales, el 73% manifiesta estar

satisfecho con el tiempo en el cual le entregaron el crédito; sin embargo un importante

porcentaje equivalente al 27% manifiesta lo contrario; es necesario que los involucrados

en esta gestión, efectúen un análisis minucioso de las fortalezas y debilidades del

proceso, para luego realizar una restructuración, que permita minimizar el tiempo en

otorgar los créditos y de esta forma lograr mayor credibilidad en los usuarios.

73%

27%

Socios satisfechos con los procesos utilizados para otorgar los créditos

Indicador

Brecha

PTO 3 5-5

91


VERIFICACIÓN CÁLCULO DE LIQUIDACIÓN DE DEPÓSITOS Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010 AREA: Financiera.

IND

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SUFICIENCIA DE CAPITAL

Utilización Patrimonial

UP= Patrimonio / Total de activos 80156,22 / 214341,05= 37,40

%

45

%

El patrimonio se está utilizando de manera significativa en los activos de la empresa, sin embargo falta para cumplir la meta.

Estándar= 45% Indicador= 37,40% Diferencia= 7,60% Desfavorable

Estados Financieros 2010


IP=Activos improductivos

/ Patrimonio 38525,78 / 80156,22= 48,06

%

25

%

Se adquirió un terreno con un valor significativo.

Estándar= 25% Indicador= 48,06% Diferencia= -23,06% Desfavorable

Estados Financieros 2010

RIESGO CREDITICIO Morosidad de cartera

RC=Cartera Vencida/ Cartera Total 26139,41 / 131702,59= 19,85

% 10%

El nivel de morosidad de cartera de créditos es considerable, no conviene a la Cooperativa.

Estándar= 10% Indicador= 19,85% Diferencia=- 9,85% Desfavorable

Estados financieros e informe de cartera vencida

Indice de cobertura total

IC= Provisiones /

Cartera vencida

12345,87 / 26139,41= 47,23

% 50

%

El fondo de provisiones no cubre la cartera vencida, sin embargo es considerable.


Auxiliar control de provisiones

PTF 3 1-3

92



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RENTABILIDAD

Rentabilidad a capital

RENT CAP= Resultados del ejercicio / patrimonio 26032,20 / 80156,22= 32,48

%

40%

Los ingresos obtenidos han logrado recuperar el capital invertido en un importante porcentaje, sin embargo falta cumplir con la meta.


Estados financieros 2010


IR= Resultados

/ total activos 26032,20 / 214341,05= 12,15

%

15%

Los resultados obtenidos han recompensado la inversión realizada, aun cuando falta cumplir con la meta

Estándar= 15% Indicador= 12,15% Diferencia= 2,85 Desfavorable

Estados

financieros

2010

LIQUIDEZ

Índice= Fondos disponibles / depósitos corto plazo 41259,49 / 133305,83= 30,95

%

35%

La cooperativa dispone de fondos para cubrir las obligaciones del público en forma oportuna, sin embargo falta cumplir con la meta


Estados financieros e informe de depósitos a plazo.

93



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EN

TE

EFICIENCIA Eficiencia operativa

EO= Gastos operativos / Total de activos

39217,83 / 214341,05 18,30

%

10,28

%

Se debe disminuir los gastos sin afectar la calidad de servicio a los socios.

Estándar= 10,28% Indicador= 18,30% Diferencia= - 8,02% Desfavorable

Estados financieros 2010

Eficiencia financiera

EF= Gastos operacionales / recursos captados 39217,83 / 133305,83 29,42

%

15%

Existe exageración de gastos frente a los recursos captados

Estándar= 15% Indicador= 29,42% Diferencia=- 14,42% Desfavorable

Estados

financieros

2010

Eficiencia de personal

E Personal= Gastos de personal / Total de activos 21700,78 / 214341,05 10,12

%

10%

Se observa un valor normal en pago de remuneraciones al personal.

Estándar= 10% Indicador= - 12% Diferencia= 0,12% Desfavorable

Estados financieros 2010. Roles de pago

Eficiencia

productiva

E Productiva= Activos productivos / pasivos con costo 131702,59 / 133305,83 98,80

% 100% Es importante lograr la eficiencia productiva.


Estados financieros e informe de depósitos

PTF2

3-3

94



Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010 AREA: Tecnológica

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% Elaboración del plan de contingencias.

0 / 1 = 0%

100%

%

Anual

Archivo informático entidad



GRÁFICO 14


Fuente: CACC

El plan de contingencias es un conjunto de mecanismos tecnológicos que utiliza una

empresa o entidad para resguardar la información en caso de riesgos.

Comentario: Por lo que se observa en el gráfico, no se ha elaborado plan de

contingencias en la cooperativa; tanto los directivos del ente examinado, como el jefe del

departamento de tecnología, deben analizar esta situación y buscar los medios

necesarios para implementar y ejecutar este plan, básico para precautelar la información

de eventualidades y riesgos.

0%

100%

Implementación plan de contingencias

Indicador

Brecha

PTT3 1-4

95


APLICACIÓN DE INDICADORES DE GESTIÓN Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010

FICHA TÉCNICA AREA: Tecnológica

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% ejecución procesos informáticos implementados.

10 / 10 = 100% 100% % anual Departamento de informática



GRÁFICO 15


Fuente: CACC

Los procesos informáticos implementados en una empresa permiten el control integral de

toda la gestión operativa, su finalidad es minimizar tiempo y optimizar los resultados.

Comentario:En la cooperativa se instaló un sistema informático denominado COBIS, el

mismo que permite el control integral de: de cartera de créditos, depósitos, procesos

contable, inventarios, disponible, obligaciones con el público, activos fijos, certificados

de aportación, tributario, control ingresos y gastos en general; los mismos que se

ejecutan a cabalidad.

100%

0%

Procesos informáticos implementados

Indicador

Brecha

PTT3 2-4

96


APLICACIÓN DE INDICADORES DE GESTIÓN Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010

FICHA TÉCNICA AREA: Tecnológica

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RE

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N


% Soporte a los departamentos en el uso de herramientas de escritorio y servicios informáticos.

4/ 5= 80%

90%

%

Anual

Informe capacitación realizada



GRÁFICO 16


Fuente: CACC

Los soportes en servicios informáticos son procedimientos de operación que facilitan una

adecuada ejecución del control de la gestión operativa de la cooperativa.

El gráfico indica que se ha dado soporte tecnológico al 89% de usuarios respecto al total,

sin embargo falta un 11% de instruir; esto garantiza la seguridad, integridad, confiabilidad

y disponibilidad de la información y sobre todo considerando los recursos que se

controlan.

89%

11%

Soportes en el uso de herramientas informáticas a los departamentos

Indicador

Brecha

PTT3 3-4

97



Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010 AREA: Tecnológica

IND

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% Satisfacción por los servicios en asesoramiento informático recibido.

4/ 5= 80%

90%

%

Anual

Informe capacita ción realizada



GRÁFICO 17


Fuente: CACC

La satisfacción en los servicios de informática recibidos, indica la complacencia del

personal en el asesoramiento en procesos informáticos que les han transmitido el área

de tecnología de la cooperativa, todo ello con el objeto de ofrecer información óptima a

los usuarios.

El gráfico indica que el 89% del personal está conforme con la capacitación recibida por

parte de los responsables del área tecnológica, al momento de la capacitación recibida,

esto viabiliza los procesos de los diferentes departamentos, lo que permite ofrecer

información oportuna a los clientes; así como a los directivos.

89%

11%

Personal satisfecho con el asesoramiento en informática recibido

Indicador

Brecha

PTT3 4-4

98

COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO “CARIAMANGA”LTDA. AUDITORÍA DE GESTIÓN


CEDULA NARRATIVA AL DESEMPEÑO

DEL PERSONAL AREA: Administrativa

En la cooperativa de ahorro y crédito “Cariamanga” Ltda. los directivos no han realizado

un plan para evaluar el desempeño del personal; algunos departamentos como

contabilidad y gerencia, secretaría, presentan informes de las actividades asignadas,

esto les sirve para verificar su cumplimiento.

Se les ha explicado al personal que en caso de incumplimiento a las disposiciones

emitidas por la autoridad de la cooperativa y a jefes departamentales, se les hará un

llamado de atención en forma verbal por dos veces, de persistir el incumplimiento, tendrán

una tercera llamada mediante un memo, indicando la causa de la amonestación, para

finalmente someterse a la vía legal.

La máxima autoridad de la entidad, indica que no se ha preparado al personal para este

proceso, así como, no se han determinado parámetros que permitan medir el rendimiento

y productividad de los servidores en sus áreas de trabajo.

Por lo tanto, cree fundamental elaborar un plan de evaluación al desempeño del personal,

que permita conocer el nivel de desempeño de cada uno de ellos, para tomar decisiones

en función de optimizar el entorno laboral, optimizar los recursos, ofrecer servicios de

calidad a los socios y lograr un buen posicionamiento de la cooperativa a nivel local y

provincial.

PTA16 1-1

99



CEDULA NARRATIVA AL CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

AREA: Operativa

Según la investigación realizada en el departamento de servicio al cliente de la

cooperativa de ahorro y crédito “Cariamanga” Ltda., informaron que disponen de un

manual de créditos en el que se indica requisitos indispensables para otorgar los créditos

de consumo, emergente, microcrédito, comunal e hipotecario y además se define

procesos para su entrega.

Se revisó el archivo de cartera, en donde se observó los reportes de cartera vencida,

indicando que se realizaban y emitían a la comisión de crédito en un tiempo máximo a los

dos días después de verificar los créditos que han caído en mora; se castiga las

obligaciones crediticias cuando han pasado 180 días de no cancelarse, y cuando se

presume que ya no se los ha podido recuperar.

Solamente se realiza seguimiento a unos clientes luego de otorgado el crédito,

especialmente a los que han solicitado cantidades significativas de préstamo, según se

evidencia en los respectivos informes.

Según el archivo de créditos se verificó que hay demora en los trámites, hay algunos

créditos que han tardado 2 meses para su entrega.

No dispone de un plan de gestión para recuperación de cartera vencida, se aplican

acciones de carácter general como llamadas telefónicas y demandas judiciales; sin

embargo no existe un documento que establezca en forma organizada los procedimientos

a aplicar en estas circunstancias.

ER / 4

5

ER / 4

5

PTO13 1-1

100



CEDULA NARRATIVA DEL DISPONIBLE AREA: Financiera.

De la información indagada se determinó que la cooperativa dispone de una cuenta

corriente en el Banco de Loja, la persona autorizada para firmar cheques es el gerente

Ing. Patricio Criollo, que es la persona que autoriza los gastos, previo a verificar la

necesidad del desembolso, y su conformidad con el presupuesto aprobado.

Control de giro de cheques:

El cajero llevará un control de la adquisición de las chequeras y verificará la numeración

correlativa y la cantidad de los cheques; se girarán atendiendo el orden numérico

secuencial, en caso de anulación de un cheque, se debe registrar en el parte diario de

caja con la palabra, ANULADO, en la cual debe incluirse el cheque original que lleve un

sello de ANULADO, y será perforado para mayor seguridad; finalmente todo cheque será

emitido con un comprobante contable de pago o egreso pre-numerado, el mismo que en

forma obligatoria se llenará los datos requeridos en el formato.

Conciliación de fondos:

Cada fin de mes se debe efectuar la conciliación de fondos, esta conciliación

comprenderá todas las disponibilidades que tiene la cooperativa, se compararán los

valores que reflejan el libro bancos con el estado bancario. La conciliación de saldos es

necesaria para evitar diferencias al fin de cada período; se realizarán los ajustes

necesarios, los mismos que son firmados por el contador, al mismo que se adjuntarán

todos los documentos que provocaron las diferencias en la conciliación.

Para controlar el movimiento de caja aplica el siguiente proceso:

Ingresos de caja:

Todos los comprobantes de ingresos y egresos deben ser pre-numerados en original y

la constancia deberá ser detallada en la libreta del socio (depósitos, retiros, abonos por

prestaciones, etc.)

Todos los cheques que se reciban deben ser girados a nombre de la institución.

No se aceptarán cheques posfechados.

PTF3 1-3

101



CEDULA NARRATIVA DEL DISPONIBLE AREA: Financiera

Todo cheque ingresado por caja debe ser inmediatamente cruzado y endosado

mediante una leyenda que explique a qué cuenta será depositado, el Banco y el

nombre del titular de la cuenta.

Se permitirá al cajero recibir dinero o valores en custodia, que no hayan sido

previamente registrados.

Egresos de caja:

Todos los fondos ingresados a caja por cualquier concepto deben ser depositados en

las cuentas bancarias el mismo día que ocurre la operación.

La persona encargada de realizar los depósitos bancarios debe verificar los datos de

la papeleta de depósito y firmar en ella en señal de haber recibido a satisfacción los

valores registrados.

Las papeletas de depósito con el sello del recibidor de la cooperativa, deben ser

entregadas el mismo día del depósito al contador, para sustentar los asientos

contables.

Todo documento y comprobante que haya sido cancelado por el cajero, debe ser

sellado inmediatamente con la palabra PAGADO o CANCELADO.

Cierre de caja:

El cajero debe registrar todos los movimientos de caja efectuados durante el día en el

parte diario de ingresos y en el parte diario de pagos, en este último formato se

establecerá el saldo de caja.

Para efectos de concordancia y verificación física real, el cajero deberá realizar

diariamente un arqueo de los valores recibidos como entregados en presencia de él o los

responsables de esta verificación.

PTF3 2-3

102



CEDULA NARRATIVA DEL DISPONIBLE AREA: Financiera

El cierre de caja tendrá definida una hora específica, toda operación de ingreso y/o

egreso de caja, posterior al horario establecido de cierre, serán considerados como

operaciones fuera de hora y con fecha de registro del día siguiente.

Normas generales de caja: El departamento de contabilidad podrá realizar arqueos de caja en forma sorpresiva y

periódica, cuando lo considere conveniente.

Cualquier diferencia en el arqueo de caja que sea detectado, será notificado

inmediatamente al gerente para la torna de medidas convenientes en coordinación con

el departamento de contabilidad para que se efectúen los asientos de ajuste

respectivos.

Pago de obligaciones

Todas las obligaciones contraídas por la entidad serán cumplidas puntualmente,

considerando sus fechas de vencimiento o en la convenida al momento de definir los

términos de la transacción, aspecto que será controlado por el responsable del área

financiera, con el fin de evitar intereses y multas por falta de cumplimiento.

El pago de remuneraciones se lo realizará con cheque a la orden de cada servidor.

PTF3 3-3

103



CEDULA NARRATIVA DEL SOFTWARE UTILIZADO AREA: Tecnológica

La cooperativa de ahorro y crédito “Cariamanga Ltda.”, utiliza el sistema COBIS

(Cooperative Open Banking Information System), diseñado para la ejecución y control de

procesos informáticos habituales en una entidad financiera; permite de una manera más

ágil coordinar los distintos procesos de la empresa, monitoreando la ejecución y

programando las tareas a futuro; facilitando la incorporación de información desde

distintos tipos de archivos evitando que los operadores accedan a los archivos para su

procesamiento, garantizando la integridad de la información en la base de datos.

Este sistema integra el control de:

Cartera de créditos

Depósitos

Procesos contable

Inventarios

Disponible

Obligaciones con el público

Activos fijos

Certificados de aportación

Control tributario

Control ingresos generales

Control de gastos en general.

La información que genera la gestión operativa de la entidad en los diferentes

departamentos es ingresada inmediatamente al sistema, esto permite entregar

información oportuna a los usuarios.

El área tecnológica de la cooperativa dispone de un manual de procesos informáticos, los

mismos que guían las tareas realizadas; se detallan procesos como:

Entrada y control de datos que expliquen las revisiones necesarias, con fecha límite,

criterios de validación; códigos, mensajes y detección y corrección de errores.

Usar métodos preventivos para evitar la entrada incorrecta de datos, funciones de

ayuda a la pantalla, formatos fijos, uso de menús y mensajes para el operador

PTT4 1-2

104



CEDULA NARRATIVA DEL SOFTWARE UTILIZADO

AREA: Tecnológica

Restricción de la posibilidad de pasar por encima de procesos de validación.

Control de claves primarias para evitar datos duplicados.

Reportes producidos por los sistemas informáticos, y su verificación periódica.

Revisar los controles de recepción, archivo, protección, y acceso de datos guardados

sobre todo tipo de soporte

Comprobar, validar, apuntar y recalcular campos o elementos de datos críticos

Procedimientos de control entre transacciones procesadas con el total de las recibidas.

Control integral del disponible, cartera de créditos, inventarios, proveeduría, activos

fijos, obligaciones con el público, obligaciones tributarias, activos fijos, proveeduría,

entre otros.

Se ingresa al sistema en forma oportuna toda la información recibida de los

departamentos de la cooperativa; para controlar la cartera de créditos genera

información específica de cada clase de cartera, como: tablas de amortización, créditos

vencidos, créditos castigados, intereses por mora, aplicaciones de provisiones; reportes

de abonos de cartera de créditos, reportes de intereses ganados por cartera de créditos,

reportes de calificación de cartera de créditos, entre los principales.

El responsable del departamento de tecnología brinda asesoramiento de su especialidad

a los departamentos que lo requieran.

El software utilizado actualmente es útil y confiable para el control de las transacciones

que se presentan en la cooperativa en un 85%, puesto que permite obtener información

oportuna y específica de los productos financieros que oferta el ente; y además

facilita la emisión de estados financieros sobre los cuales los directivos toman

decisiones; toda la información que genera el sistema son archivados en función a cada

clase de productos financieros, como soporte de los realizado.

No dispone de un plan de contingencias que permita resguardar la información de

cualquier riesgo o eventualidad

PT4 2-2

105


HALLAZGO DE AUDITORÍA Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010 AREA: Administrativa

TÍTULO DEL HALLAZGO: La capacitación del personal de la empresa mejora su

rendimiento y mejora la calidad de los servicios prestados.

ÁREA DEL HALLAZGO : ADMINISTRACIÓN

No se capacita a todo el personal de la cooperativa.

No se cumple con el plan de capacitación formulado y aprobado.

El literal “c” del reglamento interno de la cooperativa, en lo relacionado con el

fortalecimieto del personal, expresa: “Los directivos de la cooperativa están en la

obligación de promover en la empresa la capacitación de los servidores de manera

permanente, con temáticas de carácter general y especificas a su cargo; este

entrenamiento y desarrollo profesional permitirá actualizar sus conocimientos, obtener un

mayor rendimiento y elevar la calidad de su trabajo.”

Impide cumplir con los objetivos que persigue la institución.

Escasa organización de las programaciones internas de la cooperativa no permiten la

asistencia a los seminarios planificados, mediante convenios con entidades.

Los directivos deben organizar de mejor manera las programaciones de la cooperativa,

para que los servidores convocados por las entidades y empresas ejecutoras puedan

asistir a los seminarios, sin causar inconvenientes a los usuarios del ente financiero, esto

permitirá la aplicación de procesos idóneos en las tareas asignadas.

PTA15 1-1

106



TÍTULO DEL HALLAZGO: La aplicación de un proceso de evaluación al desempeño de

los servidores de la Cooperativa permite mejorar la productividad.

ÁREA DEL HALLAZGO : ADMINISTRACIÓN

No se evalúa el desempeño del talento humano de la Cooperativa.

El Gerente de la Cooperativa, no ha planificado ni ejecutado procesos de evaluación al

desempeño del personal del ente

El literal “d” del reglamento interno de la Cooperativa, relacionado con la Evaluación al

desempeño del personal indica: “La máxima autoridad de la Cooperativa, emitirá y

difundirá las políticas y procedimientos para la evaluación del desempeño de los

colaboradores, en función de los cuales se evaluará periódicamente al personal “

Se desconoce el nivel de eficiencia y productividad con el que el personal realiza las

funciones asignadas, lo que no permite determinar áreas críticas de la Cooperativa.

Se presentan estas desviaciones por desconocimiento por parte de los Directivos

sobre este proceso de vital importancia en el rendimiento y productividad de los

colaboradores.

Se elabore y ejecute procesos de evaluación al desempeño del personal de la

Cooperativa, esto permitirá conocer su nivel de rendimiento, y a la vez, implementar

sistemas de control que procuren su productividad y en consecuencia optimizar el

desarrollo de la Institución.

PTA17 1-1

107



TÍTULO DEL HALLAZGO: Todas las adquisiciones que realice la cooperativa deben

estar en función al presupuesto aprobado.

AREA DEL HALLAZGO : CONTABILIDAD

Adquisición de bienes por un valor mayor a lo presupuestado.

Se han adquirido activos fijos que no han estado presupuestados.

Esta desviación incumple el literal “g” del reglamento interno de la cooperativa relacionado

con el contro de los bienes, el mismo que indica lo siguiente “ Previa a la aceptación de

una obligación, por compra de activos fijos, suministros u otros bienes, necesarios para el

desarrollo de la gestión operativa de la cooperativa, el personal encargado de esta

actividad verificará: Que la transacción no varíe con respecto a la propiedad, legalidad y

conformidad con el presupuesto establecido al momento del control previo al compromiso

efectuado”.

Increcemento de activos improductivos que disminuyen la liquidez de la cooperativa, y se

compromete el patrimonio al momento de recurrir al crédito con los proveedores.

Se presentan estas desviaciones por descuido de los encargados del control

presupuestario, esto no permite cumplir con la meta presupuestaria programada, lo que

puede traer problemas de liquidez a la cooperativa.

Efectúe los desemboldos en función al presupuesto aprobado, esto permitirá el

aprovechamiento racional de los recursos, satisfacer la demanda de productos

financieros y en consecuencia mejorar la rentabilidad.

PTA6 1-1

108



TÍTULO DEL HALLAZGO: La actualización permanente de los inventarios de

proveeduría y activos fijos, proporcionará información confiable del stock de bienes que

dispone la cooperativa.

AREA DEL HALLAZGO : PROVEEDURÍA Desconocimiento del valor real de los inventarios de proveduría y activos fijos que

dispone la cooperativa.

No se realiza actualización periódica de proveduría, así como, de los activos fijos que

ingresan a la cooperativa.

Esta desviación incumple el literal “h” del reglamento interno de la cooperativa relacionado

con el control de bienes y activos fijos expone lo siguiente: “Los inventarios físicos deben

ser constatados periódicamente para verificar la existencia, la ubicación, el estado de las

propiedades anotadas en las cuentas y actualizar los bienes a efectos de que la empresa

disponga de información real.

No permite conocer el stock real de proveduría , así como de los activos fijos de la

cooperativa, lo que impide ofrecer información oportuna y veráz a los directivos.

Se presentan estas desviaciones por negligencia del encargado del control de los

inventarios, dando lugar a estas desviaciones que ocasionan serios problemas, al

momento de determinar los valores reales de los inventarios de la empresa.

Realizar la actualización periodica de los bienes que ingresan a la cooperativa mediante

constataciones físicas, mínimo una vez al año, como lo determina el reglamento interno;

esto permitirá conocer el valor real de los bienes que dispone, lo que se verá reflejado en

los estados financieros y además servirá de base para la elaboración del presupuesto.

PTA9 1-1

109



TÍTULO DEL HALLAZGO: La entrega recepción de bienes permite el seguimiento de

cada uno de ellos, procurando su buen uso, y responsabilizándolo al custodio por

cualquier pérdida.

AREA DEL HALLAZGO: PROVEEDURÍA, SERVICIO AL CLIENTE, GERENCIA,

CONTABILIDAD Y CAJA.

No se realiza el control de los bienes que se encuentran en cada departamento.

No se realiza la entrega recepción de los bienes que ingresan a la cooperativa.

Esta desviación incumple el literal “k” del reglamento interno de la cooperativa,

relacionado con el control de los bienes que ingresan a la entidad; el mismo que expresa”

De cada bien que ingresa a la cooperativa, se realizará la entrega recepción, mediante

una acta, lo que permitirá hacer buen uso de él, y, realizar el seguimiento respectivo,

responsabilizándolos por el mal uso o pérdida en caso de no comprobarse que sea un

caso fortuito, en donde se exigirá su pago por el valor del bien que se encuentre en el

mercado, y además se extenderá la respectiva sanción.

Impide hacer el seguimiento a los bienes, así como hacer buen uso de ellos, lo que

ocasiona desembolsos innecesarios al momento de ocurrir un robo o destrucción

intensional.

Se presentan estas desviaciones por negligencia del encargado de esta función al no

cumplir con el reglamento establecido para el efecto, dando lugar a estas desviaciones

que ocasionan serios problemas, al momento de realizar un seguimiento y definir

responsables del mal uso o pérdida.

Se realice la entrega recepción de los bienes que ingresan a la cooperativa, por medio de

una acta, conforme esta estipulado en el reglamento interno, lo que permitirá el buen uso

de los recursos, hacer el respectivo seguimiento y definir responsables por cualquier

anomalía que se presente, evitando desembolsos innecesarios a la institución.

PTA12 1-1

110


HALLAZGO DE AUDITORÍA Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010 AREA: Operativa

TÍTULO DEL HALLAZGO: Se entregan préstamos a los clientes sin que cumplan con los

requisitos establecidos.

ÁREA DEL HALLAZGO : OPERATIVA

La cooperativa entrega créditos a los clientes sin cumplir con los requisitos establecidos.

Los socios cuando acceden a créditos no cumplen con los requisitos establecidos por la

Cooperativa y que son necesarios para el análisis y aprobación.

El literal 4 del reglamento interno de la Cooperativa, en relacion con la operatividad de

los créditos, expresa lo siguiente “ El comité de crédito será el encargado de, analizar la

documentacion presentada por los solicitantes de créditos, serán aprobados solamente

aquellos que cumplan con los requisitos establecidos para cada clase de crédito en su

totalidad, caso contrario se los devolverá al cliente indicando los motivos por los cuales no

puede acceder al crédito solicitado”.

Al no cumplir el socio con todos los requisitos éstos han ocasionado un incremento del

riesgo en cuanto a la recuperación de los créditos, ya que se dan problemas posteriores

como es la ubicación del socio y conflictos con los garantes.

Desconocimiento del reglamento de crédito y cobranzas en donde constan los requisitos

necesarios para el análisis de créditos e incumplimiento de funciones al pasar por alto

documentación de acuerdo al grado de confianza con el socio.

Mantener reuniones con los asesores de crédito a fin de dar a conocer el reglamento de

crédito y cobranzas, entregar una copia para que cumplan con las funciones designadas

de acuerdo al reglamento y además realizar la supervisión a las carpetas personales de

los socios que acceden a créditos y comprobar que los requisitos exigidos por la

Cooperativa estén completos y orden.

PTO8 1-1

111



TÍTULO DEL HALLAZGO: La elaboración de un plan de gestión para recuperación de

cartera vencida permite disminuir la morosidad de los clientes.


No se dispone de un plan de gestión para recuperación de cartera vencida.

Cuando un cliente cae en mora se procede a comunicarle por medio de llamadas

telefónicas.

El literal 4 del reglamento interno de la Cooperativa, en relacion con la operatividad

de los créditos, estipula lo siguiente “ El comité de credito será el encargado de formular

y ejecutar un plan de gestión que le permita la recuperacion de la cartera vencida,

evitando así riesgos a la Cooperativa”

Existe un monto importante por concepto de cartera vencida, lo que ocasiona riesgos que

provocan pérdidas a la empresa, esto disminuyen la rentabilidad del ente financiero y a la

vez se deja desprotegido a los ahorradores y clientes, en caso de no recuperarse las

deudas.

Se presentan estas desviaciones por desconocimiento de la comisión de créditos en

este tema de vital importancia para lograr mayor rentabilidad a la cooperativa,

considerando que es el principal rubro que permite generar ingresos.

A los directivos, exija al personal involucrado en la administración de créditos, elaboren y

ejecuten un plan de gestión para recuperación de cartera vencida, esto permitirá realizar

un seguimiento pormenorizado a los deudores; analizar este rubro significativo para la

cooperativa, y definir procesos organizados que permitan reducir el indice de morosidad.

PTO14 1-1

112



TÍTULO DEL HALLAZGO: La entrega de créditos en forma oportuna permitirá la

satisfacción de los clientes y a la vez, cumplir con la meta establecida de préstamos que

se han programado entregar.


No se entregan los créditos a los clientes oportunamente.

Existen créditos que se han entregado después de dos meses.

El literal 8 del reglamento interno de la Cooperativa, en relación con la operatividad de

los créditos, expresa lo siguiente “ El comité de crédito será el encargado de, analizar la

documentación presentada por los solicitantes de créditos en un tiempo de dos días,

emitiendo el resultado de forma inmediata a los usuarios; en caso de aprobada la solicitud

se realizará el desembolso, máximo a los 6 días de su aprobación.”

Existen una cantidad considerable de créditos que no se han entregado oportunamente,

esto causa insatisfacción en los socios, no permite cumplir con la meta planificada de

créditos a otorgar en cada periodo económico, provocando además, disminución de la

rentabilidad de la Cooperativa.

Se presentan estas desviaciones por descuido en la aplicación de las normativas

descritas en el reglamento interno respecto a créditos.

Se analicen oportunamente las solicitudes de crédito y en caso de ser aprobados, se

realice el desembolso máximo a los ocho días de su aceptación; esto dará mayor

credibillidad a la Cooperativa, así como, logrará incrementar los créditos y en

consecuencia mejorará la eficiencia del departamento de crédito.

PTO15 1-1

113

COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO CARIAMANGA LTDA. AUDITORÍA DE GESTIÓN

HALLAZGO DE AUDITORÍA Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010 AREA: Financiera

TÍTULO DEL HALLAZGO: El archivo en orden cronológico y numérico de comprobantes

que sustentan la gestión operativa de la cooperativa, permite ofrecer información

oportuna a los usuarios.

ÁREA DEL HALLAZGO : FINANCIERA

No se archivan los documentos en orden cronológico y en función a la clase de

operación realizada.

Algunos documentos relacionados con el control financiero de la Cooperativa se

encuentran traspapelados en otras carpetas.

El literal 2 del reglamento interno de la cooperativa, en relación con el archivo de

documentos detalla lo siguiente: “Todos los documentos serán archivados de manera

que sea fácil su localización, y se adoptarán medidas de salvaguardia contra robos,

incendios y otros riesgos.

No permite obtener información oportuna impidiendo realizar comparaciones oportunas

entre documentos y registros contables.

Se presentan estas desviaciones por despreocupación de las personas encargadas

del archivo de documentos, en el departamento financiero, puesto que afectan el

proceso de control.

El señor gerente ordenará a las responsables del departamento financiero, archiven

la documentación que sustenta la gestión operativa de la cooperativa de una

forma técnica, y así se mantenga un historial de la realidad económica de la

misma , de esta manera se dará cumplimiento a lo que dispone la norma de control

interno referida

PTF7 1-1

114


HALLAZGO DE AUDITORIA Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010 AREA: Tecnológica

TITULO DEL HALLAZGO: El plan de contingencias describirá las acciones a tomar en

caso de una emergencia, suspensión en el procesamiento de la información por

problemas en los equipos o, programas.

AREA DEL HALLAZGO : TECNOLOGÍA

No se dispone de un plan de contingencias en la cooperativa.

No se se ha definido, aprobado e implementado un plan de contingencias, que resguarde

la información de algún riesgo o eventualidad.

El reglamento interno de la cooperativa, en su art. 4 en lo relacionado con el

funcionamiento del area de tecnología expresa lo siguiente: “Es responsabilidad del área

de tecnología conjuntamente con los jefes departamentales, elaborar, discutir, aprobar e

implementar un plan de contingencias que describa las acciones a tomar en caso de una

emergencia o suspensión en el procesamiento de la información por problemas en los

equipos, programas o alguna otra causa circunstancial”.

No permite resguardar la información de la institución en caso de alguna emergencia o

riesgo.

Se presentan estas desviaciones por descuido del jefe de informática, de la

cooperativa que no han considerado necesario la implementación del plan de

contingencias, asumiendo que no es necesario.

Se exija a los directivos de la cooperativa, la aprobación e implementación de un plan de

contingencias que permita precautelar la información de cualquier riesgo.

PTT5 1-1

115


PRINCIPALES FUNCIONES DEL AREA EXAMINADA Y VERIFICACIÓN DE SU CUMPLIMIENTO


Se verificó con los informes de actividades realizadas por dirección, actas de la

asamblea de socios, informes económicos semestrales, currículo vitae del personal,

clasificación de puestos establecidas, roles de pago, presupuesto de sueldos, informe

de capacitaciones realizadas al personal.

COMENTARIO: No se ejecuta evaluaciones a la gestión realizada, se dirige, coordina, y

supervisa las actividades realizadas por los diferentes departamentos de la Cooperativa

en forma parcial; el personal en su mayoría es contratado de acuerdo a su título

profesional; los sueldos y salarios cancelados exceden a lo presupuestado; no se ha

evaluado el desempeño de los colaboradores; solamente se ha instruido al personal en

temáticas de relaciones públicas y humanas; y finalmente, no se han realizado

actualizaciones del inventario de activos fijos y proveeduría.

ACTIVIDADES CLAVE

CUMPLIMIENTO

SIEMPRE A VECES NUNCA

Planificar, dirigir y evaluar la gestión operativa de la Cooperativa.

X

Dirigir, coordinar y supervisar las actividades realizadas por los diferentes departamentos de la cooperativa.

X


X

Realizar actividades de inserción local. X

Proponer planes de mejoramiento a los servicios de atención al público.

X

Participar en todas las asambleas ordinarias y extraordinarias programadas.

X

Generar vínculos entre las instituciones financieras y comerciales; así como a nivel social del sector.

X

Ejercer por delegación la representación legal, en todas las actividades requeridas.

X

Presentar informes y realizar rendición de cuentas a los organismos de control que fuere necesario.

X

Seleccionar el personal de acuerdo a su Título Profesional.

X

Seleccionar el personal de acuerdo al presupuesto establecido.

X

Evaluar el desempeño del personal X

Capacitar al personal en las áreas específicas. X

Actualización de inventarios X

PTA4 1-1

116


VERIFICACION DEL PRESUPUESTO DE BIENES CON LAS COMPRAS EJECUTADAS


PRESUPUESTO COMPRAS DE ACTIVOS FIJOS PARA EL 2010

Detalle Cantidad Precio Unitario Total

Muebles y Enseres

Escritorio de madera de cedro en L 1 450,00 450,00

Subtotal 450,00

Equipos de computación

Computadora portátil DELL 2 680,00 1680,00

Computadora de escritorio Procesador Intel core l5 4

765,00 3060,00

Subtotal 4740,00

TOTAL 5190,00

=Se verificó con el presupuesto que dispone la Cooperativa para el 2010.

COMENTARIO: Se ha presupuestado gastar en compra de activos fijos durante el

periodo 2010 un valor de $ 5190.00, sin embargo se han realizado compras por un valor

superior; el mismo corresponde a la adquisición de un juego de muebles de damasco por

1350.00, a almacén Juan Pablo, según factura N° 0076543, a crédito.

COMPRAS REALES DE ACTIVOS FIJOS EN EL 2010

Detalle Fact. Proveedor Cant.

Precio Unitario Total

Muebles y Enseres

Juego de muebles de damasco 0076543

Mueblería Juan Pablo 1 1350,00 1350,00

Escritorio de madera de cedro en L 0076543

Mueblería Juan Pablo 1 450,00 450,00

Subtotal 1800,00

Equipos de computación

Computadora portátil DELL 006223 ZITE 2 840,00 1680,00

Computadora de escritorio Procesador Intel core l5

006223 ZITE 4 765,00 3060,00

Subtotal 4740,00

TOTAL 6540,00

PTA5 1-1

117


ACTUALIZACIÓN DE PROVEDURÍA Y ACTIVOS FIJOS Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010 AREA: Administrativa

PTA7 1-1

118



PTA8 1-3

119



PTA8 2-3

120



=Se verificó con el informe de bienes y proveeduría de la Cooperativa a diciembre del

2009.

COMENTARIO: El informe de actualización de proveeduría correspondiente al año 2009,

dispone en suministros de oficina un valor de $ 986.87; mientras que, el valor de activos

fijos asciende a $ 21726,80; no se dispone información de estos rubros al periodo 2010,

por lo que se asume que no se realizó actualización de inventarios durante ese periodo

contable.

PTA8 3-3

121


INFORME ENTREGA RECEPCIÓN DE PROVEEDURÍA Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010 AREA: Administrativa DETALLE DE PROVEEDURÍA ENTREGADA A LOS DIFERENTES DEPARTAMENTOS

DE LA COOPERATIVA

Detalle Unidad de

medida Cantidad

Valor total

Entregado a

Solicitud de ingreso Block 500 15,00 Servicio al Cliente

Tarjeta de Identificación del socio Block 500 15,00 Servicio al Cliente Registro de las solicitudes de ingreso Block 500 15,00 Servicio al Cliente Certificado de Aportación Block 500 15,00 Servicio al Cliente Control de la libreta de registros Block 500 15,00 Servicio al Cliente Solicitud de préstamo Block 500 15,00 Servicio al Cliente Registro de Ahorros Block 500 15,00 Servicio al Cliente Certificados de depósito Block 500 15,00 Servicio al Cliente Hojas membretadas para solicitudes 500 5,00 Servicio al Cliente

TOTAL 125,00

INFORME ENTREGA RECEPCIÓN DE PROVEDURÍA MES DE AGOSTO Y SEPTIEMBRE DEL 2010

Detalle Unidad de

medida

Cantidad Precio Unit.

Total Entregado a

Papel bond de hojas A4 Resmas 1 3,50 3,50

Servicio al Cliente

Papel bond de hojas A4 Resmas 1 3,50 3,50 Contabilidad

Papel bond de hojas A4 Resmas 1 3,50 3,50 Secretaria

Perforadora grande color negro Unidades 1 7 7,00 Contabilidad

Frasco de tinta color negro, CANON, HP, LEXMARK 250 ml Frasco 1 6,00 6,00 Secretaria

Frasco de tinta color azul, CANON, HP, LEXMARK 250 ml Frasco 1 7,00 7,00 Gerencia

Frasco de tinta color amarillo, CANON, HP, LEXMARK 250 ml Frasco 1 7,00 7,00 Gerencia

Frasco de tinta color rollo CANON, HP, LEXMARK 250 ml Frasco 1 7,00 7,00 Gerencia

Flash memory color celeste 4GB Unidad 1 12,00 12,00 Contabilidad

Flash memory color verde 4 GB Unidad 1 12,00 12,00

Servicio al Cliente

Flash memory color amarillo 4 GB Unidad 1 8,00 8,00 Secretaria

Flash memory color negro 4 GB Unidad 1 7,00 7,00 Ventanilla 1

PTA10 1-2

122


INFORME ENTREGA RECEPCIÓN DE PROVEEDURÍA Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010 AREA: Administrativa

= Verificado con el informe de entrega rececpción de proveduría emitido por la

encargada de proveduría, durante los meses de agosto y septiembre del 2010.

COMENTARIO: La información se obtuvo del archivo que dispone la Cooperativa en

proveeduría al 31 de agosto del 2010, cada persona que recibe los suministros firman el

informe como constancia de haberlos recibido; también se revisó los informes de entrega

recepción de activos fijos, y solamente se encontró hasta el 2009; la encargada manifiesta

que no se ha realizado informes de entrega recepción de activos fijos durante todo el año

sujeto a examen.

Cartucho color negro CANON PG-40 negro unidad 1 18,70 18,70 Contabilidad

Cartucho color colores CANON PG-40 colores unidad 1 23,70 23,70 Contabilidad

Marcador resaltador marca Pelican cajas 1 6,00 6,00

Servicio al Cliente

Marcador liquido Cajas 1 4,50 4,50

Servicio al Cliente

Archivador grande color negro unidad 4 1,76 7,04 Contabilidad

Carpetas folder color amarillo Unidad 25 0,35 8,75

Servicio al Cliente

Carpetas folder color verde Unidad 25 1,35 33,75

Servicio al Cliente

Carpetas folder color roja Unidad 25 2,35 58,75

Servicio al Cliente

Carpetas folder color celeste Unidad 25 3,35 83,75

Servicio al Cliente

Papel para fax rollo 2 0,32 0,64 Gerencia Marcador detector billetes falsificados Unidad 1 1,75 1,75 Caja 1

Total 330,83

PTA11 2-2

123


DISTRIBUCIÓN DEL PERSONAL DE LA COOPERATIVA Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010


N° NOMBRE Y APELLIDO

DENOMINACIÓN DEL PUESTO

CARGO DESEMPEÑADO

TITULO

1 Patricio Criollo Gerente Gerente Ing. en Banca y Finanzas

2 Beatriz Rodríguez

Secretaria

Secretaria, control de inventarios de proveeduría y bienes que ingresan a la Cooperativa

Ing. en Banca y Finanzas

3 Teresa Cueva Contadora Contadora Ing. en Contabilidad y Auditoría

4 Cecibel Montero Cajera Contadora Ing. en Contabilidad y Auditoría

5 José Cueva Analista De Sistemas Informáticos

Analista en sistemas informáticos

Ing. en sistemas

6 Sofía Soto Servicio al Cliente Servicio Al Cliente

Ing. en Contabilidad y Auditoría

7 Carlos Sarango Guardianía Guardia Bachiller en Ciencias Básicas

8 Melecio Torres Servicios Generales

Servicios Generales

Bachiller en Ciencias Básicas

= Verificado con el distributivo de puestos que dispone la cooperativa y con el

currículo de cada servidor que se mantiene en la dirección del ente.

COMENTARIO: Todos los servidores están ubicados de acuerdo a lo que exige el

manual de clasificación de puestos de la cooperativa.

PTA13 1-1

124

COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO “CARIAMANGA LTDA” AUDITORÍA DE GESTIÓN PLAN DE CAPACITACIÓN



PROGRAMA DE CAPACITACIÓN PARA EL PERSONAL PERIODO 2010

SEMINARIOS PLANIFICADOS

Seminarios ejecutados N° Nombre Fecha de

Ejecución Participantes Entidad

Ejecutora

1 Relaciones públicas y humanas

Desde 02/02/10 Hasta 07/02/10

Todo el personal

CACC x

2 Trabajo en equipo Desde 06/03/10 Hasta 10/03/10

Todo el personal

CACC x

3 Gestión de créditos y cobranzas

Mes de junio Servicios al cliente

4 Procesos de auditoría en entidades bancarias.

Mes de Agosto Contadora UTPL

5 Control del disponible

Mes de Septiembre

Cajeros Banco de Loja

6 Contabilidad Bancaria – Aplicación de procesos para el control de productos financieros

Mes de Noviembre

Servicio al cliente y contadora

Banco del Pichincha

=Comprobado con el programa de capacitación del personal periodo 2010 y con los

informes de los dos seminarios ejecutados en la cooperativa.

COMENTARIO: Dentro de las instalaciones se planificaron realizar 2 seminarios, los

mismos que fueron ejecutados; en el plan de capacitación también se incluyó aquellos

seminarios relacionados específicamente con el cargo que desempeñan, esto previo

convenio con las empresas y entidades ejecutoras; sin embargo por cumplir con otras

tareas programadas no asistieron a la fecha convocada, dos casos por calamidad

doméstica de los servidores y las demás por cumplir con programaciones internas de la

cooperativa; aspecto que fue analizado en junta general de socios, insistiendo que el

próximo periodo será obligatoria la asistencia.

PTA14 1-1

125


DETALLE DE PRODUCTOS FINANCIEROS QUE OFRECE LA COOPERATIVA CON SUS RESPECTIVOS INTERESES


DETALLE DE CARTERA DE CREDITOS QUE OTORGA LA CACC

CLASE DE PRESTAMO

PLAZO

MONTO

TASA DE INTERÉS

CONSUMO 6 meses – 18 meses De 500- 5000 16,35%

EMERGENTES 6 meses – 18 meses De 200- 3000 14,35%

CREDITO COMUNITARIO 6 meses – 12 meses De 300 - 5000 18,45%

MICROCREDITO 6 meses – 18 meses De 500- 5000 14,15%

HIPOTECARIO 3 años - 5 años De 5000-30000 11,33%

DETALLE AHORROS A L A VISTA QUE OTORGA LA CACC

PLAZO TASA DE INTERES

0 - 100 2%

101 - 300 2%

301 - 1000 2%

1.001 - 2000 2%

2.001 - 10000 2,25%

10.001 - 25000 2,50%

25.001 - 100000 3,25%

100.001 - 500000 en adelante 3,50%

= Verificado con la descripción de productos financieros que ofrece la CACC

Cariamanga, así como con su respectiva tabla de intereses.

COMENTARIO: La información se obtuvo del archivo que dispone la cooperativa en el

departamento de servicio al cliente, los intereses corresponden al año 2010, están en

concordancia con los emitidos para entidades financieras, reglamentados por la

superintendencia de Bancos y seguros del país.

DETALLE DEPÓSITOS A PLAZO FIJO QUE OTORGA LA CACC

MONTO DÍAS

31 a 60 61 a 90 91 a 120 121 a 180 181 a 360 360

300.00 a 5000.00 3.00% 3.50% 4.25% 4.75% 5.25% 6%

5000.01 a 10000.00 3.00% 3.50% 4.25% 4.75% 5.25% 6%

10000.01 a 20000.00 3.00% 3.50% 4.25% 4.75% 5.25% 6%

20000.01 a 50000.00 3.00% 3.50% 4.25% 4.75% 5.25% 6%

50000.01 a 100000.00 3.00% 3.50% 4.25% 4.75% 5.25% 6%

100000.01 a 300000.00 3.00% 3.50% 4.25% 4.75% 5.25% 6%

De 300000.01 en adelante 3.00% 3.50% 4.25% 4.75% 5.25% 6%

PTO 4 1-1

126


PROCESO ESTABLECIDO PARA ENTREGA DE CRÉDITOS Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010 AREA: Operativa

FLUJOGRAMA DEL PROCESO PARA OTORGAR CRÉDITOS

SI

=Verificado con el manual de créditos que dispone la cooperativa

COMENTARIO: El proceso que se detalla lo utilizan para toda la clase de créditos que

otorga la cooperativa.

CLIENTE

Presenta la solicitud de crédito

SOCIO

Entrega garantías y/o escrituras del inmueble

en caso de crédito hipotecario

OFICIAL DE CRÉDITO Informa al cliente indicado que su solicitud no fue aprobada,

indicando sus motivos.

SOCIO

Entrega comprobante a cajero

CAJERO

Revisa documentación y entrega dinero

SOCIO

Recibe dinero y comprueba transacción

CAJERO

Devuelve documentación al oficial de crédito

OFICIAL DE CREDITO

Entrega documentación a contabilidad

OFICIAL DE CREDITO

Analiza documentación y envía a gerencia

PTO 5 1-1

INICIO

Gerencia

toma

decisión

OFICIAL DE CRÉDITO Revisa resolución, registra transacción y entrega comprobante de dinero al Socio.

NO

127


REQUISITOS ESTABLECIDOS PARA CAPTAR DEPÓSITOS Y OTORGAR CRÉDITOS


CUENTA DE AHORROS

Requisitos para apertura de cuenta para Personas Naturales:

1. Fotocopia de la cédula de identidad del solicitante.

2. Fotocopia de la papeleta de votación vigente.

3. Una planilla de servicios básicos: agua, luz o teléfono de la residencia del solicitante,

cuya fecha sea máximo de 3 meses atrás a la fecha de la solicitud; o contrato de

arrendamiento debidamente legalizado, declaración juramentada ante un Notario o

Teniente Político según el sector donde reside; o, cualquier documento confiable que

permita conocer la dirección exacta de su domicilio. (Certificado de Residencia y

Domicilio).

4. Depósito inicial de 25 dólares.

Requisitos para apertura de cuenta para Personas Jurídicas:

1. Escritura de constitución o que determine la actividad económica u objeto social.

2. Aumento de capital o reforma de estatutos (si los tuviere).

3. Nombramiento del representante legal.

4. Una fotocopia del RUC.

5. Una fotocopia de la cédula de identidad o pasaporte del o los representantes legales

de la institución o su apoderado.

6. Una fotocopia de la papeleta de votación vigente del o los representantes legales.

7. Referencia bancaria o comercial de la institución.

8. Estados financieros actualizados.

9. Nómina de los accionistas o socios (si los tuviere).

10. Certificado de cumplimiento de obligaciones con la Superintendencia de Compañías

o con organismo de control al que reporte (si los tuviere).

11. Una fotocopia de la cédula de identidad o pasaporte, según el caso de las personas

autorizadas a firmar en la cuenta y papeletas de votación vigentes.

12. Fotocopia de la cédula de identidad o pasaporte, según el caso de las personas

autorizadas a firmar en la cuenta y papeletas de votación vigentes.

13. Planilla de servicios básicos (agua, luz o teléfono).

14. Depósito inicial 25 dólares.

PTO 5 1-6

http://codesarrollo.fin.ec/Html/ahorros.htm

http://codesarrollo.fin.ec/Html/ahorros.htm

128

=Verificado con los requisitos para captar depósitos en ahorro que dispone la

cooperativa en el departemento de sercivico al cliente.

COMENTARIO: Se revisó informacion en las carpetas de requisitos para captar

depósitos en ahorros vigentes para el año 2010 que dispone en el departamento de

servicio al cliente.

129


REQUISITOS ESTABLECIDOS PARA CAPTAR DEPÓSITOS Y CRÉDITOS OTORGADOS


Requisitos persona natural

1. Una fotografía tamaño carnet

2. Copia cédula y papeleta de votación (última)

3. Carta de servicio básico del último mes de pago (agua, luz o teléfono)

4. Depósito a Plazo Fijo mínimo $100.00

Requisitos persona jurídica

1. Una fotografía tamaño carnet de cada uno de los representantes

2. Copia cédula y papeleta de votación (última) de los representantes


4. Monto mínimo de apertura

5. Copia del RUC

6. Copia de la escritura pública de constitución vigente.

7. Certificación de la existencia legal y capacidad para operar emitida por el organismo

de control respectivo.

8. Nómina de los socios o accionistas actualizadas.

9. Nombramiento de los representantes debidamente inscritos en el organismo de

control respectivo Nómina de los socios o accionistas actualizadas.

10. Copia de la cédula de identidad y certificado de votación de los representantes

legales.


12. Copia de la Declaración de impuestos correspondiente al último período fiscal.

13. Copia de los Estados financieros legalizados por el organismo de control

14. Copia de los estatutos con los últimas reformas de ser el caso debidamente

legalizados por el organismo de control respectivo.

=Verificado con los requisitos para captar depósitos a plazo fijo que dispone la

cooperativa en el departemento de sercivico al cliente.

COMENTARIO: Se revisó la carpeta con los requisitos establecidos para captar depósitos

a plazo fijo, en el departamento del servicio al cliente, los mismos que son actualizados en

funcion a las estipulaciones de la Superintendencia de Bancos y Seguros.

PTO6 3-6

130


REQUISITOS ESTABLECIDOS PARA CAPTAR DEPOSITOS Y OTORGAR CRÉDITOS


MICROCRÉDITO.

1. Tener una actividad económica.

2. un pequeño plan del negocio.

3. Llenar solicitud con una descripción de la actividad económica que realizan.

4. Pertenecer a una organización.

5. Presentar las facturas proformas de los equipos o maquinaria o los cursos para los

que solicitan el microcrédito.

6. Copia de la cédula de identidad.

7. Copia de un recibo de agua, luz o teléfono.

8. Presentar dos cartas de recomendación / aval preferiblemente de la organización a

que pertenezca.

9. Dos referencias comerciales.

CRÉDITO EMERGENTE.

1. Apertura libreta de ahorros (mínimo 1 mes)

2. Copia de cédula y papeleta de votación (actual a color) deudor /conyugue).

3. Factura de cualquier servicio básico, (agua, luz, o teléfono).

4. Rol de pagos (dependiente)

5. Ruc, última declaración (independiente).

6. Copia de la escritura y / o impuesto predial (deudor o garante).

7. Una foto tamaño carnet.

8. Llenar la solicitud de crédito.

9. Garante con los mismos requisitos.

10. Encaje 10 % en la cuenta de ahorros.

9. Garante con los mismos requisitos.

10. Encaje 10 % en la cuenta de ahorros.

PTO6 4-6

http://www.cooperativaelmolino.com/descargas/func-startdown/1/

131


REQUISITOS ESTABLECIDOS PARA CAPTAR DEPOSITOS Y OTORGAR CRÉDITOS


CRÉDITO DE CONSUMO

1. Solicitud de crédito debidamente llena y firmada por el representante legal

2. Copia de cedula y papeleta de votación

3. Tres últimos roles de pagos actualizados

4. Relación de dependencia de al menos un año

5. Documento que sustente patrimonio: copia del impuesto predial, copia de matrícula del

vehículo

6. Planilla de servicios básicos (luz, agua o teléfono) actualizada

7. Declaración del impuesto a la renta

CRÉDITO COMUNITARIO

1. Conformar el grupo de hasta 25 personas

2. Ser residente permanente de la comunidad

3. Copia de la cédula y del certificado de votación de cada integrante del grupo

4. Copia del pago de algún servicio básico

CRÉDITO HIPOTECARIO

Personas dependientes o asalariadas

1. Solicitud de crédito

2. Multi-hipoteca debidamente diligenciada

3. Fotocopia de la cédula de Identidad y papeleta de votación

4. Certificado de ingresos donde se relacione el sueldo básico, el tiempo de servicio en la

empresa y el cargo desempeñado.

5. Fotocopia de los dos (2) últimos comprobantes de pago de nómina.

6. Certificaciones de otros ingresos diferentes del sueldo,(comisiones, honorarios, etc.)

7. Fotocopia de la promesa de compra-venta o del documento en que se relacione

detalladamente las condiciones de negociación del inmueble.

8. Referencias bancarias.

PTO6 5-6

132


REQUISITOS ESTABLECIDOS PARA CAPTAR DEPOSITOS Y OTORGAR CRÉDITOS Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010 AREA: Operativa

9. Certificado de manejo de cuentas corrientes, de cuentas de ahorro, tarjetas de

crédito,

10. Referencias comerciales (Al menos 2 referencias).

11. Fotocopia de los documentos que acrediten el respaldo patrimonial del cliente

12. del pago del impuesto predial, matrícula del vehículo y similares.

Para los emigrantes legalizados que deseen aplicar a los créditos

1. Solicitud de crédito.

2. Copias de cédulas.

3. Copia de la visa del país donde reside.

4. Copia del carné de seguridad social.

5. Certificado originales de ingresos, traducidos al español, notariados y certificados por

el consulado de Ecuador en la ciudad de residencia

6. Copia de los roles de pago de los dos últimos meses.

7. Originales de las referencias bancarias, comerciales, traducidos al español,

notariados y certificados por el consulado de Ecuador.

8. Documentos sobre el patrimonio que posean.

9. Poder original o copia certificada que otorga el solicitante a una segunda persona

para que le represente en la firma de escrituras y constitución de la hipoteca.

10. Copia de la promesa de compra - venta o convenio de reservación del inmueble.

= Verificado con el manual de créditos que dispone la cooperativa en el departamento

de servicio al cliente.

COMENTARIO: Se revisó el manual de créditos vigente para el año 2010, el mismo que

detalla los requisitos para otorgar créditos a los socios, por cada clase de crédito.

PTO6 6-6

133


VERIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS EN CRÉDITOS OTORGADOS


MICROCRÉDITO

N°

RE

QU

ISIT

OS

So

cio

1

So

cio

2

So

cio

3

So

cio

4

So

cio

5

So

cio

6

So

cio

7

So

cio

8

So

cio

9

So

cio

10

1 Actividad Económica declarada X X X X X X X X X X

2 Plan de negocio pequeño X X X X X X

3 Solicitud crédito X X X X X X X X X X

4 Certificación de pertenencia a una organización

X X X X X X X

5 Facturas proformas motivo del préstamo

X X X X X X X X X X

6 Documentos personales X X X X X X X X X X

7 Copia planillas servicios básicos

X X X X X X X X X X

8 Cartas de recomendación X X X X X X X X X X

9 Referencias comerciales X X X X X X X

= Verificado con los requisitos para los microcréditos que dispone la cooperativa en el

manual de créditos que mantienen en el departamento de servicio al cliente.

COMENTARIO: Se seleccionó una muestra al azar, correspondiente al mes de enero y se

determinó que algunos créditos otorgados no cumplían con requisitos como: disponer de

un plan de negocios, no existía una certificación de pertenencia a alguna organización;

así como no existían referencias comerciales, lo que significa un riesgo para la

cooperativa.

ER / 4

5

ER / 4

5

PTO7 1-5

134


VERIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTIO DE REQUISITOS EN CREDITOS OTORGADOS


= Verificado con los requisitos para los créditos de consumo que se detalla en el

manual de créditos que dispone la cooperativa en el departamento de servicio al

cliente.

COMENTARIO: Se consideró una muestra correspondiente al mes de mayo del periodo

sujeto a examen, evidnciando el cumplimiento total a los requisitos sollicitados por la

coopertiva para otorgar crédito, esto demuestra que el socio es confiable, y que por lo

tanto puede otorgarsele el credito sin ningún temor.

CRÉDITO CONSUMO

N°

REQUISITOS

So

cio

1

So

cio

2

So

cio

3

So

cio

4

So

cio

5

So

cio

6

So

cio

7

So

cio

8

So

cio

9

So

cio

10

1 Solicitud de crédito debidamente llena y firmada por el representante legal

X X X X X X X X X X

2 Copia de cedula y papeleta de votación

X X X X X X X X X X

3 Tres últimos roles de pagos actualizados

X X X X X X

4 Relación de dependencia de al menos un año

X X X X X X X X X X

5 Documento que sustente patrimonio: copia del impuesto predial, copia de matrícula del vehículo

X X X X X X X X X

6 Planilla de servicios básicos (luz, agua o teléfono) actualizada

X X X X X X X X X X

7 Declaración de impuesto a la renta

X X X X X X X X

PTO7 2-5

135


VERIFICACIÓN DE REQUISITOS EN CRÉDITOS OTORGADOS Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010 AREA: Operativa

=Verificado con los requisitos para los créditos comunitarios que se detalla en el


cliente.

COMENTARIO: Se tomó información al azar correspondiente al mes de septiembre, se

observa que cuatro deudores de los créditos no han presentado un certificado de

pertenecer al grupo comunal, parte indispensable en esta clase de créditos; esto genera

inconvenientes a la cooperativa en caso de incumplimiento a los pagos programados.

CRÉDITO COMUNITARIO

N°

REQUISITOS

So

cio

1

So

cio

2

So

cio

3

So

cio

4

So

cio

5

So

cio

6

So

cio

7

So

cio

8

So

cio

9

So

cio

10

1 Conformar el grupo de hasta 25 personas

X X X X X X X X X X

2 Ser residente permanente de la comunidad

X X X X X X X X X X

3 Copia de la cédula y del certificado de votación de cada integrante del grupo

X X X X X X X X

4 Copia del pago de algún servicio básico

X X X X X X X X X X

5 Certificación de pertenecer al grupo comunal

X X X X X X

ER / 4

5

ER / 4

5

PTO7 4-5

136


VERIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS EN CRÉDITOS OTORGADOS


CRÉDITO HIPOTECARIO PERSONAS DEPENDIENTES O ASALARIADAS

N°

REQUISITOS

So

cio

1

So

cio

2

So

cio

3

So

cio

4

So

cio

5

So

cio

6

So

cio

7

So

cio

8

So

cio

9

So

cio

10

1 Solicitud de crédito X X X X X X X X X X

2 Multi-hipoteca debidamente diligenciada.

X X X X X X X X X X

3 Fotocopia de documentos personales. X X X X X X X X X X

4 Certificado de ingresos. X X X X X X

5 Copia de los dos últimos comprobantes de pago de nómina.

X X X X X X

6 Certificaciones de otros ingresos diferentes del sueldo.

X X X X X

7 Copia de la promesa de compra-venta o del documento que indique las condiciones de negociación del inmueble.

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

8 Referencias bancarias. X X X X X

9 Certificado de manejo de cuentas corrientes, o de ahorro.

X X X X X X X X X X

10 Referencias comerciales (Al menos 2 referencias).

X X X X X X

11 Copia de documentos que acrediten el respaldo patrimonial del cliente.

X X X X X X

=Verificado con los requisitos para los créditos hipotecarios que se detalla en el


cliente.

COMENTARIO: Se verificó información correspondiente al mes de noviembre del periodo

sujeto a examen, se observó que se otorgó créditos a socios que no han presentado

certificados del sueldo y de otros ingresos; no disponen de referencias bancarias ni

comerciales; y finalmente no se dispone de copias que acrediten el respaldo patrimonial

del cliente; situacion que genera bastante riesgo a la cooperativa puesto que no se

dispone de un documento que determine la capacidad de pago que tiene el deudor, así

como no existe ninguna garantia que acredite su solvencia y mucho más si se considera el

valor significativo de esta clase de créditos.

ER / 4

5

ER / 4

5

PTO7 5-5

137


VERIFICACIÓN DE PRESTAMOS EN MORA Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010

AREA: Operativa

= Verificado con el reporte de de préstamos en mora que dispone la cooperativa.

COMENTARIO: Se seleccionó información correspondiente al 30 de octubre del

periodo sujeto a examen, verificando que existe una cantidad significativa de

créditos en mora, lo que puede ocasionar pérdidas importantes para la cooperariva.

N°

No

mb

res

y

Ap

ell

ido

s

Cla

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Mo

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ota

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mo

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Me

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mo

ra

Sa

ldo

pe

nd

ien

te

Socio 1 Emergente 1500,00 1 año 01/08/12 01/08/13 0,00 235,38 2 1500,00

2 Socio 2 Microcrédito 3000,00 2 años

08/08/12 08/08/14 108,88 110,16 1 2891,12

3 Socio 3 Emergente 1000,00 1 año 04/05/12 05/07/13 156,92 325,26 2 843,08

4 Socio 4 Consumo 5000,00 3 años

22/01/11 22/02/14 2060,39 415,41 3 2939,61


6 Socio 6 Hipotecario 30000,00 4 años

12/09/12 12/09/15 0,00 932,75

1 30000,00




10 Socio 10

Consumo 3000,00 3 años

07/03/12 07/03/15 198,02 276,84 4 2801,98

11 Socio 11

Emergente 1500,00 1 año 03/08/12 03/08/13 0,00 235,38 2 1500,00

12 Socio 12

Hipotecario 25000,00 2 años

14/08/12 14/08/13 932,99 941,80 1 24067,01

13 Socio 13

Emergente 1400,00 1 año 02/05/12 02/05/13 109,19 449,99 3 1290,81

14 Socio 14

Microcrédito 500,00 2 años

05/07/12 05/07/14 182,58 92,73 1 2409,45

15 Socio 15

Consumo 3000,00 3 años

08/07/12 08/07/15 65,12 66,00 1 2688,68

ER / 4

5

ER / 4

5

138


VERIFICACIÓN DEL CÁLCULO DE INTERESES EN LOS CRÉDITOS OTORGADOS


N° Nombres y Apellidos

Mes Clase de Crédito

Monto del

Crédito

Plazo Interés

Según la

cooperativa

Interés

según

auditoría

1 Socio 1 Enero Emergente 1500,00 1 año 119,13 119,13

2 Socio 2 Enero Microcrédito 3000,00 2 años 462,03 462,03


4 Socio 4 Enero Consumo 5000,00 3 años 1359,41 1359,41


6 Socio 6 Junio Hipotecario 30000,00 4 años 5526,83 5526,83

7 Socio 7 Junio Emergente 1000,00 1 año 79,42 79,42



10 Socio 10 Junio Consumo 3000,00 3 años 815,65 815,65

11 Socio 11 Diciembre Emergente 1500,00 1 año 119,13 119,13

12 Socio 12 Diciembre Hipotecario 25000,00 2 años 3056.72 3056.72

13 Socio 13 Diciembre Emergente 1400,00 1 año 111,19 111,19

14 Socio 14 Diciembre Microcrédito 2500,00 2 años 390,70 390,70

15 Socio 15 Diciembre Consumo 3000,00 3 años 815,65 815,65

Verificado con el reporte de créditos e interéses ganados que dispone la cooperativa.

COMENTARIO: Se tomó información correspondiente al mes de enero, junio y diciembre

del periodo sujeto a exámen, se realizaron los cálculos respectivos a los intereses que

generan los distintos créditos otorgados, determinándose que los valores calcuados por la

cooperativa son exactos a los establecidos por el equipo de auditoría.

ER / 4

5

ER / 4

5

PTO10 1-1

139


VERIFICACIÓN CÁLCULO DE PROVISIONES CARTERA DE CRÉDITOS


CREDITOS DE CONSUMO

N° Nombres y Apellidos

Monto del

crédito

Días en mora

Calificación Provisión CACC

Provisión Equipo de auditoria

01 Socio 1 3000,00 45 B 150,00 150,00

02 Socio 2 3000,00 88 C 600,00 600,00

03 Socio 3 5000,00 123 D 2500,00 2500,00

04 Socio 4 5000,00 14 A 50,00 50,00

CREDITOS EMERGENTES

01 Socio 5 1500,00 30 B 75,00 75,00

02 Socio 6 1000,00 18 B 50,00 50,00

03 Socio 7 1000,00 90 C 200,00 200,00

04 Socio 8 1000,00 75 C 200,00 200,00

05 Socio 9 1500,00 120 D 750,00 750,00

06 Socio 10 1000,00 80 C 200,00 200,00

07 Socio 11 1400,00 125 E 1400,00 1400,00

08 Socio 12 1500,00 48 C 300,00 300,00

MICROCRÉDITO

01 Socio 13 3000,00 25 A 30,00 30,00

02 Socio 14 2500,00 125 E 2500,00 2500,00

03 Socio 15 1800,00 128 E 1800,00 1800,00

CRÉDITO HIPOTECARIO

01 Socio 16 30000,00 120 B 1500,00 1500,00

02 Socio 17 25000,00 90 A 250,00 250,00

=Verificado con con el registro de provisiones que dispone la cooperativa en

departamento de contabilidad.

COMENTARIO: Se tomaron como muestra los valores de las provisiones calculadas por la

Cooperativa; para los créditos de consumo se seleccionó infommación correspondiete al

mes de febrero, para los créditos emergentes del mes de marzo, y para los microcréditos

información del mes de junio y para los créditos hipotecarios una muestra correspondiete al

mes de diciembre; se utilizó la tabla para el cálculo de provisiones establecida por la

Superintendencia de Bancos; luego de los calculos realizados se determinó que los valores

por concepto de provisiones para la muestra establecida son exactos.

ER / 4

5

ER / 4

5

PTO11 1-1

140


VERIFICACIÓN CÁLCULO DE LIQUIDACIÓN DE DEPÓSITOS Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010 AREA: Operativa

N° Beneficiario Monto Plazo días

% interés aplicado

Interés generado

Impuesto Neto a recibir

1

Socio 1

3500 61 3,00% 17,79 0,36 3517,44

2

Socio 2

5800 61 3,50% 34,40 0,69 5833,71

3

Socio 3

12000 91 4,25% 128,92 2,58 12126,34

4

Socio 4

1200 120 4,25% 17,00 0,34 1216,66

5

Socio 5

5800 31 3,00% 14,98 0,30 5814,68

6

Socio 6

10000 60 3,00% 50,00 1,00 10049,00

7

Socio 7

6000 181 5,25% 158,38 3,17 6155,21

8

Socio 8

3200 180 4,75% 76,00 1,52 3274,48

9

Socio 9

15000 91 4,25% 161,15 3,22 15157,92

10

Socio 10

9500 31 3,00% 24,54 0,49 9524,05

=Verificado con el reporte de liquiddacion de depósitos a plazo fijo que dispone la

cooperativa en el departamento de Contabilidad.

COMENTARIO: Se tomó información correspondiente al mes de septiembre del periodo

examinado; se determinó que los cálculos realizados por la cooperativa son exactos y

veráces.

ER / 4

5

ER / 4

5

PTO12 1-1

141


DETALLE DE LOS REGISTROS UTILIZADOS PARA EL CONTROL DE LOS PRODUCTOS FINANCIEROS

Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010 AREA: Financiera

PRODUCTOS FINANCIEROS REGISTROS AUXILIARES UTILIZADOS CRÉDITOS

Registro control de créditos de consumo

Registro control de créditos hipotecarios

Registro microcréditos

Registro créditos emergentes

Registros créditos comunales

Tablas de amortización

Control de intereses por clase de préstamo

Resumen de provisiones

Resumen créditos vencidos

Resumen créditos castigados

Control de pago de préstamos

DEPÓSITOS PLAZO FIJO

Registro de control de depósitos a plazo fijo por

plazo y monto

Registro liquidación de depósitos a plazo fijo

Registro de renovación de depósitos

DEPÓSITOS DE AHORRO Reportes de saldos de ahorros

Resumen depósitos de ahorro

Resumen retiros de ahorro

Resumen intereses en ahorros

Inventario físico de libretas de ahorro

= Verificado con los registros para el control de créditos, depósitos a plazo fijo y de

pósitos de ahorro que se dispone en la Cooperativa, correspondientes a los meses de

enero, marzo y noviembre del 2010.

COMENTARIO: Luego de revisar los registros que utiliza la Cooperativa en el

departamento de contabilidad, se observó que existen registros pormenorizados para cada

uno de los productos financieros que ofrece la cooperativa; esto permite realizar un análisis

oportuno de los resultados y buscar alternativas de solución que permitan precautelar los

recursos así como optimizar el rendimiento.

PTF4 1-1

142

COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO CARIAMANGA LTDA. AUDITORÍA DE GESTIÓN

DETALLE DE LOS REGISTROS CONTABLES AUXILIARES Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010 AREA: Financiera

Entre los registros auxiliares de utiliza la cooperativa para el control del movimiento

operativo de carácter general de detallan los siguientes:

Libro Caja

Libro bancos

Libro de inventarios de proveeduría

Libro de inventarios de activos fijos

Registros de socios

Registro de certificados de aportación

Auxiliar de control de impuestos

Registro de reservas

Registro de garantías

Registro de aportaciones

Reportes de control de caja chica

Comprobantes de diario

Registro de ingresos a proveeduría

Registro de consumo de proveeduría

= Verificado con los registros auxiliares que dispone la Cooperativa en el departamento

de contabilidad durante el periodo 2010.

COMENTARIO: Se revisó los registros auxiliares que dispone la Cooperativa en el

departamento de contabilidad, en los mismos que se anota de una manera pormenorizada

las transacciones que se presentan diariamente, para luego totalizarla en los registros

principales, información que servirá para la elaboración y presentación de los estados

financieros.

PTF5 1-1

145

INDICE

Pág.

4. Carta de presentación 1

5. Informe

2.1. Capítulo I 2

2.1.1. Motivo del examen 2

2.1.2. Alcance 2

2.1.3. Objetivos 2

2.1.4. Conocimiento de la entidad 2 - 9

2.1.5. Puntos de interés para la auditoria 9

2.1.6. Áreas y componentes examinados 9

2.2. Capitulo II

2.2.1. Resultado del examen 10- 19

146

Cariamanga, 16 de junio de 2011

Ing. Patricio Criollo Gerente de la cooperativa de ahorro y crédito “CARIAMANGA LTDA” Ciudad.

De mi consideración:

Por medio del presente me dirijo a su autoridad para informarle que se ejecutó la auditoría de

gestión durante el período comprendido entre el 01 de enero al 31 de diciembre del 2010,

actividad que se cumplió en base a lo dispuesto a la orden de trabajo No. 001.

La auditoría se ejecutó de conformidad al reglamento interno de la cooperativa, ley de la

superintendencia de bancos y seguros, ley de sueldos y salarios, y otras disposiciones legales

establecidas internamente; las mismas que, me permitieron evaluar el grado de cumplimiento

a estas normatividades.

Los resultados obtenidos se encuentran expresados en comentarios, conclusiones y

recomendaciones que constan en el informe adjunto y espero que sean considerados y se

apliquen de acuerdo a las normas establecidas para el caso.

Atentamente,

Carmen Cristina Ríos Serrano Jefe de Equipo

147

1


INFORME DE AUDITORÍA DE GESTIÓN


CAPITULO I:

INFORMACIÓN INTRODUCTORIA

1. Motivo del examen

La auditoría de gestión a la cooperativa de ahorro y crédito “Cariamanga” Ltda., se llevó

en cumplimiento a la orden de trabajo No. 001; con fecha 22 de mayo 2011 conferida por

la directora de tesis, Econ. Dayanara Villafuerte, en calidad de supervisora del trabajo de

auditoría.

2. Alcance

La auditoría de gestión a la cooperativa de ahorro y crédito “Cariamanga” Ltda.,

comprendió el periodo entre el 1ro de enero al 31 de diciembre del año 2010, se examinó

las operaciones administrativas y de gestión de los diferentes áreas del ente.

3. Objetivos

Evaluar el sistema de control interno implementado por la entidad a fin de determinar el

grado de confiabilidad.

Determinar el grado de cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias.

Evaluar los niveles de eficiencia, eficacia y economía en la utilización,

aprovechamiento de los recursos humanos y tecnológicos con la aplicación de

indicadores.

Preparación del informe general de auditoría para comunicar los resultados del examen.

Generar recomendaciones tendientes a optimizar la gestión institucional.

4. Conocimiento de la entidad y su naturaleza jurídica

a. Base legal.

La cooperativa de ahorro y crédito “Cariamanga” Ltda., es una institución, que fue

creada mediante acuerdo ministerial Nro. 012, del 16 de julio del 2008, inscrita en el

Registro General de Cooperativas con número de orden Nro. 7220, de 21 de julio del

2008, constituyéndose en una empresa social financiera privada, sus operaciones se

148

basan en la Ley y Reglamento General de cooperativas.

2

En los estatutos internos establecidos por la cooperativa, Reglamento Interno,

disposiciones de la Superintendencia de Bancos y Seguros, Leyes tributarias vigentes;

Normas Técnicas de Control interno emitidas por la Contraloría General del Estado.

b. Principales políticas

Políticas generales.

Fomento de la economía de los socios.

Identificación y apoyo constante a nuevos sectores empresariales emergentes.

Desarrollo permanente de productos competitivos de calidad acordes a las

necesidades del socio.

Transparencia y efectividad en la información de actividades desarrolladas por la

Cooperativa a sus socios y clientes.

Innovación tecnológica en los servicios que otorga

Incentivar el trabajo en equipo, con adecuadas condiciones laborales, con liderazgo

participativo del talento humano en una estructura de desarrollo.

Fortalecer los procesos de gestión, mediante la mejora continua orientada al

asociado, generando mayor rentabilidad, en cumplimiento de la misión y visión del

ente, garantizando solvencia, efectividad y eficacia ante el socio.

Políticas de crédito.

Se otorgará el crédito inmediato a socios con buen historial crediticio, sin registros de

morosidad y con crédito activo por lo menos hace un año.

Los montos de crédito están en función de sus ahorros.

Todo crédito demanda puntualidad en los pagos.

El crédito se entregara mediante un depósito en la libreta de ahorros.

Todo socio deberá ser debidamente informado de las políticas de la cooperativa.

Se visitará los negocios de los socios que no tienen dependencia laboral para

determinar la capacidad de crédito.

Políticas de cobranza.

En caso de mora, se le comunicara al deudor vía telefónica, y si no se acerca a pagar,

se le enviará a trámite legal.

149

3

Políticas de atención al cliente.

El servicio se dará con absoluta calidad, agilidad, eficiencia y eficacia.

Fomentar el apoyo al desarrollo humano y social de la comunidad en la que se

asiente la cooperativa o alguna de sus agencias y sucursales en el país.

Realizar semestralmente encuestas a los clientes sobre los servicios y la atención

prestada.

La duración del servicio al cliente será de cinco a diez minutos por persona

dependiendo del trámite.

Se darán a conocer todos los productos – servicios con sus respectivos costos y

beneficios.

Políticas de personal.

El horario de trabajo en la cooperativa será de lunes a viernes desde las ocho de la

mañana a cinco de la tarde con una hora de almuerzo.

El personal deberá laborar portando el uniforme en perfectas condiciones

Buscará el desarrollo del personal con procesos de capacitación integral.

El personal gozará de todos los beneficios que la ley determina

Cuidar la imagen institucional de la cooperativa e impulsar el crecimiento de su

imagen corporativa.

Guardar respeto e integración entre todos los integrantes de la cooperativa, evitando

funcionar por intereses individuales o de grupo, ni la injerencia política ya que puede

afectar los objetivos de la cooperativa.

c. Financiamiento.

Todas las actividades de la entidad están financiadas con los aportes de los socios,

intereses generados en el otorgamiento del crédito y de las comisiones por los

servicios prestados.

d. Objetivos.

Fomentar el Ahorro

Otorgar préstamos a sus asociados

Brindar asistencia social a sus afiliados en caso de calamidad doméstica

150

comprobada.

4


mortuorio


La cooperación económica y social entre sus asociados y para este fin realizará

actividades como: recibir certificados de aportación, ahorros y depósitos de

inversión; realizará además todas aquellas operaciones necesarias para el

desarrollo de la operación financiera.


consolidación y desarrollo

e. Principios que Rigen la Cooperativa.

Libre adhesión y retiro voluntario

Control democrático: un socio un voto

Distribución de los excedentes en proporción a las operaciones efectuadas por los

socios.

Autonomía e independencia en su gestión.

Educación, formación, e información a socios, directivos y colaboradores o

empleados.

Cooperación entre cooperativas, fomento de la integración cooperativa.

Interés por la comunidad, trabajando por su desarrollo integral.

Neutralidad política, religiosa y radical.

Igualdad de derechos y obligaciones de los socios.

Interés limitado sobre los certificados de aportación que en ningún caso será

mayor al 6% anual.

f. Principales Actividades.

Dirección.


Dirigir, coordinar y supervisar las actividades realizadas por los diferentes

departamentos de la cooperativa.


151


5

Apoyar e impulsar la gestión realizada por los diferentes departamentos.

Proponer planes de mejoramiento a los servicios de atención al público.

Participar en todas las asambleas ordinarias y extraordinarias programadas.

Generar vínculos entre las diferentes instituciones financieras y comerciales; así

como a nivel social del sector.


requeridas.

Presentar informes y realizar rendición de cuentas a los organismos de control

que fuere necesario.



Acordar, la constitución, composición y designación de las diferentes comisiones,

fijando sus funciones y competencias, y aprobar u objetar reglamentos.

Seleccionar el personal de acuerdo a su capacidad profesional y el presupuesto

establecido



Formular y elevar anualmente a la asamblea general para su aprobación, si

procede, las cuentas anuales de la cooperativa, (que comprenden la memoria, el

balance anual y la cuenta de resultados) y el informe de su gestión.

Informar a la asamblea general acerca de la realidad administrativa, financiera,

económica y social de la cooperativa.

Ejercer todas las acciones administrativas, económico-administrativas,

contencioso-administrativas, sociales, civiles, judiciales y extrajudiciales que

competen a la cooperativa y representarla cuando sea demandada.


administración necesarios para la gestión de las actividades de la cooperativa;

cobrar y pagar cantidades; constituir hipotecas, aceptarlas o, cancelarlas en todo

o en parte y modificarlas; dar y recibir cantidades en préstamos y créditos; avalar

y afianzar, participar en sociedades; comprar, vender, ceder y transferir bienes

muebles e inmuebles por el precio que estime conveniente y con las condiciones

que decida; aceptar cesiones en pago de deudas; aceptar herencias, donaciones

152

6

o legados puros pudiendo en las herencias acogerse al beneficio de inventario y

ejercitar el derecho a deliberar.

Estimular la práctica del ahorro en la forma que se considere más adecuada,

incluso mediante la concesión de premios y otros incentivos.

Consejo De Vigilancia.


cooperativa, elevando el respectivo informe sobre la misma.

Revisar el balance y las cuentas de resultados de cada ejercicio, elevando

informe a la primera asamblea general de cada año, que refleje el examen

realizado.

Informar a la asamblea general sobre los presupuestos aprobados por el consejo

de administración que se sometan a la asamblea general y sobre la liquidación de

los mismos, así como vigilar el cumplimiento de las inversiones y gastos

previstos.

Velar por la correcta transparencia informativa respecto de todas las actuaciones

llevadas a cabo por la cooperativa.

La comisión de control, en el ejercicio de sus competencias, deberá informar


observadas en el funcionamiento de la cooperativa, con objeto de que se adopten

las medidas adecuadas, que precautelen el buen nombre de la empresa.

Financiera.

Supervisar la aplicación de las políticas internas de gestión financiera

Generar criterios e información para el diseño de manuales, procedimientos e

indicadores de gestión presupuestaria, contable, de tesorería y de control interno.

Coordinar y controlar la ejecución de los procesos presupuestarios, contables,


Elaborar informes de gestión financiera y rendición de cuentas.


153

Atender a los clientes de una manera profesional.




7

Desarrollar una escucha activa y dar una argumentación adecuada para fidelizar

a los clientes.

Concesión de créditos a sus asociados, de consumo, microcrédito, emergentes, y

crédito comunitario.

Captación de Ahorro a la Vista de los empleados de la Cooperativa y público en

general.





Pago de sueldos a servidores públicos

g. Grado de información operativa, financiera, Administrativa, y tecnológica.

Información administrativa.

Dentro de los procesos administrativos, a través de los sistemas y procedimientos, el

sistema de información administrativa se encuentra enmarcada en el modelo de

gestión empresarial, lo que permite procesar la información confiable respecto a:

planificación, capacitación del personal, control de actividades ejecutadas, atención al

cliente, análisis de resultados financieros y toma de decisiones que logren el

desarrollo de la cooperativa.

Información operativa.

Se genera información respecto al control del movimiento de ahorro, depósitos,

retiros, créditos, flujo de caja y atención al cliente.

Información financiera.

La información financiera que se genera mediante los sistemas contables de todas las

operaciones e informes financieros es confiable y oportuna reflejados en los

154

resultados económicos de la gestión empresarial a fin de proporcionar información

razonable y oportuna para el control de las operaciones.

Tecnología.

Administra los sistemas, servicios y herramientas de tecnología de información y

comunicación de la cooperativa.

8

Asesora y supervisa el funcionamiento de los sistemas, servicios y herramientas de

tecnologías de información y comunicación de los diferentes departamentos

Desarrolla e implementa sistemas, servicios y herramientas de tecnología de

información y comunicación.

Define términos de referencia para la adquisición de hardware, software y servicios

de tecnologías de información y comunicación.

Elabora y presenta informes técnicos.

Proporciona soporte especializado a los diferentes departamentos de la

cooperativa.

5. Puntos de Interés para la Auditoría.

Evaluar el sistema de control interno implantado en la cooperativa, a fin de determinar

el grado de solidez y confiabilidad.

Establecer el grado de cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias por

parte de sus directivos.

Generar recomendaciones tendientes a optimizar la administración de sus recursos y la

gestión de la cooperativa en general.

Aplicar indicadores de gestión para medir la eficacia de la gestión de la cooperativa.

6. Áreas y componentes examinados.

Área administrativa

Área de operaciones

Área financiera

Área tecnológica

155

9


INFORME DE AUDITORÍA DE GESTIÓN DICTAMEN DE LOS AUDITORES INDEPENDIENTES


CAPITULO I I

RESULTADO DEL EXAMEN

1. REALIZAR DESEMBOLSOS EN FUNCIÓN A LO PRESUPUESTADO PERMITE EL

APROVECHAMIENTO DE LOS RECURSOS, SATISFACER LA DEMANDA DE

PRODUCTOS FINANCIEROS Y EN CONSECUENCIA MEJORAR LA RENTABILIDAD.

CONDICIÓN: Se han adquirido activos fijos que no han estado presupuestados.

CRITERIO: Esta desviación incumple el literal “g” del reglamento interno de la cooperativa

relacionado con el contro de los bienes, el mismo que indica lo siguiente “ Previa a la

aceptación de una obligación, por compra de activos fijos, suministros u otros bienes,

necesarios para el desarrollo de la gestión operativa de la cooperativa, el personal encargado

de esta actividad verificará: Que la transacción no varíe con respecto a la propiedad,

legalidad y conformidad con el presupuesto establecidos al momento del control previo al

compromiso efectuado”.

EFECTO: Increcemento de activos improductivos que disminuyen la liquidez de la

cooperativa, y se compromete el patrimonio al momento de recurrir al crédito con los

proveedores, .

CAUSA: Se presentan estas desviaciones por negligencia de los encargados del control

presupuestario al no cumplir con la normativa establecida en el reglamento interno, dando

lugar a estas desviaciones que ocasionan serios inconvenientes, al momento de pretender

cumplir con la meta de disminuir costos.

CONCLUSIÓN: El realizar desembolsos por mayor valor al presupuestado, disminuye la

liquidez de la cooperativa.

156

10

RECOMENDACIÓN

Al gerente:

Apruebe los desembolsos en función a lo presuestado, , esto permitirá el aprovechamiento

racional de los recursos, satisfacer la demanda de productos financieros y en consecuencia

mejorar la rentabilidad.

2. LA ACTUALIZACIÓN PERMANENTE DE LOS INVENTARIOS DE PROVEEDURÍA Y

ACTIVOS FIJOS, PROPORCIONARÁ INFORMACIÓN CONFIABLE DEL STOCK DE

BIENES QUE DISPONE LA COOPERATIVA.

CONDICIÓN: No se realiza actualización periódicas de provedurís y los activos fijos que

ingresan a la cooperativa.

CRITERIO: Esta desviación incumple la el literal “h” del reglamento interno de la cooperativa

relacionado con el control de bienes y activos fijos y que expone lo siguiente: “Los inventarios

físicos deben ser constatados periódicamente para verificar la existencia, la ubicación, el

estado de las propiedades anotadas en las cuentas y actualizar los bienes a efecto que la

empresa disponga de información real.

EFECTO: No permite conocer el stock real de proveduría , así como de los activos fijos de la

cooperativa, lo que impide ofrecer información oportuna y veráz a los directivos.

CAUSA: Se presentan estas desviaciones por negligencia del encargado del control de

los inventarios, dando lugar a estas desviaciones que ocasionan serios problemas, al

momento de determinar los valores reales de los inventarios de la empresa.

CONCLUSIÓN: La escasa responsabilidad por parte de la secretaria encargada de esta

función, no permite conocer el stock real de proveduría , así como de los activos fijos de la

Cooperativa, lo que impide ofrecer información oportuna y veráz a los directivos.

157

11

RECOMENDACIÓN

A la secretaria: Realice la actualización periodica de los bienes que ingresan a la

Cooperativa mediante constataciones físicas, mínimo una vez al año, como lo determina el

reglamento interno; esto permitirá conocer el valor real de los bienes que dispone, lo que se

verá reflejado en los estados financieros y además servirá de base para la elaboración del

presupuesto.

3. LA ENTREGA RECEPCIÓN DE BIENES PERMITE REALIZAR EL SEGUIMIENTO,

PROCURANDO SU BUEN USO, Y RESPONSABILIZÁNDOLO AL CUSTODIO POR

CUALQUIER PÉRDIDA.

CONDICIÓN: No se realiza la entrega recepción de los bienes que ingresan a la cooperativa.

CRITERIO: Esta desviación incumple el literal “k” del reglamento interno de la cooperativa,

relacionado con el control de los bienes que ingresan al ente; el mismo que expresa de cada

bien que ingresa a la cooperativa, se realizará la entrega recepción, mediante una acta, lo

que permitirá hacer buen uso de él, así como, realizar el seguimiento respectivo,

responsabilizándolos por el mal uso o pérdida en caso de no comprobarse que sea un caso

fortuito, en donde se exigirá su pago por el valor del bien que se encuentre en el mercado, y

además se extenderá la respectiva sanción.

EFECTO: Impide hacer el seguimiento a los bienes, así como hacer buen uso de ellos, lo que

ocasiona desembolsos innecesarios al momento de ocurrir un robo o destrucción intensional.

CAUSA: Se presentan estas desviaciones por negligencia del encargado de esta función

al no cumplir con el reglamento establecido para el efecto, dando lugar a estas desviaciones

que ocasionan serios problemas, al momento de realizar un seguimiento y definir

responsables del mal uso o pérdida.

CONCLUSIÓN: La escasa responsabilidad de la secretaria encargada de esta función al no

realizar la entrega recepción de los bienes adquiridos no permite realizar su seguimiento en

todos los departamentos, así como asignar responsabilidades en caso de mal uso o pérdida

158

por negligencia del custodio.

12

RECOMENDACIÓN:

A la secretaria encargada de esta función.

Realice la entrega recepción de los bienes que ingresan a la cooperativa, por medio de una

acta, conforme esta estipulado en el reglamento interno, lo que permitirá el buen uso de los

recursos, hacer el respectivo seguimiento y definir responsables por cualquier anomalía que

se presente, evitando desembolsos innecesarios al ente en caso de robo.

4. LA CAPACITACIÓN DEL PERSONAL DE LA INSTITUCIÓN, PERMITE MEJORAR SU

RENDIMIENTO Y OPTIMIZAR LA CALIDAD DE SU TRABAJO.

CONDICIÓN: No se cumple con el plan de capacitación formulado y aprobado.

CRITERIO: El litera “c” del reglamento interno de la cooperativa, en lo relacionado con el

fortalecimieto del personal, expresa: “Los directivos de la cooperativa están en la obligación

de promover en la empresa la capacitación de los servidores de manera permanente, con

temáticas de carácter general y especificas a su cargo; este entrenamiento y desarrollo

profesional permitirá actualizar sus conocimientos, obtener un mayor rendimiento y elevar la

calidad de su trabajo.”

EFECTO: Impide cumplir con los objetivos que persigue la institución.

CAUSA: Escasa organización de las programaciones internas de la cooperativa no permiten

la asistencia a los seminarios programadas mediante convenios con entidades ejecutaras; así

como también el escaso compromiso de los servidores.

CONCLUSIÓN:

La inasistencia a los seminarios programadaos hace que el personal no se actualice en los

diferentes procesos a cumplir en su area de trabajo, esto impide cumplir con los objetivos de

la cooperativa.

RECOMENDACIÓN:

Al gerente

Organizar de mejor manera las programaciones de la cooperativa, para que los servidores

159

13

convocados por las entidades y empresas ejecutoras puedan asistir a los seminarios, sin

causar inconvenientes a los usuarios del ente financiero, esto permitirá la aplicación de

procesos idoneos en las tareas asingadas.

5. LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DEL TALENTO HUMANO DE LA ENTIDAD,

PERMITE MEJORAR SU RENDIMIENTO Y PRODUCTIVIDAD.

CONDICIÓN: El gerente de la cooperativa, no ha planificado ni ejecutado procesos de

evaluación al desempeño del personal del ente

CRITERIO: El literal del reglamento interno de la cooperativa: “La máxima autoridad de la

cooperativa, emitirá y difundirá las políticas y procedimientos para la evaluación del

desempeño de los colaboradores, en función de los cuales se evaluará periódicamente al

personal “

EFECTO: Se desconoce el nivel de eficiencia y productividad con el que el personal realiza

las funciones asignadas, lo que no permite determinar areas críticas de la cooperativa

CAUSA: Se presentan estas desviaciones por desconocimiento por parte de los

directivos sobre este proceso de vital importancia en el rendimiento y, productividad de los

colaboradores.

CONCLUSIÓN:

El escaso conocimiento del gerente, al no planificar ni ejecutar procesos idoneos para evaluar

el desempeño del personal de la cooperativa, impide establecer el nivel de rendimiento, así

como buscar medidas que permitan elevar su productividad

RECOMENDACIÓN:

Al gerente

Elabore y ejecute procesos de evaluación al desempeño del personal de la cooperativa, esto

permitirá conocer su nivel de rendimiento y a la vez implementar sistemas de control que

160

procuren su productividad y en consecuencia optimizar el desarrollo de la Institución.

14

6. EL CUMPLIMIENTO A LOS REQUISITOS QUE EXIGE CADA CLASE DE CRÉDITO,

GENERA CONFIANZA EN SU RECUPERACIÓN.

CONDICIÓN: Los socios cuando acceden a créditos no cumplen con los requisitos

establecidos por la cooperativa y que son necesarios para el análisis y aprobación.

CRITERIO: El literal 4 del reglamento interno de la cooperativa, en relacion con la

operatividad de los créditos, expresa lo siguiente “ El comité de credito será el encargado

de, analizar la documentacion presentada por los solicitantes de créditos, serán aprovados

solamente aquellos que cumplan con los requisitos establacidos para ccada clase de crédito

en su totalidad, caso contrario se los devolverá al cliente indicando los motivos por los cuales

no puede acceder al crédito solicitado”.

EFECTO: Al no cumplir el socio con todos los requisitos estos han ocasionado un incremento

del riesgo en cuanto a la recuperación de los créditos, ya que se dan problemas posteriores

como es la ubicación del socio y conflictos con los garantes.

CAUSA: Desconocimiento del reglamento de crédito y cobranzas en donde constan los

requisitos necesarios para el análisis de créditos e incumplimiento de funciones al pasar por

alto documentación de acuerdo al grado de confianza con el socio.

CONCLUSION: El incumplimiento de los socios a los requisitos para acceder a los créditos

genera riesgo a la cooperativa al no poderlos recuperar; lo que genera pérdidas significativas

al ente financiero.

RECOMENDACIÓN:

Al encargado del servico al cliente

Mantener reuniones con los asesores de crédito a fin de dar a conocer el reglamento de

crédito y cobranzas, entregar una copia para que cumplan con las funciones designadas de

acuerdo al reglamento y además realizar la supervisión a las carpetas personales de los

socios que acceden a créditos y comprobar que los requisitos exigidos por la cooperativa

estén completos y orden.

161

15

7. LA ELABORACIÓN DE UN PLAN DE GESTIÓN PARA RECUPERACIÓN DE

CARTERA VENCIDA PERMITE DISMINUIR LA MOROSIDAD DE LOS CLIENTES.

CONDICIÓN: Cuando un cliente cae en mora se procede a comunicarle por medio de

llamadas telefónicas.

CRITERIO: El literal 4 del reglamento interno de la cooperativa, en relacion con la

operatividad de los créditos, estipula lo siguiente “ El comité de credito será el encargado de

formular y ejecutar un plan de gestión que le permita la recuperacion de la cartera vencida,

evitando así riesgos al Ente”

EFECTO: Existe un monto importante por concepto de cartera vencida, lo que ocasiona

riesgos que provocan pérdidas a la empresa, esto disminuyen la rentabilidad del ente

financiero y a la vez se deja desprotegido a los ahorradores y clientes, en caso de no

recuperarse las deudas.

CAUSA: Se presentan estas desviaciones por desconocimiento de la comisión de

créditos en este tema de vital importancia para lograr mayor rentabilidad a la cooperativa,

considerando que es el principal rubro que permite generar ingresos.

CONCLUSIÓN: El no disponer de un plan de gestión impide la recuperación de los créditos

en mora de una forma organizada.

RECOMENDACIÓN:

Al Jefe de servicio al cliente

Elaborar y ejecutar un plan de gestión para recuperación de cartera vencida, esto permitirá

realizar un segumiento pormenorizado a los deudores; analizar este rubro significativo para

la cooperativa, y definir procesos organizados que permitan reducir el indice de morosidad

8. LA ENTREGA DE CRÉDITOS EN FORMA OPORTUNA PERMITIRÁ LA

SATISFACCIÓN DE LOS CLIENTES Y A LA VEZ, CUMPLIR CON LA META

ESTABLECIDA DE PRÉSTAMOS QUE SE HAN PROGRAMADO ENTREGAR.

162

16

CONDICIÓN: Existen créditos que se han entregado después de dos meses.

CRITERIO: El literal 8 del reglamento interno de la cooperativa, en relación con la

operatividad de los créditos, expresa lo siguiente “ El comité de crédito será el encargado

de, analizar la documentación presentada por los solicitantes de créditos en un tiempo de dos

días, emitiendo el resultado de forma inmediata a los usuarios; en caso de aprobada la

solicitud se realizará el desembolso, máximo a los 6 días de su aprobación.”

EFECTO: Existen una cantidad considerable de créditos que no se han entregado

oportunamente, esto causa insatisfacción en los socios, no permite cumplir con la meta

planificada de créditos a otorgar en cada periodo económico, provocando además,

disminución de la rentabilidad de la cooperativa.

CAUSA: Se presentan estas desviaciones por descuido en la aplicación de las

normativas descritas en el reglamento interno respecto a créditos.

CONCLUSIONES: el no entregar los créditos en forma oportuna genera desconfianza en los

socios que los han solicitado.

RECOMENDACIÓN:

Al jefe de Servicio al Cliente

Se analicen las solicitudes de crédito y en caso de ser aprobados, se realice el desembolso

máximo a los ocho días de su aprobación; esto dará mayor credibillidad a la cooperativa, así

como, logrará incrementar los créditos y en consecuencia obtener mayores utilidades.

9. EL ARCHIVO EN ORDEN CRONOLÓGICO Y NUMÉRICO DE COMPROBANTES QUE

SUSTENTAN LA GESTIÓN OPERATIVA DE LA COOPERATIVA, PERMITE OFRECEN

INFORMACIÓN OPORTUNA A LOS USUARIOS.

CONDICIÓN: Algunos documentos relacionados con el control financiero de la cooperativa

se encuentran traspapelados en otras carpetas.

163

17

CRITERIO: El literal 2 del reglamento interno de la cooperativa, en relacion con el

archivo de documentos detalla lo siguiente: todos los documentos serán archivados de

manera que sea fácil su localización, y se adoptarán medidas de salvaguardia contra

robos, incendios y otros riesgos.

EFECTO: No permite obtener información oportuna impidiendo realizar comparaciones

oportunas entre documentos y registros contables.

CAUSA: Se presentan estas desviaciones por despreocupación de las personas

encargadas del archivo de documentos.

CONCLUSIÓN: El no archivar correctamente los documentos que sustentan la gestión de la

cooperativa da origen a la pérdida de documentos, imposibilitando tener un historial de lo

ocurrido, así como, no permite justificar los resultados emitidos en los estados financieros.

RECOMENDACIÓN:

A la Contadora

Realice el archivo de la documentación que sustenta la gestión operativa de la

cooperativa de una forma técnica, y así se mantenga un historial de la realidad

económica de la misma , así se cumplirá con lo que dispone la norma de control interno.

10. ELABORACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PLAN DE CONTINGENCIAS PERMITIRÁ

RESGUARDAR LA INFORMACIÓN DE CUALQUIER EVENTUALIDAD O RIESGO.

CONDICIÓN: No se se ha definido, aprobado e implementado un plan de contingencias, que

resguarde la información de algún riesgo o eventualidad.

CRITERIO: El reglamento interno de la cooperativa, en su art. 4 en lo relacionado con el

funcionamiento del area de tecnología expresa lo siguiente: “Es responsabilidad del área de

tecnología conjuntamente con los Jefes departamentales, elaborar, discutir, aprobar e

implementar un plan de contingencias que describa las acciones a tomar en caso de una

emergencia o suspensión en el procesamiento de la información por problemas en los

164

equipos, programas o alguna otra causa circunstancial”.

18

EFECTO: No permite resguardar la información de la institución en caso de alguna

emergencia o riesgo.

CAUSA: Se presentan estas desviaciones por descuido del jefe de informática, que no

han considerado necesario la implementación del plan de contingencias, asumiendo que no

es necesario.

CONCLUSION: El descuido por parte del responsable de tecnología informática al no

elaborar y ejecutar un plan de contingencias, hace que la información integral producto de la

gestión operativa que tienen la cooperativa, esté expuesta a perderse por alguna emergencia

o riesgo.

RECOMENDACIÓN:

Al responsable de tecnología informática.

Se exija a los directivos de la cooperativa, la aprobación e implementación de un plan de

contingencias que permita precautelar la información de cualquier riesgo.

166

CONCLUSIONES

1. A la coooperativa de ahorro y crédito “Cariamanga” Ltda., no se le ha practicado ningun

examen especial o auditoría, dirigida a evaluar su gestión.

2. La auditoría de gestión practicada a la institución, se desarrolla mediante el

cumplimiento de las normas técnicas de auditoría, normas ecuatorianas de auditoría

(NEA), normas de control interno, ley general de bancos y seguros, estatuto de la

cooperativa, reglamento interno de la cooperativa, ley de sueldos y salarios;, entre las

principales; la información presentada está sustentada en la documentación entregada

por la cooperativa, y es el producto del diagnóstico previo del ente, en donde se

determinaron debilidades y fortalezas que han sido analizadas durante el examen.

3. Se evaluó el sistema de control interno, implementado por la entidad; habiendo

determinado lo siguiente: los desembolsos del disponible no se realizan en función a lo

presupuestado; no se realizan actualización de inventarios, no se realiza entrega

recepción de los bienes ingresados; en lo relacionado con el personal, no se ha

cumplido con el programa de capacitaciones y no se evalúa el desempeño de los

servidores; los créditos otorgados no cumplen con los requisitos establecidos, no se

entregan oportunamente, no se dispone de un plan de gestión para recuperar la cartera

vencida; así como, en el área financiera no se archiva adecuadamente la

documentación; finalmente, en el departamento de tecnología no se ha elaborado ni

ejecutado el plan de contingencias.

4. La presente práctica profesional es de vital importancia para la cooperativa, puesto que,

los documentos elaborados han sido diseñados de acuerdo a las necesidades de la

organización y les servirá para llevar un mejor control y uso de los recursos y el talento

humano del ente, lo que generará eficiencia, eficacia y calidad en su gestión.

167

RECOMENDACIONES

1. A los directivos: contratar una firma privada de auditores para que realicen esta clase de

examenes con mayor frecuencia.

2. A los colaboradores involucrados en el examen: realicen sus funciones en cumplimiento

a lo que establece la superintendencia de bancos y seguros, estatutos y reglamento

interno de la cooperativa; ley de sueldos y salarios, entre las principales.

3. Establecer y mantener un sistema de control de auditoría de gestión, para examinar,

verificar y evaluar el cumplimiento de la visión, misión y objetivos de la cooperativa,

optimizando su gestión.

168

BIBLIOGRAFÍA

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FRANCO, B. (2007). Auditoría Administrativa y Gestión Estratégica del Cambio. México.

González, M. E. (Mayo de 2002). Gestiopolis. Recuperado el 05 de septiembre de 2011, de

ILACIF. (2001). Manual Latinoamericano de Auditoría Profesional. Colombia: 3ra edición.

J, S. (Enero de 2011). AUDITORÁ DE GESTIÓN. Quito-Ecuador, Pichincha, Ecuador.

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MALDONADO, M. (2003). Auditoría de Gestión. Quito-Ecuador: 1ra impresión.

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http://www.eumed.net/libros-gratis/2010d/796/Componentes%20de%20Control%20Interno.htm

169

ANEXOS

ANEXO 1

ENCUESTA REALIZADA A SOCIOS

1. Los servicios que le ofrece la Cooperativa de Ahorro y Crédito Cariamanga satisfacen sus

requerimientos.

2. ¿Está de acuerdo con el tiempo que la cooperativa demoró en darle el crédito solicitado?

3. ¿Está de acuerdo con los procesos que utiliza la Cooperativa para otorgar los créditos?

ENTREVISTA REALIZADA A GERENCIA 1. ¿Cuántas actividades ha planificado realizar durante el año económico 2010? 2. ¿Cuántas actividades de las planificadas se ejecutaron durante el año económico 2010? ENCUESTA REALIZADA A EMPLEADOS 1. Está usted satisfecho con la capacitación que le ha brindado la Cooperativa? ANEXO 2

CALIFICACIÓN CARTERA DE CRÉDITO VENCIDA

CARTERA DE CRÉDITO DE CONSUMO

CATEGORÍAS PERIODO DE MOROSIDAD EN DIAS

MAYOR A HASTA

Riesgo Normal - quince

Riesgo Potencial Quince Cuarenta y cinco

Deficientes Cuarenta y cinco Noventa

Dudosa recuperación Noventa Ciento veinte

Pérdida Ciento veinte n

(SEGUROS, 2011)

CARTERA DE CRÉDITO EMERGENTE


MAYOR A HASTA


Riesgo Potencial quince Cuarenta y cinco




(SEGUROS, 2011) CARTERA DE CRÉDITO COMUNAL


MAYOR A HASTA


Riesgo Potencial quince Cuarenta y cinco




(SEGUROS, 2011)

170

CARTERA DE CRÉDITO VIVIENDA

CATEGORÍAS PERIODO DE MOROSIDAD EN MESES

MAYOR A HASTA

Riesgo Normal - Tres

Riesgo Potencial Tres Nueve

Deficientes Nueve Doce

Dudosa recuperación Doce Veinticuatro

Pérdida Veinticuatro N

(SEGUROS, 2011)

CARTERA DE MICROCRÉDITO

CATEGORÍAS PERÍODO DE MOROSIDAD EN DÍAS

MAYOR A HASTA

Riesgo Normal - Cinco

Riesgo Potencial Cinco Treinta

Deficientes Treinta Sesenta

Dudosa recuperación Sesenta Noventa

Pérdida Noventa n

(SEGUROS, 2011)

CONSTITUCIÓN DE PROVISIONES

CATEGORÍA CALIFICACIÓN

DE RIESGO % DE PROVISIONES

MÍNIMO

Riesgo Normal “A” 1 %

Riesgo Potencial “B” 5 %

Deficientes “C” 20 %

Dudosa recuperación “D” 50 %

Pérdida “E” 100 %

(SEGUROS, 2011)

171

ANEXO 3

ESTADOS FINANCIEROS 2010

COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITOS "CARIAMANGA LTDA.

BALANCE GENERAL

Del 1° de enero al 31 de diciembre del 2010

CÓDIGO DESCRIPCIÓN VALOR

1 ACTIVOS 214341,05

11 FONDOS DISPONIBLES 41259,49 1101 CAJA 5604,84

110105 Efectivo 5604,84

1103 BANCOS Y OTRAS INSTITUCIONES FINANCIERAS 35654,65

110310 BANCOS E INSTITUCIONES FINANCIERAS 35654,65

1103101 Banco de Loja 35654,65

14 CARTERA DE CREDITOS 131702,59 1402 CARTERA DE CREDITO DE CONSUMO POR VENCER 18000,12

140103 De 181 a 360 días 8345,78

140104 De más de 360 días 9654,34

1403 CARTERA DE CREDITO DE VIVIENDA POR VENCER 55786,45

140210 De más de 360 días 55786,45

1404 CARTERA DE MICROCREDITO POR VENCER 23800,50

140325 De 360 a más 23800,50

1.4.07 CARTERA DE CREDITOS EMERGENTES POR VENCER 21769,65

140420 De 181 a 360 días 21769,65

1408 CARTERA DE CREDITOS COMUNALES POR VENCER 8732,26

140420 De 181 a 360 días 8732,26

1450 CARTERA DE CREDITO DE CONSUMO VENCIDA 5732,92

140103 De 181 a 360 días 5732,92

1451 CARTERA DE CREDITO DE VIVIENDA VENCIDA 9428,84

140210 De más de 360 días 9428,84

1452

CARTERA DE CREDITOS PARA LA MICROCREDITO

VENCIDA 7456,85

140325 De 360 a más 7456,85

1453 CARTERA DE CREDITOS EMERGENTES VENCIDA 3520,80

140420 De 181 a 360 días 3520,80

14 (PROVISIONES PARA CREDITOS INCOBRABLES) 12345,87

149990 (Provisión general para cartera) 12345,87

172

16 CUENTAS POR COBRAR 608,36

1690 CUENTAS POR COBRAR VARIAS 608,36

169016 Otros 608,36

18 PROPIEDADES Y EQUIPOS 38525,78

1801 Terrenos 33000,89

1805 Muebles y Enseres y equipos de oficina 4246,71

180501 Muebles y Enseres 2340,00

180502 Equipos de Oficina 1906,71

1806 Equipos de Computación 7017,50

1899 (Depreciación acumulada) -5739,32

189915 (Muebles enseres y equipos de oficina) -1528,82

18991501 (Muebles y enseres) -842,40

18991502 (Equipo de oficina) -686,42

189920 (Equipo de computación) -4210,50

19 OTROS ACTIVOS 2244,83

1905 GASTOS DIFERIDOS 2244,83

190520 Programas de computación 2556,00

190599 (Amortización acumulada gastos diferidos) -311,17

2 PASIVOS 134184,83

21 OBLIGACIONES CON EL PUBLICO 133305,83

2101 DEPOSITOS A LA VISTA 51268,96

210135 Depósitos de Ahorro 47758,96

210140 Ahorro clientes 3510,00

2103 DEPOSITOS A PLAZO 81157,87

210306 De 31 a 90 días 18657,00

210308 De 181 a 360 días 62500,87

25 CUENTAS POR PAGAR 879,00

2505 CONTRIBUCIONES IMPUESTOS Y MULTAS 879,00

250515 Aportes Asistencia Técnica 879,00

3 PATRIMONIO 80156,22

31 CAPITAL SOCIAL 35360,97

3103 APORTES DE LOS SOCIOS 35360,97

310301 Certificados de Aportaciones 35360,97

33 RESERVAS 4072,30

173

3301 LEGALES 4072,30

330101 Reserva Legal 4072,30

36 RESULTADOS 40722,96

3601 Utilidad o Excedentes acumulada 14690,76

3603 Utilidad del ejercicio 26032,20

TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 214341,05

COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITOS “CARIAMANGA” LTDA.

ESTADO DE RESULTADOS

Del 1° de enero al 31 de diciembre del 2010

CODIGO CUENTA PARCIAL 4 GASTOS 44755,59 4.1. INTERESES CAUSADOS 5537,76 4.1.01 OBLIGACIONES CON EL PUBLICO 5537,76

4.1.01.15 Depósitos de ahorros 1025,38

4.1.01.30 Depósitos a Plazos 4512,38

4,5 GASTOS DE OPERACIÓN 39217,83 4.5.01 GASTOS DE PERSONAL 21700,78

4.5.01.05 REMUNERACIONES MENSUALES 21700,78

4.5.01.05.03 Remuneraciones mensuales 21700,78

4.5.03 SERVICIOS VARIOS 5614,29 4.5.03.05 MOVILIZACION FLETES 987,56

4.5.03.20 SERVICIOS BASICOS 1034,95 4.5.03.20.01 Agua 60,00

4.5.03.20.03 Teléfono 760,87

450330 ARRENDAMIENTOS 3456,78

4.5.03.90 OTROS SERVICIOS 135,00

4.5.04 IMPUESTOS CONTRIBUYENTES 260,00 4.5.04.10 Impuestos municipales 260,00

4.5.05 DEPRECIACIONES 1897,56 4.5.06 AMORTIZACIONES 128,67 450625 Programas de computación 128,67

4.5.07 OTROS GASTOS 974,42 4.5.0705 Suministros y Materiales 79,08

4.5.07.15 Mantenimiento y reparaciones 895,34

47 OTROS GASTOS Y PERDIDAS 8642,11 4715 Provisión general de cartera 8642,11

5 INGRESOS 70787,78 51 INTERESES Y DESCUENTOS 28918,54

174

5104 INTERESES DE CARTERA 28918,54

510410 Cartera de créditos de consumo 3988,02

510415 Cartera de créditos hipotecarios 8520,60

510420 Cartera de microcréditos 6167,77

510425 Cartera de créditos emergente 3905,23

510430 Cartera de créditos comunal 2611,10

510450 De mora 3725,81

54 INGRESOS POR SERVICIOS 3420,24 5404 MANEJO Y CONBRANZAS 3420,24

540401 Notificaciones 3420,24

55 OTROS INGRESOS OPERACIONALES 25019,56

5504 CONVENIOS 25019,56

5.6 OTROS INGRESOS 8503,71 5.6.04 RECUPERACIONES DE ACTIVOS 3577,98

5.6.04.15 Devolución de impuestos 3577,98

5.6.90 OTROS 4925,73

5.6.90.10 Ingresos para Administración 1647,95

5.6.90.20 Ingresos Varios 3277,78

RESULTADOS 26032,20

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