União Europeia Delegação no Brasil
Sessão de Informação
Procedimentos
Operacionais
Brasília 10/04/2013
Apresentação: Denise Verdade
Documentos Aplicáveis ao contrato
- Condições Especiais
- Anexo I – Descrição da Ação
- Anexo II – Condições Gerais
- Anexo III – Orçamento
- Anexo IV – Procedimentos de Adjudicação do Contrato
- Anexo V – Pedido de Pagamento
- Anexo VI – Modelo de Relatório Narrativo e Financeiro
- Anexo VII – Modelo de Relatório de Verificação de Despesas
Encontros e Eventos
• Kick-Off Meeting
• Solenidade de Inauguração do Projeto
• Curso sobre a Metodologia do Quadro Lógico & Monitoramento Baseado em Resultados e troca de experiências
• Brasília – 4 dias (Agosto)• A DUE vai arcar com as despesas de
hospedagem e alimentação • Passagens aéreas devem ser emitidas pelos
beneficiários (pagas pela instituição ou pelo projeto)
Tipos de Relatórios
• Relatórios Técnicos Intercalar e Final (Anexo VI):parte narrativa e parte financeira
• Relatório de Verificação de Despesas (Anexo VII)
* Artigo 2º das Condições Gerais
Relatórios Técnicos
Apresentação:
• Acompanhado do pedido de pagamento original assinado e datado (Anexo V)
• 2 exemplares impressos + versão eletrônica (e-mail ou CD).
• Em português
• Anualmente (devem cobrir o mesmo período)
* Notificar a Delegação caso não seja possível encaminhar o relatório dentro do prazo estabelecido.
Relatório Técnico
O relatório técnico deve apresentar de forma objetiva os seguintes itens:
• Fornecer uma panorâmica geral da execução da ação• Enumerar todas as atividades conforme indicado no Anexo I• Descrever os resultados alcançados para cada atividade
(Progresso alcançado para atingir as metas e os objetivos• Listar as atividades que não se realizaram e explicar os
motivos• Apresentar uma avaliação dos resultados da ação, incluindo
observações sobre o desempenho, realizações e impacto em relação aos objetivos específico e geral;
• Quantificar resultados tanto quanto possível através dos índices definidos no Quadro Lógico (importante o monitoramento interno contínuo, usar QL como ferramenta de monitoramento).
Relatório Técnico
• Enumerar contratos (obras, prestação de serviços, fornecimento) de valor superior a 10.000 Euros adjudicados durante o período do relatório indicando para cada contrato o montante, o procedimento de adjudicação e o nome do contratante
• Incluir uma avaliação da relação entre os parceiros formais da ação;
• Descrever a relação entre a sua organização e as entidades públicas. Como isso afeta a ação?
• Descrever sua relação com outras organizações (associados, subcontratantes, beneficiários finais e grupos-alvo, partes terceiras envolvidas)
Relatório Técnico
• Enviar o Quadro Lógico atualizado
• Incluir Plano de Ação atualizado
• Precisar de que forma foi assegurada e visibilidade da contribuição da EU para a ação (Plano de Comunicação e Visibilidade do projeto)
• Anexos: Lista de publicações e exemplares, recortes de imprensa (clippings), fotos digitais que poderão ser usadas para ilustrar a página web ou publicações da UE.
Relatório Técnico (Informações complementares)
• Dificuldades que afetaram o andamento do projeto e as soluções encontradas e ou sugeridas.
• Fatores de sucesso ou fracasso do projeto que estiverem para além do controle dos parceiros do projeto.
• Casos de sucesso - resumo descritivo de qualquer destaque especial ou de interesse para a dimensão humana que tenha ocorrido no período do projeto.
Relatório Técnico (Informações complementares)
• Resultados não esperados e lições aprendidas que não foram incluídas nos itens acima.
• Riscos para a sustentabilidade.
• Listar os equipamentos adquiridos e localização dos mesmos.
Relatório Técnico Final
6 meses ( Beneficiários sediados na Europa) 3 meses ( Beneficiários sediados no Brasil)
• Abranger todo o período da ação;• Designar todas as atividades desenvolvidas;• Apresentar sua avaliação dos resultados de acordo
com os objetivos específicos e globais. Houve resultados imprevistos?
• Conter uma descrição minuciosa das condições em que foi realizada a ação (ou seja o projeto);
• Identificar as medidas tomadas para assegurar a visibilidade do financiamento da EU.
Relatório Técnico Final
• Enumerar os contratos adjudicados superiores a 10 mil Euros;
• Transferência de propriedade para parceiros locais ou beneficiários finais (equipamentos, veículos e materiais) (CG art.7.3);
• Identificar os elementos que permitam avaliar o impacto da ação;
• Como está previsto assegurar a sustentabilidade;
• Indicar aspectos transversais (gênero, direitos humanos, meio ambiente);
• Indicar como foi feito o controle e a avaliação da ação;
• Lições aprendidas.
Monitoramento
Visitas aos projetos:
• Monitoramento interno do próprio projeto conforme indicadores do QL, estudos de caso, etc.
• Visitas dos gestores aos projetos (acompanhamento de campo + sede das instituições e seus parceiros). Informar à Delegação sobre os eventos importantes de cada projeto;
• Visitas de funcionários e Membros da Comissão, Parlamento em Bruxelas (p. ex. Comissários);
• Visitas de jornalistas e outros convidados da Comissão (p. ex. deputados dos Estados-Membros da UE ou do Parlamento Europeu).
Monitoramento Externo
• Externo e independente;
• Rápido e periódico;
• Pontual;
• Através de contrato-quadro específico de prestação de serviços especializados de consultoria (consultores europeus e brasileiros).
Monitoramento Externo
• ROM Monitoramento por resultado: instrumento útil em nível micro. Para informar os atores sobre a performance do projeto e ajudar os gestores de projeto “a pensar em termos de gestão por resultados” – principal objetivo do monitoramento.
• Apenas como informação manual do ROM: http://ec.europa.eu/europeaid/how/ensuring-quality/monitoring-projects/index_fr.htm
Monitoramento Externo
Resultados do ROM (Result Oriented Monitoring):
Relatório padrão e sintético que contém apreciações sobre a situação do projeto no momento da visita com relação aos seguintes parâmetros:
• Pertinência;• Eficiência;• Eficácia;• Sustentabilidade e• Impacto.
Monitoramento Externo
Trabalho dos monitores nos projetos:
• Necessita de apoio logístico para o deslocamento às suas sedes e áreas de intervenção;
• Pelo menos 50% do tempo da visita dos monitores ao projeto deverá ser dedicado aos trabalhos no terreno para obter uma visão clara das atividades atuais e/ou futuras.
• Sempre que possível, a equipe de monitoramento deve se reunir com as instituições nacionais de referência.
CiSocH
Civil Society Homepage
• http://ec.europa.eu/europeaid/where/worldwide/civil-society/working-documents_en.htm
• https://webgate.ec.europa.eu/fpfis/mwikis/aidco/index.php/Main_Page
Correspondências
• Correspondência formal com a Delegação para:
Delegação da União Europeiaa/c Chefe de DelegaçãoContato: nome do gestor responsávelSHIS QI 07 Bloco A - Lago Sul 71615-205 - Brasília-DF – BrasilFax: (61) 2104 3141
• Pedidos de pagamento: SFC
Contatos
Delegação da União Europeia
SHIS QI 07 Bloco A – Comércio Local
71615-205 Brasília – DF
Tel.: +55 61 2104 3122 - Fax: + 55 61 2104 3141
e-mail: [email protected]
http://eeas.europa.eu/delegations/brazil/index_en.htm
MUITO OBRIGADA!