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Page 1: Saneamento de Cadastro de Clientes e Fornecedores (KeyConsultas-web)

Autor: Eduardo Lanna

Saneamento de Cadastros de Clientes e Fornecedores: Portal KeyConsultas-web

www.keysupport.com.br Revisado: 18/jul/2015

Evite riscos fiscais ao enviar seus arquivos do SPED,

mantendo os dados cadastrais atualizados conosco!!!

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Portal de Serviços Serviços “powered by”

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Exigências SPED para uso dos campos Higienização de dados do cadastro

O sistema (validador SEFAZ) verificará a estrutura de campos obrigatórios, e a situação de alguns campos (CNPJ, IE, etc.)

Campos com caracteres válidos (sem caracteres especiais, espaço duplo, espaço inicial, espaço final, etc)

Campos numéricos sem máscara de edição (ex.: CNPJ)

Para código de inscrições (CNPJ / IE /IM ) seguir normas do órgão regulador (Qde de caracteres).

Código do Município deve ser o do IBGE (dado verificado na autorização da NFe, e na validação do SPED Fiscal)

Separação de campos do endereço: logradouro, número, complemento, bairro, cidade,estado e CEP.

Descrição de produtos com nomenclatura do Mercosul (NCM)

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Conceito de Consulta e Saneamento

Consulta de dados é uma TAREFA:

Tarefa inicial do Saneamento, para pesauisar dados em websites oficiais, em lotes ou unitariamente.

Retorna os dados obtidos como constam nas bases oficiais consultadas;

Não implica em tratamento dos dados de retorno.

Tarefa totalmente automatizável por uso de sistemas.

Saneamento de dados é um PROCESSO:

Ocorre como fase seguinte à tarefa de Consulta de dados;

Dados obtidos são comparados com dados da base;

Ocorre tratamento e manipulação dos dados (higienização);

Processo parcialmente automatizado: análise requerer intervenção humana (tomada de decisão) pelo Contribuinte.

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Consultas do KeyConsultas-webservice Fontes: sites públicos oficiais (rev. Jul/2015)

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Disponíveis via webservice:

Receita Federal – Situação Cadastral

do CNPJ ou CPF.

SINTEGRA – Situação do CNPJ, da IE,

ou do CPF de Prod. Rural.

SUFRAMA - Situação cadastral do

CNPJ, ou da Inscr. do Suframa.

SIMPLES Nacional: optantes.

IBAMA: Certificado de Regularidade

Técnica (CNPJ/CPF), e cadastro de

Áreas de Embargo.

CND Federal: Divida ativa unificada.

CND Trabalhista, e CRF do FGTS.

Débitos SP: CNPJ, CPF e RENAVAM.

Portal da Transparência: CEIS.

CEP – Logradouro, Bairro, Cidade, UF.

FDC na PMSP: pelo CCM ou CNPJ.

INSS – (NIT) Número de Identificação

do Trabalhador.

Em “road map” para 2015:

Consulta de chave da NFe: XML

Cadastro CPF: nome, nome da mãe,

data de nascimento, End. Resid.

CEPOM: PMSP e Rio de Janeiro

ANVISA - Autorização de

Funcionamento e de Atividades

ANP - Habilitação de posto de

combustíveis

Outras (consultar a viabilidade)

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Bases Oficiais – características

Exemplos de Bases Oficiais:

Receita Federal, Sintegra Estadual, Suframa, Simples Nacional, PMSP, Min. do Trabalho, INSS, etc.

Características relevantes:

Fornecem o status da situação cadastral (ex.: RF e Sintegra);

Os dados da base são os fornecidos pelo Contribuinte no ato de seu registro na entidade oficial que o fiscaliza;

A atualização da base é diária (a cada 24hrs), e a sua disponibilidade é mantida pelas entidades oficiais;

Arquivos do SPED tem seus dados comparados com a situação atualizada nas bases oficiais;

O Contribuinte precisa consultar a situação cadastral (RICMS).

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Bases Privadas – Características

Exemplos de Bases Privadas;

SERASA, EQUIFAX, SPC BR, etc.

Características relevantes:

Bases Privadas fornecem dados que complementam e enriquecem

o cadastro com outras informações;

• Ex.: telefone e e-mail, nome de sócios, índice de risco de crédito,

inadimplência, registro de documentos, etc.

Os dados da base privada são alimentados por terceiros, como

Bancos, Cartórios, Junta Comercial, Concessionárias, etc.

A atualização integral da base requer janelas de tempo que podem

levar algumas semanas, ou meses. Hipoteticamente inviável.

Bases Privadas não garantem sincronismo diário com os dados

existentes nas Bases Oficiais RF e SEFAZ (fator custo, e técnico).

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Consulta de registro na RECEITA FEDERAL

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Exemplo de consulta manual do processo de cadastro de Clientes

e/ou Fornecedores no website da Receita Federal:

Note que o processo de consulta exige vencer uma disputa de CAPTCHA:

Nossa plataforma possui módulo de OCR (Optical Character Recognition)

próprio que interpreta os caracteres, e avança na consulta.

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Situação cadastral prevista pela Rec. Federal

IN RFB nº 748 de 28/jun/2007 foi revogada em

08/fev/2010 pela IN RFN nº 1005;

IN RFB nº 1005 de 08/fev/2010 define a situação cadastral

do CNPJ em:

I – ativa; única situação operacional aceitável.

II - suspensa;

III - inapta;

IV - baixada;

V – nula.

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Há risco fiscal e tributário se

ocorrerem operações com

empresas nestas situações

cadastrais do CNPJ...

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Certificados HTML da Consulta (evidência)

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O website retorna um Certificado com os dados oficiais da consulta:

Todos os dados obtidos na consulta são retornados em um arquivo de

integração nos formatos JSON ou XML.

Comprovante de que a

empresa fez a consulta

antes do fato gerador... e

qual era o status do CNPJ.

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Serviço de Saneamento de Cadastro passo a passo do processo

O saneamento é feito por lotes de registros, e deve ser realizado periodicamente, reduzindo-se o risco fiscal.

Quanto maior a janela entre saneamentos, maior o risco fiscal.

Etapas do processo de Saneamento do Cadastro:

Origem: Base de Dados de Clientes e Fornecedores é exportada (excel ou CSV);

Cliente define fontes oficiais da consulta parcial ou completa: Receita, Sintegra Estadual, SIMPLES Nac., SUFRAMA, etc.

A partir das consultas obtém-se dados colhidos nas bases oficiais e um relatório comparativo com os dados da Origem;

Retorno: relatório excel gerado pelo Portal KeyConsultas-web.

Dados cadastrais oficiais são higienizados pelas regras do SPED.

Requer análise manual para gerar um arquivo de atualização já saneado e higienizado.

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Uso do Portal KeyConsultas-web Saneamento em lotes de registros (serviço padrão)

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Como manter a Governança do Cadastro Após o processo de Saneamento em lotes

Inclusões de novos registros (ex.: ocorre diariamente);

Alteração de dados existentes pelo usuário, ou reativação de registro

antigo (ex: semanalmente);

Saneamento Cadastral: periódico, integral ou parcial (ex.: mensal);

Validação “on line” em “real time” nas operações diárias evitam riscos:

Emissão de NFe, ou Aprovação de Pedido de Vendas

Orçamentos de Compras, ou Colocação de pedido a Fornecedor.

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Cadastramento Inicial

Fase operacional do Cadastro:

- Relacionamento comercial

- Emissão de documentos

Dados para o Fisco:

SPED NFe / CTe

EFD e ECD

Qualidade dos dados do Cadastro no seu ciclo de vida

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Opções de Governança oferecidas Consulte-nos sobre a mais recomendada ao seu caso

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Portal KeyConsultas-web

• Saneamento em lotes de registros existentes;

• Pré-cadastramento de registros novos;

• Licenciamento de uso mensal definido por volume de registros consultados.

• Programa usuário de nosso Webservice de automação de Consultas Púbicas.

Sistema KeyConsultas-webservice

• Plataforma de Automação de Consultas Públicas;

• Integra-se a Sistemas Usuários externos (ERP, CRM, Portal de cadastros, etc);

• Licenciamento de uso mensal por volume de consultas (infraestrutura do provedor);

• Módulo opcional de integração ao ERP da SAP para administrar consultas;

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Saneamento requer análise de relatório XLS

Seleção de casos de situação ATIVA na RFB e ISENTO no Sintegra

(Quando não há dados cadastrais na SEFAZ Estadual).

Decisão do usuário: marcar casos como APTO, e atualizar dados de

Razão Social e Endereço fiscal na base.

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Observe que na mensagem

original da consulta ao

Sintegra não existe um

padrão entre as 27 UFs.

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Saneamento requer análise de relatório XLS

Seleção de casos ATIVOS na RFB e inaptos de Sintegra, em situação: NÃO

HABILITADO, INATIVO, INAPTO, SUSPENSO, e CANCELADO.

Situação cadastral é diferente de HABILITADO ou ATIVO - HABILITADO.

Decisão do usuário: marcar os casos como INAPTO – SE e bloquear registros.

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Saneamento requer análise de relatório XLS

Seleção de casos ATIVO na RFB e aptos no Sintegra, em situação:

HABILITADO, ATIVO, ou HABILITADO – ATIVO

Assim como nos casos de ISENTO de IE, marcar o status destes

casos como APTO. Usar dados para atualizar base.

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Soluções do portfólio KeyConsultas

Portal KeyConsultas-web:

Portal KeyCad-abreviador:

Sistema KeyConsultas-webservice:

Programa XML report NFe para desktop.

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Serviços e Produtos KeyConsultas

Portal KeyConsultas-web:

Saneamento de Cadastros de Clientes e Fornecedores: consultas em lotes de registros na Receita Federal, Sintegra, Simples Nac.;

Módulo de Pré-cadastramento de novos Clientes e Fornecedores: consultas múltiplas em diversos sites oficiais para obter os dados do registro.

Portal KeyCad-abreviador: Sistema para padronização de logradouros e aplicação de regras

de abreviaturas parametrizáveis pelo usuário, com dicionários customizáveis pelo usuário.

6.000 verbetes com abreviaturas padronizadas em uso na Razão Social e Endereços.

Em breve: um webservice para tratamento de strings de dados de campos do cadastro para Sistemas externos (ERP/CRM).

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Serviços e Produtos KeyConsultas

Sistema KeyConsultas-webservice:

Plataforma de automação de consultas em sites públicos oficias,

que pesquisa dados cadastrais do CNPJ, CPF ou IE, e retorna

informações padronizadas no formato do SPED por meio de um

webservice.

Suporta os serviços do Portal KeyConsultas-web, e pode ser

integrada a qualquer Sistema ERP ou CRM do mercado.

Programa XMLreportNFe:

Programa para leitura de dados de arquivos XML de NFe em lotes

desde uma pasta da rede. Roda no desktop windows.

O relatório excel que ele gera permite a análise dos campos de

dados do emissor, do destinatário, dos itens e impostos da NFe.

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Autor: Eduardo Lanna

Obrigado! Entre em contato conosco.

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Provedor do Sistema KeyConsultas

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Tel: +(11) 3382-1505 Atend. Coml.

Direto: +(11) 2778-8040

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